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CONTROLADORIA U N O PA R CO N TR O LA D O R IA 9 788587 686671 ISBN 978-85-87686-67-1 CONTROLADORIA U N O PA R CO N TR O LA D O R IA 9 788587 686671 ISBN 978-85-87686-67-1 CONTROLADORIA U N O PA R CO N TR O LA D O R IA 9 788587 686671 ISBN 978-85-87686-67-1 Regis Garcia Controladoria Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) Garcia, Regis ISBN 978-85-87686-67-1 1. Estratégia. 2. Gestão. 3. Orçamento. I Título. CDD 657 Londrina: UNOPAR, 2014. 216 p. G216c Controladoria/ Regis Garcia – Londrina : UNOPAR, 2014. © 2014 by Unopar Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, eletrônico ou mecânico, incluindo fotocópia, gravação ou qualquer outro tipo de sistema de armazenamento e transmissão de informação, sem prévia autorização, por escrito, da Unopar. Diretor editorial e de conteúdo: Roger Trimer Gerente de produção editorial: Kelly Tavares Supervisora de produção editorial: Silvana Afonso Coordenador de produção editorial: Sérgio Nascimento Editor: Casa de Ideias Editor assistente: Marcos Guimarães Revisão: Patrícia Hes Capa: Solange Rennó Diagramação: Casa de Ideias Unidade 1 — Conceito, objetivos e função estratégica Seção 1 - Conceitos e definições Seção 2 - A controladoria enquanto área organizacional Seção 3 - A função de planejamento e controle 3.1 | Objetivo e função da controladoria Seção 4 - O controller Unidade 2 — Ambiente organizacional sob o enfoque cultural Seção 1 - A cultura no contexto geral Seção 2 - Evolução dos estudos sobre a cultura Seção 3 - Cultura organizacional e competitividade Seção 4 -O problema com paradigmas da empresa 4.1 | A cultura e os valores informacionais 4.2 | Clima organizacional Unidade 3 — Sistemas de informações Seção 1 - Sistema e subsistemas organizacionais 1.1 | Sistema empresa 1.2 | Subsistemas organizacionais 1.3 | Características das organizações como sistemas 1.4 | O papel da comunicação Seção 2 - Conceitos e objetivos dos sistemas de informação Seção 3 - Estrutura dos sistemas e modelagem de dados Seção 4 - Sistema de informação contábil (SIC)/gerencial (SIG) 4.1 | Sistemas de informações contábeis (SICs) 4.2 | Sistemas de informações gerenciais (SIGs) Unidade 4 — Gestão Orçamentária Seção 1 - Planos estratégicos, operacionais e orçamento 1.1 | O planejamento estratégico 1.2 | Planejamento operacional 1.3 | Conceitos e objetivos do orçamento Seção 2 - Tipos de orçamento 2.1 | Periódico versus Contínuo 2.2 | Incremental versus Base Zero 2.3 | Participativo versus Convencional 2.4 | Estático versus Flexível 2.5 | Kaizen 2.6 | ABC Seção 3 - Estrutura e processo de elaboração Sumário 11 15 18 24 25 30 39 43 49 54 67 69 76 85 88 90 92 93 95 98 102 105 105 108 115 118 119 120 121 124 125 126 126 127 127 128 129 Unidade 5 — Análises de variações orçamentárias Seção 1 - Perspectivas das interpretações 1.1 | Perspectiva quantitativa 1.2 | Perspectiva qualitativa Seção 2 - Aplicações das análises de variações 2.1 | Avaliação de desempenho operacional 2.2 | Avaliação de desempenho macro (mapa estratégico) 2.3 | Identificando áreas de problema na análise de variações Seção 3 - Ampliação da análise tradicional 3.1 | Análise de variações dos ingressos de caixa 3.2 | Análise de variações da sazonalidade de caixa 3.3 | Análise de variações de déficit de caixa 3.4 | Análise de variações das receitas 3.5 | Análise das variações no resultado líquido 3.6 | Variações prévias ou escondidas: reflexos no orçamento Seção 4 - Análises: o exemplo de Harvard Law School Referências 161 164 169 172 188 189 191 195 198 199 200 200 201 202 203 207 213 Carta ao aluno O crescimento e a convergência do potencial das tecnologias da informa-ção e da comunicação fazem com que a educação a distância, sem dúvida, contribua para a expansão do ensino superior no Brasil, além de favorecer a transformação dos métodos tradicionais de ensino em uma inovadora proposta pedagógica. Foram exatamente essas características que possibilitaram à Unopar ser o que é hoje: uma referência nacional em ensino superior. Além de oferecer cursos nas áreas de humanas, exatas e da saúde em três campi localizados no Paraná, é uma das maiores universidades de educação a distância do país, com mais de 450 polos e um sistema de ensino diferenciado que engloba aulas ao vivo via satélite, Internet, ambiente Web e, agora, livros-texto como este. Elaborados com base na ideia de que os alunos precisam de instrumentos didáticos que os apoiem — embora a educação a distância tenha entre seus pilares o autodesenvolvimento —, os livros-texto da Unopar têm como objetivo permitir que os estudantes ampliem seu conhecimento teórico, ao mesmo tempo em que aprendem a partir de suas experiências, desenvolvendo a capacidade de analisar o mundo a seu redor. Para tanto, além de possuírem um alto grau de dialogicidade — caracteri-zado por um texto claro e apoiado por elementos como “Saiba mais”, “Links” e “Para saber mais” —, esses livros contam com a seção “Aprofundando o conhecimento”, que proporciona acesso a materiais de jornais e revistas, artigos e textos de outros autores. E, como não deve haver limites para o aprendizado, os alunos que quise-rem ampliar seus estudos poderão encontrar na íntegra, na Biblioteca Digital, acessando a Biblioteca Virtual Universitária disponibilizada pela instituição, a grande maioria dos livros indicada na seção “Aprofundando o conhecimento”. Essa biblioteca, que funciona 24 horas por dia durante os sete dias da se-mana, conta com mais de 2.500 títulos em português, das mais diversas áreas do conhecimento, e pode ser acessada de qualquer computador conectado à Internet. Somados à experiência dos professores e coordenadores pedagógicos da Unopar, esses recursos são uma parte do esforço da instituição para realmente fazer diferença na vida e na carreira de seus estudantes e também — por que não? — para contribuir com o futuro de nosso país. Bom estudo! Pró-reitoria Apresentação Caro aluno, é com enorme prazer que apresentamos a você este livro, que representa um importante instrumento de concentração, disseminação e compartilhamento de informações relacionadas a um tema fundamental para a gestão organizacional, ou seja, a controladoria. Nas páginas que seguem, teremos a oportunidade de compreender vários aspectos relacionados ao cotidiano empresarial não restritos aos desafios da gestão financeira e do controle patrimonial, como pode sugerir a palavra controladoria, mas de uma forma ampla, envolvendo questões que contem-plam todas as perspectivas vitais da organização. A controladoria será aqui tratada como um ramo do conhecimento humano preocupado em adquirir e evoluir em relação aos conhecimentos neces-sários para a compreensão da organização de uma forma ampla e completa. Por outro lado, ela também será tratada como área no contexto empre-sarial destinada a gerir as operações derivadas do planejamento estratégico empresarial, ou seja, como área que objetiva a realização dos objetivos delineados na missão e visão organizacional. Tanto enquanto ramo do conhecimento humano como no sentido de área administrativa, a controladoria contempla as perspectivas financeiras, a do cliente, a humana, a social ambiental, a da produção, e principalmente, a informacional, porque representa aquela de ondederiva seu maior subsídio de trabalho, ou seja, a informação para a tomada de decisões. Você terá a oportunidade de aprofundar-se em uma perspectiva que tem ganhado cada vez mais importância: a perspectiva humana tratada sob o enfoque dos aspectos da cultura organizacional. A escolha da cultura como um tema de fundo relacionado à perspectiva humana se deu pelo fato de que estão nos valores culturais muitas das explicações das normas, regulamentos e ações ocorridas dentro das organizações e, dessa forma, o entendimento desse aspecto torna-se fundamental para a compreensão do comportamento humano e sua repercussão social no contexto laboral. Você precisa entender a cultura para compreender determinados mo-vimentos sociais ocorridos dentro das organizações. No que tange às demais perspectivas, podemos dizer que a relacionada à informação merece também destaque por representar um aspecto decisório de eficácia, já que envolve as atividades de geração, registro e armazenamento, processamento, disseminação e uso de informações. Para que essas duas perspectivas especiais citadas — a humana represen-tada pela cultura e a informacional — sejam devidamente tratadas bem como nosso estudo das demais perspectivas seja levado a cabo satisfatoriamente, organizamos este livro da seguinte forma: Na Unidade 1, trataremos do conceito, objetivos e função estratégica da controladoria, adentrando os aspectos relacionados mais especificamente às definições e conceitos relacionados a ela e questões que a envolvem direta ou indiretamente no contexto empresarial. Trataremos, ainda na Unidade 1, da controladoria enquanto área organi-zacional e falaremos da sua função de planejamento e do controle. Destaca-remos ainda os principais aspectos relacionados ao profissional que conduz a controladoria, ou seja, o controller. Na Unidade 2, trataremos do ambiente organizacional sob o enfoque cul-tural, pois, conforme destacamos em parágrafos anteriores, o contexto organi-zacional pressupõe a existência de uma cultura que influencia diretamente o comportamento do indivíduo no exercício de suas atividades laborais. Antes, porém, de adentrarmos a discussão da cultura organizacional, va-mos falar um pouco sobre a cultura no contexto geral e sobre a evolução dos estudos sobre a cultura. Depois de entendermos a cultura no sentido geral, conceituaremos e entenderemos a cultura organizacional e sua influência em aspectos empresariais, incluindo a competitividade. Além das influências externas, a cultura exerce pressões internamente que poderão influenciar comportamentos, pensamentos e ações, como procurare-mos explicar ao discutirmos o problema dos paradigmas da empresa. A perspectiva informacional será tratada a partir da discussão dos temas “Sistemas de informações” e “Sistema empresa”, na Unidade 3. Discutiremos a visão sistêmica e definiremos sistema e os subsistemas organizacionais. Iremos destacar a importância do modelo de informação como suporte para a elaboração do sistema informacional, mas, antes, falaremos dos conceitos e objetivos dos sistemas de informação, apresentaremos sua estrutura e a modelagem de dados. Por fim, conceituaremos os sistemas de informação contábil (SIC) e gerencial (SIG). Uma importante função que será constantemente relembrada em nosso livro e que é fundamental para se considerar a controladoria uma área eficaz é a de planejamento e controle. Adiciona-se aí a questão da avaliação de desempenho e você encontrará as características do tema que será discutido na Unidade 4, que se destina à gestão orçamentária. É importante que estudemos o orçamento em termos de finalidade estra-tégica e como elemento responsável pela execução dos planos estratégicos e operacionais, além dos conceitos e objetivos do orçamento, que visam atender a esse objetivo. Serão apresentados, ainda na Unidade 4, os vários tipos de orçamento, sendo destacadas suas principais diferenças e características adentrando-se aos aspectos relacionados à estrutura e ao processo de elaboração dele. A Unidade 5 aborda outro aspecto fundamental da gestão orçamentária, para não dizermos um dos principais: a utilização do orçamento como instrumento de avaliação de desempenho por meio das análises de variações orçamentárias, principalmente no tocante às perspectivas das interpretações. Serão estudadas nessa unidade as aplicações das análises de variações sob uma visão de ampliação da análise tradicional, sendo que aproveitaremos a oportunidade para uma exemplificação na qual apresentaremos as análises e um exemplo de Harvard Law School. Assim, pretendemos abordar os aspectos gerais que norteiam a prática da gestão orçamentária destacando os principais pontos que fazem dessa atividade um importante meio de aumento da eficácia organizacional como um todo. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 11 Unidade 1 Conceito, objetivos e função estratégica Nesta unidade, você está convidado a co-nhecer um dos lados mais empolgantes da controladoria, ou seja, ela vista como uma área de aplicação prática e voltada à gestão organizacional. O estudo desta unidade objetiva levá-lo a conhecer a controladoria como área, mas, sobretudo, com foco na realização da missão e da visão empresarial. Tal finalidade confunde-se com a de metodologias voltadas à avaliação de desempenho, como é o caso do Balanced Score Card, mas justamente porque a controladoria se utiliza dessas metodologias como instrumento de realização de sua finalidade. Outro objetivo importante aqui pretendido é demonstrar que a função de controle é necessária como base para o planejamento empresarial e que a informação é o subsídio para que essa base seja consistente. A informação deverá ser vista ao final da unidade como algo fundamental para que o planejamento seja eficaz e viabilize a avaliação de desempenho, por isso a importância dos sistemas de informações que serão estudados na Unidade 3. Outro objetivo é a evidenciação de que as finalidades de planejamento e controle da controladoria devem ser complementadas pela função de avaliação de desempenho e que essas funções em termos financeiros são permitidas por uma boa gestão orçamentária. A unidade também demonstrará a importância do profissional que está por trás da área de controladoria, ou seja, o controller, descrevendo suas principais funções e destacando suas principais características. Objetivos de aprendizagem Regis Garcia U1 - Conceito, objetivos e função estratégica12 Nesta seção, serão abordados os conceitos e defini-ções relativos tanto à controladoria como aos assun-tos que a cercam e que estão relacionados à gestão organizacional e à realização dos objetivos traçados na missão e visão empresarial em termos estratégicos. Seção 1 | Conceitos e definições Nesta seção, a controladoria é vista como área perten-cente ao subsistema organizacional, ou seja, a partir da visão da empresa como um sistema formado por partes inter-relacionadas que interagem entre si em prol de um objetivo comum. Temos o subsistema insti-tucional responsável pela forma como a empresa está hierarquicamente organizada. Dentro da hierarquia departamental, temos a controladoria que, enquanto área, possui os objetivos destacados na seção anterior. Seção 2 | A controladoria enquanto área organizacional As principais funções da controladoria estão relacio-nadas ao controle das operações empresariais e ao planejamento de curto, médio e longo prazo. Outra questão fundamental que será tratada nesta seção será a função de avaliação de desempenho que exerce um papel crítico para o sucesso de qualquer operação. Seção 3 | A função de planejamento e controle Nesta seção, você conhecerá a profissão de controller, que representa o profissionalresponsável pela área de controladoria e que deve desempenhar o papel de condutor das atividades de planejamento, controle e de avaliação de desempenho que são as responsáveis pela eficácia organizacional. Seção 4 | O controller U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 13 Introdução à unidade Nesta unidade, teremos a oportunidade de discutir os conceitos relacionados à controladoria. Dizemos os conceitos, no plural, porque existem pelo menos duas abordagens para a controladoria, sendo uma considerando-a como uma área do conhecimento humano, e outra, como área estratégica corporativa. Além da conceituação, teremos a oportunidade de conhecer os objetivos da controladoria mais especificamente enquanto área e com foco principal em sua função estratégica, tendo em vista seu posicionamento hierárquico e sua participação nos processos de planejamento empresarial. Toda empresa necessita de um planejamento amplo que a oriente no sentido de quais caminhos seguir e da escolha dos principais aspectos a serem considerados na condução da organização rumo a seus objetivos macros. A controladoria será apresentada como uma área que possui os quesitos necessários para contemplar, tanto no nível amplo — o qual denominaremos de estratégico —, quanto no operacional, os devidos planos que conduzem toda organização em um sentido único focado em sua missão e visão. O profissional controller será apresentado como o profissional responsável pela controladoria que deve possuir, entre vários outros aspectos técnicos, algumas características específicas profissionais e pessoais para atender aos requisitos da área e da demanda empresarial. Infelizmente, no Brasil, a maioria das empresas não adota o planejamento e orçamento como instrumentos de gestão. Nota- se uma defasagem na busca de informações gerenciais, estas que seriam primordiais para a tomada de decisões— sem elas, as organizações ficam à mercê do mercado, da concorrência e, das políticas governamentais, em vez de serem as condutoras de seu negócio. O planejamento pode ser feito esperando resultados de curto, médio e longo prazo e ele deve ser elaborado conforme a necessidade organizacional, a disponibilidade de recursos financeiros, de produção, de vendas e capital humano. Planejar U1 - Conceito, objetivos e função estratégica14 é uma ação que, isolada, não traz grandes resultados. É preciso torná-la palpável, inseri-la na realidade ou nas projeções do real. Por isso a necessidade de políticas orçamentárias, que acusarão os erros e os acertos dos projeto, mostrando a viabilidade do que foi planejado e os aspectos que devem ser modificados. Dessa forma, vocês terão a oportunidade de identificar o papel da controladoria nos vários contextos empresariais, envolvida nas atividades de gestão e controle sem deixar de se preocupar com o aspecto do planejamento. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 15 Seção 1 Conceitos e definições Para a maioria dos autores, o objetivo da controladoria é passar aos administradores das empresas as informações que eles necessitam para alcançarem seus objetivos. A partir do século XV, a contabilidade de partidas dobradas foi criada a fim de atender às necessidades de controle dos mercadores. Com o início e desenvolvimento da revolução industrial, viu-se ser criado o primeiro sistema de custos, para que os recursos empregados nos produtos das novas fábricas fossem entendidos. Questão para reflexão Podemos considerar a controladoria uma evolução da contabilidade? A invenção das estradas de ferro e dos telégrafos no século XIX encorajou a dispersão das atividades econômicas e testemunhou o advento de grandes companhias. No final deste mesmo século, surgiram os primeiros conglomerados empresariais que exigiram da contabilidade uma nova adaptação para melhor controlar o desempenho e, ao mesmo tempo, consolidar as atividades de empresas com múltiplas subsidiárias e unidades de negócios. Com a influência de Taylor e Fayol, no século XX, criaram-se padrões para a indústria e a contabilidade criou o sistema de custo- padrão. Para atender seus usuários, essa forma de contabilidade, também conhecida como financeira, “[...] padronizou-se ao redor de determinados princípios gerais amplamente conhecidos, que seriam as bases da preparação dos demonstrativos contábeis, de forma que, qualquer” (MARTIN, 2002, p. 3) investidor sempre pudesse interpretá-los e compará-los. O fisco, porém, passou a exigir que as demonstrações contábeis (que são a base do lançamento dos impostos) fossem preparadas conforme essas diretrizes, acrescentando restrições e aditivos para atenderem aos interesses da arrecadação. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica16 Ao final do século XX, percebeu-se que essas iniciativas foram insuficien-tes, pois não conseguiram adaptar o modelo e a metodologia contábil às necessidades informativas da gestão moderna, onde as condições são voláteis e repletas de mudanças contínuas. Em cada empresa, essa volatilidade leva inevitavelmente a uma reorien-tação de sua administração. Quanto maior a turbulência externa, maior será a necessidade de reconhecer, identificar e rapidamente tomar decisões sobre tópicos de interesse estratégico. Ao nível estratégico de administração, “[...] toda decisão de aplicação de recursos implica em um trade off e um custo de oportunidade, faz-se necessária a presença de generalistas unificadores e ava- liadores, que sejam capazes de montar um quadro completo do desempenho organizacional” (MARTIN, 2002, p. 10). Podemos acrescentar que essa nova realidade exigiu que as organizações fossem estruturadas de forma diferente, por meio de divisões ou unidades estra-tégicas que ajudassem a tomar decisões rápidas e que tivessem uma estrutura mais horizontalizada e com menos níveis hierárquicos (KILMANN, 1995). No Brasil, infelizmente, percebemos que estamos diante de uma situação precária a ser refletida na área, pois a contabilidade ainda carece ser reconhecida de forma mais contundente como apoio da administração em termos informacionais e não somente com o foco tributário e de controle, como vemos geralmente nas empresas. Para saber mais Saiba que, segundo dados do Conselho federal de Contabilidade (CFC), em 2013, já passam, de 480.000 o número de contadores ativos no Brasil. Ainda é representativo o número de contadores que se dedicam tão somente à contabilidade financeira ou à que denominamos contabilidade externa ou para o usuário. É natural que grande parte dos gestores, por enxergar tanto os contadores como a própria contabilidade quase como agentes do fisco, classifiquem-nos como elementos não inerentes à atividade diretamente empresarial. Como consequência dessa visão equivocada na qual a contabilidade é vista somente como base de lançamento de impostos há uma situação na qual se vê um processo de desvalorização dos demonstrativos financeiros de parte das U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 17 empresas que acabam não atendendo aos objetivos informacionais para os quais foram elaborados. É óbvio que as decisões empresariais precisam de informações pertinentes, tempestivas e relevantes para dar fundamento e orientação, como vemos nas teorias das decisões e administrativas. Nesse sentido, se os contadores, no tocante a candidatos e a controllers, não estiverem capacitados para fornecer tais informações na mesma extensão da demanda, outros especialistas de outras páreas irão, inevitavelmente, assumir essa função. Por que fazemos questão de destacar o parágrafo acima? Porque é comum vermos a defesa de que o contador é o profissional mais preparado para assumir a função de controladoria nas empresas — defesa que também fazemos — porém é nosso dever destacar que, paratanto, torna-se necessário que haja a preocupação com a principal função da controladoria, além da decisão de questões importantes. Além disso, a controladoria deve gerar informações para as decisões e isso é um pressuposto para a atuação profissional do controller, como será visto na seção específica sobre a profissão. Existe um elevado número de grandes empresas nas quais é possível se assistir a disseminação de determinadas funções de altos escalões, que acabam se responsabilizando pelas informações por dominarem aspectos tecnológicos e não sistêmicos, envolvendo profissionais sem uma formação mais específica na área de sistemas de informações. É necessário que haja essa figura nas empresas de grande porte, porém fica aqui a reflexão sobre os passos seguintes ao processo de geração da informação: estaríamos preparados para estabelecer um processo de sinergia profissional com essas áreas de alta tecnologia? São algumas das questões que se levantam atualmente e que servem de parâmetro para o estabelecimento dos caminhos de formação e autoformação dos profissionais que desejam atuar na área de controladoria. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica18 Seção 2 A controladoria enquanto área organizacional Podemos considerar a controladoria como um avanço em relação à contabilidade, por responder às demandas informacionais mais amplas e, principal-mente, pelo rompimento de algumas limitações estabelecidas pelas normas e regulamentações fiscais. Os objetivos da controladoria extrapolam esses limites com a finalidade única de garantir a eficácia decisória. Segundo Perez Júnior (1997), a função da controladoria é maximizar os resultados da empresa por meio da definição de um sistema de informações baseado em um modelo de gestão. Dessa forma, o controller deve assessorar os gestores, medindo as alternativas econômicas, além de integrar informações e reportá-las para facilitar a tomada de decisões. O controller deve implantar e dirigir (não gerenciar, mas fazer- se participar) os sistemas de informação, motivação, coordenação, avaliação, planejamento e acompanhamento. Vale destacar que essa participação da controladoria se inicia desde o planejamento do processo informacional, ou seja, desde a elaboração do modelo de informação. Questão para reflexão A ideia de que o controller deve não apenas gerar informações, mas participar das decisões, é um indicativo de que este profissional ne- cessita ser fortemente qualificado? Atualmente, as empresas se encontram em um ambiente competitivo e, para obter sucesso, precisam de uma gestão estruturada no já conhecido ciclo: planejamento — execução — controle. A missão e a visão empresarial orientam todas as demais atividades da controladoria e de todas as atividades de gestão como um todo. Os objetivos a elas alinhados são divididos em metas que são operacionalizados por meio da execução respaldada no planejamento. A mais básica das funções gerenciais é o planejamento, pois ele pode determinar o sucesso das operações, orientando o U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 19 futuro empresarial. O produto do planejamento estratégico é o fornecimento de diretrizes estratégicas que orientarão o planejamento operacional. A controladoria (cujo nome deriva da expressão controle), como vimos, a partir do momento em que deixa de ser apenas um setor de apoio exclusivamente operacional, deve estar intrinsecamente ligada à estratégia da empresa. O departamento ou área de controladoria, como queira se designar em cada empresa, deve se preocupar com a análise ambiental em todas as suas perspectivas, uma vez que é nela que estão as bases de informações estratégicas relacionadas aos objetivos macros da empresa e que possui, na controladoria, sua melhor forma de organização e controle. No planejamento ou no que designamos orçamento operacional (como veremos na unidade específica sobre orçamento), a controladoria é responsável por buscar melhorar, a todo custo, os resultados financeiros e econômicos da empresa. Nesta etapa, a controladoria se engaja tanto operacionalmente como estrategicamente e atua de forma mais completa, porque desempenha o papel da administradora. Como possui as informações tanto econômicas como financeiras, detém os meios para a elaboração de planos de correção denominados também por alguns autores de planos alternativos. Dessa forma, a área de controladoria estabelece de forma definitiva e focada nos resultados, os objetivos primeiros. Depois os quantifica, ou seja, estabelece valores, os analisa e aprova os planos operacionais que se referem às atividades em conjunto com os gestores de todos os níveis hierárquicos e de outros setores da empresa, demonstrando e ratificando o caráter sinérgico da área. A outra fase do processo de gestão é relativa à execução do planejamento. É nela que são realizadas ou executadas as transações e operações e que os produtos e ou serviços são gerados e consumidos. Ela é subsidiada, como todas as demais etapas, pelo processo que integra o sistema de informações contemplando a geração, o armazenamento, o processamento, e a disseminação da informação*. Nessa fase, deve-se ao menos esperar estar de acordo com o que foi planejado previamente. Depois de executado o orçamento (ou planejamento), resta- nos saber se aquilo que determinamos está ocorrendo exatamente como o previsto, abaixo ou acima do previsto. O controle compreende de forma sucinta a fase na qual os valores previstos são comparados com o real, identificando as modificações necessárias, se houver. O propósito do controle U1 - Conceito, objetivos e função estratégica20 é buscar garantir que as atividades operacionais da organização sejam desempenhadas de acordo com o plano ou com o que foi estabelecido previamente. Na unidade deste material relacionada à comparação e à análise entre o orçado e o realizado, vocês terão oportunidade de compreender de forma mais completa os objetivos desse tipo de análise, portanto, não deixem de lê-la com muita atenção. Mesmo que de forma indireta já que, conforme destacamos, existam profissionais específicos para tanto, a controladoria é corresponsável pela modelagem e pela implantação dos sistemas de informações com o objetivo de gerar informações úteis para subsidiar o processo de solução de problemas, que atendam minimamente às demandas relacionadas aos problemas decisórios cotidianos. Estas necessidades informativas são cada dia maiores, mais complexas e dinâmicas, exigindo que a controladoria haja de forma proativa em relação a essas necessidades, o que exige dos profissionais uma formação bastante sólida (por isso destacamos a necessidade de ampliação dos horizontes da contabilidade) em termos de conhecimentos relativos ao processo de gestão organizacional. Essas são funções dos controllers e executivos de finanças. Links Acesse o site da Anefac para informações sobre executivos de finanças e controllers: <http://www.anefac.com.br/carreira.aspx>. O campo ou mercado de atuação da controladoria compreende as organizações ou, preferivelmente, as entidades (assim englobando pessoas físicas e jurídicas), caracterizadas como sistemas abertos e dinâmicos, interagindo com outros em determinado ambiente. Se fôssemos estabelecer um tema central relacionado à atividade da controladoria, certamente seria o controle, uma vez que, para executar suas funções a controladoria exerce controle sobre praticamente sobre todas as atividades organizacionais. Existem muitos processos que estão sob a responsabilidade da controladoria e, dentre eles, destacamos o controle das atividades organizacionais e das informações por elas geradas. Esse processo é contínuo. Nas empresas cons-tantemente surgem fatos em que se devem tomar decisões. A decisãoé algo que nos desafia diária e constantemente e U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 21 como estamos inseridos em meios coletivos as decisões coletivas também nos atribuem responsabilidades. Assim podemos dizer que a decisão ocorre toda vez que deparamos com cursos alternativos, caminhos pelos quais podemos seguir. Numa situação de decisão geralmente optamos por caminhos que nos levam a determinados comportamentos, ou seja, a decisão se realiza a partir de nossas opções, quando então podemos fazer nossas escolhas de duas ou mais formas diferentes, gerando comportamentos igualmente diferentes diante da situação-problema. No nível organizacional, todos os gestores ou administradores de empresas estão tomando decisões nos vários segmentos internos que são denominados áreas ou departamentos. A organização, conforme a teoria das organizações e, complementariamente, a dos sistemas sugere, é um sistema de decisões. Segundo Simon (1965), esse sistema é algo em que cada pessoa participa conscientemente e racionalmente, escolhendo e decidindo entre alternativas mais ou menos racionais que se lhes apresentam, de acordo com a personalidade, as motivações e as atitudes de cada um. Segundo as teorias da decisão, os processos de percepção das situações por parte dos indivíduos além da forma como eles raciocinam diante das situações problemas são básicos para a explicação do comportamento humano nas organizações, bem como para a compreensão do processo pelo qual se solucionam tais problemas. O processo de decisão envolvido na atividade de controladoria, mesmo que de forma indireta, pode ser resumido como um caminho a ser seguido no sentido de solucionar problemas. Problema é tudo o que bloqueia o alcance dos resultados. Há de se observar, porém, que muitos problemas na verdade são oportunidades a serem aproveitadas, por exemplo, uma queixa de um cliente por atraso de entrega das mercadorias pode ser uma ótima oportunidade para se reorganizar com relação aos processos de produção ou para melhorar os serviços oferecidos ao consumidor, entre várias outras situações envolvidas no dia a dia empresarial. Em resumo, o processo decisório é baseado em informações e conhecimento, tendo o objetivo de minimizar os riscos e incertezas presentes na tomada de decisão organizacional para a solução de problemas. Os administradores devem ter como objetivo em suas tomadas de decisão: minimizar perdas e maximizar ganhos em prol da continuidade da organização. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica22 Para saber mais Para você conhecer a perspectiva comportamental da decisão, acesse o link: <http://tupi.fisica. ufmg.br/~michel/docs/Artigos_e_ textos/Tomada_de_decisao/tomada%20de%20decisao.pdf>. O texto discute tanto a decisão racional como a comportamental. O processo se resume em alguns elementos básicos que são fundamentais e que podem ser encontrados em qualquer manual de processo de decisão ou de teoria decisória, porém que não contemplam a complexidade e o dinamismo do cotidiano empresarial: Tomador de decisão: pessoa que faz uma determinada escolha dentre várias alternativas de ação. Preferências: critérios que o tomador de decisão utiliza para fazer a sua escolha. Estratégias: o rumo que a ação escolhida pelo tomador de decisão faz para atingir os objetivos depende dos recursos disponíveis. Situação: variáveis do ambiente que envolve o tomador de decisão. Resultado: consequência ou resultado de uma determinada estratégia de decisão. A maioria das decisões nas organizações envolve os seguintes passos: identificação e análise do problema; identificação das alternativas possíveis para a solução do problema; teste das alternativas; seleção da alternativa mais preferível segundo a preferência do decisor; feedback e retroalimentação do processo. Drucker (2006) nos ensina que empresários competentes se concentram em atividades importantes, tomando decisões somente quando realmente necessárias, ou seja, o mínimo possível numa visão minimalista. Procuram evitar problemas a fim de que não tenham de resolvê-los. Quando é necessário tomar uma de- cisão, avaliam cuidadosamente as possibilidades e procuram ser justos, em vez de brilhantes, e querem o resultado no lugar de se preocuparem com a técnica. Bons executivos sabem quando uma decisão deve ser tomada com base em princípios, ou não. O maior tempo não é em tomar uma decisão, mas sim, em colocá-la em prática. Existe todo um processo a respeito disso, constituído por elementos claros e U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 23 definidos. São esses elementos que levarão os executivos a tomar uma decisão de forma mais correta. Não existe um modelo padrão, porém, geralmente, o processo decisório envolve algumas etapas descritivas e identificáveis pela literatura. Nesse sentido, também podemos considerar de outra forma o processo de decisão já apresentado em parágrafos anteriores, a partir das etapas envolvidas a seguir que sintetizam alguns aspectos em: • Identificação e estudo do problema. • Levantamento das alternativas disponíveis. • Estabelecimento de consequências para cada alternativa. • Escolha da alternativa que se apresenta como a mais adequada para a solução do problema. • Ação derivada da alternativa escolhida. • Identificação do problema. • Levantamento das possíveis soluções para o problema. • Escolha da melhor solução. Você pode comparar as etapas citadas anteriormente com as destacadas em Campos (2010): Com essas etapas sendo observadas, por exemplo, o controller ou executivo apoiado pela controladoria pode tomar uma decisão de forma mais precisa, já que é uma das tarefas mais importantes e constantes no seu dia a dia, tornando-o um executivo eficaz. A escolha da alternativa se dá em meio à obtenção de informações acerca do problema, e para isso a organização conta com sistemas informatizados e áreas como a de contabilidade, no sentido de otimizar o processo de tomada de decisão dos gestores de uma organização, fornecendo-lhes informações. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica24 Seção 3 A função de planejamento e controle Os investimentos, segundo nos ensina Assaf Neto et al. (2005), são de extrema importância dentro de uma organização, e o seu retorno é necessário para a motivação dos investidores, por isso a necessidade de políticas de incentivos dentro da empresa. Para aprofundar-nos mais sobre o retorno dos investimentos, vemos que o livro traz um exemplo dos primórdios, quando o ser humano gastava o dia para conseguir sua alimentação, a mesma conseguida pelas próprias mãos. Ao querer mudar sua rotina, sacrificou parte de seu tempo para desenvolver algo mais fácil e sofisticado para conseguir de maneira mais rápida e em maior quantidade a sua alimentação, podendo ter, depois, mais tempo vago para o lazer. Este exemplo traz um investimento, ou seja, uma garantia de consumo para o depois de amanhã. Como mostra o exemplo acima, tudo parece fácil e lindo, mas, na realidade, as pessoas sempre devem trabalhar muito para conseguir, ainda mais com os recursos necessários escassos, que também são chamados pelos economistas de fatores de produção — a terra, trabalho e capital, sendo todos estes fatores passíveis de remuneração. Entende-se, assim, que o proprietário deve obter o máximo de recursos possíveis, para que obtenha uma boa margem de lucro, que será conseguida por meio do investimento. Infelizmente, qualquer alteração relacionada à rentabilidade se reflete nas condições de sobrevivência das empresas, o que pode implicar até mesmo descontinuidade, dependendo do grau de queda nos resultados. Para saber mais Segundo o Indicador Serasa Experian de Falências e Recuperações, os pedidos de falência caíram no primeirotrimestre de 2013. Segundo o indicador, tivemos 424 requerimentos no período em 2013, contra 449 de 2012. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 25 Para que o investimento atinja a eficácia empresarial, é necessário que a empresa esteja bem preparada tecnologicamente, com gestores competentes, proprietários capacitados e a empresa devem acompanhar todos os avanços tecnológicos. Para que a eficácia seja atingida em curto prazo, é preciso preocupar-se com a produção, com a eficiência e com a satisfação. Em longo prazo, a preocupação é com a adaptabilidade e desenvolvimento. Desenvolvendo todos esses fatores, a empresa vai estar propícia à continuidade, sendo que a idade da empresa, além de estar relacionada aos fatores citados acima, está ligada ao tempo de vida útil das pessoas que participa da empresa. 3.1 Objetivo e função da controladoria As decisões são as determinantes do sucesso empresarial, portanto, elas representam, na verdade, o maior objetivo final da controladoria, isto é, garantir a eficácia decisória através da informação. Hammond, Keeney e Raiffa (2004) consideram que o futuro das organizações depende do quanto se podem tomar decisões inteligentes. Obter êxito em qualquer projeto na vida depende de decisões inteligentes. Aplicamos tudo em nossas escolhas de maneira consciente ou inconsciente, para lidarmos com as oportunidades e desafios da nossa vida que são constantes, pois o sucesso que conquistamos depende das decisões que tomamos. Algumas decisões são muito óbvias, porém, estas constituem exceções à regra, pois a maior parte das decisões que enfrentamos na vida apresenta algum tipo de dificuldade, não sendo fácil apontar uma solução simples. Assim, tomar decisões corretas é um dos fatores mais determinantes na análise de como você enfrenta suas responsabilidades, resolve problemas e alcança seus objetivos. Porém, não é surpresa alguma acharmos difícil ter calma diante de decisões difíceis. Quando passamos por uma experiência dessas, somos levados a tomar decisões precipitadas, demoradas ou arbitrárias, e somente mais tarde percebemos que teria sido possível fazer uma escolha mais inteligente. Para melhorar a capacidade de tomar decisões é preciso U1 - Conceito, objetivos e função estratégica26 aprender a utilizar um bom método decisório, que leva à melhor escolha, com perda mínima de tempo, dinheiro, energia e serenidade. Um processo de decisão eficaz deve preencher os seis critérios a seguir: • concentrar-se no que é importante; • ser lógico e coerente; • reconhecer os fatores subjetivos e objetivos, combinando os pensamentos analítico e intuitivo; • exigir apenas a quantidade de informação e as análises necessárias para resolver determinado dilema; • estimular a obtenção de dados relevantes e opiniões bem informadas. Os sistemas de informações geralmente oferecem modelos que priorizam a escolha das alternativas e o estabelecimento de metodologias que visam contribuir para uma melhor decisão. Um modelo deve possuir como características: ser direto, seguro, e de fácil utilização, além de necessariamente ser flexível. Quanto mais se utiliza de um modelo assim, mais eficaz será ele, de modo que serão conquistadas habilidades e confiança para a tomada de decisões mais difíceis a enfrentar. Utilizando uma abordagem proativa para tomar decisões inteligentes, percebemos que mesmo as decisões mais complicadas podem ser analisadas e resolvidas, considerando um conjunto de oito elementos, sendo os cinco primeiros o núcleo central, podendo ser aplicados a todas as decisões. Os três elementos restantes ajudam a tornar mais claras as decisões em situações instáveis ou em andamento. Os oito elementos de uma decisão inteligente: 1. Problema: para escolher bem qual decisão tomar, é preciso estabelecer um problema a ser estudado com cautela, reconhecendo sua complexidade e evitando suposições equivocadas e preconceitos capazes de limitar opções. 2. Objetivos: deve-se saber o que é mais importante obter e quais os in teresses mais relevantes para alcançar esse objetivo, pois os objetivos direcionam o processo de decisão. É o meio pelo qual se alcança o fim. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 27 3. Alternativas: devem-se criar alternativas com a imaginação, pois elas auxiliam os diferentes cursos de ação para escolher e determinam a decisão. 4. Consequências: a avaliação honesta das consequências de cada alternativa ajuda a identificar as decisões que alcançam melhor seus objetivos. 5. Trocas: confrontam os itens de negociação, pelo fato de que os objetivos frequentemente entram em conflito, sendo necessário achar um equilíbrio. É preciso estabelecer prioridades, enfrentando abertamente a necessidade de negociação entre os objetivos concorrentes. 6. Incertezas: as incertezas tornam a escolha mais difícil, no entanto, tomar decisões eficazes exige que se enfrente a insegurança, ponderando sobre a probabilidade de resultados diversos. 7. Tolerância a riscos: quando decisões envolvem incertezas, o efeito que se deseja pode não ser o que prevalece na prática, a consciência de aceitar os riscos torna o processo decisório mais eficaz, ajudando a escolher a alternativa que apresenta o nível de risco que você pode tolerar. 8. Decisões interligadas: muitas decisões são interligadas com o tempo, pois o que é decidido hoje pode afetar as escolhas de amanhã. Dessa forma, para lidar de maneira mais eficaz com decisões interligadas é necessário isolar e resolver as questões em curto prazo, enquanto se coletam as informações necessárias para resolver aquelas que surgirão posteriormente. Dessa maneira, você estará tomando o melhor caminho, em meio às incertezas do mundo, para fazer escolhas inteligentes. O controlador deve sempre ter atenção redobrada quando está realizando uma análise para projeções de resultado de uma empresa. Um fator importante é o estudo e a compreensão sobre variações cíclicas no mercado. Essas variações, sejam elas vendas, mão de obra, produção, compras ou finanças, devem sempre fazer parte das séries históricas da empresa. O termo científico para essas séries históricas é “séries temporais”, que constituem o conjunto de observações tomadas em determinados tempos. As projeções são perturbadas pelos movimentos decorrentes da variação aleatória das observações. Tais movimentos são classificados como: movimentos de longo prazo, movimentos U1 - Conceito, objetivos e função estratégica28 sazonais e movimentos de variação cíclica. O planejamento pode ser classificado em três tipos: estratégico, tático e operacional. O planejamento estratégico é um planejamento de longo prazo, que é feito pelos diretores e membros da administração. O planejamento tático tem a função de otimizar o que foi planejado estrategicamente, o alcance é de curto prazo em relação ao planejamento estratégico. Já o planejamento operacional tem a finalidade de maximizar os recursos da empresa aplicados nas operações do período, geralmente em curto e médio prazo. Um critério que é bastante usado na tomada de decisão é o critério de maximização do valor esperado. Ele consiste em apresentar ao gestor ou controlador a decisão que do ponto de vista da probabilidade fornecerá, na média, maior lucro. A criação de cenários e projeções feita pela controladoria é uma ferramenta importante, que gera segurança para o gestor ter uma visão melhor do funcionamento da empresa, mas sem a utilização estatística de variações e incertezas. Os cenários devem sofrer várias mudanças para se adequar à realidade do mercado. Os modelos de orçamento podem ser determinístico ou probabilístico. O modelo determinístico é aquele no qual a previsão tem suficiente grau de certeza. Modelos probabilísticos são aquelesem que existem incertezas na previsão do orçamento em grau elevado e com grandes flutuações. Os cenários probabilísticos produzem os limites do otimismo e do pessimismo. O pessimismo nem sempre significa prejuízo e, em alguns casos, significa o ganho abaixo da média. Já o otimismo pode ser, da mesma forma, tanto um ganho acima da média quanto um prejuízo menor. A finalidade do quadro orçamentário é apresentar com clareza o andamento de uma empresa e fazer previsões para os meses seguintes do demonstrativo do último mês. Oliveira, Perez e Silva (2001) defendem que as corporações empresariais precisam, periodicamente, destinar parte dos seus recursos financeiros para investimentos de capital. Isso acontece porque as empresas precisam manter seus planos de expansão e enfrentar novos concorrentes que exigem sempre uma atenção especial para a busca constante e quase desenfreada por novos produtos, novos lançamentos e muitas vezes novas campanhas promocionais. Para contribuir com essa escolha de investimento, normalmente é apresentado o estudo de viabilidade do empreendimento, sob a responsabilidade da controladoria. A viabilidade formaliza o instrumento de comunicação, U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 29 sendo que cada componente da empresa tem um parâmetro de condução de metas, contribuindo para o objetivo global. Dotada de instrumento de controle, a empresa tem facilidade para alcançar as metas estabelecidas e comprovação na constatação da necessidade de ações corretivas que permitam o alcance dessas metas ou a revisão do plano em tempo hábil. Para o melhor desenvolvimento, deve haver sintonia e comprometimento com todos os responsáveis pelo resultado final, além de fixação de metas claras e objetivas a serem seguidas pelos diversos departamentos, que é o que facilita posteriores avaliações de viabilidade, sendo uma ferramenta gerencial que traduz em números e valores as metas da empresa, demonstrando fatores necessários para atingi-las. A análise da viabilidade é importante, pois possibilita: • escolher, entre diversas alternativas, qual é a mais viável para a empresa; • orçar o valor líquido de caixa necessário para dar suporte aos projetos enquanto eles durarem; • calcular os retornos líquidos expressos em fluxos de caixas esperados, que podem ser fluxos de caixas reais ou economias de caixa; • verificar o índice de retorno sobre o investimento para determinar o melhor nível de retorno esperado pelo acionista. Atualmente, diante da globalização, a maioria dos mercados e segmentos empresariais que não desenvolver a análise de viabilidade para acompanhar novos desafios está fadada a desaparecer. Desse modo, é necesseario encontrar constantemente novos produtos ou linhas de negócios que possibilitem a obtenção de lucro, a fim de gerar novas oportunidades de sobrevivência e crescimento. É necessário que o plano de negócio, os orçamentos e a viabilidade econômica sejam efetivos, isto é, não adianta ficar apenas no plano tópico, é preciso colocá-lo em prática, pois é um documento que serve de parâmetro para empresários, devendo caminhar junto com as tendências do mercado. Esses oito elementos proativos fornecem uma estrutura que podem direcionar o processo de tomada de decisão, aumentando as possibilidades e ampliando as chances de encontrar uma solução satisfatória e sucesso futuro. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica30 Seção 4 O controller A função de controller como a conhecemos atualmente tem origem no século XV, na Inglaterra, quando a denominação controller era atribuída para vários cargos da English Royal Household, sendo que, mais tarde, essa titulação também seria usada e estendida para corporações de negócio, o que ocorreu, segundo a história, pelas estradas de ferro nos Estados Unidos. A importância do controller e da controladoria se faz presente em qualquer organização, seja ela com objetivo de lucro ou não, pois esta, para sua sobrevivência, necessita de uma estrutura muito bem fundamentada em informações úteis, que só um planejamento é capaz de proporcionar. Isso ocorre porque estas sociedades empresariais demandam funções de controle interno que geralmente estão organizadas na forma de departamentos específicos ou distribuídas em cada um dos departamentos de gestão, tanto no nível operacional quanto no estratégico. A função do controller sofreu diversas mutações com o decorrer do tempo, chegando ao que conhecemos hoje, uma ferramenta hábil, moderno e essencial para a tomada de decisões empresariais. No Brasil, a função do controller surgiu por meio da chegada de multinacionais norte-americanas. Os profissionais dessas empresas vieram ensinar as teorias e práticas contábeis. [...] no Brasil, a função do controller emergiu com a instalação de empresas multinacionais norte-americanas no país. Nessa época, profissionais dessas empresas vinham para ensinar as teorias e práticas contábeis, desenvolvendo e implantando sistemas de informações que fosse capaz de atender aos diferentes tipos de usuários da contabilidade, inclusive para manter um adequado sistema de controle sobre as operações dessas empresas (STÁVALE JÚNIOR, 2003). U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 31 Para saber mais Se você gostaria de saber o que se exige em termos de conhecimentos e habilidades de um profissional controller, você pode acessar o guia das profissões da Catho no seguinte link: <http://www3. catho.com. br/guia/view.php?id=299>. Nesse link, você conhecerá a descrição da profissão. Com o crescimento da economia brasileira e os novos regulamentos, essa função adquiriu grande importância, assumindo, assim, um novo patamar. As funções variam de empresa para empresa, de forma que a estrutura organizacional pode ter algumas variáveis, porém, na maioria dos casos, as funções do controller estão relacionadas à gestão das operações e das informações de forma a garantir a eficácia do planejamento. A expressão “controller”, em muitas organizações, é atribuída ao chefe da contabilidade e não necessariamente ao profissional que exercer as funções da controladoria propriamente dita. Independente da estrutura de trabalho, as suas atribuições básicas estão ligadas ao planejamento empresarial, portanto, trata- se de um profissional que possui trânsito em todos os setores organizacionais. O termo “controller” designa o profissional responsável pela controladoria que tem o objetivo de controlar e acompanhar todas as operações da organização, além de efetuar a avaliação de desempenho dessas atividades depois de executadas. Estas funções estão organizadas de forma a integrar ações e metas aos objetivos amplos da empresa, a fim de que se possa estabelecer um plano de ação integrado (planejamento integrado), interligando as ações com revisões, avaliações e reavaliações em meio a modernas técnicas de gerenciamento. Todo esse processo deve ocorrer de forma constante. A razão de se utilizar profissionais da contabilidade para a tarefa de controller possui justificativa relacionada à formação desses profissionais, pois os contadores têm conhecimento de todas as operações que são realizadas na empresa, as leis existentes no país e, desta forma, com a formação adequada e com a competência preparatória do curso de Ciências Contábeis, estes são capazes de produzir ideias e de propor projetos e soluções para os problemas decisórios que assolam a empresa no seu cotidiano. O controller deve acompanhar sistematicamente o processo de avaliação das atividades desenvolvidas, verificando se estas atendem U1 - Conceito, objetivos e função estratégica32 ao que foi planejado. Os planos orçamentários, como veremos na Unidade 4, necessitam atender à demanda contemporânea da flexibilidade, podendo sofrerajustes sempre que necessário, que corresponda à realidade, a fim de permitir uma visão mais segura, principalmente da avaliação de desempenho dele derivada. Cabe ao controller efetuar um acompanhamento próximo dos responsáveis técnicos pela implantação dos sistemas de informações, uma vez que muitas decisões por ele tomadas dependerão do resultado desse processo, ou seja, o profissional controller não participa apenas do planejamento, mas, sobretudo, das decisões. A geração de informações se dá de maneira que estas sejam compreensíveis aos gestores, atendendo às características de tempestividade, precisão, quantidade adequada, entre outras, tornando-as aptas a subsidiar o processo de tomada de decisão. Conforme Meirelles Júnior (2009), muitas outras funções estão sob sua base de competência, como, por exemplo, a administração e a supervisão de tarefas-chaves para o desempenho da organização, bem como a manutenção de todo o processo contábil (este mais especificamente sob a responsabilidade do contador), controle de custos e demais atividades inerentes às Ciências Contábeis. É possível perceber que a controladoria não está relacionada apenas ao sistema contábil da empresa, mas que está intimamente relacionada com todo processo de gestão, envolvendo o planejamento, o controle, permitindo um fluxo de informações e interações muito necessárias ao cumprimento da mis-são, da continuidade da empresa, bem como toda otimização de resultados. Conforme Meirelles Júnior (2009, p. 50), [...] desta maneira, o profissional de controladoria deve estar preparado, com uma formação direcionada, com um domínio pleno de conceitos utilizados em áreas afins como a Administração, Economia, Estatística, Contabilidade, Informática, dentre outras, que serão um diferencial para ajudá-lo a levar a empresa à eficácia. Isso se dá sempre no sentido de atender ao objetivo principal da empresa. O controller tem essa responsabilidade. Como vimos nesta mesma seção, as organizações e atribuições da controladoria diferem de empresa para empresa. Dependendo U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 33 do porte e da estrutura organizacional, a controladoria pode ser encontrada nos diversos níveis da administração, assim como atuar de diferentes formas. Podemos destacar como principais informações advindas da ação área de controladoria aquelas necessárias para uma gestão segura no sentido de subsídio de informações e controle das operações. Podemos dizer que o planejamento prévio à execução das atividades é uma importante ação no sentido de evitar prejuízos com recursos corretivos. Além do planejamento, o controle e a avaliação de desempenho são atividades desenvolvidas pela área de controladoria. Links Estudos sobre a atividade de gestão empresarial estão disponíveis no Enanpad. Acesse: <http://www.anpad.org.br/>. A área de controladoria é gerida pelo controller, que é o responsável por gerenciar todas as atividades relacionadas aos processos de planejamento, controle e avaliação de desempenho que estejam delegados à área de controladoria. A função de controller é exercida por um profissional que deve ter como características principais o conhecimento sobre as principais ferramentas de gestão empresarial, bem como a habilidade em relacionar-se com outros tendo em vista que a área de controladoria concentra muitas ações com reflexo em diversas outras, sendo a maioria voltada para o controle de atividades. Em termos hierárquicos, o controller deve estar numa posição na qual possa influenciar o processo de execução das atividades nos demais departamentos, por isso a controladoria geralmente acaba sendo uma área de staff no organograma empresarial, como um apêndice da direção da empresa. Uma das mais importantes funções contábeis é a mensuração dos resultados que decorrem das decisões. A comparação desses resultados com o plano nos dará a indicação de seu sucesso quanto à execução. Essa espécie de comparação é uma maneira eficaz de verificar todo o processo administrativo. Uma diferença entre expectativas e resultados significa uma de duas coisas: ou o cenário sobre o qual se baseou a decisão estava errado, ou, de alguma forma, os responsáveis pela tomada de decisões deixaram de agir como se esperava. Se os acontecimentos reais se conformarem com U1 - Conceito, objetivos e função estratégica34 as expectativas, supõe-se que tanto o planejamento quanto o desempenho foram satisfatórios. Se o resultados das decisões não forem o que se esperava será necessário efetuar alguma forma de ajustamento. Para concluir o estudo da unidade Nesta unidade, vimos que a controladoria atua como uma área estratégica relacionada ao planejamento e acompanhamento (controle) das atividades que conduzem a organização rumo a seus objetivos. Tanto como ramo do conhecimento humano como área estratégica, a controladoria tem como subsídio a informação e nos sistemas de informações, as ferramentas propícias à execução da obtenção, armazenamento, processamento, disseminação e uso da informação que garante a eficácia do processo decisório para solução dos problemas empresariais. A competitividade é algo inerente à operação empresarial, e a controladoria tem função decisiva no sentido de criar mecanismos capazes de proporcionar as bases em todas as perspectivas principais da organização para a manutenção da competitividade e foco nos objetivos. Diante dessas considerações, agora que concluímos nossa discussão envolvendo o conceito, os objetivos e a função estratégica da controladoria, vamos buscar avançar um pouco nos aspectos acadêmicos das pesquisas sobre o tema controladoria. Faça o seguinte: pesquisa o que vem sendo publicado sobre o tema no Congresso Brasileiro de Contabilidade, que possui uma de suas temáticas destinadas à controladoria. Uma busca na internet lhe auxiliará nesse processo. Certamente você perceberá que a maior parte dos trabalhos publicados nos últimos anos tem discutido a controladoria em suas funções operacionais e estratégicas e menos no sentido de discussões que visem defender a controladoria como ramo do conhecimento humano. Isso é esperado, tendo em vista a importância da controladoria no contexto organizacional. Que tal, adicionalmente, fazer uma pesquisa sobre o mercado U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 35 para o profissional controller? Dê uma pesquisada nas ofertas de trabalho nesta área em grandes centros e você perceberá o quão promissora é essa profissão atualmente, diante dos desafios do mercado competitivo. Resumo Diante da dinamicidade do mercado atual, que se caracteriza pela competitividade e pela rápida e constante mudança, torna-se necessário que toda organização tenha como principal preocupação o planejamento e o controle de suas operações, bem como a manutenção de sua capacidade de adequação. Para que se garanta o planejamento e o controle operacional, a organização precisa investir na gestão informacional que passa pela análise de viabilidade de implantação de um departamento de controladoria, que contribui substancialmente para a eficácia da gestão. O planejamento começa pelos objetivos da empresa. Em cada área desses objetivos é preciso formular a pergunta: “O que temos que fazer agora para alcançar amanhã os nossos objetivos?”. Para isso, é necessário a integração entre profissionais de várias especialidades num contínuo esforço de colaboração, tarefa que a controladoria se encarrega de coordenar. O planejamento é um dos instrumentos mais salientes à controlado- ria, servindo de base para analisar o hipotético comportamento futuro da empresa, ou seja, é o que envolve a avaliação e tomada de decisões em cenários prováveis, com o objetivo de atingir uma situação futura almejada. Demodo geral, o processo de planejamento define a estrutura geral a ser mantida para o alcance dos objetivos, o que ocorre nas fases de planejamento estratégico e planejamento operacional. Nesta unidade você conheceu um dos lados mais empolgantes da controladoria, ou seja, ela vista como uma área de aplicação prática e voltada à gestão organizacional. O estudo da unidade nos levou a conhecer a controladoria como área, mas, sobretudo com foco na realização da missão e da visão empresarial. Essa finalidade confunde-se com a de metodologias voltadas à avaliação de desempenho, como é o caso do Balanced Score Card, mas justamente porque a controladoria se utiliza dessas U1 - Conceito, objetivos e função estratégica36 metodologias como instrumento de realização de sua finalidade. Demonstramos que a função de controle é necessária como base para o planejamento empresarial e que a informação é o subsídio para que essa base seja consistente. A informação deverá ser vista como algo fundamental para que o planejamento seja eficaz e viabilize a avaliação de desempenho. Por isso, haverá uma importante abordagem dos sistemas de informações na Unidade 3. Evidenciou-se que as finalidades de planejamento e controle da controladoria devem ser complementadas pela função de avaliação de desempenho e que essas funções, em termos financeiros, são permitidas por uma boa gestão orçamentária. A unidade também explanou a importância do profissional que está por trás da área de controladoria, ou seja, o controller, descrevendo suas principais funções e destacando suas principais características. Atividades de aprendizagem da unidade 1. Sabemos que o surgimento da controladoria como área se deu a partir da evolução da estrutura administrativa das empresas e, em especial, da contabilidade. Explique com suas palavras por que a controladoria pode ser considerada uma evolução da contabilidade. 2. A controladoria é parte integrante da gestão empresarial e, como vimos, por meio do controller, deve implantar e dirigir (não gerenciar, mas fazer-se participar) os sistemas de informação, motivação, coordenação, avaliação, planejamento e acompanhamento. O que significa implantar e dirigir os sistemas informacionais, em termos de gestão de negócios, na sua opinião, e desde qual momento o controller deve participar da construção dos sistemas de informações nas empresas? 3. Muitos se preocupam em passar o dia resolvendo problemas nas empresas, porém, a controladoria deveria ter uma ação proativa em relação a eles. Nesse sentido, discorra sobre como deveria ser o com- portamento do controller em relação a agir proativamente em relação aos problemas empresariais e em relação às seguintes finalidades da controladoria: planejamento, controle, e avaliação de desempenho. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica 37 4. Imagine que você está diante de uma situação-problema de uma empresa. Descreva esse problema de forma bem sucinta. Depois, em cada etapa abaixo, simule qual seria sua atitude em relação a esse problema de forma a torná-lo uma experiência positiva para futuras decisões: a) Classificar o problema. Ele é genérico? É excepcional e único? Ou é a primeira manifestação de um gênero novo para o qual uma determinada regra ainda precisa ser desenvolvida? b) Definir o problema. Com que estamos lidando? c) Especificar a resposta ao problema. Quais são as “condições-limite”? d) Decidir o que é “certo”, em vez do que é aceitável, de modo que atenda às condições limites. O que irá satisfazer plenamente as especificações antes que se dê atenção a conciliações, adaptações e concessões necessárias para tornar a decisão aceitável? e) Incorporar à própria decisão a ação, para que ela seja cumprida. Como deve ser o compromisso com a ação? Quem deverá ter conhecimento dele? f) Testar a validade e a eficácia da decisão em relação ao verdadeiro rumo dos acontecimentos. Como a decisão está sendo cumprida?Há pressupostos para que ela seja considerada apropriada ou obsoleta? 5. A principal função do controller é gerir a controladoria, porém, muitas outras funções estão sob sua base de competência, como, por exemplo, a administração e a supervisão de tarefas-chaves para o desempenho da organização, bem como a manutenção de todo o processo contábil (este mais especificamente sob a responsabilidade do contador), controle de custos e demais atividades inerentes às Ciências Contábeis. Destaque, no texto da unidade, outras funções designadas como importantes para o controller e indique-as como resposta. U1 - Conceito, objetivos e função estratégica38 U2 - Ambiente organizacional sob o enfoque cultural 39 Unidade 2 Ambiente organizacional sob o enfoque cultural O objetivo desta unidade é demonstrar a necessidade do reconhecimento da cultura como elemento influenciador da atividade individual nas organizações, uma vez que disso dependem ações que visem tornar os modelos de gestão mais humanizados. Objetivamos também apresentar a evolução dos estudos sobre a cultura, de forma a entendermos como se chegou ao reconhecimento da cultura organizacional a partir dos primeiros estudos antropológicos da sociedade em termos de comportamento cultural. Demonstraremos que a cultura organizacional possui três níveis em termos de elementos formadores e que esses elementos são os que a representam e caracterizam. Por fim, pretendemos que o estudo da cultura seja a base para o reconhecimento do principal fator relacionado ao comportamento humano nas organizações, uma vez que é a cultura organizacional que determina grande parte das normas e regras de conduta interna que orientam esse comportamento. Objetivos de aprendizagem Nesta seção, apresentamos a cultura em seus aspectos gerais a amplos sociais, sempre correlacionando o comportamento e o desenvolvimento humano com as influências culturais de seu contexto. Seção 1 | A cultura no contexto geral Regis Garcia U2 - Ambiente organizacional sob o enfoque cultural 40 Nesta seção, demonstra-se que os estudos da cultura têm sua origem na antropologia, passando pela sociologia que, mais tarde, dá origem ao que se denomina de antropologia social, que representa o estudo do desenvolvimento humano sob a óptica de sua convivência em sociedade. Evidenciam-se as várias escolas pelas quais os estudos sobre a cultura humana passaram, sendo que, em cada uma delas, observam-se determinadas caracte-rísticas que serviram para fundamentar o que hoje se sabe tanto sobre a cultura ampla social como sobre a cultura organizacional. Nesta seção, estudaremos a cultura no seu sentido contextual, ou seja, mesmo a partir do reconhecimento de que as microssociedades conservam as mesmas características da sociedade no seu sentido amplo, aqui se discute que a cultura contextualizada é capaz de imprimir a uma organização determinadas características que irão determinar a forma com que esta opera e evolui ao longo do tempo, principalmente no sentido do comportamento humano em seu interior. Seção 3 | Cultura organizacional e competitividade Como foi visto na seção anterior, o comportamento humano é fortemente afetado pelas características culturais e, dessa forma, a discussão sobre os paradigmas que irão moldar a conduta empresarial precisa ser considerada ao se discutir qualquer assunto sobre gestão. Nesta seção, os paradigmas são abordados no sentido de que devem ser incorporados aos modelos de gestão como elementos de orientação das ações dos dirigentes sob pena de se criarem situações de conflitos ideológicos que podem comprometer a boa convivência humana internamente. Seção 4 | O problema com paradigmas da empresa Seção 2 | Evolução dos estudos sobre a cultura U2 - Ambiente organizacional sob o enfoque cultural41 Introdução à unidade Em cada seção desta unidade será apresentada uma síntese da conexão teórica do tema abordado, que é relacionado à cultura organizacional, como fortalecimento da unidade temática geral deste material didático. Procuraremos manter nossa preocupação metodológica e atingir nossa meta pretendida para a unidade, cujo conteúdo e estrutura foram apresentados anteriormente. A unidade toca em um ponto crucial para a harmonização dos indivíduos em termos ambientais com reflexo direto nos resultados práticos obtidos pelas organizações, ou seja, a cultura de contexto. Uma das abordagens que contribui mais diretamente para a discussão proposta nesta unidade está relacionada aos estudos dos valores como elementos de explicação dos comportamentos humanos nas organizações. Valores sob a abrangência da cultura considerada nos níveis: individual; ecológico; e amplo social como influenciadores do modo de pensar e agir humano. A controladoria, como área estratégica no contexto da gestão corporativa, deve integrar todas as demais áreas em seus aspectos mais importantes, sendo que os principais seriam as informações e os fluxos informacionais que permitem sua fluidez no contexto organizacional e, configurando-se o mais importante de todos, o fator humano. Adicionalmente à delimitação sobre quais aspectos da cultura estarão sendo aqui tratados, é imprescindível a delimitação contextual da cultura que passa a ser discutida sob o contexto organizacional. Por outro lado, haja vista a influência da chamada cultura nacional no comportamento humano, não é prudente pensarmos que somente trabalhos internacionais adicionam características ao estudo. Portanto, alguns conceitos e considerações serão abordados com base em pesquisas realizadas no país, trazendo conceitos e resultados da realidade e mais específicos da cultura brasileira. O fator humano na organização, que tem sido denominado capital humano, forma o que chamamos de microssociedade, dentro do contexto da organização que, por sua vez, desenvolve ou está sujeita a regular-se por uma cultura específica, a qual reconhecemos na literatura sobre negócios como cultura organizacional. Antes, porém, de adentrarmos as discussões sobre a cultura organizacional, vamos entender de onde vem e como se forma a própria cultura dos U2 - Ambiente organizacional sob o enfoque cultural 42 indivíduos, uma vez que dentro do contexto organizacional vemos uma derivação da cultura social, porém de forma contextualizada e centrada geralmente das concepções do líder fundador da organizações e que vão passando de geração para geração. U2 - Ambiente organizacional sob o enfoque cultural 43 Seção 1 A cultura no contexto geral Estudar a cultura humana é estudar a própria sociedade e evolução da humanidade em seus aspectos de convivência mútua, principalmente hoje, quando reconhecemos que somos seres sociais influenciados por nossas culturas e por aquilo que aprendemos em nossa infância, em nosso meio social. A migração do foco do indivíduo para a cultura de contexto, incluindo aspectos cross-culturals*, ou seja, perspectiva de estudo voltada para as análises das diferenças culturais como fatores de formação do comportamento humano, foi uma questão de tempo na história dos estudos sobre a cultura. Atualmente, são numerosos os trabalhos interdisciplinares contemplando essas novas perspectivas. Nesse sentido os sujeitos ou indivíduos. Em Garcia (2008), é possível perceber que, como o indivíduo está imerso em um volume considerável de situações-problema cotidianas, além de ser um ser cultural é um tomador de decisões, e isso o faz um agente de transformações do meio. A decisão geralmente traz consigo elementos que levam à crença de que está intrinsecamente ligada ao comportamento e a questões psicológicas do ser humano. “A maior polaridade do estudo da decisão decorre da constatação de que, mais que lógica, ela é psicológica” (PEREIRA; FONSECA, 1997, p. 181). A decisão, conforme a conhecemos e experimentamos em nosso dia a dia, surge a partir da percepção de uma situação problema ou de situações-problema, envolve sentimentos e motivações do sujeito além de suas experiências e até elementos adquiridos de sua cultura [...] não se contentam apenas em transmitir palavras de ordem ou em dar continuidade passivamente ás analogias de suas culturas, ou aos raciocínios de suas instituições. “De acordo com seus interesses e projetos, eles deformam ou reinterpretam os conceitos herdados. Eles inventam no contexto procedimentos de decisão ou novas partições do real (LEVY, 1992, p. 88). U2 - Ambiente organizacional sob o enfoque cultural 44 individual e convivência social. Gera sentimentos de sofrimento nas perdas e euforia nos ganhos, tem a atribuição de penas e consequências e pode representar um “fardo” à medida com que envolve incertezas. Como toda ciência, envolve processos dialéticos. A alternância dos objetos de estudo é presumível e, portanto, em poucos momentos e de forma passageira haverá um ponto de vista único e inquestionável. Ao envolver estudos sobre os valores humanos no contexto das organizações, é esperado que haja uma variação de foco com vista à compreensão mais ampla dos fenômenos que cercam as relações humanas, ora partindo do indivíduo, ora do contexto. Um estudo mais amplo e universal sobre a cultura complementa descobertas como as oferecidas pela etnografia e etnologia as quais se utilizam de mostruários de museu para efetuar a descrição objetiva e a análise histórica das culturas. Justifica-se, portanto, recorrer à antropologia como estratégia para evitar generalizações ou simplificações prejudiciais ao entendimento dos fenômenos culturais ou aqueles que dela sofrem influência em contextos mais específicos. No mesmo sentido, Ratzlaff et al. (2000) sugerem estudos voltados para a cultura mais ampla do contexto e o relacionamento com outros níveis culturais (pessoal e contextual), além do reflexo das diferenças entre medidas culturais individuais e ecológicas no bem- estar do indivíduo. Quanto maior sua sensação (percepção) de bem- estar, maior se pressupõe o alinhamento cultural vivenciado ou, ao menos, sua capacidade de convivência harmônica ambiental. A relação discurso-prática, portanto, não ocorre apenas na esfera ambiental na qual o indivíduo poderia ser visto como um julgador absoluto, pois envolve inclusivamente a pessoa na condição de sujeito. Questão para reflexão Uma organização, seja ela empresa ou qualquer outro tipo de ins- tituição que diz uma coisa e faz outra, pode acabar prejudicando o ambiente de trabalho? Outros fatores integram, no entanto, a relação entre eficácia observada e eficácia percebida, porém, as considerações do parágrafo anterior são suficientes para ilustrar a relação entre as informações disseminadas sobre uma tarefa, seus modos de mediação, a percepção humana e a ação. U2 - Ambiente organizacional sob o enfoque cultural 45 Apesar de esta unidade não tratar especificamente dessas relações mais amplas — uma vez que nosso foco está mais diretamente voltado à questão da cultura de contexto no sentido organizacional — quem sabe, como complemento, no sentido de avaliar influências no bem-estar individual, ao propormos em nosso material didático o tema controladoria analisar os reflexos no comportamento decisório contempla uma das variantes da sugestão de Ratzlaff et al. (2000). Esses temas estão diretamente correlacionados. Trabalhos que pretendam incorporar os aspectos comportamentais do ser humano sob a perspectiva cultural compreendem artefatos e costumes da sociedade. São contemplados alguns dos aspectos antropológicos que podem servir de ponto de partida para a compreensão da influência dos valores culturais no comportamento
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