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AULA 1 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA Profª Edicreia Andrade dos Santos 2 CONVERSA INICIAL Onde você espera que a sua empresa esteja daqui a cinco anos? Não tem ideia? Ou melhor, não sabe nem por onde começar para fazer essa previsão? Saber onde a empresa deseja estar no futuro e quais serão os custos envolvidos e lucros pretendidos é de suma importância para a garantia da continuidade da empresa. O orçamento é uma das principais ferramentas utilizadas para essa previsão. O planejamento e o orçamento possuem como finalidade determinar aonde a organização quer chegar e quais serão os recursos que precisam ser despendidos para que os objetivos propostos sejam alcançados. Além disso, no decorrer no planejamento, é preciso que os gestores acompanhem a execução das ações, com o intuito de realizar mudanças, caso seja necessário. A área que estuda esses aspectos é a Gestão Orçamentária. A gestão orçamentária está ligada diretamente ao processo decisório da empresa. O plano orçamentário é planejado de acordo com os objetivos estratégicos. As ações estabelecidas devem levar em consideração o mercado competitivo onde a entidade está inserida, e a administração deve acompanhar a sua execução com o intuito de garantir que a sua implantação esteja de acordo com o que foi definido. Tendo como base a importância do entendimento sobre a gestão orçamentária, o objetivo desta aula é iniciar o estudo sobre o tema ao tratar do planejamento, execução e controle do orçamento das ações da organização, abordando todas as etapas de elaboração do planejamento, desde o surgimento a sua implantação. Saiba mais Você já parou para pensar como seria sua vida sem a organização? Assista a um vídeo que reflete sobre essa questão: <https://www.youtube.com/watch?v=PMoINjIgE3o>. CONTEXTUALIZANDO O orçamento é um plano financeiro para um período de tempo definido, geralmente um ano. Pode também incluir volumes e receitas de vendas planejadas, quantidades de recursos, custos e despesas, ativos, passivos e 3 fluxos de caixa. Empresas, governos, famílias e outras organizações o utilizam para expressar planos estratégicos de atividades ou eventos em termos mensuráveis. O orçamento é a soma do dinheiro alocado para uma finalidade específica e o resumo das despesas pretendidas, juntamente com propostas de como atendê-las. Pode incluir um excedente orçamentário, fornecendo dinheiro para uso futuro, ou um déficit em que as despesas excedem a renda. Ele tem as suas origens ligadas à administração pública e é resultado da necessidade de controle do governo em relação à sua arrecadação e aos seus gastos. No século XVI, o termo budget, originado na França, foi incorporado ao vocabulário inglês. Em português, esse termo pode ser traduzido como orçamento (Souza, 2014). Na década de 1950, o uso de orçamento já era comum na maioria das empresas americanas. No Brasil, ele só surgiu na década de 1960, como resposta à necessidade de controle das operações e dos lucros organizacionais. Na década de 1970, as empresas passaram adotá-lo com maior frequência, tanto no planejamento estratégico quanto no planejamento operacional, adaptando modelos internacionais a realidade brasileira (Souza, 2014). Nesta direção, o orçamento pode ser conceituado com uma espécie de planejamento, com o prazo estabelecido pela equipe de gestão, em que são estabelecidas as diretrizes das ações que irão guiar os objetivos propostos e os recursos materiais, humanos e financeiros necessários para que as metas estabelecidas sejam alcançadas. Mas como provisionar o orçamento? Existe apenas um tipo? Como implantá-lo? No decorrer desta aula, você conhecerá os principais aspectos relacionados ao planejamento, execução e controle do orçamento empresarial. TEMA 1 – EVOLUÇÃO E TIPOS DE PLANEJAMENTO O planejamento, que consiste em um processo de definição das atividades e etapas indispensáveis para o alcance do objetivo almejado, envolve a criação e manutenção de um plano, como aspectos psicológicos, que exigem habilidades conceituais. Além disso, uma das funções básicas do planejamento envolve também a formulação de um ou mais planos detalhados para alcançar o equilíbrio ideal de necessidades ou demandas com os recursos disponíveis. O método de planejamento busca a determinação de metas ou objetivos que 4 deverão ser alcançados. Para isso, a gestão da empresa estabelece estratégias para atingi-los e, por fim, coloca-as em prática. É muito difícil definir e determinar a abrangência do planejamento, no entanto Steiner (1969, p. 12) definiu cinco dimensões a seu respeito: A primeira dimensão do planejamento está correlacionada às funções desempenhadas pelas empresas, ou seja, finanças, vendas, marketing, etc. A segunda dimensão refere-se aos elementos do planejamento, entre os quais pode-se citar objetivos, estratégias, orçamentos, etc. A terceira dimensão corresponde ao tempo gasto no planejamento que pode ser, de longo, médio ou curto prazo. A quarta dimensão corresponde ao local de aplicação onde o planejamento será aplicado, ou seja, pode-se ter um planejamento de unidades estratégicas, o planejamento de filiais, o planejamento de desenvolvimento de produtos etc. Por fim, a quinta dimensão refere-se às características intrínsecas do planejamento tais como “complexidade ou simplicidade, qualidade ou quantidade, planejamento estratégico ou tático, formal ou informal” (Oliveira, 2015, p. 3-4). Dessa forma, a partir dessas dimensões, pode-se “conceituar o planejamento como um processo que visa alcançar uma situação futura desejada do modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos para a organização” (Oliveira, 2015, p. 4). O planejamento é um processo contínuo, levando em consideração que o futuro normalmente apresenta situações diferentes do passado. É por isso que é preciso que os gestores estabeleçam planos de ação voltados para variáveis e fatores que possam ser controlados, mesmo que parcialmente. Segundo Oliveira (2015, p. 5), “o processo de planejar envolve, portanto, um modo de pensar; e um salutar modo de pensar envolve indagações; e indagações por sua vez, envolvem questionamentos sobre o que, como, quando, quanto, para quem, por que, por quem e onde fazer”. Nesta direção, na Figura 1, são apresentadas algumas das modificações causadas pelo planejamento no âmbito organizacional: Figura 1 – Modificações provocadas pelo planejamento Fonte: Oliveira, 2015, p. 7. 5 Conforme se observa na imagem, o planejamento não é um ato isolado, pois provoca modificações em diferentes segmentos e é composto por processos que se inter-relacionam rumo ao alcance do mesmo objetivo. As modificações provocadas nas pessoas correspondem a necessidades da gestão de pessoal; na tecnologia, as modificações correspondem à evolução dos conhecimentos e nos sistemas podem ocorrer alterações nas responsabilidades instituídas. De acordo com Oliveira (2015, p. 15), ao considerar os níveis hierárquicos no âmbito organizacional, podem-se distinguir três tipos de planejamento: “planejamento estratégico, planejamento tático; e planejamento operacional”. Na Figura 2, são apresentados os níveis de decisão e os tipos de planejamento conforme os níveis hierárquicos definidos anteriormente: Figura 2 – Níveis de decisão e tipos de planejamento Fonte: Oliveira, 2015, p. 17. De forma resumida, pode-se afirmar que o planejamento estratégico envolve todos os níveis da organização. Consiste em um plano elaborado pela alta administração da organização e é focado nos objetivos de longo prazo. Diferente dos planejamentos tático e operacional, o planejamento estratégico é único. Na próxima aula, trataremos de forma mais detalhada desse assunto. O planejamento tático envolve um prazo menor, assim como um nível de abrangênciamenor e, ao contrário do planejamento estratégico, envolve apenas parte da empresa. Ele é voltado para os níveis intermediários da organização, tendo como finalidade que os objetivos pré-fixados no nível estratégico sejam colocados em prática. Por sua vez, o planejamento operacional envolve atividades que fazem parte das atividades normais da empresa de curto prazo. Ele é a formalização 6 das metodologias de desenvolvimento definidas em níveis superiores. Segundo Oliveira (2015, p. 21), o planejamento operacional deve conter “recursos necessários para seu desenvolvimento e implantação, procedimentos básicos a serem adotados, resultados finais esperados, prazos estabelecidos e os responsáveis por sua execução e implantação”. No Quadro 1, são apresentados exemplos dos tipos e níveis de planejamento existentes nas entidades. Quadro 1 – Tipos e níveis de planejamento Tipo Nível estratégico Planejamento rstratégico Planejamento Mercadológico Planejamento Financeiro Planejamento de Produção Planejamento de Recursos Humanos Planejamento Organizacional Tático Plano de preços de produtos Plano de despesas Plano da capacidade de produção Plano de recrutamento e seleção Plano diretor de sistemas Operacional Plano de promoção Plano de investimentos Plano do controle de qualidade Plano de treinamento Plano de estrutura organizacional Plano de vendas Plano de compras Plano de estoques Plano de cargos e salários Plano de rotinas administrativas Plano de distribuição Plano de fluxo de caixa Plano de utilização de mão de obra Plano de promoções Plano de informações gerenciais Plano de pesquisas de mercado Plano orçamentário Plano de expedição de produtos Plano de capacitação interna Plano de comunicações Fonte: Oliveira, 2015, p. 17. Como já citado anteriormente, o planejamento estratégico abrange toda a empresa, enquanto o plano tático se subdivide conforme as diferentes áreas da organização, e o planejamento operacional é ainda mais ramificado. Ainda neste entendimento, é evidenciado na Figura 3 o ciclo básico do planejamento: 7 Figura 3 – Ciclo básico dos três de tipos de planejamento Fonte: Oliveira, 2015, p. 18. A Figura 3 mostra que, apesar de os planejamentos tático e operacional apresentarem ramificações que irão facilitar que os objetivos propostos sejam alcançados, todos os planejamentos devem, ao final do processo, funcionar como um todo. Após a apresentação dos aspectos iniciais sobre o planejamento, no próximo tema trataremos da elaboração do planejamento estratégico. Saiba mais O planejamento está diretamente relacionado com alguns termos. Mas especificamente, qual a diferença entre eles, como por exemplo: a previsão, projeção, predição, resolução de problemas ou plano? • Previsão: corresponde ao esforço para verificar quais serão os eventos que poderão ocorrer, com base no registro de uma série de probabilidades. • Projeção: corresponde à situação em que o futuro tende a ser igual ao passado, em sua estrutura básica. • Predição: corresponde à situação em que o futuro tende a ser diferente do passado, mas a empresa não tem nenhum controle sobre seu processo e desenvolvimento. • Resolução de problemas: corresponde a aspectos imediatos que procuram tão somente a correção de certas descontinuidades e desajustes entre a empresa e as forças externas que lhe sejam potencial- mente relevantes. • Plano: corresponde a um documento formal que se constitui na consolidação das informações e atividades desenvolvidas no processo de planejamento; é 8 o limite da formalização do planejamento, uma visão estática do planejamento, uma decisão em que a relação custos versus benefícios deve ser observada. (Oliveira, 2015, p. 5). TEMA 2 – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O planejamento estratégico é o processo em que uma organização define sua estratégia, ou direção, e toma decisões sobre a alocação de seus recursos para perseguir essa estratégia. Pode também se estender a mecanismos de controle para orientar a implementação da estratégia. O planejamento estratégico tornou-se proeminente nas organizações durante a década de 1960 e continua sendo um aspecto importante da gestão estratégica. A estratégia tem muitas definições, mas geralmente envolve o estabelecimento de metas, a determinação de ações para atingi-las e a mobilização de recursos para executar as ações. Uma estratégia descreve como os fins (objetivos) serão alcançados pelos meios (recursos). Os gestores de alto escalão de uma organização geralmente são encarregados de determinar a estratégia, a qual pode ser planejada (deliberada) ou pode ser observada como um padrão de atividade (emergente) à medida que a organização se adapta ao seu ambiente ou concorre. A estratégia compreende as etapas de elaboração e implementação; enquanto o planejamento estratégico contribuiu para a organização dessas duas etapas. No entanto, o planejamento estratégico envolve a análise e a observação das informações de modo profundo. Nesse entendimento, o planejamento estratégico corresponde a um processo que busca estabelecer a metodologia que deverá ser adotada pela empresa para que ela siga na melhor direção disponível, potencializando os pontos positivos e neutralizando os pontos negativos. Mesmo que a empresa não tenha nenhum um tipo de planejamento escrito, ela faz uso em alguma escala do planejamento estratégico. Com ele, a organização pode conhecer melhor os pontos fortes, que irão diferenciá-las de outras empresas, como também conhecer os seus pontos fracos, o que torna possível para ela identificar os aspectos internos negativos que ela poderá controlar. O planejamento estratégico serve ainda para a identificação de aspectos externos, como as oportunidades, que se referem a forças do ambiente que 9 podem ser utilizadas para que a entidade obtenha vantagem competitiva, como também as ameaças, que correspondem a fatores externos que podem afetar negativamente os resultados da organização. De acordo com Oliveira (2015, p. 40), um plano estratégico efetivo deve conter: As premissas básicas que devem ser consideradas no processo de planejamento estratégico; As expectativas de situações almejadas pela empresa; Os caminhos, inclusive os alternativos, a serem seguidos pela em- presa para alcançar os resultados esperados; O que, como, quando, por quanto, por quem, para quem, por que e onde devem ser realizados os planos de ação; e Como e onde alocar os recursos – atuais e futuros – da empresa. Caso esses passos sejam seguidos, o planejamento estratégico terá como resultado final (Oliveira, 2015, p. 40) Direcionamento dos esforços para os resultados comuns, que sejam do interesse de todos os envolvidos no processo estratégico da empresa; Consolidação do entendimento, por todos os funcionários, da visão, dos valores, da missão, dos propósitos, das macroestratégias, das macropolíticas, da postura estratégica, dos objetivos gerais, dos objetivos funcionais, dos desafios, das metas, das estratégias, das políticas e dos projetos da empresa, bem como indicar a elaboração do programa de atividades das várias unidades ou áreas que integram a estrutura organizacional; e Estabelecimento de uma agenda de trabalho por um período de tempo que permita à empresa trabalhar levando em conta as prioridades estabelecidas e as exceções justificadas. O planejamento estratégico segue três etapas para a sua execução: delineamento, elaboração e implementação. No delineamento, ocorre a estruturação do processo de planejamento estratégico, ou seja, são definidas a equipe de trabalho, o método que será seguido, etc. Uma dúvida que normalmente surge refere-se às diferenças entre o planejamento estratégico e o tático. Visando suprir essequestionamento, no Quadro 2 são apresentas as principais diferenças entre essas duas modalidades: Quadro 2 – Diferenças entre planejamento estratégico e planejamento tático Discriminação Planejamento estratégico Planejamento tático Prazo Mais longo Mais curto Amplitude Mais ampla Mais restrita Riscos Maiores Menores Atividades Fins e meios Meios Flexibilidade Menor Maior Fonte: Oliveira, 2015, p. 21. 10 Conforme o Quadro 2, podemos observar que existem diferenças claras entres essas duas modalidades. Tudo o que está relacionado ao planejamento estratégico é mais amplo, o prazo de aplicação é maior, os riscos envolvidos são maiores, assim como a sua abrangência é maior, envolvendo todos os setores da organização e as atividades meios e fins. Devido a essas características, existe uma maior dificuldade de mudanças no decorrer de sua aplicação. Na próxima aula, continuaremos a tratar do planejamento estratégico e, após a apresentação de seus conceitos, conheceremos as etapas para a sua elaboração e implantação. Saiba mais Vantagens e desvantagens do planejamento estratégico Vantagens do planejamento estratégico: É uma forma metodológica de planejamento e, portanto, é simples compreender os métodos, procedimentos e rituais programados para implementar as estratégias. Fornece uma maneira estruturada de analisar e pensar em problemas estratégicos complexos, exigindo que a administração questione e desafie o que eles consideram como certo. Pode ser usado para envolver as pessoas no desenvolvimento de estratégias. É uma maneira eficaz de comunicar o objetivo da administração aos membros da organização. Pode ser usado como um meio de controle, analisando regularmente o desempenho e o progresso em relação aos objetivos acordados. Desvantagens do planejamento estratégico: É difícil e demorado. Resultados imediatos são raramente obtidos. Muitas vezes, limita a organização e os executivos às opções mais racionais e livres de risco. Pode ser estabelecido que o planejamento estratégico é um processo que traz vida à missão e visão da empresa. Um plano estratégico, bem elaborado de valor, é determinado de cima para baixo; considera o ambiente interno e externo em torno do negócio; é o trabalho dos gerentes do negócio; e é comunicado a todas as partes interessadas da empresa, tanto dentro como fora da empresa. 11 TEMA 3 – ELABORAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O planejamento estratégico é um procedimento sistemático para estabelecer os objetivos de longo prazo de uma organização e as políticas e estratégias que supervisionam a realização, uso e disposição de recursos para realizar a visão e a missão das empresas. Para o estabelecimento da metodologia de sua elaboração e implantação existem dois caminhos: o primeiro refere-se à definição de “aonde a empresa quer chegar” tendo como base onde a empresa está nesse momento; o segundo caminho é o inverso: com base na definição de como a empresa está são definidos quais serão os próximos planos. Mas como definir qual dos dois caminhos é o mais adequado? Isso cabe a cada organização. Não existe uma opção “certa” e outra “errada”, no entanto escolher a situação onde a empresa se encontra para depois definir quais são os rumos que ela irá seguir é o caminho mais “seguro”, ou seja, é uma opção mais realística. As fases básicas para elaboração e implementação do planejamento estratégico são as seguintes (Oliveira, 2015, p. 44): Fase I – Diagnóstico estratégico; Fase II – Missão da empresa; Fase III – Instrumentos prescritivos e quantitativos; e Fase IV – Controle e avaliação. Na Figura 4, essas fases são apresentadas de maneira esquematizada: Figura 4 – Fases do planejamento estratégico Fonte: Oliveira, 2015, p. 44. 12 3.1 Primeira fase Como se observa na Figura 4, a primeira fase do planejamento corresponde ao diagnóstico estratégico, onde é determinado “como a empresa está”. Para isso, os responsáveis deverão seguir cinco passos: o primeiro consiste na identificação da visão, que irá proporcionar a sustentação para a estratégia que será implantada. O segundo passo refere-se à identificação de valores, que se referem aos princípios e às crenças que serão a base para a tomada de decisão. O terceiro passo refere-se à análise externa. Nessa etapa, são definidas as oportunidades e ameaças, bem como a melhor forma de aproveitar os benefícios que elas podem trazer e evitar os malefícios relacionados. De acordo com Oliveira (2015, p. 46), nessa análise deve ser considerado “o mercado regional, nacional e internacional; fornecedores; mercado financeiro; evolução tecnológica; aspectos políticos; órgãos governamentais; entidades de classe; aspectos socioeconômicos e culturais etc.”. Na análise externa também devem ser observados os ambientes direto e indireto. No ambiente direto estão inclusos os fatores que podem ser identificados pela empresa; já no ambiente indireto estão inclusos os fatores que também foram identificados pela empresa, mas que a organização não tem condições de avaliar (um exemplo são as variáveis culturais). O quarto passo refere-se à análise interna da empresa, em que são identificados os pontos fortes e fracos. Nessa etapa, devem ser considerados os produtos/serviços, os recursos humanos, as tecnologias, a imagem da organização etc. Por fim, temos a análise dos concorrentes. Você deve estar se perguntando: esse item não faz parte dos fatores externos? Você está certo, mas devido à relevância desse item para a estratégia da empresa, ele é analisado de forma separada. 3.2 Segunda fase Na segunda fase, deve ser estabelecida a missão da empresa, elemento que corresponde ao motivo da sua existência, devendo atender aos propósitos do setor de atuação e levar em consideração os possíveis cenários futuros. Nessa etapa, também deve ser definida a postura estratégica e qual será o 13 caminho que deverá ser trilhado para que os objetivos estabelecidos sejam alcançados. Ainda no delineamento da missão são definidas a macroestratégias, em que são identificadas as melhores maneiras de aproveitar as vantagens do ambiente em que a organização está inserida, e as macropolíticas, que servirão de orientação para a tomada de decisão (Oliveira, 2015). 3.3 Terceira fase Na terceira fase são estabelecidos os instrumentos prescritivos e quantitativos, que consistem na definição de “como chegar” aonde se espera. Com base nos instrumentos prescritivos, a empresa irá direcionar os seus esforços para alcançar os objetivos estabelecidos na missão anteriormente definida. Segundo Oliveira (2015, p. 57), “os instrumentos quantitativos consistem nas projeções econômico-financeiras do planejamento orçamentário”. 3.4 Quarta fase A última etapa corresponde ao controle e avaliação. Nessa fase, é feito o acompanhamento das ações realizadas, com o intuito de averiguar se a estratégia está seguindo dentro do que era esperado. Caso a estratégia esteja fora do estabelecido, cabe à gestão da empresa fazer as devidas correções. Na próxima aula trataremos do acompanhamento do planejamento estratégico. Saiba mais Existem alguns passos básicos que podem ajudar no processo e garantir o sucesso da implementação: Crie uma visão para o plano: esta visão pode ser uma série de metas a serem alcançadas, passo a passo, ou um esboço de itens que precisam ser concluídos. Certifique-se de que todos saibam qual é o resultado final e por que é importante. Estabeleça uma imagem clara do que o plano estratégico pretende realizar. Selecione os membros da equipe: certifique-se de ter um time que te apoie e entenda o propósito do plano e as etapas envolvidas na sua implementação. Estabeleça um líder de equipe, se for diferente de você, que 14 possa encorajarquestões de equipe e campo ou resolver problemas à medida que surgem. Programe reuniões para discutir relatórios de progresso: crie uma lista de metas ou objetivos e deixe a equipe de planejamento saber o que foi realizado. Se a implementação está em cronograma, antes do cronograma ou atrasada, avalie regularmente a programação atual para discutir as mudanças que precisam ser feitas. Estabeleça um sistema de recompensas que reconheça o sucesso ao longo do processo de implementação. Envolva a gerência superior quando apropriado: mantenha os executivos da organização informados sobre o que está acontecendo e forneça relatórios de progresso sobre a implementação do plano. Deixar a gestão de uma organização saber sobre o progresso da implementação faz com que elas façam parte do processo — e, se surgirem problemas, a gerência será mais capaz de abordar preocupações ou mudanças potenciais. (Planejamento..., S.d.) TEMA 4 – ACOMPANHAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O sucesso do planejamento estratégico depende, em parte, do acompanhamento de sua execução. Dessa forma, após a implantação do planejamento estratégico, a próxima etapa é o acompanhamento e o controle desse planejamento, ou seja, é preciso analisar se a estratégia pretendida se aproxima da estratégia realizada. Observe a Figura 5: Figura 5 – Estratégias deliberadas e emergentes Fonte: Mintzberg; Quinn (2001, p. 19) 15 Conforme a Figura 5, a estratégia pretendida corresponde ao plano padrão. Caso a estratégia seja posta em prática de acordo com a estratégia pretendida, tem-se uma estratégia deliberada; e caso a estratégia não ocorra conforme o que foi planejado, tem-se uma estratégia emergente. Nesta direção, um dos principais instrumentos de controle ou acompanhamento, é o Balanced Scorecard (BSC), que em português pode ser traduzido como indicadores balanceados de desempenho. Esse instrumento gerencial criado por Kaplan e Norton (1997) aponta que a empresa deve ser avaliada por seus indicadores econômico-financeiros, como também por seu desempenho junto aos clientes e por seus processos internos, pessoas, tecnologia e inovações. O BSC cria um mapa estratégico com base em quatro perspectivas apresentadas no quadro a seguir: Quadro 3 – Perspectivas do mapa estratégico Perspectiva Descrição Financeira Para sermos bem-sucedidos financeiramente, como deveríamos ser vistos pelos nossos acionistas? Perspectiva dos Clientes: Para alcançarmos nossa visão, como deveríamos ser vistos pelos nossos clientes? Perspectiva dos Processos Internos: Para satisfazermos nossos acionistas e clientes, em que processos de negócios devemos alcançar a excelência? Perspectiva do Aprendizado e Crescimento: Para alcançarmos nossa visão, como sustentamos nossa capacidade de mudar e melhorar? Fonte: Pereira, 2010, p. 134-135. Graficamente, as perspectivas ficam assim representadas: Figura 6 – Perspectivas do BSC Fonte: Balanced Score Card, 2015. 16 As quatro perspectivas (financeira, mercadológica, processos internos e aprendizado e inovação) apresentadas na Figura 6 estão relacionadas umas às outras. Dessa forma, uma mudança na perspectiva financeira pode afetar a perspectiva de clientes, e o mesmo pode ocorrer com outras perspectivas. O BSC promove ainda o alinhamento entre a estratégia da organização e os indicadores de desempenho financeiros e não financeiros, metas e os planos de ação. TEMA 5 – CONTROLE ORÇAMENTÁRIO Em uma organização, o controle pode ser entendido como um processo que garante que os objetivos pretendidos serão alcançados e que todas as atividades serão planejadas em alinhamento com estes. Assim, o controle não pode ser realizado sem objetivos e planos, haja vista que estes predeterminam e especificam o comportamento desejável e estabelecem os procedimentos que devem ser seguidos pelos membros da organização para garantir que esta seja operada da melhor forma. Nesses termos, pode-se entender que vários controles operando em conjunto são definidos como sistemas, isto é, mecanismos por meio dos quais uma organização pode ser gerenciada para que ele se mova em direção a seus objetivos. Conforme for o tipo de atividade da organização, determinados tipos de controle serão compreendidos como melhores, sendo eles mais ou menos formais. Em síntese, controle pode ser entendido como qualquer processo pelo qual os diretores direcionam, motivam e encorajam os membros da organização a agir de maneira desejável para alcançar os objetivos da organização. Além do mais, distinguem-se entre regras formais (exemplo: regras ou diretivas escritas) e mecanismos de controle informais (exemplo: valores, normas ou crenças), que podem direcionar insumos, comportamentos e resultados de processos organizacionais. Um conjunto de controles, isto é, um sistema de controle possui como uma de suas finalidades avaliar os resultados auferidos, com o intuito de constatar se os objetivos propostos estão sendo alcançados e, caso tais objetivos não estejam de acordo com o que era planejado, é permitido que novas ações sejam feitas como correção. Um dos sistemas de controle muito utilizados nas organizações é o controle orçamentário. 17 Podolski (1964, p. 2) conceitua controle orçamentário “como um sistema de planejamento econômico-financeiro das operações de uma empresa, e de fiscalização da execução do programa preestabelecido”. O controle orçamentário não possui como finalidade limitar a ação dos gestores, mas sim focar toda a atenção em como as operações estão sendo desempenhadas, antecipando possíveis problemas que possam surgir no decorrer do percurso. Carpes et al. (2008, p. 8) afirmam que o monitoramento do orçamentário “consiste em analisar as variações relevantes, para identificar as áreas responsáveis e as causas que levaram a uma variação entre o orçado e efetivamente realizado, como fator importante no processo de controle do orçamento”. De acordo com Merchant (1981, p. 815), o controle orçamentário deverá possuir as seguintes características: a. participação: a utilização de controles administrativamente orientados tende a fazer com que a participação da média e baixa gerência, em atividades relacionadas ao orçamento, seja maior, pois se considera que em empresas maiores, dado o nível de descentralização, a média e baixa gerência estão mais envolvidas e são mais conhecedoras das capacidades e necessidades referentes às atividades sob sua responsabilidade; b. acompanhamento orçamentário: maior importância atribuída ao alcance das metas orçamentárias; c. comunicação: utilização de meios de comunicação mais formais, com a importância dada ao acompanhamento orçamentário sendo maior; d. maior sofisticação tecnológica do sistema de controle orçamentário, o que inclui utilização de técnicas e softwares mais aprimorados. Por fim, destaca-se que o controle orçamentário busca ainda unir diversos orçamentos, ligando tanto o orçamento operacional, quanto o financeiro, de vendas, dentre outros, com base nas coordenas definidas no planejamento estratégico. FINALIZANDO Com base no conteúdo apresentado nesta aula foi possível conhecer um pouco sobre a gestão orçamentária, ao tratar do planejamento, execução e controle das ações da organização. Foi possível conhecer a evolução do planejamento até a atualidade e os diversos modelos existentes. Além disso, a elaboração, a implantação e o controle do planejamento estratégico também foram abordados. 18 Esta aula foi apenas o ponto de partida acerca dos conhecimentos e principais fundamentos referentes a área financeira, visando à apresentação de uma visão geral sobre o assunto, porém enfatiza-se que este assunto é muito extenso, e ainda existe muito conteúdo a ser desenvolvido posteriormente. LEITURA COMPLEMENTAR Texto de abordagem teórica Acesse o livro PlanejamentoEstratégico (NOGUEIRA), e leia o item Aspectos introdutórios e conceitos – unidade 1. Disponível na Biblioteca Virtual (AVA Univirtus). Pode acessar digitando a palavra-chave “Planejamento Estratégico”. Texto de abordagem prática TERENCE, A. C. F. Planejamento estratégico como ferramenta de competitividade na pequena empresa: desenvolvimento e avaliação de um roteiro prático para o processo de elaboração de planejamento. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) – Universidade Estadual de São Paulo, São Carlos, 2002. Disponível em: <http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/18/18140/tde-27052004-110812/pt- br.php>. Acesso em: 23 maio 2018. Essa dissertação trata aplicação do planejamento estratégico em uma pequena empresa. Saiba mais Assista a um vídeo que trata dos aspetos gerais do planejamento estratégico: <https://www.youtube.com/watch?v=KJb2QVEsuKc>. 19 REFERÊNCIAS BALANCED Score Card (BSC): análise e aplicação. Portal Administração, 2015. Disponível em: <http://www.portal-administracao.com/2014/03/o-que-e- balanced-scorecard-bsc.html>. Acesso em: 23 maio 2018. CARPES, A. M. S. et al. Orçamento empresarial: uma investigação sobre as formas de acompanhamento orçamentário utilizadas pelas companhias catarinense. CONGRESSO BRASILEIRO DE CUSTOS, 15., 2008, Curitiba. Anais... Curitiba: CBC, p.1-16, 2008. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. A estratégia em ação: balanced scorecard. Rio de Janeiro: Campus, 1997. MERCHANT, K. A. The Design of the Corporate Budgeting System: Influences on Managerial Behavior and Performance. The Accounting Review. v. 56, n. 4, 1981. MINTZBERG, H. QUINN, J. O processo da estratégia. Tradução de James Sunderland Cook. 3. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico. 33. ed. São Paulo: Atlas, 2015. PEREIRA, M. F. Planejamento estratégico: teorias, modelos e processos. São Paulo: Atlas, 2010. PLANEJAMENTO estratégico, tático e operacional: entenda a diferença! Wappa. Disponível em: <https://blog.wappa.com.br/planejamento-estrategico-tatico-e- operacional-entenda-a-diferenca/>. Acesso em: 23 maio 2018. PODOLSKI, W. J. H. Y. Controle orçamentário: metodologia e prática. Revista de administração de empresas, v. 4, n. 12. São Paulo, 1964. SOUZA, A. B. Curso de administração financeira e orçamento: princípios e aplicações. São Paulo: Atlas, 2014.
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