Introdução a Gestão de Projetos, Documentações

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Introdução a Gestão de 
Projetos, Documentações e 
Discussão Inicial da 
Proposta de projeto
Projeto Integrado I
Introdução a gestão de projetos
“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um 
produto, serviço ou resultado exclusivo. A natureza 
temporária dos projetos indica que eles têm um início e um 
término definidos. O término é alcançado quando os objetivos 
do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado 
porque os seus objetivos não serão ou não podem ser 
alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de 
existir. Um projeto também poderá ser encerrado se o cliente 
(cliente, patrocinador ou financiador) desejar encerrá-lo 
(PMBOK, 2013, p. 3).”
• Estamos vivendo momentos de grandes 
transformações, em que ter e manter vantagem 
competitiva está se tornando cada vez mais 
desafiador. 
• O mercado cresce e, com ele, o número de 
concorrentes. 
• Para que uma empresa consiga se manter líder, 
devemos investir na gestão de projetos, a fim de 
melhorar a produção, diminuir custos, buscar 
novas alternativas e, por fim, melhorar o lucro da 
empresa.
Conceitos gerais sobre gestão de 
projetos 
• Em nossa vida temos vários projetos, os quais 
muitas vezes gerimos e atingimos os objetivos. 
• Em um churrasco com amigos, definimos quem 
leva carne, quem leva pão, quem leva carvão e 
outros itens indispensáveis; nesse caso, o objetivo é 
conseguir atingir o melhor resultado, não faltar 
comida, não faltar bebidas e todos estarem 
satisfeito ao fim do encontro. 
• Nesse exemplo, quem está elaborando a lista de 
convidados e itens que serão levados pode ser 
chamado de gerente de projetos. 
• Visando à parte empresarial, apresentaremos a 
aplicação da gestão de projetos no âmbito 
empresarial, algo que diferencia uma empresa de 
outra, melhora as vendas, e produção e 
consequentemente o lucro da empresa. 
• Durante a disciplina você conhecerá a estrutura de 
elaboração de um projeto e a melhor forma de 
geri-lo.
Conhecendo um projeto
• Para que possamos iniciar o conteúdo de Gestão de 
Projetos, vamos relembrar um pouquinho da 
história do ser humano. 
• Quando estudamos nossos ancestrais, verificamos 
que eles já utilizavam o termo projeto, como para 
capturar mamutes e para conseguir ter domínio e 
manutenção do fogo, entre outras atividades. 
• Um exemplo que confirma que eles faziam gestão 
de projetos são as construções das pirâmides do 
Egito: para o desenvolvimento de toda estrutura, 
montagem, equipamentos e organização, foi 
preciso um gestor que pudesse verificar todos os 
recursos necessários para que a construção fosse 
concluída.
Mas o que é um projeto? 
• Podemos definir como um empreendimento que tem 
um objetivo bem definido, que necessita de recursos e 
possui determinados prazos e custos, e que precisa de 
qualidade para conclusão. 
• Em uma empresa, os projetos são atividades exclusivas 
e, por isso, o grande desafio dessas empresas para 
serem únicas no mercado, é gerenciar atividades que 
jamais foram realizadas anteriormente e que não 
desejam que sejam realizadas no futuro, porque nesse 
momento elas conseguem se diferenciar das outras. 
• Atualmente, os projetos estão cada vez maiores e 
mais complexos pois envolvem diversas áreas como 
qualidade, produção, logística, tecnologia da 
informação e vendas, entre outras.
• Assim, ocorrem mudanças na forma de enxergar o 
gerente de projetos, que deixa de ser um 
especialista técnico para se tornar um agente 
integrador e conseguir unir todas as equipes para 
chegar à conclusão do projeto iniciado.
• Para que tenhamos um projeto, esse deve ter 
duração fixa, objetivos precisos, resultados de 
planejamento previsíveis e um controle dominante, 
recursos próprios. Os projetos devem ser 
classificados da seguinte forma:
Curto prazo Médio prazo Longo Prazo
1 mês a um ano 1 ano a 2 anos Acima de 2 anos
• Temos que compreender o que não deve ser 
considerado um projeto, o que deve ser mantido 
separado das operações rotineiras. O projeto é 
planejado, financiado e administrado como uma 
atividade distinta das tarefas do dia a dia, buscando 
atingir um resultado específico.
• As atividades rotineiras se diferenciam por 
apresentarem planejamento de longo prazo 
dominante, com flexibilidade de táticas, estratégias 
e na utilização de recursos, poucas restrições e 
ampla perspectiva.
Exemplificando
• Para que você entenda melhor a diferença entre um 
projeto e uma atividade contínua, podemos destacar 
duas situações. Em uma empresa, deve ser implantado 
um sistema de controle computadorizado de estoque, 
mas, ao mesmo tempo, a administração do estoque 
precisa ser mantida. 
• Qual é o projeto e qual a atividade rotineira?
• Ao implantar um novo sistema de controle de estoque, 
está sendo colocado em prática um projeto. Em relação 
às atividades rotineiras, os colaboradores da empresa 
devem manter a administração do estoque, para evitar 
problemas e falta de controle do estoque.
Sempre que um projeto é iniciado, temos diversas 
pessoas que se interessam por ele, ou seja, pessoas que 
de alguma forma serão afetadas ou afetarão esse 
projeto. Essas pessoas são chamadas de stakeholders e 
incluem:
• patrocinadores (também chamados de sonoras, que 
são aqueles que fornecem os recursos financeiros para 
a execução do projeto, mas, em uma visão mais ampla, 
também têm poder e influência para defender os seus 
propósitos), fornecedores, equipe de trabalho 
envolvida, membros do alto escalão da empresa e o 
público externo (vizinhos, ambientalistas, governos, 
sindicatos, usuários etc.).
• Quando uma hidrelétrica vai ser construída, por 
exemplo, muitas partes serão influenciadas por 
essa obra, abrangendo tanto aqueles que 
participarão diretamente para que a construção 
possa acontecer (funcionários, fornecedores, 
diretores etc.), como aqueles que vão fiscalizá-la 
(governo, ambientalistas etc.)
A gestão de projetos é a utilização de
• […] uma boa base para definir e planejar todo o trabalho a ser 
realizado, conduzir a execução das atividades (colocando o 
plano em prática), verificar e controlar o desempenho da 
execução e garantir que as características especificadas e 
contratadas sejam entregues. (KEELING, 2012, p. 5)
• Portanto, ao falarmos de GP, referimo-nos à gestão 
de um empreendimento com início e fim 
determinados, para atingirmos um resultado único.
• Para isso, temos grupos de processos (iniciação, 
planejamento, execução, controle e encerramento) 
que precisam ser contemplados em áreas de 
conhecimento que devem ser gerenciadas no 
projeto:
• Escopo: divide-se em escopo do projeto, que é a soma de 
todos os esforços para entregar um produto ou serviço; e 
escopo do produto, que define as características e 
funções do produto ou serviço que será entregue.
• Tempo: cronograma.
• Riscos: eventos positivos e negativos que podem ocorrer 
ao longo do projeto, influenciando seu objetivo.
• Comunicação: ligação entre ideias, pessoas e 
informações.
• Qualidade.
• Custo: orçamento.
• Aquisições: compras de produtos e serviços 
necessários ao projeto.
• Recursos humanos: recursos humanos necessários 
ao projeto.
• Integração: garante que todas as outras áreas do 
projeto funcionem juntas.
• Stakeholders: as partes interessadas.
Essas são as dez áreas de conhecimento que devem 
ser gerenciadas em projetos.
• Para que uma empresa tenha sucesso no projeto é 
necessário:
• Eficiência: engloba cumprir o cronograma, cumprir 
orçamento, resultado e outras eficiências.
• Impacto ao cliente: está ligado a cumprir com os 
requisitos e especificações, benefícios para o 
cliente, satisfação e lealdade do cliente, 
reconhecimento da marca.
• Impacto à equipe: visa buscar a satisfação e a moral 
da equipe, desenvolver habilidades, manter e 
treinar os membros da equipe, trabalhar em um 
ambiente sem estresse e com bastante união.
• Sucesso comercial e direto: é a qualidade do 
serviço, medidas organizacionais, fluxo de caixa, 
lucros,vendas, participação no mercado.
• Preparação para o futuro: utilização de novas 
tecnologias, busca de novos mercados, evolução e 
busca de nova capacidade organizacional.
• Para identificar onde ocorrem os erros de projetos, 
é necessário estudar as suas fases. Temos a seguir 
alguns dos itens que ajudam a demonstrar aos 
gerentes de projetos os seus erros mais frequentes 
em cada fase que os compõem:
• Fase do conceito (início do projeto): falha na 
análise de viabilidade dos projetos ou análise 
malfeita. Falha na identificação dos stakeholders e 
seus interesses. Pesquisa de riscos do 
empreendimento sem profundidade. Falta de apoio 
da liderança e dos órgãos ligados ao projeto.
• Fase do planejamento do projeto: Requisitos mal 
levantados ou pesquisados. Falta de planejamento 
e/ou objetivos mal definidos. Escopo do projeto e 
do produto mal definidos. Estrutura administrativa 
imprópria. Previsões financeiras errôneas. 
Negociações contratuais deficientes.
• Fase da execução/implementação do projeto: má 
seleção dos especialistas e do time. 
Monitoramento e controle malfeitos ou 
inadequados. Comunicação fraca (ou inadequada) 
das normas e processos, dentro e fora do projeto. 
Interferências constantes de pessoas da empresa 
que julgam ter poder para tal. Falha no 
gerenciamento das expectativas dos stakeholders.
• Fase de conclusão (encerramento) do projeto: 
impossibilidade de concluir o projeto no prazo. 
Falhas no encerramento de contratos e pendências 
de pagamentos. Falhas na qualidade da entrega.
A associação PMI (Project Management Institute) 
também dispõe de uma pesquisa que traz as diversas 
causas comuns de falhas em projetos:
Vídeo 
Documentações
• Quais documentos não podem faltar?
• Entendida a importância da definição das etapas 
para a realização do controle de projetos, vamos 
mostrar quais são os documentos essenciais para a 
realização desse tipo de tarefa.
Termo de abertura do projeto
• O primeiro documento essencial é o termo de abertura, 
acordo formal ou contrato comercial. Em termos gerais, 
ele é o documento que expõe e esclarece os principais 
aspectos do projeto que se pretende acompanhar.
Plano de gerenciamento do projeto
• O plano de gerenciamento do projeto é o índice de 
referências que ele tem. Nesse documento, ficam 
armazenados todos os dados, desde o planejamento 
estratégico até a execução do projeto.
Plano de gerenciamento de escopo
• Esse é um documento que expõe os objetivos do 
seu projeto. O escopo é um tipo de briefing o qual 
contém os roteiros das atividades que devem ser 
executadas e que são necessárias para que o 
projeto seja finalizado com sucesso.
• Ele deve, obrigatoriamente, ser um documento fácil 
de entender. Assim, todos os integrantes da equipe 
poderão estar alinhados e por dentro do que está 
sendo realizado.
Gerenciamento do cronograma
• O gerenciamento do cronograma é um compilado 
contendo todas as fases de um projeto, as quais 
são separadas por mês e têm suas respectivas 
tarefas em destaque. Nele, também deve constar o 
status de cada atividade, ou seja, se foi concluída, 
está em andamento ou é contínua.
Plano de gerenciamento da equipe
• Esse documento tem por objetivo fornecer uma 
visualização rápida dos funcionários que estão 
compondo o projeto. Ele facilita a eficiência da 
execução do projeto e torna a comunicação com a 
equipe mais transparente
Plano de gerenciamento do trabalho
• O plano de gerenciamento do trabalho tem por 
objetivo manter o controle das atividades, das 
rotinas de trabalho, dos recursos, dos custos, das 
metas, dos caminhos críticos etc. Esse documento é 
a diretriz do trabalho em equipe e, portanto, 
também é um elemento crucial para realizar o 
controle de projetos.
Plano de garantia de qualidade
• Esse documento serve para avaliar o padrão de 
qualidade que as entregas de um projeto deverão 
obedecer. Geralmente, devem ser incluídas 
informações como testes de abordagem, políticas 
de qualidade, definições de desvios, checklists e 
demais métricas.
Plano de gerenciamento de riscos
• Por fim, temos um dos documentos mais 
importantes do controle de projetos. Nele, são 
relatados os riscos e suas possíveis soluções. Além 
disso, também são descritas as oportunidades e os 
planos, a fim de explorar cada um deles ao seu 
nível máximo.
Discussão Inicial da 
Proposta de trabalho
• Projeto:
- Banco de questões;
- Linguagem a ser desenvolvida;
- Competividade;
- Online;
- Ligação com Banco de Dados;
Atividade de hoje:
- Separar as equipes;
- Discutir o projeto;