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EXCEL: O GUIA COMPLETO PARA ANÁLISES EMPRESARIAIS 3 Introdução 6 Como usar o Excel na gestão? 12 As vantagens do uso do Excel 15 Outras funcionalidades do programa 18 Por que capacitar nessa ferramenta? 20 Conclusão 23 Sobre o Grupo Impacta Tecnologia INTRODUÇÃO 44 INTRODUÇÃO Desde planilhas cotidianas até complexos cálculos de dados, o Excel é um programa imprescindível para que empresas de qualquer ramo possam ter certeza de que sua administração é realizada da melhor maneira possível. Encontrado em pelo menos 90% dos computadores, o software é mundialmente reconhecido por sua praticidade, eficiência e diversidade de funcionalidades. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia http://leonidasleandro.blogspot.com.br/2011/04/importancia-do-excel-no-local-de.html 55 INTRODUÇÃO Portanto, mesmo sendo um velho conhecido no mundo da informática, o Microsoft Excel é cada vez mais valorizado pelos gestores e colaboradores, pois traz facilidade, agilidade e organização fundamentais para todos os negócios. Sua empresa ainda não se rendeu a tudo o que o Excel pode oferecer? Você quer aprimorar seu uso das planilhas? Então, não perca os próximos capítulos deste e-book, nos quais mostramos exatamente por que você deve entender o Excel e, com ele, revolucionar definitivamente a gestão da sua empresa. Boa leitura! https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO? 7 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO? Com sua capacidade de até 1 milhão de linhas por 16 mil colunas, o Excel comporta uma enorme quantidade de dados e possibilita cálculos ágeis. Com isso, o programa se mostra como uma ferramenta fundamental, que pode ser utilizada para a organização de informações, registro de dados, cálculos e previsões. Portanto, não é à toa que a maioria das empresas, hoje, exige que os candidatos a uma vaga de emprego tenham conhecimentos no mínimo básicos do software da Microsoft. Entretanto, são aqueles que entendem o programa de forma avançada que realmente se destacam em suas candidaturas e fazem a diferença na empresa. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia 8 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO? INTRODUZINDO O EXCEL NA SUA EMPRESA Se você ainda não usa o Excel na sua empresa com frequência, à primeira vista, o software pode parecer complicado. Entretanto, logo que você começar a desvendá-lo, verá que o programa é prático, intuitivo e dinâmico. Ou seja, não há por que perder mais tempo! A flexibilidade do Microsoft Excel permite que o programa seja utilizado para organização ou listagem de dados, cálculos simples ou complexos, análises de informações, conversão de dados, detecção de tendências e lacunas, criação de gráficos e panoramas ou para a exibição dos dados registrados de forma organizada e dinâmica. Altamente personalizável, o software é um companheiro fiel desde os primórdios da computação pessoal, tanto nas empresas quanto nos lares. Mesmo que ele ainda não seja muito utilizado na sua empresa, seus colaboradores provavelmente já têm alguma familiaridade com o Excel, pois ele também é extremamente útil para demandas pessoais cotidianas e até mesmo para tarefas da faculdade. Dessa forma, introduzir o software na empresa está longe de ser um processo complexo. Além disso, mesmo que os colaboradores sintam alguma dificuldade com o programa e que precisem de algum tempo para se familiarizar com ele, os benefícios mais do que compensam esse trabalho. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia 9 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO? USANDO O EXCEL NO LUGAR DE PROCESSOS TRADICIONAIS Fluxo de caixa Uma das práticas mais importantes de um negócio é a realização correta do fluxo de caixa, que representa a base da análise financeira de uma empresa. Esse registro de todo o dinheiro que entra e sai da empresa é essencial para que toda a contabilidade aconteça com eficiência e transparência, além de possibilitar cortes de custos quando necessário e um planejamento verossímil para o desenvolvimento da empresa. Fazendo o fluxo de caixa no Excel, você se certifica da atualização, precisão e segurança dos dados. Assim, você poderá decidir com clareza quais benefícios e melhorias podem ser implementados na empresa, quais áreas estão gastando além do necessário e o que a empresa pode fazer para diminuir despesas e aumentar seus lucros. Contas Aliás, para tarefas envolvendo valores, o Excel é sempre a melhor opção. Além do fluxo de caixa, o controle de contas pagas e a quitar também pode ser feito por ele. Esses valores também entram no fluxo de caixa, é claro, mas é importante ter um registro próprio para eles. Dessa maneira, você saberá exatamente o que já foi pago e o que tem data de vencimento próxima, evitando assim desentendimentos e confusões. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia 10 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO? Vendas Se sua empresa realiza vendas, o Excel também vai mudar a maneira com que você mantém o controle sobre elas. Por meio de uma planilha construída no programa, você poderá facilmente saber quais são os produtos/ serviços mais vendidos, quem foram os vendedores que se destacaram por seu desempenho, quando foi realizada a encomenda de algum produto, a quantidade de cada item disponível em estoque, etc. A partir dessas informações, você poderá planejar melhor quais itens devem ficar em estoque em maior quantidade, quais produtos devem ser repensados para conquistar mais clientes, quais práticas de venda devem permanecer ou ser aprimoradas, quando você deve realizar encomendas de novos produtos e muito mais. Impostos Outra demanda regular de qualquer empresa é o controle dos impostos, que exige alto nível de precisão e minúcia. Dessa maneira, essa é outra tarefa extremamente facilitada pelo uso do Microsoft Excel. Do valor total de uma venda ou compra, quanto é referente a impostos? Quais impostos e taxas já foram pagos e quando os próximos devem ser quitados? Para manter a contabilidade da empresa sempre em dia, o Excel é uma ferramenta fundamental. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia 11 COMO USAR O EXCEL NA GESTÃO? Gráficos Quem não conhece tão bem o Microsoft Excel certamente não pensaria no software como um excelente recurso para a criação de gráficos. Entretanto, com o programa, você poderá desenvolver gráficos profissionais e bem organizados. Além dos gráficos em si, é possível adicionar recursos como transparências, sombreamentos, diferentes cores e efeitos 3D. Para dispor as informações, o programa oferece ferramentas como mapas e gradientes de cor, indicadores de desempenho com ícones diferenciados e barras de dados. Uma das principais vantagens e praticidades deste recurso do Excel é a possibilidade de exportar gráficos para documentos criados com o Microsoft Word ou para apresentações do PowerPoint, sem perda alguma de organização ou design. Gerenciamento de clientes Para manter todas as informações disponíveis sobre seus clientes em um único lugar, o Microsoft Excel é a escolha certeira. Monte planilhas para registrar informações de contato, dados sobre compras, pagamentos e muito mais. Dessa maneira, ficará fácil e rápido apresentar e analisar esses dados para conhecer a situação da empresa. Além disso, essa agilidade aprimorao relacionamento da empresa com os clientes. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL 13 AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL Ao deixar o Excel encarregado de demandas envolvendo valores e dados complexos, o processo se torna mais automatizado e seguro, pois todas as informações relacionadas a cada área ficarão sob a responsabilidade de um programa especializado em sua gestão. Outros programas não garantem a mesma segurança do Microsoft Excel, enquanto manter os dados em papel coloca-os sob os riscos da umidade, do mofo, da poeira, de insetos e até mesmo de desastres, como incêndios e enchentes. Além disso, o programa representa uma grande diminuição do tempo e do trabalho requeridos para registrar e analisar todos esses dados. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia 14 AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL Com isso, os colaboradores responsáveis por essa gestão terão mais tempo para se dedicar a outras demandas que não podem ser automatizadas. Isso aumenta a motivação dos colaboradores, pois eles passarão a ter mais certeza de que os dados estão sendo analisados e armazenados corretamente. Além disso, os empregados não precisarão lidar de maneira tão cansativa com as exigências de tempo e trabalho que os dados representam. O Excel diminui drasticamente as chances de erros e enganos na hora de registrar e analisar os dados, o que também melhora a produtividade e a eficiência das práticas cotidianas da empresa. O aumento da produtividade, é claro, também representa um grande benefício financeiro para a empresa. Quando os colaboradores produzem mais e apresentam mais resultados positivos, a empresa toda lucra mais. A tecnologia, de maneira geral, é uma grande aliada da otimização da produtividade das equipes. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA 16 OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA Já deu para ver que o Excel oferece excelentes ferramentas para sua empresa. Mas como exatamente ele pode ser usado no dia a dia da organização? E o quais são suas possibilidades além do já mencionado controle financeiro? Acompanhe: FUNÇÕES Para otimizar a execução de cálculos e realmente se mostrar fundamental para a análise de dados e previsões financeiras, o Excel conta com as funções. Basicamente, elas são fórmulas predefinidas que você pode incluir em uma célula e que, a partir daí, fará o cálculo programado. Este pode ser desde uma simples soma ou subtração até complexas fórmulas, como veremos a seguir. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia 17 OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA ACOMPANHAMENTO DE MÉTRICAS Vamos supor que determinado produto vendido por sua empresa apresentou um crescimento de 5% em suas vendas de um mês para o outro. Caso esse crescimento continue de maneira constante, qual será a saída desse item no final do ano? E qual será seu lucro? Também é possível descobrir, por exemplo, quanto você vai lucrar depois de oferecer um desconto de 10% em 50 produtos diferentes, vendidos para determinado número de pessoas. O acompanhamento de métricas, portanto, mostra-se uma das mais importantes possibilidades do Excel para as empresas. Com o programa, será possível otimizar os planos de crescimento da empresa, investir mais nas estratégias que estão dando certo, corrigir as práticas que não estão apresentando os resultados esperados e, de maneira geral, ter um maior controle sobre o que está acontecendo com o negócio como um todo. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia POR QUE CAPACITAR NESSA FERRAMENTA? 19 POR QUE CAPACITAR NESSA FERRAMENTA? Agora, já conhecemos melhor todas as vantagens do Excel e por que, se ele ainda não é, logo se tornará uma ferramenta indispensável para sua empresa. Portanto, é fácil compreender o motivo de instituições de todos os ramos estarem procurando candidatos que dominem o programa, não é mesmo? Se você deseja conquistar uma vaga mais interessante e crescer em sua carreira, é fundamental se capacitar no uso do Microsoft Excel. Da mesma forma, na hora de contratar novos colaboradores para a sua empresa, não deixe de exigir conhecimentos no programa, mesmo que básicos — se o candidato for dedicado e ágil, logo conseguirá aprimorar suas habilidades por meio do uso constante do software. Entretanto, é claro, o nível de conhecimento exigido vai variar de acordo com as demandas necessárias para a execução das tarefas cotidianas de cada cargo. Como mencionamos, mesmo que sua empresa ainda não invista com força no uso do Excel, seus colaboradores devem conhecê-lo mesmo que superficialmente. Isso acelera muito o processo de especialização da equipe em relação ao programa, pois capacitá-la para o uso de um software mais complicado ou desconhecido seria um processo mais demorado e caro. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia CONCLUSÃO 21 CONCLUSÃO Por meio de sua capacidade de trabalhar com uma enorme quantidade de dados ao mesmo tempo, das possibilidades organizacionais oferecidas pelas planilhas e por suas funcionalidades que tornarão a gestão mais otimizada e ágil, o Microsoft Excel conquistou seu lugar no coração e no funcionamento cotidiano da grande maioria das empresas da atualidade. Como isso é uma tendência que não para de crescer, os conhecimentos de Excel são uma exigência crescentes em vagas de emprego e, portanto, é altamente recomendado que todos os profissionais que desejam crescer na carreira e fazer a diferença em suas respectivas empresas se capacitem quanto ao uso do programa. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia 22 CONCLUSÃO Isso traz benefícios enormes tanto para o colaborador quanto para a empresa, pois, apesar de sua complexidade e variedade de usos, o Excel é um programa dinâmico e fácil de ser utilizado depois que o usuário começa a desvendá-lo. Pela variedade das possibilidades oferecidas e pelas várias utilidades para todos os departamentos de uma empresa, é possível encontrar diversos níveis de cursos de especialização no Microsoft Excel. Sejam aulas básicas de introdução ao programa ou cursos avançados para se aprofundar nas planilhas, estas são excelentes oportunidades de trazer um diferencial para a empresa e para o currículo de cada colaborador ou candidato. Quando você conhece e compreende o Excel, todas as portas do programa se abrem para você e, com suas planilhas, você será capaz de executar as mais variadas demandas do dia a dia da sua empresa. Não perca mais tempo! Mergulhe agora mesmo no Microsoft Excel e mude a gestão da sua empresa de maneira definitiva, prática, segura e otimizada. Com as planilhas, você vai revolucionar a maneira com que a instituição lida com números, contas, vendas, impostos e previsões, além de estabelecê-la como uma empresa que aproveita ao máximo a tecnologia disponível atualmente e que busca a inovação e o aperfeiçoamento. https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia Conhecimento sem limites: desde 1988, essa é a mentalidade que rege a missãodo Grupo Impacta Tecnologia no treinamento de profissionais especializados e preparados para assumir posições de liderança nos mercados de TI, Gestão e Design. Oferecemos mais de 300 treinamentos e 40 certificações, que formam o portfólio de cursos especializados em tecnologia e mercado digital mais completo da América Latina, fundamentado na expertise de um grupo educacional pioneiro e instrutores altamente qualificados. A Editora Impacta, que produz todo material didático dos cursos, desenvolvido e atualizado constantemente em parceria com profissionais atuantes no mercado, é responsável por uma metodologia de ensino considerada como referência pela ABTD e entidades de Recursos Humanos. Saiba mais em www.impacta.com.br. SOBRE O GRUPO IMPACTA TECNOLOGIA http://www.impacta.com.br https://www.facebook.com/impactaoficial/ https://twitter.com/impacta_oficial https://plus.google.com/+GrupoImpacta https://www.linkedin.com/company/impacta-tecnologia
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