ORGANIZAÇÃO SISTEMAS e METODOS OSM

Prévia do material em texto

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS E O DESIGN ORGANIZACIONAL AULA 1 Prof. Júlio Cezar Bernardelli CONVERSA INICIAL Olá, pessoal! Sejam bem-vindos à nossa primeira aula de OSM e o Design Organizacional. Neste encontro, conversaremos sobre os seguintes temas: Introdução a OSM. Organizações. Teoria Geral dos Sistemas Sistemas abertos e fechados. As organizações como sistemas. Começaremos a desvendar o que é Organização, Sistemas e Métodos (OSM) e a sua importância para as organizações. Teremos uma breve passagem pela Teoria Geral dos Sistemas para entendermos o que são sistemas abertos e fechados e finalizaremos a primeira aula com a visão das organizações funcionando como um sistema. Agora, parem tudo o que estiverem fazendo e vamos nos concentrar nesta aula. Conto com vocês. CONTEXTUALIZANDO A exigência cada vez maior de profissionais especializados, qualidade, rapidez e inovação nos produtos ofertados faz com que as organizações busquem uma forma de se estruturar para atender com eficiência e eficácia as demandas que surgem. Diversos sistemas compõem uma organização e precisam ser identificados e bem administrados pelos gestores. Além disso, saber otimizar os recursos existentes, determinando a sua melhor aplicação e criando métodos claros para o desenvolvimento das atividades necessárias, para que todos possam saber aonde a empresa quer chegar e como pretende alcançar seus objetivos, é um dos desafios para os gestores, e a OSM passa a ser uma importante aliada nesse processo. Segundo Andreoli (2015), OSM são as ferramentas encontradas pelos gestores para que os procedimentos adotados pelos integrantes do empreendimento tenham direcionamento adequado. 3 As teorias e fundamentos da OSM sofrem mudanças constantes devido às influências das novas tecnologias e pelo volume de informações que trazem novidades do mundo corporativo em todo o planeta. Por isso a necessidade de atualização do gestor é fundamental, pois, a todo instante, podem surgir novas e práticas soluções para situações que, até então, não têm sem respostas satisfatórias. Você já deve ter passado por dias turbulentos, com muitos compromissos e se perguntado: como vou dar conta de fazer tudo isso? Talvez tenha resolvido não fazer algumas coisas, por não serem tão importantes, reagendou alguns compromissos, ou, ainda, pediu ajuda a algum amigo ou parente. Mas o que importa nessa história é que você parou, analisou, selecionou, identificou a necessidade de se organizar para poder atender da melhor forma possível seus compromissos. É isso que veremos nesta disciplina, como estruturar, da melhor forma possível, os recursos disponíveis na organização, para obter o melhor resultado. Claro que, para que isso aconteça, precisamos entender a organização como um sistema, analisar o meio em que está inserida, como essa organização influência a comunidade e a sociedade da qual faz parte e como é influenciada por ela. Com base nesse contexto, veremos que a organização se comporta como um ser vivo, que aprende, cresce e se transforma buscando adaptar-se às mudanças que ocorrem no mercado. Por mais moderna e tecnológica que seja uma organização, seu principal e mais valioso recurso continua sendo o humano. São pessoas que aprendem e que transmitem o conhecimento que levam a organização a crescer e a se desenvolver dentro do mercado. Dica Leia o artigo que fala da importância da OSM e do papel do profissional de OSM dentro das organizações. É um ótimo material para aprofundamento sobre o tema desta aula. REITZ, J. J. A importância do estudo da disciplina de OSM para o acadêmico, futuro administrador. Administradores.com, 17 mar. 2014. Disponível em: . 4 TEMA 1 – INTRODUÇÃO À OSM Lembra-se de quando sua mãe mandava você organizar seu quarto? Guardar seus calçados no lugar certo e colocar as roupas sujas no cesto da lavanderia? Ela já estava lhe ensinando os princípios de OSM. Ela queria que você tivesse “um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”. Você deve ter estudado isso em Teoria Geral da Administração (TGA), em princípios básicos de Fayol, mas, se ainda não estudou essa disciplina, não se preocupe. Leia o artigo a seguir e já terá uma boa noção do que estamos falando. Dica TIAGO. Teoria clássica da administração segundo Henri Fayol. Administradores.com, 7 fev. 2018. Disponível em: . Então, OSM é só manter as “coisas” organizadas? Desde que você mantenha as “coisas” organizadas, utilizando um método claro e comprovadamente eficaz, com um sistema bem alinhado para que as “coisas” sejam produtivas e com o melhor retorno possível, você não estaria errado se pensasse dessa forma. Cada pessoa tem um jeito para organizar suas coisas, sua casa, seus pertences, seu trabalho, enfim, suas atividades diárias. Até para montar um prato com comida em um buffet cada pessoa tem suas manias. É evidente que se você colocar o arroz em cima do feijão e seu colega fizer o contrário, isso não prejudica ninguém e não afeta a estrutura do seu prato nem do buffet. No mundo corporativo é diferente, as pessoas não podem simplesmente sair fazendo as atividades como acharem melhor, ou porque gostam de fazer assim ou, ainda, porque na outra empresa que trabalhavam era assim que se fazia. Pense como seria se, em uma determinada empresa, cada pessoa resolvesse fazer as coisas do seu jeito. Vamos a um exemplo, para organizar um arquivo com fichas de cadastro de clientes, um gerente quer que organize por ordem alfabética, outro, por data de nascimento, já um terceiro, por sobrenome e, ainda, um quarto, por CPF. 5 A dificuldade de localizar um cadastro seria imensa. Por isso, a organização é fundamental e faz parte das quatro funções básicas do administrador (planejar, organizar, dirigir e controlar). Oliveira (2002) define Organizar como a forma com que a empresa ordena os recursos e as atividades que desempenha para atingir seus objetivos. Ter um sistema é ter os recursos disponíveis, sejam estes materiais, humanos, tecnológicos ou qualquer outro, distribuídos e ordenados de forma que possam responder rapidamente às demandas e incertezas, propiciando maior segurança e estabilidade para a organização, facilitando o alcance dos objetivos empresariais. O método é a forma de operacionalizar o que estava definido no planejamento inicial. É a descrição de como vamos fazer determinada atividade. É a forma ordenada de se atingir o objetivo em menor tempo e com menor desperdício. Quando falamos de OSM, estamos falando de toda estrutura hierárquica, de layout, da forma como se faz uma atividade, do tempo de execução de um trabalho, enfim, de todos os recursos disponíveis e como a empresa se estrutura para atingir de forma mais rápida e eficiente os objetivos a que se propôs. As decisões do departamento de OSM não são tomadas de uma hora para outra: elas resultam de uma série de estudos prévios sobre a estrutura e o funcionamento das organizações (Llatas, 2010). Para que essa organização possa ocorrer de forma clara e objetiva, é importante que o gestor conheça os processos da empresa, saiba o fluxo das atividades e consiga visualizar como cada colaborador participa desse ciclo de trabalho. Você aprenderá como identificar esses processos na disciplina de Gestão e Mapeamento de Processos, a qual vai ajudar muito a visualizar, mapear, descrever e definir como organizar, de forma mais produtiva, as atividades, eliminando gargalos e melhorando os procedimentos. Andreoli (2015) afirma que o melhor caminho para aproveitar ao máximo os recursos da organização e fazê-la caminhar rumo a suas metas é conhecer a melhor forma de organizar a estrutura, os procedimentos e departamentos que a compõem. Mas o que importa para este primeiro momento é saber que OSM tem como objetivo a melhoria contínua, a organização dos processos, o aumento da 6 produtividade e a busca pelo menor custo. Veremos isso passo a passo nas próximas aulas. TEMA 2 – ORGANIZAÇÕES Você já viu um formigueiro? Percebeu como as formigas andam de forma organizada e cada uma sabe exatamente o que tem de fazer? Isso é um exemplobem simples de como a organização melhora a produtividade de um grupo. Eu falei que é um exemplo simples, mas, se olharmos bem de perto, veremos que o formigueiro é uma organização formal, tem a rainha, as operárias, as formigas soldados que defendem o formigueiro, cada uma sabendo a sua responsabilidade e onde deve atuar. É bem diferente de um grupo de amigos que se reúne para jogar futebol. Esses amigos combinam o dia e o horário, mas cada um vai do seu jeito, cada um tem uma chuteira diferente, um jeito diferente de chegar ao campo e, algumas vezes, definem a posição de cada jogador na hora do jogo. Durante o jogo, ainda podem trocar de posição, o goleiro passa a jogar na linha e o centroavante vai para o gol. Isso acontece porque é um grupo informal, um grupo de amigos. Essa informalidade não deve acontecer em uma empresa. As empresas necessitam de um planejamento e organização para que os seus objetivos possam ser alcançados de forma mais rápida e segura. Dica Assista a esse vídeo, perceba os tipos de lideranças e as inovações que são propostas e, algumas vezes recusadas, por mexerem com a estrutura já existente. VIDA de Inseto – organizações. Disponível em: . O que achou? Conseguiu ligar o vídeo com o seu trabalho? Conhece organizações que tem alguma semelhança com o contexto apresentado? A palavra organização tem origem grega, organon, que significa ferramenta, instrumento ou utensílios, ou seja, a origem da palavra denota algo 7 com o que se trabalha com objetivo de alavancar ou potencializar esforços (Andreoli, 2015). Você vive em uma sociedade repleta de organizações, e vai passar a maior parte da sua vida envolvido com algum tipo de organização. Perceba que as pessoas se organizam para atingir algum objetivo, para produzir alguma coisa que normalmente não conseguiriam fazer sozinhas ou porque compartilham de uma mesma ideia, crença, torcida ou qualquer outro motivo que crie algum tipo de ligação ou sentimento coletivo. Vejamos alguns exemplos de organizações que você pode fazer parte: sua igreja; sua faculdade; seu clube social; seu partido político; seu clube de futebol. Enfim, você está sempre fazendo parte de alguma organização, até mesmo sua família é uma organização, mesmo que você ache que ela não é tão organizada como você gostaria, mas, quem sabe, aplicando um pouquinho dos princípios de OSM, você melhora esse aspecto de sua vida. Chiavenato (2011) diz que as organizações devem ser vistas como um organismo social vivo e, o qual está sujeito a mudanças e interferências durante toda a sua existência. Por que ele fala isso? Porque as organizações são compostas por pessoas que têm objetivos comuns e que estão presentes em uma sociedade a qual influencia a organização e sofre influência desta. É uma questão de adaptação, de querer atender às necessidades dessa sociedade. De forma resumida, podemos dizer que organização é a união de indivíduos em busca de um objetivo comum por meio do uso dos recursos disponíveis, organizados sistemática e propositadamente de forma a produzir o melhor resultado possível. 8 TEMA 3 – TEORIA GERAL DOS SISTEMAS A Teoria Geral dos Sistemas surgiu com os trabalhos de um biólogo austríaco chamado Ludwig von Bertalanffy, em torno de 1930, mas foi empregada com mais entusiasmo na administração a partir de 1960. Essa teoria fala que o todo é composto por pequenas partes que trabalham com a finalidade de atingir o mesmo objetivo, assim, o resultado do todo é maior que a soma das partes. Llatas (2010), citando Rebouças (2009, p. 6), afirma que um sistema pode ser definido como “um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam função específica”. Em outras palavras, “sistemas são compostos por partes que cumprem papéis distintos a fim de atingir um objetivo coletivo” (Llatas, 2010). É necessário ter uma visão sistêmica sem perder o individual, mas não podemos nos concentrar apenas na parte sem perceber de que forma essa parte se encaixa no todo. Andreoli (2015) define sistema como “a somatória de dois ou mais elementos, chamados de subsistemas, que interagem – e, por isso, têm relação de mútua dependência – para alcançar um propósito em comum”. Dica Veja o vídeo com Idalberto Chiavenato dando uma breve explicação da importância da visão sistêmica para o administrador. ADM. Idalberto Chiavenato fala sobre visão sistêmica. Disponível em: . O que achou? Conseguiu ligar o vídeo com o seu trabalho? Conhece organizações que tem alguma semelhança com o contexto apresentado? Tenho certeza que você sabe o que é um sistema, mas, se você tem alguma dúvida, ou não se lembra, vamos recordar. A palavra sistema tem origem grega, synístanai, que significa “colocar junto” (Andreoli, 2015). 9 Estamos cercados por diversos tipos de sistemas, alguns fáceis de serem percebidos e outros nem tanto. Alguns exemplos de sistemas: sistema bancário; sistema de entregas dos Correios; sistema de segurança; sistema solar. Começou a lembrar? Há também alguns sistemas mais próximos a você: respiratório; cardiovascular; muscular; digestório. Agora ficou fácil entender o que é um sistema, certo? Mas consegue definir o que é um sistema? Vamos supor que você tenha um sistema de segurança na sua casa. O que compõe esse sistema? Apenas uma câmera? Claro que não. Figura 1 – Equipamentos de sistema de segurança Para que um sistema de segurança funcione perfeitamente, é preciso que tenha câmeras, fiação, monitor, computador, energia e outros detalhes. Esses equipamentos e materiais de apoio separadamente são apenas peças, mas a soma dessas peças, colocadas em uma sequência lógica, vai gerar o conjunto que você precisa para ter o seu monitoramento de segurança. Essas peças trabalhando em conjunto com a mesma finalidade, que é o monitoramento para sua segurança, é o que chamamos de sistema. 10 Então, podemos dizer que sistema é um conjunto de partes que formam um todo. Observe que cada pedacinho do seu sistema de segurança, como a fiação e a energia, tem o seu papel dentro desse sistema. Essas partes isoladamente não representam muita coisa, mas, quando se juntam, o resultado é muito maior do que o individual. Todas as partes trabalham para o resultado final, um mesmo objetivo, que é proporcionar segurança. Observe que o computador, que faz parte desse sistema, também tem diversas partes que o compõem, então, podemos dizer que o computador é um sistema, porque ele tem diversas partes que juntas o fazem funcionar. Como o computador faz parte do sistema de segurança, podemos dizer que o computador também é um subsistema do sistema de segurança. O que a teoria geral dos sistemas quer nos ensinar é que não devemos analisar apenas uma parte do sistema isoladamente e falar que por essa análise o sistema está funcionando bem ou não. Sistemas são compostos por partes que cumprem papéis distintos a fim de atingir um objetivo coletivo (Llatas, 2010). Se você olhar o monitor do seu sistema de segurança e perceber que ele está ligado, ou seja, ele está funcionando, você pode afirmar que todo o sistema está funcionando? Não podemos afirmar que o sistema está em perfeito funcionamento analisando apenas uma de suas partes, pois, como no exemplo do sistema de segurança, a sua câmera poderia estar queimada. Portanto, é preciso analisar o sistema como um todo. Sabe quando você tem uma intoxicação alimentar? Não é apenas o seu estômago que sofre. Essa intoxicação vai se refletir em todo seu organismo. Provavelmente você terá dor de cabeça, mal-estar, fraqueza muscular e outros sintomas. É preciso cuidar do corpo todo, e não apenas do estômago. É a mesma coisa dentro de uma organização, não basta olhar apenas um setor que está indo bem e achar que toda empresa vai bem. Lembre-se: assim como uma infecção em apenas um pequeno órgão do corpo humano pode adoecer o corpo todo e até levar à morte, um setor que não vai bem pode afetar toda a estrutura organizacional e levar à falência. 11 TEMA 4 – SISTEMAS ABERTOS E FECHADOS Todo sistematem entradas (de insumos/matéria-prima), processamento (transformação dos insumos/matéria-prima) e saída (entrega do bem transformado à sociedade). Um sistema é composto por diversas partes que são interdependentes e interagentes para realizar o propósito da existência do sistema. Os sistemas são compostos de entradas (inputs), processamento, saídas (outputs) e subsistemas de retroalimentação (feedback), além do objetivo e do ambiente em que atuam (Andreoli, 2015). Agora que sabemos o que é um sistema e como ele é formado, vamos entender a diferença entre sistema fechado e sistema aberto. Imagine um relógio trabalhando com todas as suas engrenagens funcionando perfeitamente. Esse relógio não sofre influência do meio externo e trabalhar por si só não depende de nada externo para continuar funcionando. Claro, isso é uma teoria, uma vez que sabemos que o relógio vai depender que alguém lhe de corda ou de uma bateria. Mas o exemplo serve para você entender que isso seria um sistema fechado, que não troca informação com o meio. Sistemas fechados não realizam trocas com o meio, não influenciam e nem são influenciados pelo ambiente. São os sistemas mecânicos, como equipamentos e máquinas que operam sempre da mesma forma e produzem resultados previstos. Também são chamados de sistemas mecânicos ou determinísticos. Para nossos estudos, vamos focar nos sistemas abertos, que é a classificação em que nossas organizações se encaixam. Sistema aberto está em constante troca com o ambiente, influencia e sofre influência do meio em que está inserido. Tem a capacidade de crescer e se transformar, buscando a adaptabilidade e a melhor condição para sua sobrevivência no mercado. Também são chamados de sistemas orgânicos. Figura 2 – Modelo genérico de sistema aberto 12 Diferentemente do sistema fechado, o sistema aberto consegue responder mais rapidamente às mudanças e necessidades do ambiente. TEMA 5 – AS ORGANIZAÇÕES COMO SISTEMAS Podemos dizer que vivemos em uma sociedade de organizações, ou seja, que as organizações desempenham papel imperativo na sociedade moderna (Chiavenato, 2011). Toda organização é um sistema aberto porque troca informações com o meio em que está inserida, influencia e recebe influências desse meio. Figura 3 – Organizações como sistemas As organizações são influenciadas por medidas governamentais, sindicatos, clientes, fornecedores, concorrentes e pela sociedade como um todo. É importante que a organização saiba dar respostas rápidas às mudanças que ocorrem todos os dias, pois, como um organismo vivo, não pode ser estática, 13 ela precisa acompanhar as mudanças e oferecer a esse ambiente seus produtos e, até mesmo, criar na sociedade e no meio em que está inserida a necessidade de seus produtos. Vimos que sistema é a soma de duas ou mais partes que interagem para atingir um objetivo. As organizações são constituídas por diversas partes (setores e departamentos) que, mesmo tendo cada uma delas uma atividade específica e bem definida, são interdependentes e interagentes. Chiavenato (2003) aponta algumas características que as organizações como sistemas abertos apresentam. 1. Comportamento probabilístico e não determinístico. 2. As organizações como partes de uma sociedade maior e constituídas de partes menores. 3. Interdependência das partes. 4. Homeostase ou “estado firme”. 5. Fronteiras ou limites. 6. Morfogênese. 7. Resiliência. (Chiavenato, 2003) Vamos entender melhor essas características. 5.1 Comportamento probabilístico e não determinístico Em um ambiente determinístico, seria fácil prever os resultados e fatos seguintes, mas as organizações fazem parte de um ambiente em constante mudança e sobre o qual não têm controle, com isso, seu comportamento passa a ser sobre as probabilidades de mudanças, pois não há uma previsão detalhada dos possíveis acontecimentos. 5.2 As organizações como partes de uma sociedade maior e constituídas de partes menores As organizações são sistemas dentro de outros sistemas maiores. 5.3 Interdependência das partes Como a organização não é um sistema mecânico, não podemos alterar uma de suas partes sem afetar as demais. Seus subsistemas estão em sinergia e qualquer mudança em um setor vai refletir em todo o sistema. 5.4 Homeostase ou “estado firme” 14 É a capacidade de a organização manter seu equilíbrio interno mesmo com as variáveis externas sofrendo alterações. 5.5 Fronteiras ou limites Determinar onde o sistema começa e termina nem sempre é fácil. O que faz parte do sistema e o que é sobreposição de outros pode ser uma linha difícil de traçar, uma vez que essa fronteira nem sempre existe fisicamente. 5.6 Morfogênese É a capacidade de as organizações se adaptarem, alterando sua forma, determinando o ritmo de crescimento e se corrigindo para melhorar seu desempenho. 5.7 Resiliência É a capacidade de suportar pressões externas sem perder sua capacidade produtiva e sua organização. É suportar distúrbios e retornar ao seu ponto de equilíbrio após o evento que o provocou. TROCANDO IDEIAS A empresa em que você trabalha é um sistema aberto. Que tal fazer uma lista com alguns setores e instituições que influenciam sua empresa e postar no fórum da disciplina que está disponível no AVA? Com isso, você estará contribuindo com seus demais colegas de UTA. NA PRÁTICA Duas questões para revisarmos alguns tópicos abordados nessa aula. 1. Uma definição correta para sistema é: a) Um todo dividido em partes distintas, mas sem ligação direta entre elas. b) Dois ou mais elementos interagindo de forma ordenada para atingirem um único objetivo em comum. c) Forma pela qual os recursos são utilizados tentando dar o melhor resultado para os acionistas. d) Preparação dos funcionários para organizar equipamentos em época de turbulências no mercado consumidor. 15 e) A produção de bens para venda e geração de lucro aos concorrentes. 2. Uma boa definição para organização é: a) A forma pela qual os recursos são transformados e colocados no mercado consumidor. b) A forma pela qual os recursos e atividades da empresa são ordenados para que os objetivos dos concorrentes sejam atingidos. c) A forma pela qual os recursos e atividades dos fornecedores são ordenados e agrupados para que os objetivos da organização sejam atingidos. d) A forma pela qual os recursos e as atividades da empresa são ordenados e agrupados para que os objetivos do negócio sejam alcançados. e) A forma pela qual os recursos e atividades da empresa são agrupados e desordenados para tentar atingir de forma mais rápida e eficaz os desejos dos clientes. FINALIZANDO Finalizamos nossa primeira aula. Nesta aula, vimos os conceitos introdutórios de OSM. Compreendemos o que são organizações e como são importantes para a sociedade. Conhecemos a Teoria Geral dos Sistemas e conceituamos sistemas abertos e fechados, identificando suas diferenças e, por fim, entendemos as organizações como sistemas abertos. REFERÊNCIAS ANDREOLI, T. P. OSM: organização, sistemas e métodos. Curitiba: InterSaberes, 2015. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 8. ed. São Paulo: Elsevier, 2011. ______. Introdução à Teoria Geral da Administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 7. ed. ver. e atual. São Paulo: Elsevier, 2003. LLATAS, M. V. OSM, uma visão contemporânea. São Paulo: Pearson, 2010. OLIVEIRA, D. de P. R. de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 13. ed. São Paulo: Atlas, 2002. 17 RESPOSTAS 1 – Alternativa correta – letra B. 2 – Alternativa correta – letra D.