PIM II - Unip Economia e Mercado, Legislação e Normas Técnicas em Segurança do Trabalho e Matemática Aplicada

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UNIVERSIDADE PAULISTA – UNIP EAD
PROJETO INTEGRADO MULTIDISCIPLINAR
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA
RELATÓRIO PIM I
GUARAPARI ES/2019
	Nº.
	NOME
	RA
	01
	ROBERTO STOCKLER SIMÕES
	1934902
	02
	
	
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Espaço reservado para apresentar e descrever, de forma adequada e objetiva, os aspectos relevantes da pesquisa (teórica/prática). Em caso de citações deverá conter referências bibliográficas baseando-se nas normas da ABNT. Mínimo de sete e máximo de dez páginas.
INTRODUÇÃO
A Metran, com clínicas em Anchieta ES e Guarapari ES, vem se consolidando como referência em Saúde e Segurança do Trabalho na região centro sul do Espírito Santo. Com início de suas atividades em Anchieta, tinha na Samarco e suas empreiteiras sua principal fonte de renda. Com o rompimento da Barragem de Fundão, em Mariana MG, e a paralisação das atividades da Samarco, houve a necessidade de expansão, culminando com a abertura da primeira filial em Guarapari ES. 
A expansão veio em boa hora. Com a implantação do eSocial, a demanda por serviços de SST vem aumentando. À partir de janeiro de 2018, toda empresa com fins lucrativos terá a obrigação de informar suas ações de SST no novo sistema do governo, criando uma oportunidade única de crescimento para as empresas do setor.
Ciente de suas limitações, a Metran está em processo de mudança, reformulando seus sistemas e se preparando para a abertura de mais duas clínicas. Em seu projeto, a Metran tem, como meta, abrir clínicas em todo o Espírito Santo, com o objetivo de que nenhum trabalhador necessite de andar mais que 50 km para ser atendido em um de seus estabelecimentos. 
Toda essa transformação e vontade de crescer, tornam a Metran um excelente objeto de estudo. Esse trabalho tem por objetivo analisar a situação atual e futura da empresa no que se refere aos fundamentos administrativos, comunicação empresarial e técnicas de informática, criando um diagnóstico atual e projetando melhorias que propiciem que a Metran atinja seus objetivos. Para tanto, a empresa foi acompanhada por uma semana, sendo observado os seus processos internos e toda a infraestrutura existente.
FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO
Apresentação da Empresa:
	Nome:
	Clínica Metran
	Setor de Atuação:
	Clínicas Medicas & Segurança e Saúde no Trabalho
	Portfólio de Produtos:
	Consultas nas áreas de cardiologia, endocrinologia, estética, fonoaudiologia, medicina do trabalho, neurologia, nutrologia, otorrinolaringologia, peneumologia, psicologia e psiquiatria; Exames diagnósticos de acuidade visual, audiometria, eletrocardiograma, eletroencefalograma, espirometria, exames laboratoriais, exames radiológicos e mapeamento cerebral; Confecção de documentos, programas e laudos de SST - Saúde e Segurança do Trabalho como AET, CAT, Laudo PNE, LTCAT, PAE, PCA, PCMAT, PCMSO, PGR, PPP, PPR, PPRA, PROERGO e Prontuário NR-20; Avaliações das condições ambientais de trabalho como Calor/Frio, Fumos, Luminosidade, Poeiras, Ruídos, Vapores de hidrocarbonetos e Vibração.
	Principais Concorrentes:
	Atlas, Consult, Guaramet, Medcenter, Medic Mais, Medical Center, Medsemear, Sindicig e Topmedi
	Porte:
	Faturamento:
	Aproximadamente R$960.000,00 bruto anual
	
	Número de Clientes:
	Aproximadamente 2000 empresas e mais de 15.000 pessoas atendidas anualmente
	
	Quantidade de Instalações:
	2
	
	Localizações:
	Av. Rauta, 526, Loja Térreo, Centro, Anchieta ES Rua Francisco Vieira Passos, 59, Muquiçaba, Guarapari ES
	
	Número de Colaboradores:
	39, sendo: 02 sócios, 11 colaboradores com registro em carteira, 13 profissionais autônomos contratados (médicos, psicólogos, Técnicos e Engenheiros) e 13 colaboradores terceirizados (manutenção de estruturas e equipamentos, coletas e análises laboratoriais, laudos a distância e marketing).
Missão. Visão e Valores:
Missão:
Prestar serviços com excelência na área de Saúde Ocupacional gerando valor e crescimento continuo a nossos clientes e parceiros, embasando na Qualidade de Vida de seus colaboradores.
Visão:
Ser referência em Saúde e Gestão Ocupacional no estado do Espírito Santo e reconhecido pela qualidade e inovação nos serviços prestados.
Valores:
Qualidade, Agilidade, Cumprimento de Prazos, Trabalho em Equipe, Respeito ao Colaborador e Ética.
Modelo de Gestão da Empresa
Com o acompanhamento do dia a dia da empresa, pode-se constatar que, embora esteja em um período de reorganização interna, buscando aumentar a influência da escola clássica, adotando uma definição mais clara da divisão do trabalho, criando POP’s - Procedimentos Operacionais Padrão para cada setor, e definindo a autoridade e responsabilidade de cada cargo, a empresa ainda sofre grande influência da abordagem humanística, possuindo uma organização muito informal, existindo, por parte dos colaboradores, uma grande oposição às mudanças propostas pela gestão.
Os colaboradores ainda estabelecem os seus próprios padrões de desempenho e de trabalho, inexistindo uma unificação de metodologias e procedimentos e a gestão corrige os abusos e desvios por meio da manipulação humana através de táticas sutis de comunicação (pequenas broncas ou elogios individuais) e dinâmicas de grupo.
As relações de associação ou dissociações na equipe estão diretamente ligadas aos resultados obtidos. Associações de pessoas por simpatia e/ou identificação e os antagonismos e conflitos por diferenças insuportáveis no convívio influenciam diretamente na sua produtividade.
A motivação dos colaboradores é a tática mais utilizadas para a conquista dos objetivos. Com atitudes que vão desde o pagamento de metas e comissões, passando por elogios, atenção especial e criação de “status”, a empresa tenta aumentar o comprometimento da equipe com os objetivos traçados.
Ciente dos prós e contras das diversas teorias da administração, a empresa busca, nesse momento, uma aproximação maior com a escola clássica ou neoclássica, sem perder características que julgam importantes da escola humanística.
COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
Comunicação Interna:
A Metran possui uma ampla estrutura organizacional de comunicação interna formal formada pela comunicação verbal oral “tête-à-tête” ou por intermédio de linhas telefônicas (celulares e linhas fixas) e comunicação verbal escrita por intermédio de aplicativos como WhatsApp, Slack e Trello, além de e-mail’s coorporativos.
A grande variedade de meios de comunicação pode ser considerada uma grande fonte de ruído, haja vista que dificulta que a mensagem enviada pelo emissor seja percebida pelo destinatário. Essa dificuldade é comprovada pela observação da existência de respostas negativas para as seguintes perguntas ouvidas diariamente na empresa: “Você viu a mensagem que te mandei por e-mail?”, “Você leu o que postei no grupo da equipe Metran?” (WhatsApp) ou “Seu Slack não está aberto?”.
Como solução, estuda-se a implantação de um único meio de comunicação interna verbal escrita. Algo restrito aos funcionários e que permita, além de mensagens, o envio de arquivos (documentos e imagens) e o gerenciamento de atividades. Com um único meio de comunicação interna, crê-se que os ruídos serão eliminados ou, pelo menos, minimizados.
Comunicação Externa:
A comunicação externa é a que se dá entre um funcionário da empresa, que representa a empresa de alguma forma, e a comunidade em geral (consumidores, usuários, outras empresas, governos, políticos, concorrentes, fornecedores, etc). É toda a comunicação formal entre alguém da empresa e uma pessoa externa à empresa.
Como meio de comunicação externa, a Metran possui e-mails, telefones (celular e fixo), WhatsApp, redes sociais (Facebook e Twitter) e impressos (cartazes, cartas, ofícios, laudos, receituários, atestados, etc). 
Mesmo com vários recursos, a estrutura de comunicação interna da empresa é bem precária. Qualquer funcionário, capacitado ou não, se comunica com clientes, gerando ruídos. É comum o envio de e-mail’se mensagens de WhatsApp com erros de português, uso excessivo de linguagem informal, vícios de linguagem, etc.
Embora se trate de uma empresa com perfil administrativo mais humanístico, nunca houve uma capacitação referente às formas de comunicação externa, fragilizando uma estrutura que conta com vários recursos. 
Interpessoal no Trabalho em Equipe:
A comunicação interpessoal é muito boa quando se trata de grupos formados por pessoas com afinidade, simpatia e/ou identificação, porém existem casos em que conflitos pessoais ou, até mesmo, profissionais impedem a comunicação, prejudicando valores como responsabilidade, compromisso, cooperação, solidariedade e dedicação, valores tão vitais para o trabalho em equipe. Conversas informais, às vezes com informações erradas ou distorcidas são suficientes para prejudicar o clima organizacional e prejudicar o trabalho em equipe.
 Devido ao volume de compromissos diários, os sócios da Metran, que não possui recursos para a criação de um canal para ouvir os funcionários, não conseguem monitorar o clima organizacional e prever possíveis problemas.
Estrutura de Atendimento a Clientes:
A Metran não possui um canal específico para SAC e/ou Ouvidoria. Os questionamentos, elogios e reclamações oriundos dos clientes são feitos presencialmente na recepção das clínicas, mediante e-mail’s, WhatsApp e Telefones. Sem um setor específico para o atendimento ao cliente, nem sempre o responsável por tratar um determinado caso é acionado e também é comum reclamações nem serem repassadas, devido ao fato da pessoa que a recebeu ter sido a causa do problema.
Nas redes sociais (Facebook e Twitter) e no Google, existe um canal onde os clientes podem enviar mensagens, tirar suas dúvidas, solicitar serviços, elogiar ou reclamar, porém não existe uma pessoa responsável pelo monitoramento e tratativa dessas mensagens, tornando-os um meio ineficiente.
TÉCNICAS DE INFORMÁTICA
Documentos relativos a Saúde e Segurança devem, por força de Lei, serem guardados por um período não inferior a 20 anos e prontuários médicos podem necessitar ser guardados por um período ainda maior. Isso só é possível através da informática. 
Para guardar as documentações de SST de uma empresa de 10 funcionários fisicamente (em papel) imprime-se, em média, 400 folhas por ano, entre Programas de SST, ASO’s, fichas clínicas e resultados de exames. Em 20 anos são 16 mil folhas. Para 900 empresas desse porte, seriam 14,4 milhões de folhas de papel, o que equivale a 72 toneladas de papel. Só com banco de dados, é possível armazenar esse volume de documentos. 
Para manter os baixos preços e agilidade nos processos, utiliza-se tecnologias de telemedicina, laudos e sistema de gestão online, entre outros. Sem uma infraestrutura de TI adequada, o negócio seria inviável.
Para tanto, a Metran possui um sistema composto de:
Principais Hardwares:
Computadores all in one;
Desktops;
Netbooks;
Notebooks;
Smart tv led de 32 polegadas;
Projetor;
Aparelhos telefônicos com ramal e celulares;
Switch’s, roteadores e modens;
Pendrives e HDs Externos.
Principais Softwares:
Sistema Operacional Windows;
Sistema SOC de gestão ocupacional;
Sistema Doctor’s Office de atendimento clínico;
Pacote do Microsoft Office (Word; Excel, PowerPoint);
Softwares Bancários;
Aplicativos de comunicação interna e externa (WhatsApp, Slack e Trello);
Gerenciadores de e-mail.
Banco de Dados:
Banco de Dados Relacional SQL Server.
Redes
Rede local LAN (Local Area Network);
Rede local WLAN (Wireless Local Area Network).
Sistema de Informação Organizacional
Na Metran existem três tipos de atividades, além do setor financeiro, cada uma com sistema próprio de Informação Organizacional.
Consultas Clínicas
Para as consultas clínicas utiliza-se um sistema fechado. A entrada de dados é feita no Doctor’s Office, onde é registrado o cadastro dos pacientes, prontuários médicos e agenda dos médicos. Durante a consulta, os médicos utilizam o Doctor’s para consultar os dados antigos (histórico dos pacientes) e incluir dados novos (solicitação e resultado de exames, inclusão ou suspenção do uso de algum medicamento, etc). Para Laudos, receituários e atestados, utiliza-se o Microsoft Word, imprimindo o texto em papel timbrado pré impresso.
					Realimentação
Saúde do Trabalhador
Na Saúde do Trabalhador,o sistema é aberto e toda a entrada de dados e processamento são feitos no SOC, software online de gestão de saúde ocupacional.
Realimentação
Segurança do Trabalho
O Sistema utilizado na Segurança do Trabalho (confecção de programas e documentos de SST) é fechado. Os dados são recebidos via e-mail em arquivos de Word ou Excel e os documentos são elaborados em Word e Excel. Embora o SOC confeccione a maioria dos documentos de SST, a Metran prefere a confecção manual em editor de texto e planilhas e apresentações em slides, possibilitando um resultado mais personalizado e de mais fácil visualização das informações principais.
Realimentação
Financeiro
O setor financeiro recebe os dados dos demais setores em planilhas contendo os serviços prestados, valores cobrados e forma de pagamento. Esses dados, mais as despesas, são utilizados para a alimentação de planilhas financeiras próprias que possibilitam o monitoramento das receitas, da inadimplência e das despesas. Pré configurado, o Excel gera a Demonstração do Resultado mensal e o fluxo de caixa, que são enviados via e-mail para uma empresa terceirizada de contabilidade e RH.
Realimentação
Os sistemas de informação da Metran são complexos, formados por vários softwares que não se comunicam, gerando um alto risco de perda de dados na migração manual das informações de um para o outro. A criação ou contratação de um programa único que faça a entrada, o processamento e a saída dos dados aumentaria a segurança e estabilidade dos mesmos.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A Metran é uma empresa em crescimento, com objetivos bem claros para o futuro e o atingimento de suas metas passam pela adequação dos três itens abordados.
Esse projeto mostra a importância da correta escolha do(s) fundamento(s) administrativo(s) a ser(em) utilizado(s), de uma eficiente comunicação empresarial e de técnicas de informática adequadas.
Uma abordagem exclusivamente humanística, que em outros tempos foi tão útil para a empresa, já não é mais a forma mais adequada de administração. Explorar outras alternativas e, até misturá-las podem gerar resultados mais significantes. Os gestores perceberam que, com o crescimento, não conseguem monitorar tudo o tempo todo, exigindo uma fixação de metodologia de trabalho e delegação de atribuições, características não pertencentes à escola humanística de administração. A solução encontrada passa por uma descentralização de poderes, delegando responsabilidades aos gerentes, determinando metodologias de trabalho, capacitando os colaboradores e aumentando a fiscalização sobre os mesmos, atitudes mais ligadas à escola clássica e neoclássica da administração. 
O projeto também mostrou que, embora com inúmeros recursos de comunicação, existe muito ruído tanto na comunicação interna, quanto na externa. Adotar uma ferramenta única de comunicação interna vai propiciar um melhor tempo de resposta e facilitar o monitoramento. Ao mesmo tempo, com o aumento na quantidade de clientes, torna-se necessário melhorar a comunicação externa, criando canais adequados e delegando responsáveis por seu monitoramento e tratativa.
Embora com uma estrutura complexa e eficiente de TI, seus sistemas de informação podem ser melhorados, porém o custo para isso é muito elevado, tornando o custo-benefício atual não muito satisfatório. Com a abertura de novas clínicas, essa relação tende a mudar, viabilizado a criação de um único sistema de informação próprio.
REFERÊNCIAS
UNIVERSIDADE PAULISTA UNIP, Fundamento da Administração. São Paulo 2019
UNIVERSIDADE PAULISTA UNIP, Comunicação Empresarial. São Paulo 2019
UNIVERSIDADE PAULISTA UNIP, Técnicas de Informática. São Paulo 2019