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ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 1 ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Graduação 69 ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO U N ID A D E 6 SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS Nesta unidade, daremos enfoque aos bancos de dados e como as empresas os utilizam para alcançar seus objetivos. Empresas de todos os tamanhos usam banco de dados para registrar transações, controlar estoques e estreitar o relacionamento com clientes e fornecedores. Veremos que, quando esses dados estão organizados adequadamente em sistemas de gerenciamento de bancos de dados, podem ser analisados e a informação resultante usada pelos tomadores de decisão para desenvolver novos negócios. OBJETIVOS DA UNIDADE: identificar e descrever os princípios de um sistema de gerenciamento de banco de dados; avaliar ferramentas e tecnologia para extrair informações de banco de dados e assim melhorar o desempenho da empresa e a tomada de decisão; avaliar o papel da política de informação e do gerenciamento de dados na gestão dos recursos de dados organizacionais; explicar por que é importante para a empresa garantir a qualidade dos dados. PLANO DA UNIDADE: Tecnologias de armazenamento de dados. • Tecnologias usadas em computadores. • Os discos óticos e a tecnologia de multimídias. • Tecnologia de multimídias. Sistemas de gerenciamento de banco de dados. • Data warehouse. • Data mart. • Data mining. • Aplicações de data mining. Banco de dados usados na Internet. • A importância da qualidade dos dados. Bons estudos! 70 UNIDADE 6 - SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS TECNOLOGIAS DE ARMAZENAMENTO DE DADOS Muitas pessoas e organizações ainda usam documentos guardados em arquivo de aço e gavetas como forma principal de armazenamento. Mas isso, paulatinamente, está se modificando com o advento dos computadores e sua tecnologia de armazenamento. Tecnologias usadas em computadores Todo computador tem um armazenamento primário e outro secundário. O armazenamento primário (memória principal) de seu computador consiste em chips microeletrônicos de memória, que são utilizados principalmente para armazenamento temporário de dados ou programas durante o processamento (memória RAM) ou para armazenamento permanente que somente pode ser lido e não alterado (memória ROM). Os dispositivos de disco magnético (disquetes) e disco ótico (CDs e DVDs), por outro lado, são utilizados como dispositivos de armazenamento secundário para ampliar em grande escala a capacidade dos sistemas de computadores. Considerando que a maioria dos circuitos de armazenamento primário perde seu conteúdo quando falta luz, os dispositivos de armazenamento secundários fornecem um tipo mais permanente e seguro de utilização. Vamos agora examinar as tecnologias de armazenamento mais utilizadas na infra-estrutura da TI, que são os discos magnéticos, as fitas magnéticas, os discos óticos e as redes de armazenamento. • Disco magnético ou disco rígido: o disquete como meio de armazenamento ainda é o mais utilizado até hoje, tanto por PCs como por mainframes. Porém esta tecnologia está sendo suplantada pelo uso de drives removíveis USB (conhecidos como Pen drives). Esse novo formato oferece memória de armazenamento instantânea (até 6 gigabytes), é portátil e bastante simples de usar e instalar; • Fita magnética: é mantida em grandes rolos abertos, cassetes ou cartuchos menores. Embora seja uma tecnologia antiga, ela permanece popular porque é o meio de armazenamento mais barato que existe e pode guardar enormes quantidades de dados. A desvantagem é que ela é o método mais lento para se recuperar dados, pois todos os dados são colocados na fita em seqüência, o que significa que o sistema terá de percorrer sempre a maior parte da fita para chegar ao trecho desejado; • Discos óticos: os discos óticos utilizam a tecnologia a laser para armazenar quantidades enormes de dados de forma bastante compacta. O IMPORTANTE IMPORTANTE 71 ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO sistema de disco ótico mais conhecido é o CD-ROM, que é usado apenas para leitura. Já os CD-RW são discos óticos com a possibilidade de gravação. Porém esta tecnologia está sendo suplantada pelos DVDs , que têm capacidade de armazenamento maior e estão sendo utilizados para armazenar vídeos, textos digitalizados, recursos gráficos e áudio; • Redes de armazenamento: para lidar com suas necessidades crescentes de armazenamento, as grandes empresas estão recorrendo a tecnologias em rede, que conectam diversos dispositivos de armazenagem em uma rede de alta velocidade independente, que pode ser rapidamente acessada e compartilhada por múltiplos servidores. Os discos óticos e a tecnologia de multimídia Os discos óticos descritos acima se tornaram um meio popular de armazenamento de imagens e multimídia e se converteram numa alternativa ao uso dos disquetes e fitas magnéticas por sua enorme capacidade de arquivamento em massa para os sistemas de computadores nas empresas. Por isso, eles têm sido usados, por exemplo, para editar catálogos, anuários, manuais, listagem de peças, banco de dados estatísticos, videogames, vídeos educativos e outras aplicações. Tecnologia de multimídia É a integração computadorizada de texto, som, imagem, animação e vídeo digitalizado. Ela mistura as habilidades dos computadores com as tecnologias de televisores, CDs, DVDs, equipamentos de áudio e vídeo, jogos e música. A multimídia geralmente representa um conjunto de diversas tecnologias de entrada e saída, ou seja, é um sistema que congrega todas as mídias numa só. O processamento de multimídia de alta qualidade exige os microprocessadores mais poderosos e sofisticados do mercado, por isso existem empresas, como a Intel, que são especialistas nesse tipo de processamento. Uma capacidade de memória mais extensa é recomendável para o processamento de vídeos, no sistema multimídia, porque os vídeos ocupam grandes espaços de armazenamento. Assim, tanto o armazenamento primário como o secundário devem ser aumentados. SISTEMAS DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS Antes de prosseguirmos, vamos analisar alguns conceitos fundamentais sobre como os dados são organizados em sistemas de informação. Os dados são organizados em uma estrutura que começa nos bits e termina nos banco de dados. 72 UNIDADE 6 - SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS Vejamos: • um bit (dígito binário) representa a menor unidade de dados que um computador pode processar; • um caractere é um grupo de oito bits, chamado de byte, que pode representar uma letra ou um número; • um campo é um agrupamento de caracteres lógicos que formam uma palavra ou número de identificação. Exemplo: no “campo” nome você deve preencher seu nome; • um registro é um agrupamento de campos preenchidos com seus dados; • um arquivo é um agrupamento de vários registros preenchidos; • um banco de dados é um conjunto de arquivos com vários tipos de registros. Podemos então definir banco de dados como um conjunto de arquivos relacionados entre si que contêm registros sobre pessoas, lugares ou coisas. Hoje, os dados são muito importantes para qualquer tipo de empresa e devem ser tratados com a importância que merecem. A maioria das empresas não conseguiria sobreviver às turbulências do mercado ou ter sucesso sem dados de qualidade sobre suas atividades tanto internas quanto externas. Como os dados são processados de vários modos e, geralmente, em locais diferentes, podem apresentar alguns problemas e dificuldades. Sendo assim, o seu gerenciamento nas organizações é difícil por vários motivos: • A quantidade de dados coletados por uma empresa só faz aumentar e muitosprecisam ser mantidos por longo tempo e outros têm de ser descartados rapidamente; • Os dados muitas vezes estão espalhados pela empresa e são usados por muitas pessoas. Além disso, muitas vezes estão armazenados em locais muito diferentes e de difícil acesso; • Os dados podem vir de dentro da empresa ou de fora dela ou ainda das opiniões, pensamentos e experiências dos funcionários; • Os dados estão vindo de uma forma abundante da internet e nem sempre são muito confiáveis. Em função disso, as organizações desenvolveram sistemas de gerenciamento de banco de dados para atender às necessidades de informação de todos os usuários envolvidos. 73 ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO O sistema de gerenciamento de banco de dados (SGBD) é um tipo de software específico usado para criar, armazenar, organizar e acessar dados a partir de um banco de dados. Existem vários tipos de software SGBD. O mais conhecido é o Acess da Microsoft, como já vimos. O SGBD ajuda o usuário final a entender onde e como os dados estão realmente armazenados, separando os vários tipos de visões e interesses que levaram a pesquisa. Por exemplo: um banco de dados de fornecedores de uma empresa pode estar estruturado de várias maneiras para atender a vários departamentos diferentes, como, por exemplo, por nome, por peça, por códigos ou outros. Através do gerenciamento de banco de dados, os dados para todas essas visões são armazenados em um único banco de dados e podem ser administrados mais facilmente pela organização. Data warehouse (Banco de Dados Central) Hoje as empresas mais bem-sucedidas são aquelas que podem responder de maneira rápida e flexível às mudanças e oportunidades do mercado. Um dos segredos para esse sucesso é o uso eficiente e eficaz dos dados e das informações por quem precisa tomar decisões. Se você trabalha numa grande empresa, isso pode ser muito difícil porque os dados geralmente estão armazenados em sistemas separados, como vendas, fabricação ou contabilidade, podem estar desatualizados ou em sistemas de arquivos de difícil acesso. Talvez você gaste dias e dias localizando e reunindo os dados necessários e talvez não consiga e tenha de tomar uma decisão baseado em informações incompletas. O data warehouse resolve todos esses problemas O que é uma data warehouse? Data warehouse é um banco de dados central que armazena dados de potencial interesse para os tomadores de decisão de toda a empresa. Ele centraliza as informações que vêm de todos os departamentos da empresa em uma única central, de modo que elas possam ser acessadas com a rapidez que a empresa precisa. As características básicas de um banco de dados central (data warehouse) são: • Organizados por assunto. Os dados são organizados por assunto. Por exemplo, por cliente, fornecedor, produto, preço, região e contendo informações relevantes para o apoio à decisão; • Coerentes. A codificação num banco de dados central tem de ser única e padronizada, permitindo o acesso de todos; • Históricos. Os dados são mantidos por muitos anos para serem usados como construções de cenários, projeções e comparações; 74 UNIDADE 6 - SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS • Imutáveis. Os dados não são atualizados depois de inseridos no data warehouse. Alguns dos benefícios de se ter um banco de dados central numa empresa são: • os usuários finais podem acessar os dados necessários de modo rápido e fácil através da internet (navegadores Web), porque os dados estão em um só lugar; • os usuários finais podem fazer análises detalhadas de determinados problemas, pois terão dados suficientes para isso; • os usuários finais passam a ter uma visão geral dos dados da empresa e de seu potencial. Essas vantagens podem melhorar o desempenho geral da empresa, gerar vantagem competitiva, otimizar os serviços e a satisfação do cliente, facilitar a tomada de decisão, entre outras vantagens. Entretanto, os data warehouses podem ter problemas na sua implantação. Primeiro, eles podem ter um custo muito alto para ser construído e mantido. Segundo, pode demorar muito tempo até que se consiga reunir todas as informações consideradas importantes para a sua construção. E, finalmente, pode haver boicote das pessoas de um departamento em relação a outro sobre compartilhamento de dados e informações. Data mart (Banco de Dados Menor) Como têm um custo muito alto, os data warehouse são usados principalmente por grande empresas. Pequenas e médias empresas utilizam uma versão mais reduzida e mais barata do data warehouse, chamada de data mart. Um data mart é um banco de dados central de menor porte, projetado para as necessidades do usuário final. Sua aplicação também se estende para filiais ou departamentos. Como são mais baratos, os data marts podem ser implementados mais rapidamente e, além disso, como contêm menos informações que um data warehouse, os datas marts fornecem uma resposta mais rápida e são mais fáceis de entender e navegar. Como podem ser construídos também para filiais e departamentos, eles permitem que os usuários desses setores construam seus próprios sistemas de apoio à decisão sem precisar se apoiar em um sistema de informação centralizado. Data mining (mineração) Depois que os dados são armazenados no data warehouse e/ou data mart, eles podem ser acessados e analisados por usuários, funcionários, gerentes e diretores por meio da utilização do data mining (mineração). O objetivo dessa análise é gerar inteligência empresarial. Esse conhecimento Inteligência empresarial é o conhecimento tanto das operações internas da empresa quanto de suas operações externas incluindo o conhecimento sobre concorrentes, c l ientes, fornecedores e outros. 75 ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO permite que você tome decisões melhores, especialmente sobre problemas difíceis e complexos. O data mining pode realizar duas operações básicas: • projetar tendências de comportamento; • identificar padrões de procedimento. Com relação à primeira, o data mining tem um processo automático de encontrar informações aparentemente escondidas nos grandes bancos de dados. Questões que no passado eram praticamente impossíveis de serem analisadas, agora podem ser respondidas rapidamente. Um exemplo comum é o uso do data mining para analisar as tendências de compras dos clientes, a partir do lançamento de uma campanha publicitária, ou projetar tendência de fechamento de empresas de um mesmo segmento ou tendência de inadimplência (atraso nos pagamentos) dos clientes. O data mining pode identificar também com muita precisão, padrões de procedimentos que aparentemente não estavam visíveis. O data mining pode, por exemplo, a partir de dados de venda no varejo, descobrir padrões de consumo aparentemente não relacionados, mas que acontecem com freqüência quando, por exemplo, homens adultos vão ao supermercado comprar fraldas e levam também cerveja. Outra interessante descoberta feita pelos data minings com relação a padrões de procedimento diz respeito ao uso de cartões de crédito que são roubados e largamente utilizados pelos ladrões, não seguindo na maioria das vezes um padrão de consumo igual ao do proprietário. O data mining detecta essa diferença na hora. O poder do data mining está em sua capacidade de responder a perguntas que são feitas todos os dias na empresa como: “Quantas unidades do produto X foram vendidas na região sudeste em 2005?” Ou “Qual a tendência de vendas do produto Y na região nordeste com base nas vendas dos últimos três anos?” Ou “Quais são os produtos que geralmente são comprados por mulheres solteiras quando vão a um shopping?” Com essas informaçõesa empresa e seus gerentes podem tomar decisões mais acertadas que podem favorecer o desempenho da empresa. Aplicações de data mining IMPORTANTE 76 UNIDADE 6 - SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS Existem muitas aplicações de data mining tanto para empresas quanto para outras áreas. Como vimos, esses sistemas realizam uma análise de alto nível quanto a padrões ou tendências, mas podem também detalhar os dados para revelar detalhes despercebidos. De acordo com pesquisas, as maiores empresa do mundo atualmente usam data mining. Vamos analisar alguns setores abaixo em que o data mining é utilizado para identificar uma oportunidade comercial ou criar uma vantagem competitiva sustentável. Os data minings nestes setores são usados em: • varejo e vendas, para projetar vendas, evitar desfalques e roubos e determinar níveis de estoque e programações de entrega na lojas; • serviços bancários, para prever níveis de inadimplência dos clientes, analisar padrões de uso dos cartões de crédito, projetar vendas de serviços financeiros para clientes especiais; • fabricação e produção, para prever falhas nas máquinas e encontrar soluções e tendências que ajudem a otimizar a capacidade de produção; • seguros de automóveis, para analisar padrões de comportamento dos vários usuários, prever tendências de roubos de carros por modelos, regiões, bem como tipos de colisões mais freqüentes; • polícia, para monitorar padrões de crimes e delitos, locais perigosos, tendências de comportamento etc. Para as organizações que mantêm diversos tipos de bancos de dados como datas warehouse e data marts, normalmente, existem diversos tipos de profissionais envolvidos nas tarefas de desenvolvimento do projeto, das regras de utilização e de sua manutenção. São eles: • administrador de banco de dados: a gestão de bancos de dados centrais e secundários e dos softwares de gerenciamento de gestão de bancos de dados, cabe ao administrador de banco de dados, que é o responsável pela autorização de acesso aos bancos de dados e pela coordenação e monitoração de seu uso; • projetista de banco de dados: é responsável pelo desenvolvimento do projeto de implantação do banco de dados numa empresa e pela identificação dos dados que devem ser armazenados, escolhendo ainda a estrutura correta de acesso e armazenamento. Também é função do projetista avaliar as necessidades de cada grupo de usuários que irá utilizar os bancos de dados de maneira que o projeto possa atender a todos os interessados de maneira objetiva e precisa; 77 ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO • usuários finais: existem basicamente três categorias de usuários finais de um banco de dados, os quais fazem consultas, atualizações e geram documentos: 1. os usuais: utilizam constantemente os bancos de dados porque suas atividades requerem consultas constantes, repetitivas e preestabelecidas; 2. os eventuais: acessam os bancos de dados de vez em quando, mas podem precisar de diferentes informações em cada acesso; 3. os excepcionais: aqueles que quase nunca acessam os bancos de dados, mas quando o fazem geralmente precisam de dados complexos. • analistas de sistemas e programadores: os analistas determinam os requisitos que serão usados pelos usuários finais para obtenção de dados e especificam como as transações serão efetuadas. Já os programadores implementam essas especificações em forma de programas operacionais que vão sendo testados,avaliados e documentados para serem utilizados na manutenção do funcionamento do banco de dados. BANCOS DE DADOS E A INTERNET Muitas empresas estão usando a web para disponibilizar algumas informações de seus bancos de dados internos a clientes, fornecedores e parceiros de negócio. Clientes potenciais podem usar o site da empresa para ver seus catálogos de produtos ou fazer pedidos. A empresa, por sua vez, pode usar os mesmos métodos para verificar o estoque dos seus fornecedores. Estes podem acionar seus próprios fornecedores, assim como providenciar a entrega dos produtos no prazo. Essas atividades requerem que os bancos de dados das empresas que serão acessados pela internet estejam sendo constantemente atualizados para que as transações sejam possíveis. Há uma série de vantagens em usar a internet para acessar os bancos de dados internos de uma organização Em primeiro lugar, podemos destacar a facilidade de manuseios dos usos de softwares de navegação que a maioria dos funcionários de uma empresa pode ser treinada a utilizar. Em segundo lugar, o fato de o banco ser disponibilizado na internet não muda sua configuração interna. Acessar bancos de dados corporativos pela web está criando novas e eficientes oportunidades para muitas empresas e, em alguns casos, mudando a maneira como muitos negócios são efetuados. Voltaremos a falar detalhadamente neste assunto na unidade sobre comércio eletrônico (E-business). 78 UNIDADE 6 - SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS A importância da qualidade dos dados Dados incorretos, incompletos ou inconsistentes criam sérios problemas financeiros e operacionais para as empresas, porque podem gerar interpretações erradas de condições de pagamentos, nas condições de entrega, na gestão dos estoques, além de conduzir as pessoas numa empresa a tomarem decisões erradas. As empresas precisam tomar medidas especiais para assegurar um alto nível de qualidade dos seus dados, isto inclui a padronização, atualização e revisão da importância dos dados que serão armazenados. É HORA DE SE AVALIAR Lembre-se de realizar as atividades desta unidade de estudo, presentes no caderno de exercício! Elas irão ajudá- lo a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia no processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija as respostas no caderno e depois as envie através do nosso ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco! Nesta unidade você aprendeu a identificar e descrever os princípios de um sistema de gerenciamento de banco de dados; a avaliar ferramentas e tecnologia para extrair informações de banco de dados e assim melhorar o desempenho da empresa e a tomada de decisão; a avaliar o papel da política de informação e do gerenciamento de dados na gestão dos recursos de dados organizacionais e a explicar por que é importante para a empresa garantir a qualidade dos dados. Na próxima unidade aprenderemos sobre as tecnologias de rede e as telecomunicações usadas como meio de transmissão física e sem fio; os tipos variados de redes e as tecnologias de redes sem fio, como rádio freqüência, bluetooth, celular, entre outros, e também suas aplicações comerciais e industriais.
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