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1 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Objetivos de aprendizagem Após estudar este capítulo, você deverá estar capacitado para: Definir a organização como uma função administrativa. Entender o conceito de organização. Descrever a estrutura organizacional e definir a estrutura vertical. Compreender a amplitude administrativa e seus efeitos. Descrever as organizações altas e as organizações achatadas. Salientar as vantagens da centralização e da descentralização. 2 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO O que veremos adiante Estrutura organizacional. Estrutura vertical. Hierarquia administrativa. Amplitude administrativa. Centralização/descentralização 3 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Conceitos de organização Organizar: é o processo de estabelecer a utilização ordenada de todos os recursos de uma organização. Organizar: é o processo de engajar duas ou mais pessoas para trabalharem juntas de uma maneira estruturada para alcançar algum objetivo específico ou um conjunto de objetivos. Organizar: é o desmembramento dos recursos organizacionais para atingir objetivos estratégicos. Organizar: é o processo de assumir tarefas, alocar recursos e arranjar atividades coordenadas para implementar planos; é o processo de mobilizar pessoas e outros recursos para executar tarefas que sirvam a um propósito comum" 4 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO A 5 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO 6 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO 7 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO A estrutura organizacional pode ser definida como: • O conjunto de tarefas formais atribuídas às unidades organizacionais - divisões ou departamentos - e às pessoas. • As relações de subordinação, incluindo linhas de autoridade, responsabilidade pelas decisões, número de níveis hierárquicos e amplitude do controle administrativo. • O desenho de sistemas para assegurar coordenação eficaz entre as pessoas ao longo das unidades organizacionais. • O conjunto de tarefas formais, as relações de subordinação e os sistemas de coordenação servem para assegurar o controle vertical da organização. 8 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO 9 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Cadeia de Comando A cadeia de comando é uma linha contínua de autoridade que liga todas as pessoas de uma organização e que mostra quem se subordina a quem. 10 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO 11 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Autoridade, Responsabilidade e Delegação A autoridade apresenta três características principais: 1. Autoridade é decorrente de uma posição organizacional, e não de pessoas. 2. Autoridade deve ser aceita pelos subordinados. 3. A autoridade flui abaixo pela hierarquia vertical. 12 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Autoridade, Responsabilidade e Delegação A responsabilidade é o outro lado da moeda da autoridade. Dois conceitos decorrem da autoridade: 1. Atribuição: é o mecanismo pelo qual a autoridade e a responsabilidade são distribuídas entre as pessoas ou órgãos da organização. A atribuição significa que a pessoa recebe autoridade e responsabilidade. 2. Delegação: é outro conceito relacionado com autoridade. Delegação é o processo pelo qual o administrador transfere autoridade e responsabilidade aos seus subordinados abaixo na hierarquia. 13 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Autoridade, Responsabilidade e Delegação Como delegar mais eficazmente 1. Delegue a tarefa integral 2. Selecione as pessoas certas 3. Delegue autoridade e também responsabilidade 4. Proporcione instrução completa 5. Mantenha retroação constante 6. Avalie e recompense o desempenho 14 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Autoridade de Linha e Staff • Dá-se o nome de linha aos órgãos incumbidos de realizar a missão primária da organização. Um departamento de linha é o responsável pelo cumprimento dos objetivos principais da organização. • Os órgãos de staff têm uma função de complementar e apoiar os órgãos de linha para que eles trabalhem melhor. Um departamento de staff é o responsável pela assessoria e consultoria interna dentro da organização. 15 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO 16 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO AMPLITUDE ADMINISTRATIVA A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa o número de empregados que se devem reportar a um administrador. Quanto maior a amplitude de controle, tanto maior é o número de subordinados para cada administrador. 17 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Condições para amplitude de controle mais largas: • O trabalho executado pelos subordinados é estável e rotineiro. • Os subordinados executam tarefas similares. • Os subordinados estão concentrados em uma única localização física. • Os subordinados estão treinados e requerem pequena direção para a execução das tarefas. • Existem regras e procedimentos que definem todas as atividades. 18 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Condições para amplitude de controle mais largas: • O administrador conta com sistemas de apoio e de pessoal. • As atividades não administrativas, como planejamento ou coordenação com outros departamentos, exigem pouco tempo. • As preferências e o estilo pessoal do administrador favorecem uma amplitude larga. 19 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO 20 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO 21 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO Centralização - A centralização promove a retenção do processo decisorial na cúpula da organização. Existem três vantagens principais que a centralização pode trazer: 1. Controle: a centralização constitui o melhor método de controlar e coordenar as atividades e recursos da organização, principalmente quando: • A organização como um todo deve atender a requisitos legais ou regulatórios que são difíceis de interpretar. • As decisões tomadas no nível local podem afetar toda a organização. • Tudo o que ocorre em uma parte da organização poderá afetar as outras partes. 22 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Centralização – 2. Por causa das economias de escala, a função centralizada pode ser administrada com menos recursos do que uma função descentralizada. 3. Novas tecnologias: Novas tecnologias permitem que empresas descentralizadas migrem para a centralização e vice-versa sem afetar o seu funcionamento ou o processo decisório CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO 23 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Descentralização O foco no cliente e a agilidade no atendimento de suas necessidades levou as organizações a migrarem, resolutamente, para a descentralização. Existem três vantagens principais que a descentralização pode trazer: 1. Agilidade: quando o processo decisório é empurrado para o nível local, a organização responde mais rapidamente aos clientes e às condições locais. 24 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Descentralização 2. Independência: a descentralização estimula a criatividade e independência nas pessoas dos níveis mais baixos e ajuda a construir um espírito de equipe e preparar candidatos para posições mais elevadas. 3. Novas tecnologias: a tecnologia da informação permite maior descentralização da autoridade, porque a alta administração pode receber informações em tempo real. 25 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Fatores de Centralização e Descentralização 1. Duração das consequências: Quais as consequências que uma decisão projeta para o futuro da organização? Quanto pode ela ser rapidamente revertida? Considere que quanto mais longo prazo envolvam e quanto mais difíceis de se reverter, tanto mais as decisões devem ser tomadas pelo nível institucional. Decisões de longo prazo devem ser tomadas no alto da hierarquia. 26 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Fatores de Centralização e Descentralização 2. Impacto: Qual o efeito da decisãosobre outros departamentos ou divisões ou sobre a organização como um todo? Quanto mais uma decisão afeta toda a organização ou outras partes suas tanto mais deverá ser tomada pelo nível institucional. Decisões impactantes devem ser tomadas no alto da hierarquia. 27 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO Fatores de Centralização e Descentralização 3. Custos: Qual é o custo de uma decisão? Deve-se levar em conta não somente o custo dos recursos envolvidos - como pessoas, dinheiro, materiais etc. - mas também alguns fatores importantes, como possível perda da confiança de clientes ou redução do moral dos funcionários. Quanto custaria reverter a decisão e quais seriam suas consequências? Quanto mais alto o custo mais a decisão deverá ser tomada pelo nível institucional. 28 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO 29 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO 30 FUNDAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO