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AULA 6 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Prof.ª Edicreia Andrade dos Santos 02 CONVERSA INICIAL Implantar ou não um sistema de informações gerenciais? Essa é uma dúvida de diversos gestores, já que atualmente a informação é um recurso de extrema utilidade para a organização. Essas informações compõem os sistemas, que podem ser um instrumento de auxílio ao gestor na tomada de decisão. Um sistema bem estruturado é a chave para saber exatamente o que ocorre na entidade, diferentemente do que ocorre em sistema com falhas, nos quais as informações apresentadas são imprecisas e podem levar os gestores a tomarem decisões erradas, o que pode ser prejudicial para o negócio. Devido a isso, as empresas buscam estruturar sistemas de informações gerenciais e de apoio à decisão, visando transformar as informações disponíveis sobre as operações e as estratégias da entidade em instrumentos para atender às necessidades organizacionais e alcançar os objetivos almejados. Diante desse contexto, levando em consideração a relevância do tema, o objetivo desta aula é o conhecimento sobre as etapas de implantação do sistema de informações gerenciais e as demais informações relevantes. CONTEXTUALIZANDO Os sistemas de informações gerenciais (SIG) possuem um papel fundamental na gestão organizacional. Eles oferecem dados para a geração de relatórios, que possuem como finalidade auxiliar os gestores a explicar desempenhos passados e prever desempenhos futuros, a fim de direcionar a empresa para o caminho certo. De forma geral, esses sistemas prestam informações sobre as atividades básicas das empresas, além da elaboração de relatórios que auxiliem no planejamento e no controle de operações importantes. Segundo Laudon e Laudon (2007), o número e os tipos de sistemas de informação que podem ser utilizados em alguma organização varia de acordo com a informação gerada. 03 Os métodos vão desde modelos básicos de sistemas relacionados à resolução de problemas, voltados para o desenvolvimento de novos sistemas, a métodos relacionados ao ciclo de vida de um sistema tradicional (Laudon, Laudon, 2007). Nos próximos temas, conheceremos melhor o funcionamento da implantação de um sistema de informações gerenciais. TEMA 1 – O ALINHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO COM O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Qualquer organização, ao implantar determinada estratégia, precisa buscar alinhá-la ao planejamento da organização, para que todos os setores e membros da organização estejam envolvidos na estratégia de implantação. A origem do termo estratégia remete aos tempos antigos, mais precisamente na Grécia Antiga, onde se originou o termo “strategos”, que significava “a arte do general de exército” (Mintzberg; Quinn, 2001). Com o passar dos anos, esse termo foi estendido a outras áreas, bem como para o contexto empresarial. As definições também passaram por mudanças, visto que nesse período não existia um consenso em relação à conceituação do termo planejamento estratégico visando estabelecer uma definição única. Mintzberg e Quinn (2001) identificaram cinco características básicas, apresentadas na Tabela 1: Tabela 1 – Definições de estratégia Estratégia Definição Características Plano Curso ou ação, diretriz. • Preparadas previamente às ações. • Desenvolvidas consciente e deliberadamente. Pretexto Manobra específica. • Relacionada à estratégia como plano, com intuito de “manobrar” a concorrência. Padrão Consistência de comportamento • Padrão relacionado à ação, com intenção. • Pode haver um plano implícito atrás do padrão. Posição Posição em relação a uma referência. • Ponto de referência: ambiente, concorrente, mercado. • Olhar para fora (posicionamento), relacionando à organização. Perspectiva Conceito da organização, visualizado internamente. • Perspectiva compartilhada. • Olhara para dentro (perspectiva), relacionando à organização. Fonte: Mintzberg; Quinn, 2001. As informações apresentadas na Tabela 1 podem vir a ser adaptadas de acordo com a estratégia que a organização deseja seguir, ela pode vir a adotar uma estratégia, duas, ou até todas. Por exemplo, uma organização pode optar por 04 adotar somente a estratégia de planejar com antecedência suas ações e não adotar mais nenhuma estratégia. Quando se trata da implantação de um sistema de informação, um dos conceitos mais significativos sobre alinhamento da estratégia refere-se ao alinhamento entre o plano estratégico de negócio (PEN) e o plano estratégico de tecnologia de informação (PETI) (King, 1988). O alinhamento entre esses dois elementos garantirá a adequação da estratégia empresarial com a tecnologia da informação disponível. O Planejamento Estratégico de Negócio (PEN) pode ser conceituado como um sistema integrado de decisões, capaz de produzir dados e informações que contribuam para que os gestores pensem estrategicamente, apoiando a construção das estratégias futuras (Mintzberg; Quinn, 2001). Esse tema é antigo, porém ficou por algum tempo esquecido; no final da década de 1990, ganhou relevância novamente, ao ser associado com um instrumento de alinhamento estratégico. O PEN está intimamente ligado com a estratégia. Ele é responsável pela elaboração de um plano efetivo para identificação dos pontos fortes e pontos fracos, objetivos, ameaças e oportunidades que compõem o negócio. Ele é elaborado com base em informações externas e internas, as quais são utilizadas para a definição dos caminhos que a entidade deve seguir. Enquanto o PNE está relacionado a estratégia da empresa, o Plano Estratégico de Tecnologia de Informação (Peti), como próprio termo já indica, está relacionado com a estratégia da tecnologia da informação. Ele refere-se a um conjunto de ferramentas e técnicas utilizadas para a identificação de dados relacionados à área da tecnologia da informação que possibilitam apoiar os negócios organizacionais e o desenvolvimento de arquiteturas de informação, objetivos, estratégias e aplicações estratégicas (Affeldt; Vanti, 2009). Assim como o PIN, o Peti também elabora um plano efetivo, só que focado nos aspectos relacionados à tecnologia da informação. Da união desses dois fatores é estabelecido o Alinhamento Estratégico (AE). O alinhamento estratégico refere-se à aplicação da tecnologia da informação no tempo e de modo correto, buscando sempre alinhar tais tecnologias com as estratégias da empresa. No próximo tema, continuaremos detalhando o processo de implantação dos sistemas de informação e estudaremos o ciclo de vida dos sistemas. 05 Saiba mais Que tal conhecer um exemplo prático do alinhamento da estratégia da empresa com o Ti? Saiba mais assistindo ao vídeo “Como alinhar TI ao negócio e impulsionar as métricas e a geração de valor”, com o gerente de TI do Wal-Mart. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=ySqaWvkDOHo>. TEMA 2 – CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS As dúvidas em relação aos recursos e estrutura necessária para o desenvolvimento dos sistemas informação estão entre as maiores causas de erros ou insucessos de sua implantação. Nesse contexto, as abordagens de ciclo de vida dos sistemas visam contribuir para a identificação das necessidades dos usuários dos sistemas de informação. De acordo com o Yourdon (1990), o planejamento do ciclo de vida de um sistema consiste no modo como a implantação será realizada pela entidade. Ele não é difícil, qualquer membro da área de desenvolvimento de sistemas com as devidas informações pode ser o responsável pelo desenvolvimento do projeto. De acordo com Alves e Vanalle (2001), estabelecer o ciclo de vida de um projeto de sistema é importante pelos seguintes motivos: • ele define as atividades a serem executadas em um projeto; • ele fornece consistência entre os muitos projetos em desenvolvimento em uma mesma empresa; • ele introduzmecanismos de verificação para o controle gerencial de decisões; • ele oferece facilidades para o gerenciamento de prazos. Os ciclos de vida se dividem em: clássico, de prototipação e em espiral. Esses três modelos serão detalhados nos próximos subtemas. 2.1 Ciclo de vida clássico O ciclo de vida clássico ou tradicional é o método mais antigo de elaboração de sistemas de informação. Nesse método, a montagem do sistema é dividida em etapas em cascata, nas quais as tarefas de cada etapa devem estar terminadas antes de partir para o próximo estágio. No entanto, apesar disso, os gestores podem voltar ao estágio anterior, se for necessário. Na Figura 1 são apresentadas as etapas dessa metodologia: 06 Figura 1 – Ciclo de vida sistema clássico Fonte: Laudon; Laudon, 2010. Esse método é marcado pela formalidade na divisão de tarefas e pelas especificações em papéis, o que acaba gerando muitos documentos no decorrer do projeto. O ciclo de vida clássico é muito utilizado em sistemas complexos, que exigem análise e controle mais rigorosos; dessa forma, ele não é tão indicado para pequenas empresas que possuem sistemas mais simples. Como ponto negativo, podemos destacar que o ciclo de vida clássico é muito demorado. Como citado, uma etapa se inicia, assim que a etapa anterior termina, e todo esse processo gera um grande volume de documentos. Caso seja necessário voltar a uma etapa já terminada, toda a papelada que já havia sido produzida precisará ser refeita. 2.2 Prototipagem A prototipagem consiste na montagem de um sistema experimental, de forma rápida e sem muitos gastos. Ele consiste em um modelo preliminar que pode representar uma parte ou o todo do sistema de informação, que pode ser mudado diversas vezes com a finalidade de ser convertido no modelo de sistema considerado ideal para os seus usuários. Na Figura 2 é apresentado um modelo de protótipo. 07 Figura 2 – Prototipagem Fonte: Alves; Vanalle, 2001. Conforme a Figura 2, podemos observar que esse modelo ajuda o desenvolvedor a estruturar o sistema que será implementado. De acordo com Alves e Vanalle (2001, p. 4), esse modelo pode assumir três formas: • Um protótipo em papel ou um modelo computacional, que apresente ao usuário as informações de forma clara. • Um protótipo de trabalho que teste algumas funções que são exigidas pelo sistema desejado. • Um programa existente que execute uma parte ou toda a função desejada para o novo sistema, mas com elementos que poderão ser melhoradas no decorrer do desenvolvimento. Assim como o modelo clássico, a prototipagem também possui limitações. Como é um processo realizado de forma rápida, muitas vezes motivado pela pressa dos usuários, pode ocorrer falhas no modelo quando implantado. Além disso, como a prototipagem pode ser referente a apenas uma parte do modelo, na junção com o resto do sistema podem ocorrer problemas no âmbito geral. 2.3 Ciclo de vida em espiral O ciclo de vida em espiral busca unir as melhores características dos dois modelos anteriores, com a inclusão de mais um elemento: a análise de riscos. Na Figura 3 é apresentado um modelo de ciclo de vida em espiral. 08 Figura 3 – Ciclo de vida em espiral Fonte: Boehm, 1975. Conforme a Figura 3, vemos que esse modelo possui diversos pontos positivos. O principal é a possibilidade de analisar a evolução do desenvolvimento do sistema em cada etapa. Como ponto negativo, podemos destacar a impossibilidade de sua utilização em sistemas terceirizados. No próximo tema, avançaremos mais uma etapa conhecendo como funciona a implantação dos sistemas de informações. TEMA 3 – A IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES A implantação dos sistemas de informação começa com o levantamento e a análise de um novo sistema; essa etapa é a fase mais importante de todo o projeto de desenvolvimento (Cassarro, 1999). Caso já exista um sistema em utilização, deve-se buscar extrair seus pontos positivos e resolver as possíveis 09 falhas na construção do novo projeto. Posteriormente, é realizada a definição clara dos objetivos que se espera alcançar com o desenvolvimento do sistema. A tecnologia da informação empregada é outro fator que deve ser observado no decorrer da implementação do sistema, visando ao estabelecimento das funcionalidades do sistema. Em seguida, também são identificadas as necessidades e as expectativas dos usuários. Ao longo da implementação do projeto, é possível ver que a etapa mais importante é o levantamento dos requisitos necessários, já que é nesse estágio que é discutida a necessidade de implantar um sistema, no caso de já existir outro sistema em funcionamento. Já que, a partir do momento em que é identificado, que não é necessário um novo sistema, todas as etapas posteriores são desnecessárias. A participação do usuário é outro fator importante no que tange à implementação de um sistema, sendo ele o mais interessado na eficiência do projeto. É necessário que ele possa participar de sua construção e de seu desenvolvimento. Para Purba, Sawh e Shah (1995), esse procedimento traz algumas vantagens, como favorecer a troca de conhecimentos e experiências entre os usuários para o projeto do sistema, permitindo que eles lutem a favor do sucesso do projeto e, também, permite que esses usuários “testem” o sistema desde o começo, evitando surpresas quando o projeto estiver concluído e for entregue para teste. No entanto, é preciso que os usuários estejam atentos ao relacionamento existente entre os componentes técnicos de um sistema e a estrutura de funcionamento da empresa. Os desenvolvedores de sistemas devem levar em consideração os objetivos de gestão e o processo decisório, bem como o impacto que esses sistemas terão sobre usuários, colaboradores e todo o contexto organizacional (Rezende; Abreu, 2000). Na figura a seguir, são apresentados os motivos para falhas na implantação dos sistemas de informações. 010 Figura 4 – Falhas no processo de implantação de um sistema de informação Fonte: Schmitt, 2004. Conforme a Figura 4, é possível inferir que a maioria das falhas está relacionada aos aspectos técnico do sistema, como software, hardware, infraestrutura, soluções técnicas etc. Em alguns casos, a equipe e os usuários também podem contribuir com as falhas no projeto, principalmente quando eles não estão comprometidos com a eficácia do desenvolvimento do sistema. A equipe também pode contribuir para o sucesso da implantação, principalmente quando existe participação efetiva de todos os usuários e quando há apoio da gerência. No próximo tema, continuaremos a tratar de conceitos relacionados ao sistema ao identificar o tipo que representa a empresa. 011 TEMA 4 – A EMPRESA COMO UM SISTEMA No passado, as empresas eram consideradas um sistema fechado, completamente sem contato com o mundo externo. Naquela época, as mudanças demoravam para acontecer, e, quando ocorriam, demoravam para serem refletidas nas operações da organização. Com a globalização, tudo mudou. Os clientes passaram a dispor de maior número de informações e tornaram-se mais exigentes, a tecnologia da informação também ganhou espaço com o advento da internet, e com a popularização de redes sociais as distâncias diminuíram, em alguns casos simplesmente desapareceram. Nessa nova realidade, a visão de terceiros em relação à organização passou a representar fator de grande importância. Dessa forma, as organizações empresariais interagem com o ambiente e a sociedade de maneira completa. A organização é um sistema em que recursos são introduzidos (entrada), processados e resultam na saída de produtos ou serviços (Padoveze, 2007). Dessa forma, a organização passou a ser considerada um sistema aberto, já que interage com a sociedade e com o ambiente de atuação. Essa interação com a sociedade provoca influência tanto na empresa como na sociedade,visto que há o aumento nos padrões de vida dos seus colaboradores e dos familiares desses colaboradores, bem como o desenvolvimento da sociedade em que a empresa está inserida. A entidade, então, muda para se adaptar ao que os parceiros de negócios e clientes buscam. Podemos, assim, afirmar que toda organização, quando é criada, e durante toda sua existência possui uma missão em relação à sociedade. Essa missão corresponde aos seus objetivos permanentes, que buscam atender às necessidades de todos os elementos relacionados à empresa, sejam externos ou internos. A figura a seguir mostra a representação da empresa como um sistema aberto. 012 Figura 5 – Empresa com um sistema aberto Fonte: Padoveze, 2007. De acordo com a Figura 5, é possível visualizar que a empresa enquanto sistema aberto envolve a ideia de que elementos de entrada, como recursos materiais, humanos e tecnológicos, são introduzidos no sistema e, processados, gerando saídas que correspondem a bens e serviços. Ao seu redor, o ambiente interno e externo influencia todo esse processo. No próximo tema estudaremos os subsistemas de informações. Vídeo Assista ao vídeo “Unidade V – Empresa como sistema e seus subsistemas – Parte 1”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=iH8fDyrQuKw>. Assista ao vídeo “Unidade V – Empresa como sistema e seus subsistemas – Parte 2”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=-OJptOk2sQU>. TEMA 5 – DIVERSOS SUBSISTEMAS DE INFORMAÇÕES No ambiente corporativo, a informação possui um aspecto inteiramente competitivo, e reflete na continuidade e na sobrevivência das organizações. Ela é utilizada nas negociações com fornecedores e clientes e na identificação de possíveis ameaças e oportunidades. De acordo com Laudon e Laudon (2007), as informações podem ser classificadas como apresentado no Quadro 1 a seguir. 013 Quadro 1 – Tipos de informação Informações seletivas Essa técnica busca levar à comunidade, ao governo e a outras partes interessadas informações sobre a empresa. É como se fosse um feedback tanto para o público interno quanto para o público externo. Informações obrigatórias ou legais Essas informações são caracterizadas pela sua obrigatoriedade, periodicidade e são impostas pelas leis e por convenções. São exemplo: notas fiscais, recibos, balanços financeiros, impostos etc. Informações confidenciais Tais informações são acessíveis a poucas pessoas. Por exemplo: fórmulas planos, patentes, projetos, lucros, perdas e logística. Informações complementares Essas informações servem como complemento a outras informações. Por exemplo: descrições, comentários, narrações, explicações, anexos, demonstrativos e gráficos. Informações arquivadas É a técnica de detectar até que ponto a empresa tem condições de tratar suas informações como algo de valor, como uma demonstração de sua organização em relação ao passado, presente e futuro. Uma empresa que toma decisões retrospectivas não trabalha com informações atualizadas. Fonte: Laudon; Laudon, 2007. De acordo com o Quadro 1, podemos inferir os tipos de classificação das informações, porém tão importante como defini-las é saber como elas são formadas. Nesse ponto, entram os subsistemas de informações. Eles podem ser definidos como a união de elementos visando à geração de informações que servirão de apoio para o processo de gestão e execução das atividades operacionais da organização. De acordo com Padoveze (2007), devido à sua complexidade, todos os sistemas podem ser divididos em sistemas menores: os subsistemas, tais como a divisão apresentada na Figura 6 seguir. Figura 6 – Subsistemas da empresa Fonte: Padoveze, 2007. Conforme a classificação apresentada na Figura 6, podemos ver que o sistema poder ser dividido em seis subsistemas. O subsistema institucional é 014 uma espécie de “bússola” dos demais sistemas, em que são definidos a missão, as crenças e os valores da entidade, além de incluir um modelo de gestão que abrange todos os princípios que serão seguidos pela empresa. No subsistema de gestão é que ocorre a tomada de decisão. Ele só pode ser estruturado após a formação do modelo de gestão (que corre no subsistema institucional). Ele também se encontra diretamente ligado aos subsistemas de informação. O planejamento, o controle e a execução fazem parte desse subsistema, nele também são elaborados o planejamento e as diretrizes estratégicas, bem como o planejamento e o plano operacional. O subsistema formal abrange a divisão de tarefas de acordo com setores correspondentes. Ele corresponde à estrutura administrativa da organização, de autoridades e responsabilidades (Padoveze, 2007). O subsistema social abrange a cultura e todo e qualquer aspecto relacionado às pessoas que compõem a organização. O subsistema físico-operacional abrange as instalações físicas da empresa e é ele que as transações econômico-financeiras ocorrem. O subsistema de informações funciona como uma espécie de “ligação” entre todos os outros subsistemas existentes na entidade. Por meio dele, todos os dados de todas as áreas se juntam em único lugar. Posteriormente, esses dados transformam-se em informação, e a informação se torna conhecimento. A sincronia entre todos esses subsistemas são a base para a tomada de decisão (Rosa Filho, 2005). FINALIZANDO A partir do conteúdo apresentado nesta aula, foi possível conhecer um pouco mais sobre como funciona a implantação de um sistema de informações gerenciais em uma organização e todos os aspectos que envolvem seu funcionamento. Além disso, foi possível conhecer as etapas e características desse processo. O estudo do tema buscou a ampliação do conhecimento sobre os sistemas de informações gerenciais, além do aprofundamento do conteúdo anteriormente estudados, visando dar uma visão geral sobre o assunto. Porém, enfatiza-se que esse assunto é muito extenso, criando a necessidade de que novas pesquisas sejam realizadas posteriormente. 015 REFERÊNCIAS AFFELDT, F. S.; VANTI, A. A. Alinhamento estratégico de tecnologia da informação: análise de modelos e propostas para pesquisas futuras. Journal of Information Systems and Technology Management, v. 6, n. 2, p. 203-226, 2009. ALVES, R. 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Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2007. PURBA, S.; SAWH, D.; SHAH, B. How to Manage a Successful Software Project: Methodologies, Techniques and Tools. New York: John Wiley & Sons, 1995. REZENDE, D. A.; ABREU, A. F. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. São Paulo: Atlas, 2000. ROSA FILHO, C. Modelo de gestão empresarial com enfoque na controladoria. Revista Gestão e Conhecimento, v. 3, n. 1, jan./jun. 2005. 016 SCHMITT, C. A. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial: uma contribuição no estudo do comportamento organizacional e dos usuáriosna implantação de sistemas ERP. 296 f. Tese (Doutorado em Engenharia da Produção) – Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2004. YOURDON, E. Análise Estruturada Moderna. 3. ed. Trad. Dalton C. de Alencar. Rio de Janeiro: Campus, 1990.
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