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UNIDADE CENTRAL DE EDUCAÇÃO FAEM FACULDADE FACULDADE EMPRESARIAL DE CHAPECÓ UCEFF FACULDADES ADMINISTRAÇÃO REESTRUTURAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE: UM ESTUDO APLICADO NA EMPRESA CONDÁ COMERCIAL ELETRO DIESEL LTDA Chapecó (SC). Unidade Central de Educação Faem Faculdade - UCEFF Faculdade Empresarial de Chapecó – FAEM Uceff Faculdades Curso: Administração Fase: 8º Período Disciplina: Trabalho de Conclusão do Curso Professor: Paulo Padilha REESTRUTURAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE: UM ESTUDO APLICADO NA EMPRESA CONDÁ COMERCIAL ELETRO DIESEL LTDA Chapecó (SC), 2014. 2 REESTRUTURAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE: UM ESTUDO APLICADO NA EMPRESA CONDÁ COMERCIAL ELETRO DIESEL LTDA Este trabalho de conclusão foi julgado adequado para obtenção do titulo de bacharel em Administração, e aprovado pelo curso de Administração da Unidade Central de Educação Faem Faculdade – Uceff de Chapecó. ______________________________________________________________________________________ ____________________________________ Profª Leossania Manfroi, Msc. Coordenadora do Curso de Administração Apresentado a Comissão Examinadora integrada pelos Professores (as): _____________________________________________________________________ Leossania Manfroi, Msc. Presidente da Comissão e Orientadora _____________________________________________________________________ Membro da comissão _____________________________________________________________________ Membro da comissão Chapecó (SC), Dezembro de 2014. 3 DEDICATÓRIA Á minha família, pelo fato de acreditarem em mim e na minha capacidade, me dando incentivo e apoio constante. À Dienifer Wanscher, pessoa com quem amo partilhar а vida. Não sei se o mundo é bom, mas ele ficou melhor quando você apareceu. Obrigado pelo carinho, paciência, atenção e a segurança que você me traz. 4 AGRADECIMENTO À Deus por ter me dado saúde е força para superar as dificuldades. Agradeço а minha mãe Ignês que me deu apoio, incentivo nas horas difíceis, de desânimo е cansaço. Ao meu pai Valdenir que apesar de todas as dificuldades sempre me apoio de forma incondicional. E minha Irma Ângela por estar ao meu lado independente de qualquer situação. À professora e coordenadora do curso, pelo convívio, pelo apoio, pela compreensão e pela amizade. Agradeço ao meu professor orientador Paulo Padilha que teve paciência е que me ajudou bastante á concluir este trabalho, eu posso dizer que а minha formação, inclusive pessoal, não teria sido а mesma sem a sua pessoa. Aos amigos е colegas, pelo incentivo, pelo apoio constantes, pelas alegrias, tristezas е dores compartilhas. 5 6 “A nossa maior glória não reside no fato de nunca cairmos, mas sim em levantarmo-nos sempre depois de cada queda (PAFUNCIO)”. 7 RESUMO Este trabalho teve como objetivo identificar de que maneira poderiam ser feitas melhorias no sistema de controle de estoque na empresa Condá Comercial Eletro Diesel que é voltada a prestação de serviço em manutenção de veículos pesados e comercio de peças. Para que isso ocorresse foi aplicada uma pesquisa qualitativa que teve como seu delineamento o descritivo e exploratório e seu método foi o indutivo, sendo ela uma pesquisa-ação, onde seu instrumento de coleta de dados foi a observação direta dentro da empresa podendo assim levantar informações precisas para ser reestruturado seu estoque. A pesquisa identificou os pontos fracos da empresa no que diz respeito à gestão de estoques, e com isso foi possível propor melhorias fazendo o uso de algumas técnicas e ferramentas úteis no controle de estoques. Para o objetivo deste trabalho ser alcançado alem da observação, foi implantando a analise SWOT para identificar ao pontos a serem melhorados, os itens foram classificados conforme a curva ABC, foi aplicado melhorias no layout do estoque e no armazenamento das peças. Os resultados alcançados em relação à reestruturação de controle de estoque da empresa trouxeram visíveis mudanças positivas tanto visuais como no processo produtivo e na qualidade do serviço trazendo maior satisfação ao cliente. De maneira geral pode-se concluir que o controle de estoque dentro das empresas é de vital importância tanto com relação à competitividade quanto a sobrevivência de uma organização, sendo que o administrador dessa empresa deve-se adequar as novas tecnologias que surgem no mercado esforçando-se para garantir uma boa administração. Palavras-chave: Estoque. Melhorias. Reestruturação. 8 LISTA DE ILUSTRAÇÃO Figura 1 - Atual sede da empresa...........................................................................................15 Figura 2 - Exemplo de projeto de Arranjo Físico,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,.,.47 Figura 3 - Composição da Matriz SWOT...............................................................................53 Figura 4 - Análise SWOT do estoque da empresa Condá......................................................61 Figura 5 - Planta baixa do estoque antigo da empresa Condá................................................62 Figura 6 - Planta baixa do estoque moderno da empresa Condá............................................62 Figura 7 - Sistema de armazenamento antigo da empresa Condá..........................................63 Figura 8 - Sistema de armazenamento moderno da empresa Condá......................................64 Figura 9 - Diagrama de causa e efeito....................................................................................65 9 LISTA DE TABELAS Tabela 1 – Exemplo de curva ABC........................................................................................34 10 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 – Curva ABC do estoque da empresa Condá.........................................................66 11 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CEP – Controle Estatístico de Processo DOE – Design Of Experients ES – Estoque de Segurança FOFA – Forças Oportunidades Fraquezas Ameaças GUT – Gravidade Urgência e Tendência JIT – Just In Time MRP – Material Requeriment Planning PCP – Programação e Controle de Produção PP- Ponto de Pedido SWOT – Strenghts Weaknesses Opportunities Threats TR – Tempo de Reposição SUMÁRIO ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.1.INTRODUÇÃO ................................................. 13 1.2. OBJETIVOS .................................................................................................................... 14 1.2.1. OBJETIVO GERAL .................................................................................................... 14 1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................... 14 1.3. JUSTIFICATIVA ............................................................................................................ 14 2. CONDÁ COMERCIAL ELETRO DIESEL LTDA – ME ............................................. 15 3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................................... 17 3.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAS ............................................................................17 3.1.1 Introdução a administração de matérias .......................................................................... 17 3.1.2 Objetivos da administração de matérias .......................................................................... 19 3.2. TENDÊNCIAS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ........................................ 21 3.3. ESTOQUE E CONTROLE DE ESTOQUES ................................................................ 23 3.3.1 Fundamentos De Administração De Estoques ................................................................ 23 3.3.2 Políticas de Estoques ....................................................................................................... 24 3.3.3 Objetivos e funções dos estoques e administração dos estoques..................................... 24 3.3.4 Gerenciamento do estoque............................................................................................... 27 3.3.5 Objetivos Do Gerenciamento De Estoque ....................................................................... 28 3.3.6 A Importância do controle de estoque nas empresas ....................................................... 29 3.3.7 Indicadores de controle de estoque .................................................................................. 30 3.3.8 Previsão de estoque ......................................................................................................... 30 3.4 A CURVA ABC ................................................................................................................. 32 3.4.1 Passos da análise ABC. ................................................................................................... 34 3.5 O QUE É A TÉCNICA JUST INTIME ........................................................................... 35 3.5.1 Como Surgiu o Justin In Time ......................................................................................... 36 3.5.2 Principais Objetivos do sistema JIT ................................................................................ 38 3.7 O QUE É O SISTEMA MRP I E MRP II ........................................................................ 39 3.7.1 Objetivos, vantagens e desvantagens do MRP/MRP II ................................................... 41 3.7.2 Conceitos usados no MRP ............................................................................................... 43 3.8. DIAGRAMA OU GRÁFICO DE PARETO .................................................................. 44 3.9. ARRANJO FÍSICO – LAYOUT ..................................................................................... 45 3.10 DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO (DIAGRAMA DE LSHIKAWA OU ESPINHA-DE- PEIXE) E BRAINSTORMING ................................................................................................ 48 3.11. PONTO DE PEDIDO .................................................................................................... 50 3.12. LOTE DE REPOSIÇÃO ............................................................................................... 51 3.13. A ANÁLISE SWOT ....................................................................................................... 51 4. METODOLOGIA DA PESQUISA ................................................................................... 55 4.1. MÉTODO CIENTÍFICO ................................................................................................ 55 4.2. NÍVEIS DE PESQUISA .................................................................................................. 56 4.3. DELINEAMENTO DA PESQUISA ............................................................................... 57 4.4.INSTRUMENTO DE COLETA DE DADOS ................................................................. 58 4.5. DEFINIÇÃO DA ÁREA OU POPULAÇÃO ALVO..................................................... 59 4.6. TÉCNICA DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ................................. 59 5. APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE DADOS .................................................................. 61 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................. 68 REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 69 13 1. INTRODUÇÃO Este trabalho se faz importante, pois à uma grande demanda para escoamento da produção das industrias no oeste, este escoamento não para e segundo dados, em Chapecó circulam aproximadamente dez mil veículos de grande porte por dia. Com isso a manutenção preventiva dos veículos cada vez mais vem sendo deixada para trás e obrigatoriamente esta sendo optado pela manutenção corretiva, ou seja, aquela que é feita somente quando o veiculo para de funcionar ou está com condições severas de funcionamento. Com tudo isso o estoque acaba se tornando diferencial de mercado para a fidelização de clientes. Para uma empresa que presta serviço de manutenção é essencial contar com uma disponibilidade de atendimento e de peças para que possa prestar um serviço com agilidade ao seu cliente final sendo entregue no momento certo e com a quantidade e qualidade desejada. Segundo Dias (1995, p.19) o objetivo, portanto, é otimizar os investimentos, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido em estoques.O estoque tem vital importância dentro da empresa e com sua reestruturação vai permitir um melhor aproveitamento do espaço interno, fazendo com que além de uma melhor qualidade nos trabalhos, terá também uma maior agilidade na hora da entrega do serviço ao cliente fazendo com que o mesmo saia satisfeito e a empresa ganhe ainda mais credibilidade no mercado. A empresa Condá Comercial Eletro Diesel conta com um grande número de peças em seu estoque para atender a demanda de clientes buscando a satisfação dos mesmos. Os responsáveis pelo setor da empresa têm como objetivo comum se manter atualizado nos lançamentos do mercado de reposição para que possam fazer do estoque um dos pontos fortes e sempre estar um passo a frente dos seus concorrentes. Levando em considerações as características superficiais do sistema de estocagem citadas acima, podemos afirmar que diariamente ocorrem constantes mudanças na armazenagem dos suprimentos com o passar dos anos automaticamente acabou gerando uma demanda de revitalização do sistema de estocagem para que os colaboradores possam otimizar mais o tempo e o espaço físico do setor. Diante do exposto apresenta-se a questão problema do estudo: Quais as melhorias obtidas através da reestruturação do controle de estoques da empresa Condá Comercial Eletro Diesel? 14 1.2. OBJETIVOS 1.2.1. Objetivo Geral Por meio da implementação de uma reestruturação identificar as melhorias no controle de estoque da empresa Condá Comercial Eletro Diesel LTDA. 1.2.2. Objetivos Específicos a) Analisar os pontos fortes e fracos no controle de estoque da empresa objeto de estudo. b) Propor a melhorias do controle de estoque da empresa. c) Verificar os resultados obtidos através da pesquisado controle de estoque. 1.3. JUSTIFICATIVA Como toda organização a Condá Comercial Eletro Diesel têm com um dos objetivos a atender toda a demanda dose seus clientes. Para atingir esse quesito são utilizadas diversas maneiras, mas um diferencial que é muito importante no ramo de manutenção de veiculo é realizar um atendimento em menor tempo possível e com maior qualidade para superar todas as expectativas do cliente. São diversos fatores que podem influenciar no tempo de espera de um concerto, mas realizo esse projeto com o propósito de fazer uma revitalização em todo o setor de armazenagem de produtos dá empresa para que os colaboradores possam utilizar da melhor forma possível todos os recursos disponíveis com umobjetivo em comum de fazer que os clientes saiam cada vez mais satisfeitos com os serviços prestados pela organização. Devido a grande concorrência com varias empresas o mercado este cada vez mais acirrado, a Condá Comercial Eletro Diesel tem a preocupação em atender seu cliente da melhor forma possível e visando sempre acolher a demanda do mesmo, para isso é necessário utilizar todas as ferramentas possíveis e disponíveis para o gestor alcançar os números desejados. Através dessa finalidade que busco estudar e aplicar as ferramentas para o melhor controle do estoque, assim tornando o estoque da empresa um setor mais solido e um ponto forte perante aos seus concorrentes. 15 2. CONDÁ COMERCIAL ELETRO DIESEL LTDA – ME1 A empresa CONDÁ COMERCIAL ELETRO DIESEL LTDA – ME não possui filial somente a matriz que esta localizada na Avenida Fernando Machado 3911-D, no bairro Bela Vista, Chapecó – SC, em frente ao Shopping Pátio Chapecó. A empresa tem mais de 35 anos de criação, porém em 2007 houve uma mudança de proprietário, onde passou de um dono para três sócios. Ao longo desses 35 anos houve diversas mudanças, uma das mais importantes foi à mudança da sede, onde antes era na Avenida Fernando Machado, onde atualmente é o hotel Boa vista, então em 2006 foi passada para a nova sede citada acima. Figura 1- Atual sede da empresa. Fonte: Arquivo Pessoal 2012. A Condá Comercial Eletro Diesel pertence à rede Bosch Truck Service, atua no segmento de comercialização de peças genuínas Bosch e serviços de manutenção preventiva e corretiva em bombas injetoras, bicos injetores, unidades injetoras, injetores comomrail e todos os sistemas de injeção eletrônica de veículos automotores a diesel. A empresa é dividida basicamente por três setores, são eles: Mecânica, administrativo e peças/estoque. Condá Comercial Eletro Diesel é composta por oito colaboradores, que estão divididos na seguinte forma: a) Chefe de Oficina/Bombista b) Mecânicos 1 Informações obtidas através de documentos disponibilizados pela empresa. 16 c) Administrativo d) Peças/Estoque A Condá esta enquadrada em uma empresa de pequeno porte, porem atende toda a região do Oeste Catarinense, norte do Rio Grande do Sul e Oeste do Paraná considerando-se uma grande fatia regional dos clientes desse ramo, a mesma busca fidelizar os seus clientes e sempre com o objetivo de manter uma crescente constante. Esse ramo de injeção diesel é bastante competitivo e explorado na região, até mesmo em Chapecó à mais três empresas que ofertam os mesmo serviços que a Condá, devido essa grande concorrência cada vez mais as responsabilidades da empresa em se manter competitiva no mercado vem aumentando, é necessário sempre manter-se atualizado e exigir cada vez mais que a organização trabalhe com o mínimo de erros ou falhas possíveis para reduzir custo e fazer com que os objetivos sejam alcançados com maior facilidade. 17 3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Para a elaboração desse projeto foi necessário à leitura de livros e artigos científicos para ter um maior embasamento teórico para posteriormente aplicar os conhecimentos na pratica dentro das organizações estando assim mais preparado tanto como acadêmico e também futuro administrador. 3.1. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAS Reduzir custos com a globalização é atitude crucial para que as empresas consigam manter-se no mercado. E, é nesse contexto que será abordada ao longo desse artigo às tendências da Administração de Materiais. Inicialmente será feita uma análise da evolução da Administração de Materiais, sua importância para a sobrevivência das empresas no mercado competitivo, os objetivos, tal como as novas tendências e métodos que vêm sendo utilizados pelas empresas. 3.1.1. Introdução a administração de matérias Segundo Fernandes (1987), desde a origem dos tempos a atividade de material, já acontecia mesmo que de uma forma muito incipiente, pode-se citar a forma como realizavam trocas de caças e de utensílios e, continuando essa viagem no tempo passou-se também pelas trocas mercantis, até atingir os tempos modernos com a chegada da Revolução Industrial. Pode-se dizer que essa inevitável vontade do homem de produzir, estocar e trocar objetos e mercadorias existe tanto quanto a sua própria existência. Nos dias atuais isso pode ser percebido dentro das empresas, pois, a estocagem, assim como na antiguidade continua tendo um papel vital para a maioria das organizações. No período da Idade Média, o consumo existente era em volume pequeno, por isso, não justificava o incentivo a produção e armazenagem de sobeja. Tudo que se produzia era somente para satisfazer às necessidades mais imediatas das pessoas. Já Fernandes (1987), menciona que na história mais recente, os períodos da fase inicial da produção e a troca de material passaram a ter grande valor para o desenvolvimento dos povos, como fator de fornecimento. Nesses períodos tiveram o início e o desenvolvimento das primeiras ações de comércio, envolvendo compras, vendas, atendendo as necessidades da economia mercantilista.Portanto os estoques se tornam importantes para sanar as necessidades de saída e entrada de mercadorias dentro da organização, passando assim a facilitar o trabalho dos funcionários, tendo então um maior giro de capital. 18 Segundo Chiavenato (2003), com a Revolução Industrial, em meados do século XVIII e se estendendo até o século XIX, provocou uma maior concorrência de mercado e melhorou as operações de comercialização dos produtos, dando mais importância aos setores de compras e estoques. O referido período foi marcado por modificações profundas nos processos do sistema de fabricação e estocagem em grande escala. O trabalho, que antes era completamente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas, conseguindo elevar a produção para um estágio tecnologicamente mais avançado e a administração passou a ver os estoques sob outro prisma. Alguns fatores contribuíram para impulsionar à Administração de Materiais, dentre eles a evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias, com isso, passou a ser vista como uma arte e uma ciência das mais importantes, para que as organizações pudessem alcançar seus objetivos. Como o autor menciona, com a concorrência de mercado aumentando, e os consumidores se tornando cada vez mais exigentes, as organizações tem que estar sempre se atualizando para conseguir fidelizar seus clientes e não acabar os perdendo para a concorrência. Segundo Francischini e Gurgel (2002), com o surgimento da mecanização, da busca pela produção mais eficiente e a automação, o excedente da linha de produção se torna cada vez mais uma preocupação, e com isso, a Administração de Materiais, se torna uma ferramenta fundamental para que exista o equilíbrio dos estoques, para que não falte a matéria-prima, porém não haja excedentes. Pode-se dizer ainda que a administração de materiais têm o objetivo de harmonizar os interesses entre as necessidades de suprimentos e a otimização dos recursos financeiros e operacionais das empresas. Portanto às empresas devem investir mais nos estoques, pois se eles forem bem planejados a empresa ganhará um diferencial de mercado, conseguindo atingir as exigências dos clientes de forma mais rápida. Podem ser citados como fatos que marcaram, e que corroboraram para que os materiais passassem a ser administrados cientificamente, foram as duas grandes guerras mundiais. Ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento foi elemento fundamental para o sucesso ou fracasso das tropas. O controle e administração dos estoques, e abastecimento com materiais se tornam importantes em várias áreas e não somente dentro da organização, isso pode ser percebido quando Viana(2002),discorre que alguns fatos foram determinantes para a confirmação e o surgimento da obrigação de que os materiais precisassem ser administrados utilizando conhecimentos específicos da área, podem ser citadas, as experiências que as forças armadas passaram durante as duas grandes guerras mundiais, buscaram meios eficazes para o 19 abastecimento, em que, a importância do apoio logístico de material às unidades de combate mostrou-se vital para o sucesso dos confrontos armados. Observou-se que apenas com soldados e estratégias, por mais eficazes que fossem nenhum exército poderia alcançar resultados sem munições, equipamentos, sobressalentes, gêneros alimentícios, combustíveis, etc., abastecidos sempre, no momento adequado e no lugar certo. Então até mesmo nestas situações pode-se perceber como o controle e a manutenção de estoques quando feitos de forma correta se tornam extremamente importantes e essenciais. 3.1.2. Objetivos da administração de matérias Segundo Rose (1970) a Administração de Materiais é o planejamento, direção, controle e coordenação de todas aquelas atividades ligadas às aquisições de materiais e estoques,desde o ponto de sua concepção até à sua introdução no processo de sua fabricação. Ela começa com a determinação da qualidade do material, e a sua quantidade, e termina com a sua entrega à produção, a tempo de atender à procura dos clientes no prazo marcado e a preço mais baixo. Com isso podemos perceber que o controle de estoque não se da somente na hora da entrega da mercadoria ao cliente, mas sim envolve várias atividades como a escolha do material a ser comprado, o valor, a quantidade, o tempo de entrega entre outras. Já segundo (FRANCISCHINI E GURGEL, 2002,p.2): O grande objetivo da Administração de Materiais é com muita estratégia eliminar da produção todos os itens que não tem uma certa rotatividade no estoque, ou seja, retirar de movimentação os itens que estão inertes no estoque, sem muita demanda, transferindo, portanto o investimento que ficaria sem movimentação por um período mais longo, por materiais com alta rotatividade (2002, p.02). Ainda para Francischini e Gurgel (2002) a Administração de matérias tem vários objetivos entre eles, o objetivo básico que é suprir os diversos setores da empresa com os materiais de que necessitam com a qualidade requerida, na quantidade correta, no instante adequado e no local apropriado ao mínimo custo. E também os objetivos específicos que são: • Minimizar o investimento em estoques. • Prever necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as condições de mercado. 20 • Manter contato permanente com fornecedores, tanto atuais como em potencial, verificando preços, qualidade e outros fatores que tenham influência no material e nas condições de fornecimento. • Pesquisar continuamente novos materiais, novas técnicas administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores. • Padronizar materiais, embalagens e fornecedores. • Controlar disponibilidades de materiais e situação dos pedidos, tanto em relação a fornecedores como em relação à produção da empresa. • Obter segurança de fornecimento. • Obter preços mínimos de compra. Como mostram os próprios objetivos citados, manter a empresa em constante atualização se torna essencial, portanto o estoque entra como um diferencial de mercado, para que as peças tenham uma maior rotatividade, e o tempo de espera do cliente diminua, conseguindo assim uma maior qualidade no serviço e satisfação do cliente. Os materiais precisam ser adequados conforme a necessidade da empresa, suas respectivas quantidades em estoque conforme a analise de movimentação, a localização deve ser planejada para que não tenha custos exagerados à empresa e que todas estejam em fácil acesso quando necessitadas. A administração de materiais consiste em ter os materiais necessários na quantidade exata, em local certo e no tempo correto a disposição do processo produtivo da empresa Chiavenato (1991). Sobre isso o autor assim se expressa: Administração de Materiais(AM) é o conceito mais amplo de todos. Aliás, é o conceito que engloba todos os demais. A AM envolve a totalidade dos fluxos de materiais da empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento, movimentação de materiais, transporte interno e armazenamento no depósito de produtos acabados.(1991, p.35). Segundo Costa (2002) administração de materiais corresponde a umas das atividades mais importantes dentro das empresas, onde exige uma sinergia direta entre as funções que gerem as atividades de estocagem, por se tratar de operações que transitam um alto valor que está diretamente ligado a lucratividade da empresa. Portanto esta administração deve ser feita de forma correta para que a empresa não perda sua lucratividade e nem invista além do necessário na estocagem, tendo que ter um equilíbrio entre as duas coisas. De acordo com Ammer (1983) a administração de materiais é parte fundamental de qualquer organização que produza itens ou serviços de valor econômico, sendo assim essencial não só as indústrias de fabricação, como as de serviços e existe tanto em empresas 21 que visem lucro, como em setores públicos e privados da economia que não o tenham em vista. A administração de material é tão essencial para uma empresa com meia dúzia de empregados, como para uma grande corporação com meio milhar de trabalhadores.A importância da correta administração de materiais pode ser mais facilmente percebida quando os bens necessários não estão disponíveis no momento exato e correto para atender as necessidades do mercado (POZO, 2004, p.39). Justamente por isso que a empresa Condá Comercial Eletro Diesel precisava de uma reestruturação em seu estoque, para que as peças estivessem com uma fácil localização e sempre fossem repostas quando necessário, fazendo assim com que o tempo para a finalização dos serviços se tornasse menor e o cliente saísse ainda mais satisfeito, pois além de qualidade no trabalho o tempo de espera se torna menor. Então com relação a isso, a boa administração de materiais significa coordenar a movimentação de suprimentos com as exigências de produção, isso significa aplicar o conceito de custo total as atividades de suprimento logístico de modo a obter vantagens da contra-proposição da curva de custos, ou seja, o objetivo maior da administração de materiais é prover o material certo, no local de produção certo, no momento certo, e em condições utilizável ao custo mínimo para plena satisfação do cliente e dos acionistas (POZO, 2004, p.39). Com isso não só os clientes ficam satisfeitos, mas a empresa agiliza os trabalhos e com a boa administração reduz os custos para manter os estoques. Segundo Chiavenato (2003), um dos grandes desafios da administração de materiais está em dimensionar e controlar os estoques para tentar mantê-los em níveis adequados, ou então reduzidos sem afetar o processo produtivo e sem aumentar os custos financeiros. 3.2. TENDÊNCIAS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Alguns autores discorrem sobre as tendências para a Administração de Materiais. Martins e Alt (2000), mencionam que as tendências em Administração de Materiais surgem principalmente com o avanço da tecnologia e que as principais técnicas ligadas à administração de materiais são: Just-in-time (JIT), que é um sistema em que os fornecedores devem mandar os suprimentos à medida que eles vão sendo necessários na produção.Não há um estoque permanente. Portanto, esse sistema tem como objetivo eliminar tudo o que não agrega valor ao produto ou serviço, utilizando-se de baixos inventários desde o fornecedor até o produto acabado posto no cliente. Portanto, esse sistema não só melhora a qualidade do produto como também, reduz o custo do produto e contribui na agilidade da entrega dos 22 mesmos. Com isso a empresadeve estar sempre se atualizando, pois cada dia mais surgem novas tendências para auxiliar na administração dos materiais, na empresa em questão não foi aplicado o just-in-time, pois o estoque deve ser permanente pois sempre tem demanda, não ser suprido somente quando é necessário pois isso faria com que houvesse um atraso no prazo de entrega dos serviços. Ainda segundo Martins e Alt (2000), outra técnica importante na Administração de Materiais é a do fornecedor preferencial que é uma técnica que consiste em selecionar fornecedores e garantir qualidade, eliminando testes de recebimento e garantindo feedback e correção de defeitos da fábrica do fornecedor. A escolha do fornecedor preferencial dá segurança à credibilidade da qualidade do produto final, para que o mesmo atenda às expectativas dos clientes. Isso faz também que o custo para manter os estoques se torne menor, pois tendo fidelidade com os fornecedores a empresa pode conseguir descontos quando grandes lotes de peças são pedidos. Já Pozo (2004) menciona que a parceria entre muitas empresas vem contribuindo atualmente e muito para a eficiência da administração de materiais. Muitas empresas têm contratos entre si, ou seja, a empresa que finaliza o produto final, solicitando as matérias- primas necessárias, será atendida com disponibilidade e agilidade para atender o cliente, facilitando, portanto, a necessidade de grandes estoques. Mantendo então um esquema de alimentação contínua da Programação e Controle da Produção (PCP) do fornecedor com as necessidades de entrega, evitando o trânsito de papéis, distribuidores e fornecedores que trabalham em conjunto para proporcionar maior valor ao consumidos e minimização de custos. Ainda seguindo este viés de eficiência na administração de materiais, os produtos são identificados com código de barras, padronização dos transportes e, o mais importante, uma forte aliança entre fornecedor e distribuidor. O Kanban é uma tecnologia de controle de fábrica pela qual as necessidades de entregas determinam os níveis de estoque no decorrer do processo. O Kanban não empurra a produção, elo a puxa, é um sistema de medidas de trabalho adequadas (POZZO, 2004, p.45). A partir de controles sistematizados, programas que organizam todo o processo produtivo, das quantidades a serem produzidas em cada sequência, até a retirada dos produtos com defeitos. Qualidade em tempo real usa o Controle Estatístico de Processo (CEP) para detectar rapidamente variações perante o padrão, identificando causas assinaláveis de defeitos e estabelecendo diagnósticos para ações corretivas. O CEP utiliza-se da probabilidade para, a partir de uma amostra, extrair conclusões genéricas sobre os processos. Se o índice estipulado 23 for 98%, e dentre100 processos examinados 5 estiverem fora do padrão, os processos terão de ser revistos. Para análises mais profundas, a técnica da qualidade em tempo real pode utilizar- se de outra ferramenta estatística, o Delineamento de Experimentos –Design Of Experiments (DOE) (POZZO, 2004, p.47). 3.3. ESTOQUE E CONTROLE DE ESTOQUES 3.3.1. Fundamentos De Administração De Estoques A administração dos estoques é algo que se torna essencial dentro das empresas, podemos perceber isso na visão de vários autores, entre eles pode-se citar Arnold (1999) que discorre que os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos e suprimentos para o processo de produção. Todas as empresas e instituições precisam manter estoques, frequentemente os estoques constituem uma parte substancial dos ativos totais. Ainda segundo o autor, em termos financeiros, os estoques são muito importantes para as empresas. No balanço patrimonial, eles representam de 20% a 60% dos ativos totais. À medida que os estoques vão sendo utilizados, seu valor se convertem em dinheiro, o que melhora o fluxo de caixa e o retorno sobre o investimento. Existe um custo de estocagem dos estoques, que aumenta os custos operacionais e diminui os lucros, portanto a boa administração dos estoques se torna importante e essencial dentro de qualquer empresa. Portanto os estoques tem que ser bem administrados para que não fiquem peças paradas por muito tempo, sem utilização e rotatividade fazendo assim a empresa perder lucros, pois é a utilização dessas peças em serviços que vai converter lucro para a organização, com isso o investimento em estoque e armazenamento deve ser bem planejado para que não acorram gastos extras e investimentos sem retorno. Então com relação a isso Gonçalves (2004) discorre que: A administração de estoque é responsável pelo planejamento e controle do estoque, desde o estágio de matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes. Como o estoque resulta da produção ou o apóia, os dois não podem ser administrados separadamente, e portanto, devem ser coordenados. O estoque deve ser considerado em cada um dos níveis de planejamento e por isso faz parte do planejamento da produção, do MPS e do MRP. O planejamento da produção se relaciona ao estoque total, o MPS a itens finais, e o MRP às peças, componentes e matéria-prima (2004, p.45). 24 3.3.2. Políticas de Estoques A função de planejar e controlar estoques são fatores primordiais numa boa administração do processo produtivo. Preocupa-se com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais, sejam eles matérias-primas, materiais auxiliares, materiais em processo, ou até mesmo os produtos acabados. Com isso a Conda Comercial Eletro Diesel se preocupa em revitalizar seu estoque para que o mesmo seja bem planejado e controlado e funcione de maneira correta diminuindo custos e agilizando os serviços. Segundo Pozo (2010): O objetivo das políticas de estoques é demonstrar quão importante é o planejamento de estoque para o resultado financeiro de uma empresa, e visualizar seu alto impacto no custo do produto. Dentro das múltiplas atuações pari passo os volumes e projeções de vendas e o processo de manufatura, é imperioso que o sistema seja atualizado constantemente e que tenha a flexibilidade para acompanhar as constantes mudanças de mercado (2010, p.98). Já de acordo com Dias (1995), a administração central da empresa deverá determinar ao Departamento de Controle de Estoques o programa de objetivos a serem atingidos, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guia aos programadores e controladores e também de critérios para medir performance do Departamento. As definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da administração de estoque. Então fica claro que antes de planejar qualquer estoque o administrador precisa estar ciente de quais os objetivos que ele precisa atender para posteriormente estar focado nos mesmos aumentando assim a lucratividade da empresa e eficiência dos trabalhos. 3.3.3. Objetivos e funções dos estoques e administração dos estoques Outro ponto muito importante a ser mencionado quando abordamos a administração de materiais está relacionado com quais são os objetivos e funções de administrar estes estoques, com relação a isso, Dias (1995), menciona que a função da administração de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. Simultaneamente, a administração de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. Sem estoques é impossível uma empresa trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto. Segundo o autor, quanto maior o investimento nos vários tipos de estoque, tanto maior é a capacidade e 25 a responsabilidade de cada departamento. Para a gerência financeira, a minimização dos estoques é uma meta prioritáriapara a lucratividade da empresa. Já segundo Arnold (1999), o controle de estoque surgiu para suprir uma necessidade das organizações de controlar melhor seu material, evitar os desvios, fornecer informações para reposição dos produtos vendidos, e ainda, facilita a tomada de providências para redução dos produtos parados no estoque. Portanto como pode ser percebido na fala dos dois autores, o grande objetivo da administração dos estoques é otimizar o investimento nos mesmos, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido em estoques, pois a empresa tem que ter controle com relação a quantia de material que tem em estoque e o que poderá vir a precisar facilitando assim a tomada de decisão na hora de executar serviços. Segundo Dias (1995), antigamente o estoque era controlado manualmente através de fichas de prateleiras ou por fichas de controle, inclusive até hoje ainda existem empresas que trabalham com um desses sistemas, assim com o desenvolver das informações e tecnologias a era da informática aprimorou o controle de estoque substituindo os antigos, por informatizado. Na Condá anteriormente o estoque era controlado por sistema de fichas, quando era entregue a peça era dado baixa na ficha, depois de um tempo foi implantado um sistema onde é possível ter um maior controle sobre todas as operações da empresa, possibilitando ter todas as informações do estoque em relatórios imediatos para agilizar nas tomadas de decisões sobre o futuro da organização. A função da administração de estoques ou gestão de estoque é maximizar os lucros, não deixando que item, caixas, maquina permaneçam inativos em algum determinado estoque. O objetivo da gestão de estoque é otimizar o investimento nos mesmos, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido (DIAS, 1995, p.23). Alguns procedimentos são fundamentais para um bom gerenciamento de estoque, ou seja, analisar o que deve ser comprado, como, quando, de quem, onde, por qual preço e em que quantidade deve ser adquirido (VIANA, 2002, p.40).Para que isso aconteça o responsável pelo setor de estoque deve estar sempre se atualizando, e procurar fidelizar tanto compradores como vendedores visando a lucratividade da empresa. Já abordando a teoria do autor Chiavenato (1991). 26 Estoque é a composição de materiais – MPs, materiais em processamento, materiais semi-acabados e produtos acabados, PAs - que não é utilizada em determinado momento na empresa, mas que precisa existir em função de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produção de seus produtos / serviços (1991, p.67 ). Segundo Reis (2003, p. 270), o controle de estoque é outro componente importante no gerenciamento do capital de giro. Grandes volumes de materiais estocados correspondem a grandes investimentos. Sua gestão está diretamente associada a contas a pagar, pois ambas dependem da política de compras da empresa. Gerir de forma inadequada poderá representar minimização de seus resultados. Portanto quem administra o estoque deve ser alguém preparado, para fazer assim a lucratividade da empresa aumentar e a mesma não enfrentar problemas de produtos faltando ou então exageros nos pedidos. O controle de estoque é também o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos na empresa, ele deve ser utilizado tanto para a compra de produtos como também para a saída da mercadoria, com relação a isso, Viana (2002, p. 361), menciona que qualquer que seja o método, é fundamental a plena observância das rotinas em prática a fim de se evitar problemas de controle, com consequências no inventário, que redundam em prejuízos para a empresa. Para Viana (2002) O primeiro passo para conseguir um bom controle de estoque é ter um bom e confiável sistema que lhe auxilie na administração de todo o material de forma que ele consiga ainda realizar suas outras funções. O controle de estoque é de suma importância para a empresa, porque ele controla os desperdícios, desvios e apura os valores para fins de análise, bem como, apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro. Nas empresas de pequeno porte, quando se consegue administrar o capital de giro de maneira eficiente, resolve-se, basicamente, a maioria dos problemas de natureza financeira. Na Condá Comercial Eletro Diesel ficou clara a melhoria tanto na entrada e saída de produtos como na finalização dos serviços e uma maior organização e lucratividade após a implementação da reestruturação do estoque que é de fundamental importância para toda a empresa. Outra função importante dos estoques segundo Arnold (2004) é com relação a produção por lotes, pois nesta, o propósito básico dos estoques é separar o suprimento da demanda. O estoque serve então como um armazenamento intermediário entre: oferta e demanda; Demanda dos clientes e produtos acabados; Produtos acabados e a disponibilidade dos componentes; Exigências de uma operação e resultado da operação anterior; Peças e materiais necessários ao inicio da produção e fornecedores de materiais. 27 3.3.4. Gerenciamento do estoque O gerenciamento de estoque surgiu para suprir uma necessidade das empresas de controlar tudo que se passava com os materiais, o período de cada um dentro dos armazéns, a quantidade mantida em cada compartimento, quando pedir novamente aquele produto entre outros.É de vital importância dentro das empresas que seus colaboradores estejam sempre informados com relação a seus estoques o que precisa pedir, as peças que são mais utilizadas, o que está faltando entre outros para que assim o estoque esteja sempre atualizado fazendo com que a rotatividade de peças e produtos sejam mantida aprimorando então a qualidade dos serviços e a satisfação do cliente. No Brasil os estudos modernos de gerenciamento de estoque só começaram na década de 50 e até hoje os resultados são muito satisfatórios. Neste contexto, Viana (2002, p.108), cita que;“Assim, em qualquer empresa, os estoques representam componentes extremamente significativo, seja sob aspectos econômicos financeiros ou operacionais críticos”. Bowersox e Closs (2001, p.254/255), mencionam que o gerenciamento de estoque é o processo integrado pelo qual são obedecidas às políticas da empresa e da cadeia de valor com relação aos estoques. A abordagem reativa ou provocada usa a demanda dos clientes para deslocar os produtos por meio dos canais de distribuição. Uma filosofia alternativa é a abordagem de planejamento, que projeta a movimentação e o destino dos produtos por meio dos canais de distribuição, de conformidade com a demanda projetada e com a disponibilidade dos produtos. Uma terceira abordagem, híbrida é uma combinação das duas primeiras, resultando numa filosofia de gerenciamento de estoques que responde aos ambientes de mercado e dos produtos. Com isso cada empresa deve manter o seu planejamento de estoque para atender a sua demanda, sendo sempre bem administrado e estar sempre se aprimorando para ganhar lugar no mercado. Logo, segundo Viana (2002) gerir estoques economicamente consiste essencialmente na procura da racionalidade e equilíbrio com o consumo, de tal maneira que: a) as necessidades efetivas de seus consumidores sejam satisfeitas com mínimo custo e menor risco de falta possível; b)seja assegurada a seus consumidores a continuidade de fornecimento; c)o valor obtido pela continuidade de fornecimento deve ser inferior a sua própria falta.Com isso a empresa vai ter uma maior lucratividade e conseguirá se destacar no mercado. Portanto como os próprios autores mencionaram o gerenciamento de estoque é um planejamento de como controlar os materiais dentro da organização,trabalhando exatamente 28 em cima do que a empresa necessita para as determinadas áreas de estocagem, com o objetivo de manter o equilíbrio entre estoque e consumo. 3.3.5. Objetivos Do Gerenciamento De Estoque De acordo com Ballou (2010) o objetivo do gerenciamento de estoques é garantir a disponibilidade do produto no tempo e nas quantidades necessárias, equilibrar a disponibilidade dos produtos ou serviços ao consumidor através do desenvolvimento de ferramentas para o controle dos estoques, segundo ele os estoques absorvem cerca de 20% dos custos de distribuição física dentro da empresa, portanto essa função exige una analise cuidadosa por se tratar de uma atividade de alto valor agregado. Por isso que para a Condá Comercial Eletro Diesel foi tão importante a reestruturação de seu estoque pois com isso a disponibilidade dos produtos no local certo, na quantidade correta e na hora certa fez com que o tempo dos serviços diminuíssem gerando assim uma maior satisfação do cliente que quanto mais rápido é feito o trabalho mais satisfeito fica. Portanto de acordo com Ching (2001): O controle de estoques é uma questão de balancear os custos de manutenção de estoques, de aquisição e de faltas. Estes custos têm comportamentos conflitantes. Por exemplo, quanto maiores as quantidades estocadas, maiores serão os custos de manutenção. Será necessária menor quantidade de pedidos, com lotes maiores, para manter os níveis de inventário. Lotes maiores implicam custos menores de aquisição e de faltas (2001, p. 213). Segundo Slack et al, (2008) os estoques podem reduzir custos a partir do seguinte fato, entendendo que manter altos níveis de estoques podem trazer economias que são maiores do que o custo de manter estoques, isso pode acontecer quando a compra de grandes lotes tem um custo mais baixo, ou quando pedidos em grandes quantidades podem ter seus custos reduzidos associados no manuseio de materiais.Então como deu para perceber ter uma fidelização também com os compradores pode gerar menores custos operacionais. Já de acordo com Bertáglia (2011) toda organização deve manter e definir uma estratégia adequada para administrar o estoque, pois uma estratégia bem aplicada e bem gerida pode minimizar custos e garantir um desempenho apropriado dos diferentes processos conciliado a demanda de produtos. Portanto um bom administrador se torna essencial dentro de qualquer empresa. 29 3.3.6. A Importância do controle de estoque nas empresas Como vimos, os estoques têm papel importante nas empresas, pois funcionam como reguladores do fluxo dos negócios, com relação a isso Martins e Alt (2000) enfatizam que a necessidade de reposição dos estoques está relacionada à velocidade entre a entrada e a saída dos itens, ou seja, quanto maior o nível de saída, maior será a necessidade de entrada e quanto menor o nível de saída, menor será a necessidade do nível de entrada. Conseguir manter um nível constante entre a entrada e a saída de itens pode ser uma vantagem competitiva, pois, com isso, os estoques podem ser considerados praticamente nulos. Ainda segundo Martins e Alt (2000) o capital normalmente investido nos estoques e a utilidade que este ativo tem para a maioria das empresas fazem com que o estoque seja digno de apreço,sugerindo a necessidade de controles internos adequados de forma que seja possível definir quando e quanto comprar, qual o fluxo de entrada e saída dos materiais, assim como a utilização de critérios de avaliação e mensuração corretos para que os procedimentos contábeis e fiscais estejam adequados às normas vigentes, pois a inobservância desses aspectos pode afetar a apuração do resultado e consequentemente dos tributos.Com a fala do autor mais uma vez pode-se perceber como é importante um bom administrador para cuidar dos estoques e controle de materiais dentro da empresa fazendo com que o lucro da mesma venha a aumentar e não o contrário. Já segundo Viana (2002), quando comprar, quanto comprar, fixar lotes econômicos de aquisição e definir estoques mínimos de segurança são decisões que podem afetar os resultados de uma organização. Para Chopra e Meindl (2003), se a empresa não tiver o produto ou mercadoria para oferecer ao cliente, poderá obter um lucro menor, assim como, se mantiver estoques altos, correrá o risco de vendê-los com descontos e ter prejuízos.Portanto tem que se manter um equilíbrio nos estoques sempre tendo em vista a demanda da empresa para não deixar faltar as peças necessárias, mas também não cometer excessos na hora da aquisição das mesmas. Martins e Alt (2000) afirmam que a necessidade de as empresas se tornarem mais enxutas faz com que a participação da matéria-prima no custo dos produtos seja cada vez maior. Isso também faz com que a relação cliente-fornecedor seja uma relação de parceria, em que um ajuda o outro para que ambos tenham êxito nos seus negócios.Com esta estratégia a empresa consegue fidelizar o cliente e obter uma maior qualidade em seus serviços com a ajuda mutua. 30 Segundo Strotmann (2001), ao longo do tempo, tem-se observado a dificuldade de algumas empresas em manter um controle de estoques eficaz ao ponto de evitar desvios, dar segurança aos gestores na hora de definir as políticas de manutenção dos estoques, garantir aos proprietários que o custo dos seus produtos está sendo apurado de forma correta e que o valor da conta estoques espelha a realidade. Soma-se a isso a dificuldade de encontrar um sistema informatizado que atenda aos requisitos gerenciais e legais de forma plena.Sendo assim, os estoques merecem atenção especial para que se evitem reveses financeiros e se possa buscar um diferencial competitivo no mercado,razões essas que motivaram a elaboração deste trabalho. 3.3.7. Indicadores de controle de estoque Quando mencionamos o gerenciamento dos estoques, tem-se que levar em conta que gerenciar é também equilibrar a disponibilidade dos produtos com os custos de abastecimento necessários para a empresa. Com isso Ballou (2010), menciona que o giro de estoques é o resultado da divisão das vendas anuais ao custo de estoque pelo investimento médio em estoque, levando-se em conta o mesmo período das vendas. Já para Dias (2009), a rotatividade ou giro do estoque é a relação entre o consumo anual e o estoque médio do produto, ou seja, a rotatividade é igual ao consumo médio anual dividido pelo estoque médio. Portanto além do gerenciamento, saber qual é o giro do estoque da empresa se torna essencial para que se consiga obter uma maior lucratividade e controle do mesmo. Dessa forma, é possível verificar quantas vezes o estoque se renovou no período em análise. Dias (2009) destaca que o índice de rotatividade do estoque representa um parâmetro fácil para a comparação de estoques entre empresas com ramo de atividade idêntico e entre classes de material do estoque. 3.3.8. Previsão de estoque De acordo com Dias (1993, p. 32/33), todo o início de estudo dos estoques está pautado na previsão do consumo do material. A previsão de consumo ou da demanda estabelece as estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. A previsão deve sempre ser considerada como hipótese mais provável dos resultados. Toda empresa deve ter uma previsão de seu consumo para que baseado nisso o estoque possa estar 31 em constante rotatividade para alcançar os objetivos esperados tanto pelos colaboradores como pelos clientes. Segundo Pozo (2010): A previsão de estoques, normalmente, é fundamentada nos informes fornecidos pela área de vendas onde são elaborados os valores de demandas de mercado e providenciados os níveis de estoque. Muitas vezes porém, a Administração de Estoques, necessita prover os fornecedores dos volumes precisos para atender a uma demanda que ainda não foi definida ou acertada pela área de vendas,mas que o sistema de suprimentos necessita processar. Então, caberá ao administrador de estoque prever a demanda e informar aos fornecedores de materiais para que o processo produtivo não sofra processo de descontinuidade e, assim, possamos atender aos nossos clientes. A previsão das quantidades que o mercado irá necessitar é uma tarefa importantíssima no planejamento das empresas e, em função disso, devemos alocar métodos e esforços adequados em seu diagnóstico (2010, p.39). Portanto, a previsão deve levar sempre em consideração os fatores que mais afetam o ambiente e que tendem a mobilizar os clientes. Outro ponto importante que deve ser levado em consideração na previsão de estoques é com relação às informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados,e segundo Dias (1993): A demanda de produtos acabados podem ser classificadas em duas categorias: quantitativas e qualitativas. Quantitativas: Evolução das vendas no passado; Variáveis cuja evolução e explicação estão ligadas diretamente às vendas. Qualitativas: Opinião dos gerentes; Opinião dos vendedores; Opinião dos compradores; e Pesquisa de mercado. As técnicas de previsão do consumo podem ser classificadas em três grupos: a) Projeção: são aquelas que admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo; segundo a mesma lei observada no passado, este grupo de técnicas é de natureza essencialmente quantitativa. b) Explicação: procura-se explicar as vendas do passado mediante leis que relacionam as mesmas com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. São basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. c) Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras (1993, p.68). Já de acordo com Pozo (2004, p. 46), a previsão de estoque, normalmente, é fundamentada nos informes fornecidos pela área de vendas onde são elaborados os valores de demandas de mercado e providenciados os níveis de estoque. A previsão das quantidades que o mercado irá necessitar é uma tarefa importantíssima no planejamento empresarial, e, em função disso, deve-se alocar métodos e esforços adequados em seu diagnóstico. A previsão deve levar sempre em consideração os fatores que mais afetam o ambiente e tendem a mobilizar os clientes. Informações básicas e confiáveis de toda a dinâmica de mercado deverão ser utilizadas para decidirmos quais quantidades e prazos a serem estabelecidos. 32 Portanto além de uma boa administração dos estoques e previsão de venda, a empresa também deve trabalhar em conjunto, um funcionário auxiliando o outro e fazendo com que o estoque funcione de forma ainda mais produtiva e lucrativa. 3.4. A CURVA ABC Quando abordamos o tema administração de materiais, estocagem, controle de estoque entre outros, é importante trazer a tona as tendências de mercado que podem ser usadas nestes casos, entre elas está a Curva ABC, que de acordo com Pozo (2010, p.80), seu principio foi elaborado, inicialmente, por Vilfredo Pareto, na Itália, no fim do século passado, quando por volta do ano 1879 elaborava um estudo de distribuição de renda e riqueza da população local. Nesse estudo, Pareto notou que grande porcentagem da renda total concentrava-se nas mãos de uma pequena parcela da população, numa proporção de aproximadamente 80% e 20% respectivamente, ou seja, que 80% da riqueza local estava concentrada com 20% da população. Esse principio geral, mais tarde, foi difundido para outras atividades e passou a ser uma ferramenta muito útil para os administradores (POZO, 2010, p.80). Segundo Tubino (2000), a classificação ABC, ou curva de Pareto, é um método de diferenciação dos estoques segundo sua maior ou menor abrangência em relação a determinado fator, consistindo em separar os itens por classes de acordo com sua importância relativa. A utilização da curva ABC é extremamente vantajosa, porque se pode reduzir as imobilizações em estoques sem prejudicar a segurança, pois ela controla com mais rigidez os itens de classe A e, mais superficialmente, os de classe C. Na Condá Comercial Eletro Diesel a curva ABC poderia ser aplicada se tratando do estoque, pois, os itens podem ser separados por classes, fazendo assim a agilidade nos serviços ser aumentada. Não há uma regra pré-determinada para classificar os itens em A, B, ou C, o comum é utilizar os seguintes valores: para a classe A, 80% dos itens, para a classe B, 15% dos itens, e por fim, a classe C, configura-se como 5% dos itens. A partir disto analisa-se que uma pequena quantidade de itens representa grande parte do valor vendido (POZO, 2010). Tubino et al (1997), por exemplo, definem que no serviço de alimentação os itens A representam 20% do estoque de gêneros e são responsáveis por aproximadamente 60% do investimento, encontram-se alocados aqui os gêneros alimentícios considerados perecíveis; os itens B representam 30% do estoque de gênero mas são responsáveis por aproximadamente 30% do investimento e por último os itens C que representam 50% do estoque de gêneros mas somente 10% do investimento. 33 Para Arnold (1999) na curva ABC, o controle de estoque é exercido pelo controle de itens individuais, chamado Unidades Para Armazenamento de Estoques. No controle de estoque, quatro perguntas devem ser respondidas, que são elas: Qual a importância do item no estoque? Como os itens são controlados? Quantas unidades devem ser pedidas de cada vez? Quando um pedido deve ser emitido? Para o autor, o sistema de classificação ABC de estoques responde às primeiras duas perguntas, determinando a importância dos itens, permitindo assim diferentes níveis de controle baseados na importância relativa dos itens. Ainda segundo os mesmos autores, o principio ABC baseia-se na observação de que um pequeno número de itens freqüentemente domina os resultados atingidos em qualquer situação. A análise da curva ABC permite identificar itens que demandam maior atenção e tratamento adequado quanto a sua administração, fazendo com isso que este seja um importante instrumento para o administrador, segundo Dias (2009), o autor observa, ainda, que a curva ABC tem sido utilizada para administração de estoques, definição de políticas de venda, estabelecimento de prioridades para a programação da produção, além de uma série de atividades usuais na empresa. Ainda segundo o autor, após a ordenação dos itens pelas suas importâncias relativas, as classes da curva ABC podem ser tratadas assim: a) Classe A: itens mais importantes, que merecem uma atenção especial d administração; b) Classe B: itens em situação intermediária entre as classes A e C; c) Classe C: itens menos importantes, justificando menor atenção da administração. Para Arnold (1999), através do sistema de classificação ABC de estoques, pode-se determinar a importância dos itens, possibilitando diferentes níveis de controle de acordo com a relevância de cada um. A manutenção de um grande número de produtos em estoque torna útil a classificação em relação a sua importância, que normalmente é feita através de valores monetários, podendo-se utilizar outros critérios. Geralmente a relação percentual segue um padrão: a) Aproximadamente 20% dos itens representam 80% dos valores monetários; b) Aproximadamente 30% dos itens representam 15% dos valores monetários; c) Aproximadamente 50% dos itens representam 5% dos valores monetários. 34 CURVA ABC Classe itens valor R$ A 100 800.000,00 B 350150.000,00 C 550 50.000,00 TOTAIS: 1.000 1.000.000,00 Tabela 1- Exemplo de curva ABC Fonte: Arnold (1999) Na visão de Martins e Alt (2009), uma análise exclusiva da relação entre as classes A, B ou C pode ocasionar distorções preocupantes, pois ela não considera a operação do sistema como um todo. Um item de baixo custo ou consumo adquirido em pequenas quantidades, por isso enquadrado na classe C, pode afetar a produção, caso venha a faltar. Para resolver esse problema, deve-se utilizar a criticidade de itens de estoque, que consiste numa avaliação do impacto que a faltados itens causará na empresa em suas operações, seja em sua imagem perante clientes ou até mesmo na facilidade de sua substituição por outro item.Neste caso pode-se perceber mais uma vez como uma boa administração se torna importante para não deixar faltar as peças necessárias no estoque ou até mesmo consegui-las a preços mais baixos, fazendo então a avaliação do que realmente é importante dentro do estoque e o que é menos relevante tanto para os colaboradores como para os clientes. Dentro desse conceito, os itens podem ser classificados da seguinte forma: a) Classe A: itens cuja causa a interrupção da produção e cuja substituição é difícil e sem fornecedor alternativo; b) Classe B: itens cuja falta não causa efeitos na produção no curto prazo; c) Classe C: o restante dos itens. 3.4.1. Passos da análise ABC. Quando mencionamos a Curva ABC, alguns passos devem ser seguidos, que segundo Arnold (1999), são eles: 1-Estabelecer as características dos itens que influencias os resultados da administração de estoques. Geralmente, toma-se a utilização em valores monetários, mas podem também ser adotados outros critérios, como a escassez de materiais. 2-Classificar os itens em grupos com base nos critérios estabelecidos. 3-Aplicar um grau de controle que seja proporcional à importância do grupo. Nesta perspectiva, para Pozo (2010), os fatores que afetam a importância de um item incluem a utilização anual em valores monetários, o custo da unidade e a escassez de material. 35 Com isso se torna importante a empresa tentar negociar valores com os vendedores e procurar sempre manter um estoque maior de peças que tem uma maior demanda para não correr o risco de acontecer uma escassez daquela peça em estoque e assim fazer com que atrase os serviços e o cliente fique insatisfeito. Segundo Pozo (2010), o procedimento de classificação por utilização anual em valores monetários é o seguinte: 1- Determinar a utilização anual de cada item. 2- Multiplicar a utilização anual para cada item pelo respectivo custo, para obter sua utilização total anual em valores monetários. 3- Fazer uma lista dos itens de acordo com sua utilização anual em valores monetários. 4- Calcular a utilização anual em valores monetários acumulados e a porcentagem acumulada dos itens. 5- Examinar a distribuição da utilização anual e classificar os itens nos grupos A, B, C, com base na porcentagem de utilização anual. Se a empresa conseguir seguir todos estes passos o estoque terá um maior controle e com isso a lucratividade aumentará, tornando assim não somente os clientes mais satisfeitos com a rapidez e qualidade dos serviços, mas também os colaboradores de forma geral. 3.5. O QUE É A TÉCNICA JUST INTIME Hoje, as grandes empresas são pressionadas pela urgência de aumentar a produtividade, com isso as mesmas tem que estar sempre atualizadas, pois a competitividade está cada vez maior no mercado e por essa razão, muitas delas resolveram adotar técnicas alternativas. Segundo Pozo (2004), uma dessas técnicas é o Just In Time que é uma proposta de reorganização do ambiente produtivo assentada no entendimento de que a eliminação de desperdícios visa o melhoramento contínuo dos processos de produção, é a base para a melhoria da posição competitiva de uma empresa, em particular no que se referem os fatores como a velocidade, a qualidade e o preço dos produtos. Ainda segundo o autor, esse sistema visa administrar a manufatura de forma simples e eficiente, otimizando o uso dos recursos de capital, equipamento e mão-de-obra. O resultado é um sistema de manufatura capaz de atender às exigências de qualidade e entrega de um cliente, ao menor custo.Esta é uma técnica muito usada pois é isso que a maioria das empresas precisam, eliminar desperdícios e aumentar a velocidade e a qualidade dos serviços. 36 De acordo com Corrêa (1993), existem três ideias básicas sobre as quais se desenvolve o sistema Just In Time A primeira é a integração e otimização de todo o processo de manufatura. Aqui entra o conceito amplo, total, dado ao valor do produto, ou seja, tudo o que não agrega valor ao produto é desnecessário e precisa ser eliminado.O JIT visa reduzir ou eliminar funções e sistemas desnecessários ao processo global da manufatura. No processo produtivo, o JIT visa eliminar atividades como inspeção, retrabalho, estoque etc.. Muitas das funções improdutivas que existem em uma empresa foram criadas devido à ineficiência ou incapacidade das funções iniciais. Assim, o conceito de integração e otimização começa na concepção e projeto de um novo produto. A segunda idéia é a melhoria contínua (Kaizen). O JIT fomenta o desenvolvimento de sistemas internos que encorajam a melhoria constante, não apenas dos processos e procedimentos, mas também do homem, dentro da empresa. A atitude gerencial postulada pelo JIT é: “nossa missão é a melhoria contínua”. Isto significa uma mentalidade de trabalho em grupo, de visão compartilhada, de revalorização do homem, em todos os níveis, dentro da empresa. Esta mentalidade permite o desenvolvimento das potencialidades humanas, conseguindo o comprometimento de todos pela descentralização do poder. O JIT precisa e fomenta o desenvolvimento de uma base de confiança, obtida pela transparência e honestidade das ações. Isto é fundamental para ganhar e manter vantagem competitiva. A terceira idéia básica do JIT é entender e responder às necessidades dos clientes. Isto significa a responsabilidade de atender o cliente nos requisitos de qualidade do produto, prazo de entrega e custo (1993, p.107). A técnica, meta ou filosofia de gestão Just In Time e tem merecido recentemente grande destaque em todo mundo, tendo em vista a grande necessidade de redução de custos à área de produção.Com o crescente avanço da competitividade entre as empresas, a técnica Just-in- time tem se mostrado muito útil e de fácil aplicação ganhando grande destaque dentro das empresas. 3.5.1. Como Surgiu o Justin In Time Segundo Moura e Banzato (1994), O Just In Time surgiu no Japão, no princípio dos anos 50, sendo o seu desenvolvimento creditado à Toyota Motor Company, a qual procurava um sistema de gestão que pudesse coordenar a produção com a procura específica de diferentes modelos de veículos com o mínimo atraso. Quando a Toyota decidiu entrar em pleno fabrico de carros, depois da Segunda Guerra Mundial, com pouca variedade de modelos de veículos, era necessária bastante flexibilidade para fabricar pequenos lotes com níveis de qualidade comparáveis aos conseguidos pelos fabricantes norte-americanos. Esta filosofia de produzir apenas o que o mercado solicitava passou a ser adaptada pelos restantes fabricantes japoneses e, a partir dos anos 70, os veículos por eles produzidos assumiram uma posição bastante competitiva. Ainda segundo os autores, desta forma, o Just In Time tornou-se muito mais que uma técnica de gestão da produção, sendo considerado como uma completa filosofia a qual inclui 37 aspectos de gestão de materiais, gestão da qualidade, organização físicados meios produtivos, engenharia de produto, organização do trabalho e gestão de recursos humanos. O sistema característico do Just In Time de "puxar" a produção a partir da procura, produzindo em cada momento somente os produtos necessários, nas quantidades necessárias e no momento necessário, ficou conhecido como o método Kanban. Este nome é dado aos "cartões" utilizados para autorizar a produção e a movimentação de materiais, ao longo do processo produtivo (MOURA e BANZATO, 1994). Com isso fica claro que o JIT é uma técnica que proporciona a empresa a redução de gastos extras, pois só adquire o que vai utilizar fazendo com que os produtos tenham um grande giro, a técnica promove a qualidade do trabalho e não somente uma boa administração do estoque podendo ser utilizada em qualquer empresa. Já de acordo com Bernardes e Marcondes (2006), o Kanban é utilizado no JIT como um sistema simples, para retirar as peças em processamento de uma estação de trabalho e puxá-las para a próxima estação do processo produtivo. As partes fabricadas ou processadas são mantidas em repositórios e somente alguns destes repositórios são fornecidos à estação subsequente. Quando todos os repositórios estão cheios, a máquina para de produzir, até que retorne outro repositório vazio, que funciona como uma “ordem de produção”. Assim os estoques de produtos em processo são limitados aos disponíveis nos repositórios e só são fornecidos quando necessário. Com isso diminui a não rotatividade e até mesmo perda do produto, pois só produz o que vai ser usado. Shingo (1996) discorre que em japonês, as palavras para Just In Time significam “no momento certo”, “oportuno”.Uma melhor tradução para o inglês seria o Just In Time, ou seja, em tempo, exatamente no momento estabelecido. In time, em inglês, significa “a tempo”, ou seja, “não exatamente no momento estabelecido, mas um pouco antes, com uma certa folga”. Com isso esta técnica se torna muito lucrativa dentro da empresa, pois, não há desperdícios e as peças sempre vão estar prontas e no lugar a tempo, não atrasando assim o serviço dentro da empresa e como reduz o tempo de espera pela peça consequentemente também reduz o tempo que o cliente vai ter que esperar pelo serviço fazendo assim que o mesmo fique ainda mais satisfeito aumentando a credibilidade na empresa. No entanto, o termo, conforme Shingo (1996), sugere muito mais que se concentrar apenas no tempo de entrega, pois isso poderia estimular a superprodução antecipada e daí resultar em esperas desnecessárias. Cada processo deve ser abastecido com os itens necessários, na quantidade necessária, no momento necessário – just-in-time, ou seja, no tempo certo, sem geração de estoque desnecessário. 38 Contudo, segundo Corrêa (1993), o JIT é muito mais do que uma técnica ou um conjunto de técnicas de administração da produção, sendo considerado como uma completa "filosofia", a qual inclui aspectos de administração de materiais, gestão da qualidade, arranjo físico, projeto do produto, organização do trabalho e gestão de recursos humanos.Algumas expressões são geralmente usadas para traduzir aspectos da filosofia Just in Time, eliminação de estoques; eliminação de desperdícios; manufatura de fluxo contínuo; esforço contínuo na resolução de problemas; melhoria contínua dos processos.Ou seja, é a técnica a qual todas as empresas deveriam adotar visando mais lucratividade e melhora na qualidade dos serviços ganhando mais credibilidade dentro do mercado. Segundo Uhlmann (1997), posteriormente o conceito de JIT se expandiu, e hoje é uma filosofia gerencial que procura não apenas eliminar os desperdícios, mas também colocar o componente certo, no lugar certo e na hora certa. As partes são produzidas em tempo de atenderem às necessidades de produção, ao contrário da abordagem tradicional de produzir para caso as partes sejam necessárias. O JIT leva a estoques bem menores, custos mais baixos e melhor qualidade do que os sistemas convencionais. 3.5.2. Principais Objetivos do sistema JIT De acordo com Moura e Banzato (1994), o sistema JIT tem como objetivo fundamental a melhoria contínua do processo produtivo. A perseguição destes objetivos dá-se, através de um mecanismo de redução dos estoques, os quais tendem a camuflar problemas.Segundo os autores, os estoques têm sido utilizados para evitar descontinuidades do processo produtivo, diante de problemas de produção que podem ser classificados principalmente em três grandes grupos: (a) Problemas de qualidade: quando alguns estágios do processo de produção apresentam problemas de qualidade, gerando refugo de forma incerta, o estoque, colocado entre estágios e os posteriores, permite que estes últimos possam trabalhar continuamente, sem sofrer com as interrupções que ocorrem em estágios anteriores. Dessa forma, o estoque gera independência entre os estágios do processo produtivo. (b) Problemas de quebra de máquina: quando uma máquina pára por problemas de manutenção, os estágios posteriores do processo que são "alimentados" por esta máquina teriam que parar, caso não houvesse estoque suficiente para que o fluxo de produção 39 continuasse, até que a máquina fosse reparada e entrasse em produção normal novamente. Nesta situação o estoque também gera independência entre os estágios do processo produtivo. (c) Problemas de preparação de máquina: quando uma máquina processa operações em mais de um componente ou item, é necessário preparar a máquina a cada mudança de componente a ser processado. Esta preparação representa custos referentes ao período inoperante do equipamento, à mão de obra requerida na operação, entre outros. Quanto maiores estes custos, maior tenderá a ser o lote executado, para que estes custos sejam rateados por uma quantidade maior de peças, reduzindo por conseqüência , o custo por unidade produzida. Lotes grandes de produção geram estoques, pois a produção é executada antecipadamente à demanda, sendo consumida por esta em períodos subsequentes. Já segundo Martins (2009) em um sistema JIT, em que a qualidade é essencial, o colaborador tem a autoridade de parar um processo produtivo se identificar algo que não esteja dentro do previsto. Deverá também estar preparado para corrigir a falha, ou então, pedir ajuda aos colegas de trabalho. Essa atitude e flexibilidade seriam impensáveis nos sistemas tradicionais de produção em massa, no qual a linha de manufatura jamais poderia ser parada. 3.7. O QUE É O SISTEMA MRP I E MRP II Através do processo de globalização e a cada vez mais as empresas estarem tendo que disputar seu espaço no mercado, somado a chegada das novas tecnologias computacionais, as empresas têm experimentado mudanças nos seus sistemas produtivos e tais mudanças têm se tornado necessárias para manter a competitividade. Segundo Slack et al. (2008), o MRP (Material Requeriments Planning), ou seja, o cálculo das necessidades de material, surgiu na década de 60 com o objetivo de auxiliar as empresas no cálculo da quantidade de um determinado produto e em que momento deveria ser produzido tal quantidade.Para o cálculo da necessidade de material era utilizada uma lista de materiais e determinados produtos eram compostos por muitos itens, o que dificultava o cálculo. Porém, com o advento de sistemas computacionais capazes deexecutar tal cálculo, o uso do MRP foi difundido no final dos anos 70 e princípio dos anos 80. Este sistema se torna cada vez mais importante pois com ele os prejuízos com pedidos em excesso de peças que não vão ser utilizadas por falta de um calculo preciso ou que vão ficar paradas em estoque acaba diminuindo pois as aquisições vão ser programadas de maneira com que consigam atender as demandas da empresa mas ao mesmo tempo não sejam adquiridas em excesso e acabem gerando prejuízos. 40 Sobre este tema, Noé (1996) afirma que, o sistema de
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