Estrutura Organizacional de Bibliotecas Universitárias

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS: 
SUBSÍDIO PARA SUA COMPOSIÇÃO 
 
Célia Regina Simonetti Barbalho1 
1Doutora em Semiótica, Universidade Federal do Amazonas, Manaus, AM 
 
 
Resumo 
Discute os elementos que corroboram para composição da estrutura organizacional da 
biblioteca universitária. Compreende que tais estruturas sofreram amplo impacto com a 
inserção das tecnologias de informação nos ambientes das bibliotecas, sobretudo para 
favorecer a oferta de serviços. Examina os aspectos teóricos que envolvem o tema 
estrutura organizacional, destacando os elementos, a implantação ou avaliação das 
estruturas existentes. Fornece subsídios para permitir a analise da estrutura 
organizacional de bibliotecas universitárias. 
 
Palavras-Chave: 
Estrutura Organizacional; Biblioteca Universitária; Gestão. 
 
Abstract 
Discusses the elements that support for the composition of the organizational structure of 
the university library. Understands that such structures suffered extensive impact with the 
inclusion of information technology environments of libraries, especially to promote the 
availability of services. Examines the theoretical aspects involving the theme of 
organizational structure, highlighting the elements, implementation or evaluation of existing 
structures. Provides grants to enable the analysis of the organizational structure of 
university libraries. 
 
Keywords: 
Organizational Structure; University Library; Management. 
 
 
1 Introdução 
Com o crescimento das organizações, cujo ambiente de atuação se vê ampliado 
pela globalização e diuturnamente alterado pela sofisticação da tecnologia, a tarefa de 
administrar uma instituição tem sofrido pressão no sentido de proporcionar respostas 
rápidas e competentes ao contexto, de modo a oportunizar maior visibilidade 
organizacional para os produtos e serviços oferecidos e, por conseguinte, promover a 
geração de benefícios para ao empreendimento. 
O êxito da performance organizacional está pautado na capacidade de articulação 
da ação estratégica, o que, para Mintzberg (2003) demanda pela definição de uma 
direção que enfoque os esforços para proporcionar consistência nas decisões tomadas. 
Indubitavelmente as estruturas organizacionais possuem um importante papel na 
prospecção das estratégias e no desempenho das organizações. A despeito disto Motta 
(2002) sustenta que na medida em que se alteram as condições sociais, econômicas e 
 
 
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políticas, também vão se modificando as maneiras de análise e concepção das 
organizações do trabalho e da produção, o que impacta na modelagem das estruturas 
organizacionais. 
Por certo, a relação dinâmica entre a estrutura organizacional de um 
empreendimento e sua estratégia é interdependente, sendo ambas influenciadas pelo 
ambiente ainda que qualquer modelo organizacional reflita uma arbitrariedade na divisão 
do trabalho e na distribuição da autoridade e da responsabilidade. De certo, para poder 
atingir os seus objetivos e qualificar sua performance, a organização necessita de uma 
estrutura que estabeleça relações entre indivíduos, para a condução de tarefas coletivas. 
A concepção moderna preconiza que se não existe, em princípio, uma melhor 
maneira de se estruturar uma organização, a qual como qualquer outro elemento 
organizacional, deve ser considerada também um instrumento gerencial dinâmico e 
passível de variações, que possui regras e procedimentos para atender as exigências 
quanto ao desempenho da estratégia traçada, variando o grau de complexidade em 
função do alcance dos processos e decisões. 
Decisivamente, uma organização é a coordenação planejada das atividades para a 
consecução de algum propósito ou objetivo comum, explícito, por meio da divisão de 
trabalho e funções, por meio de uma hierarquia de autoridade e responsabilidade 
(SCHEIN, 1982). 
A análise do funcionamento das organizações, visando examinar as questões 
inerentes ao seu desempenho, é própria a qualquer ambiente produtivo seja qual for a 
sua natureza, o que implica em afirmar que o estudo das diferentes estruturas, dinâmicas 
e configurações organizacionais tornam possível compreender o funcionamento de 
instituições como uma biblioteca, por exemplo, ao mesmo tempo em que permite analisar 
os fluxos internos existentes e a forma como tais aspectos poderão contribuir para 
identificar problemas com os quais ela atualmente se vê confrontada 
Para além de oferecer uma resposta à necessidade de encontrar um modelo 
organizacional que melhore o funcionamento das bibliotecas, é importante refletir sobre 
como estão sendo operadas às mudanças ambientais que as envolvem e de que forma os 
modelos organizacionais estão adaptados a essa nova realidade e as estratégias que elas 
prospectam. 
Deste modo, este artigo arrola elementos teóricos para o exame da estrutura 
organizacional das bibliotecas universitárias, considerando que estas apresentam 
elementos constitutivos portadores de maior organicidade ao seu desempenho. 
 
 
2 Estrutura Organizacional 
 
A estrutura é “[...] um meio complexo de controle continuamente produzido e 
recriado na interação e, no entanto, molda essa interação: As estruturas são formadas e 
formam” (RANSON; HININGS; GREENWOOD, 1980 apud HALL, 2004 p.48). Tal 
assertiva implica na compreensão prévia de que a estrutura de uma organização não é 
imutável. De certo ela molda é moldada pelas mudanças ambientais com as quais uma 
organização se vê envolvida. 
Sob este ponto de vista, estudos como o de Higa et alli (2005) e Younis (1999), 
apontam que a estrutura organizacional das bibliotecas sofreu grande impacto com a 
inserção das tecnologias de informação e comunicação em suas atividades, 
proporcionando uma justaposição de soluções tecnológicas, interações políticas e 
 
 
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interpretações sociais em torno delas, o que alterou as relações entre os atores 
organizacionais, gerando implicações para a organização de seu processo produtivo e, 
por conseguinte, para sua estrutura organizacional. 
Considerando que as estruturas organizacionais devem produzir resultados e 
atingir metas, minimizar ou, ao menos, regular a influência das variações individuais na 
organização, é tácito que elas compõem um cenário no qual o poder exercido, as 
decisões tomadas e as atividades executadas são realizadas sob a influência das 
variações que seu modelo produtivo sofre. 
Diante tais questões cabe considerar que a biblioteca universitária enquanto 
organização, se vê envolvida com tais questões tendo em vista que ela possui uma 
estrutura complexa a qual carece diuturnamente adequar e repensar suas ações dentro 
de uma modernidade que lida com intensas interligações entre as diversas áreas que 
compõem uma instituição de ensino superior, considerando seu papel na disseminação de 
conhecimento. 
A estrutura é o arranjo dos elementos que constituem uma organização. Segundo 
Faria (1984, p. 21), a estrutura, 
 
[...] é um conjunto integrado de elementos e suportes que formam as demais 
partes componentes de um organismo, sendo representada, em organização, 
pelo conjunto de órgãos, suas relações de interdependência e a via hierárquica 
existente, assim como as vinculações que devem ser representadas através do 
organograma. 
 
Desta forma, pode-se analisar a o sentido do termo estrutura sob duas acepções: 
a) em relação as partes físicas da organização relacionada ao espaço e 
equipamentos que lhes são pertinentes (localização espacial); e 
b) em consideração os elementos do trabalho, operações do processo de 
produção etc. (sistema organizacional, organização do trabalho, organização da 
produção etc.) 
 
Ambas as acepções demandam por inquirições que favoreçam sua eficácia sendo 
que, a primeira envolve os aspetos inerentes ao melhor dimensionamento do espaço 
físico para maior rendimento dos processos. O segundo entendimento enfoca que a 
estrutura organizacional é composta por diversas unidades que precisam interagir 
(departamentos,divisões, seções etc.) como também os funcionários e as relações 
existentes entre superiores e subordinados. 
Para Annes (2005, p. 21), a 
 
Estrutura é um conjunto integrado de elementos suportes que formam as demais 
partes componentes de um organismo, sendo representada em organização, pelo 
conjunto de órgãos, suas relações de interdependência e via hierárquica 
existente, assim como as vinculações que devem ser representadas através do 
organograma. 
 
O autor, ao destacar que e estrutura é a integração de diversos elementos, permite 
entender que ela envolve uma parte física (edifício, equipamento, espaço e localização) e 
elementos de trabalho (processo produtivo, organização do trabalho e da produção) com 
a função básica de obter produtos organizacionais e atingir metas; minimizar a influência 
de variáveis individuais sobre os processos e estabelecer o posicionamento hierárquico 
que envolve a tomada de decisão, o fluxo de informações e a execução das atividades na 
 
 
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instituição. 
Com efeito, uma estrutura organizacional adequada as estratégias do 
empreendimento pode gerar, dentre outros, benefícios como a exata identificação das 
tarefas necessárias, organização adequada das funções e responsabilidades, das 
informações, dos recursos e do feedback dos funcionários além do estabelecimento de 
medidas de desempenho compatível com os objetivos e condições motivadoras. 
A estrutura de uma biblioteca universitária não se restringe apenas a diversas 
unidades (departamento, setores, etc.) que a compõe, mas abarca os funcionários e as 
relações existentes entre superiores e subordinados. De fato, uma organização é 
arranjada estruturalmente de modo formal e informal considerando diversos elementos 
que a influenciam. 
 
 
2.1 Elementos da estrutura organizacional 
No delineamento de uma estrutura organizacional é imperioso considerar os seus 
componentes, condicionantes e níveis de influência, o que implica no entendimento das 
influências existentes no contexto, conforme expõe a Figura 1. 
 
Figura 1 - Componentes, Condicionantes e Níveis de Influência 
 
Analisando a Figura 1 é possível inferir que o Sistema de Responsabilidade está 
relacionado atribuição de encargos inerentes àquilo que é dimensionado para que o 
colaborador execute, ou seja, às funções do cargo que ocupa. Deste modo, ele se reporta 
a da execução dos processos que estão sob sua carga e que é influenciada pelo modo 
como a estrutura organizacional arranja a distribuição do trabalho, estabelecendo quem 
 
 
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tem que fazer o que. 
Quanto ao Sistema de Autoridade é possível entender que ele é revestido do direito 
ou poder de se fazer obedecer, de dar ordens, de tomar decisões, em fim, de agir. Oliveira 
(1999), citando Jucius e Schelender (1968), reforça tal colocação, ao afirma que 
autoridade é o direito para fazer alguma coisa que pode ser o direito de tomar decisões, 
de dar ordens e requerer obediência ou simplesmente o direito de desempenhar um 
trabalho que foi designado, podendo ser hierárquica e funcional. 
O Sistema de Decisão está na análise das atividades, das decisões e das relações 
entre os órgãos da biblioteca. Segundo Drucker (1962), isto envolve considerar os 
seguintes aspectos: (1) Que decisões são necessárias para ser o desempenho 
indispensável á realização dos objetivos; (2) De que natureza são essas decisões; (3) Em 
que plano da biblioteca deve ser tomado; (4) Qual velocidade elas acarretam ou afetam; 
(4) Qual gestor deve participar dessas decisões, pelo menos até aqueles que devem ser 
consultados antecipadamente; e (5) Quais gestores devem ser informados, depois de 
tomadas decisões. 
O Sistema de Comunicação é resultante do processo pelo quais os membros da 
biblioteca trocam as informações pertinentes sobre a instituição e as mudanças que nela 
ocorrem. Nesta perspectiva ele desempenha uma função de fonte de informação para os 
colaboradores e diz respeito aos procedimentos que caracterizam o entendimento entre 
as pessoas no ambiente organizacional. 
Assim posto, cabe destacar que tal sistema abrange todas as formas de 
comunicação utilizadas pela organização para relacionar-se e interagir com seus públicos 
interno e externo. Cleusa Maria Andrade Scroferneker (2005), no texto Perspectivas 
teóricas da comunicação organizacional, ao citar Restreppo J. (1995), aponta que a 
comunicação pode ser compreendida como um composto que dá forma à organização, 
que a informa, fazendo-a ser o que é, e estabelece quatro dimensões do processo como: 
a) Informação, ela é vista como configurador das operações próprias de cada 
organização. São as transações estáveis que necessitam ocorrer para que o 
negócio seja viabilizado, constituindo o sistema normativo (missão, valores, 
princípios, políticas) que sustenta as práticas da organização, as formas de 
controle; 
b) Divulgação, no sentido de dar a conhecer, tornar público; 
c) Gerador de relações voltadas para a formação, a socialização e ou o reforço de 
processos culturais. Atividades recreativas, rituais e celebrações são alguns dos 
processos de comunicação utilizados nessa dimensão; 
d) Participação, como ação de comunicação do outro. Nesse ponto se completa o 
ciclo da comunicação, onde explicitamente surge à figura daquele que recebe a 
mensagem. 
 
O processo de constituição da estrutura organizacional deve também atentar para 
alguns fatores que são essenciais para sua concepção. A literatura, de modo amplo, 
especialmente as colocações de Vasconcellos (1972, p. 7 apud PERROTTI, 2004, p.29), 
afirma que tais fatores são: tecnológico, ecológico, estrutura, humano e os objetivos 
organizacionais. 
Oliveira (2005) afirma que tais fatores são quatro, a saber: objetivos e estratégias; 
ambiente; tecnologia; e recursos humanos, e Maximiano (1992) aponta que eles se 
constituem pelo grau de diversificação de produtos e serviços, a ênfase nos planos e 
objetivos, e a alocação de recursos. 
 
 
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Para Robins (2002, p. 418 apud PERROTTI, 2004, p.30), tais forças se definem em 
tecnologia, tamanho da organização e ambiente. Djalma Oliveira (1999) afirma que elas 
são compostas pelo ambiente externo, sistema de objetivos e estratégia, recursos 
humanos e tecnologia. 
Analisando todos os diversos pontos de vista arrolados na literatura, é possível 
afirmar que eles compõem um eixo central composto de: 
 
a) Fator Humano 
Toda organização é composta por pessoas que, individualmente ou em grupo, 
tornam a estrutura organizacional eficiente através de seus comportamentos e 
desempenhos. Fayol (1976, p.27 apud OLIVEIRA, 2005) enumera que são 
necessárias determinadas habilidades humanas cuja importância aumenta à 
medida que a pessoa sobe na hierarquia e que podem ser resumidas em: 
técnica, de comando, administrativa, de cooperação e de integração. 
 
b) Fator Ambiental ou Ecológico 
O ambiente é tudo aquilo que externamente envolve a instituições, ou seja, o 
contexto onde ela está inserida, uma vez que ela interage com o ambiente 
promovendo trocas que influenciam suas ações. Assim este fator se configura 
pela análise do processo de relacionamento entre a empresa e seu ambiente. 
 
c) Fator Sistema de Objetivos e Estratégias 
O objetivo traçado pela organização determina a situação que ela pretende 
atingir e a estratégia define quais os caminhos mais adequados para alcançar o 
objetivo. Deste modo, este fator influência a estrutura organizacional à medida 
que, quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil 
organizar, pois se sabe o que esperar de cada membro do grupo que compõe a 
empresa. 
 
d) Fator Tecnológico 
Vasconcellos (1982) considera o fator tecnológico como o conjunto de 
conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na 
empresa para que seus objetivos possam ser alcançados e que influencia as 
pessoas e sua interação, a execução das tarefas, o percentual de mudança, 
entre outros. 
 
Os fatores acima descritos se apresentam comocondição para a composição da 
estrutura organizacional uma vez que são influenciadores do modo como à empresa 
pretende operacionalizar seus processos e procedimentos. Perrotti (2004, p.32), ao 
sintetizar os componentes e condicionantes da estrutura aponta uma representação 
gráfica que, adaptada aos conceitos adotados e discutidos anteriormente, permitem a 
visualização do que foi exposto. 
 O exame dos elementos da estrutura organizacional permite compreender o 
conjunto de fatores que envolvem seu desenho visando adotar medidas que possam 
amparar a decisão quanto a introdução de mudanças. 
 
 
 
 
 
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2.2 Implantação ou Avaliação da Estrutura Organizacional 
A implantação de uma estrutura organizacional envolve três aspectos básicos que são 
determinantes das estratégias a serem adotadas para promover as ações necessárias 
com vista a atingir o objetivo pelo qual ela está sendo reformulada. Tais aspectos são: 
 
a) Mudança da estrutura organizacional – este aspecto está relacionado à 
necessidade de: 
• Ter ciência que a estrutura organizacional mais adequada depende da 
atual; 
• Atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e propulsoras 
que podem ter influência no processo; 
• A importância do fator humano; 
• A qualidade técnica da nova estrutura organizacional é insuficiente para o 
sucesso da mudança; 
• A importância do planejamento da mudança, para evitar ou minimizar 
possíveis problemas maiores na sua efetivação; 
• Antes de mudar a estrutura organizacional, verificar se não há uma 
situação alternativa mais adequada; 
• Ter sempre em mente a importância da participação; 
• Antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como 
o que será mudado e quais as variáveis a serem consideradas. 
 
b) Processo de implantação, envolvendo: 
• Análise e aprovação pela diretoria da empresa (aspectos conceituais); 
• Análise e aprovação pelos responsáveis das várias unidades 
organizacionais (aspectos conceituais e principalmente descritivos); 
• Implantação efetiva; 
• Acompanhamento e avaliação do processo. 
 
c) Resistências que podem ocorrer 
 
Nos aspectos destacados pode-se apontar que eles envolvem não só as questões 
inerentes aos processos organizacionais, mas, especialmente, o comportamento da 
cultura existente que está relacionada ao modo como as pessoas colaborarão para o 
sucesso da implantação desejada. De fato, o fator humano, antes discutido, é ponto 
primordial para o sucesso da implantação tendo em vista que a competência, o 
desempenho e a motivação podem ser um facilitador ou complicador do processo. 
No que diz respeito à avaliação cabe inicialmente destacar que se trata de um 
procedimento através do qual se verifica os pontos fortes e fracos da estrutura 
organizacional. Para tanto é necessário efetuar um levantamento das condições 
existentes com vista a delinear a estrutura idealizada para o desenvolvimento dos 
processos na instituição. Este procedimento poderá observar os resultados apresentados, 
os problemas evidenciados e o nível de satisfação dos colaboradores com as condições 
existentes. Assim, Oliveira (1999) sugere que tal ação envolva: 
 
a) Levantamento 
• Identificação dos problemas evidenciados pelos usuários; e 
 
 
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• Entrevista com os elementos-chave da empresa. 
 
b) Análise 
• Dos dados levantados anteriormente; 
• Interligação dos dados levantados, verificando sua veracidade e 
considerando os vários subsistemas da empresa; 
• Estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação; e 
• Identificação do efeito de cada um dos dados levantados na situação 
atual da estrutura organizacional da empresa. 
 
c) Avaliação 
• Estabelecimento da situação dos componentes da estrutura 
organizacional na empresa; 
• Verificação do envolvimento de cada um dos condicionantes sobre a 
estrutura organizacional; e 
• Verificação do nível de influência de cada nível da empresa – estratégico, 
tático e operacional – para o delineamento da estrutura organizacional. 
 
Toda a avaliação a ser realizada deve ser pautada no um conjunto de políticas e 
valores organizacionais que servirão de sustentação para o processo decisório. 
O Vitor Colenghi, na obra O & M e qualidade total, apresenta uma metodologia 
básica para avaliação de estruturas organizacionais, propõe o fluxo de atividade conforme 
exposto na Figura 2. 
 
Figura 2 – Metodologia básica para avaliação de estruturas organizacionais 
 
FONTE: http://www.uniube.br/uniube/cursos/graduacao/administracao/vitor/MAEO.htm 
 
Avaliando a proposta exposta pelo modelo acima é possível destacar que a 
avaliação das estruturas perpassa, inicialmente, pela necessidade de entendimento da 
missão da instituição tendo em vista que o delineamento do arcabouço organizacional 
 
 
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deve estar alinhado com aquilo que o empreendimento busca ser para atuar no marcado 
onde se insere. 
Para consolidar a análise e futuras propostas de mudanças, faz-se necessário 
elencar os tipos de estruturas que as empresas poderão adotar tendo em vista uma 
variada gama de condições que lhes são impostas pelo meio e a forma como atua. 
 
2.3 Estrutura Organizacional de Bibliotecas 
 
Reunir, organizar e disponibilizar irrestritamente a informação registrada de modo a 
contribuir para a geração de indivíduos conscientes e críticos, é a função de instituições 
culturais denominadas bibliotecas1
A biblioteca – cidadela do saber que abriga em seu espaço informações registradas 
sob os mais variados suportes, é um organismo vivo que possibilita a fruição do saber, o 
prazer da leitura e o usufruto da cidadania, contribuindo para a aprendizagem duradoura, 
para o desenvolvimento cultural e para o crescimento intelectual do indivíduo. 
, cujo caráter democrático de dar acesso ao 
conhecimento, caracteriza sua ação social. 
Como um organismo ativo e partícipe da vida social, a biblioteca busca, através da 
memória coletiva por ela reunida, equacionar as necessidades de informação da 
comunidade, mapeando suas demandas informacionais de modo a oferecer ao usuário 
um encontro com a cultura e com o conhecimento. De fato, a biblioteca não é 
simplesmente uma coleção organizada de livros, ela é um espaço de convívio e de 
socialização dinâmicos que promove a formação e o entretenimento. 
A rigor, a biblioteca, para assegurar o acesso à informação, necessita: 
a) Reconhecer sua intencionalidade política e social que a torna fundamental para 
a construção e manutenção de uma sociedade saudável, equilibrada e 
dinâmica; 
b) Possuir um acervo que responda às demandas informacionais, bem como 
meios para mantê-lo atualizado; 
c) Estabelecer os mecanismos para sua organização e sistematização de forma a 
ser um sistema articulado da representação do conhecimento; 
d) Conhecer sua comunidade de usuários, reais ou potenciais, de modo a 
contemplar suas necessidades; e 
e) Ter um espaço, físico ou virtual, para expor seu acervo, atender a seus usuários 
e desenvolver suas atividades. 
 
Por certo, a oferta de serviços varia em graus de sofisticação e exigências 
conforme a necessidade da demanda. Desta forma a biblioteca universitária mantém 
serviços que integrem a comunidade acadêmica buscado dispor obras recentes ou dando 
acesso a coleções de periódicos de áreas específicas. 
Assim, as estruturas organizacionais das bibliotecas universitárias devem ser 
estabelecidas a partir do entendimento de sua missão e de seus objetivos. 
Genericamente, os objetivos de uma biblioteca podem estar relacionados a disseminar 
conhecimentos, proporcionar o crescimento do cidadão, promover o acesso informações, 
 
1 Outros organismos culturais trabalham no sentido de reunir, tratar e disseminar a informação registrada, como os 
museus e arquivos, entretanto, estes tratam da organização e preservação de documentos históricos, administrativos e 
culturais de uma empresa (pessoa jurídica) ou de um indivíduo (pessoa física), enquanto queaqueles exibem todo tipo 
de objeto que apresente interesse histórico, técnico, científico ou artístico, de modo a conservar e preservar 
coleções/acervos permitindo o contato com peças únicas que são, na maioria das vezes, bi ou tridimensionais. 
 
 
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viabilizar o desenvolvimento científico e contribuir para efetivar os processos de ensino – 
aprendizagem. 
Tais objetivos deverão estar consolidados com a função das atividades que a 
biblioteca universitária realiza para cumprir sua missão que está relacionada às atividades 
técnicas, de tratamento, organização e disseminação da informação; as sociais, ligadas a 
sua capacidade de promover a transformação do coletivo que atente; as de preservação e 
conservação que buscam a eternização dos artefatos culturais produzidos pela 
sociedade, as de apoio à pesquisa e a educação como forma de promover o 
desenvolvimento científico e tecnológico. 
Para atender a missão, objetivos e funções estabelecidas, a biblioteca necessita, 
conforme afirmado anteriormente, possuir uma estrutura física, real ou virtual, recursos 
humanos, técnicos e auxiliares, recursos informacionais, oferecer serviços para os 
usuários potenciais ou reais. Deste modo, as atividades que ela desenvolve estão 
basicamente relacionadas à formação e desenvolvimento da coleção, ao processamento 
técnico e a atendimento ao usuário. Para melhor percepção do desdobramento das 
atividades apontadas, o quadro a seguir, apresenta uma relação não exaustiva dos 
serviços oferecidos. 
Atividade Serviços Tarefas 
Formação e 
Desenvolvimento de 
Coleção 
Estudo da Comunidade 
Estudo do Usuário e do Uso 
Seleção 
Aquisição 
Avaliação 
Debastamento e descarte 
Pesquisa 
Política de Seleção 
Política de Aquisição 
Política de Descarte 
Processamento 
Técnico 
Registro 
Catalogação 
Classificação 
Indexação 
Análise descritiva 
Análise Temática 
Atendimento ao 
Usuário 
Circulação 
Consulta 
Empréstimo 
Empréstimo entre bibliotecas 
Comutação bibliográfica 
Treinamento de Usuário 
Uso dos recursos da biblioteca 
Métodos e técnicas de pesquisa 
Bibliografias e normas da documentação 
Disseminação 
Serviço de Alerta 
D. S. I. 
Publicações e Divulgações 
Referência 
Assistência ao usuário (in loco) 
Levantamento bibliográfico 
Normalização técnica 
Quadro 1 – Atividades e serviços desenvolvidos 
O quadro acima pode ser melhor compreendido a partir da seguinte descrição. 
Formação e Desenvolvimento de Coleções 
a) Objetivo: Elaborar, coordenar e executar a implantação de programas de 
formação, desenvolvimento e preservação do acervo informacional; organiza 
o serviço de aquisição e registro do acervo. 
b) Principais atividades que executa: Aquisição, recebimento e distribuição de 
material informacional; tombamento e baixa de material informacional e 
intercâmbio de material. 
 
 
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c) Principais Serviços que realiza: Serviço de Seleção e Aquisição, registro e 
descarte. 
 
Processamento Técnico 
a) Objetivo: Executar o processamento técnico dos recursos informacionais 
adquiridos, inserindo-os no acervo e as respectivas referencias na base de 
dado. 
b) Principais atividades que executa: Leitura técnica do recurso informacional; 
Descrição, segundo o código de catalogação eleito, do recurso 
informacional; Estabelecimento, conforme o sistema de classificação 
adotado e a Cutter Sounborn, do número de classificação; Determinação, 
por termos livres, dos indexadores dos recursos informacionais; Inserção 
dos dados na base de dados; Manutenção das bases de dados; 
c) Principais serviços oferecidos: Serviço de Catalogação, Classificação e 
Indexação. 
 
Atendimento ao Usuário 
a) Objetivo: Prestar serviços de informação aos usuários da biblioteca e demais 
membros da comunidade em que está inserida. 
b) Principais atividades que realiza: Difusão de informação, através de 
diferentes produtos e serviços, como a difusão seletiva de informação, a 
pesquisa bibliográfica retrospectiva ou corrente em bases de dados 
nacionais ou internacionais, etc.; Interligação do sistema informático dos 
serviços com outros sistemas ou redes de informação; Formação e 
sensibilização de leitores; Orientação sobre o uso da biblioteca e do acervo 
através de treinamentos, visitas orientadas, etc.; Empréstimo-entre-
Bibliotecas; Treinamento de Usuários; Normalização de Documentos; 
Elaboração/correção de referências bibliográficas; Disseminação da 
Informação; Sumários e Alertas de publicações periódicas correntes; 
Boletins Informativos; Jornal Mural; Boletim de Novas Aquisições; Consulta 
livre ao material dos acervos (monografias, periódicos, teses, vídeos, 
mapas, partituras, guias, etc.); Empréstimo Domiciliar; Comutação 
Bibliográfica - obtenção de fotocópias de artigos de publicações periódicas 
via Internet, COMUT on line ou outros meios. 
c) Principais serviços ofertados: Circulação, Empréstimo e Referência. 
 
Tais atividades poderão ser indicativo da estrutura organizacional que a biblioteca 
adotará. Tradicionalmente, em se tratando de departamentalização, as bibliotecas 
universitárias estão, na sua grande maioria, organizada por função ou propósito 
dominante, com a vantagem de agrupar os especialistas de modo a trabalharem em grupo 
tendo em vista que as situações vivenciadas são estáveis, de pouca mudança, tarefas 
rotineiras e onde a eficiência técnica e a qualidade são importantes. Contudo, observa-se 
que tal opção causa a perda de visão do conjunto impedindo reações em situações de 
rápida adaptação – falta de flexibilidade. 
A visualização da representação gráfica mais adota pelas bibliotecas, qual seja, a 
departamentalização por função ou proposto dominante, mostra que elas adotam o 
agrupamento por atividades de acordo com as grandes funções que nela se 
desenvolvem, isto é de acordo coma finalidade comum ou contribuição comum à 
 
 
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organização. Isso é claro quando do agrupamento os especialistas de modo a 
trabalharem em equipe tendo em vista que a biblioteca possui situações estáveis, de 
pouca mudança, tarefas rotineiras e onde a eficiência técnica e a qualidade são 
importantes, possuem poucas linhas de produtos ou serviços e que permanecem 
inalterados ao longo do tempo. Tais fatores não possibilitam a visão do conjunto e dificulta 
a reação em situações de rápida adaptação devido à falta de flexibilidade. 
Estes aspectos deverão ser os elementos basilares para a constituição da estrutura 
organizacional da biblioteca universitária. 
 
3 Resultados Finais 
 
Uma vez determinada à estratégia de uma organização, os gestores devem 
desenvolver uma estrutura eficaz que facilite a sua implementação. De fato, a 
organização, segunda etapa do processo gerencial, se configura como o processo de 
criar a estrutura de uma organização. 
A estrutura de uma organização, conforme exposto, pode ser descrita através de 
três componentes: a) complexidade, que se refere à diferenciação em uma organização; 
b) formalização, a qual define o grau em que uma organização se baseia em regras e 
procedimentos para dirigir o comportamento dos colaboradores; e c) centralização ou 
descentralização, a qual determina a autoridade que toma a decisão. 
Tais questões impactam na biblioteca universitária, a qual deverá definir suas 
tarefas, agrupar as semelhantes e coordenar os esforços para melhor efetuar a execução. 
É tácito que organização das atividades a serem executadas pela biblioteca de 
uma instituição de ensino superior deverá observar as seguintes etapas (Figura 3): 
 
 
Figura 3 – Etapas para composição da estrutura organizacional 
 
As etapas acima expressas, fruto das análises apontadas pelos autores visitados 
neste estudo teórico, representam a síntese dos seis elementos que os gerentes de 
bibliotecas precisam considerar ao projetar as estruturas das organizações que 
administram. 
 
 
 
 
 
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4 Considerações Finais 
A título de conclusão, embora a temática ainda envolva outros aspectos que não 
foram abordados como o estágio em quese encontra o trabalho, é possível inferir que 
uma estrutura organizacional é dinâmica, principalmente quando são considerados os 
seus aspectos informais provenientes da caracterização das pessoas que a integram e 
deve ser delineada formalmente considerando as funções de administração como um 
instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos. 
A temática é muito complexa considerando que a estrutura da biblioteca 
universitária é uma ordenação e agrupamento de atividades e recursos, o que para a 
gestão está relacionada à sua organização sendo necessário ainda o planejamento, a 
coordenação e o controle dos procedimentos para promover uma eficaz administração. 
O estudo da estrutura organizacional envolve elementos como identificação das 
tarefas necessárias, a organização das funções e responsabilidades, informações, 
recursos e feedback aos colaboradores, medidas de desempenho compatíveis com os 
objetivos e condições motivadoras para a competente implantação. Muitos destes 
aspectos perpassam pela necessidade de afinar as ações com as estratégias de 
instituição de ensino superior. 
O delineamento da estrutura pode se configurar em razão da necessidade de criar 
uma estrutura para uma biblioteca ou então aprimorar a existente. Ele é resultante da 
dinâmica ambiental e deve considerar as funções de administração como um instrumento 
para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos bem como a missão da biblioteca. 
 
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	ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS: subsídio para sua composição