Avaliação do evento

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Avaliação do evento
Realizar uma pesquisa de satisfação após o evento tem por finalidade a análise de 
dados e a formação de um histórico do evento.
A elaboração dos resultados fornece uma síntese que trará informações rele-
vantes, que podem respaldar decisões futuras, principalmente sobre a viabilidade de 
eventos similares. A pesquisa deve ser realizada sobre todos os serviços que foram 
oferecidos, as instalações, os produtos, as palestras realizadas, o local etc. Geralmente 
é realizada através de questionários elaborados de forma clara e objetiva.
A seguir um modelo de um questionário de avaliação dos serviços de um hotel sede:
Caro participante, é com imensa satisfação que registramos sua presença neste 
hotel como participante do evento --------------------------------------
Desejamos que sua estada tenha sido agradável e proveitosa.
Ficaríamos muito gratos se você reservasse uns minutos do seu tempo para 
colaborar conosco preenchendo este questionário. É muito importante pra nós a 
sua opinião.
1. Atendimento na recepção do hotel:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
2. Atendimento da reserva de passagens ou transporte pela agência de viagens:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
3. Condições gerais das instalações, ambientes, salas, salões:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
4. Qualidade do coffee break:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
5. Qualidade das refeições:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
6. Atendimento no restaurante:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
7. Qualidade dos apartamentos:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
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8. Serviços de portaria e recepção:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
9. Gostaria de retornar no próximo evento utilizando os mesmos serviços:
( ) Sim ( ) Não
Observações e sugestões:
Grato por sua gentileza. Favor entregar este questionário na recepção ou ao responsável pelo evento.
Relatórios
Após a realização do evento, algumas providências precisam ser tomadas:
 Promover uma reunião para avaliar o desempenho por setor e geral, bem 
como colher sugestões.
 Conferir todo o equipamento e materiais.
 Acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, estandes etc.
 Realizar um levantamento do número de participantes, volume de operações, 
pessoal de operação etc.
 Elaborar um relatório final, citando a programação do evento, histórico das 
atividades, resultado da pesquisa.
 Ter dados estatísticos do número de participantes por tipos, tais como con-
gressistas, expositores, número e área ocupada pelos estandes, participantes 
por área de atividades etc.
 Análise entre o que foi programado e o realizado.
 Sugestões, recomendações, informações para os futuros eventos.
 Montar pasta com toda a documentação do evento (formulários, relatórios, 
material publicitário, pagamentos, fotografias, orçamentos e cronograma 
financeiro).
 Parecer sobre os pontos positivos e negativos do evento.
 Enviar correspondência de agradecimento para as pessoas que tiveram maior 
participação, principalmente patrocinadores e colaboradores.
Modelo de mensagem de agradecimento:
Agradecemos sua participação e o feliz convívio e amizade que esse en-
contro nos proporcionou. Esperamos que muito em breve nos reencontremos.Av
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Modelo de checklist do expositor
CHECKLIST DO EXPOSITOR 
(modelo)
4. Pessoal 
Seleção e treinamento de pessoal 
Reserva de hotel 
Reserva de passagens 
Adiantamento de viagem 
Contratação de veículo 
Distribuição de tarefas
5. Equipamentos e acessórios 
Vídeo e TV 
Telefone 
Internet 
Frigobar 
Condicionador de ar 
Displays
6. Documentos 
Notas fiscais 
Bloco de pedidos 
Licenças
7. Outros 
1. Estande 
Contratação do espaço 
Contratação do arquiteto 
Contratação da montagem 
Aluguel de mobiliário 
Contratação da segurança 
Contratação da limpeza 
Contratação de recepcionistas 
Recolhimento de taxas 
Preenchimento de formulários da feira 
Pagamentos
2. Relações Públicas 
Envio de mala direta e convites 
Carta aos representantes 
Releases para a imprensa 
Receptivo do estande
3. Materiais para o estande 
Seleção das amostras 
Catálogos e folhetos 
Cartões de visita 
Materiais de expediente 
“Kit feira” 
Brindes 
Fichas de entrevista 
Materiais de copa e bar 
Lixeiras e cinzeiros 
Materiais descartáveis 
Reserva de praça (frete)
Organize seu próprio checklist de acordo com as suas necessidades.
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Material de montagem
Em geral os eventos contam com uma equipe que executa esse trabalho, mas é 
comum acontecer de os participantes quererem fazer sua própria contratação, o que 
é importante é que deve-se obedecer ao cronograma oficial de datas para realização. 
Outro fator relevante é que todo material a ser utilizado na montagem deverá ser 
apresentado à administração do evento para aprovação, isso garante que tudo estará 
pronto antes da abertura do evento. Caso o expositor queira uma metragem maior 
para seu estande ele poderá negociar com a administração e possivelmente pagar a 
diferença da metragem padrão.
O expositor deverá se restringir ao seu espaço, pois não será permitido nada que 
avance as áreas de circulação. E os serviços de limpeza que serão contratados ficarão 
responsáveis apenas pela limpeza no interior do estande.
Cada estande terá uma placa de identificação padrão fornecida pela administra-
ção do evento.
A decoração do estande fica a critério do expositor, que com um pouco de criativi-
dade pode montar um estande diferenciado, criando um espaço mais agradável, pois o 
estande básico inclui uma mesa e três cadeiras. Poderão ainda ser instalados frigobar/
refrigerador, vitrines para demonstração dos produtos etc. Cabe ao expositor a manu-
tenção da ordem e limpeza do estande.
Quanto ao piso, muitas vezes não há necessidade de utilizar outro além do exis-
tente no local. Caso seja necessária uma forração, o importante é que ela não destoe 
do ambiente geral.
Em relação à iluminação, mesmo que a do local seja boa, é recomendável uma 
iluminação própria do estande, pois ela dará vida ao ambiente. Em relação a obras, 
Zanella (2004, p. 243) afirma que “durante o horário de funcionamento do evento não 
serão permitidas obras nos estandes. Em casos especiais, deverá ser feita solicitação 
por escrito à administração que poderá autorizar a execução em horário especial.”
Pessoal de apoio
Na maioria das vezes não temos ideia do número de pessoas envolvidas nos even-
tos, feiras ou exposições. Além das pessoas que cuidam dos aspectos administrativos e 
de gestão, há aquelas que são responsáveis pela montagem, desmontagem e funcio-
namento do evento. Normalmente são pessoas que trabalham por contratos temporá-
rios, ou mesmo de forma autônoma.
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Avaliação do evento
Vamos conhecer algumas delas:
 Recepcionista – pessoas que possuam perfil para essa função são as que têm 
atenciosidade, simpatia, gosto em atender ao público, boa apresentação, o 
que pode ser conseguido com treinamento.
 Encanadores – responsáveis pela rede de instalação hidráulica. É importante 
saber se os serviços desses profissionais estão incluídos no preço do estande.
 Eletricista – esses profissionais são muito requisitados nos estandes, pois 
muitas vezes há necessidade de mais uma tomada, ou de uma extensão etc.
 Letristas– geralmente entregam o que está em contrato, mas sempre surgem 
trabalhos para melhorar o visual dos estandes.
 Pintores – trabalham nos estandes que necessitam desse serviço.
 Carpinteiros – quando há necessidade de alguma montagem especial que 
precisa desses serviços.
 Instaladores de redes de telefones – são responsáveis por deixar funcionan-
do todo serviço telefônico de acordo com a operadora local.
 Instaladores de rede de computadores – responsáveis pela conexão dos 
computadores e internet.
 Chefe de montagem – é o responsável por toda equipe de profissionais já ci-
tados, e muito requisitado por todos, pois orienta os serviços dos profissionais 
e precisa atender a todos com urgência.
Catálogos de evento
Hoje é considerado um material importante, pois apresenta o nome das pessoas 
envolvidas, expositores, palestrantes, produto, serviços, contatos etc. Recomenda-se 
que sua distribuição seja associada ao ingresso para que não seja entregue a qualquer 
pessoa. Muitos preferem apresentar o catálogo em CD, pois seu custo é menor. Mas o 
importante é fazer bom uso dessa grande ferramenta dos eventos.
Credenciamento
Trata-se de todo registro realizado das pessoas presentes. O usual é que todos 
se utilizem de crachás para sua identificação. Normalmente a identificação contém o 
nome da pessoa, o papel que representa naquele momento, por exemplo, visitante, 
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expositor, palestrante etc., e a empresa que representa. Por exemplo, JOÃO DA SILVA – 
IMPRENSA – JORNAL X.
No caso de feiras, exposições, congressos etc., deve-se requisitar com antecedên-
cia as credenciais do pessoal que irá trabalhar. O pessoal da organização, da coordena-
ção e do apoio aos eventos deverá usar crachás, para acesso fácil.
Embora sejam distribuídos aos visitantes, estes poderão ficar sem o uso dos cra-
chás dependendo do evento. Alguns são obrigatórios e garantem suas participações 
em palestras pelo código de barras. O importante é que os visitantes possam deixar 
os seus dados no verso dos convites, isso ajudará a traçar o perfil deles. Esse perfil tem 
como finalidade saber qual o público que se interessa pelo evento; esses dados são 
importantíssimos para o planejamento de próximos eventos.
Ingressos
A forma como vai funcionar a venda ou não de ingressos fica a cargo dos coorde-
nadores do evento. Há, por exemplo, feiras que os visitantes só entram com convites, e 
outras onde há cobrança dos ingressos. Recomenda-se que exista uma cobrança, pois 
é uma maneira de se atrair o público correto para o evento. Muitos eventos cedem a 
bilheteria a uma ONG, que se beneficia da receita.
Patrocinadores
É uma prática comum a busca pelo patrocínio, mas algo bastante difícil de se con-
seguir, pois deve ser de interesse tanto para quem busca como para quem patrocina.
Para que se busquem patrocinadores o ideal é ter o perfil dos visitantes, para que 
haja interesse sobre aquele público. Muitas empresas podem patrocinar um evento, 
como empresas de telefonia, de bebidas, de cartão de crédito, agentes financeiros e 
empresas situadas na região do evento.
Essas empresas muitas vezes têm interesse em divulgar um novo produto, refor-
çar sua imagem, ampliar a carteira de clientes, realizar pesquisa de satisfação de um 
produto etc. Os organizadores precisam se munir de argumentos para convencer os 
patrocinadores, e é bom que tenham bem elaborado um plano de patrocínio, no qual 
precisa constar: nome do evento, data e horário, que setores serão contemplados, pú-
blico-alvo, expectativa de público, o plano de mídia e valores envolvidos. Mais ainda, os 
veículos de comunicação que estarão cobrindo o evento, como aparecerá o nome do 
patrocinador; se em banners, mostrar as dimensões e locais em que ficarão expostos. 
É interessante que isso possa ser apresentado utilizando-se os recursos de informática 
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Avaliação do evento
para facilitar a visualização e mudança do nome do patrocinador, para apresentar a 
outros parceiros.
Além da elaboração de um bom plano, é necessário que este seja apresentado 
com grande antecedência, pois as decisões quanto ao patrocínio muitas vezes são 
lentas.
Outro fator importante é saber quem é a pessoa mais adequada para negociar 
esse patrocínio, muitas vezes alguém que já possui um bom relacionamento com a 
empresa da qual se quer parceria.
Não se pode deixar de cumprir todas as cláusulas do plano, para não ficar sem 
crédito no mercado, pois o que se quer é a fidelização do parceiro.
É interessante que se apresente ao patrocinador um relatório completo, com de-
talhes sobre o evento, como o número de visitantes, as perspectivas de negócio etc., 
pois poderá ajudá-lo na decisão.
Segurança nos eventos
É importante que os eventos possam contar com os serviços de portaria, guarda 
e vigilância, que mantenham a máxima discrição possível, pois a segurança de todos 
deve ser garantida.
Os serviços devem abranger:
 O controle da movimentação das pessoas em todos os locais.
 As operações de carga e descarga devem ser realizadas com segurança.
 As áreas de estacionamento deverão ser controladas.
 No local devem existir equipamentos de segurança instalados e monitorados.
 Os profissionais, quando em serviço, deverão usar uniformes para facilitar sua 
identificação.
 É importante que os serviços de portaria se utilizem de instrumentos que per-
mitam a identificação das pessoas e veículos que tiveram acesso às dependên-
cias do evento.
 Os veículos de carga e descarga deverão permanecer apenas o tempo sufi-
ciente para seus serviços.
 Os organizadores terão acesso livre mediante crachá especial.
 Na portaria deverá ser mantida uma relação de pessoas com livre acesso.
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Atendimento médico
Para atendimento de pequenos acidentes, como cortes e torções sem muita gra-
vidade, é interessante que o local possa contar com medicamentos de primeiros so-
corros. Além de medicamentos, deve contar com a presença de um profissional quali-
ficado para os atendimentos. Caso o evento ocorra em áreas externas, recomendam-se 
também repelentes para insetos e antitérmicos para crianças.
Rentabilidades de um evento
Geralmente os eventos culturais são mais rentáveis, visto que os participantes 
possuem um maior poder aquisitivo e estão dispostos a investir no seu desenvolvi-
mento. Os patrocinadores devem avaliar bem o evento para saber se haverá receita, 
pois isso muitas vezes fica atrelado à presença de um grande público. Muitas empresas 
se utilizam dos ingressos gratuitos ou de entrada franca, pois seu objetivo é apenas 
expor a sua marca e o efeito que isso trará posteriormente. Muitos patrocinadores 
querem apenas melhorar sua imagem diante do público, e para isso precisam contar 
com eventos que atraiam um grande público.
As empresas patrocinadoras, em geral, buscam retorno com a divulgação da 
marca e de vendas, e ressaltamos aqui a importância de um processo de avaliação que 
contemple algumas questões como:
 Quais os benefícios concretos que serão recebidos pelo patrocinador?
 Os resultados são mensuráveis?
 O público do evento é o mercado-alvo do patrocinador?
 O investidor vai aumentar suas vendas?
 Como a marca será valorizada?
 O custo do patrocínio compensa o investimento?
 Todas as oportunidades de exposição da marca foram utilizadas?
 Houve divulgação na mídia?
 Houve ganho de imagem?
 Patrocinadores e parceiros contribuíram para o sucesso do evento?
Um evento precisa gerar benefícios para os patrocinadores relacionados à imagem 
da marca, mercado. Ele precisa aumentar suas vendas e aumentar o nível de consu-
midores que conhecem sua marca. O custo do investimento geralmente é baixo se 
comparado a tantos benefícios que umevento pode trazer, pois um bom evento tem 
sempre uma boa cobertura da mídia.
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Avaliação do evento
As atividades de planejamento, organização, divulgação e avaliação são determi-
nantes para o custo de um evento. Já o público, a marca, os produtos, a divulgação são 
os que agregam grandes benefícios aos eventos.
Todos os assuntos que abordamos nesta aula, como ingresso, credenciamento, 
segurança, patrocinadores etc., nos remetem a uma preocupação que devemos ter na 
hora de planejar os eventos, e a verificação, a avaliação pormenorizada de todas essas 
etapas é fundamental para que, ao chegarmos ao final do evento, no momento de 
avaliarmos as ações, percebamos a importância de cada passo, o reforço que devemos 
dar a cada etapa para que a avaliação do evento como um todo seja positiva. O que 
se espera é que se o cliente for bem atendido em todas as etapas, a ficha de avaliação 
refletirá resultados positivos e satisfatórios em suas respostas, e isso será fundamental 
para alimentar o banco de dados que será utilizado nos próximos eventos.
O texto complementar a seguir reforça a preocupação com o planejamento para 
o resultado do evento. Um evento bem planejado pode garantir sucesso de todos – 
empresa, patrocinadores, fornecedores, público em geral. Boa leitura!
Texto complementar
Planejamento de eventos
(FERNANDES, 2007)
Conceitos
Planejamento de eventos é uma prática que serve para apoiar a organização, 
liderança e acompanhamento de todos os elementos que compõem um evento, 
seja ele da natureza que for. Por evento se entende que é todo e qualquer aconteci-
mento que não faça parte da rotina institucional e que envolva pessoas com o fim 
de comunicar algo.
Planejamento de eventos
Um evento é geralmente um stress, trabalho extra, incomodação para institui-
ção que quer promovê-lo. Não raramente, pessoas envolvidas com a execução de 
um evento pedem férias após sua realização. E não é pra menos: orçamento, crono-
grama, fornecedores, decoração e um sem-fim de outras coisas tomam todo tempo 
dos colaboradoes, não permitindo uma condução organizada de toda a função e 
causando milhares de incêndios que precisam ser apagados.
Para que isso não aconteça (e pode não acontecer), é necessário cuidar de dois 
pontos base: planejamento e prazo. Prazos merece um post próprio, aqui falamos de 
planejamento que deve ser feito definindo três níveis:
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1. Estratégico – público de interesse, mote, justificativa e objetivos.
2. Tático – duração do evento, formas de divulgação, relatorização e orçamento.
3. Operacional – lugar, tipo de decoração, alimentação, segurança, entreteni-
mento, conforto ambiental, registros, mailing, divulgação, agradecimentos 
e coisas que exigem minúcias em geral.
Após esses itens serem definidos, começa a mão na massa. Não antes, não du-
rante: após. É legal que tudo seja planilhado e que todas as mudanças propostas 
entre o planejamento e a execução sejam anotadas para futuramente se planejar 
com maior certeza de sucesso. Os cronogramas da parte operacional devem ser 
sempre concebidos com a certeza de que eles irão estourar, já que somos brasileiros 
e deixamos absolutamente tudo para última hora. [...]
Atividades
Analise a importância de se realizar uma pesquisa ao final dos eventos.1. 
Cite algumas ações que devem estar presentes ao final do evento.2. 
Ampliando conhecimentos
Para maior conhecimento recomendo o livro Criatividade em Eventos, de Francisco 
Paulo de Melo Neto, capítulo “O evento como espaço criativo” que aborda como pode-
mos fazer um evento com mais criatividade. Av
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Avaliação do evento
Gabarito
A elaboração dos resultados fornece uma síntese que trará informações rele-1. 
vantes, que podem respaldar decisões futuras, principalmente sobre a viabi-
lidade de eventos similares. A pesquisa deve ser realizada sobre todos os ser-
viços que foram oferecidos, as instalações, os produtos, palestras realizadas, o 
hotel sede etc. Geralmente é realizada através de questionários elaborados de 
forma clara e objetiva.
Promover uma reunião para avaliar o desempenho por setor e geral, bem como 2. 
colher sugestões, conferir todos os equipamentos utilizados, acompanhar toda 
a desmontagem das instalações, levantar o número de participantes, com o ob-
jetivo de elaborar um relatório contendo todas as informações do evento, para 
que fique registrado um histórico, bem como o resultado da pesquisa, para fu-
turos eventos.
Referências
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul: Educs, 2002.
FERNANDES, Daniel. Planejamento de Eventos. Porto Alegre: 8 fev. 2007. Disponível 
em: <www.gestao.wordpress.com/2007/02/08/planejamento-de-eventos/>. Acesso 
em: 11 set. 2010.
FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos – uma alavanca de negó-
cios. São Paulo: Aleph, 2010.
MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. São Paulo: Contexto, 
2001. 
SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponível em: <www.sebrae.com.br/setor/ser-
vicos/segmentos-apoiados/festas-e-eventos>. Acesso em: 8 set. 2010.
SEBRAE. Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas. Manual de Feiras 
e Exposições. Série Mercado, 1999. Disponível em: <www.biblioteca.sebrae.com.br/
bds/bds.nsf/2CEC7501C11CC400832573E0005C945F/$File/NT000374AE.pdf>. Acesso 
em: 11 set. 2010.
VELOSO, Dirceu. Organização de Eventos e Solenidades. Goiânia: AB, 2001.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização e Eventos. São Paulo: Atlas, 2004.
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