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GESTÃO PATRIMONIAL E LOGÍSTICA NO SETOR PÚBLICO Elionai José dos Santos A classificação de materiais (de consumo e permanentes) Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: Especi� car os bens de consumo e permanentes. Comparar os controles e a guarda de materiais de consumo e permanentes. Reconhecer a mensuração e a evidenciação dos materiais de consumo e permanentes. Introdução Neste texto, você irá estudar o conceito de bens de consumo e per- manentes, a fim de determinar estruturas e subsistemas de operações que exigem atividades voltadas à classificação, ao controle e à guarda de materiais. Além disso, terá a oportunidade de explorar técnicas e ferramentas que evidenciam métodos de mensuração reconhecidos e utilizados pelo mercado de trabalho, com o objetivo de obter um melhor controle de seus bens. A atividade de material existe desde épocas mais remotas, por meio de trocas de caças e utensílios, passando pela Revolução Industrial, até chegarmos aos dias de hoje. Produzir, estocar, controlar, trocar objetos e mercadorias é uma ação tão antiga quanto o estudo da existência dos seres humanos. A Revolução Industrial foi um fator determinante na estimulação da sofisticação das operações para a comercialização de produtos, fazendo com que a área da Logística ganhasse uma maior importância no cenário mundial, sendo administrada cientificamente desde o produtor inicial até o consumidor final. Bens de consumo e permanentes Material de consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde sua identidade física em dois anos e/ou tem sua utilização limitada a esse período. Sua aquisição é feita em despesa de custeio e não possui controle após sua distribuição. Bens de consumo são os bens produzidos pelo homem e desti- nados ao consumo das pessoas, são diferentes dos bens intermediários, que são utilizados no processo de produção para serem transformados em bens fi nais; ou dos bens de capitais, que podem ser considerados bens permanentes, como maquinários utilizados pelas organizações. O Quadro 1 lista alguns materiais que podem ser considerados como de consumo por empresas do setor público e/ou privadas. Grupo Materiais Material educativo e esportivo Apitos, bolas, brinquedos educativos, cordas, esteiras, joelheiras, luvas, raquetes, tornozeleiras e afins. Material de expediente Agenda, alfinete de aço, almofada para carimbos, apagador, apontador de lápis e afins. Material de processamento de dados Cartuchos de tinta, capas plásticas protetoras para micros e impressoras e afins. Material de acondicionamento e embalagem Arame, barbante, caixas plásticas, de madeira, papelão cordas e afins. Material de cama, mesa e banho Cobertores, colchas, colchonetes, fronhas, lençóis, toalhas, travesseiros, almofadas e afins. Material de copa e cozinha Abridor de garrafa, açucareiros, artigos de vidro e plástico, bandejas e afins. Material de limpeza e produção de higienização Capacho, cesto para lixo, creme dental, desinfetante e afins. Material para manutenção de bens imóveis Amianto, aparelhos sanitários, arames liso e farpado, areia, basculante e afins. Material para manutenção de bens móveis Cabos, chaves, cilindros para máquinas copiadoras e afins. Quadro 1. Relação de materiais de consumo por grupo e tipo. (Continua) A classificação de materiais (de consumo e permanentes)126 Fonte: Prefeitura de Florianópolis (2010). Grupo Materiais Material elétrico e eletrônico Benjamins, bocais, calhas, capacitores, resistores e afins. Material de proteção e segurança Cadeados, capacetes, chaves, cintos, coletes, dedais e afins. Material para áudio, vídeo e foto Álbuns para retratos, alto-falantes, antenas internas, filmes virgens e afins. Sementes, mudas de plantas e insumos Adubos, argila, plantas ornamentais, bulbos, enxertos, fertilizantes e afins. Material laboratorial Bastões, bico de gás, cálices, corantes, filtros de papel, fixadoras e afins. Material hospitalar Algodão, compressa de gaze, esparadrapo, luvas, termômetro clínico, ataduras e afins. Ferramentas Alicate, broca, caixa para ferramentas, chaves em geral e afins. Manutenção e conservação de equipamentos Serviços de reparos e consertos de máquinas e equipamentos de processamento de dados e periféricos e afins. Manutenção e conservação de bens imóveis Pedreiro, carpinteiro e serralheiro, pintura, reparos em instalações elétricas e hidráulicas e afins. Serviços de áudio, vídeo e foto Confecção de álbuns, revelação de filmes e afins. Serviços gráficos Confecção de impressos em geral, encadernação de livros jornais e revistas, impressão de jornais e afins. Quadro 1. Relação de materiais de consumo por grupo e tipo. (Continuação) Material permanente são os bens móveis de uma organização que, em razão de seu uso corrente não perdem sua identidade física ou têm uma durabili- dade superior a 2 anos. Sua aquisição é feita em despesa de capital e possui controle individualizado. Na gestão patrimonial, são considerados como bens permanentes artefatos do tipo: móveis em geral, maquinários, computadores, 127A classificação de materiais (de consumo e permanentes) veículos, entre outros. No Quadro 2 será ilustrado alguns grupos e tipos de materiais permanentes administrados em uma organização pública. Fonte: Prefeitura de Florianópolis (2010). Grupo Materiais Aparelhos e equipamentos de comunicação Antena parabólica, aparelho de telefonia, bloqueador telefônico e afins. Aparelhos e utensílios domésticos Aparelhos de copa e cozinha, aspirador de pó, batedeira, botijão de gás e afins. Coleções e materiais bibliográficos Álbum de caráter educativo, coleções e materiais bibliográficos informatizados e afins. Discotecas e filmotecas Disco educativo, fita de áudio e vídeo com aula de caráter educativo, microfilme e afins. Equipamento de proteção, segurança e socorro Alarme, extintor de incêndio, para- raios, sinalizador de garagem e afins. Instrumentos musicais e artísticos Todos os instrumentos de cordas, sopro, percussão e afins. Máquinas e equipamentos gráficos Aparelho para encadernação, copiadora, cortadeira elétrica e afins. Equipamentos para áudio, vídeo e foto Amplificador de som, caixa acústica, data show, equalizador de som e afins. Máquinas, utensílios e equipamentos diversos Aparador de grama, aparelho de ar condicionado, furadeira, ventilador e afins. Equipamentos de processamento de dados Caneta óptica, computador, data show, fitas e discos magnéticos e afins. Máquinas, instalações e utensílios de escritório Apontador fixo (de mesa), caixa registradora, carimbo digitador de metal e afins. Mobiliário em geral Armário, arquivo de aço ou madeira, balcão (tipo atendimento), banco e afins. Peças não incorporáveis a imóveis Biombos, carpetes (primeira instalação), cortinas, persianas, tapetes, grades e afins. Quadro 2. Relação de materiais permanentes por grupo e tipo. A classificação de materiais (de consumo e permanentes)128 A utilização de um sistema de informação adequado para determinar e classificar as espécies consumidas no setor público, tem por finalidade direcionar os gestores e todos os envolvidos nessa operação a escolher a melhor prática de controle e guarda destes materiais. Essa situação exige que o fluxo das informações seja controlado e atualizado diariamente devido à movimentação constante e à manipulação desses bens. Controle e guarda de materiais No sentido geral, todas as organizações necessitam executar atividades que consomem recursos por meio de tarefas coordenadas, a fi m de atingir objetivos comuns. Dessa forma, o controle e a guarda de materiais são fundamentais para manter a ordem e a existência de uma organização. O planejamento e o controle de materiais envolvem atividades desde o suprimento dos itens faltantes, durante a sua presença dentro do armazém e/ou almoxarifado, até a sua corretadistribuição ao usuário fi nal. Portanto, todo material necessita de verifi cação contínua e correção de desvios daquilo que está sendo obtido, transformando as atividades executadas pelos colaboradores naquilo que a organização deseja e espera. O controle dos recursos depende de um sistema de informação eficiente, capaz de fornecer dados do item a qualquer momento, quantidade disponível, localização, compras em andamento, devoluções aos fornecedores e compras devidamente recebidas e em processo de armazenamento. O controle e a guarda dos materiais influenciam diretamente na produtividade e na qualidade dos estoques. Com base nessas premissas, considerações impor- tantes precisam serem verificadas, principalmente a ocupação dos armazéns. Ao desenhar e dimensionar um armazém, estime uma ocupação média de 80% ao longo do mês, e 90% no “pico”. A produtividade de um armazém diminui em cerca de 25% em qualquer armazém que esteja 85% a 90% lotado, e estruturas para a verticalização dos estoques só podem ser utilizadas entre 75% a 80% da capacidade total. Acima de 100% o produto é armazenado em corredores e em áreas de espera, aumentando o efeito desastroso sobre a produtividade. O armazenamento ou a guarda dos materiais necessitam obedecer a regras importantes para que ocorra uma estocagem correta dos itens, assim, é funda- mental que as mercadorias sejam armazenadas, conforme critérios de volume, popularidade, semelhanças físicas, valor, correlação, representatividade, etc. A sua principal função é alocar os materiais, a fim de proteger e preservar até que eles sejam requeridos para uso. 129A classificação de materiais (de consumo e permanentes) A fim de garantir um bom funcionamento da guarda dos materiais, é necessário que se execute contagens físicas dos itens em estoque, verificando as divergências entre os saldos físicos e lógicos registrados no sistema. Essas contagens podem ser realizadas por meio de documentos denominados in- ventários, dos quais podemos decidir qual melhor se adequa as operações da empresa. Nos cenários atuais, destacam-se como de utilização mais comum: Inventário dinâmico: visa a contagem de itens específicos do estoque. Inventário geral: tem como objetivo contar todos os itens existentes no estoque. Inventário rotativo: foca na contagem dos bens mais utilizados, sendo programado de modo que os itens sejam contados dentro de uma fre- quência pré-determinada. Inventário rotativo e/ou cíclico O inventário rotativo vem sendo considerado como um dos modelos mais efi cientes de contagem, um dos maiores aliados de todos os gestores, pois, independentemente da quantidade, tipos de produtos, bem como o tamanho do estoque, ele pode ser executado sem que interfi ra no funcionamento da empresa, muitas vezes feito nas madrugadas e/ou fi nais de semana. Uma grande aliada nesta contagem é a abordagem por classifi cação, em que todos os itens podem ser classifi cados de acordo com um ou mais critérios. A metodologia operacional desse tipo de inventário pode sofrer algumas consequências, caso a empresa possua difi culdades internas de controle informatizado, acarretando em alguns processos de contagem que necessitam ser realizados manualmente. Os pontos de controle verifi cados e documentados nessa operação são ilustrados na Figura 1. Figura 1. Pontos de controle verificados e documentados. Fonte: Datasite (c2017). A classificação de materiais (de consumo e permanentes)130 O inventário cíclico ou rotativo é realizado em períodos menores de meses, processo de recontagem contínua dos itens em estoque, organizada em ciclos, dimensionados em função da quantidade e da categoria dos itens envolvidos, podendo ser classificado pela sua representatividade com a utilização da ferramenta (curva ABC). Temos como principais características desse tipo de inventário: contagem contínua ao longo do ano; facilidade na detecção e correção de problemas; itens de classe A contados com maior frequência que itens classe C; frequência de contagem determinada por classificação ABC, pelo mé- todo de zonas ou pelo sistema de auditoria de localizações. A tabela mostrada na Figura 2 ilustra um exemplo hipotético de uma contagem realizada por meio do inventário cíclico ou rotativo, na qual se realizou em primeiro lugar uma classificação dos itens, de acordo com sua representatividade para o setor contábil da empresa. Figura 2. Exemplo hipotético de contagem realizada com inventário cíclico ou rotativo. No plano de contagens hipotético, no período de 6 meses, apresentado na Figura 3, pode-se observar como ficaria a contagem dos itens relacionados na tabela da Figura 2, por meio da utilização de um cronograma, que pode ser elaborado em um arquivo de texto. 131A classificação de materiais (de consumo e permanentes) Figura 3. Plano de contagem hipotético, período de seis meses. Mensuração e evidenciação dos materiais De acordo com o manual de contabilidade aplicada ao setor público (BRA- SIL, 2012), exercício de 2013, 5ª edição, no Brasil, a contabilidade aplicada ao setor público efetua de modo efi ciente o registro dos atos e fatos relativos ao controle da execução orçamentária e fi nanceira. No entanto, muito ainda se pode avançar no que se refere à evidenciação do patrimônio público. Essa necessidade de melhor evidenciação dos fenômenos patrimoniais e a busca por um tratamento contábil padronizado dos atos e fatos administrativos no âmbito do setor público tornou imprescindível para a elaboração de um Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP) com abrangência nacional. Mensuração é o ato de medir, ou seja, de determinar o valor de certas grandezas. É também sinônimo de medição. Sendo assim, com aquilo que conseguimos medir podemos ter um melhor controle. Para o setor de conta- bilidade é fundamental que se tenha um controle efetivo dos ativos de uma organização, tanto dos circulantes (bens de consumo e/ou estoque) como dos imobilizados (bens permanentes). A aferição desses bens visa comparar a informações contidas no sistema físico de acordo com os respectivos padrões exigidos, dados registrados no lógico (informatizado). A classificação de materiais (de consumo e permanentes)132 A evidenciação de materiais de consumo e permanentes tem por finalidade apresentar resultados de forma que não gere dúvidas, facilitando que a operação de controle seja compreendida imediatamente, dispensando contestações. O inventário rotativo dos ativos de uma empresa trata essas evidências de forma organizada e efetiva, ajustando as divergências físicas e lógicas que aparecerem por meio das contagens, mensurando as grandezas e emitindo documentos, que são verificados e compartilhados entre as partes interessadas no correto controle dos bens adquiridos pelas organizações. Atributos básicos da mensuração Toda mensuração presa pela apresentação de atributos que validem a acu- rácia da aferição, ou seja, garantir a qualidade dos dados coletados, a fi m de transformá-los em informações, a principal matéria-prima utilizada na tomada de decisões. Em seu artigo “Mensuração e Avaliação do Ativo: uma Revisão Conceitual e uma Abordagem do Goodwill e do Ativo Intelectual”, Maria G. M. Almeida e Zaina S. El Hall (1997) relatam que os desvios apresentados de uma mensu- ração para outra deverão ser reduzidos proporcionalmente ao detalhamento e a objetividade das suas regras. Se as regras não forem claras o suficiente, darão margem à subjetividade decorrente dos julgamentos. Segundo Maria G. M. Almeida e Zaina S. El Hall (1997), alguns atributos podem ser utilizados como direcionadores para a averiguação das informações contabilizadas, sendo estes: Confiabilidade: conforme informa a Organização das Nações Unidas (ONU), um item deve ser reconhecido em uma demonstração contábil se ele puder ser mensurado com suficiente confiabilidade, se o valor envolvido pode ser razoavelmente estimado e se é provável que osfuturos benefícios econômicos ou recursos associados a ele serão ob- tidos ou renunciados. Segundo Ijiri, em 1967, um sistema é confiável quando ele funciona de forma como se espera, e acrescenta que, na Contabilidade, a confiabilidade da mensuração é definida como grau de objetividade acrescido de um fator de julgamento. Isso mostra que o grau de objetividade pode ser mensurado, mas a confiabilidade não, pois o julgamento depende de um juízo de valor, o qual, por sua vez, está relacionado ao particular uso da medida. Oportunidade: qualquer informação pode vir a perder a sua utilidade se não for oportuna. O benefício da informação está ligado ao tempo em 133A classificação de materiais (de consumo e permanentes) que se presta essa informação, pois o tempo “deteriora” a capacidade informativa das demonstrações contábeis. Precisão: para fins gerenciais, a mensuração deve ser precisa o sufi- ciente, de forma a permitir ao gestor distinguir o mais adequado curso de ação. Exatidão: a mensuração deve expressar valores verdadeiros. Acurácia: a informação deve ter uma probabilidade mínima de se desviar da verdade. Padrões de mensuração: além do padrão monetário, dispõe-se de diversos outros, como comprimento, área, volume, massa, temperatura, unidades físicas, etc. Um exemplo que demonstra a importância da mensuração, pode ser con- templado na Figura 4, por meio de uma breve história que supõe a necessidade de escolher o aluno mais alto de uma classe, portanto precisa-se mensurar a altura de cada um, o que poderá ocorrer de duas formas. Figura 4. Mensurando alturas.(a) Colocando todos os alunos enfileirados e identificando o mais alto; (b) Tomando as medidas das alturas dos alunos e verificando qual é o mais alto. Fonte: (a) Space Amigos (2015); (b) Traceparts (c2017). O que difere nas duas formas apresentadas na Figura 4 é que, na primeira, nenhum conhecimento de medida é necessário, porém o responsável pela análise terá que, obrigatoriamente, presenciar o evento e transformar a sua observação em evidências, a fim de não gerar dúvidas em sua análise. Já na segunda, a pessoa que irá decidir não precisará, necessariamente, presenciar o evento, porém terá que ter conhecimento do critério de mensuração que indicou e registrou as evidências observadas. A classificação de materiais (de consumo e permanentes)134 Veja mais informações relevantes sobre mensuração de ativos no artigo “Mensuração e Avaliação do Ativo: uma revisão conceitual e uma abordagem do Goodwill e do ativo intelectual” (ALMEIDA; HALL, 1997), sobre a evolução histórica do conceito de ativo, o papel da contabilidade na avaliação do ativo, tipos de mercado e tipos de preço e formas de avaliação do ativo. 1. Material de consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde sua identidade física em dois anos e/ou tem sua utilização limitada a esse período. Sua aquisição é feita em despesa de custeio e não possui controle após sua distribuição. Assinale a alternativa que apresenta grupos de materiais de consumo. a) Material de expediente, material para áudio, vídeo e foto, material hospitalar, aparelhos e utensílios domésticos, serviços de áudio, vídeo e foto. b) Serviços gráficos, material para áudio, vídeo e foto, material hospitalar, aparelhos e utensílios domésticos, serviços de áudio, vídeo e foto e ferramentas. c) Serviços gráficos, material para áudio, vídeo e foto, material hospitalar, aparelhos e utensílios domésticos, serviços de áudio, vídeo e foto. d) Material de expediente, material para áudio, vídeo e foto, material hospitalar, manutenção e conservação de equipamentos, serviços de áudio, vídeo e foto. e) Material para áudio, vídeo e foto, material hospitalar, aparelhos e utensílios domésticos, serviços de áudio, vídeo e foto, ferramentas, aparelhos e equipamentos de comunicação. 2. Material permanente consiste nos bens móveis de uma organização que, em razão de seu uso corrente não perdem sua identidade física ou têm uma durabilidade superior a dois anos. Sua aquisição é feita em despesa de capital e possui controle individualizado. Na gestão patrimonial, são considerados como bens permanentes artefatos do tipo: a) antena parabólica, aparelho de telefonia, coleções e materiais bibliográficos informatizados, fita de áudio e vídeo com aula de caráter educativo, aparelho de ar condicionado e furadeira. b) broca, caixa para ferramentas, aparelho de telefonia, coleções e materiais bibliográficos informatizados, fita de áudio e vídeo com aula de caráter educativo, aparelho de ar 135A classificação de materiais (de consumo e permanentes) condicionado, furadeira, bocais, calhas, capacitores e resistores. c) antena parabólica, aparelho de telefonia, coleções e materiais bibliográficos informatizados, fita de áudio e vídeo com aula de caráter educativo, aparelho de ar condicionado e furadeira. d) broca, caixa para ferramentas, aparelho de telefonia, coleções e materiais bibliográficos informatizados, fita de áudio e vídeo com aula de caráter educativo, aparelhos sanitários, arames liso e farpado. e) algodão, compressa de gaze, aparelho de telefonia, coleções e materiais bibliográficos informatizados, fita de áudio e vídeo com aula de caráter educativo, aparelho de ar condicionado e furadeira. 3. O principal foco da administração de materiais é determinar o que, quando, como e quanto comprar, ao menor custo possível desde o fornecedor primário até a entrega no cliente final. Esta afirmativa se refere a: a) planejamento e controle de materiais. b) métodos de controle dos recursos. c) garantia de um bom funcionamento da guarda dos materiais. d) controle e guarda dos materiais. e) adequação das operações da empresa. 4. O inventário rotativo vem sendo considerado como um dos modelos mais eficientes de contagem, um dos maiores aliados de todos os gestores, pois, independentemente da quantidade, tipos de produtos, bem como o tamanho do estoque, ele pode ser executado sem que interfira no funcionamento da empresa. Nessa perspectiva, ele propicia: a) maior tempo para que os membros da contagem executem a operação. b) consequências causadas por dificuldades internas das empresas. c) a possibilidade de se executar contagens nas madrugadas e/ou finais de semana. d) a classificação dos itens de acordo com a representatividade. e) a facilidade de controle informatizado dos itens. 5. Mensuração é o ato de medir, ou seja, de determinar o valor de certas grandezas. É sinônimo de medição. Sendo assim, aquilo que conseguimos medir favorece que tenhamos um melhor controle sobre esse fenômeno. Esta afirmativa se refere a: a) controle efetivo dos ativos de uma organização. b) evidenciação de materiais de consumo e permanentes. c) sistema de informações de uma empresa. d) elaboração de um plano de ação. e) aferição das informações contidas no sistema. A classificação de materiais (de consumo e permanentes)136 ALMEIDA, M. G. M.; HALL, Z. S. Mensuração e avaliação do ativo: uma revisão conceitual e uma abordagem do goodwill e do ativo intelectual. Caderno de Estudos, São Paulo, v. 9, n. 16, p. 66-83, jul./dez. 1997. Disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/cest/n16/ n16a05.pdf>. Acesso em: 16 set. 2017. BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria do Tesouro Nacional. Manual de contabilidade aplicada ao setor público. 5. ed. Brasília, DF: Tesouro Nacional, 2012. Disponível em: <http://www.tesouro.fazenda.gov.br/documents/10180/113505/Parte_IV_PCASP2012. pdf>. Acesso em: 16 set. 2017. DATASITE. Inventário cíclico (rotativo) para a acuracidade do controle de estoque. São Paulo, c2017. Disponível em: <http://datasite.com.br/servicos/inventario-ciclico>. Acesso em: 17 set. 2017. PREFEITURA DE FLORIANÓPOLIS. Relação de materiais de consumo e permanente. Florianópolis: PMF, 2010. Disponível em: <http://portal.pmf.sc.gov.br/arquivos/ar- quivos/pdf/11_05_2010_16.41.13.eda9011014926d9fb575f38daa6111d8.pdf>.Acesso em: 16 set. 2017. SPACE AMIGOS. Curiosidades e opiniões. [S.l.], 2015. Disponível em: <http://spaceamigos. com/382501/qual-e-a-altura-de-vcs>. Acesso em: 29 set. 2017. TRACEPARTS. Mannequin debout - Taille 1,90 m. Saint Romain, c2017. Disponível em: <https://www.tracepartsonline.net/(S(k5xpkybthr22wwdxlllovnvy))/partdetails. aspx?PartID=10-29092008-112260&class=TRACE&clsid=%2fROOT%2fC13%2f&lang =fr>. Acesso em: 29 set. 2017. 137A classificação de materiais (de consumo e permanentes) Encerra aqui o trecho do livro disponibilizado para esta Unidade de Aprendizagem. Na Biblioteca Virtual da Instituição, você encontra a obra na íntegra.