Gestão da Informação e Documentação (1)

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Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental
MÓDULO I
1. A Gestão da Informação e Documentação é um importante conjunto de ações, que tem como objetivo maior o aprimoramento da informação, a fim de otimizar os processos institucionais. Trata, ainda, do gerenciamento de todo o ciclo de vida da documentação, promovendo a segurança da informação e da comunicação, além do acesso de forma transparente, tempestiva, precisa e com qualidade. Acerca do conceito de Gestão da Informação e Documentação, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo: 
A) Gestão da Informação é um conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades de informação, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informação nos diferentes ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação, com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo. (VERDADEIRO)
B) A Gestão da Informação diz respeito à proposição e acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à preservação e à integridade dos documentos públicos, bem como a garantia de acesso a todo acervo documental. (FALSO)
C) A Gestão Documental confere à organização a capacidade de: 
· Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações; 
· Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão; 
· Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros; 
· Fornecer evidência em caso de litígios; 
· Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; 
· Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica; 
· Manter a memória corporativa e coletiva da organização. (VERDADEIRO)
D) A gestão da informação pode ser dissociada da gestão da documentação, pois manter os arquivos organizados corretamente não significa manter a informação organizada e à disposição, para os fins que se fizerem importantes e necessários, das instituições e da sociedade. (FALSO)
2. Atualmente, diante das transformações econômicas, políticas e tecnológicas que o mundo vivencia, a informação vem se configurando como uma ferramenta ainda mais poderosa e essencial, principalmente para as organizações públicas. Julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo, acerca do conceito de informação.
A) Dado é a maior parte da informação. Um dado pode ser entendido como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito geral, ele é definido como a própria informação. (FALSO)
B) Dado é um elemento que mantém a sua forma bruta (texto, imagens, sons, vídeos, etc.), ou seja, ele sozinho não levará a compreender uma determinada situação. (VERDADEIRO)
C) Informação é o dado cuja forma e conteúdo são apropriados para um uso específico. (VERDADEIRO)
D) A informação, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo. (VERDADEIRO)
3. Suporte é algo, físico ou simbólico, que serve como sustento ou apoio. Por conseguinte, os suportes são usados para sustentar ou manter uma coisa. Acerca do conceito de documento e dos tipos de suporte, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
A) De uma forma ampla, documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel, fita, disco óptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época. (VERDADEIRO)
B) Suporte + Informação = Documento (VERDADEIRO)
C) SUPORTE: o papel, no qual são registradas as informações, é considerado o único suporte disponível atualmente. (FALSO)
D) De forma objetiva, suporte é o meio físico empregado para registrar algo de um documento, ou seja, é a base na qual se encontra determinada informação ou mesmo um documento. (VERDADEIRO)
4. O documento arquivístico tem como principal característica o registro das atividades, a fim de que o cidadão possa exercer seus direitos. Acerca do conceito de documento arquivístico, relacione as colunas abaixo, ligando os conceitos à definição correspondente:
A) É produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação produzida no exercício de suas competências. (DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO)
B) Funciona como o guardião das informações existentes. É o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento. (ARQUIVO)
C) Material no qual são registradas as informações. (SUPORTE)
5. O documento eletrônico não está vinculado ao meio físico em que foi produzido ou gravado, possuindo autonomia em relação a ele, não se resumindo a escritos, podendo também ser um desenho, uma fotografia digitalizada, sons, vídeos, ou seja, tudo que puder representar um fato e que esteja armazenado em um arquivo digital. Acerca do conceito de Documento Eletrônico, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
A) Documento eletrônico é uma unidade de registro de informações codificadas de forma analógica ou em dígitos binários, acessíveis por meio de equipamentos eletrônicos. (VERDADEIRO)
B) Existem os documentos eletrônicos analógicos e os documentos digitais, como as fitas videomagnéticas em formato vhs e as páginas na web, respectivamente. (VERDADEIRO)
C) Documento eletrônico: todo registro que tem como meio físico um suporte eletrônico. (VERDADEIRO)
D) Não se pode considerar como documento eletrônico a informação armazenada em um dispositivo eletrônico como o disquete, pois este não é mais utilizado hoje em dia. (FALSO)
6. Os documentos que contêm caráter híbrido têm características especiais, por serem um composto de elementos de diferentes naturezas. Acerca do conceito de Documento Híbrido, julgue como verdadeiras ou falsas, as afirmações abaixo:
A) Os arquivos podem ter um caráter híbrido, podendo conter: 
· documentos analógicos (convencionais).
· documentos digitais. (VERDADEIRO)
B) Pode ser citado como exemplo de documento híbrido: projeto arquitetônico que apresenta a descrição em papel e as plantas em disco óptico. (VERDADEIRO)
C) A maior diferença entre documento digital e não digital está no suporte. (FALSO)
D) O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por meio de sistema computacional, já o digitalizado é o documento digital (papel, por exemplo), capturado e transferido para sistema computacional. (FALSO)
7. Assinatura digital é um meio pelo qual pode-se conservar, com segurança, a integridade e a procedência de um documento. Sendo assim, com a assinatura digital, pode-se afirmar que um documento não foi modificado e realmente procede da pessoa que diz ter enviado tal documento. Acerca do conceito de assinatura digital, assinale a alternativa incorreta:
A) A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.
B) Há restrições para a assinatura digital, sendo que esta não poderá ser utilizada em: contratos, procurações, laudos, e-mails, certificados, formulários web e relatórios (INCORRETA)
C) A utilização da assinatura ou firma digital providencia a prova inegável de que uma mensagem veio do emissor. Essa é uma propriedade da assinatura digital. Toda assinatura digital deverá ter os seguintes requisitos: 
autenticidade - o receptor deve poder confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor; 
· integridade - qualquer alteração da mensagem faz com que a assinatura não corresponda mais ao documento; 
· irretratabilidade ou não repúdio - o emissor não pode negar a autenticidade da mensagem.
D) A assinatura ou firma digital é ummétodo de autenticação de informação digital tipicamente tratada como análoga à assinatura física em papel.
8. Número Único de Protocolo (NUP) é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Acerca do conceito de NUP, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
A) NUP - Número Único de Protocolo - é um Código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da Administração Pública Federal, que necessite de tramitação, independentemente do seu suporte. (VERDADEIRO)
B) De acordo com a Portaria interministerial nº 2.321, de 2014, as entidades da Administração Autárquica adotarão o NUP para os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação, independentemente do suporte desses documentos. (FALSO)
C) O NUP é composto de dezoito dígitos, separados em grupos (000000.00000/0000-000). (FALSO)
D) O NUP tem uma função de grande relevância, pois viabiliza a padronização na gestão documental, desde a produção ao arquivamento dos documentos. (VERADEIRO)
MÓDULO II:
1.Na arquivologia, quando nos referimos ao valor dos documentos, não podemos confundi-lo com valor financeiro, pois nos referimos ao seu valor enquanto gênero. Fundamentalmente temos dois valores: o primário e o secundário. Sobre o valor dos documentos, assinale a alternativa incorreta:
Escolha uma opção:
a. Valor primário ou imediato: é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente.
Valor secundário ou mediato: é inerente à criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. (FALSA)
A afirmação é falsa, pois os conceitos são inversos. 
O valor primário ou imediato é inerente à criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Já o valor secundário ou mediato é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente.
b. Valor administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas, correntes, de quem o criou, refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento.
c. Valor fiscal: quando o documento é gerado para comprovar operações financeiras, dessa forma, seu valor cessa quando tal operação se conclui. 
Valor jurídico: são os documentos que comprovam direitos de curto ou longo prazo.
d. Valor probatório: atribui-se quando o documento pode comprovar as ações de determinado indivíduo que o produziu. 
Valor informativo: quando os documentos registram informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar. 
Valor histórico: documento que representa um acontecimento, fato ou situação relevante para a história do órgão e da sociedade.
2. Os atributos da proveniência, organicidade, unicidade e indivisibilidade são importantes para a compreensão dos documentos. Acerca desses atributos, relacione as colunas abaixo, ligando as definições aos atributos correspondentes:
A) Registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua origem. (PROVENIÊNCIA)
B) É a característica que recebe um documento por ser estruturado e ter funções e atividades definidas pela entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas. (ORGANICIDADE)
C) Compreende que cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence. (UNICIDADE)
D) De acordo com este conceito, arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta (INDIVISIBILIDADE)
3. Os atributos da autenticidade, acessibilidade e confiabilidade são importantes para a compreensão dos documentos. Acerca desses atributos, assinale a alternativa incorreta.
Escolha uma opção:
a. Autenticidade: um documento autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e é livre de adulterações.
b. Acessibilidade: um documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade, a gestão deve garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade.
c. Confiabilidade: está relacionada à segurança do documento, aos atributos que tornam o documento confiável.
d. Acessibilidade: para que um documento seja acessível, o sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produção.
4. São exemplos de gêneros para gestão documental: documentos cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, informáticos e micrográficos. Escolha a alternativa incorreta em relação aos gêneros dos documentos:
Escolha uma opção:
a. Documentos textuais: são os documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.: atas, cartas, decretos, livros, etc.
b. Documentos cartográficos: documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos. Ex.: mapas, plantas, perfis, etc.
c. Documentos audiovisuais: documentos que contêm imagens fixas, ou em movimento, e registros sonoros. Integram os iconográficos, filmográficos e sonoros.
d. Documentos iconográficos: são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Exemplo: Filmes e Fitas. 
A afirmação é falsa, pois o conceito é referente aos documentos filmográficos, e não iconográficos. Os documentos iconográficos são aqueles que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotogradas. Ex.: fotografias, desenhos, gravuras, etc.
5. De acordo com o Arquivo Nacional, a espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta e relatório. Acerca desse tema, relacione as colunas abaixo, ligando a descrição à definição correspondente:
A) São expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: Medida Provisória, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento, Regulamento, Resolução, Portaria, Instrução Normativa, Ordem de Serviço, Decisão, Acórdão. (ATOS NORMATIVOS)
B) São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo: Parecer, Relatório, Voto. (ATOS NORMATIVOS)
C) Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplo: Aviso, Ofício, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição de Motivos, Notificação, Telegrama, Telex, Telefax. (ATOS DE CORRESPONDÊNCIA)
D) São os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica. (ATOS COMPOBATÓRIOS)
E) São acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste). (ATOS DE AJUSTE)
6. A classificação quanto à natureza do assunto informa se o conteúdo do documento prejudica a administração ou não quando divulgado, sendo classificados como ostensivo ou sigiloso. Acerca da natureza do assunto, assinale a alternativa incorreta:
Escolha uma opção:
a. Documento ostensivo: a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio público. Não possui restrição de acesso.
b. Documento sigiloso: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
c. Quando classificados como sigilosos, os documentos carregam, para sempre,essa classificação. 
Afirmativa incorreta, pois quando classificados como sigilosos, os documentos não carregam, para sempre, essa classificação. Há um tempo definido, conforme a lei.
d. A partir da data de produção do dado ou informação, a classificação perdura por: 
· 25 anos, no máximo, se ultrassecreto;
Esse prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período.
· 15 anos, no máximo, se secreto; 
· 5 anos, no máximo, se reservado.
MÓDULO III
1. As fases de uma gestão documental englobam um conjunto de procedimentos e podem ser dividas em 3 (três): produção, utilização e destinação. Assinale a alternativa que corresponde à fase de PRODUÇÃO do documento:
Escolha uma opção:
a. Essa fase promove a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
b. Essa fase compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
c. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. 
A afirmação refere-se à fase de Produção, ou seja, essa fase corresponde à produção dos documentos provenientes da execução das atividades de um órgão ou entidade. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
d. Essa fase compreende métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo.
2. A destinação dos documentos implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. Com isso, para que a destinação dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:
Escolha uma opção:
a. Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos. 
O Documento só poderá passar para a fase de destinação caso tenha cumprido o estabelecido na primeira e na segunda fase.
b. Manter processos contínuos de avaliação, sem aplicação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos.
c. Não promover a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
d. Não é necessário decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
3. A Teoria das três idades diz que o documento arquivístico passa por três fases, de acordo com a frequência de uso. Essa teoria determina a destinação de cada documento. Acerca do ciclo de vida dos documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
A) Arquivo permanente: nesta fase encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes. (FALSO)
B) Arquivo Intermediário: a idade intermediária refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. (VERDADEIRO)
C) Arquivo corrente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo. Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histórico. Aqueles que o possuem serão recolhidos à idade permanente, da qual jamais serão eliminados. Portanto, apenas os documentos históricos são recolhidos. (FALSO)
D) No arquivo permanente, temos um conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final. (FALSO)
4. O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são instrumentos arquivísticos que tratam das regras utilizadas para definir a classificação dos documentos, bem como o tempo que estes permanecerão no arquivo. Vimos que existem 3 fases em que os documentos podem estar, são elas: corrente, intermediária e a permanente. Contudo, para descobrir a forma de classificar esses documentos e a definição de qual é o tempo correto para manter o documento em um arquivo, utiliza-se o Código de Classificação dos Documentos e Tabela de Temporalidade. Julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo, acerca da classificação de documento e do uso do código de classificação e da tabela de temporalidade:
A) Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto. (VERDADEIRO)
B) O instrumento utilizado para a classificação do assunto de um documento é a tabela de temporalidade, que estabelece as regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. (FASLO)
C) Uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado. (VERDADEIRO)
D) A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. (VERDADEIRO)
E) A Tabela de Temporalidade não é construída a partir do Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação. (FALSO)
5. O arquivo da Seção em que você trabalha não comporta mais nenhuma caixa-arquivo. Novas caixas que entram no arquivo são armazenadas nos corredores, em cima das mesas de trabalho e até no banheiro. Essa situação é semelhante em outras áreas do Órgão.
Preocupado com esse cenário, seu Chefe, o Sr. Abelardo, decidiu, junto com a Coordenação, descartar diversas caixas de documentos e processos mais antigos da sua Seção, que, segundo eles, não são consultados. 
Assim, o Sr. Abelardo solicitou a você que separasse as caixas-arquivo dos anos mais antigos e fizesse um relatório, para aprovação do Coordenador, com uma justificativa para eliminação daquelas caixas com documentos. 
Depois de concluída essa atividade, com autorização do Coordenador, as caixas-arquivo contendo documentos e processos da sua Seção puderam ser encaminhadas para o descarte. 
Você, que recentemente fez o curso de Gestão da Informação e Documentação - Conceitos básicos sobre Gestão Documental, enviou um e-mail ao seu Chefe, explicando, entre outras coisas, que os documentos acumulados no Órgão só podem ser descartados após a elaboração do seguinte documento:
Escolha uma opção:
a. Plano de Classificação de Documentos.
b. Manual de Procedimentos Arquivísticos.
c. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. 
d. Plano de Destinação de Documentos.
MÓDULO IV
O gerenciamento dos documentos compreende diversos procedimentos, como: recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação, instrução, etc. O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos proporciona à organização, além de muitos outros aspectos, a proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes. Assinale a alternativa incorreta em relação às etapas do gerenciamento dos documentos arquivísticos:
Escolha uma opção:
a. Recepção: consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossiês, sejam eles externos ou internos, e que precisem ser tratados e distribuídos, quando for o caso.
b. Registro: o registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuiçãode um número identificador e de uma descrição informativa. 
A alternativa está correta. O registro auxilia a recuperação, bem como o controle e a movimentação dos documentos ou processos, e fornece informações, aos interessados, de suas características fundamentais.
c. Classificar a documentação: é um processo que tem por finalidade reunir temas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados com a documentação.
d. Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao assunto que é acessível somente para uma pessoa.
e. Instruir: nesta fase, acontece a organização na preparação de processos e dossiês. São as informações e métodos que descrevem como proceder com os processos e dossiês, que devem ocorrer de maneira a possibilitar a rápida solução dos mesmos.
2. Tratando-se de gerenciamento de documentos, temos as atividades de reconstituição, digitalização, tramitação, acesso e restauração. De acordo com o conteúdo estudado, relacione as colunas abaixo, ligando cada conceito à etapa correspondente:
A) Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa onde o processo extraviou-se. (RECONSTITUIR)
B) Processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. (DIGITALIZAR)
C) Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. (TRAMITAR)
D) Consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos. (ACESSAR DOCUMENTOS)
E) É feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do material. (RESTAURAR)
3. O arquivamento dos documentos compreende a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos, além de assegurar a preservação e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação na fase corrente até a sua destinação final. Para que a guarda dos documentos seja ordenada, a escolha do método de arquivamento é essencial. Devem-se considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Acerca do arquivamento dos documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
A) Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas, principalmente, organizá-los de forma lógica e funcional, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade. (VERDADEIRO)
B) O método de arquivamento alfabético ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o nome. Já o método geográfico considera o local (cidade, estado e país) como o elemento principal para a recuperação da informação. (VERDADEIRO)
C) O método numérico simples acontece quando o elemento principal para a recuperação da informação é o assunto. (FALSO)
D) O método de arquivamento mais usado em sistemas de protocolo é o cronológico. Nesse método numeram-se os documentos, e não as pastas. (VERDADEIRO)
E) O método ideográfico considera que o elemento principal para a recuperação da informação é o número do documento. A ordenação dos números deverá seguir a modalidade numérica (decimal ou duplex). (FALSO)
4. O gerenciamento dos documentos proporciona respostas mais precisas, além de contribuir para melhoria do atendimento ao cliente. As atividades de preservação, desarquivamento, avaliação, destinação e microfilmagem garantem a guarda ordenada e a proteção da informação contida nos documentos. De acordo com o conteúdo estudado, julgue os itens abaixo:
A) A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para a guarda de documentos, não havendo a necessidade de: controlar iluminação, umidade e temperatura. (FALSO)
B) No desarquivamento ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um documento. (VERDADEIRO)
C) A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro. (VERDADEIRO)
D) Na destinação não se garante o acondicionamento ou a estocagem do ativo documental, acumulado em decorrência do exercício das atividades, e não se asseguram a preservação e o acesso de conjuntos arquivisticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final. (FALSO)
E) A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico. (VERDADEIRO)