CONTROLADORIA JURÍDICA E INOVAÇÃO Estudo Dirigido

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CONTROLADORIA JURÍDICA E INOVAÇÃO Estudo Dirigido
1 - Controladoria Jurídica e suas funções 
A controladoria jurídica tem a função de gerir escritórios e departamentos jurídicos de maneira eficaz para que os outros profissionais da organização sócios, advogados, funcionários empregados ou autônomos prestadores de serviço possam concentrar sua atenção nas suas atividades primordiais do negócio.
2 - Portanto, o papel da controladoria jurídica é organizar rotinas e informações que possibilitem ao corpo técnico jurídico do escritório se concentrar em sua tarefa principal que é a dedicação ao estudo dos casos, a elaboração de petições, a realização de audiências e o contato com os clientes. Assim, o advogado, com o apoio da controladoria jurídica, pode ficar focado na parte técnica ao passo que a gestão jurídica fica nas mãos de pessoas especializadas.
3 - Dentre as tarefas que são próprias da controladoria jurídica de um escritório estão: acompanhamento de publicações nos Diários Oficiais, cadastro de clientes e processos, o controle do cumprimento de prazos e a assistência parajurídica (administrativa) dos advogados, de maneira geral.
4 - A controladoria jurídica — ou gestão jurídica — pode ser exercida por uma equipe multidisciplinar, com formação em áreas diversas (por exemplo, graduados em processos gerenciais, gestão de serviços jurídicos e notariais, direito), ou ser tarefa de um único indivíduo, que poderá dedicar-se integralmente à atividade ou desenvolvê-la paralelamente a outras (por exemplo, um advogado que, em metade do expediente, atenda aos clientes e elabore peças processuais, enquanto que, na outra metade do tempo, faça a atividade de controladoria).
5 - Pode fazer parte da Controladoria Jurídica uma grande diversidade de profissionais, como advogados, tecnólogos em áreas gerenciais e parajurídicas, assistentes, assessores, estagiários. 
6 - Tudo isso vai depender muito do modelo de controladoria jurídica, do tamanho do escritório ou do departamento jurídico, da matéria tratada na organização e outros fatores. 
7 - Para integrar a equipe da controladoria jurídica de uma organização, podem ser contratados: 
 Gestor/Controller; 
 Assistentes jurídicos e ou administrativos; Estagiários. 
8 - A controladoria jurídica é uma atividade de crescente importância nos escritórios jurídicos e departamentos jurídicos de empresas, tendo em vista as novas tecnologias e a percepção dos administradores da importância de uma pessoa especializada
9 - Sabemos que as rotinas de uma controladoria jurídica vão variar de acordo com o tipo de trabalho: se um departamento jurídico, um cartório, um tribunal, ou qualquer órgão jurisdicionado, ou, ainda, se é um escritório. 
10 - Dentro de um escritório também vai variar muito de acordo com o tipo de atividade desta banca, por exemplo, se a atuação for mais consultiva ou mais contenciosa. 
11 - Contudo, a maioria das atividades são: 
 Tratamento de publicações; 
 Customização e auxílio na escolha do software de gestão; 
 Relatórios internos e externos; 
 Gestão de arquivo físico e eletrônico (GED, gestão eletrônica de documentos); 
 Logística; 
 Cópias, cargas, download, digitalização de processos; 
 Gestão de correspondentes; 
 Protocolos; 
 Cadastros; 
 Confecção de guias.
12 - Controller jurídico é a nomenclatura mais comum para a pessoa que exerce a controladoria jurídica, mas ele pode ser conhecido na organização apenas como “gestor”.
13 - A controladoria não é um conceito exclusivamente jurídico; aliás, controladoria jurídica é mais recente do que outras já conhecidas, como controladoria contábil, tributária. 
14 - Por exemplo, o compliance é um braço de atuação da controladoria em prol da gestão empresarial que vem ganhando grande atenção e força nos últimos anos, tanto no governo quanto na iniciativa privada. Na controladoria jurídica, a tarefa de gerir informações e verificar o cumprimento de metas e objetivos envolve também uma gestão do fluxo de trabalho como um todo, com a coordenação e o acompanhamento das rotinas práticas de funcionamento da organização. 
15 - A controladoria jurídica se presta ao controle, à produção e à prestação de informações. Assim, ela é responsável por gerar informações (produção) e 4 servir de canal para sua precisa veiculação (prestação), levando a informação completa às pessoas corretas, no tempo adequado.
16 - Para que isso aconteça, a controladoria detém o controle das informações, portanto, é responsável pelo gerenciamento delas. Por parte da organização, ela recebe o reconhecimento dessa responsabilidade (sendo o setor procurado para as informações que detém) e o poder necessário (para estabelecer e cobrar metas, prazos e produções).
17 - A produção das informações iniciais pode ser feita em outras áreas da organização e então são gerenciadas pela controladoria. Sabemos que a controladoria jurídica desempenha papel importante em duas frentes: em relação aos clientes, indiretamente, e diretamente com os trabalhadores da organização.
18 - Portanto, a controladoria possui um papel essencial no departamento ou escritório no qual esteja inserida cujos resultados alcançados são a produtividade, a qualidade e o foco.
19 - Hierarquia A controladoria jurídica é um setor ligado diretamente à cúpula da organização ou ao seu mais alto setor administrativo, independente dos setores Prestação de informações precisas e atualizadas Informação Informação Informação 5 técnicos responsáveis pela atividade-fim prestada. Subordina-se diretamente aos sócios ou diretores, não sendo subordinada aos advogados, mas estando no mesmo nível que eles.
20 - Cúpula: sócios (e gerentes e diretores por eles designados como superiores)
 Administrativo: departamento financeiro, departamento de pessoal 
Técnico-jurídico: advogados e seus auxiliares diretos
 Controladoria jurídica
21 - A cadeia hierárquica revela duas visões que o gestor deve ter muito claras para si, em seu pensar e agir: Responsabilidade e Subordinação. Ao pensar na controladoria jurídica de uma organização, três coisas devem estar muito claras: a) há pessoas que estão acima de você; b) há pessoas que estão abaixo de você; e c) há uma responsabilidade que cabe a você, independentemente de quem esteja acima ou abaixo na hierarquia.
22 - A hierarquia revela não só a quem se deve obedecer ou a quem se reportar quanto aos problemas e aos resultados, mas que existe uma tarefa que não cabe a nenhuma outra pessoa, senão àquela que está designada no organograma. 
23- Dessa maneira, se não houvesse uma necessidade a ser atendida por alguém, com competências e habilidades diferenciadas, não seria criada uma função ou cargo determinado. Portanto, ao se observar a cadeia hierárquica, o primeiro ponto a se ter em mente, ao encontrar o seu cargo ou o Cúpula: sócios (e gerentes e diretores por eles designados como superiores) Administrativo: departamento financeiro, departamento de pessoal Técnico-jurídico: advogados e seus auxiliares diretos Controladoria jurídica
24 - seu setor nesse gráfico, é que a organização tem uma necessidade e você é o responsável por atendê-la; não aquele que está abaixo de nem aquele que está acima, por melhores que sejam. Com esse pensamento claro, por consequência seu trabalho terá maior significação aos seus próprios olhos e não permitirá que os resultados, bons ou ruins, sejam atribuídos a outros, uma vez que passa a conhecer sua esfera de responsabilidade. 
25 - A hierarquia desvela uma segunda visão: a de subordinação. 
26 - Ser subordinado é um fato a ser aceito quando há pessoas em posição mais elevada do que outra, mas é possível ser um colaborador que recusa a subordinação, sendo desrespeitoso e seguindo os seus parâmetros, não as ordens do seu superior. Essa pessoa tem a posição de subordinada, mas seu andar não é condizente
27 - Para a escolha do software de gestão jurídica devem ser levados em consideração alguns pontos importantes como: facilidade de uso, compatibilidade com diversos sistemas, trabalho online e off-line, número deusuários e personalização do acesso de cada um, possibilidade de executar backup de dados em servidor confiável (backup na nuvem), suporte, consulta de intimações, integração com outros setores, integração com os sistemas de processo eletrônico, capacidade de exportar a base de dados para um formato amplamente aceito (por exemplo; exportação da base de dados de clientes e processos para uma planilha de Excel) e geração automática de relatórios.
28 - Sabemos que escolha do software de gestão jurídica é algo muito particular, mas as funções têm que servir de forma ampla para a gestão do departamento jurídico ou escritório. 
29 - Entre as funções de qualquer software desse gênero, elas devem ser básicas e essenciais, são eles: 
 Agenda; 
 Calendário; 
 Cadastro em geral: de usuários, de processos, de tarefas; 
 Relatórios customizáveis; 
 Gerenciador Eletrônico de Documentos – GED; 7 
 Facilidade de uso, entre outras
30 - É evidente que o profissional que vai auxiliar na escolha da ferramenta deve também levar em conta quanto pode investir aquele que está adquirindo, uma vez que, assim como as funções, os valores variam muito. 
31 - A escolha do software irá impactar no trabalho efetivo da controladoria jurídica. Por meio de suas funções, podem ser tomadas decisões estratégicas que podem garantir o sucesso ou a derrota da organização nos quesitos efetividade e eficiência.
32 - Inteligência Artificial 
O avanço tecnológico, e particularmente a inteligência artificial, está também se desenvolvendo no campo jurídico. Ainda não está tão avançada quanto em outras áreas, principalmente porque envolve o conhecimento da linguagem humana, mas já está disponível com êxito para utilização por aqueles que têm recursos para adquirir esses produtos e necessidade deles. 
33 - No mercado jurídico, ROSS e Watson são sistemas baseados em inteligência artificial que se destacam.
34 - O ROSS é uma ferramenta de inteligência artificial que entende a linguagem natural e, a partir de questões elaboradas, traz resultados pertinentes de respostas, bem como casos semelhantes e seus resultados. 
35 - O Watson é outra ferramenta de inteligência artificial, desenvolvido pela IBM como uma plataforma de reconhecimento de voz e interação com seres humanos para utilização em qualquer esfera para a qual ganhe uma programação específica, como atendimento em call center, chatbot (diálogo textual, por ferramentas de chat), inteligência de vendas (para conhecimento da necessidade do cliente e oferta oportuna de produtos e serviços) e diversas outras aplicações, de respostas a perguntas triviais até diagnóstico de doenças e sugestões de tratamento médico.
36 - A gestão de departamento jurídico, de um escritório de advocacia ou de um órgão jurisdicionado passa pela análise das tarefas, da rotina da equipe, separando o que exige uma análise intelectual do que é mecânico. Por exemplo, elaboração de petições é intelectual, definição de metas e acompanhamento delas é intelectual. Inserir uma defesa em um sistema de um cliente é mecânico. Baixar um processo de um sistema do Tribunal é mecânico. Entre as tarefas que atualmente podem ser realizadas de forma autônoma e completa por robôs, podemos incluir a busca de novos processos; a baixa de guias; a busca de dados 8 de processos (consulta de processos) e a busca de andamentos processuais e intimações
37 - Em alguns países e no Brasil, a inteligência artificial vem sendo utilizada para melhorar a produtividade, atender melhor o cliente, medir riscos, pesquisar
38 - A gestão jurídica tem pilares que constituem o fundamento da atividade. A controladoria jurídica é o setor ou pessoa incumbida desses pilares e das responsabilidades que deles decorrem, na medida em que a cúpula da organização lhe outorga funções e delega responsabilidades. 
38 - Os pilares que fundamentam uma gestão jurídica eficaz, são: controladoria jurídica; software de gestão e o manual de procedimentos.
39 - A controladoria jurídica é o setor ou pessoa incumbida de todas as responsabilidades delineadas em nosso estudo. O software de gestão, é a ferramenta da informática capaz de auxiliar o gestor jurídico em suas atividades na organização em que trabalha.
40 - Já o manual de procedimentos é o resultado formalização dos processos e atos que devem ser adotados pelo controller e outras pessoas que usam e operam o sistema, a fim de que as informações sejam sempre atuais e confiáveis.
41 - A “ferramenta” controladoria jurídica é algo ainda muito novo no mercado da gestão legal. A maioria dos profissionais ligados às atividades jurídicas ainda trabalha da forma antiga, podemos dizer, com todas atividades concentradas para o advogado e estagiários, do começo ao fim de uma operação
42 - Acerca de conceitos envolvidos na gestão jurídica, temos a produção jurídica e a gestão da produção jurídica.
43 - A produção jurídica consiste em todo trabalho técnico jurídico mais o trabalho jurídico administrativo.
44 - Já a gestão da produção jurídica seria todo o fluxo de trabalho técnico jurídico e jurídico administrativo desde a chegada de uma demanda até a sua conclusão. 
45 - Assim, é trabalho pré-jurídico, jurídico ou paralegal realizado em escritórios, departamentos jurídicos ou entidades públicas, tanto consultivo quanto contencioso. 
46 - Na gestão jurídica, há a prática que diz respeito à organização dos processos por critérios estratégicos. Podemos classificar os processos em comuns, especiais ou estratégicos: 
47 - Comuns: Via de regras, os processos se enquadram nesta categoria, se não tiverem nenhum diferencial.
48 - Especiais: Apresentam um retorno provável superior a determinado patamar que a organização considere (por exemplo, R$ 40.000,00). 
49 Estratégicos: São os processos com um retorno esperado muito elevado de acordo com critério definido pela organização. Também podem ser enquadrados como estratégicos processos nos quais esteja sendo discutida uma nova tese jurídica ou nos quais possa haver novos processos em decorrência do fato discutido nele, devido ao retorno positivo que essas características podem trazer.
50 - A gestão da produção jurídica por meio de fluxos nasceu da mesma utilização em outros modelos de negócios, como na indústria e em outros tipos de corporações. Neste modelo, principalmente por ser confeccionado de forma departamentalizada, consegue-se visualizar quando existe retrabalho na produção.
51 - Não podemos esquecer da jurimetria, que consiste na aplicação de inteligência para a otimização da gestão dos processos jurídicos, é a análise dos dados judicializados para a tomada de decisões de forma estratégica.
52 - Analisando o nome, “juri” remete ao Direito, e “metria”, a medida. Conceitualmente, jurimetria é a utilização de métodos de mensuração e estatística em processos judiciais. 
53 - Ela é um método que utiliza a tecnologia da informação para extrair dados a serem utilizados na gestão legal. 
54 - A principal metodologia aplicada a jurimetria é a estatística.
55 - A aplicação da jurimetria é custosa não apenas em termos de tecnologia, com a contratação de serviços auxiliares de informações, mas principalmente em recursos humanos, pois envolve muito conhecimento, pesquisa e esforço. 
56 - No âmbito da prática da gestão jurídica, dados jurimétricos diversos podem ser coletados e trabalhados para os chamados “3C”: Conhecer, Conceber e Conceder.
57 – Conhecer o entendimento do Poder Judiciário local sobre o assunto versado no processo.
58 – Conceber um planoi estratétigico para o cliente.
59 – Conceder maior previsibilidade ao curso da ação.
60 - A jurimetria aplicada à gestão de escritórios e departamentos jurídicos permite conhecer o entendimento do Poder Judiciário (ou de determinado órgão desse poder); esse conhecimento concede maior previsibilidade do gestor quanto aos possíveis desdobramentos do caso e fornece subsídios para conceber um plano de ação, uma estratégia para o cliente com fundamento em dados concretos. 
61 - Adentrando na logística jurídica, hojeé inviável o deslocamento de um advogado para realizar uma audiência, ou a extração de cópias, protocolos etc. Nestes casos, os escritórios ou departamentos jurídicos contratam os chamados correspondentes jurídicos, que realizam estas tarefas diretamente do local. 
62 - Atualmente, mesmo com a digitalização dos processos, com a facilidade de acesso aos scanners, smartphones e outras ferramentas, a gestão destes correspondentes ainda é um desafio. 
63 - Atualmente, a maneira mais avançada para ser feito o controle dos prazos e da qualidade é por meio softwares que auxiliam nesses controles. Em alguns deles o próprio correspondente (previamente cadastrado), se loga via email e insere ele mesmo os arquivos no GED do sistema, poupando o trabalho da Controladoria Interna, que neste caso iria somente conferir, dando o “ok” para o financeiro efetivar o pagamento ao correspondente.
64 - Gestão do Conhecimento - Para a tomada de boas decisões é necessário possuir informações. Uma decisão que se baseia apenas em suposições pode ser útil para uma pessoa visionária e em casos excepcionais, porém, em estratégias para o dia a dia de uma organização, é necessário conhecimento do negócio e obtenção de informações.
65 - Na gestão do conhecimento, trabalha-se com quatro conceitos, que na verdade são uma evolução de um para outro; são eles:
66 - 1. DADO: É a informação pura. Pode nada representar para algumas pessoas, pois o dado depende do contexto ou situação em que é utilizado e precisa ser interpretado. 
2. INFORMAÇÃO: Podemos dizer que a informação é um conjunto de dados processados. As informações podem fornecer aos gestores parâmetros mais adequados para tomadas de decisão, para a caracterização mais precisa do mercado e para a definição de estratégias.
 3. CONHECIMENTO: O conhecimento consiste na capacidade de saber utilizar as informações para poder tomar medidas que melhorem o desempenho organizacional 
4. GESTÃO DO CONHECIMENTO: Se a empresa dispõe desse conhecimento, não pode permitir que ele se perca. Assim, precisa armazená-lo para que várias pessoas e departamentos possam utilizá-lo quando precisarem. De maneira simplificada, afirmamos que as informações advêm principalmente de duas fontes: 
 Dados isolados: obtidos do sistema interno da organização ou de fontes externas; 
 Dados consolidados: compilados e organizados, apresentados na forma de relatórios.
67 – Relatórios não são dados elaborados para apresentar gráficos bonitos visualmente , ou números impressionantes , mas sem qualquer significado prático, muito menos para encher gavetas ( OU DISCOS RÍGIDOS DE COMPUTADOR).
68 - Cada relatório deve ter um proposito, e sua análise dever ser útil por conter informações relevantes para a tomada de decisões ou para o acompanhamento de indicadores.
69 - Para Luz, “informação é uma combinação de dados ou quaisquer elementos que, isoladamente, não induzem o gestor a uma ação. [...]. 
70 - Quando a informação cumpre determinados requisitos que a tornam útil para uma decisão, dizemos que é uma informação gerencial. Nesse caso, ela conduz o decisor a uma ação que agrega valor à empresa. 
71 - O autor trata de basicamente três requisitos que podemos aplicar aqui para que uma informação seja digna de ser levada aos decisores, ou, em outras palavras, requisitos para que uma informação seja gerencial. 
72 - Os três requisitos são: 
1. Benefício - custo: o benefício de uma informação deve ser maior do que o custo para gerar e distribuir essa informação. 
2. Compreensibilidade: o usuário deve poder entender a informação.
3. Utilidade: uma informação compreensível poderá ser útil na tomada de decisões, desde que seja segura e eficaz para motivar adequadamente uma decisão. A utilidade se desdobra em: 
a) Relevância: há relevância quando a informação é oportuna. Esse requisito é também chamado de tempestividade, porque denota que a informação deve estar disponível no momento adequado para a decisão.
b) Confiabilidade: uma informação é confiável quando pode ser verificada, testada. “Nisso reside a importância de que as informações sejam produtos de sistemas estruturados de informações, possibilitando o acesso e a reconstrução destas no momento em que desejarmos.
73 - Uma informação só é importante quando atende conjuntamente a dois critérios: relevância e pertinência. 
74 - Ao elaborar um relatório que envolva a disponibilidade de muitos dados, cuidado para não misturar dados úteis com dados pouco úteis ou sem serventia alguma para o propósito do relatório, cuja presença mais poderá atrapalhar do que ajudar. 
75 - Para Schier as principais características dos relatórios gerenciais são: 
 As informações devem ser contidas num sistema definido de relatórios periódicos; 
 As informações devem ser oportunas, antecipando-se ao momento da tomada de decisão; 
 As informações devem ainda ser econômicas, isto é, não ter um custo de apuração maior que o benefício disponibilizado; 
 Devem ter um nível de detalhamento que proporcione a leitura da situação com consistência. Em relação ao público a que é direcionado, o relatório pode ser de dois tipos: 
o relatório interno e o relatório externo. 
Normalmente, os relatórios internos possuem informações estratégicas. Os próprios dados extraídos da análise do time sheet constituem um 
76 - relatório interno, utilizado para cobrar o cliente ou para precificar um serviço
São relatórios internos: entradas e saídas de demandas, acordos efetuados, efetividade das demandas.
77 - Os relatórios externos normalmente são os relatórios confeccionados para envio aos clientes, sejam pessoas físicas (um grande desafio da gestão da produção legal) ou jurídicas. As práticas e ferramentas da gestão jurídica são inúmeras, podendo ser adotado o conhecimento da administração de modo geral. Estudamos algumas tidas como essenciais ao bom andamento da gestão de uma organização jurídica. No tocante à gestão do conhecimento, a utilidade das informações obedece a alguns requisitos mínimos: seu custo–benefício, sua compreensibilidade e sua utilidade (esta, traduzida em relevância e confiabilidade). Dados que não sejam pertinentes e relevantes não devem compor relatórios nem de outro modo ocupar desnecessariamente o tempo dos gestores.
Palavra final 
78 - O controller jurídico, é certo, deve ter conhecimentos de gestão estratégica, gestão de pessoas e do Direito, especialmente das áreas atendidas pela organização. Com todo o seu saber, adquirido ao longo do ensino formal ou de outra forma de estudo e experiência, é possível que tenha sugestões de correção e de melhoria que podem auxiliar a organização. 
79 - Assim, o trabalho da controladoria jurídica permite que os demais profissionais técnicos se dediquem às suas atividades primordiais. Este setor ou indivíduo realiza o trabalho administrativo do escritório, mantendo um sistema de gestão de qualidade. Esperamos, assim, que você muito possa contribuir na vida de outras pessoas caso venha a trabalhar nessa área!