O VALOR DE PROVA DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS TRADICIONAIS, ELETRÔNICOS E DIGITAIS: MUDANÇAS E ENTENDIMENTOS ATUAIS

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Faculdade UnYLeYa
Gestão Eletrônica de Documentos
Camila Cristina Ribeiro Silvestre
O VALOR DE PROVA DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS TRADICIONAIS, ELETRÔNICOS E DIGITAIS: MUDANÇAS E ENTENDIMENTOS ATUAIS
Boa Vista
2018
Faculdade UnYLeYa
Gestão Eletrônica de Documentos
Camila Cristina Ribeiro Silvestre
O VALOR DE PROVA DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS TRADICIONAIS, ELETRÔNICOS E DIGITAIS: MUDANÇAS E ENTENDIMENTOS ATUAIS
Artigo apresentado à Faculdade Unyleya como exigência parcial para o título de especialista em Gestão Eletrônica de Documentos -Administração Pública.
Boa Vista
2018
O VALOR DE PROVA DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS TRADICIONAIS, ELETRÔNICOS E DIGITAIS: MUDANÇAS E ENTENDIMENTOS ATUAIS
Camila Cristina Ribeiro Silvestre[footnoteRef:2] [2: 	 Arquivista formada pela Universidade Federal Fluminense (2015) e pós-graduanda em Gestão Eletrônica de Documentos pela Faculdade Unileya (2018)
	camila.silvestre@planejamento.gov.br] 
1. Introdução
Duranti (1994) indica que os documentos de arquivo desempenharam um papel estratégico ao longo da história, servindo à história e à administração. Tal fato se deve por suas propriedades intrínsecas que são os pilares essenciais da força probante admitida nos registros. A revolução informacional, entretanto, durante a partir da década de 1940 e 1950 impôs um novo cenário de formas de usos, produção e manutenção do objeto de estudos da arquivística (FONSECA, 2005).
O uso de novas tecnologias da informação e comunicação volta-se notavelmente desde então para a criação e manutenção dos documentos em meio eletrônico, onde conceitualmente reside a inquietação que move este artigo.Podemos atribuir diferentes sentidos para a produção de documentos nesse novo paradigma, os quais abrangem a percepção de diferença entre os documentos arquivísticos digitais e eletrônicos.
O ponto de partida terminológico inicial deste trabalho foi a publicação técnica: “E-arq Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos”da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, para, por hora compreendermos a complexidade destes conceitos:
Documento arquivístico digital: documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico. (I) Digital record.
Documento arquivístico eletrônico: documento eletrônico reconhecido e tratado como documento arquivístico. (I) Electronic record.
Documento digital: Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. (I) Digital document.
Documento eletrônico: Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico. (I) Electronic document.(2011, p.121)
Ora, se por definição, existe uma diferenciação estabelecida entre os meandros da produção e reprodução documental através das TICs, entender as formas as quais o valor de prova desses documentos arquivísticos são é parte da reconhecida tarefa de proteção moral dos arquivos.
Dessa forma, o objetivo principal deste nosso esforço é entender as transofrmações nos entendimentos acerca do valor de prova do documento de arquivo, quer seja em seu formato tradicional, eletrônico e digital.
Este objetivo para ser alcançado satisfortariamente interrelaciona-se com outros objetivos auxiliares, que são: identificar as definições do conceito de documento de arquivo ao longo da Arquivologia Clássica; levantar as diferenças e semelhanças nas definições de documento de arquivo e documento diplomático; contextualizar a revolução informacional e a produção de documentos em meio eletrônico, e, por fim, identificar as mudanças nos entendimentos do direito sobre o valor de prova do documento de arquivo tradicional, eletrônico e digital.
O tópico 2.O uso e valor de prova do documento de arquivo inicia-se com uma abordagem histórica sobre os usos dos documentos desde a antiguidade no Ocidente até a formulação dos princípios teóricos norteadores da ciência arquivística.
A subseção 2.1 O documento de arquivo e o documento diplomático dá ênfase as diferenças e semelhanças nas noções e de documento diplomático e arquivístico, bem como aos meios de validação das mesmas no tocante ao seu valor de prova.
Sequencialmente, no tópico 3. Revolução informacional e novas formas de produção documental a partir da construção do tópico anterior situamos conceitualmente a revolução informacional a partir da II Guerra Mundial, o uso e expansão das novas tecnologias da informação e comunicação (TIC), bem como se deu os primórdios da produção de documentos arquivísticos eletrônicos e digitais.
O quarto tópico 4. O valor de prova hoje: perspectivas e transformações elucidamos inicialmente os diferentes entendimentos jurídicos internacionalmente sobre o valor de prova dos documentos de arquivo nos modelos supracitados, dando ênfase no caso brasileiro, pontuando quais marcos são significativos para aceitar-se um documento arquivístico eletrônico e digital como prova no ordenamento jurídico brasileiro.
Por fim, o tópico 5. Considerações finais levanta a possibilidade da aplicabilidade dos requisitos para a aceitação dos documentos de arquivo eletrônicos e digitais como prova no Brasil.
Desta forma, esperamos construir um arcabouço de entendimentos sobre o documento de arquivo e o valor de prova a partir do ordenamento jurídico brasileiro de forma a contribuir para o planejamento da produção dos documentos de arquivo eletrônicos e digitais nas organizações, bem como, compreender parte desta importante mudança teórica e prática da / na arquivologia.
2.O uso e valor de prova do documento de arquivo
Os documentos de arquivo têm sido proveitosas ferramentas utilizadas pela administração e pela história através dos séculos. (DURANTI, 1994). As definições clássicas de documento não demonstram ser suficientes para justificar com precisão tal lugar privilegiado para o funcionamento das organizações.
Bellotto (2006) considera que um estudo que busque por tal justificativa inicia-se na sistematização das definições de documento. Marcacini (1999, p.5) explora o sentido etimológico da palavra e conclui:
Documento, assim, é o registro de um fato. Conforme anota Rogério Lauria Tucci, a palavra “documento” provém de “documentum, do verbo docere, que significa ensinar, mostrar, indicar”. A característica de um documento é a possibilidade de ser futuramente observado; o documento narra, para o futuro, um fato ou pensamento presente. Daí ser também definido como prova histórica. Diversamente, representações cênicas ou narrativas orais, feitas ao vivo, representam um fato no momento em que são realizadas, mas não se perpetuam, não registram o fato para o futuro.
A capacidade de ensinar dos documentos parece indicar o lastro que devemos percorrer para entender o questionamento anterior. Bellotto traz a luz à seguinte definição:
Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc. enfim, tudo o que seja produzido por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. (BELLOTTO, 2006, p.35)
A autora indica então, que o suporte é indiferente para nossa problemática. Schellenberg (2006), embora cronologicamente anterior, tem a mesma preocupação com isso. O arquivista norte americano sistematiza as definições clássicas de documento de arquivo, começando por aquela fornecida por Muller, Feith e Fruin no Manual de Arranjo e Descrição, publicado originalmente em 1898 e traduzido para o inglês em 1940 (SCHELLENBERG, 2006, p.36):
Essa tradução define a palavra holandesa archief como “o conjunto de documentos escritos,desenhos e material impresso recebidos ou produzidos oficialmente por um órgão administrativo ou por um dos seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer sob a custódia desse órgão ou funcionário”
Enquanto que a definição de Jenkinson evidencia a custódia:
Primeiramente nós definimos documento cobrindo nosso propósito, como manuscrito, datilografado, impresso, com qualquer outro material de evidência ao qual é parte ou é anexado. Um documento deve pertencer a classe de arquivos é aquele que foi elaborado ou utilizado no curso de uma ação administrativa ou executiva, pública ou privada da qual ele mesmo é parte e sequencialmente preservado sob custódia para sua informação pela pessoa ou pessoas responsáveis por aquela ação ou seus legítimos sucessores. (JENKINSON, 1922, p.11 tradução nossa)
Schellenberg acrescenta a opinião do arquivista italiano Casanova, publicada em seu livro intitulado Archivistica, publicado originalmente em 1928, onde acrescenta a possibilidade da produção de documentos provirem de uma pessoa.
A acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa. (SCHELLENBERG, 2006, p.37)
Já Brenneke, em seu livro Archivkunde, publicado pela primeira vez em 1953 expõe suas ideias privilegiando o aspecto legal da constituição de arquivos, como lembra Schellenberg:
“Como o conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado.” (SCHELLENBERG, 2006, p.37)
E então, nos fornece sua própria definição (SCHELLENBERG, 2006, p.41):
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.
Logo, se o valor probante é substancial a definição de documento de arquivo, Duranti (1994) observa que isto é devido as propriedades observadas na produção e acumulação. São estas: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade.
Sobre a imparcialidade, Duranti busca em Jenkinson (1922) a idéia de que:
Os registros são inerentemente verdadeiros, ou, como diz o arquivista britânico Hilary Jenkinson, “Livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje". Isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de preconceito e, mas que as razões por que eles são produzidos (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram que não são escritos com uma intenção ou para a informação da posteridade", nem com a expectativa de serem expostos e ou com o receio do olhar do público. (DURANTI, 1994, p.51)
Enquanto que a autenticidade é observável em função das atividades de rotina do produtor/acumulador de documentos e a custódia. Como observa:
A autenticidade está vinculada ao continuum da criação, manutenção e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo em
mente a necessidade de agir através deles, são mantidos como garantias para futuras ações ou para informação, e "são definitivamente separados para preservação, tacitamente julgados dignos de serem conservados" por seu criador ou legítimo sucessor como "testemunhos escritos de suas atividades no passado" Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. (DURANTI, 1994, p.51)
A ponderação da existência da característica da naturalidade está no centro do debate contemporâneo entre correntes teóricas da arquivologia2, Duranti considera que:
Esta naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração". O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. (DURANTI,1994, p.52)
A noção de inter-relacionamento deriva da autenticidade, e, pressupõe segundo a autora:
Esse inter-relacionamento é devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado “com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu significado depende dessas relações”. As relações entre os documentos, e entre eles as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. (DURANTI, 1994, p.52)
E, então, a unicidade é a concepção voltada ao item documental no grupo documental:
A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, e- como foi enfatizado acima – um registro consiste em um documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental: uma duplicata de um registro só existe quando ambos os elementos são perfeitamente idênticos, isto é, quando múltiplas cópias de um mesmo documento são incluídas em um mesmo lugar dentro de um mesmo grupo. (DURANTI, 1994, p.52)
A preservação de tais propriedades justifica e reforça o valor de prova do documento de arquivo, mais do que isso, o lócus dos registros é visto a guisa da noção de accountability, isto é, da prestação de contas (principalmente no âmbito da gestão pública),
2 Schmidt (2012, p.201) pontua o debate entre as arquivologias custodial (corrente a qual diz-se pertencer Duranti) e pós-custodial (representada principalmente por Terry Cook e Tom Nesmith), e, considera que não se deve manter uma definição jenkinsoniana da década de 1920 como parâmetro para a busca por respostas a problemas ocasionados pela inserção das TICs no Fazer e Saber arquivístico, mas, ao mesmo tempo, um abandono sistemático dos preceitos construídos e debatidos anteriormente é infundado.
tanto no sentido financeiro, quanto histórico. (DURANTI, 1994, p.55)
Outra possibilidade de perceber a importância dos arquivos ao longo da história das sociedades, é, pois, a partir do próprio significado semântico atribuído as palvras que hojem perfazem documento e arquivo. Conduzindo uma abordagem etimológica Rondinelli (2013) auxilia nosso entendimento sobre a palavra documento a partir do seguinte diagrama:
Diagrama 1. Etimologia da palavra documento. Fonte: adaptado de Rondinelli (2013, p.26)
E, por sua vez, Silva (2017) com uma abordagem igualmente etimológica nos ajuda a ilustrar os sentidos da palavra arquivo:
Diagrama 2. Etimologia da palavra arquivo. Fonte: adaptado de Silva (2017, p.63-65)
2.1 O documento de arquivo e o documento diplomático
Tognoli (2013) comenta que a questão da falsificação documental foi uma prática comum durante a história dos arquivos. Em virtude disto, ao longo dos séculos XVII e XVIII surgem obras dedicadas a análise crítica dos documentos, diplomas, principalmente ligados à propriedade de terras e títulos de terra e santidade.
O beneditino Jean Mabillon em 1681 publica De Re Diplomatica, na França, inserindo a diplomática no âmbitodas ciências documentais. (TOGNOLI 2013, p.14). O cenário na época remonta a uma disputa por títulos por ordens religiosas, onde Paperbroch jesuíta, havia publicado anteriormente a Mabillon também uma obra com o mesmo intuito.
Rodrigues (2008) aponta na formação da diplomática o desenvolvimento de um método analítico crítico a partir de características internas e externas ao documento que pode servir, por exemplo à identificação de fundos. Tal prática é capaz de ser observada a partir da década de 80 na Espanha, principalmente.
A utilização configura o surgimento da diplomática arquivística que para Bellotto (2006) enfatiza o entendimento da produção documental a partir da análise da estrutura e funções do produtor.
Têm sido verificada a possibilidade da diplomática arquivística ser utilizada para analisar documentos eletrônicos. Os estudos de Duranti e MacNeil (1996) indicam que:
No coração da diplomática jaz a ideia de que todos os documentos podem ser analisados, entendidos e avaliados em termos de um sistema de elementos formais que são universais na sua aplicação e descontextualizados em natureza. Isso implica que os documentos podem e devem ser identificados por seus constituintes formais e não pela informação que transmitem. (1996, p.49 tradução nossa)
O processo que constitui tal análise não é do escopo desta pesquisa, mas configura outro campo de pesquisa intrinsecamente ligado a temática que estamos desenvolvendo. No âmbito das organizações públicas e privadas, o estudo do valor de
prova de documentos arquivísticos eletrônicos e digitais deve antever as estratégias de gestão, mas, simultaneamente, trabalharem juntos para a produção de documentos de arquivo autênticos.
Herrera (1997) identifica um sentido restrito da definição de documento diplomático à revelia do documento arquivístico, analisando as ideias de Sickel, a autora entende que o documento diplomático é aquele manuscrito e na posse de valor jurídico.
Tognoli (2013) analisa quatro autores da diplomática durante a Idade Moderna na busca de marcos teóricos para esta disciplina e nos auxilia a aprofundar nossa análise através de seu quadro:
SICKEL (1867)
PAOLI (1883)
BRESSLAU (1889)
GIRY (1893)
Protocolo inicial:
1.Invocação;
2.Nome e título.
Protocolo inicial:
1.Invocação divina;
2.Titulação.
Protocolo inicial:
1.Invocação;
2.Ttitulação;
3.Nome, títulos e predicados do destinatário, seguidos de uma forma de saudação.
Protocolo inicial:
1.Invocação;
2.Nome, títulos e predicados da pessoas em nome da qual o ato é redigido;
3.Destiniatário;
4.Saudação.
Texto:
1.Preâmbulo;
2.Nome, títulos e predicados do destinatário;
3.Notificação;
4.Exposição;
5.Dispositivo;
6.Formas de corroboração;
7.Anúncios dos sinais de validação.
Texto:
Introdução:
1. Exórdio;
2.Notificação.
Parte expositiva e dispositiva:
3.Exposição;
4.Disposição.
Fórmulas finais:
5.Sanções legais;
6.Corroboração.
Texto:
1. Arenga
2.Notificação;
3. Exposição;
4.Dispositivo;
5.Sanções penais;
6.Corroboração;
Texto:
1.Preâmbulo
2.Notificação
3.Exposição
4.Dispositivo
5.Claúsulas finais
6.Anúncio dos sinais de validação
Protocolo final:
1. Assinatura;
2. Datas;
3.Precação.
Protocolo final:
1. Subscrições e assinaturas;
2.Datação;
3.Precação.
Protocolo final:
1.Subscrições;
2.Datação;
3.Precação.
Protocolo final:
1.Datas;
2.Precação;
3.Sinais de validação.
Quadro 1. Quadro comparativo da crítica diplomática moderna. Fonte: adaptado de Tognoli (2013, p.81)
Sobre a crítica documental diplomática Duranti (2015) ressalta a importância da forma, que, preserva as propriedades que lhes garantem valor probante, e, por outro lado, atrelam os documentos a execução das funções as quais motivam sua existência.
Dessa forma, a principal diferença entre o documento de arquivo tradicional e o documento diplomático residem no suporte e na forma intrínseca dos elementos textuais (TOGNOLI, 2013) sendo possível a afirmação de que todo documento diplomático é um documento arquivístico, entretanto o contrário não é totalmente verdadeiro de acordo com a literatura.
Todavia, adotando a visão construída nos estudos de Duranti (2015) para analisar documentos arquivísticos digitais e eletrônicos podemos centralizar o debate na questão do dispositivo do documento de arquivo, onde reside a ação ao qual o mesmo se refere.
3. Revolução informacional e novas formas de produção documental
Apesar de algumas iniciativas de tratamento dos documentos correntes na época colonial, e, mais tarde no século XIX nos Estados Unidos, como pontua Indolfo (2007), de uma forma geral não é dispensado um tratamento sistemático aos arquivos até que a situação do espaço versus necessidade de informação se torne urgente para a administração pública, maior produtora de documentos arquivísticos até então.
O acúmulo pouco criterioso da massa documental dos órgãos públicos norte-americanos desde 1776 até 1970 resultou em um aumento do espaço de armazenagem de documentos de 117 mil metros cúbicos, como nos apontou Fonseca (2005, p.45).
Neste cenário que foi criada a Comission on Organization of the Executive Branch of the Government, vulgo, Comissão Hoover em dois momentos distintos, primeiramente em 1947, posteriormente em 1955. Este comitê foi responsável por propor e planejar reformar administrativas necessárias pra o uso mais eficiente dos recursos públicos. (FONSECA, 2005, p.45)
No bojo desta incumbência é proposta a gestão de documentos correntes, principalmente dando ênfase ao descarte daqueles documentos que não se fizessem mais necessários para a consecução de atividades administrativas e / ou legais. A definição proposta por este grupo de trabalho abrange:
O planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do governo federal e efetiva e econômica gestão das operações das agências. (FONSECA, 2005, p.44)
Jardim (2015) estudou as definições de gestão de documentos em instrumentos terminológicos de países das línguas e culturas anglo-saxônica, francesa, espanhola e brasileira. No debate anglo-saxão é notável que as definições comumente não referem-se ao seu objeto de gestão de documentos como o documento arquivístico. (JARDIM, 2015, p.23)
O universo francófono em maior parte exclui as noções de planejamento e economia, enraizada nas acepções em língua inglesa, além de adotar a partícula “documentos administrativos” e / ou “documentos correntes” para definir o objeto deste gerenciamento. (JARDIM, 2015, p.24-25)
Em língua espanhola é notável a aproximação das definições outrora institucionalizadas pela cultura anglo-saxã, onde é perceptível o foco na produção, uso, manutenção, conservação, controle físico e intelectual, de documentos íntegros, autênticos e confiáveis. (JARDIM, 2015, p.27)
A língua portuguesa, na avaliação de Jardim privilegia as atividades de produção, tramitação, classificação, uso, avaliação e arquivamento. É observável ainda, o entendimento (especialmente pelos instrumentos terminológicos de Portugal) da noção de gestão de documentos como campo da gestão, fruto do debate proeminente em torno da ISO 15489, como avalia o autor. (JARDIM, 2015, p.28)
No campo teórico a mudança de papel de arquivistas, anteriormente somente nas instituições arquivísticas, e, posteriormente na produção dos documentos, para a gestão dos documentos correntes dentro dos órgãos produtores é marcada pela noção difusão da teoria das três idades, operacionalizada pelo ciclo de vida dos documentos. Cruz Mundet (1994, p.97 tradução nossa) comenta que tal conhecimento nasce na arquivística norte-americana, além de que:
O entendimento de fundo documental constitui um todo unitário que atravessa diversas etapas, estabelecidas em função do ciclo de vida dos documentos, princípio estabelecido pela arquivística norte-americana. Este conceito, desenvolvido nos anos trinta, é estabelecido no Arquivo Nacional dos Estados Unidos (1934), vema significar que a informação documental tem uma vida similar à de um organismo biológico, no qual nasce (fase de criação), vive (fase de manutenção e uso), e, morre (fase de descarte). Em resumo foi entendido que o documento atravessa em sua vida distintas fases: desde sua elaboração ou recebimento, e, durante um período mais ou menos curto de tempo é objeto de uso intensivo para a resolução dos assuntos próprios de seu criador; com o transcurso do tempo, cada vez menos utilizado, vai perdendo seu valor para os fins aos quais ele havia sido criado; desde que no final se planeje bem sua destruição ou conservação permanente. A maior intensidade de seu valor primário assinala distintas etapas do arquivo que correm paralelas aos diferentes estágios pelos quais se passa a documentação ao largo do tempo.
A renovação de lócus e práxis oriundas da necessidade da gestão de documentos, além do estabelecimento da perspectiva da teoria das três idades desenhou os contornos da arquivologia que viria a enfrentar a mudança nos mecanismos de registro e de comunicação (RONDINELLI, 2005, p.24) que se sucedeu.
Se o suporte no qual os documentos de arquivo eram inscritos até então não havia sofrido grandes alterações até então, e, seu acúmulo pouco criterioso demandou a necessidade da gestão de documentos, as décadas seguintes a admissão desta necessidade iriam complexificar ainda mais a díficil tarefa de gerir documentos correntes e intermediários.
Rondinelli (2013) pontua como o começo dos entendimentos e desentendimentos acerca dos documentos digitais comentando que à época da saída de Reagan da presidência daos Estados Unidos, em 1989, o arquivo nacional daquele país recebeu ordens judicais para destruir determinada série de fitas magnéticas de uma secretaria, o que, por sua vez, não o fez, e, após trâmite da ação, a instituição arquivística saiu vitoriosa do processo, onde o entendimento do judiciário era de que mesmo com backups digitais e em papel, estes não contemplavam a gama de informações das fitas originais.
Outro caso posterior também nos é elucidado por Rondinelli (2005, p.16-17): em 1996, na ocasião da morte de alguns somalis e o suicídio de um soldado canadense, a Comissão Canadense de Inquérito sobre o envio de forças canadenses para a Somália solicitou o acesso aos documentos oficiais do Centro Nacional de Operações de Defesa (NDOC), onde estavam registradas as mensagens passadas no teatro de operações das forças canadenses. Encontrou-se então, mensagens vazias de informação, números seriais perdidos / duplicados, e, alterações deliberadas, deixando com isso, patente a falta de gestão sobre os registros eletrônicos.
Do ponto de vista histórico podemos reconstituir a utilização das novas tecnologias da informação e comunicação a partir de Pinheiro e Moura (2014) , que pontuam os marcos significativos na produção documental desde a invenção da imprensa até a microfilmagem, os documentos digitais e eletrônicos.
Já do ponto de vista da gestão, uma importante e crítica comparação nos é dita por Gangliardi (1998), esta, fruto das suas observações enquanto presidente do Tribunal de alçada criminal de São Paulo, este, até então, o maior arquivo judiciário da América Latina, fruto de constantes consultas judiciais, e, também, por parte dos historiadores. 
É importante observar que em sua comparação, Gangliardi: adota uma visão sistêmica (isto é, analisando conjuntos de documentos), e, analisa o documento digital e eletrônico unicamente sob o signo de “computador”. Segue a nossa adaptação da sistematização proporcionada pelo autor:
Quadro 2. Quadro comparativo das facilidades entre os suportes para os documentos arquivísticos. Fonte: adaptado de Gangliardi (1998)
Além destes aspectos de históricos e de gerenciamento do documento arquivístico eletrônico e digital é pertinente, pois, entender os meandros da memória digital ao redor da produção dos mesmos, em quais sentidos ela é preservada/ocultada, bem como outros tópicos significativos deste novo tipo de produção de documentos de arquivo.
Para tal entendimento vemos como necessário abordar as reflexões sobre tal no âmbito da Ciência da Informação, ciência esta que nasceu no século XX, a partir de uma crescente necessidade de informação científica em diversas instituiçoes. (BORKO, 1968)
Dodebei (2015) faz um esforço para entender questões relacionadas ao objeto digital como patrimônio informacional e memorial, a autora então, identifica cinco questões que norteiam seu discurso, das quais consideramos essenciais pontuar duas.
A primeira questão diz respeito a salvaguarda da produção intelectual guardada em memorial documentário, como explicita:
Essa produção é representada pela descrição singular dos registros textuais, imagéticos e sonoros o que vai configurar uma diversidade de métodos de representação de conteúdo, caracterizando a “infodiversidade” se comparada à biodiversidade do ecossistema. A infodiversidade é a resposta evolucionária natural e apropriada para o ecossistema informacional diverso e, sobretudo, dinâmico. A heterogeneidade das informações produzidas pelos museus, bibliotecas e arquivos, embora com algumas coincidências, dizem respeito ao tipo de coleção, às políticas institucionais, aos temas das disciplinas, à modulação descritiva (generalidade e especificidade), à estrutura dos dados e aos valores de conteúdo da descrição. (DODEBEI, 2015, p.6)
A segunda questão que consideramos pertinente, é, pois, a preservação do patrimônio, como esclarece Dodebei (2015):
A quinta questão se refere à preservação das memórias que circulam na web. A existência do patrimônio digital e sua permanência na memória virtual do mundo estarão intimamente ligadas às condições de preservação que forem proporcionadas por aqueles que se responsabilizarem pela inclusão e manutenção de um objeto na rede mundial. E é a partir das discussões sobre preservação que vamos analisar o patrimônio digital como um valor agregado informacional.
Desta forma, expomos aspectos periféricos, mas não menos importantes no universo da complexidade do documento digital e eletrônico para a arquivologia, é oportuno então, compreendermos as formas e transformações do valor de prova no âmbito jurídico do mesmo.
4. O valor de prova hoje: perspectivas e transformações
É importante observar que a literatura na área do direito levantada não distingue as conceituações de documento arquivístico eletrônico e digital, isto é, iremos intermediar as opiniões dos autores com as definições próprias da arquivística.
Marcacini (1999) reconstitui a partir entendimentos ora difusos, ora encontrados ao longo da origem etimológica até a literatura jurídica a acepção de documento à luz do seu valor probante. O autor considera que o documento eletrônico (sem distinguir eletrônico de digital) é uma possibilidade teórica de retorno ao sentido originário da palavra documento, e comenta:
Assim, renovando o conceito de documento - e até retornando à origem do vocábulo - documento é o registro de um fato. [...]Se documento, em sentido lato, é o registro de um fato, o documento físico é o registro de um fato inscrito em meio físico e a ele inseparavelmente ligado. Já o documento eletrônico, como dito acima, não se prende ao meio físico em que está gravado, possuindo autonomia em relação a ele. O documento eletrônico é, então, uma seqüência de bits que, traduzida por meio de um determinado programa de computador, seja representativa de um fato. Da mesma forma que os documentos físicos, o documento eletrônico não se resume em escritos: pode ser um texto escrito, como também pode ser um desenho, uma fotografia digitalizada, sons, vídeos, enfim, tudo que puder representar um fato e que esteja armazenado em um arquivo digital. (MARCACINI, 1999, p.5)
Para Marcacini (1999) a garantia do valor de prova é correspondente a qualidade da autenticidade de um registro, esta propriedade segundo sua análise é
fundamentada na declaração de autoria no documento de arquivo, tal declaração pode ser garantidaa partir de:
Via de regra, salvo os documentos em que “não se costuma assinar”, a autoria do documento é provada pela assinatura do autor. Documentos manuscritos não assinados podem ter sua autoria demonstrada por meio de análise grafológica, caso o suposto autor negue ter feito os escritos. Como os documentos particulares normalmente fazem prova contra o seu autor, a não demonstração da autoria do documento esvazia sua força probante. Assim, mesmo os assentos domésticos, expressamente mencionados no inciso III do artigo 371, se não forem manuscritos e não estiverem assinados, dificilmente servirão como prova, se o suposto autor negar-lhes a paternidade. (MARCACINI, 1999, p.7-8)
A assinatura tradicional como qualificador de autenticidade é obviamente não aplicável aos documentos eletrônicos e digitais. Marcacini em vista disto, e, comparando o valor de prova atribuído ao documento de arquivo tradicional, ao que é/pretende ser atribuído aos documentos eletrônicos e digitais vê na criptografia assimétrica uma possibilidade técnica, o autor explica o processo:
A resposta para esta pergunta se torna possível, mais uma vez, com a evolução tecnológica. Descoberta em 1976, mas popularizada a partir de meados de 1994, com a gratuita distribuição, pela Internet, do programa Pretty Good Privacy (ou simplesmente PGP), uma técnica conhecida por criptografia assimétrica ou - como também é chamada – criptografia assimétrica de chave pública, tornou possível a equiparação, para fins jurídicos, do documento eletrônico ao documento tradicional.
A criptografia assimétrica, ao contrário da convencional (que pede a mesma chave tanto para cifrar como para decifrar a mensagem), utiliza duas chaves, geradas pelo computador. Uma das chaves dizemos ser a chave privada, a ser mantida em sigilo pelo usuário, em seu exclusivo poder, e a outra, a chave pública, que, como sugere o nome, pode e deve ser livremente distribuída. Estas duas chaves são dois números que se relacionam de tal modo que uma desfaz o que a outra faz. Encriptando a mensagem com a chave pública, geramos uma mensagem cifrada que não pode ser decifrada com a própria chave pública que a gerou. Só com o uso da chave privada poderemos decifrar a mensagem que foi codificada com a chave pública. E o contrário também é verdadeiro: o que for encriptado com o uso da chave privada, só poderá ser decriptado com a chave pública. (MARCACINI, 1999, p.1-2)
Analisando a mesma questão, Gico Júnior (2001) planifica a aceitação de documentos eletrônicos como prova peras tradições jurídicas brasileira, italiana, francesa e norte-americana. As duas primeiras são fundamentadas no princípio do livre-convencimento norteiam a aceitação de provas (2001, p.12), enquanto que nas duas últimas a percepção de documento enquanto coisa, e, associado a sua dimensão física impede a aceitação do documento eletrônico enquanto prova. (2001, p.13-14), e, de uma forma geral:
Seja por uma ou outra regra, um documento eletrônico não podia valer perante uma autoridade judicial: o computador, com efeito, não poderia submeter-se a um contraditório e, portanto, a doutrina e a jurisprudência consideravam os documentos eletrônicos sempre uma prova por ouvir dizer. Esta situação perdurou mais ou menos até o final da década de 70. (GICO JÚNIOR, 2001, p.14)
Posterior e simultaneamente, de acordo com Gico Júnior (2001) ocorre uma expansão sem precedentes da noção de indisponibilidade do original para a aceitação do documento eletrônico como prova no direito processual. Desta forma, pesquisadores da área jurídica interpelaram tal cenário com construções jurídicas contrárias:
Na realidade, a aceitação dessas construções jurídicas foi tamanha que se criou um problema. Foi preciso combater a aceitação cega pelos júris civis e criminais da credibilidade de todos os documentos eletrônicos. Vários trabalhos científicos e decisões judiciais chamaram a atenção para a necessária seleção, entre o material probatório informático, do material confiável, separando-o do lixo informático. As questões metodológicas da avaliação dos dados conservados em memória pelo computador assumiram uma grande importância, em especial no que toca ao controle da boa conservação dos dados e processos de autenticação da origem dos registros
Separar o material probatório do lixo informático, dado o contexto crescente de preocupação da arquivologia com a produção de documentos traz à tona a importância de refletirmos as estratégias de preservação deste mesmo material probatório.
Dando ênfase ao processamento técnico arquivístico dos documentos de arquivo, se a diplomática tem uma trajetória de investigação de autenticidade de documentos de valor jurídico, sua aplicação em documentos eletrônicos se mostra pertinente, como mostram os estudos de Duranti e MacNeil (1996).
Nery inicia sua abordagem a partir do sentido do Estado na sociedade, bem como sua composição: 
A utilização do processo judicial para solucionar conflitos pressupõe a existência de um Estado organizado, que realiza a distribuição da justiça a cada caso concreto, por sua própria delegação de poderes. O Estado atraiu para si, de modo quase exclusivo este poder-dever, com base nas leis que ele próprio estabelece, para que por meio da substituição das partes na solução dos litígios, mantenha a ordem, a paz, a segurança, o bem comum. (NERY, 2014, p.246)
E então, prossegue ao entendimento de ato processual na literatura científica jurídica:
Para Ada Pellegrini Grinover, Cândido Rangel Dinamarco e Antônio Carlos de Araújo Cintra podemos considerar como atos processuais toda conduta dos sujeitos do processo que tenham porefeito a criação, modifi- cação ou extinção das situações jurídicas processuais”.
O ato processual não se trata de ato isolado, mas, coordenado com outros atos em função do procedimento. Talvez por esta razão, Sidnei Amendoeira Júnior", parafraseando Emílio Betti"", compreende que o procedimento seria um ato jurídico complexo, pois todos inúmeros atos praticados estariam ligados por um nexo de finalidade, de modo que um ato se sucede ao outro e, ao mesmo tempo, prepara a prática do ato seguinte. (NERY, 2014, p.248)
Cordeiro e Gomes analisam o fênomeno da justiça tecnológica e o processo eletrônico sob a ótica da comunicação científica e pontuam:
[...] Tem um interesse especial em acompanhar e analisar o processo de comunicação científica da área. Acredita-se que o emprego de novos dispositivos tecnológicos em redes eletrônicas - mesmo os pouco conhecidos e, conseqüentemente, pouco valorizados pelos atores sociais envolvidos com a produção do conhecimento na área do Direito - descortina possibilidades inusitadas para a comunicação científica. Sobretudo, a necessidade do uso de tais recursos atesta a propriedade das palavras de Meadows (1999) quando este adverte que o milênio que se inicia herda um enorme e veloz crescimento da comunidade científica e da informação por ela produzida. Este autor também assinala a grande expansão do emprego de métodos e meios eletrônicos ao longo de toda a cadeia de construção do saber científico, o que pode ser constatado na literatura que registra e difunde a visão de estudiosos da comunicação científica face às mudanças em curso (CORDEIRO; GOMES, 2013, p.3)
Nery observa, pois, os sentidos de prova nos ramos do direito, e, faz diferenciações importantes para o entendimento prático do valor de prova:
De fato parece forçoso admitir que haja divergência entre a prova formal e a prova real, pois embora no âmbito cível não se busque a verdade real, como ocorre na seara criminal, o processo judicial se concretiza através do impulso dos atos processuais dos quais as partes detém acesso e ciência, tornando-se aquele o mundo do qual o juiz extrai a decisão o mais justa possível. (NERY, 2014, p.249)
E do ponto de vista legal, isto só foi permitido no Brasil a partir da lei do fac-símile, como explana o autor:
Podemos mencionar que no Brasil, a primeira vez que foi possível a transmissão de uma petição por meios telemáticos, se deu com avigência da Lei nº 9.800/99 (Lei do Fac-símile). A referida lei, ainda vigente, possi- bilitou o envio da imagem da petição por fac-símile, mediante o compro- misso do advogado em apresentar os originais em cinco dias (art. 2º).Aos poucos cresceu a compreensão de que os atos praticados pelo ad- vogado poderiam ser considerados originais, caso a parte interessada não impugnasse o seu teor. (NERY, 2014, p.255)
Balanceia, então, os pontos positivos do processo eletrônico, os meios pelos quais são garantidas a autenticidade, integridade e validade dos documentos de arquivo como prova,, bem como o papel do ICP-Brasil neste sentido:
A evolução do processo ou procedimento eletrônico representa ganho de inúmeros benefícios, não só em relação à economia financeira, evitando danos de impacto ambiental, economia com funcionários e tempo de ser- viço, alocação de espaço, mas também em relação ao acréscimo do tempo disponível aos advogados e demais operadores do direito por disporem do sistema on-line vinte e quatro horas por dia de qualquer lugar do mundo. Após a implantação da Infraestrutura de Chaves Públicas, ICP-Brasil, através da Medida Provisória 2.200-2/2001, os documentos transmitidos pela certificação digital receberam a chancela do Estado, garantindo-lhe a integridade, autenticidade e validade, afastando as inseguranças no uso judicial. A certificação digital afastou significativamente a possibilidade de invasões ao sistema judicial eletrônico. Tornando os próprios advogados e serventuários da Justiça responsáveis pela portabilidade de seus certifica- dos emitidos. A criptografia assimétrica torna quase impossível um ataque por parte de crackers uma vez que a chave privada (token) com o certifica- do pessoal fica com o responsável signatário e a chave pública fica na rede mundial de computadores - autoridade certificadora.(NERY, 2014, p.255-256)
Nery analisa a lei 11.280/2006 que modifica o papel do ICP-Brasil e da aceitação do documento eletrônico como prova:
Deste modo, a ICP-Brasil garantiu através da certificação digital de modo definitivo a autenticidade, integridade e validade dos documentos eletrônicos, enquanto o Legislador confere presunção juris tantum, de que os originais são transmitidos pelos advogados ou servidores público, os quais possuem o dever de guardar os originais dentro do prazo legal, para o caso de inspeção se houver impugnação. (NERY, 2014, p.256)
E conclui:
Como se pode notar, tornou-se pouco provável a possibilidade de adulteração, fraude ou interceptação dos documentos eletrônicos, sendo conferida eficácia jurídica aos atos praticados no processo ou procedimento eletrônico.[…]Além de gestores de tecnologia da informação, observamos que entre as causas da não inclusão ao sistema eletrônico de peticionamento, se identificam qua- tro fatores, sendo três deles decorrente de deficiências tecnológicas, contra apenas um por repúdio ou resistência às novas tecnologias: a) a multiplicidade de softwares esparramados pelo Brasil, que tornam difícil a integração uniforme e desestimula os usuários (falha tecnológica); b) a ausência de infraestrutura básica, falta de equipamentos de hardware, software e sinal de banda larga (falha tecnológica); c) o desconhecimento humano do uso do computador pessoal (repúdio ou resistência do usuário), e d) ausência de aparato de acessibilidade para pessoa idosa e ou deficiente visual (falha tecnológica).(NERY, 2014, p.256-257)
Cordeiro e Gomes (2013, p.17) têm a percepção de informação/documento digital numa perspectiva mais gerencial de justiça tecnológica, sua rede de relacionamentos e aspectos conceituais intrinsecos, quanto a estes, destacam as autoras:
Verificou-se que o emergente conceito de “Justiça Tecnológica” – ao qual esta pesquisa acrescenta novas acepções, mediante a proposição dos conceitos de “legitimação”, no tocante à dimensão humana e “rapidez” no que tange à dimensão material – consiste numa ferramenta analítica valiosa para o alcance dos propósitos desta investigação.
Consideramos importante, então, a partir de Cordeiro e Gomes, visualizer a questão do documento eletrônico no caso brasileiro como algo também pertinente a gestão das instituições do judiciário, visto seu caráter normalizador, próprio do Direito e da organização do Estado.
Cordeiro e Gomes vêm no diagrama abaixo um exemplo de modelo conceitual que permitira uma justiça tecnológica para uma informação eletrônica legítima e potencialmente economizadora de recursos.
Diagrama 3. Conexões necessárias para o estabelecimento de uma justiça tecnológica. Fonte: adaptado de Cordeiro e Gomes (2013, p.7).
5. Considerações finais
Verificamos então, que o documento de arquivo têm sido um poderoso aliado da administração e do direito por causa do seu valor de prova, testemunho, informação, memória,e, prestação de contas.
Com a falsificação recorrente dos documentos, especialmente aqueles juridicamente relevantes, a arquivologia e diplomática têm feito esforços para propor metodologias de produção de documentos que facilitem a identificação de documentos falsificados.
Ao passo em que a arquivologia foi e vem cada vez mais se ocupando de documentos correntes, as formas de produção documental têm variado muito , e, cada vez mais têm se usado as tecnologias de informação e comunicação para a produção de documentos eletrônicos e digitais.
A preservação das qualidades que conferem o nuclear valor de prova dos documentos de arquivo, apontadas por Jenkinson (1922) e Duranti (1994) passa necessariamente pelo entendimento do que é o valor de prova para o Direito.
Apesar de entendimentos difusos anteriormente , apontados por Marcacini (1999), Nery (2014) sustenta que o documento eletrônico no ato processual é passível de ser admitido como valor de prova, já que existe uma estrutura de criptografia assimétrica e chaves públicas controladas pelo ICP-Brasil que garantem com um bom grau de certeza a não alterabilidade do documento de arquivo como prova para o Direito.
Entretanto o aspecto que permitirá a execução efetiva da acepção do documento eletrônico como fonte de prova idêntica ao seu semelhante em suporte tradicional está relacionado a conexões e processos específicos de gestão da justiça tecnológica, como apontam Cordeiro e Gomes (2013).
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