Atividade estruturada escrituração e arquivamento

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Universidade Estácio de Sá
Curso: Processos Escolares
Disciplina: Escrituração e Arquivo Escolar - (CEL1443)
Professora Tutora: Wilna Mello de Souza Campos
Aluno: Marcela Cláudia da Silva Pereira Lopes -
Matrícula: 201903065976
Título: Arquivamento Escolar
Atividade estruturada
Escrituração e arquivamento Escolar – CEL 1443
O Arquivamento Escolar
Uma secretaria organizada deve ser o principal foco de uma escola, para se ter uma escola funcional, visto que é ela quem cuida de todos os documentos importantes, reuniões, horários de funcionários, e até mesmo, de alguns assuntos diretamente relacionados aos alunos, fazer um bom arquivamento de documentos escolares garante não apenas organização, mas também agilidade e consequentemente melhor atendimento. Não somos árvores, não temos raízes e por isso sempre aparece os alunos que pedem transferência, e o documento necessário para levar o aluno de uma instituição a outra chama- se o histórico escolar, outros que precisam comprovar o desempenho e a finalização de um ano letivo, entre outras situações, um funcionário que precisa assinar seu ponto para comprovar que prestou serviço a instituição. São diversos papéis que precisam ficar guardados na escola como: matrículas novas, atualizações nos arquivos de alunos antigos, certificados, registros, papéis dos professores, matriz curricular, atas e vários outros papéis. A pergunta que não cala, como organizar tudo isso? Por que é precisamos fazer o arquivamento de documentos escolares? Sabemos que os documentos de um aluno contêm dados grandiosos sobre o seu tempo na escola ou faculdade. Dentre alguns documentos, podemos citar a renovação de matrícula, se é uma matricula nova, suas notas, as frequência, as atividades extracurriculares, os comprovantes de conclusão de curso, seus certificados, dentre outros materiais que podem ser necessários ao longo da vida do estudante, ele estando ou não na Unidade de Escolar futuramente.
Outro ponto considerável é aquilo que se refere à administração e pedagogia da empresa. É preciso estocar matrizes curriculares e suas mudanças, ementas, regimento interno, calendário escolar, livros de visitas de autoridades educacionais, entre outros. Consequentemente, tendo um sistema de organização que eficaz, e que traga uma segurança a gestão, como também a secretária escolar, no arquivamento desses documentos. Aliás, não guardar algumas dessas informações pode gerar ações judiciais.
O que diz o MEC sobre o assunto?
Não há um regulamento específico do Ministério da Educação (MEC) sobre a obrigatoriedade da instituição em guardar tais arquivos. Todavia, o Código Civil, na lei nº 8.159, atribui responsabilidade penal, civil e administrativa àquele que perder ou comprometer qualquer documento de valor, ou de interesse público e social. Sendo assim, se a instituição de ensino não arquivar, pode ser processada e responder judicialmente pelo fato. As Unidade Escolares têm o dever de garantir a preservação de seu acervo, porém nem todas têm seus arquivos preservados, muitas vezes por falta de informação, já em relação às universidades de ensino superior, o MEC solicita que elas arquivem de maneira digital os documentos dos alunos. A determinação se deu em abril de 2018 por meio da Portaria 315, e terão até 2020 para se ajustar. Para regulamentar a educação no Brasil existe órgãos responsáveis nos âmbitos federais, estaduais e municipais. No âmbito federal temos o Ministério da Educação e Desporto, em que o Conselho Nacional de Educação em seu Parecer Número 16, com data de 04 de novembro de 1997, traz os regulamentos para facilitação dos registros e do arquivamento de documentos escolares, instruindo sobre os Arquivos em Movimento e Permanente, o arquivamento com microfilmagem e sistemas computadorizados e a responsabilidade pelos documentos arquivados. O Art. 4º do Parecer nº 16/97 deixa evidente que a obrigação de movimentação do arquivo está sob a guarda do secretário da escola, sob a supervisão do diretor da instituição de ensino, bem como o livre acesso ao Poder Público. Em 20 de dezembro de 1990, na Portaria de nº 255, encontrou a seguinte regulamentação: Art. 6º - O arquivo entender-se-á como permanente no que se refere a: 1 – Livros de atas de Conselhos e Departamentos; 2 – Ficha correspondente ao histórico escolar de ex-alunos, concluintes de curso ou não; 3 – Documentação referente ao exercício do magistério nos cursos da instituição. 
O Parecer número 04/86 e suas deliberações do estado do Paraná, pode servir de base para qualquer estado que tem intenção de estabelecer de forma clara e objetiva sobre arquivamento nas instituições de ensino, tendo em vista não haver outro documento similar e com viés esclarecedor, pois ele identifica os documentos discentes considerados de guarda obrigatória como: os atos que autorizam o funcionamento da instituição, os livros de registro de visita de inspetoria, os livros de registro de matrícula e expedição de certificados, diplomas, as atas de reuniões, as atas de exames e processos especiais, as atas de resultados de estudo de recuperação, as atas de resultados finais, a ficha de matrícula do aluno, os históricos escolares expedidos, além de outros documentos que possam ter possibilitado o ingresso do aluno no estabelecimento, pareceres e documentos estrangeiros. Com isso, podemos examinar que nas pastas dos alunos devem constar os documentos que comprovem sua origem na Unidade Escolar.
Por fim, para estabelecer o que deve ser mantido e por quanto tempo, existe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Governo Federal (SIGA). Nela, você verifica os materiais que devem ser guardados durante pouco tempo e aqueles que precisam ser armazenados permanentemente. Para dar sequência à eliminação de qualquer documento, já determinado pela Tabela de Temporalidade, devem ser feitos registros sucintos em ata ou em termos de eliminação. Além disto, deve-se avaliar os documentos de arquivo, que: Os documentos que têm vida finita devem ser destruídos, incinerados e para que este procedimento seja feito de forma segura alguns cuidados devem ser tomados. As informações citadas acima são pertinentes às faculdades de ensino superior, mas as escolas também podem adotar tais medidas no processo de arquivamento de documentos escolares, buscando a melhor gestão dessa área, e assim um melhor arquivamento. Após verificar a vida dos documentos é necessário que eles sejam arquivados de forma que sua recuperação aconteça rápida e eficientemente, utilizando-se de métodos que proporcionem confiabilidade. No método alfabético as pastas ou fichas são organizadas em ordem rigorosamente alfabética, sendo um método direto de pesquisa e é rápido, fácil e barato. Este método é mais acessível nos arquivos de primeira idade, pois facilita seu acesso por não recorrer a índice, evitando perda de tempo para localizar o documento. Existem diversos métodos, como o método numérico, por assunto e dentre outros.
 Abaixo vai algumas outras dicas:
Invista em uma boa estrutura física
Hoje em dia grande parte dos documentos podem ser passados para o computador, porém não são todos eles. Por isso, é necessário que haja móveis suficientes para que os funcionários consigam manter a organização do local. Por consequência, a estrutura física é de extrema importância, já que sem locais disponíveis, tanto para trabalhar de maneira organizada, quanto para armazenar os documentos que possam vir a ser necessários no futuro, é impossível garantir uma secretaria funcional.
Adote a setorização do espaço
Mesmo que diversos funcionários trabalhem na secretaria, eles podem exercer funções diferentes. Por isso é necessário manter ambiente separado e estabelecido de acordo com a função que o funcionário exerce.
Categorize os documentos por cores
Muitos são os tipos de documentos presentes na secretaria, o que pode acabar gerando uma grande confusão entre os funcionários na hora de procurar por um papel específico.Nesse sentido, para ajudar o trabalho de todos e facilitar para uma melhor organização da secretaria, a dica é que se estabeleça as categorias de documentos tanto por ordem alfabética ou data, quanto por cores. Por exemplo, use marcadores vermelhos para os históricos, azuis para os boletins e verde para os relatórios. São atitudes simples que na hora de achar alguma pasta ou algum contrato economizará tempo e evitará trabalho desnecessário.
Após a arrumação for atingida pela secretaria da escola, o ideal é assegurar que essa área se mantenha funcional.
As escolas têm dever de preservar e organizar a documentação relativa à suas atividades e o acervo precisa estar em excelentes condições de preservação, de modo muito especial os documentos de guarda permanente, garantindo a recuperação das informações. Para garantir a correta logística dos arquivos de uma escola é preciso conhecer seus espaços, suas instalações e sua documentação, assim pode ser realizado um reconhecimento do volume e do estado em que se encontra o acervo. Os documentos de arquivos são geralmente papel e tinta, no entanto, há diversos fatores que comprometem a conservação dos documentos. Existem fatores ambientais que geralmente agem em conjunto e estão no ambiente físico do acervo e agentes biológicos que necessitam do conforto ambiental para sua proliferação. Além do mais, o papel é uma das formas preferidas de alimentação destes organismos que causam grandes transtornos à conservação dos acervos. Por isso o locais de armazenamento, influencia tanto na conservação, podendo causar manchas intensas e de difícil remoção; aos acervos, os danos causados pelas baratas causam a perda da superfície do material e manchas de seus excrementos. Sendo os documentos colocados em seu devido lugar é necessário escolher a mobília ideal e as embalagens que melhor se adaptam ao sistema da escola e ao espaço físico. Geralmente em arquivos de aço são utilizadas pastas suspensas, pois a busca é fácil e os documentos ficam protegidos. As pastas Classificadoras (Papelão A-Z) são mais caras, e ocupam mais espaço, acondicionam menos documentos e acumulam mais poeiras. As caixas-arquivo são perfeitas para guarda permanente, de documentos, podendo ser utilizadas em prateleiras, preferencialmente de aço, que evitam o ataque de agentes biológicos, até próximo ao teto, assim ocupam menos espaço. Todo material retirado do acervo, deve voltar para o local de origem. Qualquer retirada deve ser feita através de fichas que comprovem o empréstimo, sendo assim feito o monitoramento. Considerando a gestão de arquivos escolares de suma importância e a pouca legislação específica no setor, buscou-se analisar umas leis, portarias e decretos, como o Código Civil, a Constituição, o Código Tributário, Código Penal, decretos do Ministério do Trabalho, além de disposições dos Conselhos de Educação e Arquivística. Ao examinar com atenção o que cada informação pode trazer, estipular os prazos de guarda de cadernos de chamada, documentos de alunos, professores e funcionários, atestados, ofícios, e todos os documentos que são arquivados na secretaria de uma escola.
Outro ponto de eficiência neste estudo são os processos de arquivamento em uma escola, levando-se em consideração ampla bibliografia que existe sobre arquivos. Pode-se evidenciar os processos de avaliação; levantamento de documentos; TTD; classificação de documentos; guarda, recuperação e empréstimo; forma de arquivamento; métodos de arquivamento; mobiliário e ambiente do processo; prevenção na conservação; e transporte de arquivos, a segurança de um bom resultado no atendimento de funcionários e clientes garantem a qualidade dos serviços prestados por uma secretária e pela própria escola. Além disso, a padronização e a aplicação das técnicas de arquivamento, aliada ao embasamento legal trazem facilidade e agilidade aos acervos das instituições de educação.
Fonte de Estudo:
https://blog.softwaregeo.com.br/ 
 Texto base: Fiorese, Lucimara. A administração de arquivos escolares sob a ótica da legislação. In. Archeion Online, João Pessoa, v.3, n.2, p.72-101, jul./dez.2015.
Polo Armação dos Búzios 
2020