Atividades Secretariado (1)

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CADERNO DE ATIVIDADES 
 
MÓDULO I 
Somente Faça estas atividades após: 
 Ouvir a Rádio Web Módulo I e acompanhar a apostila 
Módulo I 
 Realizar uma leitura aprofundada na apostila Módulo I 
 Assistir as aulas relacionadas ao Módulo I 
 
 
01) Sobre a profissão do Secretariado Executivo, qual a alternativa INCORRETA: 
 
a)( ) O Secretário deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e 
exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. 
b)( ) Os Secretários Executivos que são requisitados pelo mercado de trabalho buscam 
ferramentas para administrar eficazmente o tempo, fazem a intermediação entre o poder 
de decisão e o contexto interno e externo à instituição. 
c)( ) As atividades cotidianas dos Secretários Executivos não requerem amplos 
conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância 
no desempenho de suas funções. 
d)( ) Neste universo mercadológico, sobrevivem e despontam aqueles que adquirem, 
desenvolvem e estimulam uma série de competências. 
 
02) O sucesso do Secretário Executivo, no exercício da profissão, dependerá do seu 
grau de comunicação com seu chefe. Para isso este profissional precisa ter algumas 
características. Qual alternativa está incorreta: 
 
a) ( )Saber ouvir. Devemos escutar anotar e depois repetir o que a pessoa está 
falando. 
b) ( ) Ter sempre uma caneta e um bloquinho de papel à mão quando entrar na sala do 
chefe. 
c) ( ) A comunicação nem sempre é preciso ser clara e objetiva, basta atender bem o 
cliente. 
d) ( ) Expressar as mensagens e seus conteúdos, com objetividade e clareza. 
 
 
03) Qual das alternativas abaixo não está ligada com itens que são desperdiçadores 
de tempo: 
 
a) ( ) Procrastinação (deixar para depois). 
b) ( ) Tarefas Inacabadas. 
c) ( ) Efetuar Planejamentos antes de executar as funções. 
d) ( ) Desorganização Pessoal. 
 
 
 
 
 
 
 
04) Sobre a organização de arquivos e reuniões qual alternativa está incorreta: 
 
a) ( ) A perda de um documento ou o arquivamento em lugar indevido (dificultando o 
seu resgate) pode resultar numa demissão para o Secretário. 
b) ( ) O agendamento da data, local, horário e participantes: cabe ao Secretário estar 
agendando junto com sua agenda pessoal, para evitar esquecimento. 
c) ( ) Esteja sempre atento para a ordem dos seus arquivos físicos e eletrônicos. 
d) ( ) O primeiro item, organização de arquivos, reflete o conhecimento, a ordem, a 
responsabilidade e a criatividade do Secretário. 
 
 
05) Como Secretário Executivo você pode optar por assumir o controle da própria 
carreira ou simplesmente deixar que a sorte bata à sua porta. Se desejar ter 
sucesso fixe uma boa estratégia, administre bem seus passos, avalie resultados, não 
se distraia. Assim você vai mais longe com menos transpiração. Dentre os detalhes 
fundamentais a seguir qual a opção incorreta: 
 
a) ( ) Projetar e avaliar onde se deseja estar nos próximos cinco anos. Decida o que 
vai fazer, no que vai evoluir e jamais abandonar ou substituir conhecimentos e técnicas 
adquiridas.. 
b) ( ) Aprenda com as derrotas e comemore as suas vitórias. 
c) ( ) Estude! Estude sempre. 
d) ( ) Seja feliz, realize os seus sonhos, dê atenção à sua família, aos seus amigos, 
tenha atividades lúdicas e, principalmente, dê um tempo para você. 
 
06) Qual dos itens não é uma boa característica de um bom secretario: 
 
a) ( )Domínio das técnicas de redação de correspondência. 
b) ( )Análise crítica sobre o comportamento de pessoas. 
c) ( )Conhecimento da língua portuguesa. 
d) ( ) Facilidade em comandar qualquer tipo de chefia. 
 
 
07) Quais os dois tipos de LER: 
 
a) ( ) Distensão Articular, Lesão Muscular. 
b) ( ) Distensão Articular, Lesões ósseas. 
c) ( ) Distensão Óssea, Lesão Muscular. 
d) ( ) Lesão Articular, Distensão Muscular. 
 
08) As Lesões por Esforço Repetitivo (LER) são problemas de saúde que ocorrem 
mais frequentemente nos escritórios modernos. Estas lesões resultam de planos e 
estações de trabalhos projetados de forma inadequada. Qual o procedimento 
adotado que não ajuda na prevenção da LER. 
 
a) ( ) Usar um suporte de documentos ajustável. 
b) ( ) Conectar o teclado ao computador com um fio de pelo menos 10 cm de 
comprimento. 
c) ( ) Verificar o ruído excessivo do computador ou da impressora. 
d) ( ) Limpar a tela regularmente conforme as instruções do fabricante. 
 
09) Ser Produtivo é: 
 
a) ( ) É fazer as coisas certas, isto é, com a maior quantidade de recursos possível. 
b) ( ) É fazer as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos produtivo e 
prioritário. 
c) ( ) É fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos importante e 
prioritário com a menor quantidade de recursos possível. 
d) ( ) É fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos produtivo e 
com a menor quantidade de recursos possível. 
 
 
 
10) às coisas que você contempla fazer, há sempre algumas possibilidades, 
relacionado a estas possibilidades que distinguem as tarefas qual opção está 
correta em relação aos tipos possíveis de tarefas: 
a) ( ) Elas são importantes e urgentes. 
b) ( ) Elas são importantes e não urgentes. 
c) ( ) Elas são não importantes e urgentes. 
d) ( ) Todas as alternativas estão corretas. 
 
 
11) O que é possível fazer com o uso de um PIM "Personal Information 
Managers": 
 
a) ( ) Permite que você registre todos os seus compromissos, inclua anotações 
relativamente longas acerca dos eventos, anote eventos cíclicos. 
b) ( ) Agende seu dia com certa folga. Seja flexível, e não considere sua agenda como 
imutável. 
c) ( ) Programar tarefas e inúmeras funções que deixam desnecessário o uso de uma 
secretaria ou secretario nas organizações. 
d) ( ) São programas especializados em localizar expressões, palavras ou cadeias de 
caracteres em arquivos gerados por gerenciadores de bases de dados. 
 
 
12) Cite qual não é uma característica que distinguem os arquivos: 
 
a) ( ) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. 
Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma 
pessoa. 
b) ( ) Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de 
transações passadas. 
c) ( ) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um 
documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos 
do que quando em conjunto. 
d) ( ) Exclusividade de criação e recepção por várias repartições, firma ou instituição. 
Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma 
pessoa. 
 
13) Os arquivos classificam-se em alguns aspectos, qual dos aspectos abaixo não 
está ligados a esta classificação: 
 
a) ( ) As entidades manufaturadas. 
b) ( ) Os estágios de sua evolução. 
c) ( ) A extensão de sua atuação. 
d) ( ) A natureza dos documentos. 
 
14) Do que são constituídos os arquivos correntes: 
 
a) ( ) São arquivos oriundos da conta corrente da instituição. 
b) ( ) São aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, 
portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custódia e divulgação. 
c) ( )A necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem 
os graus de sigilo. 
d) ( ) Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, de utilização 
constante, para a tomada de decisões das administrações. 
 
 
15)Defina o que é assertividade. 
a) ( ) Assertividade é acertar decisões relativas a problemas rotineiros da instituição. 
b) ( ) Assertividade é utilizar os recursos físicos e humanos da organização da melhor 
forma possível.c) ( ) Assertividade a habilidade de expressar ideias, opiniões, sentimentos, ao mesmo 
tempo em que há uma afirmação de direitos, sem violar os direitos dos demais. 
d) ( ) Todas as alternativas estão certas. 
 
16) Em relação a “ Ser Criativo” qual das definições abaixo não está ligadas a isso: 
 
a) ( ) Recombinar objetos j existentes em maneiras diferentes para novos propósitos 
b) ( ) A habilidade de expressar ideias, opiniões, sentimentos, ao mesmo tempo em 
que há uma afirmação de direitos. 
c) ( ) Ser criativo é ter uma habilidade para gerar novidade. 
d) ( ) Gerar ideias e soluções úteis para resolver os problemas e desafios do dia-a-dia. 
 
17) Defina o que é despacho: 
 
a) ( ) Carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a 
vários destinatários. 
b) ( ) Documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de órgãos diretamente 
subordinados ao Presidente da República, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou 
motivos. 
c) ( ) Manifestações escritas de autoridades sobre o assunto de sua competência, 
submetidos à sua apreciação em autos ou papéis administrativos. 
d) ( ) Correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as 
representações diplomáticas. 
 
 
 
 
 
MÓDULO II – ATENDIMENTO AO CLIENTE 
 
18) Qual o percentual de clientes que fogem das empresas por problemas ligados a 
atendimento: 
 
a) ( ) 14% 
b) ( ) 9% 
c) ( ) 10% 
d) ( ) 68% 
 
19) O que é Postura de atendimento: 
 
a) ( ) Tratamento dispensado às pessoas, está mais relacionado com o funcionário em 
si, com as suas atitudes e o seu modo de agir com os clientes. 
b) ( ) Assume uma dimensão macro nas organizações e, como tal, está diretamente 
relacionado ao próprio negócio. 
c) ( ) Estão incluídas as políticas de serviços, a sua própria definição e filosofia. 
d) ( ) É a forma ergonômica que o profissional fica em seu local de trabalho. 
 
20) Para trabalhar com atendimento ao público, alguns requisitos são essenciais 
ao atendente, qual dos requisitos não é essencial: 
 
a) ( ) Cultivar um estado de espírito positivo. 
b) ( ) Satisfazer as necessidades do cliente. 
c) ( ) Possuir mais conhecimento do que o cliente. 
d) ( ) Cuidar da aparência. 
 
21) Referente à Postura de Atendimento qual alternativa está correta: 
 
a) ( ) Deixar a cabeça meio curso e o corpo ligeiramente inclinado, transmite ao cliente 
a humildade do atendente; 
b) ( ) A função social da expressão facial diz em que condições ocorreu a expressão, 
seus resultados sobre que a recebeu. 
c) ( ) As expressões faciais, das quais podemos extrair dois aspectos: a tristeza e a 
alegria; 
d) ( ) A postura pode ser entendida como a forma que a pessoa se comporta, se é uma 
pessoal legal ou frustrada. 
 
 
22) Referente à Postura de atendimento qual alternativa está incorreta: 
 
a) ( ) Podemos concluir, entendendo que, qualquer comportamento inclui posturas e é 
sempre fruto da interação complexa entre o organismo e o seu meio ambiente. 
b) ( ) O olhar nos olhos e o aperto de mão firme, traduzem respeito e segurança. 
c) ( ) A postura pode ser entendida como a junção de todos os aspectos relacionados 
com a nossa expressão corporal na sua totalidade e nossa condição emocional. 
d) ( ) Ter sintonia entre fala e expressão corporal: que se caracteriza pela existência do 
diálogo. 
 
23) Para percebermos o outro, o cliente que está diante de nós, precisamos nos 
despojar das barreiras que atrapalham e empobrecem o processo de comunicação. 
Qual dos itens não está ligado a uma destas barreiras: 
 
a) ( ) os nossos PRECONCEITOS; 
b) ( ) as DISTRAÇÕES; 
c) ( ) as nossas HABILIDADES 
c) ( )os JULGAMENTOS PRÉVIOS; 
 
 
24) O que significa atender com agilidade: 
a) ( ) Atender o cliente no máximo em até 05 minutos. 
b) ( ) Atender o cliente de acordo com a ordem de chegada. 
c) ( ) Atender com agilidade significa ter rapidez não importando a qualidade do 
serviço prestado. 
d) ( ) Atender com agilidade significa ter rapidez sem perder a qualidade do serviço 
prestado. 
 
25) O que é Tele Imagem: 
 
a) ( ) É a imagem que o cliente visualiza presencialmente sobre quem o está atendendo 
e , consequentemente, sobre a empresa ( que é representada por este atendente ). 
b) ( ) É a imagem que o cliente forma na sua mente ( imagem mental ) sobre quem o 
está atendendo e, consequentemente, sobre a empresa ( que é representada por este 
atendente ). 
c) ( ) É a imagem transmitida na mídia em geral que representa a missão, visão e 
valores da empresa. 
d) ( ) É a imagem que o cliente tem da instituição assim que acessa o site da empresa 
ou passa em frente à mesma sem ter um contato direto com algum atendente. 
 
 
26) No caso das reclamações, o procedimento aplicado pode ser semelhante ao do 
cliente nervoso, com algumas peculiaridades. Dos itens abaixo qual não é 
imprescindível: 
 
a) ( ) Atenda o cliente com cordialidade e espontaneidade 
b) ( ) Escute com total atenção, sem interrompê-lo, o que ele tem a dizer. 
c) ( ) Você está defendendo a empresa, portanto não baixe a guarda e jamais deixe o 
cliente denegrir a imagem da empresa. 
d) ( ) Anote todas as suas reclamações. 
 
 
27) O que é a Atuação Extra: 
 
a) ( ) Fazer apenas o que está definido pela empresa como sendo o seu padrão de 
atendimento, pode até satisfazer as necessidades do cliente. 
b) ( ) A demonstração de interesse, prestando atenção ao cliente e voltando-se 
inteiramente ao seu atendimento, é o caminho para o verdadeiro sentido de atender. 
c) ( ) É a capacidade que temos de compreender e captar as situações, o que exige 
sintonia e á fundamental no processo de atendimento ao público. 
d) ( ) É uma forma de encantar o cliente, que se caracteriza por atitudes ou ações do 
atendente, não estabelecidas nos procedimentos de trabalho. 
 
MÓDULO III MODELOS DE DOCUMENTOS 
 
 
28) Qual as alternativas que não compreendem características de uma ata: 
 
a) ( ) A ata deve ser escrita sempre justificada, alem disso ela deve ser manuscrita, e 
não se usa números tudo e feito por extenso. 
b) ( ) A ata pode ser digitada com qualquer tipo de alinhamento ,deve ser sempre 
digitada no computador e deve ser feita totalmente por extenso. 
c) ( ) O último item de uma ata é chamado item enésimo 
d) ( ) Em caso de votação deve se descrever a quantidade de votos favoráveis aquela 
medida. 
 
29) Qual a diferença entre Assembleia geral Ordinária e Extraordinária: 
 
a) ( ) Ordinária é aquela convocada apenas para parte dos integrantes, e não para o 
público em geral como é a Extraordinária 
b) ( ) Ordinária é uma reunião ou convocação feita sem autorização dos responsáveis 
(geralmente em caso de greves ou manifestações) ao contrário da Extraordinária que é 
convocada pelos responsáveis para convocar reuniões. 
c) ( ) Assembleia Extraordinária é aquela que estava programada para acontecer 
enquanto Ordinária trata-se de uma convocação de última hora. 
d) ( ) Assembleia Extraordinária é aquela que foi convocada de última hora para tratar 
de algum assunto enquanto a Ordinária já estava programada para acontecer. 
 
30) Qual a alternativa que contem características de um contrato de sociedade de 
responsabilidade limitada: 
 
a) ( )É um tipo de contrato adotado para locação de imóveis, entre locador e locatário. 
b) ( ) função do contrato Social e firmar uma sociedade entre alguns sócios sobre uma 
empresa contendo nele todas as clausulas referente às normas desta empresa. 
c) ( ) função do contrato social e estabelecer um acordo comercial estabelecido entre 
uma empresa e outra. 
d) ( )Função deste contrato é descrever poderes limitados. 
 
 
31) O que significa CLT: 
 
a) ( ) Central Legislativa Temporária. 
b) ( ) Cadastro Limpo Temporário. 
c) ( ) Central de Leis Trabalhistas. 
d) ( ) Nenhuma das alternativas. 
 
 
 
 
 
32) Relacionado a tipos de documentos defina o que é “Memorando”: 
 
a) ( ) Documento emitido por uma pessoa destinada exclusivamente a outra pessoa no 
sentido de avisar ou notificar algo 
b) ( ) É um meio de comunicação que visa tanto a informar como a convocar alguém. 
c) ( ) Sua função e declarar algo ou comprovar uma situação de fato ou de direito. 
d) ( )É uma forma de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo 
órgão que podem ser do mesmo nível ou de níveis diferentes. 
 
 
33) Quais os tipos de memorando utilizado nas empresa: 
 
a) ( ) Memorando Ordinário / Memorando Extraordinário 
b) ( ) Memorando Circular / Memorando Público 
c) ( ) Memorando comunicação interna / Memorando circular 
d) ( ) Memorando Interno / Memorando Externo