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1 FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE MACAÉ – FUNEMAC FACULDADE PROFESSOR MIGUEL ÂNGELO DA SILVA SANTOS – FEMASS CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO A TECNOLOGIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO: UMA FERRAMENTA PARA TOMADA DECISÃO Macaé - RJ 2014 2 FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE MACAÉ - FUNEMAC FACULDADE PROFESSOR MIGUEL ÂNGELO DA SILVA SANTOS – FEMASS CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO A TECNOLOGIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO: UMA FERRAMENTA PARA TOMADA DECISÃO POLYANA SILVA SANTOS CAMELO Trabalho Final apresentado ao curso de graduação em Administração, da Faculdade Professor Miguel Ângelo da Silva Santos (FeMASS), para obtenção do grau de BACHAREL em Administração. Professor Orientador: Leonard Barreto Moreira Macaé - RJ 2014 3 A TECNOLOGIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO: UMA FERRAMENTA PARA TOMADA DECISÃO POLYANA SILVA SANTOS CAMELO Trabalho Final apresentado ao curso de graduação em Administração, da Faculdade Professor Miguel Ângelo da Silva Santos (FeMASS), para obtenção do grau de BACHAREL em Administração. Banca Examinadora: ___________________________________________________________________ Prof. Leonard Barreto Moreira, Msc. FeMASS 1º Examinador ___________________________________________________________________________ Prof. Sérgio Eduardo Correa Neto, Msc. FeMASS 2º Examinador 4 Dedico está realização a minha família que sempre esteve junto comigo em todos os momentos desse percurso. 5 AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus, pela capacidade de aprender. À família, pelo suporte necessário. Aos colegas de turma e ao orientador. Aos profissionais da FeMASS. 6 “O importante na vida é saber que as nossas atitudes geram comportamentos, os quais servirão para mudar a nossa vida, profissional e pessoal, basta acreditarmos que vamos poder alcançar”... (autor desconhecido) 7 RESUMO O objetivo desse trabalho é conceituar e apresentar os diversos aspectos envolvidos ao processo de tomada de decisão nas empresas e a utilização dos sistemas de informação para auxílio no processo decisório. A metodologia utilizada teve caráter qualitativo e demonstrativo de uma revisão bibliográfica em que os autores puderam deixar seus conceitos e sua visão no caráter informativo, para conhecer um pouco desse universo tão amplo que é a tecnologia do sistema de informação, portanto se conclui que cada passo abordado teve um tipo de informação para que entendermos que não conseguiremos hoje viver sem essa tecnologia em nossas vidas, seja nas tomadas de decisão ou em outro campo particular, foi uma revisão bibliográfica de caráter informativo o qual trouxe alguns pressupostos definidos e particulares do sistema de informação. Palavras-Chaves: Sistema de Informação; Revisão Bibliográfica e Tomadas de Decisão. 8 ABSTRACT The aim of this study is to conceptualize and present the various aspects involved in the decision-making process in companies and the use of information systems to aid in decision making. The methodology was qualitative and demonstrative character of a literature review in which the authors were able to leave their concepts and their vision in informative to know a little of that as broad universe that is the information system technology, so it follows that each step approached had a kind of information that we understand that we can not now live without this technology in our lives, whether in decision-making or other particular field, was an informative character of literature review which brought some definite and particular assumptions of the system information. Key Words: Information System; Literature Review and Decision Making. 9 LISTA DE FIGURAS Figura 1. Resumo de dado, informação e conhecimento.............................................. 19 Figura 2. Resumo das fases do processo decisório....................................................... 24 Figura 3. Níveis gerenciais e os correspondentes tipos de sistemas de informação..... 29 Figura 4. Tipos de sistemas de informação.................................................................. 29 Figura 5. Representação simbólica de um SPT para folha de pagamento.................... 30 Figura 6. Transformação de dados por um SIG........................................................... 32 Figura 7. SAD para cálculo de transporte.................................................................... 33 Figura 8. Modelo de um SAE....................................................................................... 34 Figura 9. Inter-relacionamento entre sistemas.............................................................. 36 Figura 10. Elementos-chave organizacionais do ambiente de banco de dados.............. 37 Figura 11. Componentes de um data warehouse............................................................ 39 10 SUMÁRIO RESUMO ............................................................................................................................ 07 LISTA DE FIGURAS......................................................................................................... 09 1 INTRODUÇÃO ............................................................................................... 11 1.1 OBJETIVO GERAL........................................................................................... 13 1.2 OBJETIVO ESPECÍFICO.................................................................................. 13 1.3 JUSTIFICATIVA .............................................................................................. 13 1.4 METODOLOGIA .............................................................................................. 14 2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO.................................................................... 15 2.1 DADOS, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO............................................. 18 2.1.1 Dados.................................................................................................................. 17 2.1.2 Informação........................................................................................................ 19 2.1.3 Conhecimento.................................................................................................... 20 3 O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO NAS EMPRESAS............... 21 3.1 TOMADA DE DECISÃO.................................................................................. 21 3.2 ELEMENTOS DO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO....................... 23 3.3 MODELOS DE TOMADA DE DECISÃO....................................................... 25 3.3.1 Modelo Racional............................................................................................... 25 3.3.2 Modelo Carnegie............................................................................................... 26 3.3.3 Modelo Incrementalista................................................................................... 26 3.3.4 Modelo desestruturado..................................................................................... 27 3.3.5 Modelo de lata de lixo....................................................................................... 27 4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO APOIO A GESTÃO ........................ 28 4.1 NÍVEIS HIERÁRQUICOS ORGANIZACIONAISE SEUS SISTEMAS........ 28 4.1.1 Sistemas de nível operacional.......................................................................... 30 4.1.2 Sistemas de nível do conhecimento................................................................. 31 4.1.3 Sistemas de nível tático/gerencial.................................................................... 31 4.1.4 Sistemas de nível estratégico............................................................................ 33 4.2 RELACIONAMENTO ENTRE SISTEMAS..................................................... 35 4.3 TENDÊNCIA DOS BANCOS DE DADOS...................................................... 36 4.3.1 Data warehouse................................................................................................. 38 4.3.2 Data Mining....................................................................................................... 39 4.4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E ESTRATÉGIAS EMPRESARIAIS......... 40 4.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA VISÃO GERENCIAL .......................... 42 4.5.1 A Importância dos Sistemas de Informação para as Empresas................... 45 5 CONCLUSÕES................................................................................................. 47 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................... 48 11 1. INTRODUÇÃO Graças aos crescentes avanços tecnológicos, as organizações vêm podendo suprir suas necessidades de suporte, de melhora de desempenho e redução de custos. Como consequência, entram no mercado competitivo alcançando maiores lucros e obtendo resultados positivos. A visão empresarial vem evoluindo e seus valores competitivos apresentam alternativas para o desenvolvimento informativo de sua gestão, em que o sistema de informação foi criado para gerar informações rápidas de acordo com as tomadas de decisões. A tecnologia da Informação (TI) vem sendo amplamente utilizada pelas empresas pela sua agilidade e forma de atuação. Assim, a informação tornou-se de suma importância para o desenvolvimento de uma organização e passou a ser fundamental para a tomada de decisão, tornando-se vital para sustentação da empresa no mercado. Portanto, entre disputas tão acirradas, onde se compete por qualidade, prazo, preço, dentre outras variáveis, torna-se indispensáveis que as informações sejam completas e confiáveis, e expostas no menor tempo e de modo objetivo. Porém, quando essas informações encontram-se desorganizadas, dificultam a sua recuperação e comprometem a tomada de decisão da empresa. Partindo dessa premissa, têm-se os sistemas de informação. Estes armazenam os dados e organiza-os de maneira que o transformem em informações para o gerenciamento de decisões de uma organização. Dessa forma, as empresas terão um aliado para enfrentar o mercado e consequentemente irão se destacar. Os benefícios da utilização correta dos sistemas de informação serão explanados ao longo deste trabalho. Eles trazem melhorias nos serviços prestados, melhoria nas tomadas de decisão, devido às informações mais rápidas e precisas, dentre outros. 12 Logo, para obter êxito num mercado cada vez mais concorrido, a capacidade de atuar de maneira rápida e decisiva tornou-se um diferencial, e é desta forma que ter um sistema de informação implantado na organização tornou-se tão essencial. A evolução do sistema de informação se expandiu em diversas áreas, como Engenharia, Gerenciamento de Projetos, Recursos Humanos, Finanças, Planejamentos Estratégicos, etc., completando uma gama de atividades dentro do cenário de negócios da empresa (COUTO, 2011). O sistema de informação, através da utilização de programas, proporciona às empresas condições de se aperfeiçoar conforme a demanda. O sistema de informação oferece aos gestores uma menor margem de erro em suas decisões, desde a entrada do pedido à gestão de clientes, contratos, produção e faturamento e qualquer outro tipo de departamento. Também algumas facilidades disponíveis na solução ajudam no gerenciamento das vendas: gestão de orçamento, pedido de vendas com entrada via web e tecnologias móveis já com pré- preparação para o faturamento, controle de comissões, condições de pagamento, integração com processo de produção, geração de contrato, metas de vendas, distribuição, transportes, faturamento e processo de emissão de nota fiscal, já com nota fiscal eletrônica para produtos e serviços (MOYSES, 2012). O sistema de informação é uma solução que proporciona inúmeros benefícios, mas que não soluciona os problemas de procedimentos da empresa. Isto implica que, se o sistema for alimentado com dados errados, não há como exigir que ele gere informações adequadas e consistentes. Logo, qualquer ação individual traz impactos no todo, podendo levar a empresa a se movimentar em uma direção contrária a qual deveria se este fato não ocorresse (ROZAN, et al, 2008). A empresa que não tem essa visão dos benefícios do sistema de informação fica em desvantagem em relação àquela que usufrui do sistema e da agilidade que o mesmo oferece. Observa-se a sua importância não só para as tomadas de decisão como para entender os conceitos hoje vivenciados pelas empresas que tem sua visão focada na tecnologia, que lhe permite conduzir sua organização a ter o êxito necessário para sua atuação. 13 1.1 OBJETIVO GERAL Conceituar e apresentar os diversos aspectos envolvidos no processo de tomada de decisão nas empresas e a utilização dos sistemas de informação para auxílio no processo decisório. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Contextualizar os aspectos relevantes no processo de tomada de decisão nas empresas; Descrever e apresentar as características relacionadas à informação, sistemas de informação e a utilização de tecnologia da informação para gerar conhecimento; Apresentar os tipos de sistemas de informação, com ênfase nos softwares e técnicas comumente utilizados no meio empresarial para a tomada de decisão. 1.3 JUSTIFICATIVA A utilização de um sistema de informação gerencial é indispensável à otimização e competitividade de uma empresa. As organizações que não se valem de técnicas e ferramentas adequadas de análise para calcular o custo de seus serviços e produtos, dentre outros, podem cometer erros que dirigem a empresa a uma posição estratégica indesejada. Junto à busca por vantagens competitivas, cresce a procura de artifícios para a maximização de lucros e diminuição de custos, assim, com o desenvolvimento contínuo nas áreas de tecnologia, torna- se possível a realização desses objetivos nos sistemas de informação gerencial, onde estes estão cada vez mais modernos e sofisticados, apresentando uma rápida apuração e transformação de dados em informações, tornando decisões mais rápidas e assertivas. Segundo Chiavenato (2006), a utilização de sistemas de informação permite às empresas viver e sobreviver no mercado de trabalho competitivo. As decisões tomadas nas organizações baseiam-se fundamentalmente nas informações disponíveis. Para melhorar o seu desempenho decisório, as organizações criam sistemas específicos de busca, coletam, armazenam, classificam e tratam informações importantes e relevantes para o seu correto funcionamento. Esses sistemas são chamados Sistemas De Informação Gerencial (SIG) e tem capacidade de gerar informação através de matéria prima e assim auxiliar todas as decisões a serem tomadas dentro da organização pelos níveis estratégico, gerencial e operacional. 14 1.4 METODOLOGIA Quanto aos objetivos a pesquisa a ser desenvolvida nesse trabalho caracteriza- se como exploratória, pois visa proporcionar maior proximidade com o assunto abordado, no intuito de torná-lo mais claro, tendo em vista tratar- se de um tema de alta relevância.Segundo Gil (2010, p.27) “as pesquisas exploratórias tem como propósito proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito ou a construir hipóteses”. Consiste na análise e na interpretação de informações disponíveis na literatura específica já publicada, como livros, periódicos, internet, bem como na análise de exemplos de experiências reais. Quanto aos métodos empregados, no que diz respeito aos procedimentos de coleta e análise de dados, assume a forma de pesquisa. A pesquisa bibliográfica, presente na maioria das pesquisas acadêmicas, proporciona “fundamentação teórica ao trabalho, bem como a identificação do estágio atual do conhecimento referente ao tema” (Gil, 2010, p. 30). Quanto à forma de abordagem a pesquisa é qualitativa, pois não se propõe em utilizar métodos ou técnicas estatísticas. A análise dos dados e informações pesquisadas será realizada através de um processo continuado na qual se procurará desvendar os questionamentos na busca de um resultado final consistente. 15 2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Sistema de Informação é a expressão utilizada para descrever um Sistema seja ele automatizado (que pode ser denominado como Sistema Informacional Computadorizado), ou seja manual, que abrange pessoas, máquinas e/ou métodos organizados para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que representam informação para o usuário e/ou cliente. Todo Sistema de informação que manipula dados e gera informação, usando ou não recursos de tecnologia em computadores, pode ser genericamente considerado como um sistema de informação. Por exemplo, o sistema de informação organizacional pode ser conceituado como a organização e seus vários subsistemas internos, contemplando ainda o meio ambiente externo. (GONÇALVES, 1994, P. 4). O capítulo vem conceituar e demonstrar a importância do sistema de informação na tomada de decisão, visto que mediante a tecnologia as empresas têm utilizados vários recursos os quais tem se tornado alvo de competitividade e de evolução bem sucedida em sua organização. Segundo Laudon, et al, (2007, p. 9). O sistema de informação é importante para as organizações de forma geral numa organização, não apenas pelo amplo leque que o planejamento estratégico proporciona na tomada de decisão, mas pela composição estrutural e gerencial na promoção de mudanças na organização. De acordo com o Sistema de Informação, os autores Laudon e Laudon, conceituam um Sistema de Informação tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisão, a coordenação e o controle de uma organização. Dentro desse conceito, observa-se que o sistema de informação é muito mais que um programa, um meio tecnológico de trazer informações, ele busca adequação de acordo com as necessidades das empresas em que compõem seu trabalho, sua complexidade exige uma administração que envolva todos os setores que precisem de informações exatas e urgentes para as tomadas de decisão que os gestores precisam para dar continuidade em seus projetos, http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Tecnologia_em_computadores&action=edit&redlink=1 16 portanto, o sistema de informação é o que as empresas precisavam para dar continuidade em suas metas e objetivos. A telecomunicação de Informação (TI) constitui-se de uma valiosa ferramenta estratégica para as organizações, quer seja operacional ou estratégia competitiva, sua utilização na gestão estratégica traz para a empresa possibilidades de realizar um diagnóstico, destacando oportunidades e ameaças do ambiente externo. No caso das forças e fraquezas, a empresa busca informações que possibilitem um retorno satisfatório que inter-relacione a otimização do processo. Segundo Pereira; Fonseca (1997, p.239), “a tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações”. O sistema de informação é um meio tecnológico que hoje é importantíssimo para as organizações não apenas no ponto de vista do planejamento estratégico, mais na tomada de decisão. Visto também como um meio de estrutural proporcionando uma visão que lhe possibilite uma mudança importante na organização. Laudon e Laudon, (2007, p. 9) conceituam: O Sistema de Informação tecnicamente como um conjunto de componentes inter- relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazena e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisão, a coordenação e o controle de uma organização. O sistema de informação é um instrumento que dá condições a uma empresa para ter todas as informações importantes em pouco tempo e com um mecanismo mais definido e seguro, o qual uma empresa precisa nos momentos do seu cotidiano detalhar informações que lhe possa dar condições de realizar negócios com eficiência. Batista (2005, p. 38) conceitua sistema como: “disposição de partes de um todo, que de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que se repetem ciclicamente na realização de tarefas predefinidas”. Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 32), em geral os sistemas de informação procuram atuar como: Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrínseca abrangência e complexidade; Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e, quando necessária, sintética das empresas; Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações; 17 Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional; Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais; Produtores de informações oportunas e geradoras de conhecimento; Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial. A postura abordada pelo autor deixa clara a necessidade de um processo que organize condições de direcionar seu atual objetivo e, sobretudo sobreviver aos concorrentes do mercado competitivo. A tecnologia aplicada num sistema de informação tem como objetivo ampliar seus horizontes em conjunto estratégicos adotados pela organização, que garantem uma rapidez em seu desempenho e em seu empreendimento. Os sistemas de informações (SI) hoje se tornam uma ferramenta indispensável em tudo que se vai fazer, independente se for pessoal ou profissional. Sua técnica de informação nos dá condições de poder agilizar qualquer finalidade que possamos precisar, portanto, a sua atuação numa organizações é fundamental e necessário, é através dele que o gestor consegue ter acesso com facilidade as informações de todos os aspectos de sua organização. As informações geradas pelo sistema têm como objetivo trazer retorno satisfatório para a empresa que ao mesmo tempo auxilia e interage em sua negociação, fazendo com que a empresa possa tomar decisões as quais são de grande importância no seu cotidiano. Segundo O’Brien (2003) SI “é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização.” Laudon e Laudon (2004) apud Sperb; (Neto, 2007) definem que um sistema de informação: é tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisão, a coordenação e o controle de uma organização. As características dos sistemas de informação já denotam sua principal vocação que é a de fornecerinformações para o controle e para agilidade na tomada de decisão. Segundo Stair; Reynolds, (2002, p. 7) “um sistema é um conjunto de elementos ou componentes que interagem para cumprir metas”. Os objetivos representam os fins que a empresa está tentando alcançar, enquanto a estratégia é o meio para alcançar esses fins. Os sistemas de informação formam um mecanismo de apoio à gestão de uma organização, base na tecnologia do sistema que são suportes importantes que ao longo dos 18 anos vem se adaptando dando condições de caminhar de acordo com a evolução tecnológica. Essa tecnologia tem dado condições de organização em todos os setores de uma empresa, já que os programas tem uma formalidade indispensável e ao mesmo tempo essencial para cada tipo de atuação empresarial. (PEREIRA E FONSECA, 1997, p. 241). Segundo Batista (2004, p. 25), Os sistemas de informação que dão base como suporte na tomada de decisão, são interagidos através da grandeza de quantidade de dados que o mesmo oferece, são ferramentas que permitem flexibilidade, de adequação de dados e da capacidade de respostas rápidas e eficazes. Nessa visão, o autor “os sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semiestruturados e focando a tomada de decisão”, para o mesmo se trata de um sistema de informação gerencial. O sistema de informação também pode ser conceituado como um conjunto de tecnologias que disponibiliza os meios necessários à operação do processamento dos dados disponíveis de um programa definido pela organização. Desta forma, tornando-se um sistema de coleta de dados, armazenamento, recuperação e processamento de informações utilizadas como necessário para obter respostas plausíveis no momento de uma proposta, ou decisão. (BATISTA, 2004, p.22). Dessa forma em que se tem a base das informações importantes da interação do sistema de informação com a realidade empresarial e pessoal em que seus dados dão condições de conhecimento, aprimoramento a comunicação e a própria informação necessária para qualquer tipo de tomadas de decisão, deixando claro que hoje não podemos mais viver sem o sistema de informação, pois ele é indispensável em todos os aspectos humanos e profissionais. 2.1 DADOS, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO Dados, informação e conhecimento são matérias-primas que compõem um sistema de informações. Conforme visto anteriormente, as organizações estão cada vez mais aderindo a novas formas de gestão. Ressaltamos nesse trabalho o dado, a informação e o conhecimento como subsídios essenciais à comunicação e à tomada de decisão. Para tornar o processo decisório rápido e eficaz, as empresas precisam dispor de um sistema de comunicação que permita a movimentação instantânea da informação e do conhecimento, tendo para isso, o suporte da tecnologia. 19 A figura 1 mostra de forma simplificada as características de dado, informação e conhecimento. Figura 1: Resumo de dado, informação e conhecimento. Fonte: Carvalho (2012) 2.1.1 Dados Na definição de feita por Miranda (1999, p. 285), dado é "[...] conjunto de registros qualitativos ou quantitativos conhecidos que organizado, agrupado, categorizado e padronizado adequadamente transforma-se em informação". Segundo ele, os dados, isoladamente, tem pouca ou nenhuma importância, não servindo para uma tomada de decisão. Assim, um dado pode ser considerado um fato primitivo, que após a interpretação e estruturação vem a se tornar informação. 2.1.2 Informação O termo informação possui uma vasta gama de significados. Segundo o dicionário Aurélio (2010), informação é o ato ou efeito de informar. Para Rossini e Palmisano (2003), informação é o dado configurado de forma adequada ao entendimento à utilização pelo ser humano. Portanto, podemos afirmar que a informação é formada a partir de um conjunto de dados apresentados de forma que possamos compará-los e analisá-los, depois de devidamente separados, tratados e classificados. A obtenção da informação é feita a partir da introdução de dados e detalhes dos mesmos (como local e data da coleta, por exemplo). 20 Portanto, informação é a interpretação que cada sujeito faz de um conjunto de dados. 2.1.3 Conhecimento Para Laudon e Laudon (2007), conhecimento é o conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informação. É o ato de interpretar e operar sobre um conjunto de informações. É a capacidade, adquirida por alguém, de interpretar e operar sobre um conjunto de Informações. O conhecimento está associado ao processamento da informação. Assim, o conhecimento deriva de informações percebidas e decodificadas. Ou seja, ele é formado através das informações capturadas, entendidas e armazenadas na memória. Portanto, se as informações são constituídas de dados, o conhecimento é constituído de informações. 21 3 O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO NAS EMPRESAS São constantes as situações onde se faz necessária a tomada de decisão. Seja no âmbito pessoal ou no profissional, temos que decidir ante as mais diversas situações e sobre os mais variados problemas, utilizando-se para isso de experiências vividas, valores e crenças, conhecimentos técnicos, filosofias e habilidades, as quais servem de norte para tomarmos decisões. Essas diversas maneiras de tomar uma decisão podem ser responsáveis pelo sucesso e pelo fracasso daqueles que a tomam e daqueles que dependem deste processo, bem como da empresa em que estejam inseridos, quando são responsáveis pelo poder decisório. Com o desenvolvimento moderno e o crescimento de complexidade, as decisões também se tornam mais complexas nas empresas, exigindo do líder e dos colaboradores precisão na tomada de decisão. Em diversas áreas das organizações encontram-se tarefas que tenham reflexo com a tomada de decisão do gestor. No contexto organizacional, a tomada de decisão é uma das atividades primordiais, pois a decisão do líder irá impactar diversos setores da empresa, por isso eles precisam de habilidades para obter êxito na liderança. Diante deste cenário, serão apresentadas nas seções a seguir uma breve conceituação sobre os aspectos relevantes no processo de tomada de decisão nas organizações. 3.1 TOMADA DE DECISÃO A tomada de decisão vai além das perspectivas da empresa, em que busca dentro do seu conceito de análise de resultados, condições de reverter e colocar em prática o que a empresa precisa no momento, portanto, é necessário que a empresa tenha em mãos subsídios 22 necessários para que tenha a informação que lhe possa contribuir para dados os quais são importantes para tomar decisões cabíveis no momento certo, entretanto, o sistema de informação tem cumplicidade com a tomada de decisão da empresa, em que faz jus, as suas informações, e através delas que se pode ter a certeza do momento certo de agir e reagir. A tomada de decisão, segundo Oliveira (2004): É a conversão das informações analisadas em ação. Os desafios impostos levam os administradores a buscar informações que espelhem fielmente a real situação das organizações, para que o processo decisório seja efetuado de forma eficaz, para alcançar os resultados pretendidos. Neste sentido, entende-se que as decisões precisam ser tomadas de forma ágil e corretas, pois o desempenho das organizações depende da qualidade de seu gerenciamento. Constantemente, os administradores se deparam com um determinado número de opções de decisão e, dentre estas, devem ser escolhidas aquelas que levem a organização a atingir seus resultados com menor custo. Assim sendo, Oliveira (2004) defende a tomada de decisão de formaconsciente de um curso de ação, entre as alternativas disponíveis, na busca do resultado que se deseja alcançar. O processo decisório nas organizações, portanto, converte-se na essência da habilidade gerencial, em que a responsabilidade do gestor é decidir a melhor alternativa para cada momento em que se encontra a organização, de modo a garantir os resultados esperados. Muitas observações são elevadas de acordo com as decisões que são tomadas sob diversos ângulos, sob condições de tomar as decisões certas, ou não, é uma condição de risco, em que qualquer empresa passa em sua organização. Para isso, é necessário que se tenha um programa de informação, como no caso o sistema de informação adequado para cada empresa, para dar melhor viabilidade em suas tomadas de decisão, como auxílio, que por detrás de seus dados a empresa possa tomar as decisões que melhor lhe convém. Nos tempos atuais a tecnologia na era da informatização tem estado em alta, devido tudo estar entorno de suas informações, de seus programas, portanto, se escolhe a que melhor se adapte às suas exigências, que te dê melhor retorno em questão de tempo, custo e versatilidade. Diante do exposto, observa-se que a tomada de decisão está diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informação da empresa, e este deverá ser o mais útil possível na geração da melhor informação no auxílio ao gestor. 23 Segundo Simon (1960 apud Laudon e Laudon 2007, p. 305), são quatro estágios no processo de decisão: “inteligência, concepção, seleção e implementação, esses estágio correspondem aos quatro passos do processo de resolução de problemas”. Estas variáveis estão relacionadas à disponibilidade das informações internas e externas, ao investimento em capital humano e operacional, uma vez que o pessoal selecionado para área de sistemas entenda e ponha em prática o objetivo dos gestores. Sobre o processo decisório, Oliveira (2004, p. 146) discorre, como o processo de tomada de decisão, implicando o conhecimento prévio das condições básicas na empresa e de seu ambiente, bem como uma avaliação das consequências futuras advindas das decisões tomadas, e esse conhecimento é propiciado pelas informações de que o tomador dispõe sobre as operações da empresa, seus concorrentes, fornecedores, mercado financeiro, mercado de mão-de- obra, decisões governamentais etc. A implicação de conhecimento básico da empresa em seu ambiente, trata-se de uma informação fundamental, visto que hoje se torna muito mais fácil esse contato direto, já que o sistema de informação tem condições de ampliar seus recursos através de programas que possibilitam uma conexão mais eficaz para as tomadas de decisão que os gestores e administradores devem eleger mediante dados e sugestões que os mesmo lhe dão como base de integração. Para Chiavenato (2006) tomada de decisão é definida como o processo de análise e escolha, entre várias alternativas disponíveis, no curso de ação que a pessoa deverá seguir”. Assim, informações desencontradas e desatualizadas irão afetar neste processo. Portanto, a organização deve ter extremo cuidado ao coletar dados, certificando-se de que não existam ruídos ou incoerências. O subcapítulo trouxe conceitos e definições sobre a importância da tomada de decisão hoje nas empresas, devido à fonte de informações que o sistema fornece, são dados atualizados para que a empresa possa tomar as decisões cabíveis no tempo certo. 3.2 ELEMENTOS DO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO Segundo Chiavenato (2006, p. 255), são muitos os elementos que compõem o processo decisório. Ele ressalta os principais: • o estado da natureza: condições de incerteza, risco, ou certeza que existem no ambiente decisorial que o tomador de decisão deve enfrentar; • o tomador de decisão: indivíduo ou grupo que escolhe entre as várias alternativas; • os objetivos: fins que o decisor almeja alcançar com as suas ações; • preferências: critérios que o decisor utiliza para determinar sua opção; 24 • situação: os aspectos ambientais que envolvem o tomador de decisão, às vezes não controláveis, fora do alcance de seu conhecimento ou compreensão que influenciam na sua escolha; • estratégia: curso de ação que o decisor escolhe no sentido de atingir os objetivos da melhor forma, sendo esta dependente dos recursos disponíveis; • resultado: consequência de uma estratégia. Entre esses elementos que formam o processo de tomadas de decisão, verifica-se que uns influenciam na escolha dos gestores e acarretam efeitos diretos para os demais. O estado da natureza, os objetivos e a situação são determinantes nas alternativas prováveis para a escolha da estratégia que resultará na melhor tomada de decisão. E por fim, os resultados serão consequências da estratégia traçada para atingi-los. Para Oliveira (2004), o processo decisório é classificado em fases, como a seguir. A figura 2 apresenta as principais fases resumidamente. Figura 2: Resumo das fases do processo decisório Fonte: http://www.portal-administracao.com (2014) • identificação do problema: incide na identificação do contexto em que a organização se encontra inserida; • análise do problema: é um procedimento que ajuda na busca da causa de um problema de tomar qualquer tipo de ação. Também é analisada a diferença entre causa e efeito e suas referentes ações. Deve considerar as ameaças e oportunidades; • estabelecimento de soluções e opções para a resolução do problema; • análise e comparação das soluções alternativas através do levantamento das vantagens e desvantagens de cada alternativa; http://www.portal-administracao.com/ 25 • seleção de alternativas mais adequadas, conforme critérios preestabelecidos, mediante o conhecimento das vantagens e desvantagens dessas alternativas; • implantação da alternativa selecionada, incluindo o devido treinamento das pessoas envolvidas; • avaliação da alternativa selecionada, através de critérios aceitos pela organização, em que a tal alternativa deverá fornecer resultados a serem avaliados. Oliveira (2004) ainda destaca que para obter sucesso na tomada de decisão, há de se fazer a escolha correta no decorrer dessas fases. Assim, torna-se evidente a importância da teoria da decisão, onde norteia-se o processo decisório em busca da decisão apropriada para a solução do problema e consequente definição do futuro da empresa. 3.3 MODELOS DE TOMADA DE DECISÃO A utilização de modelos de tomada de decisão possibilita aos gestores a compreensão da estrutura organizacional e as relações complexas pertinentes aos processos desenvolvidos nesse setor. Assim, há um gradativo crescimento na construção de modelos que propiciem uma melhor funcionalidade de métodos e técnicas no processo de tomada de decisão organizacional, cujo alicerce é a informação, elemento fundamental para o processo. Os modelos organizacionais que abrangem as tomadas de decisão são importantes para entender quais suas características principais e quais poderão se adaptar numa possível resolução de problema. Quando a organização tem informação para dar respaldo às suas decisões estratégicas ela está em vantagem em relação às outras organizações do mesmo setor, sendo possível analisar, num menor tempo, as alternativas de decisão, propiciando melhor resultado decorrente da decisão tomada. Abaixo temos os principais modelos de tomadas de decisão e suas aplicações. 3.3.1 Modelo Racional A racionalidade é sempre relativa ao sujeito que decide. O administrador é desafiado constantemente dentro da organização. Sua capacidade de escolha e de compreensão é testada a cada decisão a ser tomada diante de inúmeras incertezas a que estão expostos no cenário 26 organizacional. O modelo Racional da Economia Clássica baseia-se na percepção de que o dono do poderde decisão possui conhecimento de todas as opções acessíveis. Ressalta-se que a tomada de decisão é o processo essencial para dar resposta a uma dificuldade, onde opções de escolha são apresentadas para prováveis soluções e que estas tragam melhores resultados para as empresas, sendo avaliado como a mais importante tarefa realizada pelos gestores. 3.3.2 Modelo Carnegie Segundo Aidar (2006), o Modelo Carnegie ou Modelo da Racionalidade Limitada, exaltado por Simon (1970), discute a inviabilidade do gestor de ter acesso a todas as probabilidades de ação, dificultando a avaliação das escolhas, pois é dificílimo ter acesso e processar todas as informações pertinentes à decisão a ser tomada. As informações estão disponíveis de maneira limitada e as respostas são escolhidas através de um processo, de acordo com os objetivos das pessoas envolvidas. Portanto, a escolha da decisão é feita de acordo com a opção considerada suficiente para atender a organização. Pode-se concluir que nesse modelo, apesar do gestor almejar agir racionalmente, suas ações tornam-se diminuídas pela impossibilidade de ter todas as informações que um processo decisorial demanda. Também não é dotado de capacidade de processamento necessária para absorver todas as informações no momento necessário, sendo ainda restrito pelas várias interferências ocasionadas pelas partes que irão definir a escolha. 3.3.3 Modelo Incrementalista O Modelo Incremental foi exposto por Lindblom (1959) e demostra as restrições do racionalismo e a necessidade de foco das informações. Para o modelo incrementalista, há uma vastidão de tentativas por análises e avaliações, onde as ações são abordadas de maneira flexível, até que atinjam seu objetivo. No processo decisório, as ações diferem das anteriormente utilizadas, de forma a ajustar ou evitar erros pelas consecutivas mudanças incrementais, levando a organização a uma nova vertente de ação. Dessa forma, torna-se possível testar e analisar diversas opções a fim de se chegar ao melhor resultado. 27 3.3.4 Modelo desestruturado O Modelo Desestruturado foi proposto por Mintzberg (1976) e caracteriza-se pelas decisões não programadas oriundas de problemas desconhecidos e de difícil solução. Nesse modelo o processo é dinâmico e sofre interferências quando os administradores não encontram solução e buscam novas alternativas. É aplicável quando o nível de incerteza é alto, ou seja, pouco previsível. Suas fases são: Identificação: onde se reconhece a situação; Desenvolvimento: quando ocorre a pesquisa em busca de soluções alternativas; Seleção: onde pré-seleciona-se, avalia-se e escolhe a alternativa. Nesse modelo, os administradores podem voltar atrás ao deparar com dificuldades, podendo iniciar novo processo, assim sucessivamente até alcançar a melhor decisão, sua desvantagem é a grande demanda de tempo. 3.3.5 Modelo de Lata de Lixo Modelo de Lata de Lixo ou Modelo da Decisão por Omissão caracteriza-se pela análise criteriosa das soluções. Criado por Cohen, March e Olsen (1972), o modelo delimita e isola as alternativas antes da análise do problema. Para os autores, esse modelo deve ser utilizado em ambientes ambíguos, onde as soluções surgem antes do problema e ficam lá aguardando na “lata de lixo” que precisem de determinada solução. Diante os modelos propostos, conclui-se que, apesar dos modelos de tomadas de decisão serem distintos entre si, todos eles dirigem-se para as etapas que deverão ser seguidas na resolução de cada problema organizacional. Cada um possui suas particularidades em relação ao processo de tomada de decisão, pois cada um determina sua própria ordem nas fases do processo. 28 4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO APOIO A GESTÃO O tipo de sistema de informação vai à questão da necessidade da empresa, o que mais se adequa com sua organização, para isso, existem vários tipos que serão demonstrados abaixo. Segundo Rezende e Abreu (2000, p.76), diz que mediante o constante avanço da tecnologia em prol da gestão empresarial que cresce a passos largos e que tem uma diversidade de atividades empenhada que precisa de informações rápidas e eficazes, o sistema de informação desenvolve um mecanismo de defesa entre qualquer negociação pelo fato de informações exatas e rápidas que dão base para as tomadas de decisão que as mesmas precisam no momento do fechamento de um investimento. O desenvolvimento e o desempenho das organizações ganha novas conceptualizações, em vista do termo tecnologia da informação que serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. 4.1 NÍVEIS HIERÁRQUICOS ORGANIZACIONAIS E SEUS SISTEMAS Um administrador precisa entender o papel dos diversos tipos de Sistemas de Informação existentes nas empresas hoje, que são necessários para apoiar a tomada de decisão e atividades de trabalho existentes nos diversos níveis e funções organizacionais, sejam elas desktop ou via web. Segundo Laudon e Laudon (2007), os tipos de sistemas considerados principais que tendem atender diversos níveis organizacionais. 29 A figura 3 apresenta os níveis hierárquicos e seus tipos de sistema correspondentes. Figura 3 - Níveis gerenciais e os correspondentes tipos de sistemas de informação. Fonte: Administração de Sistemas de Informação Capítulo 1 – REBELLO (2004) A figura 4 mostra mais detalhadamente os tipos específicos de sistemas de informações correspondentes a cada nível organizacional. Figura 4: Tipos de Sistemas de Informação Fonte: Laudon & Laudon (2007, p. 41) 30 4.1.1 Sistemas do nível operacional Os sistemas do nível operacional dão suporte aos gerentes de setores empresariais nas transações como vendas, contas, depósitos fluxo de matéria prima e outros. O nível operacional é aquele em que “as decisões operacionais estão ligadas ao controle e às atividades operacionais da empresa” (REZENDE; ABREU, 2003, p.132). São empregados os Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) na realização do que foi preestabelecido. Nesse nível encontram-se o corpo técnico, como engenheiros, assistentes e auxiliares em seus referidos setores. Os sistemas de informação de cada nível organizacional se relacionam com um processamento de transações (SPTs) sistemas integrados que atendem o nível operacional, tendo como base a área da computação, que realiza transações do cotidiano, como folhas de pagamentos, e outros serviços burocráticos. Seus recursos são qualificados e bem definidos, como um padrão que estabelece uma conexão entre o setor e a organização. É monitorado pelos gestores, gerentes que tem monitoramento desde a parte interna da empresa como a externa, podendo ter uma visão ampla de todo empreendimento. Podendo de essa forma atender não somente a setores distintos mais atende a várias categorias funcionais, como: vendas/marketing, fabricação/produção, finanças/contabilidade e recursos humanos. A figura 5 descreve um SPT para folha de pagamento, um sistema clássico de processamento de transações administrativas encontrado em grande parte das empresas. Figura 5: Representação Simbólica de um SPT para folha de pagamento Fonte: Laudon & Laudon (2007, p. 43) 31 Os gerentes necessitam de SPTs para monitorar o curso das operações internas e as relações da empresa com o ambiente externo. Os SPTs também produzem informações para outros tipos de sistema, como esse sistema de folha apresentado que se interliga com outros SPTs, como por exemplo, sistemas de contabilidade. 4.1.2 Sistemas do nível de conhecimento Os sistemas do nível de conhecimento têm um papel importante no que condiz com o envolvimento das estações de trabalho e automação de escritório a fim de controlar o fluxo dedocumentos, dá suporte aos trabalhadores do conhecimento. Os Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento (STCs) correspondem aos Sistemas de automação de escritório, muito usado para atender a necessidade do nível de conhecimento, envolvendo profissionais da área de conhecimento, são profissionais de formação universitária como engenheiros e cientistas, também não ficam restritos só aos citados, como também aos profissionais como no caso das secretárias, contadores, arquivistas e outros. A diferença se encontra no nível de conhecimento dos que criam informações como os do nível superior e os trabalhadores como os citados de nível inferior que manipulam, utilizam tais informações já prontas para serem executadas. A produtividade da empresa depende de um quadro de equipe que possa estar atenta às informações e ao mesmo tempo poder manusear sem dificuldades, aumentando com o uso dos sistemas de automação que o escritório lhe oferece. Em que coordena e comunica, com diversas unidades, trabalhadores, e fontes externas como clientes e fornecedores, se tornando um sistema importante na área da comunicação. São envolvidos em manipular e gerenciar documentos, programação e comunicação, desde uns textos, gráficos como outros. Hoje essa publicação digitalmente em forma de sites são usadas e manipuladas por profissionais que desempenham suas atividades de forma prática e rápida, que facilita o acesso a integração de informações para o público alvo. 4.1.3 Sistemas do nível tático/gerencial Sistemas que atendem atividades de monitoração, controle, tomadas de decisão e procedimentos administrativos dos gerentes médios e os sistemas de nível estratégico, que ajudam a gerencia sênior a enfrentar questões e tendências, tanto no ambiente externo como interno da empresa. Além das características dos sistemas por níveis empresariais, eles 32 também atendem diversas áreas funcionais, como vendas, marketing, fabricação, finanças, contabilidade e recursos humanos. O Nível Tático ou Gerencial utiliza os Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs) e o Sistemas de Apoio à Decisão (SADs). É quando ocorre o controle gerencial do que foi decidido no planejamento estratégico, através do planejamento tático e “tem como finalidade otimizar determinada área de resultado ou função empresarial e não a empresa inteira” (REZENDE; ABREU, 2003, p. 131). Os Sistema de Informações Gerenciais (SIGs) dão suporte ao nível gerencial, onde se despacha uma gama de informações através de relatórios, processos correntes, histórico através de acessos on-line, orientados a eventos internos, apoiando o planejamento controle e decisão, dependem dos SPTs para aquisição de dados, resumindo e apresentando operações e dados básicos periodicamente. (CALLADO, MENDES, CEOLIN, 2009). A figura 6 mostra como um SIG comumente utilizado em empresas transforma os dados de transações, de estoque, de produção e contabilidade em arquivos SIG, usados na confecção de relatórios para os gerentes. Figura 6: Transformação de dados por um SIG Fonte: Laudon & Laudon (2007, p. 45) Os Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) também atendem ao nível de gerência apoiando em seus relatórios a tomar decisões não-usais de forma rápida e com eficiência em suas informações, justamente para entender com antecedência as conclusões definidas e claras 33 para solução de possíveis problemas não predefinidos. Usando dessa forma informações tanto internas obtidas dos SPTs e SIGs e também externas como informações em relação a preços de produtos concorrentes e todo tipo de informação que a empresa necessite na hora da tomada de decisão. Sua característica define maior poder analítico de outros sistemas, é construído em diversas formas para analisar e armazenar dados, tomar decisões diárias, dessa forma tem uma adesão maior de possuir uma interface de acesso fácil e rápido, mediante atendimento ao usuário. Tende a ser interativo dando condições para alterar e incluir dados através de menus que facilitem a entrada e obtenção de informações processadas pela organização. A figura 7 ilustra um SAD utilizado por uma empresa de transportes. O sistema calcula os detalhes técnicos e financeiros do transporte. Figura 7: SAD para cálculo de transporte Fonte: Laudon & Laudon (2007, p. 46) O sistema opera em um computador de grande capacidade e oferece um sistema de menus que visam facilitar a entrada de dados e obtenção de informações. 4.1.4 Sistemas do nível estratégico O Nível Estratégico (alta administração ou alto escalão) utiliza os Sistema de Apoio ao Executivo (SAEs). É quem realiza o planejamento estratégico em longo prazo. Comumente é composto pelo presidente, diretores, sócios e acionistas da empresa. O Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs) é um sistema importantíssimo que dá suporte aos demais abordados, que também atende a necessidade a nível gerencial, no caso dos 34 seniores que ainda estão aprendendo, sem muita experiência no ramo da computação que precisa de todo apoio possível. Neste caso, os SAEs servem para tomar decisões não do dia-a- dia que neste caso precisaria de maior nível de informação pelo lado profissional, que exigiria um bom nível de avaliação e percepção. Assim, os SAEs criam um ambiente adequado no âmbito da computação e ao mesmo tempo da comunicação em vez de aplicações fixas e capacidades específicas. Dessa forma, os SAEs são projetados para incorporar dados externos como desde leis e de novos concorrentes, também podendo dessa forma adquirirem informações dos SIGs e SADs obtendo informações sucintas e esclarecedoras para aos executivos. É importante ressaltar que neste sistema as informações se adequem a qualquer tipo de procedimentos adotados pela organização e pelo seu manipulador, que não só obtém informações sob forma de textos, mas também gráficos projetados para resolver problemas específicos, através de modelos menos analíticos. Também se adequa por estações de trabalho, menus gráficos, dados históricos e de todo tipo de informação que a empresa queira saber como no caso dos concorrentes, assuntos de bancos de dados externos. É um dos sistemas que possui fácil comunicação e interface. A figura 8 ilustra um clássico modelo de SAE. Apresenta estações de trabalho com menus, gráficos e capacidades de comunicação. Figura 8: Modelo de um SAE Fonte: Laudon & Laudon (2007, p. 47) 35 4.2 RELACIONAMENTO ENTRE SISTEMAS De acordo com os tipos de sistemas apresentados, os Sistemas de Informação se adaptam ao se relacionarem com outros de forma determinante, como se estivesse um manuseio interligado, a fim de atender os diversos níveis e setores organizacionais. O SPT é considerado a fonte de dados mais importante para os outros sistemas, no caso dos SAEs é considerada os recebedores de dados de sistemas de níveis inferiores, os outros trocam dados entre si. Todos tendem a atender diferentes áreas funcionais, por isso se torna importante e vantajosa a sua integração, para que as informações cheguem a satisfazer diretamente a organização no seu cotidiano. Esses sistemas apresentados têm um alto custo devido à morosidade e complexidade, podendo dessa forma a organização estar ligada diretamente aos setores que se fazem necessário para atender suas necessidades. No nível da função organizacional, os SI’s se dividem em Sistemas de Venda e Marketing, em que os dois estão integralmente interligados, devido sua cumplicidade e são responsáveis pela venda do produto ou serviço. No caso do Marketing que tem o alvo de procurar e identificar o que os clientes precisam consumir, também identificando os melhores clientes, podendo interagir criando novas expectativas aos consumidores mostrando novos produtos ou serviços através de propagandas e promoções já que é um dos seus perfis. No casodas vendas, contatam os clientes diretamente na necessidade de sua procura, oferecendo seus produtos e serviços com a finalidade de fechar os pedidos. Tanto a questão do sistema de venda, quanto do marketing existe entre si o nível estratégico que dão base de monitorar e apoiar em novos produtos dando assim a oportunidades de identificar e acompanhar o desempenho dos concorrentes. 36 A figura 9 ilustra os vários tipos de sistemas organizacionais e suas interdependências. Os SPTs são os que produzem mais informações, sendo o mais requisitado pelos outros sistemas, consequentemente produzindo mais informações para outros sistemas. Figura 9: Inter-relacionamento entre sistemas Fonte: Laudon & Laudon (2007, p. 47) 4.3 TENDÊNCIAS DOS BANCOS DE DADOS A fim de um melhor aproveitamento das informações armazenadas, as organizações estão instalando importantes ferramentas de análise e armazenamento de dados. Mais do que uma ferramenta tecnológica, o banco de dados é um método. Sem o suporte e o conhecimento da administração, a função do banco de dados falhará. 37 Os elementos que compõem um ambiente de banco de dados estão ilustrados na figura 10, a seguir. Figura 10: Elementos-chave organizacionais do ambiente de banco de dados. Fonte: Laudon & Laudon (2007, p. 238) Os sistemas de banco de dados requerem gerenciamento e planejamento ativo para se tornarem um recurso corporativo. A empresa precisa desenvolver a função de gerenciamento de dados, onde ocorrerá a definição dos requisitos de informação para empresa e o acesso direto à gerência sênior. Para Laudon e Laudon (2007), é de responsabilidade do gerenciamento de dados, os procedimentos e as políticas inerentes pelos quais os dados podem ser gerenciados como recurso organizacional. Essas responsabilidades compreendem desenvolvimento da política de informação, planejamento de dados, supervisão do projeto lógico do banco de dados e desenvolvimento do dicionário de dados e monitoramento do modo como os usuários finais utilizam os dados. O gerenciamento de dados pertence a organização como um todo. Não pode ser propriedade exclusiva de nenhuma área da empresa. Todos os dados devem estar disponíveis a qualquer setor que o requisite, a fim de cumprir sua missão. Como visto anteriormente, os tomadores de decisão precisam de informações rápidas e concisas. O que se tem disponíveis são dados fragmentados em sistemas operacionais separados de modo que os gerentes tomem decisões a partir de informações incompletas. Para corrigir esse problema, existem dois principais sistemas que integram os dados operacionais de forma consistente e confiável. 38 4.3.1 Data Warehouse Segundo Laudon e Laudon (2007), Data Warehouse (DW) é um banco de dados que armazena dados correntes e históricos de potencial interesse dos gerentes de toda a empresa. A tecnologia Data Warehouse surgiu em meio às dificuldades que as organizações passaram a sentir pela quantidade de dados que suas aplicações estavam gerando e à dificuldade de reunir estes dados de forma consolidada para uma análise mais eficiente (VIEIRA; SOUZA e GOLDSCHIMIDT, 2010, p.1). A finalidade dos DWs é armazenar os dados provenientes dos diversos sistemas de informação transacionais em diversos graus de relacionamento, de forma a promover e agilizar os processos de tomada de decisão por diferentes níveis gerenciais. Os dados são tratados (identificados, catalogados, coletados, disponibilizados, transformados em informações) e integrados propiciando diversas formas de consultas, por meios de estruturas das ferramentas dos usuários. Os DWs são comumente atualizados em batch (ou seja, são atualizados uma ou algumas vezes por dia e não contendo os dados das transações da empresa de maneira on-line) e podem conter grandes quantidades de dados. Os datamarts (DMs) são DWs de escopo restritos, pequenos armazéns de dados específicos para cada área das empresas. 39 A figura 11 ilustra o conceito de data warehouse. Dados correntes e históricos são extraídos de sistemas operacionais internos à organização. Esses dados são combinados com dados de fontes externas e reorganizados em um banco central projetado para análise gerencial e produção de relatórios. O diretório de informações fornece aos usuários informações sobre os dados disponíveis no armazém Laudon e Laudon (2007). Figura 11: Componentes de um data warehouse. Fonte: Laudon & Laudon (2007, p. 241) 4.3.2 Data Mining O data mining utiliza uma variedade de técnicas para descobrir modelos e relações ocultas em grandes repositórios de dados e, a partir daí, inferir regras para prever comportamento futuro e orientar a tomada de decisões (Laudon e Laudon , 2007). Trata-se de uma ferramenta de alto custo e necessita que os dados inseridos sejam bem organizados, ou a resposta ao usuário, possivelmente, não será segura. Laudon e Laudon (2007) afirmam que o datamining é uma solução cara e exige informações muito bem organizadas para funcionar bem, caso contrário, pode até agravar a situação de uma empresa em dificuldades. 40 4.4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E ESTRATÉGIAS EMPRESARIAIS Os sistemas de informação (SI) evoluíram de uma orientação tradicional de suporte administrativo para um papel estratégico dentro da empresa. A visão dos sistemas de informação como arma estratégica competitiva tem sido discutida e enfatizada, pois não só sustenta as operações de negócio existentes, mas também permite que se viabilizem novas estratégias empresariais. Assim, as empresas, independentemente de seu segmento de mercado, de seu negócio principal e porte, usufruem da informação, objetivando melhor produtividade, redução de custos, aumento de agilidade, competitividade e apoio à tomada de decisão (SÊMOLA, 2003). Os tomadores de decisões nas organizações trabalham com grande quantidade de dados em estado bruto e quantidade reduzida de informação com valor agregado e, como consequência, pouca inteligência para subsidiar o processo decisório (GOMES E BRAGA, 2001). Ao analisar o processo de decisão em organizações, Simon (1970) alerta para o fato de que este processo deve contemplar a existência de inúmeros elementos, onde a escolha de alternativas é permeada por um conjunto de ações e comportamentos que, muitas vezes não condizem à opção ótima para a organização, mas sim à opção mais satisfatória, correspondente às possibilidades e aos interesses do tomador de decisão. Ainda neste sentido, Simon (1970) aponta que a seleção dos dados e informações, que vão subsidiar a decisão, sofre uma série de influências, tanto do ambiente interno quanto do ambiente externo da organização. A informação tornou-se nesses últimos anos um fator de produção. O rápido desenvolvimento das tecnologias da informação e comunicação associado às sensíveis reduções de custos de seus produtos e serviços aumentou a possibilidade dos computadores auxiliarem o empreendedor no que tange ao armazenamento e processamento de informações Essas informações, conforme Ansoff (1975), por vezes não estão disponíveis no momento adequado, isto é, não permitem que a organização prepare programas já adequados a elas. A disponibilidade e o acesso a uma maior quantidade de informações significam que uma melhor decisão será tomada. Os sistemas de informação podem ser utilizados por uma pessoa na organização, por um departamento (contabilidade, recursos humanos, marketing), por toda organização e ainda de forma Inter organizacional, envolvendo sistemas globais de informação (Rezende, 2000). Por outro lado, diante da competição e das incertezas do ambiente em que se inserem, as empresas precisam permanecer em processo constante de mudança, buscando desenvolver 41estratégias que respondam às pressões internas e externas das empresas e lhes garantam uma posição competitiva em relação aos seus pares. Isto significa que processos e produtos das empresas tornar-se-ão cada vez mais carregados de informação e interligados por meio de redes de comunicação e de dados. Dessa forma, a informação, como subsídio para a tomada de decisão, precisa estar delineada de acordo com as necessidades e objetivos da empresa, ou seja, com o planejamento estratégico da empresa, o que é confirmado quando Beuren (2000) expõe que o desafio maior da informação é o de habilitar os gestores a alcançar os objetivos propostos para a organização, por meio de uso eficiente dos recursos disponíveis. É papel dos sistemas de informação ajudar no fluxo de informações, bem como auxiliar a empresa a monitorar o macro ambiente onde opera. No ambiente atual, as empresas expandem suas fronteiras, necessitando de informações rápidas, além de lidarem com grande volume delas, necessitando organizá-las. Os sistemas de informação passam a ser parte integrante do processo e não apenas monitoram o processo, mas trabalham como parte do processo ao transformar dados brutos em um produto (STAIR E REYNOLDS, 2002). Para Turban et al. (2005), o ambiente empresarial impõe pressões sobre as empresas, e estas podem responder reativamente a uma pressão já existente ou de modo proativo a uma pressão esperada, sendo que estas reações podem ser facilitadas através da utilização da tecnologia da informação, em especial, dos sistemas de informações. Para Davenport (1994), a importância de uma estrutura informacional é conduzir o usuário ao local onde os dados se encontram, melhorando a possibilidade de estes serem utilizados de maneira adequada, visando a eficiência da empresa e a satisfação do cliente. Se devidamente planejado e estruturado, esse sistema pode se tornar uma potente ferramenta estratégica para a organização que utilizá-la adequadamente. Conforme Wood Jr. (2004), a implantação de um SI é uma tarefa complexa, pois se trata de um amplo processo de mudança organizacional que provoca impactos no modelo de gestão, na arquitetura organizacional, no estilo gerencial, nos processos de negócios e, principalmente, nas pessoas. Este processo deve envolver equipes multidisciplinares compostas por especialistas em tecnologia da informação, analistas de negócios e consultores com capacitação em redesenho de processos. Ainda para Turban et al. (2005), o sucesso na implantação depende do alinhamento entre software, cultura e objetivos de negócio da empresa, sendo importante ter articulação entre os objetivos do projeto e expectativas de mudança da empresa, boa gerência, comprometimento da alta administração e dos proprietários dos processos, sendo que os 42 usuários devem compreender a mudança. Assim, implantar um SI requer cuidados como escolher o mais adequado às peculiaridades da empresa e selecionar os parceiros envolvidos na implantação, como por exemplo, contratar uma consultoria experiente no assunto. Também, é importante ressaltar que a forma e a profundidade com que as informações são coletadas impactam, além da quantidade, o custo de obtenção. Conforme ressaltam Benamati e Lederer (2001), a forma errada de coletar pode ser muito dispendiosa, além de fornecer informações incompletas e equivocadas. Ao reduzir desperdícios e custos de obtenção de informações, reduzem-se custos de transação nos sistemas e ganha-se em competitividade. Rezende e Abreu (2000) afirmam que os módulos de sistemas de informação empresarial devem conter, dentre outros, os módulos de um sistema de marketing e de um sistema de clientes. Estes sistemas devem possuir a capacidade de integrar-se com os demais sistemas organizacionais internos ou externos à empresa. Davenport (1994) revela que um SI, quando integrado, permite o acesso à informação em tempo real e contribui para a redução de estruturas gerenciais. Por outro lado, centraliza o controle sobre a informação, padroniza processos e procura unificar a cultura e o comando sobre a empresa. (CALADO; MENDES, CEOLIN, 2012). 4.5 SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA VISÃO GERENCIAL Um Sistema de Informação Gerencial (SIG) é importantíssimo em qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. Uma empresa que não se preocupe com um bom Sistema de Informação não é uma empresa no mundo contemporâneo, é inexequível para qualquer Gestor encontrar-se distante de seus clientes, seus produtos e/ou serviços e de toda e qualquer informação que lhe proporcione o conhecimento necessário para suas tomadas de decisão. Um administrador deve estar em sintonia e em rede com todas as atividades, clientes internos e externos, fornecedores e tudo o mais que seja admissível quanto às informações necessárias à sua gestão. Os ambientes tanto micro quanto macro devem estar o mais à mão quanto seja possível. E em nossos dias há uma infinidade de tecnologias que nos proporcionam informações instantâneas, entre elas está a Internet, a Rede de computadores mundial. Na Internet é possível mantermos e consultarmos dados e informações que podem ser acessadas por todos. Hoje se pode conectar a web através de uma variedade imensa de 43 aparelhos, entre eles os smartphones (“telefones inteligentes”) que nos permitem uma mobilidade e portabilidade que nunca antes pudera ser imaginada. Há muitas empresas que mantém esses sistemas e estão em rede com seus clientes, fornecedores, produtos, serviços e processos, de tal maneira que a cadeia ou elo de relacionamento criado por essa TI – tecnologia de informação – os mantém em sintonia fina e dessa maneira todos ganham. Um sistema de informação não precisa, para uma empresa menor, ser algo de ponta, podemos ter um sistema simples e que atenda as perspectivas de nossos clientes e fornecedores. Agora, esteja atento aos seus concorrentes e ao mercado, procure ter uma visão de médio e longo prazo, e lembre-se que aqueles que não estiverem vigilantes aos seus clientes perderão mercado. Os Sistemas de Informação Gerencial são bem diversificados, uma empresa de menor porte pode obter bons sistemas no mercado, não necessitando criar um exclusivo para seu uso, o que lhe geraria mais custos, no entanto, quando possível customize o seu sistema de acordo com a Cultura, Missão e Visão de sua empresa. O papel preponderante e a importância representada pela informação nas organizações vêm sendo discutido já há algum tempo, bem como a relevância dos Sistemas de Informação (SI) para as organizações. Entretanto, muitas são as organizações que possuem baixo nível de integração de suas operações e demais atividades aos sistemas de informação. Neste sentido, a compreensão dos sistemas de informação e de seu alinhamento ao negócio das empresas torna-se fator crucial para a tomada de decisão e o consequente sucesso das organizações. Gomes e Salas (1999) defendem a ideia de que, uma vez definida a informação necessária, é preciso desenhar o sistema de informação, decidindo os mecanismos para a sua obtenção, processamento e transmissão. Para Turban et al. (2005), o ambiente empresarial impõe pressões sobre as empresas, e estas podem responder reativamente a uma pressão já existente ou de modo proativo a uma pressão esperada, sendo que estas reações podem ser facilitadas através da utilização das tecnologias da informação, em especial dos sistemas de informação. A tecnologia da informação deve ser vista como um recurso valioso que precisa ser administrado por todos os níveis de gerência, sendo assegurado o seu uso efetivo para proporcionar benefícios operacionais e estratégicos em toda a organização. Porém, há poucos anos, a tecnologia da informação era utilizada para automatizar as tarefas organizacionais, sem consideração suficiente ao impacto estratégico na organização (O´Brien, 2003). Naatualidade, o maior desafio da tecnologia da informação é desenvolver SI que promovam 44 melhorias estratégicas referentes à como uma organização auxilia seus funcionários, tarefas, tecnologia, cultura e estrutura (Lunardi, 2001). Segundo Lunardi (2001), o envolvimento de todos os executivos é a melhor forma de assegurar que as estratégias dos sistemas de informação estarão alinhadas com as estratégias de negócios. A visão compartilhada por Wright et al. (2000) é que a palavra estratégia refere- se aos planos da alta administração para alcançar resultados consistentes com a missão e os objetivos gerais da organização. As decisões estratégicas de acordo com Fischmann e Almeida (1991) dizem respeito ao caminho que a organização como um todo deverá seguir, e só recentemente tem merecido maior atenção dos administradores, que procuram desenvolver técnicas para facilitar o trabalho de conduzir a organização na melhor direção. Neste sentido, o objetivo deste artigo é investigar as relações entre os principais aspectos do sistema de informações dentro do processo de visão e gestão estratégica em organizações agroindustriais do setor avícola do Estado de Pernambuco. Além desta seção inicial, o presente artigo possui mais quatro seções. Na seguinte, aspectos associados aos sistemas de informação são apresentados a partir de um contexto organizacional. Na terceira seção, abordam-se os aspectos metodológicos da pesquisa. Na quarta são apresentados e discutidos os resultados da pesquisa. E, por fim, são apresentadas as considerações finais. As organizações precisam investir pesado no que diz respeito à disponibilidade e confiabilidade das informações que são emitidas pelos sistemas de informação. Sem dúvida não é uma tarefa fácil administrar esse tipo de sistema, porém sem ele muitos processos, principalmente os que demandam decisões seriam muito demorados. A velocidade com que as informações manam motiva uma vantagem competitiva, já que as decisões ocorrerão com mais agilidade e a ação da empresa será à altura de seus adversários. O diferencial das empresas que seguem sistemas informatizados está justamente no tempo que deixa de ser gasto com verificações e análise de dados, já que os relatórios são processados de forma rápida, prática e com uma menor possibilidade de erros. Vale ressaltar que as falhas nos resultados estão, em sua maior parte, relacionadas com a má administração deste. Faz-se necessária uma auditoria regular nesses sistemas para possibilitar garantia de resultados satisfatórios. 45 Observamos que, motivados pela praticidade e por gerar a tão almejada vantagem competitiva, as empresas cada vez mais adotam esses sistemas, procurando especialmente destaque no mercado. 4.5.1 A importância dos Sistemas de Informação para as Empresas Dentro do que foi abordado, verifica-se que os sistemas de informação não são, somente, importantes para as empresas, mas estão relacionados com a sua sobrevivência no mercado globalizado no qual estamos inseridos atualmente. É por conta da acirrada competição por mercados que as empresas estão aderindo às tecnologias, os consumidores exigem rapidez no processamento e no retorno das suas solicitações. A tecnologia utilizada na informatização dos processos corporativos tem um alto custo e exige profissionais competentes. É preciso uma correta distribuição das atribuições do profissional que atuará nesta área. E com isso vem o risco dos crimes virtuais, sendo primordial que a política de segurança da informação seja determinada desde o início das operações. A empresa não deve excluir sua atenção das políticas seguidas para proteger seus dados, pois as mesmas fazem parte do ativo intangível da organização, podendo gerar problemas graves se forem postos em poder da concorrência, por exemplo. O capítulo demonstrou a importância do sistema de informação de forma geral, deixando claro que hoje mais do que nunca se busca a tecnologia para as tomadas de decisão, já que o sistema de informação da base para tais procedimentos utiliza das informações fundadas pela mesma. 46 5 CONCLUSÕES O trabalho utilizou informações através de autores renomados que buscaram demonstrar de certa forma a era da informatização, o que a tecnologia pode hoje fazer na vida de uma empresa e ao mesmo tempo em nossas vidas. Não vemos hoje possibilidade de ficar sem a tecnologia no âmbito da informatização, já que a mesma nos proporciona respaldo nas tomadas de decisão e ao mesmo tempo condições de dar o respaldo que precisamos num mundo tão conturbado em relação ao tempo. Tudo gira em torno de resultados, de informações rápidas e com a tecnologia informatizada se pode ter o acesso necessário para essas respostas. São inúmeros os recursos de sofware de web, de suporte técnico que uma empresa ou as pessoas precisam para se cominucar com o mundo, se encontra hoje em pequenas máquinas que tem acesso imediato com todas as informações que a humanidade pode ter. A grandeza do sistema de informação é um assunto um tanto infinito no presente e no futuro, pois cada dia a tecnologia tem a necessidade de inovar, de trazer dado os quais as próprias pessoas têm a necessiade de evoluir. Para isso, o sistema de informação é um canal que dá condições as tomadas de decisão em todas as instâncias e por isso, seria necessário não só as informações fundadas nessa revisão bibliográfica mais sim para os trabalhos futuros com outros tipos de tecnologias já existentes, visto que cada dia algo novo surge e a necessidade de conhecimento também. É gratificante poder conhecer o mundo tecnológico que faz parte da nossa vida em todos os ângulos, portanto, deixo claro que este trabalho não teve a intenção de esgotar o assunto, mas sim poder demonstrar um pouco desse universo tão amplo que é o sistema de informação. 47 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS AIDAR, Marcelo Marinho. Racionalidade Ilimitada: A Difusão do Modelo do nas Organizações. In: Management in Iberoamerican Countries: Current Trends and Future Prospects Third International Conference, 2003, FGV-EAESP, São Paulo, SP,Brazil,2003.http://www.fgvsp.br/iberoamerican/Papers/0464_RacionalidadeIlimitadamarc eloaidar.pdf. 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