GERENCIAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS

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GERENCIAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas e o processo de se comunicar e trabalhar com as partes
interessadas para atender suas necessidades e expectativas, lidar com questoes e promover a participacao das partes
interessadas adequadas. O principal beneficio deste processo e permitir que o gerente de projetos aumente o nivel de
apoio das partes interessadas e minimize a sua resistencia. Este processo e realizado ao longo do projeto. As entradas,
ferramentas e tecnicas e saidas desse processo estao ilustradas na Figura 13-7. A Figura 13-8 ilustra o diagrama de
fluxo de dados do processo.
Figura 13-7. Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas: Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
Entradas Ferramentas e técnicas Saídas
.1 Opinião especializada
.2 Habilidades de comunicação
• Feedback
.3 Habilidades interpessoais e
de equipe
• Gerenciamento de conflitos
• Consciência cultural
• Negociação
• Observação/conversação
• Consciência política
.4 Regras básicas
.5 Reuniões
.1 Plano de gerenciamento
do projeto
• Plano de gerenciamento
das comunicações
• Plano de gerenciamento
dos riscos
• Plano de engajamento das
partes interessadas
• Plano de gerenciamento
de mudanças
.2 Documentos do projeto
• Registro das mudanças
• Registro das questões
• Registro das lições
aprendidas
• Registro das partes
interessadas
.3 Fatores ambientais da empresa
.4 Ativos de processos
organizacionais
.1 Solicitações de mudança
.2 Atualizações do plano de
gerenciamento do projeto
• Plano de gerenciamento
das comunicações
• Plano de engajamento das
partes interessadas
.3 Atualizações de documentos
do projeto
• Registro das mudanças
• Registro das questões
• Registro das lições
aprendidas
• Registro das partes
interessadas
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
524 Parte 1 - Guia
4.6
Realizar o
Controle Integrado
de Mudanças
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais
• Solicitações de mudança
Plano de
gerenciamento
do projeto
Documentos
do projeto
Documentos
do projeto
13.3
Gerenciar o
Engajamento das
Partes Interessadas
Atualizações de documentos
do projeto
• Registro das mudanças
• Registro das questões
• Registro das lições aprendidas
• Registro das partes
interessadas
Plano de
gerenciamento
do projeto Plano de gerenciamento do projeto
• Plano de gerenciamento das comunicações
• Plano de gerenciamento dos riscos
• Plano de engajamento das partes
interessadas
• Plano de gerenciamento de mudanças
Documentos do projeto
• Registro das mudanças
• Registro das questões
• Registro das lições aprendidas
• Registro das partes interessadas
Atualizações do plano de gerenciamento
do projeto
• Plano de gerenciamento das comunicações
• Plano de engajamento das partes interessadas
Empresa/
Organização
Figura 13-8. Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas: Diagrama de fluxo de dados
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas envolve atividades tais como:
uuEngajar as partes interessadas nas etapas apropriadas do projeto para obter, confirmar ou manter seu
compromisso continuado com o exito do projeto;
uuGerenciar as expectativas das partes interessadas atraves de negociacao e comunicacao;
uuAbordar quaisquer riscos ou preocupacoes potenciais relacionadas ao gerenciamento de partes interessadas e
antecipar questoes futuras que podem ser levantadas por elas; e
uuEsclarecer e solucionar as questoes que foram identificadas.
Gerenciar o engajamento das partes interessadas ajuda a garantir que as partes interessadas entendam claramente
as metas do projeto, os objetivos, os beneficios e os riscos para o projeto e tambem como sua contribuicao aprimorara
o exito do projeto.
525
13.3.1 GERENCIAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS: ENTRADAS
13.3.1.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO
Descrito na secao 4.2.3.1. Os componentes do plano de gerenciamento do projeto incluem, entre outros:
uuPlano de gerenciamento das comunicações. Descrito na Secao 10.1.3.1. O plano de gerenciamento das
comunicacoes descreve os metodos, os formatos e as tecnologias usados para a comunicacao das partes interessadas.
uuPlano de gerenciamento dos riscos. Descrito na Secao 11.1.3.1. O plano de gerenciamento dos riscos descreve
as categorias do risco, os apetites de risco e os formatos de relatorios que podem ser usados para gerenciar o
engajamento das partes interessadas.
uuPlano de engajamento das partes interessadas. Descrito na Secao 13.2.3.1. O plano de engajamento das partes
interessadas fornece orientacao e informacoes sobre o gerenciamento das expectativas das partes interessadas.
uuPlano de gerenciamento de mudanças. Descrito na Secao 4.2.3.1. O plano de gerenciamento de mudancas
descreve o processo para enviar, avaliar e implementar mudancas no projeto.
13.3.1.2 DOCUMENTOS DO PROJETO
Os documentos do projeto que podem ser considerados entradas para este processo incluem, entre outros:
uuRegistro das mudanças. Descrito na Secao 4.6.3.3. As solicitacoes de mudanca e seu status sao documentados
no registro das mudancas e comunicados as partes interessadas adequadas.
uuRegistro das questões. Descrito na Secao 4.3.3.3. Quaisquer preocupacoes de projetos ou partes interessadas
sao documentadas no registro das questoes e tambem quaisquer itens de acao designados associados com o
gerenciamento da questao.
uuRegistro das lições aprendidas. Descrito na Secao 4.4.3.1. As licoes aprendidas anteriormente no projeto com
relacao ao gerenciamento do engajamento das partes interessadas podem ser aplicadas a fases posteriores no
projeto para aumentar a eficiencia e a eficacia desse processo.
uuRegistro das partes interessadas. Descrito na Secao 13.1.3.1. O registro das partes interessadas fornece a lista
de partes interessadas do projeto e quaisquer informacoes necessarias para executar o plano de engajamento
das partes interessadas.
526 Parte 1 - Guia
13.3.1.3 FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA
Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
incluem, mas nao estao limitados a:
uuCultura organizacional, clima politico e estrutura de governanca da organizacao;
uuPoliticas de administracao de pessoal;
uuLimites dos riscos das partes interessadas;
uuCanais de comunicacao estabelecidos;
uuTendencias, praticas ou habitos globais, regionais ou locais; e
uuDistribuicao geografica de instalacoes e recursos.
13.3.1.4 ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS
Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo Gerenciar o Engajamento das Partes
Interessadas incluem, mas nao estao limitados a:
uuPoliticas e procedimentos corporativos para midias sociais, etica e protecao;
uuPoliticas e procedimentos corporativos para questoes, riscos, mudancas e gerenciamento de dados;
uuRequisitos de comunicacao da organizacao;
uuDiretrizes padrao para desenvolvimento, troca, armazenamento e recuperacao de informacoes; e
uuInformacoes historicas de projetos similares anteriores.
13.3.2 GERENCIAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS: FERRAMENTAS E TÉCNICAS
13.3.2.1 OPINIÃO ESPECIALIZADA
Descrito na Secao 4.1.2.1. Deve-se considerar o uso da expertise de individuos ou grupos com conhecimento ou
treinamento especializado nos seguintes topicos:
uuEstruturas politicas e de poder na organizacao e externas a organizacao;
uuAmbiente e cultura da organizacao e externos a organizacao;
uuTecnicas de analise e avaliacao a serem usadas para processos de engajamento das partes interessadas;
uuEstrategias e metodos de comunicacao;
uuCaracteristicas das partes interessadas, de grupos de partes interessadas e organizacoes envolvidos no projeto
atual que podem ter estado envolvidos em projetos similares anteriores; e
uuGerenciamento de requisitos, gerenciamento de fornecedores e gerenciamento de mudancas.
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13.3.2.2 HABILIDADES DE COMUNICAÇÃO
Os metodos de comunicacao identificados para cada parte interessada no plano de gerenciamento das comunicacoes
sao aplicados durante o gerenciamento do engajamento das partes interessadas. A equipe de gerenciamentodo projeto
usa feedback para apoiar o entendimento da reacao das partes interessadas as diversas atividades de gerenciamento
de projetos e principais decisoes. O feedback pode ser coletado das seguintes formas, mas nao limitadas a elas:
uuConversas, tanto formais como informais,
uuIdentificacao e discussao de questoes,
uuReunioes,
uuRelatorios de progresso, e
uuPesquisas.
13.3.2.3 HABILIDADES INTERPESSOAIS E DE EQUIPE
As habilidades interpessoais e de equipe que podem ser usadas neste processo incluem, mas nao estao limitados a:
uuGerenciamento de conflitos. Descrito na Secao 9.5.2.1. O gerente do projeto deve garantir que os conflitos
sejam solucionados de forma oportuna.
uuConsciência cultural. Descrito na Secao 10.1.2.6. A consciencia cultural e usada para ajudar o gerente do projeto
e a equipe a comunicar com eficacia, considerando as diferencas culturais e os requisitos das partes interessadas.
uuNegociação. Descrito na Secao 12.2.2.5. A negociacao e usada para obter apoio ou acordo que apoia o trabalho
do projeto ou seus resultados e para solucionar conflitos dentro da equipe ou com outras partes interessadas.
uuObservação/conversação. Descrito na Secao 5.2.2.6. Observacao e conversacao sao usadas para manter-se
atualizado em relacao ao trabalho e atitudes dos membros da equipe do projeto e outras partes interessadas.
uuConsciência política. Descrito na Secao 10.1.2.6. A consciencia politica e alcancada com entendimento das
relacoes de poder dentro do projeto e ao seu redor.
528 Parte 1 - Guia
13.3.2.4 REGRAS BÁSICAS
As regras basicas, definidas no termo de nomeacao da equipe, definem o comportamento esperado para os membros
da equipe do projeto e tambem outras partes interessadas, com relacao ao engajamento das mesmas.
13.3.2.5 REUNIÕES
Descrito na Secao 10.1.2.8. As reunioes sao usadas para discutir e abordar qualquer questao ou preocupacao
referente ao engajamento das partes interessadas. Os tipos de reunioes que sao beneficos como parte deste processo
incluem, mas nao estao limitados a:
uuTomada de decisoes,
uuResolucao de questoes,
uuLicoes aprendidas e retrospectivas,
uuInicio do projeto (Kick-off),
uuPlanejamento de sprints, e
uuAtualizacoes de status.
13.3.3 GERENCIAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS: SAÍDAS
13.3.3.1 SOLICITAÇÕES DE MUDANÇA
Descrito na Secao 4.3.3.4. Como resultado de gerenciar o engajamento das partes interessadas, podem emergir
mudancas no escopo do projeto ou do produto. Todas as solicitacoes de mudanca sao processadas para revisao e
organizacao no processo Realizar o Controle Integrado de Mudancas (Secao 4.6).