WE CAN BR NOVEMBRO atual 20 11

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GESTÃO DE PROJETOS
 
PROJETO DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
2019
ALICE CRISTINA DA SILVA
GUILHERME ENTRUDO
ISADORA DA SILVA LIMA
WILLIAM FERREIRA DOS SANTOS 
PORTO ALEGRE, 12 DE SETEMBRO DE 2019
GESTÃO DE PROJETOS
 
PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
2019
Projeto desenvolvido pelos alunos dos cursos da disciplina de Projeto Integrador – Gestão de Projetos.
Profº Orientador: Mateus Carrilho
	ALICE CRISTINA DA SILVA
GUILHERME ENTRUDO
ISADORA DA SILVA LIMA
WILLIAM FERREIRA DOS SANTOS 
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
Vivemos em um mundo globalizado em que a tecnologia vem transformando e ditando novas formas de trabalho nas organizações. Com base na necessidade de acessarmos as informações de forma rápida, objetiva e segura o grupo debruçou-se em planejar este trabalho com o objetivo de desenvolver um projeto que será iniciado pelo setor de recrutamento e seleção da empresa WE CAN BR (Recursos Humanos). O PMBOK vai ser nosso guia para gerenciarmos todo o processo de execução e gerenciamento do o projeto. 
A colega Isadora Lima integra o departamento de recrutamento e seleção da empresa, observou no seu dia a dia a oportunidade de melhorar o desempenho da equipe e propôs para sua gestora uma mudança de cultura no processo de gerir os documentos administrados pela equipe, valendo-se das tecnologias e demandas do mercado de trabalho a digitalização surge como um projeto trará agilidade em todo o processo desempenhado pelos colaboradores do setor.
DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL
Para Araújo (1974) para principiar os serviços de informação, é preciso conhecer as carências dos colaboradores, suas necessidades, demandas, produtos e o mercado, pois, estes necessitam da participação do colaborador. A empresa já contratou 143 mil trabalhadores em sua série histórica, o projeto identificou através da matriz SWOT e análise pestal, melhorias e riscos para empresa.
	MATRIZ SWOT
	 
	POSITIVO
	 
	NEGATIVO
	 
	INTERNO
	FORÇAS
	w
	FRAQUEZAS
	 
	
	s
	Equipe Multidisciplinar; 
	
	Custos na operação; 
	 
	
	
	Agilidade no processo de digitalização;
	
	Alta rotatividade no departamento; 
	 
	
	
	Empresa consolidada no mercado onde atua; 
	
	Mudança de cultura organizacional
	 
	
	
	Ganho de tempo e diminuição de custos e manuseios de papel; 
	
	Gerente para supervisionar a parte operação, com isto perde o foco na estratégia da empresa; 
	 
	
	
	Diminuição de tempo e ganho de agilidade no departamento; 
	
	Falta de espírito empreendedor entre os colaboradores, importante ter a visão de dono do “negócio”; 
	 
	
	
	Gerenciamento eletrônico de documentos;
	
	 
	 
	
	
	Fácil Armazenamento (servidor / nuvem); 
	
	
	 
	EXTERNO
	O
	OPORTUNIDADES
	T
	AMEAÇAS
	 
	
	
	Novas tecnologias como oportunidade na busca de candidatos no mercado; 
	
	Crise na econômica; 
	 
	
	
	Divulgação das vagas através de aplicativos
	
	Novas empresas concorrentes no mercado; 
	 
	
	
	Sustentabilidade como oportunidade de destaque no setor e no mercado; 
	
	Altas taxas de desemprego no país; 
	 
	
	
	Temporada de datas festivas. Ex. Natal, Dia das mães, Páscoa e Dia das crianças
	
	Instabilidade política 
	 
	
	
	 
	
	 
	 
	
	
	
	
	
	 
	2.1	ANÁLISE PESTAL
PEST é o acrônimo para Política (P), Economia (E), Social (S) e Tecnologia (T). Portanto, a análise PEST é uma ferramenta que consiste em estudar possíveis mudanças políticas, econômicas, sociológicas e tecnológicas, que podem vir a influenciar de forma positiva ou negativa no ambiente empresarial. 
VARIÁVEIS POLÍTICAS 
Consideramos como oportunidade, novas políticas implantadas pelo governo como a reforma trabalhista com a nova lei, a terceirização passou a ser admitida também nas atividades-fim, aquelas que configuram efetivamente o principal objetivo da organização com isto as empresas poderão optar pelos nossos serviços. 
VARIÁVEIS ECONÔMICAS
Como ameaça consideramos o cenário econômico do país, com a diminuição do consumo, renda e emprego com isto diminuindo a contratação de novos profissionais pelas empresas, com isto impactando negativamente o resultado da empresa no seu mercado de atuação. 
VARIÁVEIS SOCIAIS 
Novas formas de comunicações, com isto a relação de trabalho entre empregador e empregado, mudou. Hoje cada vez mais conectados, o escritório agora não está mais limitado ao horário do expediente, profissionais cada vez mais conectados o trabalho agora é “full – time”. 
VARIÁVEIS TECNOLÓGICAS
A Inteligência Artificial já está presente em nosso dia a dia, em breve também irá afetar o mercado de trabalho e algumas profissões serão extintas. Cabe este profissional do século 21 estar atento as novas tendências e exigências do mercado para não se tornar escasso e obsoleto.
HISTORICO DA EMPRESA
Fundada em 1998, a AST Facilities iniciou atuando na contratação de Mão de Obra Temporária, Terceirização e Recrutamento e Seleção de Efetivos. Após 12 anos neste segmento e tendo conquistado importantes clientes, as oportunidades eram de profissionalização na área de prestação de serviços e a necessidade de ampliação da oferta nessa área era evidente. 
Foi notado que alguns clientes da empresa utilizavam equipes próprias para as atividades de higienização e limpeza. Entretanto outros possuíam serviços terceirizados na área, mas ainda necessitavam de maior eficiência na área. No ano de 2009, essas evidências foram essenciais e determinantes para a realização de estudos sobre o segmento de facilities, e o ingresso da AST na área de Higienização Corporativa Eco sustentável para começar a oferecer o serviço de terceirização de mão de obra de equipes de limpeza e higienização, nos anos seguintes foi agregado o serviço de portaria e Segurança com a aquisição da empresa Anchieta. Nesta nova fase, a empresa passou a oferecer o serviço de terceirização na área de segurança patrimonial. 	
Visando agregar serviços, a AST firmou sociedade com a empresa ORIGEM BR, empresa focada no ramo de refeições coletivas, agregando mais um serviço para oferecer aos clientes, a instalação e mão de obras de restaurantes corporativos, no ano de 2017 em um novo estudo de mercado, constatou-se que com a mudança da Lei de Serviços temporários, essa área tornaria-se um excelente nicho de oportunidades de crescimento da empresa. E assim determinante para que a diretoria optasse em investir nesta área.
Em 2018 começaram as mudanças em direção a fortalecer a empresa com foco na seleção, contratação e administração de temporários, com a venda da empresa Anchieta e dissolução da sociedade com a Origem BR. Em 2019 a empresa decide investir na troca de marca para se apresentar ao mercado com a nova proposta, e assim nasceu em julho deste ano a We Can BR, empresa sólida que atende grandes clientes a nível nacional na área de Seleção e administração de Temporários e Efetivos.
Esta vem se desenvolvendo e criando novas estratégias para crescer no Mercado de Trabalho. A AST FACILICITES preza pela agilidade e eficácia em seus processos., E se mantém com o foco no trabalho temporário e recrutamentos.
A empresa atua a 25 anos no mercado de RH, já administrou 143 mil contratações atendendo a clientes de diversos setores, como indústria, comércio, serviços, saúde e educação.
Organograma atual da empresa WE CAN BR
AVALIAÇÃO DOS NORTEADORES ESTRATÉGICOS
 As empresas estão inseridas em um cenário de constante mudanças. A WE CAN BR usa os norteadores estratégicos para aprimorar e regular suas prioridades estratégicas para manter seu alinhamento com as demandas do mercado.
 Cabe destacar que desta forma a empresa mantém seu planejamento estratégico alinhado com sua missão, valores e visão ajudando e respondendo as demandas da sociedade.
Declaração da Missão
Somos o caminho entre oportunidades de trabalho temporário e gente que
quer crescer na vida.
Declaração dos Valores
- Clientes em primeiro lugar
- Time que faz certo
- Fazendo a diferença
- Rapidez com qualidade
- Negócio responsável
Declaração da Visão
Nós podemos ser a melhor escolha no Brasil.
FORMULAÇÃO DO PROJETO
Após algumas reuniões e levantamento dos dados da empresa identificamos que a grande relevância e reformulação no processo de gestão dos documentos, pois o setor lida com arquivos físico que não trazem rapidez e satisfação para facilitar os procedimentos realizados pelo setor de recrutamento e seleção
Com a implementação do projeto o setor melhora o gerenciamento dos dados para categorizar o perfil dos seus candidatos, cria-se um banco de dados sólido e ganha mais espaço na utilização das dependências da empresa.
Em vista dos argumentos apresentados, percebemos que as ferramentas utilizadas para termos uma real noção de como está a situação da empresa, os colaboradores e os projetos são de extrema importância por darem nortes de onde agir e o que se pode ser realizado para alcançar o objetivo no Projeto.
Levando em consideração estes aspectos, concluímos que a empresa AST FACILITIES está se desenvolvendo e procurando estratégias para se atualizar e manter no mercado de trabalho atual, é necessário que esta atualização devido a era da tecnologia que estamos vivendo e transformando o trabalho nas organizações.
Somos levados a acreditar que a ideia desta mudança na cultura no processo de gerir os documentos administrados pela equipe, muda e influência no bom andamento dos demais processos da empresa., desta forma impactando positivamente em toda a equipe e consecutivamente gerando mais clientes.
Concluímos que, entender o processo atual da AST e conseguir analisar e avaliar métodos para melhoria nesta mudança de cultura nos proporcionou uma visão assertiva sobre estratégias.
GERENCIAMENTO DE INTEGRAÇÃO
A integração entre as pessoas que trabalham em uma empresa é extremamente necessária para o sucesso dela no mercado, o gerenciamento de integração de um projeto nada mais é que uma engrenagem que incluem processos e etapas para realização e finalizar o pretendido.
O gerenciamento tem como propósito cumprir algumas fases que vão de acompanhar e fiscalizar o conjunto processos que são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento que são atribuições do gerente de projetos que precisa estar atento, pois pode ocorrer mudanças no andamento do projeto e o gerenciamento de integração e fundamental para uma boa execução, ou seja , o gerenciamento de integração assegura que os elementos do projeto serão cumpridos e coordenados . Atividades que fazem parte da integração:
Termo de abertura
Plano de gerenciamento do projeto
Gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar 
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar a fase ou projeto
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO – TAP
O TAP - termo de abertura do projeto, caracteriza-se pelo documento que formaliza o start do projeto e permite que o gerente de projetos administre as atividades que serão realizadas. 
Figura 2 TAP – Termo de Abertura do Projeto
	TAP – TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
	Projeto
	Digitalização de documentos no setor de recrutamento e seleção 
	Descrição
	O projeto visa implementar a digitalização de todos os documentos de responsabilidade do setor de recrutamento e seleção da WE CAN BR. 
	Justificativas
	Agilizar o processo de escolha dos currículos 
Categorizar o perfil dos candidatos
Estatística de candidatos por região 
Otimizar o espaço ocupado pelo arquivo físico
Economizar os custos com impressão de papel
	Objetivo SMART
	Num período de 3 meses pretende-se digitalizar 100% do arquivo físico que conta com 55 mil pastas de candidatos.
	Requisitos
	Aquisição de Software;
Contratar estagiário 
Aquisição de material de escritório, mobília e equipamentos eletrônicos.
	Premissas
	Serão disponibilizados 2 estagiários no regime de 6 horas 
Os equipamentos e Sistema para gerenciar a digitalização devem ser instalados até o dia 05.07.20
	Designação (equipe)
	A gerente do projeto Isadora, que contará com os demais integrantes da equipe: Ticiane, Jessica e Antônia e dois estagiários 
	
	Riscos
	Não haver orçamento para implementar o projeto
Atraso nas entregas de fornecedores de equipamentos eletrônicos;
Atraso nas entregas de fornecedores de mobília e materiais de escritório;
Resistencia na mudança de cultura na gestão de documentos
	Estimativa de custos
	Os custos do projeto têm como estimativa inicial o valor de R$ 40.000,00 (Quarenta mil reais).
ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO – EAP
O EAP – (Estrutura Analítica do Projeto) serve para fragmentar o processo de em pequenos componentes para serem mais fáceis de gerenciar o projeto, ou seja, o EAP é visão estruturada e a composição hierárquica que possibilita a equipe do projeto possa entregar os objetivos traçados.
A Estrutura Analítica do Projeto bem alinhada ajuda o gerente de projeto a organizar as tarefas definidas como alocar os recursos de forma adequada, controlar o orçamento, garantir a qualidade, gestão de risco e a entrega do projeto.
 Digitalizar os documentos do setor de Recrutamento e Seleção
Figura 3 EAP - Estrutura Analítica de Projeto
GERENCIAMENTO DE ESCOPO
O Gerenciamento do escopo é necessário para entendermos todo o processo que fará parte do projeto, suas delimitações são essenciais para execução do trabalho.
Escopo e Não Escopo
Escopo e não escopo ajudam o gerente a saber o que será e o que não será parte do projeto, ou seja, o escopo precisa ser claro e formal para não ocorrem entraves futuros na execução do trabalho. 
	ESCOPO
	 
	NÃO ESCOPO
	 
	 
	Elaboração do projeto de digitalização dos documentos do setor de R&S da WE CAN BR;
	 
	Implantar a digitalização para demais setores;
	 
	
	Escolha dos estagiários que farão a digitalização;
	
	Contratação de funcionários efetivos;
	 
	
	Escolha da empresa que cederá o software;
	
	Não contratação superior a 2 estagiários;
	 
	
	Treino e capacitação aos estagiários;
	
	Descarte dos documentos digitalizados;
	 
	
	Aquisição de equipamentos para estruturar o setor, como compra de eletrônicos, ex: (computadores e softwares);
	
	Compra de móveis
	 
	
	Definição do orçamento para viabilizar o projeto.
	
	 
	 
	
	 
	
	
	 
Tabela 1 Escopo e não escopo do projeto de digitalização da WE CAN BR
12
Objetivos SMART
	Para realizarmos um projeto nos valemos de várias ferramentas que vão nos guiando até atingirmos o objetivo do projeto, um instrumento para muito utilizado pelo gerente de projeto é o objetivo SMART (Específico, Indicador e Meta, Quem, Realístico, Quando.
Ele é um norteador para termos a certeza que estamos criando objetivos com clareza de onde vamos chegar, quais metas vamos atingir, quando vamos atendê-las e quem são os responsáveis, tornando-o atingível (Doran,1981).
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Conforme vimos anteriormente todas as etapas do projeto são de extrema importância para que seja executado com sucesso e o tempo é um fator importante para conclusão, o PMBOK, trata o gerenciamento do tempo como processos essenciais para entregar o projeto no prazo estabelecido e para isso temos alguns para termos uma visão geral dos principais processo na gestão do tempo.
Definição das atividades – detectar as atividades que serão desempenhadas para criar os subprodutos do projeto.
Sequenciamento das atividades – detectar e registrar relações de interação entre as atividades.
Estimativa da duração das atividades – prever o período que serão necessários para cada atividade.
Desenvolvimento do cronograma – avaliar a sequência e a duração das atividades e a condição dos recursos para criar o cronograma.
Controle do cronograma – Controlar as alterações e mudanças no cronograma.
CRONOGRAMA
Dando seguimento ao processo de gerenciamento do tempo, optamos por utilizar o cronograma conforme recomendação do PMBOK, para monitorarmos as tarefas predefinidas e entregar o projeto no prazo, abaixo nos valemos do cronograma e do gráfico de Gantt para organizarmos o projeto.
Tabela 2 Gerenciamento do tempo projeto de digitalização da WE CAN BR
	
11.2	GRÁFICO DE GANTT
Gráfico 1 - gráfico de Gantt projeto de digitalização da WE CAN BR
GERENCIAMENTO DE CUSTOS 
No gerenciamento de custo temos que acompanhar as fases que compõem os processos que irão balizar o orçamento estipulado. As etapas que vimos no PMBOK são: 
Planejamento dos recursos – Os recursos que vamos utilizar no projeto (Funcionários, equipamentos, materiais)
Estimativa de Custos – Usar ferramentas que estimem os custos para execução do projeto
Orçamentação dos Custos – Colocar os custos individuais nos recursos utilizados
Controle de Custos – Controle as possíveis mudanças no orçamento do projeto
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12.1	MODELO DE ESTIMATIVA 
É necessário realizar a estimativa dos custos do projeto para alocar os recursos da melhor forma possível, pois temos fatores como mão de obra qualificada, compra de materiais, instalações e etc...
	No projeto de digitalização utilizaremos dois estagiários, uma funcionária da própria empresa, licença do software e material de escritório para execução do projeto.
ORCAMENTO DO PROJE	TO 
O orçamento do projeto deve ser estruturado da seguinte forma:
Nosso projeto está foi orçado e exemplificado de forma unitária para que possamos medir e monitorar o desempenho e o custo total do projeto. Na planilha abaixo está o demonstrativo dos custos do Projeto de Digitalização:
	Setor de Compras
	TAREFAS
	UNIDADES 
	QUANTIDADES
	CUST.UNIT. R$
	CUST.TOTAL. R$
	1
	Comprar Scanner KODAK
	Und
	2
	 R$ 11.840,00 
	 R$ 23.680,00 
	2
	Compra licença do Software
	Und
	1
	 R$ 9.550,00 
	 R$ 9.550,00 
	3
	Computador
	Und
	1
	 R$ 1.350,00 
	 R$ 1.350,00 
	4
	Fitas Adesivas 
	Und
	20
	 R$ 2,45 
	 R$ 49,00 
	5
	Caixa de Papel Corrugado
	Und
	50
	 R$ 2,70 
	 R$ 135,00 
	6
	Caixa de separadores A4
	Und
	1
	 R$ 209,00 
	 R$ 209,00 
	Setor Tecnologia da Informação
	Total:
	 R$ 34.973,00 
	TAREFAS
	UNIDADES 
	QUANTIDADES
	CUST.UNIT. R$
	CUST.TOTAL. R$
	7
	Instalar Software
	h
	6
	 R$ 25,00 
	 R$ 150,00 
	8
	Instalação dos equipamentos
	h
	12
	 R$ 25,00 
	 R$ 300,00 
	Recursos Humanos
	 Total: 
	 R$ 450,00 
	TAREFAS
	UNIDADES 
	QUANTIDADES
	CUST.UNIT. R$
	CUST.TOTAL. R$
	9
	Selecionar Candidatos
	h
	14
	 R$ 60 
	 R$ 840,00 
	10
	Entrevistar os selecionados
	h
	12
	 R$ 60 
	 R$ 720,00 
	11
	Treinar Equipe
	h
	30
	 R$ 50,00 
	 R$ 1.500,00 
	 Valor Geral: R$ 38.483 
	Total:
	 R$ 3.060,00 
VIABILIDADE DO PROJETO 
A viabilidade do projeto é fundamental para sabermos se o projeto e executável ou não, para que todo o projetado não esbarre na viabilidade, para isso, temos que analisar algumas premissas:
Demanda de mercado;
Necessidade de negócios; 
Solicitação do cliente;
Avanço tecnológico;
Requisitos legais; 
Necessidade Social.
Analisando esse checklist, nosso projeto definiu como objetivo a modernização da empresa na administração, no fluxo de trabalho e na celeridade nos processos do setor de R&S, visando economia, segurança, rapidez e confidencialidade na gestão de documentos.
GERENCIAMENTO DE STAKEHOLDERS
O engajamento das partes interessadas no projeto é de extrema relevância para isso, temos que mensurar as pessoas que serão afetadas pelo projeto para identificar qual será o impacto e definir a melhor estratégia para minimizar o impacto negativo. O PMBOK nos atenta para os seguintes processos:
Identificar as partes interessadas;
Planejar o gerenciamento das partes interessadas;
Gerenciar o engajamento das partes interessadas;
Controlar o engajamento das partes interessadas.
O grau de relevância dos stakeholders para efetivação do projeto está ilustrado na tabela a seguir de forma crescente:
	Equipe do Projeto
	
	Patrocinador 
	Flavio Santos
	Diretor da empresa, a qual patrocinará o projeto.
	Gerente de Projeto
	Isadora Lima 
	Responsável por executar o projeto do início ao fim.
	Lider do Projeto 
	Ticiane Teixeira
	Responsável pelo planejamento e Execução do projeto
	Gerente de TI
	Marcos Viana
	Responsável pela gerência de TI do Projeto
	Gerente de Arquivo
	Jessica Glink
	Responsável pela execução do projeto.
	Gestão de documentos
	Antônia
	Responsável pela execução do projeto.
	Gestão de documentos
	Estagiário A
	Responsável pela execução do projeto.
	Gestão de documentos
	Estagiário A
	Responsável pela execução do projeto.
GESTÃO DE QUALIDADE
	A gestão da qualidade nos explica que é importante a equipe manter a qualidade em todas as etapas do projeto para que seja entregue ao cliente o projeto com o nível de qualidade esperado.
Juran & Gryna (1991:86), nos esclarece que os custos da qualidade há diversos entendimentos, sendo possível se referir aos custos para obter a qualidade, como aos custos da área responsável pelo controle de qualidade ou, ainda, aos custos da má qualidade, esses últimos entendidos como custos decorrentes da existência ou da probabilidade de existência de má qualidade. O significado mais admitido para a expressão custos da qualidade tem sido o de custos da má qualidade.
Para mensurar a qualidade do nosso projeto adotamos dois instrumentos:
CAC (Custo de Aquisição de Clientes ou Customer Acquisition Cost): É o cálculo de todo o valor aplicado para positivar novos clientes dividido pela quantidade de clientes novos.
ROI Permite que a organização saiba o quanto está lucrando com o projeto executado, nesta fase será produzido relatórios semanais para acompanharmos a execução do projeto.
A métrica que estabelecemos para acompanhar o projeto se explica na tabela abaixo:
	Cód.
	Requisito 
	Indicador
	Meta
	Técnica de Medição
	Frequência
	Quem Mede
	1
	Digitalização de 55 mil pastas de Documentos 
	610 pastas digitalizadas dia
	3050 pastas digitalizadas semanalmente
	Relatório produzido pelo sistema orquestra
	24 horas
	Coordenadora do setor de R&S
GERENCIAMENTO DE RH
O Gerenciamento de RH nos possibilita organizarmos e gerenciarmos os processos que os integrantes da equipe de projeto executarão. Os componentes da equipe têm suas funções definidas que devem ser gerenciadas de forma adequada para a entrega do projeto.
No projeto realizamos o planejamento organizacional para identificar, documentar e delegar as tarefas para cada integrante da equipe, seguido da etapa de montagem da equipe onde os definimos quais os participantes irão compor o grupo de trabalho deixando por fim, o desenvolvimento da equipe que consiste no treinamento dos participantes do projeto.
GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES 
Com o objetivo de acessar a base de dados da WeCan com agilidade, segurança e organização, procuramos uma forma para desenvolver esta ideia neste projeto que se iniciou pelo setor de Recrutamento e Seleção.
Identificamos que com esta mudança na base de dados e na cultura organização da empresa haveriam pontos positivos, tais como o ganho de tempo e diminuição de custos e utilização de Papéis, agilidade no processo de digitalização, organização da equipe neste departamento, atualização dos colaboradores conforme o que é atual no mercado de trabalho e a divulgação das vagas através de aplicativos.
Hoje em dia escritório agora não está mais limitado ao horário do expediente, profissionais cada vez
mais engajados com suas tarefas, com a reformulação das leis trabalhistas, novas políticas implantadas pelo governo com a nova lei, a terceirização passou a ser admitida também nas atividades-fim, aquelas que configuram efetivamente o principal objetivo da organização com isto as empresas poderão optar pelos nossos serviços.
No mercado de trabalho atual nos deparamos com diversas formas de comunicações, com isto a relação de trabalho entre empregador e empregado, também se atualizou.  Atualmente nos deparamos com a necessidade de estar envolvido com os colaboradores e no papel de fazer estes entender qual o objetivo e Missão da empresa.
Na We Can a o que os motiva e direcionam para sua Missão é ser o caminho entre oportunidades de trabalho temporário e de Pessoas que querem se desenvolver na Vida, desta forma, o planejamento de Comunicação da WE CAN, se inicia por identificar cada setor responsável por executar cada tarefa, planejar como e quando será desenvolvido este, quem será o responsável por repassar estas informações, gerenciar as expectativas das partes interessadas e acompanhar o desenvolvimento e execução destas tarefas.
Ainda é muito comum em algumas empresas o ruído na comunicação com as equipes., há situações em que as pessoas envolvidas em determinada atividade parecem não se fazerem entender, impedindo que ocorra uma conexão entre a equipe, o que é importante para o objetivo final e bom andamento deste Projeto.
O PMI reconhece as seguintes barreiras de comunicação: falta de canais de comunicação claros; distância física ou temporal entre o emissor e o receptor, uso inadequado de linguagem técnica; fatores ambientais de distração; atitudes prejudiciais; informação excessiva; falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo comunicado; diferenças culturais”. (DINSMORE, 2005).
	
	18.GERENCIAMENTO DE RISCOS
Segundo o Guia PMBOK® Sexta Edição p. 395, o gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de condução do planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, implementação das respostas e monitoramento dos riscos em um projeto. Seu objetivo é maximizar a exposição aos eventos positivos e minimizar a exposição aos eventos negativos.
Os riscos de um projeto pode ser positivo ou negativo, o resultado dependerá da dedicação dos envolvidos e principalmente do gestor, que delegará o que deverá ser feito e priorizado de acordo com o prazo estabelecido conforme o planejamento e cronogramas estabelecidos, algumas ferramentas podem ser utilizadas para maximizar os eventos positivos e minimizar os erros para obtenção do resultado.
18.1 Definir a matriz de risco
Matriz de risco foi definida através de reunião com a gerente de Projetos e equipe dos colaboradores envolvidos, de acordo com o planejamento estabelecido, gerenciamento do tempo e prazo de entrega do projeto que deverá ser no primeiro semestre de 2020, a digitalização dos currículos no departamento com isto vamos apresentar algumas ferramentas a serem utilizadas para alcançar o objetivo: 
	
	IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS DO PROJETO 
	1
	Problemas nos equipamentos eletrônicos
	2
	Rotatividade / desligamento dos membros da equipe envolvida no projeto
	3
	Mudança de priorização do projeto
	4
	Desentendimento da equipe
	5
	Sistema fora do ar
	6
	Atrasos nas digitalizações dos documentos 
	7
	Quebra de contrato com os estagiários
	8
	Atrasos nas entregas dos materiais de escritório (folhas, tonners, grampeadores)
	9
	Acidente de trabalho
	10
	Ineficiência de sistemas internos
	11
	Incêndio nas instalações elétricas
	12
	Falta de recurso financeiro para folha de pagamento dos colaboradores
	13
	Falta de recurso financeiro para folha de pagamento dos novos contratados
Analisar a matriz de risco – TABELA DE RISO (MÉDIAS)
(Vamos implementar antes da entrega final).
19.GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES
	O gerenciamento das aquisições de um projeto, inclui o detalhamento de todos os recursos que serão necessários para garantir o cumprimento do prazo estabelecido para entrega no prazo estipulado pelo gestor do projeto, garante que todas as aquisições para implantação do projeto estejam a disposição conforme a necessidade da equipe e do gestor. 
	19.1 Definir o responsável pelas aquisições do projeto
	
	Os responsáveis pelas aquisições, neste caso equipamentos eletrônicos e recursos humanos ficarão a cargo do departamento de compras, departamento financeiro e departamento de Recursos humanos. 
	
19.2 Definir padrão de auditoria para as aquisições do projeto
		
	Neste projeto auditoria não será realizada, o que foi acordado junto a diretoria e com a coordenadora do departamento, a realização de reuniões semanais para garantir cumprimento do prazo estipulado e alinhamento das atividades, com o objetivo de entregar o projeto no prazo estipulado. 
	
	19.3 Definir as ferramentas para as aquisições do projeto
		O gestor do projeto será o responsável por esta demanda, sempre que necessário irá fazer um check list de com os materiais que estão acabando para repassar ao setor de compras fazer a aquisição. 
		Com relação aos equipamentos eletrônicos e material de escritório, setor de compras será demandado para fazer a compra do material necessário, de acordo com a verba já estipulada pelo departamento financeiro. 
	
		Referente aos colaboradores, departamento de Recursos humanos ficará responsável, em caso de algum membro da equipe se ausentar ou simplesmente sair da empresa, o mesmo se responsabilizará pela seleção e contratação, treinamento de um novo colaborador para substituição, com isto se comprometendo com a entrega do projeto no prazo estipulado sem prejudicar a empresa e os envolvidos no projeto. 
20.ENCERRAMENTO DO PROJETO
 
	Projeto
ATUALIZAÇÃO DA BASE DE DADOS E CULTURA.
	Gerente do Projeto
ISADORA
	Ramal/E-mail do Gestor do Projeto
isadora@wecanbr.com.br
	Processo Administrativo
77
	
Histórico de registro de versão do documento
 
	Versão
	Data
	Autor
	Descrição
	1.0
	17/09/19
	Willian
	Iniciação e execução da implantação de novos dados.
	{1.1}
	17/10/209
	Guilherme
	Aplicação novos procedimentos para cultura desta empresa.
Motivo do Encerramento
( x ) Projeto concluído  
(    ) Projeto cancelado
Objetivo do Projeto
Identificamos que no 1º mês de aplicação desta nova base de dados para sistema, houve agilidade e facilidade em organizar e administrar as tarefas diárias, facilitando o bom andamento e execução das atividades solicitadas.
A ideia de organizar que se fez presente como um dos principais objetivos para a nova cultura organizacional desta empresa, ajudou de certa forma sim, cada integrante da equipe a entender e pôr em prática este item, e assim auxiliando no desenvolvimento desta empresa.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
PMBOK - Project Management Body of Knowledge – Português. Acesso em 27 de setembro de 2019, disponível em Site de Administradores: http://www.lyfreitas.com.br/ant/pdf/MBA%20pmbok.pdf
DINSMORE, P.C. Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos: Livro-Base de Preparação para Certificação PMP – Project Management Professional. 2ª ed. Rio de Janeiro: Ed. Qualitymark, 2005.
Escritorio de Projetos- PMI –. Acesso em 14 de novembro de 2019, disponível em Site escritório de projetos: https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-de-projetos