Atividade 1 Processos Decisórios

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PERGUNTA 1
“O Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Shewhart, Ciclo da Qualidade ou Ciclo de Deming, é uma metodologia que tem como função básica o auxílio no diagnóstico, análise e prognóstico de problemas organizacionais, sendo extremamente útil para a solução de problemas. Poucos instrumentos se mostram tão efetivos para a busca do aperfeiçoamento quanto este método de melhoria contínua, tendo em vista que ele conduz a ações sistemáticas que agilizam a obtenção de melhores resultados com a finalidade de garantir a sobrevivência e o crescimento das organizações” (QUINQUIOLO, 2002 apud PACHECO et al., 2005, p. 3). 
O Ciclo PDCA pode ser aplicado em diversas áreas, já que está interligado ao entendimento do conceito de processo e está dividido em fases bem definidas e distintas, conforme sua nomenclatura. Assim, considerando os conteúdos estudados no livro da disciplina, explique as fases do PDCA (Plan, Do, Check e Act) e aplique-os em um case, ou seja, construa um estudo de caso utilizando o PDCA.
O CICLO PDCA
O ciclo PDCA é uma das principais ferramentas gerenciais que permite o controle do processo, criado por Walter A. Shewart na década de 20, porém, foi na década de 50 que sua utilização foi propagada pelo mundo, por William E. Deming, um dos “gurus do gerenciamento da qualidade”, daí o ciclo PDCA foi conhecido, também como “Ciclo de Deming”.
A sigla PDCA representa as palavras que denotam as etapas do ciclo: “Plan” (Planejar), “Do” (Fazer), “Check” (Verificar) e “Act” (Agir, no sentido de corrigir, atuar de forma corretiva).
Cada etapa dessa metodologia dispõe de um conjunto de diferentes procedimentos, todavia, todos com um principal objetivo, ou seja, favorecer a melhoria continua na organização. Vale salientar que, é de grande relevância compreender que é necessário empregar o PDCA sem interrupções, isto é, de forma permanente, para garantir melhores resultados.
A aplicação do ciclo PDCA ocorreu devido a sua elevada capacidade na organização das tarefas, tendo em vista que divide o trabalho em fases, de forma que erros e acertos sejam vistos com clareza. 
Vamos, agora, entender cada um dos conceitos que dividem o método PDCA nas suas quatro fases e, também como eles precisam ser aplicados.
Sua ordem cronológica começa com Planejar (Plan) que foca na parte estratégica cujo objetivo é levantar e analisar as informações, assim de determinar metas e objetivos voltados à resolução dos problemas encontrados.
O plano estratégico deverá ser desenvolvido segundo diretrizes e valores da organização levando em conta a fixação dos objetivos programados, a escolha do caminho a ser seguido para atingi-los, bem como a determinação dos métodos utilizados. Além disso, nessa fase será escolhida a equipe do processo, assim como os lideres.
A fase de planejamento divide-se em quatro partes, sendo a primeira a “identificação do problema”, nessa fase define-se o problema e, também, o reconhecimento de sua importância para o avanço da atividade. É preciso perguntar-se o que está acontecendo e levantar o histórico do problema mostrar as perdas por ele causadas e apresentar uma data para a solução. Assim de obter uma melhor visão do problema, podem ser utilizados dados gráficos, relatórios ou ferramentas como, por exemplo, o “Brainstorming”.
A segunda fase é a “Observação do problema”, aqui, é preciso observar o problema detalhadamente em suas características especificas. Com isso, essa fase pode-se tornar a mais demorada do processo, pois as características do problema precisam de uma análise de diferentes pontos de vista, além do estudo do problema nos locais onde ele acontece. Nessa fase, normalmente, são utilizadas ferramentas como o “Diagrama de Pareto”, visando a conclusão da etapa que irá permitir a determinação de um orçamento e, também, qual a meta a ser atingida com a solução.
Entrando na terceira etapa, “Análise do problema”, torna-se necessária a pergunta do porque tal problema está acontecendo, assim, as causas vão ser descobertas. Levantar as possíveis causas, escolher as mais prováveis e coloca-las em ordem de importância e, também, eliminar as mais improváveis fazem parte da escolha de causas do problema, aqui, podem ser utilizadas ferramentas de apoio como a dos “5 Porquês” ou o “Diagrama de Ishikawa” entre outros.
Por ultimo, depois de identificar as causas do problema, na quarta fase, “Plano de ação”, finalmente serão cridas ações voltadas a resolvê-lo. O “5W2H” torna-se a ferramenta ideal para o desenvolvimento dessa etapa, já que permite determinar com clareza o que precisa fazer, quem será o responsável e quando cada tarefa planejada será concluída.
Agora, vamos entrar na fase de execução do ciclo PDCA, é a etapa Fazer (Do), aqui coloca-se em pratica o plano de ação elaborado. Trata-se de uma das mais relevantes etapas do ciclo, ela deve ser observada de perto, assim que as ações possam ser executadas conforme planejado. Além disso, é essencial anotar e ressaltar resultados das tarefas concluídas, tanto bons, quanto ruins, para proporcionar o aprendizado necessário à equipe.
A etapa seguinte é Verificar (Check), onde ocorre a apuração dos resultados alcançados, bem como do que foi executado. Essa checagem pode ser desenvolvida durante a fase execução do plano de ação ou, também, ao termino do mesmo e pode envolver pessoas ou grupos externos à equipe responsável.
A verificação equivale em comprovar se o planejado já está implementado, além disso, consiste na comparação dos resultados entre o antes e o depois e o conseguimento dos objetivos. Sendo assim, se os resultas não forem adequados, torna-se necessário voltar à fase de planejamento do ciclo.
Finalmente, a quarta etapa, o Agir (Act), permite ponderar sobre o rumo a seguir após o termino do ciclo, ou seja, como acontecerá a comunicação dos resultados e do aprendizado obtido, também, serão observados eventuais problemas restantes e, eventualmente elaborar um novo ciclo PDCA, assim de garantir a melhoria continua.
Essa fase é dividida em duas partes, começando com a “Padronização”, quer dizer, tudo que deu certo, tendo a certeza que o problema não volte a aparecer, deve ser padronizado. A padronização é feita por meio da criação ou revisão de documentos, nos quais são retratados os processos padrões. Ademais, as alterações devem ser comunicadas conforme os parâmetros da empresa sendo e-mails, reuniões entre outros. Para efetivar a padronização, o time precisa estar capacitado, podendo demandar treinamento específicos para os envolvidos na mudança.
Por fim, a segunda fase é a “Conclusão”, neste momento, a equipe vai refletir sobre os resultados com o auxilio das ferramentas utilizadas nas demais fases do ciclo. É preciso documentar tudo que deu certo, o que não deu e apontar o que ainda pode ser melhorado, registrar o conhecimento adquirido e pensar em planos futuros.
ESTUDO DO CASO APLICAÇÃO DO CICLO PDCA NA EMPRESA RDT LOCAÇÕES 
INTRODUÇÃO
A empresa citada neste trabalho é a “RDT Locação”, como não foi possível pedir a autorização da divulgação, o nome verdadeiro da organização foi preservado. 
A RDT é uma das empresas líder da região nordeste, atua no segmento de locação de maquinas para construção civil, bem como na locação para eventos. 
Nos últimos anos, a empresa passou por algumas mudanças, isso devido, em particular, à crise politico econômica do País que proporcionou uma forte baixa na construção civil, com isso, a necessidade em concentrar suas forças para o segmento de locação para eventos, que ocasionou a criação de um setor diferenciado dentro da própria empresa, devido aos bons resultados.
O novo setor funciona com eficácia e eficiência, mesmo assim, não consegue resolver todos os problemas que a organização vem enfrentando, tanto que no decorrer do ano a RDT teve que recorrer a um corte de pessoal para fazer fronte às dificuldades econômico-financeiras.
No entanto, se o setor de locação para eventos anda de forma regular, proporcionando resultados e crescimento, do outro lado, o setor
de locação voltado para a construção continua enfrentando não poucas dificuldades, foi visto que a empresa está com elevado numero de retrabalhos na área de manutenção de equipamentos. Com isso, o atraso nas entrega das maquinas, o aumento de custo com mão de obra e peças e, também com os atendimentos externos, além disso, o aumento das reclamações por parte dos clientes que, por contrato, se os equipamentos deixam de funcionar na obra por causa de defeitos dos mesmos, vão ter direito a desconto sobre o valor da locação. Ademais, essa situação está promovendo, dentro da empresa, um clima de insatisfação, pois os colaboradores estão trabalhando com quadro reduzido e sob pressão devido à demanda repentina, gerando falta de eficiência e eficácia nas operações.
Contudo, será feita a aplicação do ciclo PDCA na tentativa de melhorar a situação atual e promover a solução dos problemas.
APLICAÇÃO DO CICLO PDCA
Etapa 1 – Planejamento (Plan)
Identificação do Problema: 
Aumentos dos retrabalhos devidos à falta da excelência na manutenção tanto preventiva quanto corretiva dos equipamentos, causados pela demanda de locação repentina e de ultima hora.
Aumento da insatisfação por parte dos colaboradores da área de manutenção devido à pressão por resultados condicionada pelo aumento da demanda e pela escassez do quadro de funcionários após a ação de corte.
Por meio de entrevistas aos colaboradores interessados, bem como com reuniões de brainstorming foi identificada a relevância do problema, também foi estabelecido que, será preciso solucionar a não conformidade dentro do mês de dezembro de 2019.
Observação do Problema
Foi levantado o aumento considerável dos retrabalhos da oficina devidos às falhas de manutenção seja preventiva que corretiva dos Equipamentos referentes aos primeiros seis meses de 2019. Sendo assim, ocorreu, consequentemente, um aumento significativo da demanda por atendimento externo, já que os equipamentos apresentam, cada vez mais, não conformidades nos locais de obras. 
Gráfico demonstrativo do aumento dos retrabalhos no primeiro semestre de 2019.
Gráfico demonstrativo do aumento dos atendimentos externos no primeiro semestre de 2019.
Análise do Problema
Analisando a situação foi determinado que o problema é derivado de diferentes fatores, como, por exemplo, as demandas de locação que chegam do setor comercial de ultima hora e, também sem que a comunicação entre os setores seja eficaz, no que diz respeito à demanda versus a disponibilidade de equipamentos. Devido a isso os testes para liberação dos equipamentos não são executados na devida maneira, pois os tempos de entrega são muito curtos, ademais, a diminuição do engajamento por parte da equipe envolvida determina uma diminuição na qualidade dos serviços de manutenção.
Gráfico de causa efeito, auxiliando na Análise do Problema.
Plano de Ação
Nessa etapa, foi estabelecido que devem ser executadas reuniões semanais com o intuito de melhorar a comunicação entre os setores, comercial e de manutenção, para que aja uma informação mais confiáveis entre a demanda de locação e a disponibilidade dos equipamentos disponíveis, bem como as ações a serem definidas conforme a demanda do setor comercial. Sendo assim, essa ação procura, também, minimizar a insatisfação do cliente devido aos atrasos nas entregas por falta de equipamentos disponíveis ou para eventuais avarias dos mesmos nas obras.
Além disso, o supervisor de oficina será responsável pela liberação dos equipamentos, ou seja, a fase de teste será mais demorada e acompanhada pelo próprio gestor, de forma a diminuir o risco de eventuais avarias futuras.
Por fim, no que diz respeito à insatisfação dos colaboradores envolvidos nesse processo, foi estabelecido que serão realizados encontros mensais, com auxilio de uma consultoria, tais reuniões serão embasadas em motivação e desenvolvimento profissional, assim de retomar o engajamento da equipe e aumentar a produtividade.
	PLANILHA 5W2H
	O que (Whath)
	Quem (Why)
	Onde (Where)
	Quando (When)
	Por que (Who)
	Como (How)
	Quanto (How much)
	Reuniões entre setores comercial e de oficina
	Gestores comerciais e de oficina
	Sala de reuniões da RDT
	Semanalmente
	Melhora da comunicação entre setores
	 Levantar e comparar os indicadores de demanda (comercial) e de disponibilidade de equipamentos (manutenção)
	R$ 0,00
	Ações corretivas
	Gestores comerciais e de oficina
	Reuniões estratégicas 
	Se houver necessidade
	Melhora da eficiência e eficácia nos processos
	Elaboração de novos processos, deslocamento de colaboradores e eventuais novas contratações conforme as necessidades.
	Eventuais custos de contratação e/ou horas extras
	Aumento do tempo de teste para liberação de equipamentos
	Supervisor de oficina
	Oficina
	Durante os testes de liberação dos equipamentos
	Averiguar de forma mais assertiva o funcionamento dos equipamentos 
	Acompanhamento e supervisão de todos os testes
	R$ 0,00
	Encontros com as equipes envolvidas no processo
	Consultoria terceirizada
	Sala de reuniões da RDT
	Mensalmente
	Melhora da motivação, desenvolvimento e engajamento das equipes envolvidas
	Reuniões motivacionais e treinamentos
	R$ 3.500,00
Planilha 5W2H auxiliando no desenvolvimento do Plano de Ação.
Etapa 2 – Fazer (Do)
Conforme o que foi decidido na etapa de planejamento, está na hora de colocar em pratica o plano de ação elaborado, primeiramente vai ser comunicado o plano para todos os envolvidos, logo em seguida vai ser feita a contratação da consultoria terceirizada, além disso, devem-se estabelecer as datas e os horários das reuniões entre os gestores, bem como dos encontros com as equipes envolvidas. O gestor de oficina deve começar o acompanhamento dos testes de funcionamento e as ações corretivas deverão ser discutidas e aplicadas sempre que for necessário.
Ademais, torna-se necessária a coleta de dados e resultados relacionados às tarefas executadas com o fim de garantir o aprendizado para os times.
Etapa 3 – Verificar (Check)
Conforme foi visto na etapa acima (Fazer) foi feito um levantamento dos dados e dos resultados das tarefas referentes ao Plano de Ação, contudo, foi apurado se os objetivos preestabelecidos foram alcançados, vale salientar que essa etapa foi desenvolvida com a colaboração da consultoria.
Foi visto que as ações do planejamento estão sendo implantadas corretamente e, comparando os resultados, foi percebido que os objetivos estão sendo alcançados, sendo assim podemos dizer que o plano está tendo sucesso.
Gráfico de comparação após aplicação do Plano de Ação referente aos retrabalhos de manutenção até agosto 2019.
Gráfico de comparação após aplicação do Plano de Ação referente aos atendimentos externos até agosto 2019.
Etapa 4 – Agir (Act)
Padronização
As atividades corretivas estão dando certo, promovendo o alcance dos objetivos prepostos, sendo assim, são registradas em documentos, assim de não esquecê-las, além disso, deve ser marcada uma reunião para que os resultados do ciclo PDCA sejam comunicados para a empresa toda.
Conclusão
Finalmente, chegamos ao fechamento do ciclo, nessa etapa são analisados por meio da revisão das ferramentas utilizadas nas demais fases, tudo será documentado com o intuito de criar um histórico de referência. 
Considerações finais
Atualmente, podemos definir o ciclo PDCA como uma das ferramentas mais eficazes entre as metodologias de gerenciamento da qualidade.
Sua aplicação continua e preventiva proporciona a solução de problemas, bem como auxilia na identificação de possíveis melhoras nos processos, facilita na tomada de decisões e na alocação dos recursos disponíveis, bem como prioriza a medição de dados e resultados para um bom gerenciamento.