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2014 Planejamento e Desenvolvimento organizacional HosPitalar Prof. Romero Fenili Prof.ª Carla Eunice Gomes Corrêa Copyright © UNIASSELVI 2014 Elaboração: Prof. Romero Fenili Prof.ª Carla Eunice Gomes Corrêa Revisão, Diagramação e Produção: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. 362.11 F333p Fenili, Romero Planejamento e desenvolvimento organizacional hospitalar / Romero Fenili, Carla Eunice Gomes Corrêa . Indaial : Uniasselvi, 2014. 205 p. : il ISBN 978-85-7830-842-1 1. Assistência hospitalar – Controle de qualidade. I. Centro Universitário Leonardo da Vinci. III aPresentação Caro(a) acadêmico(a), seja bem-vindo(a) à disciplina de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional Hospitalar! O planejamento tem sido uma das ferramentas fundamentais no processo de gestão e desenvolvimento das organizações. Os vários cenários do mercado de saúde passam por um processo de evolução e o acompanhamento dessa evolução tem se tornado um desafio para muitos gestores de hospitais. Primeiramente, por tratar-se de instituições muito antigas, sendo gerenciadas através de modelos de gestão já obsoletos. Em segundo lugar, por serem organizações complexas que exigem do gestor uma visão ampla, com conhecimentos não só do ambiente interno, mas também do ambiente externo e que implicam tomadas de decisão. Desta forma, esta disciplina inicialmente visa apresentar a influência do planejamento nas organizações, a metodologia de implementação do planejamento estratégico e uma introdução aos sistemas de prestação à saúde que ajudarão na compreensão da complexidade das organizações de saúde. Posteriormente, por meio da estruturação do sistema hospitalar, você poderá observar como os hospitais são organizados e como essa organização influencia nos cuidados em saúde. Por fim, tão importante quanto conhecer as ferramentas de gestão é saber aplicá-las. Por isso, serão abordados os modelos de gestão de hospitais e também as competências necessárias para um bom gestor. Esperamos que você aproveite ao máximo os estudos desta disciplina e que estes possam contribuir para o aprimoramento de suas habilidades e aprofundamento dos conhecimentos necessários para um gestor hospitalar. Bons estudos e sucesso na sua vida acadêmica! Prof. Romero Fenili Prof.ª Carla Eunice Gomes Corrêa IV Você já me conhece das outras disciplinas? Não? É calouro? Enfim, tanto para você que está chegando agora à UNIASSELVI quanto para você que já é veterano, há novidades em nosso material. Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos os acadêmicos desde 2005, é o material base da disciplina. A partir de 2017, nossos livros estão de visual novo, com um formato mais prático, que cabe na bolsa e facilita a leitura. O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova diagramação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo. Assim, a UNIASSELVI, preocupando-se com o impacto de nossas ações sobre o ambiente, apresenta também este livro no formato digital. Assim, você, acadêmico, tem a possibilidade de estudá-lo com versatilidade nas telas do celular, tablet ou computador. Eu mesmo, UNI, ganhei um novo layout, você me verá frequentemente e surgirei para apresentar dicas de vídeos e outras fontes de conhecimento que complementam o assunto em questão. Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa continuar seus estudos com um material de qualidade. Aproveito o momento para convidá-lo para um bate-papo sobre o Exame Nacional de Desempenho de Estudantes – ENADE. Bons estudos! UNI V VI VII UNIDADE 1 – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE ............................................................................... 1 TÓPICO 1 – DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ................................................................................................................ 3 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 3 2 CONCEITO DE ORGANIZAÇÃO ................................................................................................... 4 3 O CICLO DE VIDA DAS ORGANIZAÇÕES ................................................................................ 4 4 DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL .............................................................................. 7 5 O CONCEITO DE ESTRATÉGIA ..................................................................................................... 9 6 FUNDAMENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ............................................................................... 13 7 NÍVEIS DO PLANEJAMENTO ........................................................................................................ 15 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 16 RESUMO DO TÓPICO 1 ....................................................................................................................... 19 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 20 TÓPICO 2 – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO ........................................................................................................ 21 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 21 2 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ................ 21 2.1 DEFINIÇÃO DE VALORES ........................................................................................................... 22 2.2 MISSÃO ............................................................................................................................................ 23 2.3 NEGÓCIO ........................................................................................................................................ 26 2.4 VISÃO ............................................................................................................................................... 27 2.5 DIAGNÓSTICO .............................................................................................................................. 29 2.5.1 Análise do ambiente interno ................................................................................................ 31 2.5.2 Análise do ambiente externo ................................................................................................ 33 2.5.2.1 Análise PEST ................................................................................................................ 34 2.5.2.2 A Matriz SWOT ou FOFA .......................................................................................... 36 2.6 DEFINIÇÃO DE ESTRATÉGIA E OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ............................................ 37 2.7 IMPLANTAÇÃO E CONTROLE DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ........................... 40 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 41 RESUMO DO TÓPICO 2 ....................................................................................................................... 46 AUTOATIVIDADE................................................................................................................................ 47 TÓPICO 3 – SISTEMAS DE PRESTAÇÃO DE ASSISTÊNCIA À SAÚDE ................................ 49 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 49 2 O SETOR DE SAÚDE NO BRASIL .................................................................................................. 49 2.1 GESTÃO DO SUS NAS ESFERAS DE GOVERNO .................................................................... 52 2.1.1 Atenção primária em saúde – APS ...................................................................................... 52 2.1.2 Estratégia de saúde da família – ESF .................................................................................. 53 2.1.3 Atenção domiciliar na atenção básica ................................................................................. 59 3 INTEGRALIDADE DA PRÁTICA EM SAÚDE: VÍNCULO ACOLHIMENTO E ABORDAGEM ...................................................................................................................................... 62 sumário VIII 3.1 O CONCEITO DE INTEGRALIDADE EM SAÚDE .................................................................. 62 3.2 O ACOLHIMENTO NO CONTEXTO DA INTEGRALIDADE ............................................... 64 3.3 AS POLÍTICAS E PROGRAMAS DA INTEGRALIZAÇÃO EM SAÚDE .............................. 65 3.3.1 Política nacional de atenção integral à saúde do homem ................................................ 65 3.3.2 Política nacional de atenção integral à saúde da mulher ................................................. 67 3.3.3 Política Nacional de atenção integral à saúde da criança e do adolescente .................. 67 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 69 RESUMO DO TÓPICO 3 ....................................................................................................................... 73 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 74 UNIDADE 2 – ESTRUTURAÇÃO DO SISTEMA HOSPITALAR ............................................... 75 TÓPICO 1 – ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO HOSPITALAR ...................................................... 77 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 77 2 O CONCEITO DE HOSPITAL .......................................................................................................... 77 3 A EVOLUÇÃO DOS HOSPITAIS NO MUNDO E NO BRASIL ............................................... 79 3.1 O SURGIMENTO DOS HOSPITAIS NO MUNDO .................................................................... 79 3.2 O SETOR HOSPITALAR BRASILEIRO ....................................................................................... 82 4 AS FUNÇÕES DO HOSPITAL .......................................................................................................... 85 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 89 RESUMO DO TÓPICO 1 ....................................................................................................................... 96 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 97 TÓPICO 2 – DIFERENTES NÍVEIS DE COMPLEXIDADE HOSPITALAR ............................... 99 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 99 2 CLASSIFICAÇÃO HOSPITALAR DO SISTEMA ÚNICO DE SAÚDE (SUS) ....................... 100 2.1 NÍVEL DE COMPLEXIDADE DAS ATIVIDADES PRESTADAS ............................................ 106 3 O CUIDADO EM SAÚDE NOS DIFERENTES NÍVEIS DE COMPLEXIDADE HOSPITALAR ....................................................................................................................................... 109 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 114 RESUMO DO TÓPICO 2 ....................................................................................................................... 117 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 118 TÓPICO 3 – DEPARTAMENTALIZAÇÃO DO SERVIÇO HOSPITALAR ................................ 119 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 119 2 INSTRUMENTOS ORGANIZACIONAIS DE INSTITUIÇÕES HOSPITALARES .............. 119 2.1 ORGANOGRAMA ......................................................................................................................... 120 2.1.1 Tipos de organogramas ........................................................................................................ 121 2.2 FLUXOGRAMA .............................................................................................................................. 125 2.3 FORMULÁRIOS .............................................................................................................................. 129 3 DEPARTAMENTALIZAÇÃO DAS INSTITUIÇÕES DE SAÚDE ............................................. 129 3.1 TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO .................................................................................... 130 3.1.1 Departamentalização por funções ....................................................................................... 130 3.1.2 Departamentalização por produtos ou serviços ............................................................... 131 3.1.3 Departamentalização geográfica ......................................................................................... 131 3.1.4 Departamentalização por clientela ...................................................................................... 132 3.1.5 Departamentalização por processo ..................................................................................... 133 3.2 A DEPARTAMENTALIZAÇÃO E O CENTRO DE CUSTOS HOSPITALARES ................... 134 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 136 RESUMO DO TÓPICO 3 ....................................................................................................................... 140 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 141 IX UNIDADE 3 – GESTÃO HOSPITALAR ............................................................................................ 143 TÓPICO 1 – SISTEMAS E PROCESSOS HOSPITALARES .......................................................... 145 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 145 2 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES HOSPITALARES .................................................................... 145 2.1 TIPOS DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO ................................................................................... 146 2.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES NA TOMADA DE DECISÃO .............................................. 147 2.2.1 Segurança nas informações do paciente ............................................................................. 150 3 ESTRUTURAÇÃO DE PROCESSOS HOSPITALARES ..............................................................151 3.1 ESTRUTURAÇÃO DE PROCESSOS ............................................................................................ 151 3.2 HIERARQUIA DE PROCESSOS ................................................................................................... 153 3.3 PROCESSOS PRINCIPAIS DO NEGÓCIO E PROCESSOS DE APOIO ................................. 155 3.4 PROCESSOS DE RELACIONAMENTO COM OS FORNECEDORES ................................... 156 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 157 RESUMO DO TÓPICO 1 ....................................................................................................................... 161 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 162 TÓPICO 2 – MODELOS DE GESTÃO HOSPITALAR ................................................................... 163 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 163 2 GESTÃO DA EFICIÊNCIA HOSPITALAR .................................................................................... 163 2.1 GESTÃO CENTRADA NOS CLIENTES ..................................................................................... 164 2.2 GESTÃO VOLTADA PARA A VALORIZAÇÃO DAS PESSOAS ............................................ 167 2.3 GESTÃO COM FOCO NO RESULTADO ................................................................................... 169 3 GOVERNANÇA CORPORATIVA ................................................................................................... 172 3.1 FUNDAMENTOS DA GOVERNANÇA CORPORATIVA ....................................................... 174 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 176 RESUMO DO TÓPICO 2 ....................................................................................................................... 179 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 180 TÓPICO 3 – HABILIDADES, E COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS DO GESTOR HOSPITALAR ................................................................................................................... 181 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 181 2 COMPETÊNCIAS DO ADMINISTRADOR .................................................................................. 181 2.1 IMPORTÂNCIA DAS COMPETÊNCIAS PARA OS GESTORES HOSPITALARES ............ 185 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 187 RESUMO DO TÓPICO 3 ....................................................................................................................... 195 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 196 REFERÊNCIAS ........................................................................................................................................ 197 X 1 UNIDADE 1 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM PLANO DE ESTUDOS Esta unidade tem por objetivos: • conhecer as principais estratégias adotadas nas organizações hospitalares; • situar o(a) acadêmico(a) quanto aos diferentes níveis de planejamento; • compreender os fundamentos do planejamento estratégico; • compreender a teoria do desenvolvimento organizacional. Esta unidade está organizada em três tópicos. Em cada um deles você encontrará diversas atividades que o(a) ajudarão na compreensão das informações apresentadas. TÓPICO 1– DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO TÓPICO 2 – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO TÓPICO 3 – SISTEMAS DE PRESTAÇÃO DE ASSISTÊNCIA À SAÚDE 2 3 TÓPICO 1 UNIDADE 1 DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 1 INTRODUÇÃO A competitividade crescente tem sido um desafio para as empresas em geral, pois provocam mudanças em vários aspectos: social, econômico, político, cultural, ambiental, que faz com que as pessoas venham a repensar novas formas de comportamento e sobretudo de organização do trabalho. Assim como os demais setores econômicos, as organizações de saúde enquadram-se nesta necessidade, seus desafios vão além das demais, uma vez que possuem características específicas que envolvem questões sociais e políticas. Questões essas que contribuem significativamente para um cenário deplorável da situação de saúde no país, de um lado marcada pela falta de investimento em infraestrutura, mão de obra capacitada, e de outro uma sociedade cada vez mais necessitada, porém, exigente e consciente de seus direitos. Neste cenário, as instituições são convidadas a adequarem, ou melhor, a criarem novas estratégias de tomada de decisão, incluindo planejamento de curto e longo prazo, adequação de novos modelos de gestão, que possam resultar em melhores ganhos para a organização e também para a sociedade como um todo. Assim, nesta unidade vamos estudar sobre o desenvolvimento organizacional e como as estratégias adotadas pelas instituições de saúde contribuem no planejamento estratégico das mesmas. Vamos lá! UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 4 2 CONCEITO DE ORGANIZAÇÃO Antes de iniciarmos nossos estudos sobre o desenvolvimento organizacional e planejamento, é importante relembrarmos alguns conceitos, como por exemplo, o que é uma organização. A palavra organização inicialmente é utilizada para se referir à ação ou resultado de organizar ou organizar-se. Mas, também é utilizada no meio empresarial para se referir a uma estrutura ou um sistema. E, neste caso, de acordo com Chiavenato (2000), as organizações são unidades sociais (ou agrupamentos humanos), intencionalmente construídas e reconstruídas, a fim de atingir objetivos específicos e coletivos. A partir do conceito apresentado por Chiavenato, podemos concluir que a organização é criada por pessoas para cumprir as metas e objetivos estabelecidos. E, independente de seu porte (tamanho), a organização vai interagir com clientes, fornecedores, concorrentes e colaboradores diretos e indiretos. Você encontrará vários tipos de organizações. Elas por sua vez, apresentam características essenciais que as distinguem umas das outras como: a forma como são constituídas (sua finalidade), sua estrutura, a atividade econômica, os serviços e/ou produtos que se propõem ofertar, entre outras. Verá ao longo dos estudos que muitas vezes características são muito importantes no sistema de sua gestão, pois implicam diretamente a forma de tomada de decisão. Dando continuidade aos estudos vamos compreender como se dá o processo evolutivo das organizações no mercado. 3 O CICLO DE VIDA DAS ORGANIZAÇÕES Assim como os seres humanos, a organização também passa por um estágio evolutivo – estágios de crescimento e envelhecimento. Adizes (1998) classifica as empresas em jovens e velhas, de acordo com seu grau de flexibilidade e de controle. Ser uma empresa flexível implica estar aberta para analisar e estudar as possibilidades de mudanças; aceitar ideias divergentes do paradigma atual; ter uma visão ampla de longo prazo. ATENCAO TÓPICO 1 | DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 5 As “empresas jovens” apresentam características como alto grau de flexibilidade, porém, baixo nível de controle de informações e processos. Enquanto que as caracterizadas como“empresas velhas” são estruturas rígidas, com baixo nível de flexibilidade, e sua gestão é baseada em normas e padrões antigos. De acordo com Adizes (1998), podemos representar os estágios inicialmente dividindo a empresa em dois momentos (estágios macros): crescimento e envelhecimento. E cada um desses momentos apresenta pequenos ciclos (Figura 1). Assim, temos ciclos relativos: • Ao estágio de crescimento: namoro, infância, toca-toca, adolescência e plenitude. • Ao estágio de envelhecimento: estável, aristocracia, burocracia e morte. FIGURA 1 - CICLO DE VIDA DAS ORGANIZAÇÕES FONTE: Adizes (1998) Para uma melhor compreensão da Figura 1 vamos ver o que significa cada um desses ciclos na vida da organização. Com base em Tajra (2006), vamos iniciar com os ciclos do estágio de crescimento. • Namoro: fase de criação do negócio (projeto da empresa). É o momento em que o profissional (médico, enfermeiro, dentista, nutricionista, gestor hospitalar, entre outros profissionais da saúde) tomam a decisão de empreender. Neste ciclo é necessário que se faça uma boa análise, pois, caso não seja uma ideia bem estruturada poderá ocasionar problemas aos outros ciclos. • Infância: é a fase em que a empresa deixa de ser um projeto e é colocada em prática. Nesse ciclo todos os esforços estão voltados para o mercado, formar uma carteira de clientes, capacitar as equipes, alcançar os primeiros resultados. UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 6 • Toca-toca: depois de superar os problemas que surgiram no ciclo da infância, a organização enfrenta novos obstáculos como a sobrecarga do gestor, ou seja, é o momento de descentralizar as atividades. Nesse ciclo é muito importante que o gestor saiba delegar e iniciar um processo de profissionalização do negócio. • Adolescência: nesse ciclo a empresa encontra conflitos internos, principalmente, resistência a mudanças por parte do gestor, que apresenta dificuldades em delegar. Muitas vezes, ocorre o conflito entre sócios, tendo em vista interesses divergentes, prevalecendo interesses individuais. • Plenitude: é a fase ideal para o negócio. A empresa já está em uma posição de equilíbrio, de autocontrole e flexibilidade. Neste ciclo a organização está pronta para novos desafios e novas oportunidades. Agora que já conhecemos um pouco dos ciclos do estágio do crescimento, vamos compreender os ciclos que abrangem os estágios do envelhecimento. Vamos lá! De acordo com Tajra (2006), os ciclos que compreendem o estágio do envelhecimento são: • Estável: é o primeiro ciclo do envelhecimento organizacional. Considerada uma das fases mais perigosas do ciclo de vida das organizações. A empresa apresenta baixo nível de conflito, porém, a expectativa de novos negócios fica diminuída e a concentração fica voltada ao passado e não ao futuro da organização. Os envolvidos ficam em uma “zona de conforto” não tendo uma visão futura. • Aristocracia: a empresa possui recursos em abundância, e realiza vários investimentos (sistemas e instalações). A flexibilidade encontra-se em baixa, as pessoas estão resistentes a inovação e mudanças. • Burocracia e morte: a empresa está num estágio de desorganização. Já não consegue mais honrar com seus compromissos financeiros. Depende quase que exclusivamente de recursos financeiros bancários. Os funcionários e gestores apresentam posturas questionadoras. Os clientes começam a procurar novos concorrentes. E com isso, a empresa morre. Em virtude do que você estudou até aqui, podemos perceber que a empresa é um organismo vivo, portanto, passa por fases, cujas ações precisam ser muito bem planejadas. TÓPICO 1 | DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 7 Lembre-se: crescer e inovar não são tarefas fáceis, principalmente na área da saúde. Cada vez mais surgem novas legislações, regras e normas que precisam ser seguidas e que envolvem mudanças tanto no ambiente interno como no externo da organização e isso exige que a empresa adote estratégias. Exemplo: a Política Nacional de Urgência e Emergência lançada em 2003 pelo Governo Federal com o intuito de estruturar e organizar a rede de urgência e emergência no país. Desde a publicação da portaria que instituiu essa política, o objetivo foi o de integrar a atenção às urgências. Hoje a atenção primária é constituída pelas unidades básicas de saúde e Equipes de Saúde da Família, enquanto o nível intermediário de atenção fica ao encargo do SAMU 192 (Serviço de Atendimento Móvel às Urgências), das Unidades de Pronto Atendimento (UPAs 24H), e o atendimento de média e alta complexidade é feito nos hospitais. Na sequência aos estudos, vamos verificar como as organizações se desenvolvem e como isso se relaciona com a gestão da empresa. 4 DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL O movimento do desenvolvimento organizacional nas empresas surgiu em 1962, através de um conjunto de ideias sobre a relação entre homem, a organização e o ambiente, no sentido de propiciar o crescimento e desenvolvimento segundo suas potencialidades. Trata-se do desdobramento prático da Teoria Comportamental (CHIAVENATO, 2000). Desenvolvimento Organizacional é o nome que se dá a um conjunto de teorias baseadas em sociologia e psicologia, que se focam em melhorar a forma através da qual as pessoas atuam em equipe na empresa (CHIAVENATO, 2000). O nível de complexidade que as organizações têm atingido na última década requer que o gestor redefina seu papel, necessitando dedicar-se a planejar o futuro e administrar recursos necessários para alcançar os objetivos traçados de forma compatível ao esperado pela sociedade. ATENCAO NOTA UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 8 FIGURA 2 - COMPATIBILIDADE DE OBJETIVOS FONTE: Foguel e Souza (1989) Independente do setor em que a organização está inserida, todas visam a um crescimento. Todavia, esse crescimento, implica mudanças, assim como o desenvolvimento organizacional. Por isso que muitos autores veem o desenvolvimento da organização como uma mudança planejada, isto é, um esforço direcionado para a mudança de comportamentos e da estrutura da organização, voltando-a para as exigências do mercado e apta a inserir em seu contexto novas tecnologias (FOGUEL; SOUZA, 1989). Mas quem são os responsáveis pelas mudanças organizacionais? Todos os envolvidos são os multiplicadores do processo de mudança, recebem o nome de agentes de mudança. Enquadram-se como agentes de mudanças: gestores, líderes, consultores, auditores. Vergara (2004) apresenta algumas características do ambiente de negócios e as mudanças que geram, que contribuíram para um melhor entendimento da importância da equipe no processo: QUADRO 1 - CARACTERÍSTICAS E MUDANÇAS DO AMBIENTE DE NEGÓCIOS Características Mudanças nas empresas Acelerado desenvolvimento tecnológico • Novas formas de trabalho • Grande diferenciação de produtos e/ou serviços Impacto significativo da tecnologia da informação • Ênfase em serviços adicionais • Mudança no fluxo e tratamento das informações Competição em mercado globalizado • Orientação para um mercado internacional Novas relações com fornecedores e concorrentes • Novas parcerias e alianças• Ética nas relações Elevado nível de exigência dos clientes e pressão da sociedade • Visão e ação estratégica • Responsabilidade Social Mudanças persistentes e velozes • Novas relações de trabalho • Estruturas organizacionais flexíveis • Equipes multifuncionais • Orientação para aprendizado organizacional FONTE: Os autores TÓPICO 1 | DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 9 NOTA A seguir vamos estudar como as estratégias podem ajudar as organizações a se manterem competitivas no mercado e passar pelo processo evolutivo com sucesso. 5 O CONCEITO DE ESTRATÉGIA Inicialmente vamos fazer uma reflexão. Por que algumas instituições fracassam? Podemos dizer que depende muito da estratégia adotadapelo gestor. Você encontrará diversos autores que se dedicam ao estudo das estratégias e como estas influenciam no dia a dia das organizações, bem como, vários conceitos formulados por eles. Mas, o que é estratégia? A origem da palavra estratégia é derivada do grego e, segundo Serra, Torres e Torres (2002, p. 33), apresenta diversas variações: Stratós/stratia – exército acampado Stratéia – expedição/campanha Strategeo – liderar como um general Strategós – comandantes de exército Strategia – qualidade e habilidades do general Estratégia é um conjunto de ações que os gestores adotam para melhorar o desempenho de uma empresa em relação a seus concorrentes (HILL; JONES, 2004, p. 4). Lembre-se de que os gestores são peças fundamentais na construção das estratégias. Cabe a eles, a responsabilidade de formulá-las e colocá-las em prática. Uma gestão estratégica representa a arte de enxergar uma nova e melhor posição para a organização de saúde, de aplicar as melhores estratégias para alcançar os objetivos esperados (HERRERO FILHO, 2005). Toda tomada de decisão obedece a uma sequência de ações. Inicialmente elabora-se uma análise, em seguida definem-se os objetivos e estratégias, e por último executa-se a ação. UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 10 Gestão estratégica é elaborar, por meio de uma abordagem inovadora e criativa, uma estratégia competitiva que assegure o êxito da organização nos negócios atuais, ao mesmo tempo em que construa as competências essenciais necessárias para o sucesso de amanhã (HERRERO FILHO, 2005, p. 3). A gestão estratégica de um negócio envolve além da elaboração de um planejamento ou plano de ação, também o processo de execução e acompanhamento das ações contidas no mesmo. De acordo com Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2000), existem dez diferentes formas de avaliar o pensamento estratégico. Essas formas também são chamadas de “escolas”, sendo estas: Escolas prescritivas: as escolas de natureza prescritiva são as que se preocupam em como as estratégias devem ser formuladas. FIGURA 3 – EVOLUÇÃO DAS ESCOLAS PRESCRITIVAS FONTE: Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2000) Esta natureza abrange três vertentes: a) Escola do design: propõe a formulação de estratégia que busca atingir uma adequação entre as capacidades internas e as possibilidades externas, conduzida pelo líder. Nesta escola foi introduzida a ferramenta de avaliação SWOT (strengths; weaknesses; opportunities; threats). NOTA TÓPICO 1 | DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 11 b) Escola do planejamento: representa a formulação do planejamento estratégico. Nessa escola o executivo principal participa das etapas chave do processo estratégico para análise e aprovação das principais decisões em relação às ações da instituição. c) Escola do posicionamento: a escola fez muito sucesso na década de 1980, sob a liderança de Porter e com estudos analíticos e prescritivos derivados da Harvard University. Escolas descritivas: as escolas de natureza descritiva contemplam o processo da criação da visão da instituição. Destaca-se a atuação da liderança no decorrer desse processo a ponto de ser um multiplicador junto aos liderados. FIGURA 4 – EVOLUÇÃO DAS ESCOLAS DESCRITIVAS FONTE: Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2000) Essa natureza abrange sete vertentes: a) Escola empreendedora: trata da formulação da estratégia como um processo visionário, preocupando-se mais com a descrição de como as estratégias são formuladas do que com sua participação. b) Escola cognitiva: objetiva compreender como as estratégias se formam na esfera da cognição humana (cabeça das pessoas). Para isso é necessário inicialmente entender o cérebro humano para conseguirmos compreender a formação de estratégias. UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 12 c) Escola do aprendizado: induz as empresas a lidarem com o processo de aprendizagem. Envolve saber se inter-relacionar com os diversos conhecimentos prévios das pessoas e também com os aprendidos como emergentes durante as fases de elaboração e implementação das estratégias. d) Escola de poder: sua base é a ciência política. As estratégias seguem as posições e os padrões políticos e cooperativos. e) Escola cultural: considera a formulação da estratégia como algo que está enraizado na cultura da organização. Vê o processo de formulação da estratégia de forma coletiva e cooperativo. f) Escola ambiental: é um processo reativo no qual a iniciativa não está dentro da organização, e sim em seu contexto externo. Reforça a necessidade de entender as organizações com respeito às populações, ambientes e as formas que ela poderá assumir. g) Escola de configuração: é entendida como uma combinação de outras escolas, pois busca o agrupamento e integração de vários fatores e elementos que envolvem o processo de formulação de estratégias. Se você quiser se aprofundar sobre o assunto de estratégias e desafios na área da saúde, a leitura da obra a seguir poderá ajudá-lo(a). GONÇALVES, Carlos Alberto; DAMAZIO, Luciana Faluba. Desafios da gestão estratégica em serviços de saúde: caminhos e perspectivas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. O setor de saúde tem sido foco de atenção nos últimos tempos, em função de seu crescimento e desenvolvimento tecnológico. Além disso, desempenha papel estratégico na sociedade, na medida em que atua na manutenção do equilíbrio social, zelando pelo cuidado do bem-estar e pela sobrevivência das pessoas. Trata-se de um setor complexo, que exige níveis elevados de capacitação, lida com tecnologia de ponta e envolve diversas instituições com interesses distintos. Sua gestão estratégica constitui um dos principais desafios do sistema de saúde no país, mais especificamente dos serviços de saúde. Gerir uma organização altamente complexa, em um ambiente complexo, que acena com mudanças estruturais, tem se mostrado uma questão importante, na medida em que a demanda explode e a concorrência se estabelece. Dessa forma, o objetivo deste livro é discutir os principais desafios associados à gestão estratégica em serviços de saúde, diante do contexto anteriormente explicitado, apresentando temas que abrangem um grande espectro de conhecimento para os gestores aplicados nesse campo de trabalho. NOTA TÓPICO 1 | DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 13 Agora, vamos seguir nossos estudos verificando como estas estratégias podem contribuir no processo de planejamento. 6 FUNDAMENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO A atividade de planejar é antiga. Desde os primórdios o homem realiza o planejamento de suas ações ao buscar a caça ou quando buscava proteção dos perigos que o rodeava. Nos dias atuais as empresas para alcançarem seus objetivos e as metas estabelecidas planejam suas ações. Alice – Poderia me dizer, por favor, qual é o caminho para sair daqui? Coelho – Isso depende muito do lugar para onde você quer ir... Alice – Não me importa muito onde... Coelho – Nesse caso, não importa por qual caminho você vá. FONTE: Adaptado de: <http://ewoluuje-fliz.blogspot.com.br/2010/06/lice-hum-vamos-ver-que- caminho-tomar.html>. Acesso em: 24 nov. 2013. Assim funciona na empresa, se você não sabe aonde quer chegar fica difícil traçar seus objetivos! ATENCAO UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 14 Planejar é uma função administrativa que visa aprimorar o processo de tomada de decisão, ou seja, um meio sistemático para tomada de decisões, visando garantir o sucesso da empresa em seu ambiente atual e futuro (TAJRA, 2006). Mas por que planejar? Planejar é importante para: • Qualificação nos processos de trabalho; • Maior capacidade de co-responsabilização; • Autonomia; • Empoderamento; • Identidade profissional. O ato de planejar é de extrema importância, principalmente pelo cenário de mudanças que as organizações enfrentam diariamente, que exigem o aprimoramentoconstante das equipes e mudanças de paradigmas. A atividade de planejamento em uma organização está relacionada a uma gestão participativa, que conta com a cooperação das equipes de trabalho. É um ato de gestão integrada com os objetivos organizacionais visando à obtenção de resultados. Desta forma, em toda a organização, e principalmente em organizações de saúde, o planejamento é uma ferramenta fundamental para nortear as tomadas de decisões futuras, ou seja, ao implantar o processo de planejamento está se preparando as empresas para mudanças tanto no relacionamento entre as pessoas como também em tecnologia e sistemas que estejam sendo utilizados. Tajra (2006) coloca que planejamento é uma das alternativas que as organizações possuem para promover mudanças estruturadas a longo prazo. O planejamento empresarial sempre foi visto desta forma? Não, com o passar dos anos ele passou por todo um crescimento que acompanhou a evolução da ciência administrativa. Você pode acompanhar e compreender esse processo observando a figura a seguir. NOTA TÓPICO 1 | DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 15 FIGURA 5 – EVOLUÇÃO DO PLANEJAMENTO EMPRESARIAL FONTE: Elaborado pela autora com base em: Tajra (2006) A seguir veremos que as organizações são estratificadas em níveis de decisões e planejamento. 7 NÍVEIS DO PLANEJAMENTO O planejamento empresarial, assim como os planos de ação resultantes dele, são classificados de várias formas. A forma mais comum é a piramidal que simboliza a hierarquia padrão existente entre eles (Figura 6). FIGURA 6 – NÍVEIS DE DECISÃO E DE PLANEJAMENTO NA PIRÂMIDE ORGANIZACIONAL FONTE: Tajra (2006) UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 16 Assim, de acordo com Tajra (2006), cada um dos níveis da pirâmide organizacional possuem atividades específicas: No nível estratégico encontram-se as atividades ligadas à alta administração, ou seja, a definição das diretrizes da organização. As tomadas de decisões deste nível direcionam o rumo de toda a empresa, o caminho que a mesma deve seguir. No nível tático concentram-se as ações das gerências e coordenações. Este nível é responsável pela implementação das diretrizes definidas pela alta administração. No nível operacional encontram-se as ações ligadas aos líderes, supervisores e encarregados dos processos internos da organização. Cabe a estes colaboradores a missão de fazer acontecer, bem como, acompanhar o desenvolvimento das ações que geram os resultados esperados. POR QUE SEU HOSPITAL PRECISA DE UMA ESTRATÉGIA? Genésio Körbes Na escola da Administração moderna, há um sem-número de explicações para o conceito de estratégia. Na obra Safári de Estratégia, Mintzberg, Ahlstrand e Lampel afirmam que “a literatura de administração estratégica é vasta – o número de itens que revisamos ao longo dos anos chega perto de 2.000 – e cresce a cada dia”. Michael Porter, um dos papas da Administração em Marketing, a define como a criação de um posicionamento de valor. Já para Jack Welch, referência no assunto, estratégia significa fazer escolhas claras sobre como competir. Não importa o tamanho do negócio ou a profundidade do seu bolso. Na opinião de Welch, ter estratégia é reagir com rapidez às mudanças. Cada metodologia traz consigo suas vantagens e desvantagens. Contudo, o fato é que existem, sem dúvida, infinitas possibilidades de concepção de estratégia para o seu negócio. Por isso defendo que não importa qual a estratégia adotada pelo seu hospital ou organização de saúde. Nesse sentido, discordo daqueles que defendem a ausência da estratégia como virtude – sim, eles existem! – e corroboro a visão do administrador e palestrante Jerônimo Mendes, para quem não existe estratégia certa ou errada. Existe, sim, a estratégia que deu certo ou a estratégia que deu errado. Modismos; há em excesso! E fazem com que os mais altos executivos de empresas de diferentes segmentos tateiem no escuro na hora de pensar sua estratégia. Certeza, para mim, é uma só: a empresa que almeja sucesso, crescimento e sustentabilidade precisa de método. Em minha opinião, aquele baseado na LEITURA COMPLEMENTAR TÓPICO 1 | DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 17 análise dos ambientes internos e externos (SWOT), com a aplicação do Balanced Scorecard (BSC) e desdobramento da estratégia nas perspectivas financeira, cliente, processos internos e aprendizado/crescimento aplicam-se bem em qualquer cenário, inclusive hospitais e instituições de saúde, como tenho defendido nos últimos anos em meus artigos, palestras e livro publicado. Entretanto, conhecer o conceito e as metodologias não é o suficiente. É preciso que você, dirigente, entenda por que sua empresa precisa de uma estratégia! Em uma indústria – no nosso caso, a da saúde – em que a competitividade gera movimentos contínuos e muitas vezes inesperados, só sobrevive quem estiver preparado para responder às mudanças com rapidez e assertividade. O que só é possível com posicionamento estratégico. “Conjunto de ações”, “corrida para se chegar a uma posição ideal”, “condições únicas a que uma empresa quer chegar” e mesmo “escolher o que não fazer” são algumas das definições de Michael Porter, autoridade mundial no assunto. Há muitas outras, mais ou menos adequadas à sua organização. Não importa qual seja sua escolha, mas ela tem de ser feita! Afinal, como afirmou o professor Jerônimo Mendes, abrir uma empresa é a coisa mais fácil do mundo. Agora, mantê-la e fazer com que gere bons resultados, para não dizer que seja uma exceção, é um desafio para a maioria. Daí a importância da estratégia. Afinal, independentemente de porte, segmento, idade ou finalidade de seu negócio, ele não navega sozinho, mas sim cercado de outros competidores tão bons quanto ou até melhores que você! Para enriquecer mais o debate, acrescento as cinco questões fundamentais apresentadas por Jack Welch: Qual a posição detalhada do seu negócio e a de seus concorrentes? Que ações seus concorrentes adotaram nos últimos anos? O que você fez nos últimos anos de diferente? O que mais você receia dos seus concorrentes? Qual será seu diferencial nos próximos anos? Agora que você já entendeu por que sua empresa precisa de uma estratégia, podemos passar ao passo seguinte. Chegou o momento em que você e os gestores de seu negócio façam as quatro perguntas vitais para a elaboração do plano, com a licença de seus autores, Michael Porter e Peter Drucker: Em que negócio você está? O que você realmente vende? Qual é o seu público-alvo? Qual é o seu diferencial competitivo? Com estas respostas, você estará pronto para começar a montar a estratégia de seu hospital ou serviço de saúde. Para que não restem dúvidas sobre a importância desta atitude, vamos nos lembrar do aumento da concorrência entre os hospitais; do crescimento dos custos; da necessidade de melhorar a eficiência e a segurança; do maior acesso à informação e consequente nível de exigência da população. O posicionamento estratégico da organização de saúde é mais UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 18 importante do que nunca. Com o ritmo acelerado e constante das inovações no portfólio das especialidades médicas, é imprescindível a diferenciação do hospital para enfrentar seus concorrentes. Sem medo de soar repetitivo, volto a afirmar: isso só é possível com o engajamento do corpo clínico. A eficácia do hospital depende da adesão dos médicos às estratégias institucionais. A organização deve alinhar o corpo clínico ao planejamento estratégico e motivá-lo a assumir o compromisso com os resultados. FONTE: Disponível em: <http://www.korbesconsulting.com/artigos/item/84-por-que-seu- hospital-precisa-de-uma-estrat%C3%A9gia>. Acesso em: 12 out. 2013. 19 Neste tópico foi apresentada a importância das estratégias na elaboração do planejamento para a tomada de decisão, no qualforam abordados os seguintes assuntos: • O conceito de organização. • Os ciclos de vida das organizações. • Uma introdução ao desenvolvimento organizacional. • Conceito e formulação de estratégias. • Fundamentação do Planejamento. RESUMO DO TÓPICO 1 20 Agora que você já conheceu e compreendeu cada um dos ciclos de vida da organização, vimos que cada um dos estágios é muito importante na resolução de conflitos e também para evitar erros que possam comprometer sua organização no mercado. Convido você para uma reflexão: em que estágio de vida sua organização se encontra? Quais os problemas dessa fase? AUTOATIVIDADE 21 TÓPICO 2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO Atualmente as empresas são cobradas para serem mais competitivas no mercado, e para isso, como foi visto no Tópico 2, as empresas utilizam estratégias de ação, porém, não se pode imaginar uma ação sem os preparos iniciais e sem o envolvimento de todos. Assim, também funciona a implementação do planejamento estratégico. Ao iniciarmos o processo de planejamento estratégico, temos que ter em conta que algumas etapas já foram realizadas anteriormente. É importante ter claro para toda a comunidade pertencente ao processo o que é e para que serve o planejamento estratégico. Além disto, os dirigentes têm que estar conscientes da importância deste processo para a instituição e imbuídos da intenção de participar e colaborar 100% na sua elaboração. Tendo isto sido definido e acordado, passamos a implementação do planejamento estratégico. Isso ocorre em várias etapas que veremos a seguir. 2 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O planejamento é uma forma de organizar ideias, estabelecendo objetivos e metas, com o propósito de se atingir um determinado resultado. Porém, sua implantação deve seguir uma metodologia que compreende várias etapas que são fundamentais para o sucesso do planejamento. A seguir estudaremos cada uma delas de forma detalhada. 22 UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE 2.1 DEFINIÇÃO DE VALORES Os valores da instituição são as crenças, as ideologias, os princípios que a totalidade dos colaboradores têm que conhecer e ter como balizadores de suas ações. São estes valores que vão direcionar todas as ações posteriores. São eles que guiam as atividades e as operações da organização. Isto, segundo Tifany e Peterson (1998), tem que ocorrer independentemente de a organização possuir 500 ou 5 colaboradores. É importante salientar que a criação destes valores, fará com que a totalidade dos colaboradores tenha um balizamento ético e estratégico da organização que vai permitir inclusive a tomada de decisões de forma mais precisa e rápida. Você encontrará várias organizações, de diversos setores, que estabeleceram seus valores. Nos exemplos a seguir, serão apresentadas algumas declarações de valores de organizações: QUADRO 2 – MODELO DE DECLARAÇÃO DE VALORES DE EMPRESAS Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) • Ética • Respeito • Segurança • Transparência • Profissionalismo Princípios do Hotel Fazenda Boa Esperança • Hospitalidade • Organização • Solidariedade • Pontualidade • Ética • Dedicação • Esperança Caixa Econômica Federal • Direcionamento de ações para o atendimento das expectativas da sociedade e dos clientes • Busca permanente de excelência na qualidade de serviços • Equilíbrio financeiro em todos os Negócios • Conduta ética pautada exclusivamente nos valores da sociedade • Respeito e valorização do ser humano TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO 23 Hospital Monte Sinai (Juiz de Fora - MG) • Qualidade: assegurar a qualidade em todos os setores, por meio da disseminação das ferramentas, buscando sempre uma melhoria contínua dos processos, garantindo os melhores serviços oferecidos aos clientes. • Segurança: cumprir as interfaces dos processos alinhados à gestão de risco. • Acolhimento: prestar assistência humanizada, colocando-se no lugar do outro. • Ética: agir profissionalmente, respeitando as partes interessadas da organização. • Inovação: investir continuamente na melhoria dos serviços prestados com base na tecnologia e em capacitação de seu corpo clínico e funcional, otimizando os processos. • Sustentabilidade: desenvolver e estimular ações no campo social, ambiental e econômico, atendendo às necessidades atuais com visão de longo prazo. Hospital Samaritano de São Paulo (São Paulo - SP) • Acolhimento e Respeito • Qualidade e Segurança • Comprometimento e Efetividade • Entusiasmo e Espírito de Equipe • Valorização e Desenvolvimento • Inovação e Empreendedorismo FONTE: Os autores Mas, como fazer a declaração de valores da organização? Diversas formas podem ser utilizadas, porém a mais adequada é realizar a declaração de valores através de uma discussão com a equipe responsável pelo planejamento estratégico. Neste caso, inicialmente é realizado o esclarecimento sobre o que são valores, inclusive mostrando exemplos como os anteriormente apresentados. Após esta fase, podem ser formados pequenos grupos, de até cinco pessoas. Inicia-se a discussão, sempre sob a supervisão de um tutor. Ao final desta etapa os grupos se reúnem para então formular em conjunto os valores da organização. 2.2 MISSÃO Você observará na literatura que há controvérsia entre os autores, em relação ao que deve ser estabelecido primeiro no processo de construção do planejamento estratégico, se deve ser a missão ou a visão, até porque muitos confundem estes conceitos no momento de estabelecê-los. 24 UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE A missão é a razão de ser, de existir da organização. Através dela a organização apresenta o propósito de seu negócio (TAJRA, 2006). Alguns dos motivos pelos quais a missão deve ser estabelecida são porque ela: 1. Auxilia a organização a focar seus esforços; 2. Evita que existam conflitos internos na busca dos objetivos da organização; 3. Serve para a organização estabelecer seus recursos e também as responsabilidades para a execução das tarefas; 4. Reduz o risco da tomada de decisões desorientadas na organização; 5. Auxilia na preparação para o futuro; 6. Pode aumentar a produtividade. Para estabelecer a missão, Tajra (2006) expõe que a organização deve responder a algumas questões: 1. Qual é a razão de existir da organização? 2. A quem a organização está servindo? 3. Quem se beneficiará da atividade da organização? 4. Com quem a organização conta para desenvolver a sua atividade? 5. Como a organização desenvolve suas atividades para ser o que deseja? Já Pereira (2010) descreve estas perguntas de outra forma, indagando: 1. O que a organização faz? 2. Para quem faz? 3. Para que faz? 4. Como faz? 5. Onde faz? Podemos observar que em ambos os questionamentos, a essência das perguntas é a mesma e elas ajudarão a definirmos a missão da organização. Tajra (2006) e Pereira (2010) referem que para estabelecer a missão, o mais importante é definir qual o negócio da organização, e a partir dele definir sua missão, sendo que no texto da missão o negócio deve estar incluído. É importante ter claro qual o negócio, pois muitos se confundem ao estabelecê-lo. A missão sempre deve ter uma característica empreendedora que demonstre aos colaboradores e aos clientes que a organização busca satisfazer seus interesses. NOTA TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO 25 A missão define quem você é e o que faz. Para ter resultado, segundo Tiffany e Petterson (1998), a Missão deve: 1. Destacar as atividades da organização, incluindo os mercados a que ela serve, as áreas geográficas em que atua e os produtos e serviços que oferece. 2. Enfatizar as atividades que a organização desempenha e que a diferenciam de todas as outras organizações do mercado. 3. Transmitir o que a organização querdizer de forma clara, concisa, informativa e interessante. Agora que já compreendemos o conceito de missão, veja alguns exemplos de missão de algumas empresas: QUADRO 3 – EXEMPLOS DE MISSÃO DAS ORGANIZAÇÕES Organização Missão da Organização Hospital São Paulo Salvar vidas. Associação Mineira de Reabilitação Prestar serviços de assistência à saúde, principalmente na área de reabilitação, adaptando social e profissionalmente o deficiente físico, prioritariamente a criança carente, através de um trabalho qualificado e inovador. Instituto Central do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo (USP) Capacitar médicos e outros profissionais de saúde, produzir conhecimento cientí fico em suas áreas e prestar assistência médico- hospitalar, com sinergia entre essas ações, visando saúde e qualidade de vida ao ser humano. Unimed - Blumenau Solução em Saúde. Hemocentro de Santa Catarina (HEMOSC) Assegurar o fornecimento de sangue, hemocomponentes e serviços hema tológicos e hemoterápicos de qualida de, ensino e pesquisa através de uma Hemorede Pública Estadual, visando assistência e segurança à comunidade. Google Organizar a informação do mundo e torná-la universalmente acessível e útil. Petrobras Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nos mercados nacional e internacio nal, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua. Caixa Econômica Federal Promover a melhoria contínua da quali dade de vida da sociedade, intermedian do recursos e negócios financeiros de qualquer natureza, atuando, prioritaria mente, no fomento ao desenvolvimento urbano e nos segmentos de habitação, saneamento e infraestrutura, e na administração de fundos, programas e serviços de caráter social. Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) Retratar o Brasil com informações necessárias ao conhecimento da sua realidade e ao exercício da cidadania. 26 UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE Eletrosul Assegurar a prestação de serviços integrados e associados à transmissão, geração e comercialização de energia elétrica, com padrões de excelência que atendam a todas as partes interessadas e contribuam para o desenvolvimento sustentável da sociedade. Banco do Brasil Ser a solução em serviços e intermedia ção financeira, atender às expectativas de clientes e acionistas, fortalecer o compromisso e a Empresa e contribuir para o desenvolvimento do País. 2.3 NEGÓCIO O negócio da organização não deve ser confundido com o produto da empresa. Esta frase exprime de forma sucinta o que queremos demonstrar sobre o que deve ser o negócio da organização. Peter Drucker, em sua obra The new realities (1989), já alertava a todos sobre a importância que existe na definição adequada do negócio corporativo e principalmente sobre o quão pouco as organizações em geral se preocupam com isto. Se perguntarmos qual o seu negócio a duas pessoas de uma mesma corporação, seguramente as duas terão respostas diferentes. O importante é saber definir qual o negócio de forma clara, e como dito antes, não confundir este com um produto. Pereira (2010, p.15) traz uma situação que descreve bem esta condição: No passado, tínhamos um equipamento que provavelmente você não conheceu: o Telex. As organizações que tinham como negócio o aparelho de Telex (o produto) fecharam, não estão mais no mercado. As que tinham como negócio a transmissão de dados, de informações, foram fabricar aparelhos de Fax e não faliram porque elas apenas vendiam o Telex, porém seu negócio era diferente do produto. A sequência também é válida. As organizações que fabricavam Fax, e tinham como negócio o Fax (o produto), estão fazendo o que agora? NADA! Também faliram. Porque o negócio delas não era Fax. Fax era apenas o produto, ou seja, o modo como a organização materializava o negócio. Já as organizações que fabricavam Fax e tinham como negócio transmissão de dados e informações estão fazendo o que hoje? Podem estar produzindo, quem sabe, computadores. Assim, podemos ver que o negócio não é o produto. FONTE: Os autores UNI TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO 27 “Não me ofereça coisas. Não me ofereça roupas. Ofereça-me uma aparência rica e atraente. Não me ofereça sapatos. Ofereça-me comodidade para meus pés e o prazer de caminhar. Não me ofereça casa. Ofereça-me segurança, comodidade e um lugar que prime pela limpeza e felicidade. Não me ofereça livros. Ofereça-me horas de prazer e conhecimento. Não me ofereça discos. Ofereça-me lazer e a sonoridade da música. Não me ofereça ferramentas. Ofereça-me o benefício e o prazer de fazer coisas bonitas. Não me ofereça móveis. Ofereça-me conforto e tranquilidade de um ambiente aconchegante. Não me ofereça coisas. Ofereça-me ideias, emoções, ambiência, sentimentos e benefícios. Por favor, não me ofereça coisas.” FONTE: Disponível em: <http://edsonjosen.dominiotemporario.com/doc/Planejamento_ Estrategico_II.pdf>. Acesso em: 24 nov. 2013. 2.4 VISÃO A visão define o futuro da instituição e sua importância é porque diante dela a organização traça suas estratégias de forma a alcançar a visão estabelecida. Da mesma forma Tajra (2006) faz uma diferenciação, quando conceitua o negócio sendo definido de forma restrita ou ampliada. Na verdade o restrito é aquele no qual muitas vezes confundimos o negócio com o produto, e o ampliado é aquele em que temos o negócio como uma visão estratégica da organização. Assim, este autor cita o exemplo de um plano de saúde que pode definir seu negócio como sendo a promoção da saúde (visão ampla) ou a venda de planos de saúde (visão restrita). Há um texto, de autoria desconhecida, que traz uma reflexão interessante sobre o que é o negócio e o que é o produto. De acordo com Tajra (2006), a visão direciona o destino da organização. Em geral a visão é estabelecida de forma a traçar um horizonte que represente um desafio para a organização, porém, este desafio não deve ser tão longínquo ou inatingível que desestimule a sua busca. NOTA 28 UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE Agora, observe os exemplos de visão a seguir: Lembre-se, este cuidado devemos ter, ao afirmar determinados objetivos que irão falar contra a nossa organização. Ela precisa motivar e inspirar as pessoas. Ela deve, entretanto, passar credibilidade e confiança às pessoas. Para isto, como dito antes, a visão deve ser atingível, pois do contrário poderia resultar na paralisação da organização. Assim ela precisa respeitar alguns preceitos, conforme descreve Pereira (2010): 1. precisa representar uma força que caminha em direção à grandeza; 2. tem que ser clara e concreta; 3. adaptar-se aos valores da organização; 4. ser fácil de comunicar, clara e simples, porém poderosa; 5. mostrar aonde a organização quer chegar; 6. ser fácil de ler e entender; 7. abranger o espírito desejado pela organização; 8. chamar a atenção das pessoas; 9. descrever a situação escolhida para o futuro; 10. poder ser sentida e vivenciada; 11. ser desafiadora, ir além do que é confortável. É importante também que a visão tenha um horizonte temporal, estabelecendo um limite para sua realização, caso contrário a visão pode nunca acontecer. Um dos maiores desafios ao estabelecermos a visão é ter claro que ela é o futuro que queremos ser. Assim os objetivos ali expostos demonstram aquilo que não somos hoje. Assim, quando citamos uma visão hipotética como esta: “Seremos reconhecidos como uma empresa que vende produtos de excelente qualidade e com uma excelente cobertura de pós-venda”, estamos admitindo que atualmente não temos nem uma excelente qualidade de produto nem de pós-venda. O que pensarão nossos clientes ao lerem esta visão? Será que eles seguirão sendo clientes?ATENCAO TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO 29 QUADRO 4 - EXEMPLOS DE VISÃO DA ORGANIZAÇÃO INSS Ser reconhecida como patrimônio do trabalhador e sua família, pela susten tabilidade dos regimes previdenciários e pela excelência na gestão, cobertura e atendimento. Santa Casa de Belo Horizonte Ser um hospital geral (autossustentável) com atendimento universal, dedicado ao ensino e à pesquisa, com busca per- manente da excelência no atendimento a seus clientes. HEMOSC Seremos a Hemorede Pública de Refe rência Nacional, resultado do trabalho de uma equipe com elevado nível técnico -científico e ético, garantindo segurança, confiabilidade e satisfação à sociedade, ao governo e aos colaboradores. UNIMED - Blumenau Ser a melhor solução em saúde, sustentável e líder nos segmentos de atuação até 2015. Petrobras (2020) Seremos uma das cinco maiores em presas integradas de energia do mundo e a preferida pelos nossos públicos de interesse. Eletrosul Eletrosul 2015: uma empresa sustentá vel e competitiva, padrão de excelência na prestação de serviços em energia elétrica. FONTE: Os autores Anteriormente, falamos sobre a importância em se determinar o tempo em que desejamos alcançar nosso desafio. Porém, você pode observar nos exemplos apresentados que nem todas as organizações consideram fator tempo e um limite no alcance de sua visão. E você consegue identificar o que a organização faz ao ler as visões estabelecidas pelas mesmas? Agora que você já estudou quais os passos necessários para a definição da visão, vamos dar sequência ao nosso estudo, pois, uma vez estabelecidos os valores, negócio, missão e visão, necessitamos realizar o diagnóstico, que será o substrato para iniciarmos o planejamento 2.5 DIAGNÓSTICO Ao realizar o diagnóstico, Pereira (2010) diz que os responsáveis pela instituição devem responder a algumas questões, sendo as principais: 1. É o momento ideal pra realizar o planejamento? 2. Há alguma turbulência que pode inviabilizar o processo? 3. Os diretores estão comprometidos com o processo? 4. Os diretores sabem o que é um planejamento estratégico? 30 UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE O diagnóstico situacional é, portanto, a tomada de consciência quanto à realidade socioeconômica, política, cultural, ambiental, epidemiológica e de morbimortalidade onde vive a população. Possibilita, ainda, verificar os possíveis riscos de exposição aos problemas. (ZANETTI, 2008, p.17). Para executar este passo, necessitamos buscar dados e informações que irão subsidiar nossas próximas ações. Devemos buscar o registro da organização, os fatos relevantes a respeito dela, sua estrutura, sua área de atuação e informações sobre a conjuntura. Para cada um destes itens há formas de buscar as informações. Por exemplo, ao buscarmos o registro da organização, buscamos seu CNPJ, razão social, ramo de atividade, inscrições etc. Quanto aos fatos relevantes vamos nos ater aos fatos que fizeram com que a instituição chegasse até aqui. Com certeza os fatos que impulsionam uma entidade privada são diferentes daqueles de uma instituição como uma Santa Casa. As informações estruturais sobre espaço físico, localização e instalações, além de áreas específicas como centro cirúrgico, consultórios em uma instituição de saúde. Outras informações importantes são quanto ao número de empregados, faturamento, organograma e toda sorte de informações estruturais que possam ajudar. Quanto às informações conjunturais é importante termos em conta a posição da instituição no setor saúde, seu faturamento, seu lucro médio, os principais fornecedores e principais clientes. Como você pode perceber, principalmente neste último item, o diagnóstico passa pela análise de duas partes: o ambiente interno e o ambiente externo. Agora vamos estudá-los de forma mais detalhada. É importante neste ponto definirmos o conceito de comprometimento. Podemos lembrar aquele ditado que diz que em um bife a cavalo, a galinha participa, mas o boi está comprometido. É isto o que buscamos tanto dos dirigentes quanto de todos os colaboradores em um planejamento ideal: comprometimento. Este passo é fundamental para a realização do planejamento, pois o diagnóstico situacional, em especial em uma instituição de saúde fará com que o planejamento seja adaptado à sua realidade institucional, item muito importante tendo-se em conta que a customização do planejamento é necessária. NOTA TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO 31 2.5.1 Análise do ambiente interno A análise do ambiente interno analisa os pontos fortes e fracos da organização. Para a busca destes fatores, Tajra (2006) exemplifica as perguntas que devemos fazer para descobrir quais são estes pontos dentro dela. Assim temos as seguintes perguntas: Pontos fortes: • O que temos de positivo na nossa organização, que depende exclusivamente de nós mesmos? • O que conseguimos realizar favoravelmente que nos coloca numa posição competitiva no mercado? Pontos fracos: • O que ainda não conseguimos realizar na nossa organização, cujas melhorias dependem exclusivamente de nós mesmos? Os pontos fortes são as características e recursos que auxiliam a organização na obtenção dos resultados almejados, enquanto que os pontos fracos são as características ou limitações que vão comprometer estes resultados. Pereira (2010) ressalta a importância de que no momento de se planejar as estratégias necessárias para modificar os pontos fracos, tenhamos presente que temos que atuar nos pontos fracos que possuem relação com o negócio da organização. Tomemos como exemplo um hospital geral, que realiza diversos procedimentos, dentre os quais cirurgias de obesidade. Ao realizar a análise da organização, descobriu-se que nela falta uma maca específica que suporte o peso destes pacientes, dificultando a realização do procedimento e limitando o acesso de determinados pacientes devido ao peso. Além disto, evidenciou-se também que o letreiro externo possui uma lâmpada queimada, o que visualmente desqualifica, porém, sem impedir a identificação da instituição. Qual seria nosso foco principal? Onde devemos aplicar a energia institucional buscando alcançar os objetivos institucionais? Neste caso parece óbvio que seria a compra de uma maca adequada, porém há empresas que confundem quais são os pontos fracos que devem ser atacados e acabam “mirando” no alvo errado e assim não conseguem atingir seus objetivos. UNI 32 UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE Tomando como base este exemplo, questiona-se: Como fazemos para realizar a avaliação interna? As perguntas principais você pode observar no exemplo apresentado. Devemos então passar a uma análise criteriosa de todos os setores da organização. As principais áreas de referência, segundo Pereira (2010) são: Área de marketing: na área de marketing inicialmente serão analisados o Mix Marketing, ou seja, os chamados “4 Ps do Marketing” (Produto, Preço, Promoção e Praça): a. Produto: variedade de produto, qualidade, design, características, nome de marca, embalagem, tamanho, serviços, garantias e devoluções. b. Preço: preço nominal, descontos, concessões, prazos para pagamentos e condições de crédito. c. Promoção: promoção de vendas, propaganda, força de vendas, relações públicas e marketing direto. d. Praça: canais, cobertura, variedade, pontos de venda, estoque e transporte. Caso você queira aprofundar seus conhecimentos sobre marketing sugerimos a leitura do livro: TEXEIRA, Ricardo Franco et al. Marketing em organizações de saúde. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010. Área de produção ou serviços: onde serão analisados: a capacidade de produção e expansão; planejamento e controle da produção; tecnologia; política de qualidade; custos; produzir versus terceirizar; pesquisa e desenvolvimento; Just in Time; utilização da mãode obra; política de estoques; expedição; e organização da fábrica. Área de recursos humanos: a análise da área de recursos humanos será voltada para fatores como: capacitação; benefícios; segurança; rotação de funcionários nos postos de trabalho; promoções; relação superior-subordinado; condições de trabalho; estrutura organizacional; absenteísmo; velocidade das decisões; turnover; delegação; motivação; remuneração variável; plano de cargos e salários; recrutamento e seleção; e critério técnico ou familiar. Área financeira: analisaremos o setor de contas a pagar e a receber; orçamento; política de compras; política de investimento; fatores determinantes de despesas; rentabilidade; lucratividade; liquidez; fluxo de caixa; e planejamento e controle financeiro. DICAS TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO 33 Caro(a) acadêmico(a), você pode verificar que a análise de cada uma das áreas é bem completa, entretanto, se alguns desses fatores forem deixados de lado, poderá comprometer todo o resultado final. Além disso, o gestor hospitalar ao realizar uma análise do ambiente interno precisa estar ciente que outros elementos também afetam diretamente a organização como: • estrutura organizacional; • rotinas administrativas; • processo de comunicação interna; • sistema de informações gerenciais; • sistema de planejamento; e • habilidade da gerência. A análise do ambiente interno, a partir da coleta dos dados de todos estes setores deve responder às perguntas feitas anteriormente, demonstrando quais os fatores ou pontos fortes e fracos da organização. Mas lembre-se, deve-se sempre levar em conta o objetivo da instituição, pois pontos fracos que não tenham relação com nosso objetivo são pontos sem importância. 2.5.2 Análise do ambiente externo Na análise do ambiente externo devemos avaliar as oportunidades e ameaças que o mercado nos apresenta. Precisamos olhar o que está acontecendo no entorno da instituição e saber captar os elementos que nos favorecem e aqueles que são ameaças para a instituição. As perguntas, segundo Tajra (2006), que devem ser feitas neste momento são: a. O que está acontecendo ao redor da organização, no momento atual, que pode favorecer positivamente o negócio, ou seja, quais são as oportunidades externas para a organização? b. O que está acontecendo ao redor da organização, no momento atual, que pode prejudicar o negócio, ou seja, quais são as ameaças externas para a organização? Para fazer a análise do ambiente externo, devemos levar em conta alguns referenciais. Chiavenato e Sapiro (2009) nos indicam como referenciais os seguintes pontos: 34 UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE Econômico: renda real da população, taxa de crescimento da renda, configuração geográfica, padrão de consumo e poupança, nível de emprego, taxas de juros, câmbio e inflação, mercado de capitais, distribuição de renda, balança de pagamentos, Produto Interno Bruto (PIB) e reservas cambiais. Político/Legal: políticas monetária, fiscal, tributária e previdenciária, legislação tributária, comercial e trabalhista, política de relações internacionais, legislação sobre proteção ambiental, saúde e segurança, segurança do produto, políticas de regulamentação e desregulamentação, legislação federal, estadual e municipal e estrutura de poder. Ecológico: nível de desenvolvimento ecológico, índices de poluição e legislação existente. Tecnológico: passo tecnológico, processo de destruição criativa, aplicação em novos campos, identificação dos padrões aceitos, manifestações em reação aos avanços tecnológicos, aquisição, desenvolvimento e transferência de tecnologia, velocidade das mudanças tecnológicas e atualização do país, proteção de marcas e patentes, nível de pesquisa e desenvolvimento do país e incentivos governamentais ao desenvolvimento tecnológico. Gasto do governo em pesquisa e transferência tecnológica. Demográfico: tamanho, densidade e distribuição geográfica da população, mobilidade da população e processo migratório, taxa de crescimento e de envelhecimento da população, taxa de casamentos, de natalidade e mortalidade, estrutura etária, estrutura familiar e residencial, nível de escolaridade e composição étnica e religiosa da população. Social/Cultural: hábitos das pessoas em relação a atitudes e suposições, crenças e aspirações pessoais, relacionamentos interpessoais e estrutura social, mobilidade entre classes, origem urbana ou rural e os determinantes de status, atitudes com as preocupações individuais versus coletivas, situação socioeconômica de cada segmento da população, composição da força de trabalho, estrutura educacional, veículos de comunicação de massa, preocupação com o meio ambiente e preocupação com a saúde e preparo físico, demografia da população, distribuição de renda, mobilidade social, estilo de vida da população, atitudes em relação ao trabalho e ao lazer, níveis educacionais. 2.5.2.1 Análise PEST Já Filho et al. (2011) expõem de forma simplificada esta análise, utilizando quatro segmentos básicos, ao que denomina de “Análise PEST”. O autor resume ao anteriormente exposto, porém, segue em linhas gerais as mesmas premissas para realizar a análise do ambiente externo. Vamos ver o que deve ser considerado em cada ambiente macro. TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: METODOLOGIA E IMPLEMENTAÇÃO 35 FIGURA 7 – FATORES QUE COMPREENDEM A ANÁLISE PEST FONTE: Os autores Político/legal: consiste em analisar todos os fatores políticos governamentais, incluindo as legislações em vigor e que devem ser seguidas pela organização. Econômico: leva em consideração como os recursos são distribuídos e utilizados no próprio ambiente. Social: considera na análise as características sociais do contexto onde a organização está inserida. No quadro a seguir você pode observar e utilizar como modelo o exemplo de uma matriz PEST com as informações necessárias. QUADRO 5 – EXEMPLO DA APLICAÇÃO DA MATRIZ PEST Cenário Tendência Oportunidade Ameaça Político Os governos federais e estaduais, por meio da parceria público- privada, buscam associar-se ao setor privado de saúde para cobertura de serviços não disponíveis, com investimentos controlados, porém compatíveis com custo x benefício. Os partidos políticos têm interesse crescente em legitimar com a sociedade as propostas e planos voltados para a área da saúde. Profissionalização de gestão dos serviços de saúde. Obtenção de recursos governamentais. Redução da margem de lucro. Maior interferência política na gestão do hospital. 36 UNIDADE 1 | PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL E SAÚDE Econômico Baixos níveis de inf lação e economia aberta favorecendo o setor da saúde. Estabilidade na variação entre o dólar e o real, com pequeno aumento dessa variação. Maior demanda, vinda das classes emergentes. Possibilidade de compra de novos equipamentos importados e pagamentos dos financiamentos. Perda de clientes para planos e produtos de saúde com custos menores. Aumento de custo assistencial, devido às exigências regulatórias por parte da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). Social Aumento da preocupação tanto de homens quanto de mulheres com a aparência física; busca por métodos de rejuvenescimento é cada vez maior. Aumento da conscientização da população em relação aos cuidados com a saúde. Diversificação de novos negócios em saúde. Crescimento da demanda por serviços de prevenção. As poss ib i l idades de pagamentos por pacote são cada vez maiores, reduzindo as margens de lucro. Perda de clientes para outros hospitais que se antecipam nos serviços de prevenção. Tecnológico Maior difusão do uso da robótica, com diminuição de custo e aumento de qualidade e performance. Avanços nas pesquisas nas mais variadas áreas especializadas da saúde, com parcerias internacionais, promovendo descobertas de terapias
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