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2 Sumário INTRODUÇÃO ........................................................................................................................ 3 CONCEITOS INICIAIS .............................................................................................................. 4 2.1 Projetos ......................................................................................................................... 4 2.2 Gerenciamento de projetos .......................................................................................... 5 2.3 Qualidade ...................................................................................................................... 6 2.4 PMI ................................................................................................................................ 6 PMBOK .................................................................................................................................. 8 3.1 GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PROPOSTOS PELO GUIA PMBOK .................................................................................................................................... 10 3.1.1 Grupo de processos de iniciação ................................................................... 13 3.1.2 Grupo de processos de planejamento .......................................................... 13 3.1.3 Grupo de processos de execução ................................................................. 15 3.1.4 Grupo de processos de monitoramento e controle ..................................... 16 3.1.5 Grupo de processos de encerramento .......................................................... 17 HISTÓRIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS ................................................................... 18 IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS........................................................... 21 GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO BASEADO NO PMBOK ............................ 23 6.1 Planejamento da Qualidade ........................................................................................ 25 6.2 Garantia da qualidade ................................................................................................. 31 6.3 Controlar a Qualidade ................................................................................................. 33 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................................... 39 3 INTRODUÇÃO Prezado aluno! O Grupo Educacional FAVENI, esclarece que o material virtual é semelhante ao da sala de aula presencial. Em uma sala de aula, é raro – quase improvável - um aluno se levantar, interromper a exposição, dirigir-se ao professor e fazer uma pergunta, para que seja esclarecida uma dúvida sobre o tema tratado. O comum é que esse aluno faça a pergunta em voz alta para todos ouvirem e todos ouvirão a resposta. No espaço virtual, é a mesma coisa. Não hesite em perguntar, as perguntas poderão ser direcionadas ao protocolo de atendimento que serão respondidas em tempo hábil. Os cursos à distância exigem do aluno tempo e organização. No caso da nossa disciplina é preciso ter um horário destinado à leitura do texto base e à execução das avaliações propostas. A vantagem é que poderá reservar o dia da semana e a hora que lhe convier para isso. A organização é o quesito indispensável, porque há uma sequência a ser seguida e prazos definidos para as atividades. Bons estudos! 4 CONCEITOS INICIAIS 2.1 Projetos Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. (PMI, 2017) Dois termos da definição de projetos merecem destaque: - Temporário não significa necessariamente de curta duração, mas sim que um projeto possui um início e um término definidos. Isso distingue o projeto dos trabalhos operacionais de natureza contínua. - Exclusivo indica a singularidade da natureza de cada projeto, pois mesmo que elementos repetitivos ou similares possam estar presentes em algumas entregas do projeto, o resultado de cada projeto é obtido sob uma combinação exclusiva de objetivos, circunstâncias, condições, contextos, fornecedores etc., ou seja gera um resultado único. De maneira geral, uma demanda específica pode ser definida como um projeto a partir das respostas para as seguintes perguntas. - Tem início e fim? - Tem escopo limitado? - Tem recursos definidos? - Gera um resultado único? Se a sua resposta para todas estas perguntas for positiva, então você tem um projeto. 5 2.2 Gerenciamento de projetos Fonte: artia.com Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adequadas às atividades do projeto, para atender aos seus requisitos. (PMI,2017) Para o Gerenciamento de Projetos, existe um profissional que conhece, domina e sabe aplicar técnicas, ferramentas e processos que integram o gerenciamento de projetos. É o gerente de projetos. O gerente de projetos é o principal responsável pelo sucesso do projeto, que pode ser medido, principalmente, pelo atingimento dos objetivos do projeto e por produzir as entregas de acordo com os requisitos e as expectativas das partes interessadas (PMI, 2017, Apud SILVA et al, 2017). Para gerenciar projetos é exigido experiência, responsabilidade e comprometimento com todas as etapas do projeto, respeitando limites, expectativas e competência de todas as partes envolvidas. Um gerenciamento de projeto ineficiente leva à falência do projeto. 6 2.3 Qualidade Qualidade é “a totalidade de características de uma entidade que a torna capaz de satisfazer necessidades explícitas ou implícitas”. Um aspecto crítico do gerenciamento da qualidade, no contexto do projeto, é a necessidade de traduzir as necessidades implícitas em necessidades explícitas, através do gerenciamento do escopo do projeto. (PMI,2017) A equipe de gerenciamento do projeto deve tomar cuidado para não confundir qualidade com funcionalidade. A funcionalidade é “uma categoria ou posição atribuída a entidades que possuam a mesma utilização funcional, mas diferentes exigências de qualidade”. Uma baixa qualidade é sempre um problema; uma baixa funcionalidade pode não ser. Por exemplo, um software pode ser de alta qualidade (sem defeitos aparentes, manual legível) e baixa funcionalidade (uma quantidade limitada de características), ou de baixa qualidade (muitos defeitos, documentação do usuário desorganizada) e alta funcionalidade (muitas características). (PMI,2017) 2.4 PMI Fonte: projectbuilder.com.br 7 O Project Management Institute (PMI) é a maior associação sem fins lucrativos do mundo para profissionais de Gerenciamento de Projetos. Seus padrões para o gerenciamento de projetos, programas de certificação, programas de pesquisa acadêmica e de mercado, capítulos e comunidades de prática são reconhecidos mundialmente e ajudam mais de 700 mil membros, credenciados e voluntários, em quase todos os países do mundo a melhorarem suas carreiras e aumentar as chances de sucesso em projetos de todos os tipos e tamanhos, desde a implantação de um servidor de e-mail até a construção de uma hidroelétrica. (OLIVEIRA et al., 2015) Certificação Fonte: buildin.com.br O PMP é a credencial emitida pelo PMI aos profissionais que satisfazem a todas as condições do programa de certificação. O portador dessa credencial participa do maior e mais prestigiado grupo de profissionais na comunidade de gerenciamento de projetos (PMIMG, 2011). A certificação PMP é vista por muitas empresas como uma evolução da carreira profissional e cada vez mais são 8 exigidas para o mercado de trabalho. A partir dessa certificação o profissional aperfeiçoao conhecimento em gerenciamento de projetos com base no guia PMBOK. (Apud BOMFIN et al., 2012) O PMP, segundo o PMIMG (2011), é um rigoroso programa de certificação profissional desenvolvido e mantido pelo PMI com base em um exame, visando ao avanço da profissão de gerenciamento de projetos e ao reconhecimento das conquistas individuais nessa área. (Apud BOMFIN et al., 2012) A Certificação PMP do PMI é reconhecida mundialmente e para obtê-la é necessário que o profissional tenha conhecimentos específicos em gerenciamento de projetos. Para manter a certificação, é necessário o comprometimento do profissional que, segundo o PMIMG (2011), deve satisfazer as condições do Programa Contínuo de Requisitos de Certificação (Continuing Certification Requirements Program – CCR) do PMI. Esse programa baseia-se na acumulação de unidades de desenvolvimento profissional (Professional Development Units – PDU), sendo que um PDU tipicamente equivale a uma hora de aprendizado planejado e estruturado ou de atuação profissional no gerenciamento de projetos. (Apud BOMFIN et al., 2012) PMBOK O Guia PMBOK – Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos é uma das publicações do PMI. As publicações do PMI recebem contribuições e experiências profissionais da sua comunidade de associados. Diversos assuntos são tratados como desenvolvimento de softwares, risco, valor agregado, cronogramas, aprimorando o cotidiano de portfólios, programas e projetos. (SILVA et al, 2017) Segundo (RICARDI, 2014), o Guia PMBOK visa fornecer diretrizes para os profissionais envolvidos no gerenciamento de projetos, por meio de um documento formal que apresenta normas, métodos, processos e práticas 9 reconhecidas pela comunidade de associados do PMI, como sendo úteis para a maioria dos projetos, considerando o gerenciamento de um projeto individualmente. (Apud SILVA et al, 2017) O PMBOK é um guia padrão de melhores práticas para o Gerenciamento de Projetos. É composto por 47 processos, divididos em 10 áreas do conhecimento e cinco grupos de processos. Estes processos recebem entradas, utilizam ferramentas e técnicas e fornecem saídas. Trata-se de processos de gestão, precisando ser adaptados às necessidades específicas de cada projeto, levando em consideração o ambiente onde ele será executado. Conforme citado anteriormente, o Guia PMBOK é elaborado com a colaboração da comunidade de associados do PMI, e que em grande parte são gerentes de projetos em exercício da função, acostumados com as dificuldades e soluções propostas. Porém, uma regra fundamental é estabelecida para que um conteúdo seja inserido no Guia PMBOK: a maioria dos associados precisa concordar que o conteúdo é aplicável aos projetos em geral, na maioria das situações. Isto significa que “não pode ser algo específico de uma determinada área de negócios, bem como de algum tipo de projeto em especial. Também deve aumentar as chances de sucesso do projeto, se for aplicado com conhecimento e habilidade” (RICARDI, 2014, Apud SILVA et al, 2017). Com relação ao gerente de projeto, o guia PMBOK destaca que este, juntamente com sua equipe de profissionais que atuam na gestão (equipe de gerenciamento de projeto) são responsáveis por definir o que é aplicável a cada projeto que se inicia, levando em consideração todas as variáveis internas e externas que possam influenciar no projeto em geral, como: ambiente, cultura local, as partes interessadas dentre outras variáveis. Devido à particularidade de cada projeto iniciado, raramente dois projetos utilizarão os mesmos componentes propostos pelo Guia PMBOK. Um gerente de projetos deve sempre verificar se algo que foi aplicado em um projeto anterior deverá ser aplicado aos próximos projetos, analisando constantemente os 10 benefícios ofertados. Para a governança do projeto, o guia PMBOK tem um item especifico, que a integra à governança organizacional. (SILVA et al, 2017) 3.1 GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PROPOSTOS PELO GUIA PMBOK Os processos de gerenciamentos de projetos propostos pelo guia PMBOK são agrupados pelas 10 áreas de conhecimento, facilitando o entendimento do guia e seu uso. (SILVA et al, 2017) As dez áreas de conhecimento caracterizam os principais aspectos envolvidos em um projeto e no seu gerenciamento: - Integração - Escopo - Tempo - Custos - Qualidade - Recursos humanos - Comunicações - Riscos - Aquisições - Partes interessadas 11 Fonte: mhavila.com.br Escopo, Tempo, Custos e Qualidade são os principais determinantes para o objetivo de um projeto: entregar um resultado de acordo com o escopo, no prazo e no custo definidos, com qualidade adequada; em outras palavras, o que, quando, quanto e como. Recursos Humanos e Aquisições são os insumos para produzir o trabalho do projeto. Comunicações, Partes interessadas e Riscos devem ser continuamente tratados para manter as expectativas e as incertezas sob controle, assim como o projeto no rumo certo. E Integração abrange a orquestração de todos estes aspectos. A partir das áreas de conhecimento, são separados cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos: http://www.mhavila.com.br/ 12 1. Iniciação 2. Planejamento 3. Execução 4. Monitoramento e Controle 5. Encerramento Fonte: PMI, 2017. Os grupos de processos de gerenciamento de projetos têm grande correspondência com o conceito do Ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act): Planejar - Fazer - Verificar - Agir (corrigir e melhorar). O grupo de Planejamento corresponde ao Planejar; Execução, ao Fazer; e Monitoramento e controle englobam Verificar e Agir. E como a natureza dos projetos é finita, o PMBOK ainda caracteriza os grupos de processos que iniciam (Iniciação) e finalizam (Encerramento) um projeto. 13 3.1.1 Grupo de processos de iniciação Segundo o PMI (2017) “O grupo de processos de iniciação é composto pelos processos que definirão um novo projeto ou uma nova fase, com autorização formal”. Os processos deste grupo são: - Desenvolver o termo de abertura do projeto: documento que autoriza a existência de um projeto, dando poderes ao gerente para aplicar recursos organizacionais. - Identificar as partes interessadas: Identificação de pessoas, grupo de pessoas ou empresas que podem influenciar ou serem influenciadas pelo projeto. 3.1.2 Grupo de processos de planejamento Conforme o PMI (2017), “O grupo de processos de planejamento contém os processos que irão estabelecer o escopo do projeto e os detalhes relacionados ao produto, serviço ou resultado a ser entregue, ao final do projeto”. É por meio do planejamento que as ações tomarão os rumos necessários em prol do alcance dos objetivos propostos no projeto. Os processos deste grupo são: - Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto: Definição e coordenação de todos os planos auxiliares, integrando-os a um gerenciamento de projeto abrangente. - Planejar o gerenciamento do escopo: Documento que determina como será a definição validação e controle do escopo. - Coletar os requisitos: Determinação, documentação e gerenciamento das necessidades das partes interessadas. - Definir o escopo: descrição detalhada do projeto e do produto. 14 - Criar a estrutura analítica do projeto (EAP): Subdivisão das entregas do projeto em partes menores para facilitar o gerenciamento. - Planejar o gerenciamento do cronograma: Estabelecimento de políticas, procedimentos e documentação par o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto. - Definir as atividades: Identificação das ações a serem realizadas. - Sequenciar as atividades: Identificação dos relacionamentos entre as atividades do projeto. - Estimar os recursosdas atividades: estimativa de tipos e quantidades de material recursos humanos equipamentos ou suprimentos necessários para a execução das atividades. - Estimar as durações das atividades: Estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para cada atividade. - Desenvolver o cronograma: Análise das sequencias das atividades, durações, recursos necessários e restrições do cronograma. - Planejar o gerenciamento dos custos: Estabelecimento de políticas, procedimentos e documentação para o planejamento, a gestão, as despesas e o controle dos custos do projeto. - Estimar os custos: Estimativa de custos dos recursos monetários necessários para a execução do projeto. - Determinar o orçamento: Agregação dos custos estimados de atividades, estabelecendo uma linha de base de custos autorizada. - Planejar o gerenciamento da qualidade: Identificação dos requisitos e padrões da qualidade do projeto e suas entregas. - Planejar o gerenciamento dos recursos humanos: Documentação de funções, responsabilidades, habilidades necessárias, hierarquias e a criação de um plano de gerenciamento de pessoal. - Planejar o gerenciamento das comunicações: Abordagem de um plano de comunicações do projeto, de acordo com as necessidades de informação e requisitos das partes interessadas. 15 - Planejar o gerenciamento dos riscos: Definição de como reduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. - Identificar os riscos: Definição dos riscos e suas características que podem afetar o projeto. - Realizar a análise qualitativa dos riscos: Priorização dos riscos para análise ou próxima ação, avaliando e combinando a probabilidade de ocorrência e impacto. - Realizar a análise quantitativa dos riscos: Análise do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto. - Planejar as respostas aos riscos: Descrição de opções e ações que aumentem as oportunidades e reduzam as ameaças aos objetivos do projeto. - Planejar o gerenciamento das aquisições: documentação das decisões de compras do projeto, identificando potenciais fornecedores. - Planejar o gerenciamento das partes interessadas: desenvolvimento de estratégias para o engajamento das partes interessadas de um projeto durante todo o ciclo de vida. 3.1.3 Grupo de processos de execução O grupo de processos de execução executam as atividades previamente definidas. Caso ocorram mudanças durante o projeto, o plano de gerenciamento de projetos será atualizado conforme as necessidades. Uma análise dos impactos das mudanças é de extrema importância para que a estratégia definida anteriormente seja adequada de forma eficaz. Os processos deste grupo são: - Orientar e gerenciar o trabalho do projeto: liderança e execução das atividades definidas. - Realizar a garantia da qualidade: auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições do controle de qualidade. 16 - Mobilizar a equipe do projeto: integração da equipe necessária para realizar as atividades. - Desenvolver a equipe do projeto: melhoria das competências e a interação da equipe para aprimoramento do desempenho do projeto. - Gerenciar a equipe do projeto: acompanhamento do desempenho dos integrantes da equipe. - Gerenciar as comunicações: gerenciamento das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. - Conduzir as aquisições: obtenção de respostas de fornecedores e celebração de contrato. - Gerenciar o engajamento das partes interessadas: comunicação com as partes interessadas para atendimento das necessidades, durante todo o ciclo de vida do projeto. 3.1.4 Grupo de processos de monitoramento e controle Este grupo de processo tem como objetivo o acompanhamento, análise e organização do processo e desempenho do projeto. As mudanças necessárias durante o projeto são gerenciadas nestes processos. É onde são comparados o planejamento com a execução, avaliando as variações de desempenho do projeto. Os processos deste grupo são: - Monitorar e controlar o trabalho do projeto: Acompanhamento, revisão e registro do progresso do projeto. - Realizar o controle integrado de mudanças: Revisão de todas as solicitações de mudança, aprovação e gerenciamento de mudanças. - Validar o escopo: Formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto. 17 - Controlar o escopo: Monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. - Controlar o cronograma: Monitoramento do andamento das atividades do projeto para atualização no seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas. - Controlar os custos: Monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu orçamento e mudanças na base de custo. - Controlar a qualidade: Monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade. - Controlar as comunicações: Monitoramento e controle das comunicações durante o ciclo de vida do projeto, assegurando o atendimento das necessidades de comunicação das partes interessadas. - Controlar os riscos: Implementação de planos de respostas aos riscos, acompanhamento dos riscos identificados e monitoramento dos riscos residuais, além da identificação de novos riscos e avaliação do processo de gerenciamento de riscos. - Controlar as aquisições: Gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e realização de mudanças e correções nos contratos, conforme necessidades. - Controlar o engajamento das partes interessadas: Monitoramento dos relacionamentos das partes interessadas do projeto e ajuste das estratégias e planos. 3.1.5 Grupo de processos de encerramento Este grupo de processos tem como objetivo finalizar as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, concluindo formalmente o projeto, fases e obrigações contratuais. Os processos deste grupo são: 18 - Encerrar o projeto ou fase: Finalização de todas as atividades de todos os grupos de projeto, encerrando formalmente o projeto ou fase. - Encerrar as aquisições: Finalização de todas as aquisições do projeto. HISTÓRIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Ao longo do tempo, o gerenciamento de projetos teve um papel importante na história da civilização. Por mais incrível que pareça, o gerenciamento de projetos é anterior à construção das pirâmides. (OLIVEIRA et al., 2015) Olhando para a construção da Grande Pirâmide de Quéops sob a ótica do gerenciamento de projetos, podemos identificar muitos obstáculos. A força de trabalho foi o problema mais óbvio, seguido pela originalidade das câmaras do rei, que foram construídas com granito extraído há mais de 400 quilômetros de distância. A Grande Pirâmide levou cerca de vinte anos para ser concluída e empregou 10.000 pessoas. Usando ferramentas primitivas feitas de cobre, os homens cortavam enormes blocos de pedra a um centímetro por hora. (OLIVEIRA et al., 2015) Na era medieval, o Reino Unido trouxe um novo contexto para o papel de gerente de projeto, que na época era desempenhado por trabalhadores da construção civil. Os gerentes de projeto daquela época tinham que saber como garantir a segurança das fortalezas, através de elementos arquitetônicos que pudessem dificultar ou impedir a entrada de invasores. Dentre as construções, havia escadarias em sentido horário que obrigavam o invasor a usar a espada com a mão esquerda, ou portas mais baixas no topo das escadas que forçavam o invasor a abaixar a cabeça para entrar, ficando assim vulnerável a um ataque. (OLIVEIRA et al., 2015) 19 Já no século 19, durante a primeira revolução industrial, os projetos de construção eram considerados como arte, tornando-se um pouco mais importantes quando as fábricas precisavamde grandes espaços para alocar trabalhadores, produtos e maquinário. Durante este tempo, enquanto a tecnologia avançava rapidamente, as ferramentas para projetos permaneciam praticamente as mesmas. A necessidade de um responsável por organizar e assumir o controle dos projetos fez surgir os supervisores de projetos, que sabiam ler, escrever e fazer contas, sendo precursores de uma nova era que agora também incorporava negócios, finanças e habilidades gerenciais. (OLIVEIRA et al., 2015) O século 20 foi palco de enormes mudanças no gerenciamento de projetos. Frederick Taylor usou o raciocínio de quebrar os elementos de um processo para melhorar a produtividade, criando as tarefas. Henry Gantt, por outro lado, criou a técnica de traçar sequência e duração das tarefas. O gráfico de Gantt é utilizado até os dias de hoje. É um recurso indispensável na maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. A segunda revolução industrial introduziu os motores movidos à combustão e a eletricidade, que influenciaram as tecnologias de produção em massa. Neste período, também foram desenvolvidas ou adaptadas técnicas de coordenação, que deram aos gerentes de projeto mais controle sobre o andamento dos projetos. (OLIVEIRA et al., 2015) Havia um cronograma bem agressivo, que incluía 60 tipos diferentes de profissionais. Algumas das tarefas foram sobrepostas, de modo a não se perder tempo. Foi o primeiro projeto de construção comercial a utilizar a técnica de fast- track. Em janeiro de 1930, a escavação do novo edifício foi iniciada antes da demolição do seu predecessor. Foram construídas quatro lajes e meia por semana, utilizando inovações que economizaram tempo e recursos. (OLIVEIRA et al., 2015) 20 Os números do projeto do Empire State Building são bastante expressivos. Foram demandados três mil e quinhentos homens e sete milhões de horas. O projeto foi concluído três meses antes do prazo, com dezoito milhões e trezentos mil dólares abaixo do orçamento. A terceira revolução industrial introduziu computadores, a Internet, e práticas de gestão. Em 1955, os militares dos EUA inventaram o PERT (Program Evaluation and Review Technique) para determinar o tempo que se levava para completar uma tarefa e identificar o tempo mínimo necessário para completar um projeto. Em 1957, a DuPont criou o CPM (Critical Path Method) para lidar com várias tarefas e interações de um projeto, incorporando algoritmos para definir as atividades do projeto. A Defesa dos EUA também introduziu ferramentas de projeto, tais como a estrutura de divisão de trabalho, que organiza o escopo de um projeto agrupando elementos de trabalho do projeto, conhecida como EAP (em inglês, WBS). Na década de 70, o Gerenciamento de Projetos tornou-se amplamente utilizado. O PMI (Project Management Institute) foi criado para dar enfoque às técnicas de projetos. (OLIVEIRA et al., 2015) Na década de 80 houve a incorporação da gestão de riscos para gerenciamento de projetos e na década de 90 foram introduzidas certificações profissionais em gerenciamento de projetos, como o PMP (Project Manager Professional). Em 2013, foi criada a área de conhecimento que se preocupa exclusivamente com a gestão de Stakeholders, reforçando a importância do bom gerenciamento de todas as partes interessadas no projeto. Segundo o relatório PMSURVEY.ORG, edição 2012, apenas 8% da alta administração das organizações dá pouco ou nenhum apoio a iniciativas relacionadas ao gerenciamento de projetos. Com isso, fica claro que o 21 gerenciamento de projetos passou a assumir papel estratégico nas organizações, e é levado muito a sério. (Apud OLIVEIRA et al., 2015) Como consequência natural, a figura do gestor profissional de projetos também é valorizada. Um dado, do mesmo relatório, que comprova isso é que 27% das organizações exigem ou pretendem exigir que os profissionais responsáveis por projetos sejam certificados PMP. Outros 51% dizem que a certificação é vista como um diferencial. Somente 21% das organizações são indiferentes quanto a ter ou não profissionais certificados. Desde as grandes pirâmides até os projetos de alta tecnologia, as práticas de gerenciamento de projetos têm melhorado continuamente. Por este motivo, esta obra pode ser o ponto de partida para o seu aprendizado sobre o tema, mas de forma alguma deve ser o passo final. (OLIVEIRA et al., 2015) IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir os seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos processos de gerenciamento de projetos identificados para o projeto. O gerenciamento de projetos permite que as organizações executem projetos de forma eficaz e eficiente. O gerenciamento de projetos eficaz ajuda indivíduos, grupos e organizações públicas e privadas a: - Cumprirem os objetivos do negócio. - Satisfazerem as expectativas das partes interessadas. - Serem mais previsíveis. - Aumentarem suas chances de sucesso. 22 - Entregarem os produtos certos no momento certo. - Resolverem problemas e questões. - Responderem a riscos em tempo hábil. - Otimizarem o uso dos recursos organizacionais. - Identificarem, recuperarem ou eliminarem projetos com problemas. - Gerenciarem restrições (por exemplo, escopo, qualidade, cronograma, custos, recursos). - Equilibrarem a influência de restrições do projeto (por exemplo, o aumento de escopo pode aumentar custos ou o prazo). - Gerenciarem melhor as mudanças. Os projetos mal gerenciados ou a ausência do gerenciamento de projetos podem resultar em: - Prazos perdidos, - Estouros de orçamento, - Má qualidade, - Retrabalho, - Expansão descontrolada do projeto, - Perda de reputação para a organização, - Partes interessadas insatisfeitas, e - Incapacidade de alcançar os objetivos para os quais o projeto foi empreendido. Os projetos são uma maneira chave de criar valor e benefícios nas organizações. No ambiente de negócios atual, os líderes organizacionais precisam ser capazes de gerenciar orçamentos cada vez mais apertados, prazos mais curtos, recursos mais escassos e uma tecnologia que muda rapidamente. O ambiente de negócios é dinâmico, com um ritmo acelerado de mudança. Para se manterem competitivas na economia mundial, as empresas estão adotando 23 o gerenciamento de projetos para entregar valor de negócio de forma consistente. O gerenciamento de projetos eficaz e eficiente deve ser considerado uma competência estratégica nas organizações. Isso permite que as organizações: - Vinculem os resultados do projeto com os objetivos do negócio. - Concorram com mais eficácia nos seus mercados. - Sustentem a organização. - Respondam ao impacto das mudanças de ambiente de negócios nos projetos, ajustando adequadamente os planos de gerenciamento de projetos. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO BASEADO NO PMBOK O Gerenciamento da Qualidade do Projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido. Isso envolve “todas as atividades da função gerencial que determinam as políticas, os objetivos e as responsabilidades da qualidade e os implementam no sistema da qualidade através de meios como planejamento da qualidade, controle da qualidade, garantia da qualidade e melhoria da qualidade”. De acordo com a quinta edição do Guia PMBOK (2013, Apud GALIAZI et al., 2015), há um estudo específico sobre o Gerenciamento de Qualidade que considera que existem três processos específicos para o Gerenciamento da Qualidade: - Planejar o Gerenciamento da Qualidade: trata do processo de identificação dos requisitos e/ou padrões da qualidadedo projeto e suas 24 entregas, além da documentação de como o projeto demonstrará a conformidade com os requisitos e/ou padrões de qualidade; - Realizar a garantia da Qualidade: é o processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle de qualidade para garantir o uso das melhores formas de avaliação; - Controlar a qualidade: foca no processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias. Esses processos interagem mutuamente e com os processos de outras áreas de conhecimento. Cada processo pode envolver o esforço de um ou mais indivíduos ou grupos de indivíduos, dependendo das necessidades do projeto. De maneira geral, cada processo ocorre pelo menos uma vez em cada fase do projeto. De acordo com o PMI (2017) o gerenciamento da qualidade do projeto deve ser direcionado tanto para o gerenciamento do projeto quanto para do produto do projeto. O termo genérico produto é ocasionalmente empregado na literatura da qualidade para referenciar tanto a bens quanto a serviços. O fracasso em atingir-se os requisitos de qualidade em qualquer uma das dimensões, pode trazer consequências negativas sérias para algumas ou todas as partes envolvidas no projeto. Por exemplo: - Atender os requisitos dos clientes, através de trabalho extra da equipe do projeto, pode produzir consequências negativas com o aumento de atrito entre os funcionários. - Atender os objetivos de prazo do projeto acelerando as inspeções de qualidade planejadas, pode gerar consequências negativas caso alguns erros não sejam detectados. 25 6.1 Planejamento da Qualidade O planejamento da qualidade envolve identificar que padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar como satisfazê-los. Ele é um dos processos facilitadores chave do planejamento do projeto e deve ser executado de forma regular e em paralelo com os outros processos de planejamento do projeto. Por exemplo, mudanças no produto do projeto, necessárias para atender os padrões de qualidade identificados, podem exigir ajustes no prazo ou no custo ou, ainda, a qualidade desejada do produto pode exigir uma análise detalhada do risco de um problema identificado. Antes do desenvolvimento das séries ISO 9000, as atividades aqui descritas como planejamento da qualidade eram amplamente discutidas como parte da garantia da qualidade. (PMI, 2017) As técnicas de planejamento da qualidade discutidas aqui são aquelas mais frequentemente empregadas nos projetos. Existem muitas outras que podem ser úteis em determinados projetos ou em algumas áreas de aplicação. A equipe do projeto deve, também, estar atenta a um dos princípios fundamentais da moderna gerência de qualidade - a qualidade é planejada, não inspecionada. Fonte: PMI, 2017. 26 Entradas 1- Políticas de qualidade. As políticas de qualidade podem ser definidas como “as intenções e direcionamentos globais de uma organização com relação à qualidade, expressos formalmente pela alta gerência”. Na maioria das vezes, as políticas de qualidade da organização podem ser adotadas pelo projeto “na sua forma original”. Entretanto, se na organização faltarem políticas formais de qualidade, ou se o projeto envolver múltiplas organizações (como as joint-venture), a equipe de gerenciamento do projeto deve desenvolver suas próprias políticas de qualidade para o projeto. Seja qual for a origem das políticas de qualidade, a equipe de gerenciamento do projeto é responsável por garantir que as partes envolvidas no projeto estejam plenamente conscientes dela (por exemplo, através da distribuição adequada das informações). (PMI, 2017) 2- Declaração do escopo. A declaração do escopo é a entrada chave para o planejamento da qualidade, uma vez que ela documenta os principais subprodutos do projeto bem como os objetivos do projeto que servem para definir importantes requisitos das partes envolvidas. (PMI, 2017) 3- Descrição do produto. Embora os elementos da descrição do produto possam estar incorporados na declaração do escopo, a descrição do produto conterá, na maioria das vezes, detalhes de questões técnicas e outros aspectos, que podem afetar o planejamento da qualidade. (PMI, 2017) 27 4- Padrões e regulamentos. A equipe de gerenciamento do projeto deve considerar os padrões e regulamentos específicos da área de aplicação que possam afetar o projeto. (PMI, 2017) 5- Outras saídas dos processos. Além da declaração do escopo e da descrição do produto, os processos das outras áreas de conhecimento podem produzir saídas que devem ser consideradas como parte do planejamento da qualidade. Por exemplo, o planejamento das aquisições pode identificar as exigências de qualidade dos contratantes que devem estar refletidas em todo o plano de gerenciamento da qualidade. (PMI, 2017) Ferramentas e Técnicas 1- Análise de custo/benefício. Os processos de planejamento da qualidade devem considerar as relações de custo/benefício. O principal benefício do atendimento dos requisitos de qualidade é um menor retrabalho, o que significa maior produtividade, menores custos e aumento da satisfação das partes envolvidas. O principal custo do atendimento dos requisitos de qualidade é o gasto associado às atividades de gerenciamento da qualidade do projeto. É um axioma da disciplina de gerência da qualidade que os benefícios superam os custos. (PMI, 2017) 2- Benchmarking. O Benchmarking envolve comparar as práticas reais ou planejadas do projeto com as de outros projetos, para gerar ideias de melhoria e fornecer um 28 padrão pelo qual se possa medir o desempenho. Os outros projetos podem estar dentro da organização executora ou fora dela. Podem, ainda, estar dentro da mesma área de aplicação ou em outra área. (PMI, 2017) 3- Fluxogramação. Um fluxograma é qualquer diagrama que mostre como os vários elementos de um sistema se relacionam. As técnicas de fluxogramação comumente usadas no gerenciamento da qualidade são (PMI, 2017): - Diagrama de Causa e Efeito: também conhecido como Diagrama de Ishikawa ou Diagrama Espinha de Peixe, que ilustra como as diversas causas e sub- causas estão relacionadas com a criação de problemas ou efeitos potenciais. A abaixo é um exemplo de um diagrama de causa e efeito genérico. - Fluxogramas de Sistema ou Processo, que mostram como os diversos elementos do sistema se interagem. Abaixo pode-se visualizar um exemplo de um fluxograma de processo para revisão de projeto Fonte: PMI, 2017. 29 A fluxogramação pode auxiliar a equipe do projeto a antecipar os problemas de qualidade e onde esses problemas podem ocorrer e, por conseguinte, auxiliar na elaboração de abordagens para lidar com os mesmos. 4- Desenho de experimentos. O desenho de experimentos é um método estatístico que auxilia a identificar que fatores provavelmente influenciam determinadas variáveis. A técnica é mais freqüentemente aplicada ao produto do projeto (por exemplo, os projetistas do setor automobilístico podem desejar determinar que combinações de suspensão e pneus produzirão as mais vantajosas características de locomoção a um custo razoável). Essa técnica pode, também, aplicar-se às questões da gerência de projeto, tais como os balanceamentos entre prazo e custo. Por exemplo, embora os engenheiros senior sejam mais caros que os engenheiros junior, espera-se, também, que os primeiros completem o trabalho num menor prazo. Um “experimento” bem projetado (neste caso, computando os custos e prazos das diversas combinações de engenheiros sênior e júnior) permitirá, na maioria das vezes, determinar uma solução ótima, para uma quantidade relativamentelimitada de casos. (PMI, 2017) 5- Custo da Qualidade. O custo da qualidade refere-se ao custo total de todos os esforços empreendidos para atingir a qualidade do produto/serviço, e inclui todo o trabalho para garantir a conformidade com os requisitos, bem como todo o trabalho resultante da não conformidade com os requisitos. Existem três tipos de custos: custos de prevenção, custos de avaliação e custos de falha, onde o último é desmembrado em custos de falha interna e externa. (PMI, 2017) 30 Saídas 1- Plano de gerenciamento da qualidade. O plano de gerenciamento da qualidade deve descrever como a equipe de gerenciamento do projeto irá implementar suas políticas de qualidade. Na terminologia ISO 9000, ele deve descrever o sistema de qualidade do projeto: “a estrutura organizacional, responsabilidades, procedimentos, processos e recursos necessários para implementar o gerenciamento da qualidade”. O plano de gerenciamento da qualidade é entrada para o plano geral do projeto e deve endereçar o controle da qualidade, a garantia da qualidade e a melhoria da qualidade do projeto. O plano de gerenciamento da qualidade pode ser formal ou informal, muito detalhado ou bastante amplo, tendo como base as necessidades do projeto. (PMI, 2017) 2- Definições operacionais. Uma definição operacional descreve, em termos bastante específicos, o que significa cada elemento e como ele será medido no processo de controle da qualidade. Por exemplo: não é suficiente dizer que alcançar as datas planejadas no cronograma é uma medida do gerenciamento da qualidade; a equipe de gerenciamento do projeto deve também indicar se cada atividade deve iniciar na data planejada ou somente terminar na data planejada; se as atividades individuais serão medidas ou somente certos resultados e, em caso positivo, quais deles. As definições operacionais são também chamadas, em algumas áreas de aplicação, de métricas. (PMI, 2017) 31 3- Checklists. Um checklist é uma ferramenta estruturada, normalmente contendo itens específicos, utilizada para verificar se um conjunto de passos necessários estão sendo executados. Os checklists podem ser simples ou complexos. Normalmente são utilizadas frases imperativas (“Faça isto!”) ou interrogativas (“Você fez isto?”). Muitas organizações possuem checklists padronizados para garantir consistência nas atividades mais comumente realizadas. Em algumas áreas de aplicação, os checklists são também disponibilizados por associações profissionais ou fornecedores de serviços. (PMI, 2017) 4- Entradas para outros processos. O processo de planejamento da qualidade pode identificar a necessidade de atividades adicionais em outras áreas. (PMI, 2017) 6.2 Garantia da qualidade A garantia da qualidade consiste de todas as atividades planejadas e sistematizadas, implementadas no sistema da qualidade para prover segurança de que o projeto satisfaz os padrões de qualidade relevantes. Ela deve ser executada ao longo do projeto. Antes do desenvolvimento das séries ISO 9000, as atividades descritas no planejamento da qualidade eram, na sua maioria, incluídas como parte da garantia de qualidade. A garantia da qualidade é frequentemente fornecida pelo Departamento de Garantia da Qualidade ou unidade organizacional similar, embora isso não seja uma exigência. A garantia pode ser fornecida à equipe de gerenciamento do projeto e à gerência da organização executora (garantia da qualidade interna), ou pode ser fornecida ao cliente e outros não diretamente envolvidos no trabalho do projeto (garantia da qualidade externa). (PMI, 2017) 32 Entradas 1- Plano de gerenciamento da qualidade. 2- Resultados da medição do controle da qualidade. As medições do controle de qualidade são os registros dos testes e medições do controle de qualidade num formato adequado para comparações e análises. 3- Definições operacionais. Ferramentas e Técnicas 1- Ferramentas e técnicas do planejamento da qualidade. 2- Auditorias de qualidade. Uma auditoria de qualidade é uma revisão estruturada de outras atividades do gerenciamento da qualidade. O objetivo da auditoria da qualidade é identificar as lições aprendidas que possam melhorar o desempenho deste Fonte: PMI, 2017. 33 projeto ou de outros projetos da organização executora. As auditorias de qualidade podem ser planejadas ou casuais, podendo ser conduzidas tanto por auditores da própria organização, devidamente treinados, quanto por terceiros, tais como agências de registro de sistemas de qualidade. (PMI, 2017) Saídas 1- Melhoria da qualidade. A melhoria da qualidade inclui a tomada de ações para aumentar a efetividade e a eficiência do projeto para proporcionar benefícios adicionais para as partes envolvidas no projeto. Na maioria dos casos, implementar as melhorias de qualidade exigirá a preparação de requisições de mudanças ou a tomada de ação corretiva e será gerenciada de acordo como os procedimentos do controle geral de mudanças. (PMI, 2017) 6.3 Controlar a Qualidade O controle da qualidade envolve monitorar os resultados específicos do projeto para determinar se eles estão de acordo com os padrões de qualidade relevantes e identificar formas de eliminar as causas dos resultados insatisfatórios. Deve ser executado ao longo do projeto. Os resultados do projeto incluem tanto os resultados do produto quanto os resultados do gerenciamento do projeto, tais como desempenho do custo e do prazo. O controle da qualidade é normalmente executado pelo Departamento de Controle da Qualidade ou unidade organizacional similar, embora isso não seja uma exigência. (PMI, 2017) A equipe de gerenciamento do projeto deve ter conhecimento prático de controle estatístico da qualidade, especialmente sobre as técnicas de amostragem e probabilidade, para auxiliá-la na avaliação das saídas do controle da qualidade. Dentre outros assuntos, ela deve saber a diferença entre: 34 • Prevenção (manter os erros fora dos processos) e inspeção (manter os erros fora das mãos do cliente). • Amostragem por atributo (o resultado está conforme ou não) e amostragem por variável (os resultados são distribuídos numa escala contínua que mede o grau de conformidade). • Causas especiais (eventos não usuais) e causas aleatórias (variações normais do processo). • Tolerâncias (o resultado é aceitável se está dentro de um intervalo específico de tolerância) e limites de controle (o processo está sob controle se o resultado está dentro dos limites de controle). Fonte: PMI, 2017. Entradas 1- Resultados do trabalho. Incluem tanto os resultados dos processos quanto os resultados do produto. As informações sobre os resultados esperados ou planejados (do plano do projeto) devem estar disponíveis juntamente com as informações dos resultados apurados. (PMI, 2017) 35 2- Plano de gerenciamento da qualidade. 3- Definições operacionais. 4- Checklists (Lista de verificações). Ferramentas e Técnicas 1- Inspeção. A inspeção inclui as atividades tais como medir, examinar e testar, executadas para determinar se os resultados estão em conformidade com os requisitos. As inspeções podem ser conduzidas em qualquer nível (por exemplo, os resultados de uma simples atividade podem ser inspecionados ou o produto final do projeto pode ser inspecionado). As inspeções são chamadas, de forma variada, revisões, revisões de produto, auditorias e acompanhamentos (walkthroughs); em algumas áreas de aplicação estes termos possuem um significado específico e limitado. (PMI, 2017) 2- Cartas de controle. As cartas de controle são gráficos que apresentam os resultados de um processo ao longo do tempo. São utilizadas para determinar se o processo está“sob controle” (por exemplo, existem diferenças nos resultados devido a variações aleatórias ou existem ocorrências de eventos não usuais cujas causas devem ser identificadas e corrigidas?). Quando um processo está sob controle, ele não deve ser ajustado. O processo pode ser modificado para proporcionar melhorias, mas ele não deve ser ajustado quando está sob controle. As cartas de controle podem ser usadas para monitorar qualquer tipo de variável de saída. Embora mais frequentemente utilizadas no acompanhamento de atividades 36 repetitivas, tais como lotes de fabricação, as cartas de controle podem, também, ser empregadas para monitorar as variações de custo e prazo, volume e frequência de mudanças no escopo, erros nos documentos do projeto ou outros resultados do gerenciamento para ajudar a determinar se o processo de gerenciamento do projeto está sob controle. (PMI, 2017) 3- Diagramas de Pareto. O diagrama de Pareto é um histograma, ordenado por frequência de ocorrência, que mostra quantos resultados foram gerados por tipo ou categoria de causa identificada. A ordenação por frequência é utilizada para direcionar as ações corretivas - a equipe do projeto deve tomar ações para corrigir, primeiro, os problemas que estão causando a maior quantidade de defeitos. Os diagramas de Pareto estão, conceitualmente, relacionados à Lei de Pareto que afirma que uma quantidade consideravelmente pequena de causas irá, tipicamente, produzir a grande maioria dos problemas ou defeitos. Ela é comumente referenciada como princípio de 80/20, onde 80 por cento dos problemas se devem a 20 por cento das causas. (PMI, 2017) 4- Amostragem estatística. A amostragem estatística envolve escolher para inspeção uma parte da população alvo (por exemplo, escolher aleatoriamente dez plantas de engenharia de uma lista de setenta e cinco). Uma amostragem apropriada normalmente reduz os custos de controle da qualidade. Existe um corpo significativo de conhecimento sobre amostragem estatística; em algumas áreas de aplicação é necessário que a equipe de gerenciamento do projeto esteja familiarizada com a variedade de técnicas de amostragem. (PMI, 2017) 5- Fluxogramação. A fluxogramação é usada no controle da qualidade para auxiliar na análise dos problemas. (PMI, 2017) 37 6- Análise de tendência. A análise de tendência envolve a utilização de técnicas matemáticas para prever resultados futuros com base nos resultados históricos. A análise de tendência é normalmente empregada para monitorar: • Desempenho técnico - quantos erros ou defeitos foram identificados, quantos permanecem sem correção. • Desempenho de custo e prazo - quantas atividades, por período, foram concluídas com variações significativas. Saídas 1- Melhoria da qualidade. 2- Decisões de aceitação. (Os itens inspecionados serão aceitos ou rejeitados.) 3- Retrabalho. O retrabalho é uma ação tomada para adequar os itens com defeito, ou em não conformidade, aos requisitos ou especificações. O retrabalho, especialmente aquele não antecipado, é causa frequente de atrasos no projeto, na maioria das áreas de aplicação. A equipe do projeto deve empreender o máximo de esforço para minimizar o retrabalho. (PMI, 2017) 4- Checklists preenchidos Quando os checklists são utilizados, aqueles preenchidos devem fazer parte dos registros do projeto. (PMI, 2017) 38 5- Ajustes no processo. Os ajustes no processo envolvem a tomada de ações corretivas ou preventivas imediatas como resultado das medições do controle de qualidade. Em alguns casos, os ajustes no processo podem necessitar ser tratados conforme os procedimentos do controle geral de mudança. (PMI, 2017) 39 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BOMFIN, David Ferreira et al. GERENCIAMENTO DE PROJETOS SEGUNDO O GUIA PMBOK: DESAFIOS PARA OS GESTORES. 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