APOSTILA AUXILIAR FINANCEIRO correto

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APOSTILA AUXILIAR FINANCEIRO.
MODULO I 
Mercado de Trabalho e Definição da Profissão.
A gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos administrativos, envolvendo o planejamento, análise e controle das atividades financeiras da empresa, visando maximizar os resultados econômicos, financeiros decorrentes de suas atividades operacionais.
Na gestão financeira cabem as análises, decisões e atuações relacionadas com os meios financeiros necessários à atividade da empresa. Desta forma, a função financeira integra todas as tarefas ligadas à obtenção, utilização e controle de recursos financeiros.
Além disso, a função financeira abrange numerosos outros aspectos, além do indicado até agora. Se fossemos distinguir finanças das outras funções nas empresas, a característica escolhida para diferenciar seria o tempo Na realidade todas as outras funções dentro de uma empresa com fins lucrativos visam um maior rendimento, maior aproveitamento, lucro, investimento, etc., tudo necessita de certo cálculo financeiro. 
Com isso, há necessidade de controles internos de contas a receber, contas a pagar, contencioso, bancos, caixa, receitas e despesas, de um sistema de custos e formação do preço de venda, da correta apuração de resultados periódicos, do acompanhamento da rentabilidade, do fluxo de caixa, compras, gestão de estoques e da análise constante dos seus resultados voltada para o diagnóstico financeiro, de forma que possibilite a visão pelo proprietário ou sócios da empresa da sua performance econômico-financeira.
A administração financeira pode ser exercida nas mais diversas organizações, indústrias, comércio ou serviços; empresas estatais ou privadas; voltadas ou não para o lucro; governos, escolas, hospitais, clubes recreativos e outras. A extensão de importância da função financeira depende, em grande parte, do tamanho da empresa. Em pequenas empresas esta função é exercida geralmente pelo departamento de contabilidade (interno ou externo). Com o seu crescimento gradativo, a empresa passa a ter que criar um departamento financeiro, que fica ligado ao presidente da companhia, ou conforme dispor seu organograma, que ficara responsável pelas decisões financeiras que ocorrerem a curto ou longo prazo. 
Perfil profissional: 
O auxiliar Financeiro auxilia no desenvolvimento dos processos de planejamento da administração, executando e controlando operações financeiras, conforme as diretrizes estabelecidas e a legislação em vigor. Isso significa: análise e preparo de relatórios entre outras atividades citadas abaixo:
Compete ao Auxiliar Financeiro.
· Realização e controle dos pagamentos e recebimentos
· Elaborar e controlar a emissão de documentos comprobatórios de pagamentos e recebimentos. 
· Controlar as disponibilidades financeiras em caixa e em bancos.
· Registrar, controlar e acompanhar os cheques devolvidos por irregularidades,
· Manter, organizadamente, a guarda dos documentos de pagamentos e recebimentos, bem como promover a sua efetiva recuperação, quando necessária.
Estaremos conhecendo as rotinas utilizadas pela empresa dentro da área Financeira para controle de suas finanças: Controle de Contas a Receber, Controle de Contas a Pagar e Fluxo de Caixa.
MODULO II
A importância dos controles financeiros.
Uma boa gestão financeira garante a saúde de sua empresa e, porque não dizer também, a sua tranquilidade. Mantendo a liquidez, os compromissos assumidos com terceiros são honrados em dia, além de ampliar seus lucros sobre investimentos. A manutenção de uma liquidez confortável e seus resultados satisfatórios são frutos de uma série de decisões e atitudes tomadas diariamente. A saúde vai bem graças às várias operações na empresa. Para cuidar da gestão financeira, é precisa lidar com números e informações o tempo todo. Se a empresa tem números confiáveis, consegue-se informações para tomar decisões. As informações financeiras que o empresário precisa para tomar decisões são obtidas por meio dos controles financeiros. Então, podemos dizer que a finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis para o empresário tomar decisões.
Controle Diário de Caixa
a) Registra todas as entradas e saídas de dinheiro. Além de apurar o saldo existente no caixa;
 b) A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de dinheiro;
 c) Informações importantes para: 
• Controlar valores depositados em bancos; 
• Fazer pagamentos em dinheiro;
 • Controlar e analisar as despesas pagas;
 • Fornecer dados para o Fluxo de Caixa.
Agora é sua vez!
Empresa: Malharia Alfa Ltda. 
• Saldo Anterior (dia 05/01/2010) R$ 3.360,00
 • Registrou vendas à vista R$ 1.280,00
 • Recebimentos a prazo R$ 800,00
 • Pagamento de funcionário R$ 700,00
 • Pagamento de fornecedor (Indústria de Sabão Super Brilho Ltda.) R$ 600,00
 • Pagamento de encargos trabalhistas R$ 122,00
 • Pagamento de empréstimo Banco Seu Futuro está Aqui R$ 200,00 
• Depósito de cheque no Banco Foi embora meu dinheiro R$ 700,00
Controle Bancário 
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle existente, ou seja, os depósitos na conta corrente, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta (tarifas, juros, conta de energia); Serve para:
 • Confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco;
 • Gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.
Entendendo Siglas Bancarias. 
Demonstração de saldo positivo e negativo
Os bancos geralmente seguem duas regrinhas básicas, para sinalizar saldos positivos e negativos. Por exemplo, incluir na frente do valor do saldo um sinal de (-) ou a letra (D), de devedor.
Consulta de conta corrente ou poupança
Na maioria das vezes, as duas contas estão vinculadas e, ao solicitar o extrato, dados de ambas podem ser fornecidos. Para não errar no momento da análise, mantenha-se atento às siglas C/C e C/I: C/C é utilizada para a conta corrente e C/I para conta investimento, ou conta poupança.
Recebimentos
As contas bancárias podem receber valores por meio de depósitos em cheque (Dep. Ch.), depósitos em dinheiro (Dep. Dinh.), transferências bancárias (TB), transferências bancárias via internet (TBI), TED´s ou DOC´s. Estes dois últimos são realizados entre bancos diferentes, ambos eletronicamente. As siglas são inseridas na identificação da operação, sendo apresentadas no extrato bancário juntamente ao valor creditado.
Pagamentos
Quando são realizados pagamentos por meio de depósitos ou transferências, os bancos utilizam as mesmas siglas citadas no tópico anterior, porém, acompanhados da letra (D), de débito.
Os pagamentos de boletos bancários (despesas pessoais, tarifas federais, faturas de cartão de crédito, etc) são lançados através das siglas PGTO, PAG, PAGTO ou PG COBRANÇA. Quando a conta é cobrada através de débito automático, a sigla utiliza é a DA.
Cobrança de tarifas
As taxas são descontadas automaticamente do saldo disponível (da mesma forma que a anuidade do cartão de crédito, a qual é descontada diretamente na fatura mensal). Para saber quais taxas foram pagas, basta ficar ligado nas seguintes siglas:
IOF: imposto sobre operações financeiras
TRF ou TAR: tarifa mensal de serviços
ENC: quando as tarifas são lançadas como encargos
O que é DOC?
DOC (Documento de Ordem de Crédito) é um tipo de transferência bancária, onde o valor a ser transferido é de até R$ 4.999,99.
O que é TED?
TED (Transferência Eletrônica Disponível) é o outro tipo de transferência bancária, e o valor a ser transferido deve ser a partir de R$ 250,00 (valor atualizado em 03/07/2015).
Diferença entre DOC e TED
A principal diferença entre DOC e TED é o tempo que demora para o valor estar disponível na conta do beneficiário. Outra diferença que também pode ter é o custo entre enviar um DOC ou TED que pode variar.
· DOC
O dinheiro estará disponível para a outra pessoa somente no dia seguinte;
O valor a ser enviado deveser de até R$ 4.999,00;
Horário para enviar o DOC: até 21h59. Se passar do horário, você pode agendar o DOC para o dia seguinte.
· TED
O dinheiro estará disponível para a outra pessoa em alguns minutos;
O valor a ser enviado deve ser a partir de R$ 250,00.
Horário limite para enviar TED: até às 17h00 (o banco pode adotar um horário mais cedo que esse, depende de cada um).
Portanto, para transferências entre bancos de até R$ 250,00, você deverá enviar um DOC, já para transferências a partir de R$ 5.000,00, você deverá enviar uma TED. E para transferências de valores entre R$ 250,00 e R$ 4.999,99, você deve enviar DOC ou TED? Nesse caso, você deve consultar o banco sobre qual é o valor da tarifa de cada um, se for a mesma, envie uma TED, pois estará disponível mais rapidamente na conta do beneficiário, mas se enviar um DOC for mais barato, você pode optar por ele.
Controle Diário de Venda 
 Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês. 
 Através deste instrumento, o empresário pode tomar providências para que as metas de vendas sejam alcançadas.
 
Controle de Contas a Receber.
O controle das Contas a Receber fornece informações para tomada de decisões sobre um dos ativos mais importantes que a empresa dispõe os créditos a receber originários de vendas a prazo 
O controle de contas a receber possibilita a identificação de elementos como: 
· A data e o montante dos valores a receber, os descontos concedidos, e os juros recebidos; 
· Os clientes que pagam em dia; o montante dos créditos já vencidos e os períodos de atraso; 
· As providências tomadas para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos; 
· Identificar os principais clientes, o grau de concentração das vendas, e a qualidade e a regularidade dos clientes; 
· Acompanhamento da regularidade dos pagamentos, e programar as ações para cobrança administrativa ou judicial;
· Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa.
· Conciliação contábil
Documentos utilizados no Contas a Receber 
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Nota Fiscal 
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 Fatura 
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 Duplicata 
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 Cheque 
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 Nota promissória 
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 Contrato 
•
 Carnê de pagamentos 
Nota promissória 
É um título de crédito que representa uma promessa de pagamento. Trata-se de uma garantia para o credor, que pode ser protestado em cartório caso falte o pagamento. 
Contrato 
É um acordo de vontades entre duas partes com o fim de adquirir, extinguir e modificar direitos. Para que um contrato seja válido é preciso que o mesmo seja assinado por duas testemunhas. 
Depois que é feito, só poderá ser desfeito antes do prazo mediante outro acordo de vontades chamado de distrato. 
Carnê de pagamentos 
É mais usado quando se trata de pessoa física, como os carnês de lojas. Mas pode ser usado também por empresas. Nesse caso, normalmente, haverá outro título de crédito assinado previamente, para que em caso de inadimplência possa ser executado ou protestado. 
Boleto 
É outro documento comumente usado para o pagamento de compromissos. 
Não é considerado um título de crédito, portanto para que seja protestado deve existir outro título de crédito por trás ou um contrato que estabelece esta possibilidade.
Faturamento 
Etapa onde serão emitidos os documentos que darão respaldo a venda que são: Nota fiscal de venda ou de serviços; Fatura, duplicata ou boleto bancário 
Entrega da mercadoria ou produto 
Assinatura do canhoto da nota fiscal, que servirá de comprovante de entrega da mercadoria ou dos serviços adquiridos; 
Será fundamental no caso, de que seja necessário o protesto da duplicata gerada nesta venda. 
Provisão de contas a receber 
É preciso realizar controles diários para que a empresa saiba exatamente os valores recebidos e os valores que ainda faltam receber. 
Acompanhar o Envio de borderô de cobranças ou outro arquivo de duplicatas enviado ao Banco. 
Controle de Contas a Receber 
O controle das Contas a Receber fornece informações para tomada de decisões sobre um dos ativos mais importantes que a empresa dispõe os créditos a receber originários de vendas a prazo
Modelo de Controle de Contas a Receber
Administração das contas a receber
Realizar uma gestão eficaz das contas a receber é de fundamental importância para o caixa da empresa. Na gestão de contas a receber, três fatores devem ser considerados:
· Condições de crédito: Estão relacionados à concessão de prazos e aos descontos que podem ser oferecidos para as vendas à vista. É de fundamental importância conhecer os prazos médios de recebimentos para determinar o montante de recursos investidos em contas a receber de clientes (duplicatas, cheques pré-datados, cartões de crédito, etc.) 
· Padrões e limites de crédito: Estabelecem as exigências para a concessão de crédito, o perfil da clientela e definem os limites de crédito para cada cliente, visando minimizar os riscos financeiros. 
· Controle de contas a receber: Constitui a base de dados que gera diversas informações para a tomada de decisões no que se refere a políticas de vendas e concessão de créditos.
CONTROLE DE CONTAS A PAGAR.
O profissional da área de Contas a Pagar (administração de pagamentos) deverá ter sempre presente que, do rigor na execução das atividades do seu dia-a-dia de trabalho, dependerá o sucesso da organização que representa, em alcançar as metas financeiras estabelecidas. 
Empresas que contam com profissionais de Contas a Pagar despreparados perdem receitas, sem, contudo se aperceber disso, dado o volume financeiro movimentado diariamente. Daí, porque, a facilidade em afirmar com tanta segurança que o sistema de Contas a Pagar bem estruturado é fundamental em qualquer organização.
Documentação e conferência de créditos a fornecedores 
O setor de contas a pagar é o último a verificar se os procedimentos foram cumpridos como o determinado e estabelecidos pela organização. 
Portanto é de suma importância a conferencia dos documentos, das autorizações e revisão dos cálculos.
Tipos de documentos 
Existem vários documentos a serem observados pelo contas a pagar, mas é imprescindível destacarmos dois tipos, os hábeis e não-hábeis: 
 Hábeis – São os documentos previstos na legislação comercial/fiscal e servem de suporte (comprobatórios) para a contabilidade, exemplos: notas fiscais, recibos, notas promissórias etc. 
 Não-hábeis – São os documentos não aceitos pela legislação comercial/fiscal e não servem como suporte para a contabilidade. Exemplos: Nota de débito, nota de crédito, etc.
Documentos a serem observados 
 Pedido de compras; 
Documento emitido pelo departamento de compras com as características e prazos firmados entre as partes. 
 Nota fiscal / DANFE;
Documento emitido pela empresa (contratada) com a descrição do produto ou serviços executados ou entregues. 
 Fatura / Duplicata; 
Documento emitido juntamente com a nota fiscal, caracterizando a venda, por ocasião da entrega.
 Nota de debito; 
Documento emitido pelo setor financeiro, visando evidenciar valores a serem deduzidos do total a pagar.
 Autorização de pagamento 
Documento emitido pelos departamentos da organização com a função de validar o pagamento a ser efetuado (documento essencial e indispensável a contas a pagar). 
Ainda na autorização de pagamento não podemos deixar de comentar sobre os limites de alçadas. Método esse muito utilizado pelas empresas a fim de agilizar os procedimentos internos, porém este deve ser verificado com frequência pelo contas a pagar. 
 Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) 
Tópico esse muito importante ao setor de contas a pagar, pois é muito comum o pagamento dos profissionais através desse meio. 
Porém o setor de contas a pagar deverá ser muito mais criterioso na verificação dos documentos emitidos nesta condição e observar algumas condições:
a) descontos de impostos e contribuições; 
b) manutenção e guarde desse documento como um pagamento comum sem desrespeitar a legislação previdenciária; 
c) documentação pessoal do autônomo: 
c.1) carteira de identidade; 
c.2) registro noórgão profissional ou de classe ( no caso de profissões regulamentadas – CRA, CREA, CRC etc). 
c.3) inscrição na prefeitura; 
c.4) inscrição no INSS; 
c.5) cadastro de pessoa física – CPF; 
Elaboração de Relatórios: 
· Relatório de Compromissos Pagos 
· Relatório de Compromissos em Aberto 
· Relatório de Compromissos em Atraso 
· Relatório de Fornecedores 
Liquidação eletrônica de pagamentos 
Os bancos disponibilizam serviços automatizados de contas a pagar, oferecendo agilidade, segurança e comodidade. 
A empresa poderá enviar os compromissos assumidos ou agendar pagamentos futuros nas seguintes modalidades: fornecedores, salários, dividendos, benefícios etc. 
A empresa poderá efetuar os pagamentos, utilizando as seguintes formas: 
• Documento de Ordem de Crédito (DOC); 
• Crédito em Conta de Pagamento (C/C); 
• Bloquete de Ficha de Compensação; 
• Captura Automática de Cobrança.
Nota de débito 
Para os seguintes eventos devem ser emitidas notas de débito: 
1 - adiantamento a fornecedores; 
2 - devolução de mercadorias (neste caso, uma via pode servir de nota de débito); 
3 - diferenças de quantidade, de preço unitário, preço total, mercadoria faltante que impliquem um valor a ser descontado da cobrança do credor; 
4- fornecimento de refeições, alojamento, energia elétrica etc a empresa contratada.
Adiantamento a fornecedores 
Somente deverá autorizar o adiantamento após receber da área de compras ou da administração de contratos, via do pedido ou do contrato, em que conste, expressamente, como está contratada e a condição de pagamento. 
Compras à vista 
Geralmente são materiais adquiridos para uso especifico, com frequência esporádica, de baixo valor e não destinada a reposição dos estoques. Normalmente para estes casos, a área de compras dispõe de um fundo fixo, que mantém os recursos necessários para as aquisições a vista. 
Obs.: na nota fiscal de compra deverá constar um carimbo com a observação de “COMPRA A VISTA”, em seguida toda documentação (nota fiscal e recibo), deverá ser encaminhada ao contas a pagar.
Compras em emergência 
As rotinas para compras em emergência: 
1. Emissão imediata do pedido de compra, 
2. Prioridade do processamento nas áreas de contas a pagar e tesouraria, 
3. Níveis de aprovações especiais quanto ao valor e ao tipo de material, bem ou serviço a ser comprado; 
4. Justificativa para se efetuar a compra em emergência. 
Pagamento a fornecedores por conta de depósito em conta corrente: 
Deverá ser pedido ao fornecedor: 
 Carta, em papel timbrado assinada pelo representante legal, com firma reconhecida, solicitando que o pagamento das suas faturas sejam efetuados mediante crédito em conta corrente, citando o nome do banco, agência e número da conta. 
 O envio de recibo correspondente a fatura ou a nota fiscal paga após cada depósito efetuado. 
Obs.: certificar-se de que a conta corrente esteja em nome da empresa em questão.
Fundo de Caixa Fixo 
Deve ser utilizado para pagamento de pequenos gastos. Não necessita de prévia autorização, por se tratar de pequenos valores. A pessoa que ficar responsável deverá assinar um termo de responsabilidade especificando que não usará para fins pessoais. Neste termo constará o valor recebido, e deverá ser prestado contas em certa periodicidade (mensal, semanal ou quinzenal).
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