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51 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Unidade V 5 ELABORAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO DE TI (PARTE 1) 5.1 Gestão estratégica de TI A gestão estratégica da TI refere‑se à administração de todos os recursos de tecnologia da informação (sejam eles hardware, software, redes, bancos de dados ou pessoas) da organização a partir de um referencial estratégico (BEAL, 2004). Uma área de TI que se propõe a ser gerenciada de modo estratégico precisa ter processos segmentados em três etapas: • Planejamento: as estratégias de informação e de TI são pensadas, os princípios da TI são revisitados, mas tudo é feito a partir da ótica da estratégia empresarial. • Execução: nessa etapa são implementadas as estratégias de TI associadas aos objetivos estratégicos do negócio, conforme estabelecido no planejamento estratégico de TI. • Avaliação e ação corretiva: nessa etapa os planos estratégicos, táticos e operacionais são continuamente acompanhados e realinhados à estratégia estabelecida que foi desdobrada a partir das áreas de negócios. 5.2 Impacto estratégico da TI McFarlan (1984 apud LAURINDO, 2008) aponta um grid estratégico que possibilita o entendimento de como a TI está relacionada à estratégia e à operação do negócio, fazendo uma análise do impacto no presente e no futuro, conforme pode ser visto na a seguir: Impacto presente Impacto futuro Baixo Fábrica Estratégico Suporte TransiçãoBa ix o Al to Alto Figura 11 – Impacto estratégico da TI 52 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 Unidade V Os quatro quadrantes resultantes dessa análise demonstram a situação da TI na empresa. O quadrante suporte indica uma TI que tem pouca influência nas estratégias atual e futura da corporação. Empresas situadas nesse quadrante não têm a área de TI em destaque, e, muitas vezes, a TI é até terceirizada. No quadrante fábrica a TI e suas aplicações são fundamentais para as operações atuais do negócio, mas, numa visão de futuro, a TI não é tão decisiva para a estratégia. No quadrante transição a TI tem grande destaque na estratégia, mas o impacto presente (operacional) é relativamente baixo. Empresas nesse quadrante tendem a colocar a área de TI numa posição maior na hierarquia. O quadrante estratégico remete a empresas em que a TI é decisiva, tanto na estratégia e nas táticas, quanto na realidade do dia a dia das operações do negócio. Empresas nesse quadrante não têm perenidade em seus negócios sem o uso das ferramentas de TI. 5.3 Fatores Críticos de Sucesso (FCS) Surgido na década de 1970, o método dos Fatores Críticos de Sucesso (FCS) foi uma das primeiras tentativas de vincular o uso da TI aos objetivos e às estratégias corporativas. O impacto do método dos Fatores Críticos de Sucesso transcende à área de TI. Embora originariamente concebido para definir sistemas de informação, em especial sistemas de informações gerenciais e executivas, o método FCS teve um impacto muito importante nas práticas de gestão e de planejamento estratégico em geral. É utilizado não somente no planejamento de sistemas de informação e na gestão de projetos de TI, mas também no planejamento estratégico do negócio e na implementação de estratégia, gestão de mudanças e como técnica de análise competitiva (LAURINDO, 2008, p. 86). Segundo Laurindo (2008) e Fernandes e Abreu (2012), os fatores críticos de sucesso são aqueles nos quais os resultados se satisfatórios garantirão o sucesso da corporação. Fernandes e Abreu (2012) classificam os FCS em: • Estruturais: aqueles inerentes a cada ramo de negócio. • De construção: relacionados às metas de construção de produto, de infraestrutura e de novas competências. • Temporais: referem‑se a eventos aleatórios. 53 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Torres (1989 apud LAURINDO, 2008) coloca que os FCS têm, em geral, as seguintes características: • São poucos. • Têm importância vital para a empresa. • São diferenciadores entre as organizações. • Têm grande influência sobre as relações da empresa com o ambiente. • São relacionados às características de produto. O esquema do método pode ser visualizado na figura a seguir: Estratégia competitiva da empresa FCS Indicadores para os FCS Aplicações de TI / SI Priorização das aplicações de TI Ambiente competitivo da indústria Competências, pontos fortes e fracos Executivos e gerentes Figura 12 – Esquema do Método dos Fatores Críticos de Sucesso Segundo Laurindo (2008), o método dos fatores críticos de sucesso devem seguir os seguintes passos: • Análise do negócio da empresa e de sua natureza. • Identificação dos Fatores Críticos de Sucesso. • Definição de indicadores para os FCS. • Determinação dos requisitos de negócios para TI a partir dos FCS. O quadro a seguir mostra o relacionamento entre FCS e requisitos de negócio para a TI. 54 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 Unidade V Quadro 6 – FCS e requisitos de negócio para a TI Fator Crítico de Sucesso Requisitos de negócio para a TI Time‑to‑marker • Velocidade do processo de produto, desde a sua concepção até o seu lançamento no mercado. • Forte necessidade de reutilização de conhecimento disponível na organização. • Forte comunicação entre equipes. • Gestão do processo de desenvolvimento do produto. Design do produto • Mecanismos de suporte ao design. Retenção e reutilização de conhecimento • Suporte à retenção e disseminação de conhecimento. Adaptado de: Fernandes e Abreu (2012). 5.4 Alinhamento estratégico entre TI e negócio O alinhamento estratégico entre TI e negócio é o processo mais importante para uma empresa que quer gerenciar estrategicamente a TI. É considerado, nos dias de hoje, como um processo bidirecional, porque deve haver uma reciprocidade, ou seja, um caminho de duas vias, em que, não somente o negócio gera iniciativas (na forma de objetivos estratégicos) para a TI, mas também a TI gera iniciativas (na forma de soluções e de vantagens competitivas) para os negócios. O alinhamento estratégico pode ser realizado com ou sem um Plano Estratégico de Negócios formal. Não adianta a empresa ter somente um conjunto de metas e vendas ou de lucratividade sem ter o detalhe sobre como atingir as metas e a lucratividade pretendida. Para quem se encontra numa situação dessas, é fundamental tentar entender os movimentos competitivos que a diretoria da empresa faz, assim como entender profundamente o negócio, em termos dos fatores críticos de sucesso. Como a literatura tem definido, alinhamento estratégico é o processo de transformar a estratégia do negócio em estratégias e ações de TI que garantam que os objetivos de negócio sejam apoiados (FERNANDES; ABREU, 2012, p. 46). Segundo o IT Governance Institute (2007), o alinhamento estratégico garante a interligação entre o Plano Estratégico de Negócio e o plano estratégico de TI, além de manter e validar a proposição de valor de TI, alinhando as operações da organização. O framework Cobit na sua versão 4.1, utilizado para governança de TI, estabelece que o alinhamento estratégico seja uma das áreas de foco da TI, em que a alta direção precisa depositar muito a sua atenção. Ainda nesse framework, encontram‑se diversos processos que mantêm uma relação direta com o alinhamento estratégico, sendo o principal deles o que define um planejamento estratégico da TI. Segundo o Cobit, os processos relacionados com o alinhamento estratégico são: 55 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO • Definição do plano estratégico da TI. • Definição da arquitetura da informação. • Comunicação das diretrizes e expectativas da diretoria. • Gerenciamentode recursos humanos de TI. • Gerenciamento da qualidade. • Avaliação e gerenciamento de riscos TI. • Gerenciamento de projetos. • Identificação de soluções automatizadas. • Definição e gestão de níveis de serviço. • Conformidade com requisitos externos. O alinhamento estratégico tem um caráter dinâmico e não apenas estático. Ocorre continuamente desde o planejamento estratégico até o dia a dia das operações de TI, quando novas demandas são criadas para área de TI, ou de outro modo, quando oportunidades e ameaças que têm relação com a TI surgirem. A figura a seguir apresenta o esquema de alinhamento estratégico: Linha do tempo imaginada Linha do tempo realizada Situação atual do negócio Objetivos de negócios desejados Objetivos de negócios atingidos Alinhamento estático da TI Alinhamento dinâmico da TI Figura 13 – Alinhamento estratégico e comportamento da estratégia de negócio 56 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 Unidade V O alinhamento estratégico deve ser algo dinâmico e estático, a partir de um modelo criado por Fernandes e Abreu (2012), em que: • Alinhamento estático: deriva‑se da estratégia de TI a partir do Plano Estratégico da corporação. • Alinhamento dinâmico: consequência das mudanças da estratégia de TI em virtude de alterações na estratégia de negócios. 5.5 Planejamento estratégico de TI Acreditando que o planejamento estratégico tem que ser desdobrado para a TI e que a TI precisa ser planejada para suportar os requisitos de negócios é que nasceu a necessidade do Planejamento Estratégico de TI. Pode‑se definir Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação (PETI) como o processo de definição das ações de TI que suportarão o planejamento estratégico da empresa. Observação Planejamento Estratégico é um processo. Plano Estratégico é um documento resultante do processo de planejamento estratégico. Segundo Fernandes e Abreu (2012) o PETI é uma das principais consequências do alinhamento estratégico e do processo de planejamento estratégico empresarial. Ele deve suportar as operações de negócio, fazendo com que a TI ofereça novas soluções, aplicativos e serviços de TI que atendam às necessidades da corporação. A figura a seguir mostra o plano estratégico de TI dentro dessa realidade. Estratégia corporativa Plano estratégico corporativo Plano estratégico de marketing Plano estratégico de operações Plano estratégico de vendas Plano estratégico de TI Figura 14 – Planejamento Estratégico Empresarial e Planejamento Estratégico de TI 57 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Um PETI só pode ser iniciado quando já se tem os objetivos e as estratégias do negócio. No entanto, é comum que a área de TI, representada nos processos de planejamento estratégico pela alta direção de TI ou gerência da TI, participe e trabalhe na construção de metas e objetivos de negócios suportados pela TI. O PETI resulta num documento que contextualiza as atividades futuras de TI em função dos objetivos de negócio da empresa e inclui: • Princípios da TI. • Arquitetura da TI. • Necessidades de aplicações. • Portfólio de projetos da TI. • Portfólio de serviços de TI. • Inovações habilitadas por TI. • Portfólio de investimento habilitados por TI. • Planos estratégicos de TI. • Planos táticos de TI. 5.6 Ferramentas utilizadas na gestão estratégica de TI Diversas ferramentas podem e devem ser utilizadas na elaboração do PETI, inclusive, algumas já utilizadas no planejamento estratégico da corporação podem ser aproveitadas e desdobradas para adaptação e uso na área da TI. Dentre as ferramentas, cita‑se: • Diagrama de Maturidade. • Matriz de Relacionamento para a TI. • Método AHP para tomada de decisão. • BSC adaptado para uso na TI. 58 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 Unidade V 5.7 Diagrama de maturidade O diagrama de maturidade é uma ferramenta que pode ser utilizada para analisar a maturidade no uso da tecnologia da informação de cada área específica da corporação ou da empresa como um todo. A ideia é determinar em que nível de maturidade ela está e qual nível deverá ser alcançado. No uso do diagrama de maturidade, Foina (2009) apresenta quatro estágios comuns na análise. São eles: • Estágio de contágio: a corporação ou área específica não enxerga a TI com uma solução para os seus problemas. O uso de ferramentas de TI é individualizado, redundante e sem qualquer integração entre aplicativos e processos de negócios. • Estágio de controle: há a percepção de que é necessário organizar o uso da TI e o entendimento de que as ferramentas tecnológicas podem ser utilizadas de modo mais estratégico, no entanto, ainda não existem padronização e integração de sistemas. Nesse estágio, criam‑se os controles para a TI. • Estágio de integração: inicia‑se o uso de sistemas integrados de gestão e a TI já é utilizada para suportar vantagens competitivas do negócio. Já ocorrem a padronização de processos e o uso de sistemas de suporte à decisão. A TI já inicia um alinhamento com o negócio. • Estágio de e‑business: o negócio e a TI estão estrategicamente alinhados. A TI, nesse caso, é a própria vantagem competitiva, mesmo que ela não seja o negócio. A internet é utilizada como meio para vendas e os benefícios da ubiquidade da tecnologia são colhidos pela corporação. Após analisar o estágio atual da maturidade de cada um dos setores ou da empresa como um todo, determina‑se o estágio desejado para o futuro e constrói‑se o diagrama de maturidade, conforme observado no quadro a seguir: Quadro 7 – Diagrama de Maturidade Setores Estágio de contágio Estágio de controle Estágio de integração Estágio de e-business Área de produção Atual Futuro Área de vendas Atual Futuro Área de marketing Atual Futuro Área de financeira Atual/ Futuro Área de recursos humanos Atual Futuro Corporação Atual Futuro 59 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 5.8 Matriz de Relacionamentos para TI Assim como o planejamento estratégico empresarial utiliza a Matriz de Relacionamentos para analisar os relacionamentos com os seus parceiros, visando identificar os equilíbrios e os desequilíbrios existentes, também, a TI pode utilizar a mesma ferramenta para analisar o relacionamento com os seus prestadores de serviços ou terceirizados. A adaptação ocorre nos eixos vertical e horizontal, onde teremos uma relação entre fornecedores e terceirizados (vertical) e a área de TI (horizontal), conforme demonstra a figura a seguir: Importância atribuída pela área de TI Im po rt ân ci a at rib uí da p el os fo rn ec ed or es te rc ei riz ad os – – + + Quadrante de oportunidades Quadrante de parcerias Quadrante de conveniência Quadrante de riscos Fornecedor A Terceirizado B Figura 15 – Matriz de Relacionamento de TI Quando os fornecedores e terceirizados são lançados no gráfico, alguns vão se enquadrando em um dos seguintes campos: • Oportunidades: esses relacionamentos são mais importantes para a área de TI e precisam ser preservados. • Parceria: relacionamento equilibrado em que tanto a área de TI quanto o fornecedor ou o terceirizado ganham, também conhecido como relação “ganha‑ganha”. • Conveniência: relacionamentos pouco importantes, mas necessários de serem mantidos. • Riscos: relacionamento de risco muito alto para a área de TI. 60 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 Unidade V 5.9 Métodos AHP para a tomada de decisão No processo do PETI é comum a tomada de decisões, em que a priorização de iniciativas habilitadas por TI precisa ser corretamente feita, sob pena de prejudicar todo o alinhamento estratégico entre TI e negócio.Segundo Laudon e Laudon (2011), um modelo racional de tomada de decisão preconiza quatro etapas: • Inteligência: consiste em descobrir e identificar os problemas. • Concepção: envolve a identificação e investigação das várias soluções. • Seleção: consiste em escolher a melhor solução. • Implementação: envolve fazer a alternativa escolhida funcionar e continuar monitorando o seu desempenho. O ideal é que nesse processo de escolha de alternativas sejam aplicados métodos e ferramentas que auxiliem a alta direção ou gerência. Observação O método AHP é muito utilizado nos meios acadêmicos para análise e decisão em pesquisas nas ciências exatas e sociais. Satty (1990) propôs uma técnica de escolha baseada na lógica da comparação pareada, denominada Analytic Hierarchy Process (AHP). A aplicação do método consiste em organizar hierarquicamente problemas complexos, envolvendo vários critérios, vários decisores, sendo um processo flexível que usa a lógica e, ao mesmo tempo, a intuição. Segundo Costa Neto (2007), diversas empresas no Brasil utilizam esse método para o julgamento de licitações e no planejamento estratégico, dentre elas, pode‑se destacar a Embratel. Os passos para a construção do modelo são os seguintes: • Identificação e estruturação dos objetivos estratégicos. • Estabelecimento de pesos e critérios de avaliação para os objetivos estratégicos, mensurando seu grau de importância e impactos. • Agrupamento das alternativas e otimização das soluções. 61 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO • Alocação de recursos. • Comunicação dos resultados. Saiba mais Para conhecer mais sobre o método AHP para tomada de decisão, leia o capítulo dez da obra: COSTA NETO, O. P. L. de (Coord.). Qualidade e competência nas decisões. São Paulo: Blucher, 2007. 5.10 BSC adaptado para uso na TI O modelo conhecido como Balanced Scorecard proposto por Kaplan e Norton (1997) pode ser perfeitamente desdobrado para uso na TI para apoiar o alinhamento estratégico que deve ocorrer dentro do PETI. Dentro da TI, o BSC pode ser, também, desdobrado em outras estratégias, conforme a figura a seguir: BSC corporativo BSC adaptado para uso da TI BSC de operação de serviços de TI BSC de desenvolvimento de sistemas BSC de gestão e governança de TI Figura 16 – Desdobramento do BSC Nesse desdobramento, as perspectivas do BSC corporativo podem ser adaptadas para TI: BSC Corporativo BSC adaptado para o uso na TI Financeira Cliente Processos internos Aprendizado e crescimento Contribuição para o negócio Orientação ao usuário Excelência operacional Orientação ao futuro Figura 17 – Relacionamento entre as perspectivas do BSC Corporativo e o BSC adaptado para uso na TI 62 Re vi sã o: M ar ci lia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 05 /0 5/ 20 17 Unidade V Na perspectiva Orientação ao Futuro, trata‑se de como a TI está posicionada para atender as demandas futuras do negócio, se existe política de desenvolvimento de competências, retenção de talentos, dentre outros. A perspectiva Excelência Operacional trata dos processos internos da TI, sobre sua eficiência, eficácia, qualidade e padronização. A perspectiva Orientação ao Usuário ocupa‑se da imagem da TI diante dos usuários e clientes, no que tange às entregas de serviços e ao apoio que a TI dá aos processos desenvolvidos pelo usuário. A perspectiva Contribuição ao Negócio trata dos custos e investimentos habilitados pela TI e do retorno adequado que o negócio espera da TI. É possível, também, a montagem de um mapa estratégico para o BSC de TI, nos mesmos moldes do que foi feito para o negócio, incluindo um diagrama de causa e efeito, acompanhado de indicadores, objetivos estratégicos, metas e iniciativas. Resumo O foco desta unidade foi apresentar os conceitos‑chave utilizados na elaboração do plano estratégico de TI. Iniciando com uma abordagem sobre a gestão estratégica de TI e mostrando os devidos impactos que a TI exerce sobre os negócios. Apresentou‑se o método dos Fatores Críticos de Sucesso (FCS), surgido na década de 1970, que foi uma das primeiras tentativas de vincular o uso da TI aos objetivos e estratégias corporativas. Ainda nesta unidade, mencionou‑se a importância do alinhamento estratégico entre TI e negócio como um dos principais processos que garantem o atendimento de necessidades da corporação, por parte da TI. Por fim, apresentou‑se o processo de planejamento estratégico de TI, além mencionar diversas ferramentas utilizadas na Gestão Estratégica de TI, tais como: Diagrama de Maturidade; Matriz de Relacionamentos para TI; Métodos AHP para a tomada de decisão; BSC adaptado para uso na TI.
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