VALOR DOS DOCUMENTOS

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VALOR DOS DOCUMENTOS 
Valor primário ou imediato:
É inerente à criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vamos ver cada um deles:
a. Valor administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas, correntes, de quem o criou, refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento.
Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o ponto facultativo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razão, ou seja, informar aos servidores do órgão sobre o ponto facultativo. Esse é o seu valor primário. Um fim administrativo.
b. Valor fiscal: quando o documento é gerado para comprovar operações financeiras, dessa forma, seu valor cessa quando tal operação se conclui.
c. Valor jurídico: são os documentos que comprovam direitos de curto ou longo prazo.
Valor secundário ou mediato:
É identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente.
Podemos classificar o valor secundário em três categorias: probatório, informativo e histórico. Conheça um pouco mais sobre cada uma delas:
a. Valor probatório: atribui-se quando o documento pode comprovar as ações de determinado indivíduo que o produziu.
b. Valor informativo: quando os documentos registram informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar.
c. Valor histórico: quando temos um documento que representa um acontecimento, fato ou situação relevante para a história do órgão e da sociedade, bem como os de grande repercussão nos meios de comunicação.
Atributos dos documentos
	Proveniência 
	A proveniência é o registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua origem. Essa característica mostra que os arquivos devem ser organizados em obediência à competência da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda do documento.
	Organicidade
	A organicidade é a característica que recebe um documento por ser estruturado e ter funções e atividades definidas pela entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas. Os documentos são organizados a partir do Plano de Classificação (veremos mais adiante) e da Tabela de Temporalidade, uma vez que contextualizam o conjunto a que pertencem e definem o tempo de guarda dos documentos.
	Unicidade 
	Cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, pois o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é singular.
	Indivisibilidade
	rquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Trata-se do respeito aos conjuntos documentais que guardam relações orgânicas entre si
	Confiabilidade 
	A confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para tanto, há que ser completo, ou seja, dispor de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico - administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ter seus procedimentos de criação bem controlados.
	Autenticidade
	Um documento autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e é livre de adulterações. Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção.
	Acessibilidade 
	Um documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade, a gestão deve garantir a transmissão de documentos para outros sistemas, sem perda de informação e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produção.
Quanto ao gênero
Quando ouvimos falar de gênero, logo nossa mente remete aos gêneros masculino e feminino, que se diferenciam pela forma, certo?
Pois bem, quando falamos sobre gênero na gestão documental também estamos representando o documento de acordo com a sua forma, que também pode ser chamada de suporte.
Podemos citar alguns tipos de gêneros documentais bastante diferentes entre si, como o documento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta, etc. Já o segundo é constituído de imagens e registros sonoros.
Além desses, também são exemplos de gêneros para gestão documental: documentos cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, informáticos e micrográficos.
Quanto à espécie
É a divisão documental de gênero que reúne tipos documentais pelo teor dos fatos. As espécies documentais, portanto, podem ser definidas em razão da natureza dos atos que lhes deram origem.
Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: Medida Provisória, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento, Regulamento, Resolução, Portaria, Instrução Normativa, Ordem de Serviço, Decisão, Acórdão.
Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo: Parecer, Relatório, Voto.
Atos de assentamento: são aqueles que se destinam ao registro. São documentos que contêm assentamentos sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de infração.
Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica.
Atos de ajuste: acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste).
Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplo: Aviso, Ofício, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição de Motivos, Notificação, Telegrama, Telex, Telefax.
Quanto ao Tipo
Tipo documental é a espécie de documento com o assunto ao qual se refere. A espécie documental considera a atividade que a gerou. O Tipo corresponde à divisão de espécie, que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à formula, natureza de conteúdo ou técnica de registro.
Veja o exemplo abaixo:
Na espécie documental memorando, são exemplos de tipos documentais: memorando circular, memorando conjunto.
Na espécie documental decreto, são exemplos de tipos documentais: decretos-lei, decretos legislativos
Quanto a natureza
· Documento ostensivo: a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio público. Não possui restrição de acesso.
· Documento sigiloso: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
FASES DE UMA GESTÃO
As fases de uma gestão documental englobam um conjunto de procedimentos referentes à produção, à utilização e à destinação dos documentos, compreendendo desde a criação até a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente, e tem como objetivos:
· Assegurar, de forma eficiente, a produção, a utilização e a destinação dos documentos;
· Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessário;
· Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, levando em conta o seu valor probatório, cientifico ou histórico;
· Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa;
· Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros
Primeira fase - PRODUÇÃO
Essa fase corresponde à produção dos documentos provenientes da execução das atividades de um órgãoou entidade. Nessa fase, é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. A fase é composta pelos seguintes elementos:
· elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;
· controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo;
· utilização de processadores de palavras e textos.
Segunda fase - UTILIZAÇÃO
Refere-se ao fluxo de trabalho percorrido pelos documentos, durante o cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. A segunda fase da gestão de documentos compreende:
· os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação;
· a gestão de arquivos correntes e intermediários (que veremos mais adiante); e
· a implantação de sistemas de arquivo.
Terceira fase - DESTINAÇÃO
Essa fase envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica em decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. Para que a destinação dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:
· cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos;
· manter processos contínuos de avaliação, com aplicação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos;
· promover a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
Conheça as características de cada idade:
1ª IDADE	ARQUIVO CORRENTE	Conjunto de documentos vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, conservam-se junto aos órgãos produtores em razão da frequência com que são consultados.
2ª IDADE	ARQUIVO INTERMEDIÁRIO	Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final.
3ª IDADE	ARQUIVO PERMANENTE	Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função do seu valor, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
GERENCIAMENTO DOS DOCUMENTOS:
· recepção; 
Consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossiês, sejam eles externos ou internos, e que precisem ser tratados e distribuídos, quando for o caso. 
A entrada de documentos na instituição é realizada pelo setor de protocolo, ao qual compete, entre outras incumbências, receber os documentos e fomentar a sua expedição e tramitação.
· registro; 
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística, por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Destina-se a facilitar sua recuperação, bem como controlar a movimentação do documento ou processo, e fornecer informações aos interessados por suas características fundamentais.
· classificação da documentação e da segurança da informação;
Classificar é um processo que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a simplicidade, a flexibilidade, a fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo sempre um padrão.
· instrução; reconstituição; digitalização; 
· tramitação; 
O trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
· acesso; 
O acesso consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e da disponibilização do acesso a esses, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou acesso a elas, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos.
· restauração; 
A restauração de um documento é feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do material.
· preservação; 
· arquivamento; 
· desarquivamento; 
· avaliação; 
· destinação e microfilmagem da documentação; 
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico.
· precedidos da implementação e planejamento de diretrizes; e 
· políticas de gestão documental na organização.
O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos proporciona à organização:
· proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;
· assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica;
· mantém a memória corporativa e coletiva da organização;
· recupera documentos com segurança;
· proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo de resposta;
· contribui na melhoria do atendimento ao cliente