3 - Arquivo e Protocolo

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SENAC-DN/GDE/27/09/2013
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ARQUIVO & PROTOCOLO
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Existe uma legislação que trata da guarda de cópias de documentos pessoais dos funcionários. 
É a Lei nº 5.553/68, que determina que nenhuma pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, poderá reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira de trabalho, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização, carteira de identidade de estrangeiro, CNH, etc. 
 Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência extrairá, no prazo de até cinco dias, os dados que interessarem, devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.
Não copiar
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Diariamente as empresas enviam e recebem correspondências (malotes, fax, internet, etc).
O controle desse processo deve-se ao departamento de arquivo e protocolo.
Tudo deve ser registrado e expedido ao setor a que se destina.
 INTRODUÇÃO
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A palavra protocolo pode ter também outras significações... 
Ela costuma designar o número de registro dado a um determinado documento ou, 
O livro de registro de documentos recebidos e expedidos. 
Protocolo pode ser um setor, um serviço executado, um número de registro ou ainda um livro.
 CONCEITO DE PROTOCOLO
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a) Identificação do Documento;
b) Classificação ou Pasta a qual ele pertence;
c) O nome do requisitante e o Setor;
d) Assinatura e datas de empréstimo e devolução;
 GUIA DE CONTROLE E EMPRÉSTIMO OU PROTOCOLO
Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos.
“O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAÇÃO IMEDIATA DOS DOCUMENTOS, DEPENDE, EM GRANDE PARTE, DA PRECISÃO E CUIDADO COM QUE SÃO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS OPERAÇÕES”
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receber, 
registrar, 
distribuir, 
movimentar e 
expedir correspondência dentro de uma empresa ou organização.
 GUIA DE CONTROLE E EMPRÉSTIMO OU PROTOCOLO
Todas as instâncias desses encaminhamentos envolvem tarefas que constituem o serviço do protocolo, que pode ser assim resumido: 
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A partir da informatização, a comunicação interna das organizações (e, portanto, a atuação do setor de protocolo) ganhou muito em agilidade. 
 INFORMATIZAÇÃO NO SETOR DE PROTOCOLO
Por meio do computador, os funcionários podem, por exemplo, pesquisar os documentos protocolados e ver como anda a tramitação dos processos.
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 FUNÇÕES DO SETOR DE PROTOCOLO
A atuação do protocolo varia muito de uma organização para outra, mas, de modo geral, quem trabalha nessa área é encarregado do recebimento e da classificação da correspondência, assim como do seu registro e da sua movimentação.
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 PRINCIPAIS ATIVIDADES DO SETOR DE PROTOCOLO
Receber toda a correspondência;
Separar a correspondência particular da oficial e as ostensivas;
Distribuir a correspondência particular;
Abrir e ler a correspondência ostensiva;
Agrupar a correspondência com seu histórico, caso exista;
Carimbar e identificar a correspondência e encaminhá-la.
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Malote é o serviço de coleta, transporte e entrega de correspondência agrupada* exclusivo dos Correios.
Disponível sob contrato, em todo o território nacional, para pessoas jurídicas.
 MALOTE
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Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
Arquivar é uma ciência complexa, que exige estudo aprofundado tamanha a sua importância, aqui, porém, vamos tratar do assunto de forma resumida.
 ARQUIVO
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Segundo as entidades criadoras/mantenedoras, os arquivos podem ser classificados em:
Públicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
Comerciais (empresas, corporações, companhias); e
Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc).
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 CONCEITO
Atualmente existem empresas especializadas em retenção de arquivos.
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 FUNÇÕES DO SETOR DE ARQUIVO
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Assim como a palavra protocolo, o substantivo arquivo também designa diferentes realidades: ele pode ser o conjunto de documentos e correspondências que devem permanecer guardados (esse é o significado que mais nos interessa neste capítulo); o móvel que guarda esses documentos ou ainda a sala ou o lugar onde estão os papéis arquivados.
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Muitas empresas e instituições costumam ter vários arquivos: um para cada setor;
E os métodos de organizá-los também podem ser variados. No arquivo do setor de pessoal, o método mais adequado costuma ser o alfabético; já o setor de compras pode querer organizar o seu arquivo segundo critérios numéricos ou geográficos.
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São classificados em três tipos: ativo, inativo e morto.
 TIPOS DE ARQUIVO
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Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas já contidas no arquivo ou monte-as de acordo com a classificação.
Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade correspondente.
 ARQUIVAMENTO
01/17
Manut.
MNT 001
Manut. Prev.
Manut. Corret.
OS’s
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Não se esqueça de anotar no canto superior da Pasta o código do Departamento / Área respectivos, etc.
Isso facilita as transferências dos documentos semiativos para outros arquivos ou para a eliminação, porque você poderá mandar apenas o conteúdo, deixando a pasta suspensa pronta para o período seguinte.
 ARQUIVAMENTO
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 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método alfabético ou indexação – trata-se de arquivar os documentos por ordem alfabética, isto é, seguindo as letras do alfabeto. Ex.:
Almeida
Barbosa
Cerqueira
Magda
Marta
É o método mais simples;
Pode utilizar subdivisões. Ex.: Aa, Ab, Ac ou Da, Dc, Df, etc
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 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método geográfico – quando a procedência do documento ou local onde se desenvolve a transação é o mais importante. Ex.:
No departamento de patrimônio a classificação mais adequada seria dos imóveis: BH -> MG -> escritório de 2 andares no centro.
Método numérico – a natureza de alguns documentos sugere que a o arquivamento seja pelo número de identificação. Ex.:
NF 0014689
NF 0014690
NF0014691
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 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método por assunto – utilizado nas organizações. Trata-se de arquivar os documentos por assunto. Ex.:
Contas a receber
Contas a pagar
Imposto de renda
Férias de funcionário
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Como já vimos, a gestão de documentos é um processo essencial;
A existência de grandes volumes de informação potencializa a perda de documentos, aumenta a dificuldade em acessar rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controle dos fluxos de informação.
 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
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A gestão documental é o “conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação e avaliação dos documentos.”
Conarq
 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
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 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
Um programa de gestão de documentos traz as seguintes
vantagens:
 • Permite simplificar os procedimentos e a análise do fluxo documental;
 • Traz agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões;
 • Facilita a aplicação de um programa de Gestão do Conhecimento, pois as informações importantes estão organizadas e preservadas;
 • Reduz a massa documental acumulada e otimiza o espaço físico;
 • Garante o controle de todos os documentos, da produção/recebimento até a destinação final.
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 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
Codificar os documentos, é uma ótima forma de gerir.
O que é um Plano ou Código de Classificação?
É o instrumento de gestão documental utilizado para classificar os documentos de arquivo, agrupando-os de acordo com a competência do órgão produtor, identificando o grupo, a função e a atividade responsável pela produção ou acumulação. 
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 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
Classe
000 – Adm.
100 – Contas a pagar
200 – Contas a receber
900 – Diversos
...
Subclasse
010 – Funcionários
020 – Fornecedores
030 – Clientes
010.001 – Pagamentos
010.002 – Férias
010.003 – Desligamentos
Subgrupos
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 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
Tabela de Temporalidade - proporciona maior segurança nas atividades de destinação dos documentos.
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Arquivos correntes – Primeira Idade do Documento – são documentos em curso, de uso frequente e exclusivo da fonte geradora.
 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
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• Arquivos intermediários – Segunda Idade do Documento – neste momento, os documentos não estão mais sendo usados frequentemente na rotina de trabalho na organização. Depois deste período, os documentos podem ser eliminados ou guardados definitivamente, conforme as regras.
 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
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• Arquivos permanentes – Terceira Idade do Documento – são arquivos que ‘perderam’ seu valor administrativo, mas devem ser mantidos para fins de prova, informação e pesquisa. 
 ARQUIVOS ELETRÔNICOS
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 MICROFILMAGEM
Microfilmagem é uma técnica de criar cópia fotográfica do documento em tamanho altamente reduzido.
Após a microfilmagem o original pode ser descartado se não for permanente.
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 MICROFILMAGEM
Não copiar
A microfilmagem é a única cópia com valor legal.