Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
1 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Introdução ao MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 2 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Direitos desta edição reservados A Voitto Treinamento e Desenvolvimento www.voitto.com.br Supervisão editorial: Thiago Coutinho de Oliveira Preparação de texto: Thiago Coutinho de Oliveira Versão 6.0 É PROIBIDA A REPRODUÇÃO Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transmitida por meios eletrônicos ou gravações sem a permissão, por escrito, do editor. Os infratores serão punidos pela Lei n° 9.610/98. http://www.voitto.com.br/ 3 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos “Sorte é o que acontece quando a preparação encontra a oportunidade.” Elmer Letterman 4 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Sumário MÓDULO 1 ....................................................................................................................................... 6 1.1. INTRODUÇÃO AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS ................................................................................ 6 1.1.1. O que é projeto? ..................................................................................................................6 1.1.2. Projeto x Processo ...............................................................................................................6 1.1.3. O que é Gerenciamento de Projetos? ................................................................................7 1.1.4. PMI e PMBOK ......................................................................................................................8 1.1.5. O Gerente do Projeto ..........................................................................................................9 1.1.6. Partes interessadas ............................................................................................................10 1.1.7. Processos de Gerenciamento de Projetos ........................................................................11 1.1.8. Ciclo de vida de um projeto .............................................................................................13 1.1.9. Por que os projetos fracassam?........................................................................................14 1.1.10. Áreas do gerenciamento de Projetos ..........................................................................14 1.1.11. Gerenciamento de Portfólios .......................................................................................16 1.1.12. Gerenciamento de Programas ....................................................................................17 1.1.13. Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) .......................................................19 1.1.14. Estrutura Organizacional .............................................................................................20 1.1.15. Exercícios de Fixação – Gerenciamento de Projetos ..................................................23 1.2. INTRODUÇÃO AO MS PROJECT ......................................................................................................... 24 1.2.1. Guia Tarefa ........................................................................................................................25 1.2.2. Guia Recurso ......................................................................................................................36 1.2.3. Guia Relatório ....................................................................................................................37 1.2.4. Guia Projeto .......................................................................................................................38 1.2.5. Guia Exibir ..........................................................................................................................40 5 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.3. RESUMO DO MÓDULO 1 .................................................................................................................. 43 6 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Módulo 1 1.1. Introdução ao Gerenciamento de Projetos 1.1.1. O que é projeto? De acordo com o PMBOK 6ª edição, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. O fator temporário significa que todos os projetos possuem um início e final definidos. Quando é mencionado que um projeto cria entregas exclusivas, podemos entender que são: produtos (um item final ou um componente de outro item) produzidos; a capacidade de realizar serviços (por exemplo, funções de negócios); ou resultados finais (como documentos, por exemplo, gerados em projetos de pesquisa que geram conhecimentos). A elaboração progressiva é uma característica do plano de projeto que ocorre no decorrer do ciclo de vida do projeto, dado o seu potencial de mudança. Elaboração progressiva significa desenvolver em etapas e continuar por incrementos. Por exemplo, o escopo do projeto será descrito de maneira geral no início do projeto, e se tornará mais explícito e detalhado conforme a equipe do projeto desenvolve um entendimento mais completo dos objetivos e das entregas. A elaboração progressiva não deve ser confundida com aumento do escopo. 1.1.2. Projeto x Processo Um projeto sempre produzirá um resultado exclusivo, pois não existem projetos iguais. Outra característica é que um projeto possui início e fim bem definidos. Já um processo ocorre em ciclos de forma repetitiva e produzindo resultados com variações baixíssimas. Um projeto pode ser realizado para produzir um processo. Por exemplo, podemos fazer um projeto de desenvolvimento de um carro. Ao finalizar, pode ser montada uma linha de processo que irá produzir o mesmo carro repetidas vezes. Outro exemplo é ter um projeto de desenvolvimento de um produto. Em seguida esse produto será adicionado à linha de produção para que sejam produzidos os lotes. 7 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Exemplos de Projetos: Construção de uma casa; Desenvolvimento de um novo produto; Publicação de um livro; Realização de uma viagem. Exemplos de Processos: Fabricação de carros em uma fábrica; Compra de materiais; Tabulação de pesquisa de satisfação; Pagamento de funcionários. 1.1.3. O que é Gerenciamento de Projetos? Conforme o PMBOK, Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da utilização e integração dos seguintes grupos de processos de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. O gerente de projetos é a pessoa responsável pelo cumprimento dos objetivos do projeto. Gerenciar um projeto inclui: Identificação dos requisitos; 8 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Balanceamento das restrições conflitantes (porém sem limitar-se) de qualidade, escopo, tempo, custo, recursos e risco; Adaptação às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das diversas partes interessadas (stakeholders) à medida que o projeto é planejado e executado. As organizações realizam um trabalho para atingir um conjunto de objetivos, podendoser classificado como projeto ou operações. As operações são uma função organizacional que realizam a execução contínua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um serviço competitivo, como, por exemplo, operações de fabricação ou contabilidade. Os projetos e as operações compartilham as seguintes características: São realizados por pessoas; São limitados por restrições, incluindo restrições de recursos; São planejados, executados, monitorados e controlados; Realizados para atingir objetivos organizacionais ou planos estratégicos. 1.1.4. PMI e PMBOK O Project Management Institute (PMI) é uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa inúmeros profissionais de gerenciamento de projetos. Em 2011, foi considerada a maior associação do gênero no mundo, uma vez que integra mais de 260.000 membros em cerca de 170 países. Seus principias objetivos são: Formular padrões profissionais de gestão de projetos; Gerar conhecimento por intermédio da investigação; Promover a gestão de projetos como profissão através de seus programas de certificação. O PMI organiza o conjunto das melhores práticas em gerenciamento de projeto do mundo em um guia chamado Project Management Body of Knowledge (PMBOK), considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área no mundo. O Guia já se encontra em sua sexta edição. 9 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.1.5. O Gerente do Projeto Os gerentes de projetos são designados pela organização executora para atingir os objetivos do projeto. Vale ressaltar que gerente do projeto, aqui, não é o nome de um título formal de cargo administrativo. É a designação do responsável pelo gerenciamento do projeto. Responsável pelo seu sucesso ou fracasso, mesmo quando lhe forem impostas condições absolutamente desfavoráveis. Hoje, existem profissionais cujo cargo é Gerente de Projetos. Significa que este profissional tem como missão institucional gerenciar projetos. É comum, porém, que profissionais que ocupam os mais diversos cargos sejam designados, em determinado momento de suas vidas profissionais, como responsáveis por um projeto. Neste momento o profissional passa a ser o gerente deste projeto. Esta posição requer flexibilidade, bom senso, liderança forte e habilidades de negociação, além de conhecimento sólido das práticas de gerenciamento de projetos. Ele precisa ao mesmo Requisitos da certificação PMP Para se candidatar à certificação PMP você precisa ter: Formação de quatro anos (bacharel ou equivalente); Mínimo de três anos de experiência no gerenciamento de projetos; Mínimo de 4.500 horas de liderança e direção de projetos; 35 horas de formação em gerenciamento de projetos. Ou Diploma de ensino médio (ensino médio ou equivalente); Mínimo de cinco anos de experiência no gerenciamento de projetos; Mínimo de 7.500 horas de liderança e direção de projetos; 35 horas de formação em gerenciamento de projetos. Veja também: 10 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos tempo ser capaz de entender os detalhes do projeto, e gerenciá-lo com uma perspectiva global. São atribuições comuns ao gerente do projeto, mas não se limitam a: Elaboração dos planos do projeto; Direção da execução do projeto; Monitoramento e controle do projeto (inclui riscos); Medição do desempenho do projeto (inclui fornecimento de relatórios); Relacionamento com os stakeholders do projeto; Gerenciamento do escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, riscos, comunicações e aquisições do projeto. O Gerente do Projeto deve ter autoridade suficiente para realizar suas atribuições. Esta autoridade, no âmbito do projeto, é concedida pelo patrocinador. Sem autoridade suficiente o Gerente do Projeto terá dificuldades em incorporar os recursos necessários ao cumprimento de seus objetivos. 1.1.6. Partes interessadas As partes interessadas são pessoas ou organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou término do projeto. Elas também podem exercer influência sobre o projeto, suas entregas e sobre os membros da equipe. Parte da responsabilidade do gerente é balancear os interesses e garantir que a equipe interaja com as partes interessadas de maneira profissional e cooperativa. As partes interessadas incluem: Tarefa Prática: 11 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Clientes/usuários (internos ou externos); Patrocinador; Fornecedores; Gerentes funcionais; Equipe do projeto; Escritório de projetos; Gerente de projetos. 1.1.7. Processos de Gerenciamento de Projetos Como processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas capazes de gerar resultados, o gerenciamento de projetos pode ser estruturado em processos específicos. Na verdade, os efetivos ganhos de eficiência na realização de projetos ocorrem quando são gerenciados de acordo com os processos. O PMI, no PMBOK, sugere cinco grupos de processos: Cada grupo de processos contém um conjunto de processos capazes de gerar os resultados esperados do projeto. O guia PMBOK relaciona os processos utilizados por profissionais e 12 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos organizações no mundo inteiro para gerenciar seus projetos. Cada organização, porém, deverá identificar dentre os processos, ou boas práticas, disponíveis, quais serão adequados às suas necessidades específicas. Os grupos de processos não são fases do projeto. São genéricos, ou seja, aplicam-se a todo e qualquer projeto e repetem-se ao longo do seu ciclo de vida. Por exemplo, o processo de iniciação ocorre quando o projeto é autorizado e quando cada fase do projeto tem sua autorização de início. O processo de planejamento é o ato de “pensar” o que será feito em cada fase. Seu principal objetivo é elaborar o plano do projeto. Em cada fase, este plano deve ser consultado e executado no processo de execução. Os processos de encerramento ocorrerão toda vez que uma parte do projeto for concluída, ou seja, realizada uma entrega de fim de fase. A etapa de monitoramento e controle ocorre desde que as primeiras ações do projeto são realizadas até o seu término. Os grupos de processos de gerenciamento apresentam interações entre si ao longo do ciclo de vida do projeto. O PMBOK é composto de 49 processos. Eles estão divididos da seguinte forma: Iniciação – 2 processos; Planejamento – 24 processos; Execução – 10 processos; Monitoramento e Controle – 12 processos; Encerramento – 1 processo. Veja também: : 13 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.1.8. Ciclo de vida de um projeto O ciclo de vida de um projeto consiste em suas fases, que geralmente são sequenciais ou que às vezes se sobrepõem. O ciclo de vida pode ser definido ou moldado de acordo com os aspectos exclusivos da organização, indústria ou tecnologia empregada. O ciclo de vida oferece uma estrutura básica para o gerenciamento de projeto, independentemente do trabalho específico envolvido, e consiste em: Início do projeto; Organização e preparação; Execução do trabalho do projeto; Encerramento do projeto. É necessário ter cuidado para distinguir o ciclo de vida do projeto do ciclo de vida do produto. Geralmente o ciclo de vida de umprojeto está contido em um ou mais ciclos de vida do produto. Todos os projetos têm um fim ou objetivo, mas nos casos onde o objetivo é um serviço, pode-se definir um ciclo de vida para o serviço em vez de um ciclo de vida de produto. 14 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.1.9. Por que os projetos fracassam? Comunicação mal conduzida; Conflitos mal resolvidos; Objetivos e metas mal estabelecidos ou não são compreendidos pela equipe; Projeto baseado em informações insuficientes ou inadequadas; Tempo insuficiente dedicado para o planejamento; O produto do projeto não estava bem definido; Excesso de retrabalho; As expectativas não estavam alinhadas com a realidade do projeto; Não foram considerados eventos (riscos) que impactaram o projeto; As mudanças não foram controladas; Não foram consideradas as questões políticas e culturais envolvidas. 1.1.10. Áreas do gerenciamento de Projetos As três primeiras áreas a serem estudadas pelo PMI foram: prazo, custo e qualidade. Eles são chamados de trinômio sagrado do gerenciamento de projetos. 15 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Nessa estrutura ocorre um balanceamento das partes, ou seja, um trade-off das três. Por exemplo, se você deseja ter alta qualidade e baixo prazo, os custos serão elevados. Se quiser um projeto de baixo custo e em pouco tempo, a qualidade será prejudicada. Os estudos posteriores transformaram o triângulo inicial tipo l em um quadrado ao acrescentar o gerenciamento do escopo. Posteriormente, mais quatro áreas foram incluídas: recursos humanos, riscos, comunicações e aquisições. 16 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Finalmente, foram acrescentadas mais duas áreas: gerenciamento das partes interessadas (stakeholders) e o gerenciamento da integração, que veio para integrar todas as áreas de conhecimento: 1.1.11. Gerenciamento de Portfólios Portfólio é um conjunto de projetos ou programas, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos. Os projetos ou programas do portfólio não são necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados. 17 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Por exemplo, uma empresa de infraestrutura pode compor um portfólio que inclua uma mescla de projetos em petróleo/gás, energia, água, estradas, ferrovias e aeroportos. A partir dessa mescla, a empresa pode escolher gerenciar projetos relacionados como um programa. Todos os projetos de energia podem ser agrupados como um programa de energia. Da mesma forma, todos os projetos de água podem ser agrupados como um programa de água. O gerenciamento de portfólios se concentra em garantir que os projetos e programas sejam analisados a fim de priorizar a alocação de recursos, e que o gerenciamento do portfólio seja consistente e esteja alinhado às estratégias organizacionais. 1.1.12. Gerenciamento de Programas Um programa é definido como um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Os programas podem incluir elementos de trabalho relacionado fora do escopo de projetos distintos no programa. Um projeto pode ou não fazer parte de um programa, mas um programa sempre terá projetos. O gerenciamento de programas é definido como o gerenciamento centralizado e coordenado de um programa para atingir os objetivos e benefícios estratégicos do mesmo. Os projetos dentro de um programa são relacionados através do resultado comum ou da capacidade coletiva. Se a relação entre projetos for somente a de um cliente, vendedor, tecnologia ou recurso compartilhado, o esforço deve ser gerenciado como um portfólio de projetos e não como um programa. 18 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Veja também: A relação entre áreas de conhecimento e processos do PMBOK 5ª edição. O diagrama detalhado da 6ª edição está no material complementar. 19 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.1.13. Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto. A principal função de um PMO é dar suporte aos gerentes de diversas maneiras, por exemplo: Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos administrados pelo PMO; Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento; Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão; Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos e modelos padrões de gerenciamento de projetos por meio de auditorias; Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários e outras documentações compartilhadas (ativos de processos organizacionais); Coordenação das comunicações entre projetos. Gerenciamento de Portfólio Programa de Energia Projeto Petróleo e Gás Projeto Eficiência Energética Projeto Usina Hidrelétrica Programa de Infraestrutura Projeto de Estradas Projeto de Ferrovias Projeto de Instalações 20 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.1.14. Estrutura Organizacional A estrutura organizacional é um fator ambiental da empresa que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a maneira como os projetos são conduzidos. As estruturas organizacionais variam de funcionais a orientadas a projetos, com diversas estruturas matriciais entre elas. Seguem as principais: a. Estrutura Funcional É uma hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido. No nível superior, os funcionários são agrupados por especialidade, como produção, marketing, engenharia e contabilidade. b. Estruturas Matriciais Fracas, Matriciais Balanceadas e Matriciais Fortes São uma combinação de características das organizações funcionais e das orientadas a projetos. As matrizes fracas mantêm muitas das características de uma organização funcional e o papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um coordenador ou facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito. As matrizes fortes possuem muitas das características da organização orientada a projetos e podem ter gerentes de projetos em tempo integral com autoridade considerável e pessoal administrativo trabalhando para o projeto em tempo integral. Enquanto a organização matricial balanceada reconhece a necessidade de um gerente de projetos, ela não fornece a ele autoridade total sobre o projeto e sobre seu financiamento. 21 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Estrutura Matricial Fraca: Estrutura Matricial Balanceada: 22 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Estrutura Matricial Forte: c. Estrutura Orientada a Projetos Em uma organização orientadaa projetos, os membros da equipe geralmente são alocados juntos. A maior parte dos recursos da organização está envolvida no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade. As organizações orientadas a projetos em geral possuem unidades organizacionais denominadas departamentos, mas esses grupos se reportam diretamente ao gerente de projetos ou oferecem serviços de suporte aos vários projetos. 23 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.1.15. Exercícios de Fixação – Gerenciamento de Projetos 1. O trabalho operacional é diferente do trabalho no projeto porque: a. É um trabalho exclusivo. b. É um trabalho temporário. c. É um trabalho contínuo e repetitivo. d. É um trabalho parte de todas as atividades do projeto. 2. Em uma organização por projeto, a equipe do projeto: a. Está subordinada a muitos chefes. b. Não é fiel ao projeto. c. Está subordinada ao gerente funcional. d. Nem sempre terá que ficar em um local fixo, podendo se movimentar. 3. Qual das opções a seguir é uma característica de processos de gerenciamento de projetos? a. Padronização. b. Exclusividade. c. Irrelevância. d. Iteratividade. 4. Verdadeiro ou Falso. Considerando a definição de escritório de projetos segundo o PMBOK, analise as alternativas que se seguem e selecione a opção que corresponde ao resultado de sua análise: ( ) O escritório de projetos ou PMO é uma entidade organizacional à qual devem ser atribuídas responsabilidades relacionadas à elaboração de contratos, mas não ao gerenciamento de projetos. 24 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos ( ) O escritório de projetos ou PMO pode ter responsabilidades que variam desde o fornecimento de funções de suporte ao gerenciamento de projetos, até o gerenciamento direto de um projeto. ( ) Um escritório de Projetos ou PMO é o órgão responsável pela emissão dos certificados PMP na organização, em especial a autorização de documentos de requisitos e demais especificações de escopo e esforço distinto. 5. Das opções abaixo, qual não é uma característica de um gerente de projeto. a. Liderança forte b. Boa Negociação c. Inflexibilidade d. Bom senso 6. Qual grupo de processo possui a maior quantidade de processos relacionados? a. Iniciação b. Planejamento c. Execução d. Monitoramento e Controle 1.2. Introdução ao MS Project Para quem já conhece as ferramentas do pacote Office, irá se familiarizar com o MS Project, principalmente quem já trabalhou com o Excel. O formato de preenchimento, como se fossem células, e alguns atalhos do Excel funcionam no Project, porém este é uma ferramenta menos flexível do que o Excel. O Project é uma ferramenta muito utilizada no gerenciamento de projetos, pois ele é um software de gestão que consegue trabalhar alinhado à utilização de recursos, custos e cronograma. Além disso, podemos resolver problemas de superalocação de recursos, caminho crítico e demais problemas através das funcionalidades da ferramenta. Vejamos: 25 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Vamos conhecer primeiramente as guias do MS Project: 1.2.1. Guia Tarefa a. Exibir: Aqui são selecionados os diversos formatos que o MS Project pode representar. Vamos ver cada uma delas preenchidas para contextualização, mas não se preocupem com os detalhes agora, pois serão apresentados adiante no material: Exemplo 1 – Demonstração 26 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Calendário: apresenta o formato tradicional de calendário e como as atividades estão atribuídas aos dias. Fique atento à aba Formato, pois sempre terá o nome do formato de exibição (Gráfico de Gantt, Calendário, Planilha de Recursos). Diagrama de Rede: Um Diagrama de Rede é uma maneira gráfica de exibir tarefas, dependências e o caminho crítico de seu projeto. As caixas (ou nós) representam tarefas, e dependências são mostradas como linhas que conectam essas caixas. 27 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Gráfico de Gantt: Desenvolvido em 1917, pelo engenheiro mecânico Henry Gantt, o diagrama de Gantt é um gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo, representando o início e fim de cada fase, aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico. 28 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Linha do Tempo: Uma linha do tempo poderá ser muito útil quando você precisar fornecer uma visão global do projeto. Apresenta as informações de forma profissional, exibindo as principais tarefas e marcos. Muito útil para qualquer reunião de status. Planilha de recursos: Os recursos normalmente são pessoas incluídas no plano de projeto, com ou sem tarefas atribuídas. Entretanto, um recurso também pode incluir qualquer item usado para concluir um projeto, como equipamentos e outros materiais. 29 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Uso da Tarefa: Indica quanto tempo será necessário para a realização de cada tarefa e como os recursos foram alocados de modo que o tempo total de tarefa seja cumprido. Utilizada para evitar as superalocações. 30 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Formulário de Recursos: o modo de exibição Formulário de Recursos fornece informações detalhadas sobre recursos individuais. É especialmente útil para apresentar uma visão isolada do trabalho de determinado recurso e em quais tarefas será alocado, além de fornecer informações sobre o nivelamento. Formulário de Tarefas: permite fazer o gerenciamento de todas as tarefas pertencentes ao projeto, realizar alterações e visualizar algumas outras informações referentes ao andamento e conclusão da tarefa. 31 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Gráfico de Gantt de Controle: Possui a mesma representação temporal do gráfico de Gantt já apresentado acima, porém diferencia as tarefas. As barras em vermelho constituem o caminho crítico do projeto. Já as barras azuis representam as tarefas que possuem margem de atraso (ou seja, podem ser atrasadas em alguns dias sem que comprometam a data final do projeto). 32 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Gráfico de Recursos: Gráfico de recursos pode ser utilizado para: verificar quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação; verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar; a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha para determinar; quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional; e analisar os custos dos recursos. 33 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Planejador de Equipe: Você pode visualizar rapidamente o trabalho dos membros da sua equipe e transferir tarefas de uma pessoa para outra. É possível também exibir e atribuir um trabalho não atribuído, visualizar superalocações e ver nomes de tarefas e recursos em um modo de exibição eficiente. Por exemplo, se um recurso está superalocado, basta você arrastar uma tarefa de um recurso para outro, e a superalocação desaparece. Planilha de Tarefas: Exibe apenas as tarefas inseridasno software, sem a visualização do Gráfico de Gantt mencionado acima. As visualizações são as mesmas que aparecem. 34 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Uso do Recurso: Exibe as tarefas destinadas a cada recurso e a utilização deste. Como informações adicionais, são visualizadas as unidades de cada recurso, grupo a que pertencem e demais informações. b. Área de Transferência: Possui as mesmas funcionalidades das ferramentas do Pacote Office. Por exemplo, copiar, colar, colar especial e pincel de formatação. 35 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos c. Fonte: Possui as mesmas funcionalidades das ferramentas do Pacote Office. Por exemplo, fonte, preenchimento e cores. d. Cronograma: Possui algumas opções que já permitem o gerenciamento do cronograma. Por exemplo, estabelecer vínculos entre tarefas, determinar a porcentagem de conclusão destas, tornar uma tarefa inativa e agrupar pacotes de trabalho às entregas. e. Tarefas: A partir da versão 2010, pode ser diferenciado o agendamento das tarefas em: automático e manual. Veremos a diferença mais adiante. Uma das opções interessantes é a inspeção de tarefa, a qual apresenta o detalhamento de cada tarefa, predecessoras, início, término e duração. f. Inserir: Podem ser inseridas tarefas, resumo de tarefas e etapas de projeto. 36 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos g. Propriedades: Mostra todas as propriedades da tarefa selecionada no que diz respeito às informações de tempo, início/término, predecessoras, anotações e outros. A opção “Informações” abre uma janela com todas essas informações. h. Edição: A opção de “Rolar até a Tarefa” é muito útil quando o gráfico de Gantt está extenso e o grupo de tarefas é muito grande, dificultando a localização das tarefas nas representações gráficas. 1.2.2. Guia Recurso a. Atribuições e Inserir: Podem ser feitas as atribuições de recursos às tarefas, pool de recursos entre projetos relacionados, substituir recursos dentro de um projeto e adicionar recursos à planilha de recursos. 37 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos b. Propriedades: Podem ser visualizadas, inseridas e modificadas as informações sobre os recursos. E possível inserir comentários de orientação sobre o uso dos recursos. c. Nível: É possível redistribuir os recursos atribuídos às tarefas, redistribuir todos os recursos ou apenas uma seleção específica. Em alguns momentos é utilizada para retirar automaticamente as superalocações, porém o mais indicado é fazer isso de forma manual. 1.2.3. Guia Relatório a. Projeto: Pode ser feita a comparação entre duas versões de um projeto, identificando quais tarefas foram adicionadas, as alterações e demais modificações. 38 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos b. Ver Relatórios: No MS Project 2010 a opção de relatórios ficava inclusa na Guia Projeto. Agora foi adicionada uma aba referente aos Relatórios, nos quais podem ser gerados relatórios de recursos, painéis, custos e personalizados. Essa foi a principal alteração para a nova versão do software, proporcionando relatórios fantásticos. c. Exportar: É feita a exportação dos relatórios para o Excel. Existem as opções de linhas de base, cronograma, custos, horas de trabalho e demais informações. 1.2.4. Guia Projeto a. Inserir: Pode ser inserido um subprojeto ao projeto atual. A técnica de adicionar vários subprojetos menores a um projeto mestre pode facilitar o gerenciamento. 39 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos b. Suplementos: Podem ser utilizados aplicativos para o Office, porém deve ser registrada uma conta na Microsoft. c. Propriedades: Apresenta informações de um projeto, campos personalizados, verificar as tarefas vinculadas entre os projetos, definir a estrutura detalhada do trabalho e fazer alterações no calendário e período de trabalho. d. Cronograma: Possui opções de cálculo do projeto após uma alteração, definição da linha de base do projeto e modificar as datas de início e término do projeto, proporcionando o deslocamento deste. e. Status: Permite definir a data de atualização do status do projeto. Se essa não for modificada, ela fica por padrão a data atual do dia. Também pode ser feita a atualização do projeto, selecionando as tarefas ou o projeto todo de acordo com a conclusão. 40 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.2.5. Guia Exibir a. Modos de Exibição de Tarefa: Possui as mesmas opções de visualização da “Guia tarefa” (Gráfico de Gantt, Uso da Tarefa e outros). Nesse caso, estão disponíveis apenas as opções relacionadas às tarefas. b. Modos de Exibição de Recurso: Possui as mesmas opções de visualização da “Guia tarefa” (Gráfico de Gantt, Uso da Tarefa e outros). Nesse caso, estão disponíveis apenas as opções relacionadas aos recursos. c. Dados: Para quem já conhece o Excel, irá se familiarizar com essa guia, pois segue o mesmo formato de classificação dos dados, estrutura de tópicos, filtros e etc. 41 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos d. Zoom: Muito utilizada para projetos com muitas tarefas, pois pode ser escolhida a opção de visualizar o projeto inteiro ou apenas tarefas selecionadas. Pode ser alterada a escala de tempo também. e. Modo de Divisão: Pode ser marcada a opção de visualizar a linha do tempo do projeto, já mostrada acima, e os detalhes de cada tarefa do projeto individualmente. f. Macros: Podem ser gravadas macros ou escritos algoritmos em VBA (Visual Basic for Applications) para acréscimo de funções ao software. Segue a mesma lógica para quem já utilizou o Excel. Aprenderemos posteriormente a fazer a Análise PERT com o VBA! 42 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos g. Formato: Para cada tipo de visualização, seja gráfico de Gantt, diagrama de rede ou planilha de recursos, existe uma gama de opções. Essa aba é basicamente para configurar o design e outras configurações de visualização de cada opção. 43 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos 1.3. Resumo do Módulo 1 O que é projeto? De acordo com o PMBOK 6ª edição, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. O que é gerenciamento de projetos: Conforme o PMBOK, Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Partes Interessadas: Clientes/usuários (internos ou externos); Patrocinador; Fornecedores; Gerentes funcionais; Equipe do projeto; Escritório de projetos; Gerente de projetos. Papel do gerente: Os gerentes de projetos são designados pela organização executora para atingir os objetivos do projeto. Vale ressaltar que gerente do projeto, aqui, não é o nome de um título formal de cargo administrativo. É a designação do responsável pelo gerenciamento do projeto. Este precisa ter habilidade de liderança, negociação, flexibilidade e bom senso. Grupo de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento. Áreas de gerenciamento: Escopo, Tempo, Custos,Qualidade, Riscos, Comunicação, Recursos Humanos, Partes Interessadas, Riscos, Aquisições. 44 www.voitto.com.br Versão 6.0 MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos Programa: Um programa é definido como um grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Portfólio: Portfólio é um conjunto de projetos ou programas, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos. Estrutura Organizacional: A estrutura organizacional pode ser das seguintes formas. Estrutura funcional; Estrutura Matricial fraca, balanceada e forte; Estrutura projetizada. Guias MS Project: Tarefa, Recursos, Relatório, Exibir e Formato.
Compartilhar