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Aula 08
Arquivologia p/ Concursos - Curso
Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 08
3 de Janeiro de 2021
03243277906 - Clovis Bernardoni Junior
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Sumário 
Arquivo Permanente & Pesquisa .................................................................................................................. 3 
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3 
2 - Arquivos Permanentes .......................................................................................................................... 5 
3 - Arranjo ..................................................................................................................................................... 9 
3.1 - Introdução e conceitos .................................................................................................................. 9 
3.2 - Fundos de arquivo........................................................................................................................ 11 
4 - Descrição ............................................................................................................................................... 16 
5 - Instrumentos de Pesquisa .................................................................................................................. 20 
5.1 - Guia ................................................................................................................................................. 21 
5.2 - Inventário ....................................................................................................................................... 21 
5.3 - Catálogo ........................................................................................................................................ 22 
5.4 - Catálogo Seletivo ......................................................................................................................... 23 
5.5 - Índice .............................................................................................................................................. 23 
5.6 - Edição de fontes ........................................................................................................................... 24 
5.7 - Tabela de equivalência ou concordância ................................................................................. 24 
6 - Normatização ....................................................................................................................................... 27 
6.1 - ISAD (G) .......................................................................................................................................... 28 
6.2 - NOBRADE...................................................................................................................................... 32 
7 - Políticas Públicas dos Arquivos Permanentes - Referência ........................................................... 39 
7.1 - Atividades culturais / educacionais ........................................................................................... 39 
7.2 - Serviços editoriais ......................................................................................................................... 40 
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8 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 42 
9 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 51 
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 52 
Gabarito .......................................................................................................................................................... 80 
Resumo ........................................................................................................................................................... 81 
 
 
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ARQUIVO PERMANENTE & PESQUISA 
1 - Considerações Iniciais 
Olá pessoal! 
Estamos avançando em nosso curso regular de Arquivologia. Hoje falaremos dos Arquivos 
Permanentes e dos seus instrumentos de pesquisa. 
Antes de aprofundarmos um pouco mais o tema, insisto em dar a você a noção geral da estrutura 
do nosso curso. Procurei para este aula criar a ilustração abaixo, para que você se localize ao longo de 
nossa conversa: 
 
 
 
 
 
 
Note que já passamos por toda a fase introdutória proposta (e que cai demais, lembre-se do Raio-X) 
e hoje e na próxima aula fechamos o segundo quadro acima, ou seja, a conversa sobre a Teoria das 3 
Idades, ao tratarmos do Arquivo Permanente. 
Hoje falaremos bastante de Arranjo, Descrição e Referência e, na próxima aula de Preservação, 
Conservação e Restauração dos Documentos. 
É claro que, como já vimos inúmeras vezes, a Arquivologia tem inúmeras idas e vindas entre seus 
tópicos e, por conta disso, certamente ainda falaremos bastante dos temas dos dois primeiros quadros. 
 Mas você também vai perceber que nossa conversa rapidamente migrará para a gestão digital dos 
documentos, para as novas diretrizes de acesso aos documentos e para os novos perfis exigidos do 
profissional arquivista. 
Tudo isso vem sendo construído nos últimos anos em função de significativas mudanças legislativas 
que também debateremos neste último terço do curso. 
Bem, vamos lá. Hoje entraremos a fundo em três das principais atividades do Arquivo Permanente: 
o Arranjo, a Descrição e a Referência. A última das atividades do arquivo permanente, a Conservação, 
veremos mais adiante. 
Introdução - 
Conceitos & 
Princípios 
Gestão de 
Documentos 
& 3 Idades 
Gestão 
Arquivística 
Digital 
Legislação 
Arquivística 
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Você deve lembrar que já falamos tanto de Arranjo como de Descrição ao longo das aulas e, desta 
forma, é natural que eu traga de volta alguns conceitos para refrescarmos a memória antes de irmos mais a 
fundo. 
Em seguida conheceremos em detalhes os instrumentos de pesquisa mais importantes, ou seja, 
aquelas ferramentas que ajudam os demandantes da informação ou dos documentos a encontrá-los, tema 
que imediatamente esbarra na normatização da atividade de descrição, que também veremos com mais 
atenção, especialmente as normas ISAD(G) e a brasileira NOBRADE. 
Por fim falaremos de políticas públicas dos arquivos permanentes, aqui representando a atividade 
de Referência, típica de arquivos permanentes. Lá veremos como os arquivos podem se aproximar da 
sociedade levando a ela informações e trazendo os interessados para dentro de suas instalações. 
Ao final da aula, como sempre, trarei mais uma vez termos do DBTA, relacionados a aula. Assim 
debatemos e reforçamos alguns conceitos, além de tocar em pequenos pontos que, eventualmente, não 
tenham sido enfatizados ao longo da aula. 
Definições literais, especialmente do DBTA, são sempre cobradas em provas de Arquivologia e, do 
jeito que estamos fazendo, a cada uma de nossas aulas você estuda um pouquinho da íntegra do DBTA. No 
final, ou pertinho da prova, basta uma revisão geral e você estará pronto para encarar a banca! 
Relembro que ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, seguidos de 
explicações e exemplos e, ao final das discussões,geralmente teremos questões específicas sobre o 
assunto tratado, ajudando no entendimento e na fixação dos conceitos. 
Tento sempre trazer as questões mais recentes disponíveis, mas, às vezes, por razões pedagógicas, 
é necessário usar questões um pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos específicos ou chamar 
atenção de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca, especialmente aqueles de maior incidência. 
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões. 
Vamos em frente! 
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario 
 
 
 
 
 
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2 - Arquivos Permanentes 
Os arquivos permanentes são a consequência final de um programa de gestão de documentos pois 
a função arquivística é considerada um todo indivisível ao longo de todo o ciclo vital do documento. 
Dessa forma o arquivo permanente faz parte de todo esse ciclo. Podemos considerar que é sua 
"última etapa", após o documento transitar pelas demais idades do ciclo vital. 
Sabemos que o destino dos arquivos é passar por uma lenta evolução que os afasta cada vez mais 
de seu objetivo primitivo, ou seja, a razão principal para a qual ele foi criado. 
Sendo assim, com o passar dos anos, embora o documento perca o seu valor administrativo, ele 
pode ganhar importância como documento histórico. 
Uma forma fácil de resolver o problema seria separar os documentos em dois arquivos: o velho 
(histórico) e o administrativo, mas não podemos fazer isso pois na realidade são todos simplesmente 
documentos em processo de transformação. 
Durante as três fases dos arquivos (corrente, intermediária e permanente) há uma série de tarefas e 
atividades relativas ao processo de gestão documental que precisam ser desempenhadas e hoje vamos 
tratar das atividades do arquivo permanente. 
Segundo Marilena Leite Paes: 
A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a 
consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente, ou seja, concentrar sob sua 
custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não correntes, que possam tornar-se 
úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins. 
Ainda de acordo com a pesquisadora, o principal objetivo da reunião dos arquivos em um órgão 
central é torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência do passado, tanto quanto 
ela se reflita em um documento. 
Cada conjunto de documento é reservatório da experiência humana, que só poderá ser 
adequadamente utilizada se estiver racionalmente arranjada e conservada, ambas atividades típicas dos 
arquivos permanentes. 
Buscando algumas outras definições do termo, para o DBTA o arquivo permanente é o: 
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 
Já para o DTA, a definição apresenta pequena variação. Vejamos: 
Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu valor. 
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Já a Lei Nacional dos Arquivos (Lei 8.159/1991), em seus artigos 8o e 10o, define que: 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e 
permanentes. 
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, 
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
Dentro desse contexto, no arquivo permanente são mantidos os conjuntos documentais 
que foram considerados de guarda definitiva em função de seus valores secundários, 
que podem ser legais, probatórios, científicos, históricos, culturais ou informativos, 
como já estudamos. 
As principais atividades do arquivo permanente são: arranjo, descrição, conservação e referência 
(políticas de acesso e uso). 
Hoje trataremos de todas, exceto de conservação, que estudaremos na próxima aula. 
 
(IBFC/CM Araraquara-SP/Analista Informação/2018) A idade em relação ao ciclo de vida documental 
onde o documento tem valor secundário, ou seja, não podem ser eliminados/descartados de forma 
alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade. Assinale a 
alternativa correta. 
a) primeira idade, arquivo secundário 
b) terceira idade, arquivo histórico 
c) segunda idade, arquivo de custódia 
d) terceira idade, arquivo permanente 
e) primeira idade, arquivo probatório 
Comentário: 
Boa questão para reforçarmos o conceito estudado. 
A alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. 
Note que o examinador traz já no enunciado a principal característica dos arquivos permanentes, ou seja, o 
fato de custodiar documentos de valor secundário. São aqueles documentos de valor probatório ou 
informativo e que não podem ser eliminados. Ele está falando exatamente do arquivo permanente. 
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A segunda chave para resolver a questão refere-se ao ciclo de vida dos documentos. Como vimos até 
mesmo na Lei 8.159/91, os documentos públicos são divididos em três grupos: os correntes, os 
intermediários e os permanentes. Essas são exatamente as três idades documentais: primeira, segunda e 
terceira idade, respectivamente. 
Dessa forma estamos falando da terceira idade e do arquivo permanente. 
Nas demais alternativas temos erros evidentes, que nos ajudam a responder à questão, mesmo que por 
exclusão. 
Na alternativa A a banca fala em primeira idade. Já vimos que estamos falando da terceira. Além disso, traz 
o arquivo "secundário", que sequer é um dos tipos de arquivos que estamos estudando. 
Na letra B o examinador traz a terceira idade, o que está correto, mas se equivoca ao trocar o arquivo 
permanente pelo arquivo "histórico". 
Na alternativa C temos dois erros. Não estamos falando da segunda idade do ciclo de vida dos documentos 
e muito menos de arquivo de "custódia". Fuja dessa! 
Finalmente, na letra E o examinador fala de primeira idade e arquivo "probatório". Ambos errados. 
 
(CESPE/PGE PE/Assistente de Procuradoria/2019) A respeito de princípios e conceitos arquivísticos, 
julgue o item a seguir. 
Documento de arquivo de valor primário pertence ao arquivo permanente. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está ERRADA. 
Mais uma boa questão para que você veja que as bancas cobram a simples correspondência entre o valor 
documental e o seu respectivo arquivo. 
 
Lembre-se sempre: 
Valor Primário (administrativo) - arquivos corrente ou intermediário 
Valor Secundário (probatório, informativo, etc.) - arquivo permanente 
Outra cobrança muito comum é a que se refere as relações abaixo, que você também não pode esquecer 
para sua prova: 
PRIMEIRA IDADE -> ARQUIVO CORRENTE 
SEGUNDA IDADE -> ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
TERCEIRA IDADE -> ARQUIVO PERMANENTE 
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Dessa forma, a afirmativa do enunciado está errada pois documento de valor primário (aquele que tem alta 
frequência de uso em função do seu valor administrativo) é documento dos arquivos corrente ou 
intermediário, mas nunca do permanente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3 - Arranjo 
 
3.1 - Introdução e conceitos 
Entrando nas principais atividades do Arquivo Permanente, vamos iniciar pelo arranjo,que pode ser 
considerada uma operação tanto intelectual como material. 
O arranjo nada mais é do que a ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das 
eliminações (lembra-se de como elas ocorrem, correto? Se não se lembra volte na aulas em que estudamos 
as Tabelas de Temporalidade e o processo de eliminação!), obedecendo a critérios que respeitem sempre o 
caráter orgânico dos conjuntos, tanto interna como externamente. 
Note que agora estamos falando também dos princípios da Organicidade e da Proveniência, que 
estudamos lá no início do curso. Ao se deparar com isso, a essa altura, você já precisa ter esses conceitos 
solidificados. Voltaremos ao tema já já. 
Para T. R. Schellemberg, arranjo é o: 
Processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o 
agrupamento, em relação significativa de tais unidades entre si. 
Esta definição é um pouco confusa mas note que, de novo, fala-se aqui da organicidade, ou seja, a 
relação natural dos documentos de um arquivo, entre si e entre as atividades da entidade produtora. 
Relembre algumas definições do princípio da Organicidade: 
Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções 
e as atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
Para o DBTA a organicidade é relação natural entre documentos de um arquivo em 
decorrência das atividades da entidade produtora. 
Dessa forma, o princípio da Organicidade nada mais é do que a relação que é naturalmente 
estabelecida entre os documentos que são produzidos por uma mesma entidade produtora e isso é crítico 
para estudar e entender a atividade de arranjo, que ocorre dentro dos arquivos permanentes. 
Para aprofundarmos ainda mais o entendimento do termo arranjo, vamos ver como o DBTA o 
define: 
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de 
um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. 
Perceba então que o próprio Dicionário define como uma atividade intelectual (análise do 
documento quanto a sua forma, origem funcional e conteúdo) ou física (organização dos papéis nas 
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galerias ou estantes, empacotamento, colocação de etiquetas, etc.), de acordo com plano previamente 
estabelecido, que é justamente o plano que deve seguir os princípios da Organicidade e da Proveniência, 
como vimos acima. 
No arquivo permanente o arquivista não se interessa apenas pelo arranjo dos papéis de 
determinado setor, mas se ocupa da ordenação de todos os documentos sob sua guarda e que provém de 
múltiplos órgãos, onde foram manipulados por inúmeros funcionários ou interessados. 
Ao tratar essa documentação, agora de uso não corrente, o arquivista deverá obedecer a 
Proveniência dos documentos, princípio básico da Arquivologia, segundo o qual devem ser mantidos 
reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de 
arquivo. 
Vejamos o que já estudamos sobre o princípio da Proveniência no início do curso: 
Para o DBTA é um princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido 
por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras 
entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos. 
Já para Heloisa Bellotto “o princípio da Proveniência fixa a identidade do documento 
relativamente ao seu produtor. Por esse princípio, os arquivos devem ser organizados 
obedecendo à competência e as atividades da instituição ou pessoa legitimamente 
responsável por sua produção, acumulação ou guarda de documentos. Arquivos 
originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individualidade, dentro 
de seu contexto orgânico de produção não devendo ser mesclados, no arquivo, a outros 
de origem distinta”. 
Note que o mais importante em tudo isso é que os arquivos devem respeitar a sua origem ao longo 
da atividade de arranjo, ou seja, devem respeitar o lugar de onde vêm, a sua proveniência, assim como a 
relação que têm com as atividades da instituição, a sua organicidade. 
Para finalizar, a atividade de arranjo está também diretamente ligada a mais um princípio, o do 
Respeito a Ordem Original ou da Ordem Primitiva. 
Para o DBTA, o princípio do Respeito a Ordem Original é o princípio segundo o qual o arquivo 
deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu, ou seja, ele 
deve ser alocado em seu lugar original, respeitando o fundo de onde provém, além de respeitar o fluxo 
natural orgânico em que o documento foi produzido. 
Veja então, antes de avançarmos, que a atividade de arranjo é regida basicamente por 
três grandes princípios da Arquivologia: o da Proveniência, o da Organicidade e o do 
Respeito à Ordem Original. Importante lembrar disso para a prova. 
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3.2 - Fundos de arquivo 
Voltando ao princípio da proveniência, uma das dificuldades encontradas na sua aplicação refere-se 
à determinação das unidades administrativas que irão se constituir em fundos de arquivo pois é 
indispensável que a ordenação de arquivos permanentes se faça por fundos. 
 
Fundo é o: 
Conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade 
pública ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções e atividades, 
guardando entre si relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho 
legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados à documentação de outro conjunto, 
gerado por outra instituição, mesmo que este, por qualquer razão, lhe seja afim. 
ARRANJO
Proveniência: não deve ser 
misturado aos de outras 
entidades produtoras
Respeito a Ordem Original: deve 
conservar o arranjo dado pela 
entidade coletiva, pessoa ou 
família que o produziu
Organicidade: deve observar a 
relação natural entre os 
documentos e entre as 
atividades da entidade 
produtora
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Além de ser necessário saber o que são os fundos, já que toda a atividade de arranjo se baseia 
neles, é importante saber também que a escolha desses fundos deverá ser estabelecida de acordo com as 
circunstâncias e conveniências, obedecendo a dois critérios: 
Estrutural - documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos 
Funcional - documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivos, 
reunidos pela semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio da 
proveniência. 
Temos ainda os chamados: 
Fundo Aberto - sua acumulação é contínua, uma vez que os documentos de valor 
permanente passam a integrá-lo pouco a pouco, à medida que vencem os estágios 
anteriores de vigência e validade administrativa e jurídica. 
Fundo Fechado - a entidade produtora/acumuladora já encerrou suas atividades ou as 
teve tão substancialmente modificadas que justificam um encerramento do fundo e 
abertura de outro. 
Por fim, importante falarmos sobre a dispersão e a reintegração de fundos no arquivo permanente: 
DISPERSÃO DE FUNDOS 
A dispersão de um fundo deve sempre ser encarada como uma exceção. A regra é que o fundo 
nunca deve ser disperso. 
Ela ocorre quando se retiram documentos de uma série, ou retiram-se séries de um fundo ou 
mesmo fundos inteiros de um arquivo, com o objetivo de compor séries e fundos de outro arquivo. 
Essas situações verificam-se basicamente em quatro ocasiões: 
Sequestro e confisco de documentos - no caso de guerras e/ou conflitos. 
Separação territorial - quando municípios, estados ou países se apossam de documentosmais antigos do que os limites acordados entre as partes, que envolvem os documentos 
mais recentes, possivelmente pós separação e que, de fato, são críticos para a 
administração do novo território. 
Obediência a determinações superiores - são ocorrências pontuais e circunstanciais, de 
caráter público. 
Acatamento de determinações legais - correspondem a situações específicas, do 
momento e caso em questão. 
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REINTEGRAÇÃO DE FUNDOS 
 É exatamente o movimento inverso do que vimos acima. A reintegração de fundos, segundo o DBTA 
é a: 
Recondução de arquivos e/ou documentos ao fundo ou arquivo a que pertencem. 
Lembre-se que cada documento, em sua fase permanente de vida, deve ficar junto com os que 
tiveram o mesmo meio de produção/tramitação/acumulação. 
Em nenhuma hipótese é justificável a sua dispersão para proteção, melhor tratamento técnico ou 
por outras razões que atendam às necessidades do historiador ou qualquer interessado. 
 
(IADES/Hemocentro-DF/Analista de Arquivologia/2017) Assinale a alternativa que corresponde ao 
princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou 
família que o produziu. 
a) Proveniência. 
b) Ordem primitiva. 
c) Pertinência. 
d) Reversibilidade. 
e) Respeito aos fundos 
Comentário: 
DISPERSÃO DE FUNDOS
Sequestro ou 
Confisco
Separação 
Territorial
Determinações 
Superiores 
Determinações 
Legais
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Lembre-se sempre dos principais princípios que estão ligados à atividade de arranjo, executada no arquivo 
permanente. São eles os princípios da proveniência, da organicidade e do respeito a ordem original 
também conhecido como o princípio da ordem primitiva. E, voltando ao enunciado, fica fácil de matar a 
questão. O examinador fala em conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o 
produziu, ou seja, está se referindo ao respeito à ordem original ou ordem primitiva. 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
Na alternativa A a banca fala no princípio da proveniência, que também é um dos princípios ligados ao 
arranjo. E, não à toa, ele já é logo o primeiro, tentando induzir o candidato ao erro. Cuidado. Leia o 
enunciado com cuidado e todas as alternativas. A proveniência, como vimos, refere-se à manutenção do 
documento junto aos demais que foram produzidos pela mesma entidade. Não confunda os conceitos. Não 
é disso que o examinador está falando. 
As letras C e D trazem sim princípios da Arquivologia, mas não aqueles diretamente relacionados a 
atividade de arranjo. 
Por fim, na alternativa E o examinador lista o princípio do respeito aos fundos e aqui, importante saber que 
esse é o princípio da proveniência, portanto também relacionado ao arranjo, mas não exatamente o que a 
banca busca com a definição do enunciado. 
 
Atenção pois esta relação entre os princípios da Arquivologia e as atividades executadas no arranjo é 
bastante exigida em prova! 
 
(CESPE/Área 10/Oficial Área Inteligência/2018) Acerca de princípios e de conceitos arquivísticos, julgue o 
item que se segue. 
Os arquivos de um órgão público existente há mais de cem anos fazem parte de um fundo aberto. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Lembre-se do que estudamos sobre fundos abertos e fechados 
Fundo Aberto - sua acumulação é contínua, uma vez que os documentos de valor permanente passam a 
integrá-lo pouco a pouco, à medida que vencem os estágios anteriores de vigência e validade 
administrativa e jurídico. 
Fundo Fechado - a entidade produtora/acumuladora já encerrou suas atividades ou as teve tão 
substancialmente modificadas que justificam um encerramento do fundo e abertura de outro. 
Dessa forma, retornando ao enunciado, mesmo que o órgão público exista há mais de cem anos, porém 
não exista nenhuma menção de que deixou de existir atualmente ou que algum de seus fundos tenha sido 
encerrado, ele é um fundo aberto. Afirmativa correta! 
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Cuidado para não se confundir. O examinador faz a menção aos 100 anos de existência para criar no 
candidato a impressão de que o fundo é muito antigo e não existe mais. Não caia nessa! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4 - Descrição 
Outra atividade importante do arquivo permanente e que vamos abordar nessa aula é a descrição. 
Para iniciarmos a discussão, vamos ver como o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística 
define o termo: 
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos 
documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
Para o DTA temos definição bastante semelhante. Vejamos: 
Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem 
a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa. 
 
Veja que nos dois casos são citados os "conjuntos de procedimentos", a utilização dos "elementos 
formais e de conteúdo" dos documentos e a "elaboração de instrumentos de pesquisa". 
Tudo isso para propiciar e, sobretudo, facilitar o acesso ao documento ou a informação buscada 
pelo interessado. É isso que você precisa saber e memorizar para a prova. 
Para que o arquivo permanente cumpra de forma plena a função de atender ao público, ou seja, 
possa disponibilizar aos usuários o conteúdo do seu acervo de forma rápida e prática, é preciso proceder à 
descrição dos documentos, resultando daí os chamados instrumentos de pesquisa, que iremos estudar em 
detalhe um pouco mais adiante. 
A elaboração criteriosa, rigorosa e precisa da descrição é tarefa primordial do arquivista dos 
arquivos de terceira idade. 
Dessa forma, podemos considerar que a descrição é uma atividade típica dos arquivos 
permanentes. Reforçando essa tese, segundo uma de nossas principais fontes, a professora Heloísa 
Bellotto "ela não cabe nos arquivos correntes, onde seu correspondente é o estabelecimento dos códigos 
dos planos de classificação". 
Prossegue a professora: "tampouco a descrição faz sentido no âmbito dos arquivos intermediários, 
onde a frequência de utilização secundária é quase nula". 
Note que, para Bellotto, a descrição não só é uma atividade típica dos arquivos permanentes como 
acontece só na terceira idade do ciclo de vida dos documentos. 
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Como já vimos em aulas anteriores, essa não é uma interpretação unânime de toda a comunidade 
arquivística. Não há um consenso em relação a quais estágios do ciclo vital são permeados pela função 
Descrição. A maioria dos estudiosos cita a terceira idade/arquivo permanente, como a própria Heloisa 
Bellotto, mas não todos. 
 Dentro da perspectiva da arquivística integrada, por exemplo, aquele ponto de vista que aborda a 
atividade de gestão documental desde a produção do documento até seu recolhimento permanente ou 
eliminação, a descrição começa no processo de Classificação, continua na Avaliação e se aprofunda em 
instrumentos de busca mais específicos, se espalhando pelos três ciclos vitais documentais. 
Veja que mesmo os que defendem que a descrição ocorre apenas no arquivo permanente, não 
negam que essas atividades estejampresentes ao longo de toda a cadeia, apenas não as consideram como, 
tipicamente, atividades de descrição. 
A própria ISAD(G) que estudaremos a seguir, admite que "processos relacionados à 
descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam 
durante sua vida.", ou seja, estendem-se ao longo de todas as idades documentais. 
 
Ainda nesta direção, a NOBRADE - Norma Brasileira de Descrição Arquivística, diz logo 
na definição de seu âmbito e objetivos que "Embora voltada preferencialmente para a 
descrição de documentos em fase permanente, pode também ser aplicada à descrição 
em fases corrente e intermediária." 
Assim, fique atento a esta particularidade caso venha a ser cobrada em prova e entenda o contexto 
da questão ou a fonte que está sendo utilizada. 
Em linhas gerais a descrição é uma atividade típica do arquivo permanente porém, de acordo com 
fontes importantes da arquivística nacional e internacional, seus procedimentos podem ser encontrados 
também nos arquivos corrente e intermediário. Fique atento à fonte que serve de referência a questão! 
Avançando um pouco na discussão, vimos que o principal resultado da descrição é a elaboração de 
instrumentos de pesquisa que facilitem o acesso aos documentos, ou seja, o desenvolvimento de guias, 
inventários, catálogos, catálogos seletivos, índices e edições de fontes, o que também veremos já já. 
A elaboração desses instrumentos é função permanente nos arquivos de custódia e desempenhada 
por seus arquivistas especializados, cuja qualidade do trabalho transparece na precisão dos instrumentos 
de pesquisa que são elaborados e na medida em que seu trabalho satisfaz ao pesquisador. 
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Vamos aprofundar agora a discussão sobre os instrumentos de pesquisa, mas antes vamos exercitar 
o tema recém discutido. 
 
(CVEST IFPE/IF PE/Arquivista/2017) Podemos afirmar que o objetivo da descrição arquivística é 
a) analisar os documentos desde a fase corrente e utilizar instrumentos que controlem a passagem para as 
fases posteriores. 
b) identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo, com a finalidade de promover 
o acesso aos mesmos. 
c) compor instrumentos que orientem quanto ao tempo de manutenção dos documentos no arquivo 
permanente. 
d) coletar informações necessárias à definição de políticas de preservação e conservação de documentos 
históricos. 
e) elaborar instrumentos que descrevam o trâmite dos documentos dentro da instituição e sua destinação 
final. 
Comentário: 
Boa questão para reforçarmos a definição de descrição. 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
Lembre-se sempre que a descrição é o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos 
formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa, com o objetivo de 
facilitar o acesso ao documento e a informação para o interessado. 
Veja que com essa definição do DBTA, sabendo que a descrição gera instrumentos de pesquisa com base 
na forma e conteúdo dos documentos, com o objetivo de facilitar o seu acesso, fica fácil de matar a 
questão, certo? 
Na alternativa A a banca traz atividades que não fazem parte da gestão documental, especialmente o 
controle da passagem entre as fases. 
Na letra C, o examinador traz o termo "instrumento" - justamente para confundir o candidato que a esta 
altura tem na cabeça os "instrumentos de pesquisa" -, mas depois diz que esses instrumentos "orientam 
quanto ao tempo de manutenção no arquivo permanente". Aí não. Aí ele está falando da Tabela de 
Temporalidade, um instrumento de gestão de documentos e não um instrumento de pesquisa. Fique 
atento! 
Na alternativa D a banca fala em coleta de informações necessárias às políticas de preservação e 
conservação. Essas atividades estão ligadas ao arquivo permanente e falaremos dela em aula a seguir, mas 
não estão diretamente relacionadas à descrição. 
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Por fim, na letra E o examinador fala novamente na "elaboração de instrumentos", usando o mesmo 
artifício da alternativa C, porém cita instrumentos que descrevem o trâmite documental e não o seu 
conteúdo ou forma. Também não pode estar correto. 
 
(CESPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional - Arquivologia/2017) De acordo com as normas brasileiras 
de descrição arquivística e com a norma internacional para a descrição de funções, julgue o item a seguir. 
A descrição de funções é um elemento importante na organização dos documentos, principalmente 
como ferramenta de recuperação e análise de documentos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Mesmo que ainda não tenhamos estudado as normas as quais a banca se refere no enunciado (faremos 
isso ainda nesta aula), já é possível responder à questão. 
Vimos até aqui que a descrição tem como principal função a elaboração de instrumentos de pesquisa que, 
por sua vez, existem para facilitar o acesso a informação e aos documentos buscados por historiadores ou 
outros interessados, correto? 
Dessa forma, nada mais certo do que considerá-la "um elemento importante na organização dos 
documentos, principalmente como ferramenta de recuperação e análise de documentos", exatamente o 
que diz o enunciado. Gabarito! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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5 - Instrumentos de Pesquisa 
O processo de descrição consiste no desenvolvimento de instrumentos de pesquisa que 
possibilitem a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização dos dados, informações ou 
documentos buscados. 
Como os arquivos não podem conceder livre acesso a cada um dos interessados em pesquisar seus 
acervos é necessário que, por meio dos instrumentos de pesquisa, os interessados tenham acesso ao seu 
potencial de informação. 
Segundo Baudot: 
 "A massa de informações contidas em um arquivo só tem utilidade quando instrumentos 
de pesquisa que permitam o acesso a ela são difundidos entre os usuários." 
Dessa forma, providenciado a arranjo da documentação a descrição passa a ser atividade 
operacional obrigatória. Apenas dessa forma os arquivos podem atingir o seu objetivo mais nobre que é a 
disseminação da informação aos potenciais interessados. 
Instrumentos de pesquisa são essencialmente obras de referência que identificam, 
resumem e localizam em diferentes graus e amplitudes, os fundos, as séries 
documentais e as unidades documentais existentes em um arquivo permanente. 
Há instrumentos de pesquisa genéricos e globalizantes, como os guias. Há os parciais, que são 
detalhados e específicos, tratando de parcelas do acervo, como os inventários, catálogos, catálogos 
seletivos e índices. E, por fim, temos também a publicação de documentos na íntegra, a chamada "edição 
de fontes". 
 
Genéricos e globalizantes Ex: Guias
Parciais (detalhados e 
especícos, tratando de 
parcelas do acervo)
Ex: Inventários, Catálogos, catálogos seletivos, 
e índices
Publicação de documentos 
na íntegra EX: Edição de fontes
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Temos ainda os instrumentos de uso exclusivamente interno. Embora não sejam tão cobrados 
como os que já vimos, precisamos conhecê-los, até para saber diferenciá-los quando a banca tenta 
estabelecer confusão entre eles. 
Os instrumentos de uso interno orientam e subsidiam o trabalho do arquivista quanto ao arranjo e 
à descrição dos documentos. Temos entre esses instrumentosas listagens que acompanham os 
recolhimentos de documentos, organograma dos órgãos, quadros gerais de fundos, grupos e séries, 
tabelas de temporalidade, fichários de controle, entre outros. 
Não é raro o examinador misturar instrumentos externos e internos em questões sobre o tema. 
Fique atento pois, na imensa maioria das vezes, a questão refere-se a instrumentos de uso externo, ou 
seja, o usuário interessado na informação. 
Antes de entrar em cada um dos instrumentos de pesquisa, vale lembrar que eles também devem 
constituir uma espécie de família hierárquica, na qual o guia ocupa o vértice da hierarquia. Veremos a 
razão mais a frente. 
5.1 - Guia 
O guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. 
Ele é a porta de entrada da instituição e permite um mapeamento panorâmico do acervo. 
No guia deverão constar todos os dados básicos necessários para orientar os interessados, desde as 
informações práticas — tais como o endereço da instituição, os telefones, o horário de atendimento etc. — 
até as informações específicas sobre o acervo, como por exemplo os fundos e as coleções que ele possui, 
seu nível de organização, as condições físicas e jurídicas do acesso, as possibilidades de reprodução de 
documentos etc. 
O guia também deve conter uma pequena introdução que apresente o histórico da instituição e 
explique o processo pelo qual seu acervo foi formado. 
Através do guia, o pesquisador poderá programar sua visita, sabendo exatamente quais são as 
condições de consulta, quais conjuntos documentais são pertinentes para seus interesses de pesquisa e 
quais são as condições de acesso. Ele será o primeiro instrumento solicitado por qualquer consulente 
familiarizado com os procedimentos técnicos do arquivo. 
Para o DBTA, o guia é: 
Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções 
existentes em um ou mais arquivos. 
5.2 - Inventário 
Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, os instrumentos de pesquisa 
que se seguem ao guia. Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções. 
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O objetivo é descrever as atividades de cada titular, as séries integrantes, o volume de documentos, 
as datas-limite e os critérios de classificação e de ordenação. 
Ao contrário do guia, os inventários devem, necessariamente, abordar conjuntos documentais com 
algum nível de organização do ponto de vista da classificação arquivística. A descrição das séries 
documentais de cada fundo é uma atividade fundamental para permitir o pleno acesso aos documentos de 
um arquivo. 
Uma boa descrição de cada fundo arquivístico permite que o pesquisador consiga detectar, 
preliminarmente, a possível existência e a localização de documentos de seu interesse. O acesso a um 
documento individual e específico ocorrerá mediante o conhecimento dos critérios de classificação e de 
ordenação interna das séries. 
Os inventários, por se referirem a conjuntos documentais classificados, têm, ao contrário do guia, 
uma vida útil mais longa. 
No entanto, suas informações deverão ser reavaliadas sempre que novas inclusões documentais 
forem feitas (no caso de fundos abertos), ou novos sistemas de ordenação e de acesso (com o incremento 
da informática, por exemplo) forem executados. Pelo fato de o inventário ser basicamente um instrumento 
para a pesquisa especializada, a elaboração de edições sofisticadas não compensa o investimento. 
Para o DBTA, o inventário é: 
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de 
arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação 
lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. 
5.3 - Catálogo 
 O catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou 
mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem de classificação. 
 No catálogo, por ser a representação descritiva de documento por documento, as sequências dos 
dados necessários à identificação e ao resumo são as mesmas que as do inventário. 
O fundamental do catálogo é que ele se atenha à compreensão dos documentos dentro de suas 
relações orgânicas com as atividades que os produziram. 
Só é possível elaborar catálogos de séries que já estejam organizadas e, preferencialmente, 
inventariadas. 
Na introdução do catálogo, deverão constar, além dos dados gerais da série (ou séries), levantados 
por ocasião da confecção do inventário, as seguintes informações: explicação sobre a importância do 
catálogo, contextualização da série dentro do fundo e indicação dos critérios para a ordenação de 
documentos. 
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Para o DBTA, o catálogo é: 
Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, 
onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos 
pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. 
5.4 - Catálogo Seletivo 
 O catálogo seletivo, por sua vez, é o instrumento de pesquisa que traz uma relação seletiva de 
documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de 
arquivamento é descrita minuciosamente. 
 O que difere o catálogo seletivo do catálogo ou mesmo do inventário é que, nestes dois últimos, 
após escolhido o fundo, não há seleção de documentos, enquanto no catálogo seletivo, há. 
Dessa forma, os catálogos seletivos transcendem a dimensão arquivística dos catálogos 
convencionais e dos inventários ao escolher documentos que atendam a critérios temáticos, 
independentemente de sua posição no plano de classificação, podendo, inclusive, reunir documentos de 
fundos e arquivos distintos. 
O DBTA não traz definição para o catálogo seletivo porém, para o DTA, sua definição é: 
Catálogo que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a 
um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critério temático. 
5.5 - Índice 
O índice aponta nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética e remete o usuário às respectivas 
notações de localização. 
Índices têm como objetivo permitir uma rápida localização das unidades documentais que atendam 
a critérios específicos, tanto de uma única série como de diferentes fundos. 
Na confecção de índices, deve-se tomar muito cuidado com a escolha dos termos a serem 
utilizados. Em tais tarefas a utilização de vocabulários controlados e tesauros é imperativa. 
Dessa forma os índices podem ser utilizados como parte complementar de inventários e catálogos 
analíticos ou mesmo ter personalidade própria, indexando diretamente os documentos. 
Quando tem "personalidade própria" e são utilizados como instrumentos de pesquisa autônomos, 
procuram decompor os documentos em descritores, que podem ser temáticos, cronológicos, onomásticos, 
geográficos etc. 
Entretanto, a forma mais comum de ocorrência dos índices é sua integração dentro de outros 
instrumentos de pesquisa, visando garantir possibilidades variadas de acesso aos documentos em questão. 
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Os instrumentos de pesquisa muito extensos, como os catálogos de conjuntos documentais 
volumosos, geralmente são complementados por algum tipo de índice. 
Para o DBTA o índice é 
Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em 
documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua 
localização. 
5.6 - Edição de fontes 
A edição de fontes documentais outextos históricos segundo Heloisa Bellotto "compreende a 
publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não recebem resumos indicativos e/ou 
informativos, como nos anteriormente citados, figurando o texto integral." 
Portanto, nada mais é do que a publicação de textos de documentos na íntegra. 
5.7 - Tabela de equivalência ou concordância 
 Instrumento de caráter puramente auxiliar, que dá a equivalência de antigas notações para as 
novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo. 
Vamos exercitar um pouco esse conceitos que acabamos de estudar? 
 
 
(ACEP/Pref. Aracati-CE/Técnico Arquivo/2019) Os Instrumentos de pesquisa são ferramentas utilizadas 
para descrever um arquivo, ou parte dele, identificando, resumindo e localizando os fundos, as séries 
e/ou as unidades documentais existentes em um arquivo permanente, além de ter a função de orientar a 
consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos com a finalidade de 
controle e de acesso ao acervo. Aquele instrumento de pesquisa que é, preferencialmente, o primeiro a 
ser produzido por um arquivo é 
a) índice. 
b) guia. 
c) inventário. 
d) folder. 
Comentário: 
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Ótima questão para reforçarmos um ponto bastante cobrado entre os instrumentos de pesquisa, ou seja, 
qual é aquele que costuma ser produzido em primeiro lugar. 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
Vimos isso quando falamos do Guia, lembra? O guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de 
pesquisa a ser produzido por um arquivo. Ele é a porta de entrada da instituição e permite um 
mapeamento panorâmico do acervo. 
Os instrumentos de pesquisa devem constituir uma espécie de família hierárquica, na qual o guia ocupa o 
vértice da hierarquia, justamente por executar esse papel. 
Na alternativa A o examinador fala de índice. Vimos que o índice é, segundo o DBTA, a relação sistemática 
de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de 
pesquisa, acompanhados das referências para sua localização. E, nessa situação, certamente não é o 
primeiro a ser produzido por uma instituição arquivística. 
Na letra C a banca traz o inventário. Para o DBTA é o instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou 
analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a 
uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. Note que ele já está 
um degrau abaixo do Guia. 
Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, os instrumentos de pesquisa que se 
seguem ao guia. Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções. 
Ao contrário do guia, os inventários devem, necessariamente, abordar conjuntos documentais com algum 
nível de organização do ponto de vista da classificação arquivística. A descrição das séries documentais de 
cada fundo é uma atividade fundamental para permitir o pleno acesso aos documentos de um arquivo. 
Por fim, na alternativa D a banca fala em "folder", que sequer é um instrumento de pesquisa. Aqui não dá 
nem para ficar em dúvida! 
 
(CESPE/MPOG/Arquivista/2015) A respeito das funções arquivísticas de descrição e de classificação de 
documentos, julgue o item subsecutivo. 
Os instrumentos de pesquisa, resultados da descrição, podem ser elaborados de forma genérica e parcial 
ou a partir da publicação de documentos na íntegra. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Veja que a banca fala sobre a produção de instrumentos de pesquisa em formato "genérico" e "parcial" ou 
a partir da publicação da íntegra de um documento. 
Está correto. Lembre-se sempre que há um instrumento que nada mais é do que a publicação na íntegra da 
informação contida no documento. É a Edição de Fontes. Relembre o que Heloísa Bellotto fala sobre ela: 
"compreende a publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não recebem resumos 
indicativos e/ou informativos, como nos anteriormente citados, figurando o texto integral". 
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Por outro lado, temos os instrumentos considerados genéricos como os Guias e os parciais como os 
inventários, catálogos, repertórios e índices. Relembre abaixo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Genéricos e globalizantes Ex: Guias
Parciais (detalhados e 
especícos, tratando de parcelas 
do acervo)
Ex: Inventários, catálogos, repertórios e índices
Publicação de documentos na 
íntegra EX: Edição de fontes
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6 - Normatização 
Bem, avançando na discussão sobre os temas relacionados ao arquivo permanente, chegamos à 
normatização. 
Como já sabemos, a normatização está diretamente ligada a atividade de descrição, que é uma das 
principais atividades executadas na terceira idade do ciclo documental, ou seja, no arquivo permanente. E 
é um assunto que cai com razoável frequência em provas. 
Relembrando um pouco do que já estudamos, a normatização surge com o intuito de 
garantir que a descrição documental dos documentos de arquivo seja consistente, 
apropriada e intuitiva. Para isso faz-se necessário ter algumas regras que a padronize, 
ou seja, normas específicas voltadas para este processo. 
Esse processo contribui para que todas as organizações que trabalham com arquivos possam 
realizar suas atividades de tratamento técnico dos acervos documentais com a maior eficácia possível, 
economia de recursos, ampliando o potencial dos instrumentos de pesquisa gerados, simplificando o 
acesso aos usuários e viabilizando o intercâmbio entre as diferentes instituições arquivísticas. 
Entre as principais normas arquivísticas internacionais de descrição estão a ISAD(G), a ISAAR(CPF), 
a ISDF e a ISDIAH. Já estudamos todas em aula anterior. Hoje vamos aprofundar apenas a ISAD(G). Caso 
tenha dúvidas em relação as demais, volte a respectiva aula! 
Já em relação ao Brasil, temos a NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística), que adapta 
as normas internacionais à realidade brasileira. 
Antes de entrarmos um pouco mais a fundo na ISAD(G) e na NOBRADE (que são as duas mais 
cobradas), relembre este esquema que já foi estudado em aula anterior. Se não estiver confortável com os 
conceitos volte a aula respectiva pois esse é um assunto que já encerramos, especialmente para as normas 
sobre as quais não falaremos hoje. 
 
NORMAS INTERNACIONAIS 
DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
ISAD (G)
Normas gerais 
de descrição 
arquivística
CONTEXTO/
CONTEÚDO
ISAAR (CPF)
Entidades 
coletivas, 
pessoas e 
famílias
PRODUÇÃO / 
MANUTENÇÃO
ISDIAH
Instituições 
arquivísticas
ACERVOS 
ARQUIVÍSTICOS
ISDF
Funções de 
entidades 
coletivas
PRODUÇÃO / 
MANUTENÇÃO
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6.1 - ISAD (G) 
Segundo Andre Ancona Lopez: 
A norma ISAD (G) propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma 
estruturação multinível, isto é, do geral ao particular, inserindo cada item da descrição 
na estrutura geral do fundo de arquivo em uma relação hierárquica. 
Ainda, do ponto de vista da teoria arquivística, o mais importante na ISAD(G) é justamente o 
respeito que ela apresenta aos princípios da proveniência e da organicidade. 
OBJETIVOS 
A ISAD tem como principal objetivo estabelecer diretrizes gerais para a preparação de descrições 
arquivísticas, podendoser usada juntamente com as normativas nacionais de diversos outros países. Além 
disso, tem como outros objetivos: 
• assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas. 
• facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos arquivísticos. 
• possibilitar o compartilhamento de dados. 
• tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado de 
informação. 
REGRAS E PRINCÍPIOS 
No primeiro nível (fundo) a descrição deve dar informações do fundo como um todo. Nos níveis 
seguintes deve-se dar informação sobre as partes descritas. As descrições resultantes se mostrarão em 
uma relação hierárquica da parte até o todo, indo do nível mais amplo (fundo) até o mais específico. 
 
Esta é a regra mais importante da norma. Note que ela avança sempre do geral para o 
particular, ou seja, do fundo para as partes descritas. Isso precisa estar claro no dia da 
prova pois tem alta incidência em questões. 
Além da regra mais importante, que diz que a descrição deve ir sempre do geral para o particular, a 
ISAD possui outras três regras que devem ser conhecidas: 
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- Informação relevante para o nível de descrição: deve-se fornecer informação apropriada apenas 
para o nível que está sendo descrito. Se a descrição é de um fundo não se deve fornecer informações 
específicas de processos ou dossiês que constituem esse fundo, mas só do fundo. 
- Relação entre descrições: as descrições devem sempre ser relacionadas a que estiver mais 
próxima e acima. 
- Não repetição da informação: informação já dada em um nível superior (e isso deve ser feito 
quando ela for comum aos níveis inferiores), não deve ser repetida em cada um dos níveis abaixo. 
COMPOSIÇÃO 
A ISAD (G) define 26 elementos que podem ser combinados para constituir a descrição de uma 
entidade arquivística (sendo que 6 deles são obrigatórios - abaixo estão grifados em vermelho) e as regras 
estão organizadas em 7 áreas de informação descritiva. 
São elas, incluindo cada um dos 26 elementos, com atenção para os obrigatórios: 
1. Área de identificação (identifica a unidade de descrição) 
- Código de referência - identifica de maneira específica a unidade de descrição e 
estabelece uma ligação com a descrição que a representa. 
- Título – nomeia a unidade de descrição. 
- Data – identifica e registra a(s) data(s) da unidade de descrição. 
- Nível de descrição – identifica o nível de organização da unidade de descrição. 
- Dimensão e suporte – Identifica e registra a dimensão física/lógica e o suporte da 
unidade de descrição. 
2. Área de contextualização (informa a origem e custódia da unidade de descrição) 
- Nome dos produtores - identifica os produtores da unidade de descrição. 
- História administrativa / Bibliografia – Fornece uma história administrativa ou dados 
biográficos do(s) produtor(es) da unidade de descrição, para contextualizar o acervo e 
torná-lo mais compreensível. 
- História arquivística – Fornece informação sobre a história da unidade de descrição que 
seja significativa para sua autenticidade, integridade e interpretação. 
- Procedência – Identifica a origem imediata de aquisição ou transferência da unidade de 
descrição. 
3. Área de conteúdo e estrutura (informa sobre o assunto e organização da unidade de 
descrição) 
- Âmbito e conteúdo - Capacita os usuários a avaliarem a potencial relevância da unidade 
de descrição. 
- Avaliação, eliminação e temporalidade – Fornece informação sobre qualquer ação 
relativa à avaliação, seleção e eliminação. 
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- Incorporações – Informa o usuário sobre acréscimos previstos à unidade de descrição. 
- Sistema de arranjo – Fornece informação sobre a estrutura interna, ordem e/ou sistema 
de arranjo da unidade de descrição. 
4. Área de condições de acesso e de uso (informa sobre a acessibilidade da unidade de 
descrição) 
- Condições de acesso - Fornece informação sobre o estatuto legal ou outros 
regulamentos que restrinjam ou afetem o acesso à unidade de descrição. 
- Condições de reprodução – Identifica quaisquer restrições quanto à reprodução da 
unidade de descrição. 
- Idioma – Identifica o(s) idioma(s), escrita(s) e sistemas de símbolos utilizados na unidade 
de descrição. 
- Características físicas e requisitos técnicos – Fornece informação sobre quaisquer 
características físicas ou requisitos técnicos importantes que afetem o uso da unidade de 
descrição. 
- Instrumentos de pesquisa – Identificar os instrumentos de pesquisa relativos à unidade 
de descrição. 
5. Área de fontes relacionadas (informa sobre fontes com uma relação importante com 
a unidade de descrição) 
- Existência e localização dos originais - Indica a existência, localização, disponibilidade 
e/ou destruição dos originais quando a unidade de descrição consiste de cópias. 
- Existência e localização de cópias – Indica a existência, localização e disponibilidade de 
cópias da unidade de descrição. 
- Unidades de descrição relacionadas – Identifica unidades de descrição relacionadas. 
- Nota sobre publicação – Identifica quaisquer publicações que sejam sobre ou baseadas 
no uso, estudo ou análise da unidade de descrição. 
6. Área de notas (qualquer outra informação que não possa ser incluída em nenhuma 
das outras áreas) 
- Notas - Fornece informação que não possa ser incluída em qualquer das outras áreas. 
7. Área de controle da descrição (informa sobre como, quando e por quem a descrição 
arquivística foi elaborada) 
- Nota do arquivista - Explica como a descrição foi preparada e por quem. 
- Regras ou convenções – Identifica as convenções em que a descrição é baseada. 
- Datas das descrições – Indica quando esta descrição foi preparada e/ou revisada. 
 
Note que os cinco elementos da área de identificação são obrigatórios, assim como a indicação do 
produtor, que está na área de contextualização. 
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A utilização dos demais 20 elementos é facultativa. 
 
 
Em relação a ISAD(G) é muito importante saber que ela possui 26 elementos espalhados 
por 7 áreas (é bom saber quais são elas) e 6 deles são obrigatórios (também importante 
lembrar quais são no momento em que a banca os citar). 
 
 
(FEPESE/MPE-SC/Analista Arquivologia/2014) No âmbito da descrição arquivística, a ISAD(G) aponta 
elementos considerados essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva. 
Em relação ao tema, é correto afirmar: 
a) o controle de vocábulo é elemento precedente para o registro da informação. 
b) o código de referência e o título estão entre os elementos. 
c) o intercâmbio de materiais arquivísticos é um elemento. 
d) os elementos estão sujeitos às regras para o registro de autoridade arquivística. 
e) a incorporação de elementos depende de determinações internacionais. 
Comentário: 
Questão importante para vermos que a banca cobra, neste caso, o conhecimento dos elementos tidos 
como obrigatórios na norma ISAD(G). 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
Acabamos de ver isso na aula, lembra? A ISAD(G) possui 7 áreas de informação descritiva, composta por 26 
elementos sendo que dos 26, apenas 6 são considerados obrigatórios. São eles: 
- Código de referência 
- Título 
- Data 
- Nível de descrição 
- Dimensão e suporte 
- Nome do produtos 
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Sabendo quais são os elementosvocê já conseguiria matar a questão pois encontraria dois deles juntos, na 
alternativa B, o código de referência e o título. 
Na alternativa A o examinador traz "controle de vocábulo" como elemento. Note que você só conseguiria 
descartar essa alternativa sabendo quais são os elementos ou ao menos lembrando que este não é um dos 
26! 
Na letra C a banca diz que "intercâmbio de materiais" é um elemento. Mesmo cenário. É necessário ter um 
mínimo de conhecimento do universo dos 26 elementos para poder descartar esta também. 
Na alternativa D fala-se em "regras para o registro da autoridade arquivística". As regras para o registro de 
autoridade arquivística estão constantes em outra norma: a ISAAR(CPF). 
A ISAAR(CPF) fornece regras gerais para o estabelecimento de registros de autoridade arquivística que 
descrevem entidades coletivas, pessoas e famílias que podem ser citadas como produtores nas descrições 
de documentos de arquivos, como vimos em aula do início do curso. 
Por fim, na letra E o examinador traz a informação que "a incorporação de elementos depende de 
determinações internacionais. Também não está correto. A incorporação de elementos, além dos 
essenciais, já está prevista e pode acontecer sempre que o arquivista julgar necessário usar algum dos 
elementos da ISAD(G) além dos 6 considerados essenciais. 
 
6.2 - NOBRADE 
Segundo o Conarq - Conselho Nacional de Arquivos, a NOBRADE é: 
Norma que estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, 
compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem em 
vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e 
internacional. 
Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase permanente, pode 
também ser aplicada à descrição em fases corrente e intermediária. 
Essa observação é bastante importante pois é trazida justamente pela NOBRADE e 
contrasta com aquele posicionamento que já estudamos da professora Heloisa Bellotto a 
respeito da presença da descrição apenas no arquivo permanente. 
Para que não se confunda considere que a descrição é atividade típica de arquivo permanente, mas 
pode ser encontrada nas demais idades documentais. E atenção à fonte que a banca está usando na 
questão! 
OBJETIVOS 
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Ainda segundo o Conarq, a NOBRADE tem por objetivo: 
Estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando interferir o 
mínimo possível na forma final em que as descrições são apresentadas. 
Cabe a cada entidade custodiadora e a seus profissionais a decisão acerca dos recursos utilizados 
para a descrição, bem como o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo apenas 
imprescindível a presença dos elementos de descrição obrigatórios. 
Veja que a NOBRADE procura, portanto, padronizar sem "engessar" demasiadamente a instituição 
arquivística, dando a ela espaço para que possa incorporar suas particularidades e contexto ao longo da 
atividade de descrição. 
O único ponto em que a norma é inflexível é em relação a utilização dos 7 elementos obrigatórios. 
Tente memorizar as diferenças entre a ISAD(G) e a NOBRADE. Isso tem boa possibilidade 
de ser tema de questão de prova quando falamos de normatização: 
 
Enquanto a ISAD(G) tem 7 áreas de informação e 26 elementos, sendo 6 obrigatórios, a 
NOBRADE tem 8 áreas de informação e 28 elementos, sendo 7 obrigatórios. 
REGRAS E PRINCÍPIOS 
A NOBRADE tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível, 
adotando exatamente os mesmos princípios expressos na ISAD(G): 
• Descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o contexto e a 
estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes. 
• Informação relevante para o nível de descrição – com o objetivo de representar com rigor o 
contexto e o conteúdo da unidade de descrição. 
• Relação entre descrições – com o objetivo de explicitar a posição da unidade de descrição 
na hierarquia. 
• Não repetição da informação – com o objetivo de evitar redundância de informação em 
descrições hierarquicamente relacionadas. 
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COMPOSIÇÃO 
A NOBRADE define 28 elementos que podem ser combinados para constituir a descrição de uma 
entidade arquivística (sendo que 7 deles são obrigatórios - abaixo estão grifados em vermelho) e as regras 
estão organizadas em 8 áreas de informação descritiva. 
São elas, incluindo cada um dos 28 elementos, com atenção para os obrigatórios (em vermelho): 
1. Área de identificação (registra informação essencial para identificar a unidade de 
descrição) 
- Código de referência - identifica a unidade de descrição. 
- Título – identifica nominalmente a unidade de descrição. 
- Data – identifica a(s) data(s) da unidade de descrição. 
- Nível de descrição – identifica o nível da unidade de descrição em relação as demais. 
- Dimensão e suporte – Identifica as dimensões física/lógica e o suporte da unidade de 
descrição. 
2. Área de contextualização (registra informação sobre a proveniência e custódia da 
unidade de descrição) 
- Nome dos produtores - identifica os produtores da unidade de descrição. 
- História administrativa / Bibliografia – Oferece informações referenciais sistematizadas 
da trajetória do(s) produtor(es), da sua criação ou nascimento até a sua extinção ou 
falecimento. 
- História arquivística – Oferece informações referenciais sistematizadas sobre a história 
da produção e acumulação da unidade de descrição, bem como sobre a sua custódia. 
- Procedência – Identifica a origem imediata de aquisição ou transferência da unidade de 
descrição. 
3. Área de conteúdo e estrutura (registra informação sobre o assunto e a organização 
da unidade de descrição) 
REGRAS E PRINCÍPIOS 
ISAD(G) & NOBRADE
Descrição do 
geral para o 
particular
Informação 
relevante para o 
nível de descrição
Relação entre 
descrições
Não repetição da 
informação
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- Âmbito e conteúdo - Fornece aos usuários informações relevantes ou complementares 
ao Título da unidade de descrição. 
- Avaliação, eliminação e temporalidade – Fornece informação sobre qualquer ação 
relativa à avaliação, seleção e eliminação. 
- Incorporações – Informa o usuário sobre acréscimos previstos à unidade de descrição. 
- Sistema de arranjo – Fornece informação sobre a estrutura interna, ordem e/ou sistema 
de arranjo da unidade de descrição. 
4. Área de condições de acesso e de uso (registra informação sobre o acesso à unidade 
de descrição) 
- Condições de acesso - Fornece informação sobre as condições de acesso à unidade de 
descrição e, existindo restrições, em que estatuto legal ou outros regulamentos se 
baseiam. 
- Condições de reprodução – Identifica quaisquer restrições quanto à reprodução da 
unidade de descrição. 
- Idioma – Identifica o(s) idioma(s), escrita(s) e sistemas de símbolos utilizados na unidade 
de descrição. 
- Características físicas e requisitos técnicos – Fornece informação sobre quaisquer 
características físicas ou requisitos técnicos importantes que afetem o uso da unidade de 
descrição. 
- Instrumentos de pesquisa – Identifica os instrumentos de pesquisa relativos à unidade 
de descrição. 
5. Área de fontes relacionadas (registra informação sobre outras fontes que têm 
importante relação com a unidade de descrição) 
- Existência e localização dos originais - Indica a existência, localização, disponibilidade 
e/ou destruição dos originais quando a unidade de descrição consiste de cópias. 
- Existênciae localização de cópias – Indica a existência, localização e disponibilidade de 
cópias da unidade de descrição. 
- Unidades de descrição relacionadas – Identifica a existência unidades de descrição 
relacionadas. 
- Nota sobre publicação – Identifica publicações sobre a unidade de descrição ou 
elaboradas com base no seu uso, estudo e análise, bem como as que a referenciem, 
transcrevam ou reproduzam. 
6. Área de notas (registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer 
outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas 
anteriores) 
- Notas sobre conservação - Fornece informações sobre o estado de conservação da 
unidade de descrição, visando orientar ações preventivas ou reparadoras. 
- Notas Gerais - Fornece informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras 
áreas ou que se destine a completar informações que já tenham sido fornecidas. 
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7. Área de controle da descrição (registra informação sobre como, quando e por quem a 
descrição foi elaborada) 
- Nota do arquivista - fornece informação sobre a elaboração da descrição. 
- Regras ou convenções – Identifica as normas e convenções em que a descrição é 
baseada. 
- Datas das descrições – Indica quando esta descrição foi preparada e/ou revisada. 
8. Área de pontos de acesso e descrição de assuntos (registra os termos selecionados 
para localização e recuperação da unidade de descrição) 
- Pontos de acesso e identificação de assuntos - Registra os procedimentos para 
recuperação do conteúdo de determinados elementos de descrição, por meio da geração 
e elaboração de índices baseados em entradas autorizadas e no controle do vocabulário 
adotado. 
Perceba que a comparação entre a ISAD(G) e a NOBRADE não é tão difícil quanto parece, pois são 
muito parecidas. 
 Até a área 5 há total coincidência entre a ISAD(G) e a NOBRADE, tanto em relação as áreas quanto 
em relação aos seus elementos e objetivos. São idênticas. 
Na área 6 a NOBRADE traz a primeira novidade. Cria o elemento "notas sobre conservação", que 
não existe na ISAD(G) e rebatiza o elemento "notas" da ISAD(G) como "notas gerais", mantendo seu 
objetivo. 
A área 7 é novamente idêntica para as duas normas. 
A partir daí a norma brasileira acrescenta mais uma área, de número 8. É a área de pontos de 
acesso e descrição de assuntos, que não possui estrutura semelhante na ISAD(G). Essa é basicamente a 
única diferença entre a composição das áreas das 2 normas. 
Por fim, há ainda outra diferença significativa que precisa ser memorizada: a NOBRADE tem 7 
elementos obrigatórios ao invés dos 6 da ISAD(G). O elemento adicional são as "condições de acesso" na 
área 4, sinalizado na caixa de destaque acima. 
 
Temos, portanto, pouquíssimas diferenças entre as duas normas e é isso que você 
precisa saber. Novo elemento na área 6, uma nova área (8) - com seu novo elemento - e 
um novo elemento obrigatório, as "condições de acesso", da área 4. 
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Além disso, importante ter alguma intimidade com a nomenclatura dos elementos e das áreas 
(incluindo aí os seus objetivos) pois é comum a banca pedir a avaliação de elementos ou de áreas e colocar 
entre eles termos ou definições que não se encaixam com o que trazem ISAD(G) e NOBRADE. 
Geralmente são questões simples e fáceis de matar, desde que você minimamente conheça a lista 
de áreas e elementos. Fique atento! 
 
 
 
 
 
(NC-UFPR/FOZPREV/Analista Previdenciário Arquivologia/2018) A Norma Brasileira de Descrição 
Arquivística (NOBRADE) tem por objetivo estruturar a informação a partir de elementos de descrição 
comuns, buscando interferir o mínimo possível na forma final em que as descrições são apresentadas. 
Levando em consideração a estrutura e o uso da NOBRADE no que se refere ao registro das áreas, 
assinale a alternativa correta. 
a) Área de contextualização: registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição. 
b) Área de identificação: registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição. 
c) Área de conteúdo e estrutura: registra informação essencial para identificar a unidade de descrição. 
d) Área de controle da descrição: registra os termos selecionados para localização e recuperação da 
unidade de descrição. 
NOBRADE
Áreas de Informação
8
Elementos de Descrição
28
Elementos Obrigatórios
7
ISAD (G)
Áreas de Informação 
7
Elementos de Descrição
26
Elementos Obrigatórios
6
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e) Área de notas: registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de 
descrição. 
Comentário: 
Veja que na questão a banca cobra o conhecimento dos objetivos das áreas da NOBRADE. Como eu disse: 
questão bastante simples e rápida, desde que você conheça as áreas e seus objetivos. 
A alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. 
Vimos agora mesmo que a área de contextualização tem como objetivo registrar informação sobre a 
proveniência e custódia da unidade de descrição. É exatamente o que a alternativa traz para o candidato. 
Gabarito! 
Na letra B examinador traz o objetivo da área de conteúdo e estrutura e não de identificação. E ele usará 
esse recurso ao longo de todas as alternativas. Veja adiante. 
Na alternativa C a banca traz o objetivo da área de identificação e não de conteúdo e estrutura. 
Na letra D ao invés da área de controle e descrição, que é a proposta, o examinador traz o objetivo da área 
de pontos de acesso e descrição de assuntos, justamente aquela área que só a NOBRADE possui, quando 
comparada com a ISAD(G). 
Por último, na E o examinador traz o objetivo da área de fontes relacionadas e não da área de notas, 
conforme diz a alternativa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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7 - Políticas Públicas dos Arquivos Permanentes - Referência 
Sabemos que os arquivos públicos existem com o principal objetivo de recolher, custodiar, 
preservar e organizar fundos documentais originados na área governamental, disponibilizando essa 
informação para administradores, historiadores, cidadãos e demais interessados. 
Existe porém uma outra atividade, talvez secundária, que é porém a que melhor pode desenhar o 
seu papel social, conferindo-lhe um papel na sociedade e concretizando a real dimensão popular e cultural 
que reforça o seu primeiro objetivo. 
Estamos falando das políticas públicas de difusão (ou atividade de Referência) implementadas 
pelas instituições arquivísticas. Dentro delas temos compreendidos os serviços editoriais, de difusão 
cultural e de assistência educativa que os arquivos prestam à sociedade de maneira geral. 
Vimos lá no início da aula que as principais atividades do arquivo permanente são: arranjo, 
descrição, conservação e referência (políticas de acesso e uso). Pronto. Agora estamos falando desta 
última. 
O arquivo é algo como a "consciência histórica" da administração e também pode e deve exercer o 
mesmo papel em relação a sociedade. E há algumas formas de fazer isso, que é o que nos importa sob o 
ponto de vista de matérias cobradas em concurso. Vamos a elas. 
Os arquivos têm duas formas de promover essas atividades: de fora para dentro, atraindo o 
público para as suas instalações ou de dentro para fora, levando para o público parte de seu conteúdo, 
valores e pensamentos. 
Dessa forma são dois grandes caminhos que os arquivos