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Aula 03
Arquivologia p/ Concursos - Curso
Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 03
3 de Janeiro de 2021
03243277906 - Clovis Bernardoni Junior
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Sumário 
Ciclo Vital dos Documentos & Funções Arquivísticas ............................................................................... 3 
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3 
2 - Ciclo Vital dos Documentos e Teoria das 3 Idades ......................................................................... 5 
2.1 - Introdução ........................................................................................................................................ 5 
2.2 - Teoria das 3 Idades ........................................................................................................................ 5 
3 - Funções Arquivísticas .......................................................................................................................... 13 
3.1 - Introdução e definição ................................................................................................................. 13 
3.2 - Criação / Produção ....................................................................................................................... 15 
3.3 - Classificação .................................................................................................................................. 16 
3.4 - Avaliação ........................................................................................................................................ 17 
3.5 - Descrição ....................................................................................................................................... 18 
3.6 - Aquisição........................................................................................................................................ 20 
3.7 - Difusão ........................................................................................................................................... 20 
3.8 - Preservação ................................................................................................................................... 21 
4 - Normatização Nacional e Internacional de Arquivos..................................................................... 26 
4.1 - Introdução e definição ................................................................................................................. 26 
4.2 - ISAD (G) .......................................................................................................................................... 26 
4.3 - ISAAR (CPF) ................................................................................................................................... 28 
4.4 - ISDIAH ............................................................................................................................................ 29 
4.5 - ISDF ................................................................................................................................................ 29 
4.6 - NOBRADE...................................................................................................................................... 30 
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5. Terminologia Arquivística Aplicada ................................................................................................... 35 
6 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 44 
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 46 
Gabarito .......................................................................................................................................................... 78 
Resumo ........................................................................................................................................................... 79 
 
 
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS & FUNÇÕES 
ARQUIVÍSTICAS 
1 - Considerações Iniciais 
Olá alunos e alunas! 
Vamos partir para nossa quarta aula do curso de Arquivologia. 
Como sempre, vale relembrar os principais pontos pelos quais já passamos para que você vá 
organizando esse mapa de conteúdo na sua cabeça. Já falei isso anteriormente, mas vale repetir: os temas 
de Arquivologia estão todos relacionados entre si. Diferente de outras matérias, as idas e vindas entre os 
temas é necessária e ocorre com frequência. Você já deve ter notado, mesmo nesse início de curso. 
Dentro desse cenário, vale lembrarmos também que já passamos por todos os princípios da 
Arquivologia, estudamos bastante os arquivos e documentos - inclusive suas diferentes classificações - e, na 
última aula, mergulhamos nos órgãos de documentação e nos organismos arquivísticos. 
Hoje falaremos especialmente do chamado Ciclo Vital dos Documentos. Você vai lembrar que já 
tocamos nesse assunto diversas vezes. Está compreendido nesse tema o que chamamos de Teoria das 3 
Idades (corrente, intermediária e permanente, lembra?). Pois é. Já falamos bastante disso, sabe por que? 
Porque é o assunto que mais cai em provas de Arquivologia! Com certeza você vai ter perguntas relacionadas 
a essa aula na sua prova. Prepare-se! 
Falaremos ainda nesta aula das Funções Arquivísticas. Você vai reparar que as funções arquivísticas 
estão diretamente ligadas a cada uma das idades dos arquivos. Assim, nada mais justo do que estudar os 
dois temas na mesma aula. Estão diretamente ligados! 
Por fim, falaremos um pouco de normatização arquivística. Nacional e Internacional. Esse é um tema 
denso, cheio de detalhes e com muita cobrança em provas recentes! Vai precisar de memorização. Ao chegar 
lá explico melhor. Também é legal trazermos esse tema nesse momento, pois você vai notar que ele está 
diretamente ligado a uma das funções arquivísticas que estudaremos: a Descrição. 
Lá no final, como sempre fazemos, vou trazer termos do DBTA, relacionados a aula, para debatermos 
suas definições e os relacionarmos com o que estudamos. Esse é um jeito mais amigável de estudarmos a 
terminologia arquivística ao longo de todo o curso. 
Voltando a falar da relação entre os temas, você vai notar que ao falarmos das 3 Idades 
provavelmente falaremos dos Princípios que já estudamos e, ao longo da aula, certamente esbarraremos em 
temas de arquivos, documentos ou mesmo órgãos de documentação, que já vimos. E isso é ótimo! Embora 
possa parecer repetitivo, vai fazer você criar uma teia de conhecimento transversal entre os temas que 
facilitará a compreensão e a memorização. Vai por mim. 
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Mais uma vez, ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, seguidos de 
explicações e exemplos e, ao final das discussões, geralmente teremos questões específicas sobre o assunto 
tratado, ajudando no entendimento e na fixação dos conceitos. 
Tento sempre trazer as questões mais recentes disponíveis, mas, às vezes, por razões pedagógicas, é 
necessário usar questões um pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos específicos ou chamar atenção 
de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca, especialmente aqueles de maior incidência. 
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões. 
Vamos em frente! 
Instagram:https://www.instagram.com/ricardocampanario 
 
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2 - Ciclo Vital dos Documentos e Teoria das 3 Idades 
2.1 - Introdução 
Bom, começamos essa aula provavelmente com o tema mais importante a ser estudado em 
Arquivologia. 
 É muito pouco provável que não caia nenhuma pergunta sobre este tema em sua prova, portanto 
prepare-se, pois o assunto é importante. O lado bom é que ele é bastante intuitivo. Entendendo as principais 
características de cada um dos ciclos/idades que vamos estudar agora, você será capaz de deduzir muitas 
respostas e marcar preciosos pontos em sua prova 
 
2.2 - Teoria das 3 Idades 
A Teoria das 3 Idades é bastante conhecida também por Ciclo Vital dos documentos ou Ciclo de Vida 
dos documentos. 
Essas três fases são distintas e complementares, embora tenham bastante relação entre elas, assim 
como vemos em todo o estudo da Arquivologia. Cada uma dessas fases é caracterizada por intervalos de 
tempo e pelos tipos de uso que são dados aos documentos em cada uma dessas idades ou fases. 
Você vai notar ainda que a metodologia que é utilizada na organização dos documentos também 
depende muito da fase em que ele se encontra no chamado ciclo vital, tendo em vista que a frequência de 
uso e o público alvo são distintos. Isso também tem bastante relação com as funções arquivísticas, que 
veremos mais adiante. 
Para aquecermos os motores podemos ver algumas definições que são dadas à Teoria das 3 Idades. 
Vamos começar com a que temos no DBTA: 
Para o DBTA a Teoria das 3 Idades é a teoria segundo a qual os arquivos são "considerados 
arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso 
por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário". 
O próprio DBTA define ainda Ciclo Vital dos documentos: 
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Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda 
permanente ou eliminação. 
Veja que as definições estão entrelaçadas. E a esta altura já temos conceitos importantes e que têm 
relação com muito do que já estudamos. 
Primeiro a frequência de uso. Note que a divisão se baseia na frequência com que os arquivos são 
requisitados para uso e consulta. Você verá que quanto maior a frequência de uso, mais perto esse 
documento precisa estar de seus potenciais usuários. Isso é crítico para definir qual sua idade documental. 
Outro conceito que já vimos: identificação do valor do documento. Se estivermos falando de valor 
primário, esse documento terá certamente uma frequência de uso maior do que os documentos de valor 
secundário e, portanto, deverá fazer parte de uma idade documental específica. 
Se você não se lembra, relembre abaixo as definições de valores pois isso também cai muito em 
prova: 
Valores Primários – são atribuídos a um documento em função do interesse que possa ter 
para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, 
e seu valor legal e fiscal. 
Valores Secundários – valores atribuídos a um documento em função do interesse que 
possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para 
fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. 
Bem, vejamos agora as definições atribuídas pela Lei Nacional de Arquivos, a Lei 8.159/1991 que, em 
seu artigo 8o, aborda exatamente o que estamos estudando: 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e 
permanentes. 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem 
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente 
nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, 
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 
Legal. Note que, ao contrário do que acontece algumas vezes quando contrastamos o entendimento 
de fontes diferentes, desta vez as definições são bastante parecidas e bastam para que possamos nos 
aprofundar no assunto. 
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A Lei 8.159/91 fala novamente em frequência de uso (consultas) e no valor do documento, 
especialmente aqueles considerados "permanentes", aos quais a legislação atribui valor histórico, probatório 
e informativo. 
Dentro desse contexto portanto, considerando a Teoria das 3 Idades, podemos dividir os arquivos 
em três grandes grupos (definidos por Jean-Jacques Valette em 1973): arquivos correntes, arquivos 
intermediários e arquivos permanentes. 
ARQUIVO CORRENTE 
É o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. Os arquivos Correntes são 
compostos pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto 
de consultas frequentes. Todos os documentos de arquivo passam necessariamente pelo arquivo Corrente. 
Devem sempre permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em função do 
cumprimento de sua finalidade administrativa. Possuem valor primário e sua consulta é restrita ao produtor. 
Essa é a primeira fase do ciclo de vida dos documentos. 
Lembre-se sempre que os documentos de arquivo Corrente podem ser transferidos para o arquivo 
Intermediário (o termo correto é TRANSFERIDO!), recolhidos ao arquivo Permanente (agora o termo correto 
é RECOLHIDO!), ou eliminados, caso não sejam mais necessários. 
Veja a definição do DBTA para arquivo Corrente: 
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de 
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
Esse é o arquivo da segunda idade ou o que representa a segunda fase do ciclo de vida dos 
documentos ou ciclo vital. São os conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente, exatamente como diz a Lei 8.159/91. 
Esses arquivos não precisam ficar próximos aos setores de trabalho, pois têm uso menos frequente 
que os arquivos correntes. De qualquer forma ainda possuem valor primário, podendo ser requisitados para 
uso imediato. 
Derivam da transferência de documentos que estavam no arquivo corrente e sua consulta é restrita 
ao produtor ou a quem ele autorizar. Após o cumprimento do prazo de guarda, os documentos de arquivo 
que estão no arquivo Intermediário podem ser recolhidos para o arquivo Permanente ou eliminados, caso 
não possuam valor de guarda permanente. 
Os arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo”, "pré-arquivo" 
ou “purgatório”. 
Veja agora a definição do DBTA para arquivo Intermediário: 
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Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que 
aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo. 
ARQUIVO PERMANENTE 
Por fim temos a terceira e última fase do ciclo vital de documentos. São os arquivos Permanentes. 
Estes são oriundos dos arquivos Corrente ou Intermediário compostos pelos conjuntos de documentos de 
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservadospela instituição. 
 Quando o documento chega à fase Permanente, deve ser arquivado de forma definitiva e jamais 
poderá ser eliminado. 
Nesta fase do ciclo vital o arquivo e seus documentos passam a interessar mais aos pesquisadores 
(fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Sendo assim os arquivos Permanentes devem 
situar-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público como centros 
culturais, de informação, Universidades, etc. Considerando que a consulta é liberada ao público 
(especialmente no caso de arquivos públicos), é importante também que possuam salas de consulta 
adequadas. 
Vamos, por fim, a definição do DBTA para arquivo Permanente: 
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 
Também chamado arquivo histórico. 
Vale lembrar também que a Lei 8.159/91 faz mais uma menção aos arquivos Permanentes em seu 
artigo 10o. Vejamos: 
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
Você lembra desses conceitos? Se não lembra vou refrescar sua memória. Os arquivos Permanentes, 
justamente porque têm valor histórico, probatório e informativo não podem ser alienados, ou seja, não 
podem ser vendidos, doados, trocados, etc. e, além disso, são imprescritíveis, ou seja, essa condição não 
prescreve nunca, permanecendo pelo resto da vida. 
Vamos tentar agrupar tudo em uma tabela para facilitar a comparação e a compreensão: 
 
 
 
 
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Arquivo 
Corrente 
Arquivo 
Intermediário 
Arquivo 
Permanente 
FASE / IDADE Primeira fase do ciclo de 
vida ou primeira idade 
Segunda fase do ciclo de 
vida ou segunda idade 
Terceira fase do ciclo de 
vida ou terceira idade 
FREQUÊNCIA DE 
USO 
Muito frequente Menos frequente Pouco frequente, raro 
LOCAL DE 
GUARDA 
Próximo ao usuário Um pouco mais distante 
do usuário 
De fácil acesso ao público 
ACESSO Restrito ao produtor Restrito ao produtor ou 
quem for autorizado por 
ele 
Público geral 
 
RELEVÂNCIA Essencial para a 
administração 
Importante para a 
administração 
Importante para a 
sociedade 
VALOR Primário - legal e fiscal Primário - legal e fiscal Secundário - histórico, 
probatório e informativo 
FINS Administrativos Administrativos 
 
Científicos, sociais e 
culturais. Diferentes dos 
fins para os quais foi 
produzido. 
Além desse quadro com as principais características de cada uma das fases / idades do Ciclo Vital dos 
documentos, é importante termos também organizados em um só lugar todos os nomes que são usados 
para cada um desses estágios. Veja a seguir: 
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* Atenção pois não se usa mais a denominação "Arquivo Morto" para arquivos Permanentes! 
 
(VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Arquivologia/2019) A Teoria das Três Idades baseia-se na frequência de uso 
pelas entidades produtoras dos documentos e a identificação dos valores primário e secundário. Assim, é 
correto afirmar que o 
a) valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade 
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi 
originalmente produzido. 
b) valor primário, também chamado valor arquivístico ou valor histórico, é definido pelo valor probatório ou 
valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. 
c) valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade 
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, e seu valor legal e fiscal. 
d) valor primário é o valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente 
de seu valor probatório, legal ou administrativo. 
e) valor secundário permite a um documento de arquivo servir de prova legal em razão de seu conteúdo, das 
circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos. 
• Arquivo de Primeira Idade
• 1a fase do ciclo vital
• Arquivo Ativo
• Arquivo de Gestão
• Arquivo de Movimento
ARQUIVO CORRENTE
• Arquivo de Segunda Idade
• 2a fase do ciclo vital
• Arquivo Semiativo
• Pré-arquivo
• Limbo
• Purgatório
• Arquivo Temporário
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
• Arquivo de Terceira Idade
• 3a fase do ciclo vital
• Arquivo Inativo
• Arquivo Histórico
ARQUIVO PERMANENTE*
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Comentário: 
Esta questão é ótima para relembrarmos boa parte dos conceitos estudados. 
A alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. É importante saber que o valor secundário é atribuído 
a um documento especialmente pelo interesse que ele desperta a outros usuários em função da utilidade 
para fins diferentes daqueles para os quais foi produzido. A afirmativa está correta. 
Já na alternativa B a banca tenta confundir o candidato alegando inicialmente que o valor primário é também 
chamado de valor arquivístico ou histórico. Negativo. Arquivístico e histórico são valores secundários e não 
primários, como já estudamos. Além disso o valor primário também não justifica a guarda permanente, como 
aventado pelo examinador. Alternativa completamente errada. 
Na letra C ocorre a inversão e temos mais um erro. Dessa vez a banca alega que o valor secundário está 
atrelado ao interesse que possa ter para a entidade produtora em função de sua utilidade para fins 
administrativos. É exatamente o contrário. Essa definição da alternativa serviria perfeitamente para valor 
primário e não secundário. 
Na alternativa D o examinador usa o conceito de valor informativo e o chama de valor primário. O nome do 
valor conferido a um documento em função das informações que ele possui é o valor informativo e não valor 
primário e nem secundário. 
Por último, na alternativa E, a banca mais uma vez traz definições de outros valores e as atribui ao valor 
secundário. Veja abaixo o conteúdo extraído do DBTA: 
Valor Probatório: Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. 
Valor Intrínseco: Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua 
produção, de suas assinaturas ou selos. 
O examinador mistura os dois conceitos acima e os chama de valor secundário, o que está errado. 
 
(CESPE/SEDF/Apoio Administrativo/2004) Em relação aos conceitos e princípios da arquivística, julgue o 
item a seguir. 
De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Esta é muito simples e não dá para errar. Basta ter estudado esta aula e entendido o conceito mais 
importante no estudo de Arquivologia, ou seja, as 3 idades documentais. Ponto garantido para o aluno do 
Estratégia! 
 
 
(CONSULPLAN/TRF 2a Região/Analista Judiciário Arquivologia/2017) Acerca do ciclo vital dos documentos, 
analise as afirmativas, marque V para as verdadeiras e F para as falsas. 
( ) A base da teoria das três idades encontra-se no ciclo vital dos documentos. 
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( ) A avaliação é uma atividade essencial do ciclo vital dos documentos. 
( ) O ciclo vital dos documentos compreende três idades: produção, utilização e destinação. 
( ) O tipo de tratamento e de guarda de um conjunto documental está relacionado ao seu ciclo de vida. 
A sequência está correta em 
a) F, V, F, V. 
b) V, F, F, V. 
c) V, V, V, V.d) V, V, F, V. 
Comentário: 
Antes de avaliar as alternativas vamos debater cada uma das afirmativas acima: 
A base da teoria das três idades encontra-se no ciclo vital dos documentos - Correto. É exatamente o que 
estamos estudando até agora. A Teoria das 3 Idades e o Ciclo Vital dos documentos estão diretamente 
interligados. Está correta, portanto: V, X, X, X. 
A avaliação é uma atividade essencial do ciclo vital dos documentos - ainda não falamos de avaliação, mas 
eu trouxe essa questão de propósito pois esse será um tema que estudaremos logo a seguir, quando falarmos 
de funções arquivísticas. Note como os conteúdos estão interligados. A avaliação é de fato uma das funções 
arquivísticas mais importantes, na qual se determina o prazo de guarda e a destinação final do documento 
e é, portanto, essencial ao Ciclo Vital dos documentos. Correta também. V, V, X, X. 
O ciclo vital dos documentos compreende três idades: produção, utilização e destinação - essa, a esta altura, 
não dá para errar, né?! As três idades são: corrente, intermediária e permanente. Temos então: V, V, F, X. 
O tipo de tratamento e de guarda de um conjunto documental está relacionado ao seu ciclo de vida - sim. 
Vimos isso no início da aula, lembra? Em cada um dos períodos do ciclo vital dos documentos, variam os 
tipos de tratamento, processamento e mesmo a guarda dos documentos em questão. Correto: V, V, F, V. 
Dessa forma ficamos com V, V, F, V. A alternativa D está CORRETA e é o gabarito da questão. 
 
 
 
 
 
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3 - Funções Arquivísticas 
3.1 - Introdução e definição 
As funções arquivísticas são objeto de pesquisa desde os anos 90 e podem ser consideradas uma 
tipologia de pesquisa em arquivística. Mas o que será isso? Nada mais é do que um dos campos em que a 
arquivística pode ser fragmentada para ser estudada. 
Segundo a arquivologista Barbara Craig, a arquivística possui três grandes domínios: a história da 
disciplina, as tecnologias e as funções arquivísticas, que é o que nos interessa nesse momento. 
Interessante notar que essa percepção varia entre os estudiosos do tema. 
Para Gagnon Arguin, por exemplo, temos 7 campos diferentes de pesquisa: os princípios e conceitos, 
o objeto e a finalidade, o papel social do arquivista, a situação da disciplina no campo dos conhecimentos, a 
gestão do serviço de arquivos, as tecnologias e, finalmente, as funções arquivísticas. 
Já para Couture, Martineau e Ducharme, são nove os campos de investigação: objeto e finalidade da 
arquivística, arquivos e sociedade, história dos arquivos e da arquivística, gestão de programas e dos serviços 
de arquivos, tecnologias, suportes e tipos de arquivos, meio profissional dos arquivos, problemas 
particulares relativos aos arquivos e - o nosso foco hoje - as funções arquivísticas. 
Dessa forma, o que para nós é mais importante é que se nota que as funções arquivísticas são 
consideradas há algumas décadas um campo relevante de estudos na arquivística, mesmo que não haja uma 
unanimidade entre os acadêmicos em relação ao número final de campos e abordagens de estudo. 
Ainda no campo de introdução e de definição do tema de nosso estudo, e voltando os olhos para o 
Brasil, segundo uma de nossas maiores estudiosas do tema, Heloísa Bellotto, as Funções Arquivísticas 
atravessam todo o ciclo vital da documentação e todas as suas três idades, estando diretamente ligadas a 
cada uma das fases (veremos em detalhes a qual fase se aplica cada uma das funções que estudaremos). 
Ainda segundo ela "a função arquivística é hoje considerada um todo indivisível, ao 
contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, a administração de 
documentos e, de outro, o arranjo e a descrição de fundos como atividades estanques e 
desvinculadas uma da outra. Há toda uma gama de tarefas sucessivas que cabe ao 
arquivista desempenhar ao longo de três fases bem definidas: o controle dos arquivos em 
formação, a destinação e a custódia definitiva". 
Para nosso curso, vamos adotar a abordagem de Rosseau e Couture (é a mais cobrada em provas), 
extraída do livro "Os Fundamentos da Disciplina Arquivística, 1998", no qual listam sete funções arquivísticas 
que são hoje pacificamente aceitas pela comunidade da arquivística e que estudaremos a seguir. São elas: 
criação / produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e preservação. 
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Vamos estudar cada uma delas em detalhes, mas, antes disso, vamos a uma questão de fixação. 
 
(FGC/Senado Federal/Analista Legislativo Arquivologia/2008) Segundo Rousseau e Couture (1998), as 
funções arquivísticas são: 
a) criação, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão. 
b) criação, avaliação, ordenação, conservação, classificação, descrição e difusão. 
c) protocolo, registro, classificação, ordenação, avaliação, descrição e difusão. 
d) protocolo, registro, classificação, ordenação, avaliação, seleção e difusão. 
e) produção, avaliação, classificação, restauração, arranjo, acesso e difusão. 
Comentário: 
Esta questão é simples, ilustra a cobrança do tema pelas bancas e exige o conhecimento literal da lista de 
funções arquivísticas enumeradas por Rousseau e Couture, como vimos instantes atrás. E sabemos que são 
elas: criação / produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e preservação. 
Preste atenção em duas coisas para não desperdiçar pontos preciosos como esse. 
A primeira é a ordem das funções. A ordem que listei acima é a ordem em que costumeiramente aparecem 
e que naturalmente acontecem ao longo do processo de gestão documental que se estende pelas 3 fases / 
idades do ciclo vital documental. Muitas vezes o examinador embaralha as funções para dificultar a 
identificação do grupamento correto. 
FUNÇÕES 
ARQUIVÍSTICAS
Criação / 
Produção Classificação Avaliação Descrição Aquisição Difusão Preservação
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O segundo ponto refere-se ao nome adotado por cada uma das funções. Note que para a função criação eu 
mesmo já tinha listado um outro nome ao lado (produção), pois ambos são comumente usados. Nesta 
questão, a alternativa correta traz conservação ao invés de preservação. 
Pela definição do DBTA, conservação é a "promoção da preservação e da restauração dos documentos". 
Partindo dessa premissa, conservação englobaria tanto preservação como restauração. Isso estudaremos 
com mais detalhes em aula posterior, mas, para efeito de resposta desta questão, importante conhecer e 
ficar atento a este tipo de detalhe para não cair na armadilha trazida pelo examinador. 
A alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. 
3.2 - Criação / Produção 
Iniciando o estudo detalhado de cada uma das funções arquivísticas, temos a Criação ou Produção, 
como primeira a ser abordada. 
De acordo com Couture, esta função possui como principal objetivo o controle da criação de 
documentos e informações. Esse controle, quando bem executado (incluindo aí a gestão de fluxos e 
formulários, criação de modelos e análise da necessidade da criação de determinados documentos), tem 
como consequência o aumento da eficiência administrativa, considerando que diminui ou impede a 
duplicidade de informação e a criação desordenada de documentos. 
Lembra-se de quando estudamos o tema "Documentos Modernos" e falávamos do crescimento 
exponencial do volume documental produzido no período pós-guerra, especialmente alavancado pelos 
avanços populacional e tecnológico? 
Então. É justamente desse pontoque voltamos a falar agora. A função arquivística da 
criação/produção é crítica para evitar esse crescimento desordenado e insustentável do volume documental 
gerado por governos, organizações ou mesmo pessoas. 
Ainda segundo Couture, essa função possui a vantagem de racionalizar a produção, fazendo com que 
informações desnecessárias não sejam registradas na forma de documentos. 
 Segundo o mesmo autor, a função ainda é capaz de planejar a proporcionalidade entre o suporte 
no qual será produzido o documento e a importância da informação que será registrada. O produtor pode 
saber, por exemplo, que aquele documento terá caráter histórico (valor secundário) e deverá ser guardado 
por décadas ou séculos. Nada mais indicado do que produzi-lo em um suporte mais resistente, que facilite o 
seu processo futuro de conservação. 
Por fim, vale lembrar que todo documento de arquivo é criado como forma de registro da execução 
de funções e atividades, trazendo valor primário. Dessa forma, a criação/produção é uma função 
diretamente relacionada a idade corrente dos arquivos e tem como resultado o próprio documento gerado. 
 
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3.3 - Classificação 
Ao contrário da função criação/produção, a função Classificação está presente em dicionários de 
definições que usamos em nosso curso, como o DBTA. Nele temos algumas definições para o termo, mas 
veja abaixo o significado que mais nos interessa para o nosso contexto atual: 
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de 
classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. 
 De acordo com Schellenberg: 
"a classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os 
outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da 
classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem as 
necessidades das operações correntes". 
 Em resumo, a classificação de documentos refere-se à identificação de elementos característicos de 
cada grupo documental, conforme suas diferenças e semelhanças. Sua utilização tem o objetivo de agrupar 
os documentos sob um mesmo assunto, como forma de agilizar a sua recuperação e facilitar as tarefas 
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses 
mesmos documentos. 
Nesse contexto devemos ainda considerar que a classificação deve estar sempre baseada no princípio 
da Proveniência e do Respeito a Ordem Original, que já estudamos anteriormente, garantindo uma ordem 
lógica que atenda às necessidades dos usuários de arquivo. 
 Dessa forma a atividade de classificação traduzirá o funcionamento da instituição pois reproduzirá o 
cumprimento das funções e atividades da organização, na forma dos documentos gerados. 
De acordo novamente com Schellenberg, há três elementos principais que devem ser considerados 
nesse processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que os documentos 
se referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos dos documentos 
(por assuntos) . 
Por fim, a aplicação da função classificação no estágio corrente dos arquivos dá origem a um 
importante instrumento de gestão arquivística, o Plano de Classificação de documentos, que estudaremos 
em aula mais a frente, mas que você precisa saber desde já que está relacionado a esta função arquivística 
específica. 
 
 
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3.4 - Avaliação 
Com a função Avaliação, podemos começar novamente com a definição coletada diretamente do 
DBTA: 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
A avaliação é atividade essencial do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, pois é a análise dos 
documentos da instituição, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases 
corrente e intermediária bem como a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente) 
a partir do seu valor primário ou valor secundário. 
Ela permite que a documentação considerada sem valor secundário seja eliminada dentro de 
determinados prazos e que, dessa forma, a massa documental de determinada instituição ou pessoa seja 
reduzida sem que ocorra qualquer prejuízo ao conjunto informacional. Essa é - ao lado da criação/produção 
que já estudamos - medida fundamental para evitar o crescimento desordenado e insustentável de massas 
documentais geradas ao longo do tempo. 
A função avaliação dessa forma permite a redução do volume de documentos e um melhor 
aproveitamento dos geralmente escassos recursos humanos e materiais, assim como um aumento no índice 
de recuperação de documentos e informações. 
Por fim, pode-se assumir que a função avaliação só faz sentido no âmbito dos arquivos correntes 
pois é esta função que permitirá visualizar os valores primários e secundários dos documentos e tomar a 
decisão final em relação a sua destinação. 
O resultado final dessa função é a Tabela de Temporalidade de Documentos (que também 
estudaremos mais profundamente em aula posterior) que sistematiza as idades documentais e determina a 
destinação final dos documentos, se eliminação ou guarda permanente. 
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE 
SCHELLENBERG
FUNCIONAL 
(ações do 
documento)
ORGANIZACIONAL 
(estrutura do órgão)
ASSUNTO 
(assunto do 
documento) 
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(VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de 
vida documental arquivístico, na medida em que define 
a) a destinação dos documentos, que pode ser a eliminação, quando apresentam valor secundário ou a 
guarda permanente, quando as informações neles contidas são consideradas importantes para a pesquisa. 
b) em que momento os documentos históricos poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos 
intermediários. 
c) as funções de cada órgão do serviço público e suas respectivas atividades. 
d) quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa. 
e) informações essenciais à correta aplicação da tabela de temporalidade, como orientações quanto à 
reformatação de todos os suportes da informação. 
Comentário: 
Veja que é uma questão cobrada muito recentemente e que busca o conhecimento específico do candidato 
sobre o significado de uma das funções arquivísticas. Como já estudamos, a função Avaliação é a função que 
define a destinação final do documento com base na identificação de seus valores primários ou secundários, 
ou seja, se e quando o documento em questão será eliminado ou se ele será custodiado em caráter definitivo. 
Dessa forma, a alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. 
Na alternativa A o examinador relaciona a possibilidade de eliminação de um documento a existência de 
valor secundário! Você não pode confundir isso. Se o documento tem valor secundário ele será de guarda 
permanente e é exatamente a função de avaliação que vai dizer isso. 
Na alternativa B ele diz que documentos históricos serão eliminados e que justamente a função de avaliação 
definiria esse momento! Errado de novo. Documentos históricos não são eliminados. 
A letra C está bem fora do escopo estudado. Para quem estudou o tema não dá nem para se confundir. Fala 
em definição de funções de órgãos públicos e temas relacionados... 
Por fim, na alternativa E, o examinador começa corretamente, falando do uso da Tabela de Temporalidade 
de Documentos(também chamada de TTD), mas tropeça ao citar ações relacionadas aos suportes da 
informação. Isso não tem nada a ver com Avaliação. Errada. 
3.5 - Descrição 
Como sempre vamos a definição do DBTA para começar a discussão: 
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos 
documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
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Veja que o resultado final da função descrição é a geração de instrumentos de pesquisa. Como eu 
sempre digo, os conteúdos em arquivologia estão todos embaralhados, formando uma verdadeira teia. 
Instrumentos de pesquisa serão estudados em profundidade na aula de Arquivos Permanentes, que virá mais 
adiante. Hoje é suficiente saber que a função Descrição gera como produto final os instrumentos de 
pesquisa. 
Quanto as etapas de aplicação da função, não há um consenso em relação a quais estágios do ciclo 
vital são permeados pela função Descrição. A maioria dos estudiosos cita a terceira idade/arquivo 
permanente (como Heloisa Bellotto). 
 Por outro lado, dentro da perspectiva da arquivística integrada (aquela que aborda a atividade de 
gestão documental desde a produção do documento até seu recolhimento permanente ou eliminação), a 
Descrição começa no processo de Classificação, continua na Avaliação e se aprofunda em instrumentos de 
busca mais específicos, se espalhando pelos três ciclos vitais documentais. A ISAD (G) por exemplo (veremos 
mais detalhes em Normatização, ainda nesta aula), diz que: 
Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos 
documentos e continuam durante sua vida. 
Assim, fique atento a esta particularidade caso venha a ser cobrada em prova e entenda o contexto 
da questão ou a fonte que está utilizando. 
Em linhas gerais a descrição visa colocar à disposição do usuário do acervo documental diferentes 
instrumentos de pesquisa que permitam o atendimento integral do interessado. 
Esses instrumentos de pesquisa podem ser: 
 
Outro ponto importante da função é que ela está diretamente ligada com o capítulo 4 de nossa aula, 
que falará das normatizações nacionais e internacionais. Guarde isso, pois breve voltaremos ao tema. 
Genéricos e globalizantes Ex: Guias
Parciais (detalhados e 
especícos, tratando de 
parcelas do acervo)
Ex: Inventários, catálogos, repertórios e 
índices
Publicação de documentos 
na íntegra EX: Edição de fontes
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3.6 - Aquisição 
Ao pesquisarmos o termo aquisição no DBTA ele nos remete à entrada de documentos que, por sua 
vez, tem a seguinte definição (entre outras): 
Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, 
depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou 
transferência. 
Essa é uma função mais simples de ser estudada e memorizada. Mesmo para Couture a função 
aquisição pode ser definida como: 
Toda medida relacionada ao aumento no número de fundos documentais de uma 
instituição. 
A aquisição dessa forma pode estar presente em qualquer etapa do ciclo vital de documentos e tem 
como seu produto final a formação ou ampliação dos fundos de arquivo. 
3.7 - Difusão 
A função Difusão não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação 
e/ou disseminação. 
Veja as definições abaixo, agora sim do DBTA: 
Divulgação: conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por 
meio de publicações e da promoção de eventos, como exposições e conferências. 
Disseminação: fornecimento e difusão de informações através de canais formais de 
comunicação. 
A Difusão deve ser considerada não só uma das funções arquivísticas como propriamente uma das 
missões de todo o processo que estamos estudando. Aproximar a informação do cidadão ou do pesquisador 
é premissa do funcionamento de todo o processo. Caso todo o restante esteja perfeito e isso não se 
materialize na aproximação da pessoa interessada do documento / informação, o processo de nada valeu. 
Como complicador, a difusão cria um dilema: quanto mais o documento é exposto e as pessoas 
interessadas tem acesso e contato com ele, provavelmente mais complexo e difícil é o seu processo de 
conservação, próxima função que estudaremos. 
Visitas guiadas, publicações técnicas e até mesmo o treinamento do usuário (para potencializar sua 
capacidade de localização e interpretação das informações buscadas), são formas de implementar 
concretamente a disseminação arquivística. 
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Lembre-se ainda que a difusão deve sempre respeitar as leis e normas que regem a questão de acesso 
e de sigilo aos diferentes tipos de documentação, a começar e, especialmente, pela Lei de Acesso à 
Informação (Lei 12.527/2011). 
A função Difusão está relacionada a todas as etapas e idades documentais e gera como produto final 
não só a própria disseminação do conteúdo custodiado como a publicidade e transparência no processo 
arquivístico em questão. 
3.8 - Preservação 
Com base no DBTA a função arquivística Preservação pode ser interpretada como: 
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle 
ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. 
Importante sabermos também o que o DBTA traz para Conservação e Restauração: 
Conservação: Promoção da preservação e da restauração dos documentos. 
Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de 
documentos deteriorados e danificados. 
Já para Norma Cassares, em seu "Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas", 
encontraremos as seguintes e diferentes definições. Trago todas pois isso cai em prova e é importante 
conhecer a diferença entre elas, visto que todas estão certas, dependendo da fonte usada. 
Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e 
operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade 
dos materiais. 
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de 
degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos 
específicos (higienização, reparos e acondicionamento). 
Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de 
danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, 
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
A própria Constituição Federal de 1998 garante a atividade de preservação e a atribui ao Estado. 
Vejamos o que diz o Art.216 da CF/88, especialmente em seu parágrafo 1o. 
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e 
imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à 
identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, 
nos quais se incluem: 
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... 
IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações 
artístico-culturais; 
... 
§ 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o 
patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e 
desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação. 
 
Agora vamos entrar em um tema fértil para a criação de armadilhas para o candidato. Veremos isso 
aqui rapidamentee, com mais calma, na aula específica sobre esse tema, mais no final do curso. Não se 
preocupe que chegaremos lá. 
Veja que, para o DBTA, a Conservação engloba a Preservação e a Restauração. 
Já para Cassares, em seu Manual, “Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas” do 
Arquivo Público do Estado de São Paulo, Preservação é conceituada como "um conjunto de medidas e 
estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a 
preservação da integridade dos materiais", o que englobaria tanto a Conservação como a Restauração. 
Fique atento para não brigar com a banca no dia da prova. Assuma a definição e o posicionamento 
que eles estão propondo e, se for um ou outro (especialmente se a fonte estiver explícita), dê como certo. 
Não colocarão uma pegadinha dessa para prejudicar o candidato até porque, se não der para identificar a 
fonte (nesse caso ou DBTA ou Cassares), a questão tende a ser anulada. 
Mas, atenção, as duas abordagens estão corretas! Depende de quem está falando, não se esqueça! 
Bem, voltando à Preservação, em linhas gerais compreende todas as políticas, procedimentos e 
processos que evitam a deterioração posterior do material de que são compostos os objetos, prorrogam a 
informação que contêm e intensificam sua importância funcional. 
Você deve estar sentindo falta de vários detalhes técnicos e procedimentos relativos ao tema 
Preservação, que de fato são cobrados em prova, mas, não se preocupe, isso vem na hora certa. 
A função pode ser verificada em todas as idades documentais e tem como produto final a 
manutenção da informação no longo prazo. 
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Vamos tentar resumir tudo o que falamos até aqui para facilitar o estudo: 
FUNÇÃO 
ARQUIVÍSTICA 
CARACTERÍSTICAS CICLO VITAL PRODUTO FINAL 
CRIAÇÃO/PRODUÇÃO Controle na produção de 
documentos 
Corrente - 1a Idade Documento de Arquivo 
CLASSIFICAÇÃO Organização de acordo 
com um plano de 
classificação 
Corrente - 1a Idade Plano de Classificação 
AVALIAÇÃO Análise que estabelece 
prazos de guarda e 
destinação 
Corrente - 1a Idade Tabela de 
Temporalidade 
DESCRIÇÃO Elaboração de 
instrumentos de pesquisa 
de acordo com a forma e 
conteúdo do documento 
Todas as Idades / 
Permanente - 3a idade 
para alguns autores 
Instrumento de pesquisa 
AQUISIÇÃO Ingresso de documentos 
em arquivo 
Todas as Idades Fundo de arquivo 
DIFUSÃO Aproximação do público 
do conteúdo documental 
Todas as idades Disseminação da 
informação e 
transparência 
PRESERVAÇÃO Prevenção de 
deterioração e danos por 
meio de controle 
ambiental e tratamentos 
Todas as idades Manutenção da 
informação a longo 
prazo 
 
Vamos para mais algumas questões antes de partirmos para o próximo tema. 
 
(CESPE/CEBRASPE/Oficial Técnico Inteligência/2018) No que concerne às funções arquivísticas, julgue o 
item subsecutivo. 
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A função aquisição de documentos está relacionada diretamente com a função classificação, pois a 
aquisição resulta do processo classificatório. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está ERRADA. 
Conforme vimos, a função Aquisição não deriva da função Classificação. Ela pode estar presente em qualquer 
etapa do ciclo vital de documentos e tem como seu produto final a formação ou ampliação dos fundos de 
arquivo. 
Já a função de Classificação, que é sempre baseada no princípio da Proveniência, é basicamente a 
organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de 
classificação ou quadro de arranjo, ou seja, não interfere na atividade de aquisição, visto que esta última 
pode se dar independentemente de qualquer processo de classificação. 
 
(CESPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional - Arquivologia/2017) Com relação às funções arquivísticas 
de criação, classificação e avaliação de documentos, julgue o item seguinte. 
A gestão de formulários e a padronização de modelos são atributos da função avaliação de documentos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está ERRADA. 
Também vimos ao longo da aula que a gestão de formulários e fluxos, análise da necessidade de geração de 
alguns tipos de documentos e a padronização de modelos estão todos relacionados a função arquivística da 
Criação ou Produção, que tem o objetivo de controlar a produção documental evitando seu crescimento 
desordenado e insustentável ao longo do tempo. 
 
(IBFC/CM Araraquara-SP/Analista Informação/2018) No processo de avaliação de documentos, o 
arquivista analisa e seleciona documentos que resultarão na elaboração do instrumento. Sobre a 
denominação deste instrumento, assinale a alternativa correta. 
a) Plano de apoio documental do arquivo 
b) Projeto de descrição do acervo 
c) Atualização do arranjo analítico arquivístico 
d) Tabela de temporalidade e plano de destinação de documentos do arquivo 
e) Programa gestor de acesso às informações documentais 
Comentário: 
Vimos ao longo da aula que o produto final da função arquivística Avaliação é exatamente a Tabela de 
Temporalidade de Documentos. Com base nela o avaliador vai determinar qual é a destinação final do 
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documento, ou seja, se será eliminado ou se deverá ser custodiado de forma permanente por estar revestido 
de valor secundário. Dessa forma, a alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. 
As demais alternativas não trazem nenhum outro instrumento que pudesse confundi-lo. "Plano de apoio 
documental" na A, "Projeto de descrição de acervo" na B, "Atualização de arranjo" na C ou mesmo "Programa 
Gestor de acesso às informações" na alternativa E não são instrumentos que pudessem trazer alguma 
complicação à solução desta questão. Aluno do Estratégia também não erra essa! 
 
(IADES/Hemocentro - DF/Analista de Atividades - Arquivologia/2017) Quanto à função arquivística 
aplicada aos arquivos permanentes, assinale a alternativa correta. 
a) Difusão. 
b) Criação. 
c) Avaliação. 
d) Publicação. 
e) Reformatação. 
Comentário: 
Antes até de analisar alternativa a alternativa, só batendo o olho nos termos usados já encontramos apenas 
três possibilidades de resolução. Apenas "Difusão", "Criação" e "Avaliação" são funções arquivísticas, 
conforme estudamos. Sendo assim as alternativa D e E já podem ser descartadas pois não são funções 
arquivísticas. 
Feito isso vamos usar a informação trazida pela banca. Segundo o examinador a função é aplicada aos 
arquivos permanentes. Agora sim vamos as alternativas restantes. 
A "Difusão" é aplicada aos arquivos permanentes? Sim, especialmente a eles. Embora também possa ser 
aplicada as demais idades documentais, a função típica de difusão é exercida pelos arquivos permanentes, 
especialmente por sua natureza de valor secundário, ao passo que nas demais idades serão encontrados 
documentos ainda de valor primário e, provavelmente, menos interessantes para o público em geral. Mas 
vamos ver se temos algo melhor. 
A "Criação" pode ser aplicada ao arquivo permanente? Não! Pelo contrário. A criação ou produção (o nome 
por si só já indica isso) acontece no primeiro ciclo de vida do documento, ou seja, na primeira idade 
documental ou no arquivo corrente. 
Por fim, a "Avaliação" pode ser aplicada aos arquivos permanentes? Também não. Vimos que a avaliação só 
faz sentido no âmbito dos arquivos correntes pois é esta função que permitirá visualizar os valores primários 
e secundários dos documentos e tomar a decisão final em relação a sua destinaçãofinal. 
Sendo assim, a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. 
 
 
 
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4 - Normatização Nacional e Internacional de Arquivos 
4.1 - Introdução e definição 
A normatização arquivística também é um assunto que cai com razoável frequência em provas de 
Arquivologia. 
Dentro daquilo que já falamos (a inter-relação entre os conceitos estudados), você vai perceber que 
é um tema diretamente ligado à função arquivística da Descrição. Vamos relembrar a definição e os principais 
pontos da Descrição, antes de seguir adiante: 
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos 
documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
Em linhas gerais a Descrição visa colocar à disposição do usuário do acervo documental diferentes 
instrumentos de pesquisa (produto final gerado pela função) que permitam o atendimento integral do 
interessado. É geralmente executada na 3a idade do ciclo vital documental, mas pode ser aplicada aos 
demais períodos (lembre-se que não há consenso quanto a isso). 
Justamente com o intuito de garantir que a descrição documental dos documentos de arquivo seja 
consistente, apropriada e intuitiva, faz-se necessário ter algumas regras que a padronize, ou seja, normas 
específicas voltadas para este processo. 
Dessa forma surge a normatização da qual vamos falar a partir de agora. Esse processo contribui para 
que todas as organizações que trabalham com arquivos possam realizar suas atividades de tratamento 
técnico dos acervos documentais com a maior eficácia possível, economia de recursos, ampliando o 
potencial dos instrumentos de pesquisa gerados, simplificando o acesso aos usuários e viabilizando o 
intercâmbio entre as diferentes instituições arquivísticas. 
Entre as principais normas arquivísticas internacionais de descrição estão a ISAD(G), a ISAAR(CPF), a 
ISDF e a ISDIAH. Essas são as mais cobradas em prova. Veremos mais profundamente cada uma delas a partir 
do próximo tópico. 
Já em relação ao Brasil, temos a NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística), que adapta 
as normas internacionais à realidade brasileira. Também falaremos mais dela na sequência. 
4.2 - ISAD (G) 
A ISAD (G) é a norma geral internacional de descrição arquivística. 
Diz a própria introdução da norma que ela "estabelece diretrizes gerais para a preparação de 
descrições arquivísticas, que tem como objetivo principal identificar e explicar o contexto e o conteúdo de 
documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos". Veja que a maior preocupação é em 
relação à padronização do processo de descrição, permitindo e otimizando o acesso aos documentos 
envolvidos. 
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Diz ainda a norma que "este objetivo é alcançado pela criação de representações precisas e 
adequadas e pela organização dessas representações de acordo com modelos predeterminados". Mais uma 
vez observamos a referência à padronização por meio da utilização de modelos pré-determinados. 
 
Seguindo: "Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos 
documentos e continuam durante sua vida. Esses processos permitem instituir controles intelectuais 
necessários para tornar confiáveis, autênticas, significativas e acessíveis descrições que serão mantidas ao 
longo do tempo". 
Trago o trecho acima pois, justamente nele, a norma admite o processo de descrição ao longo de 
todo o ciclo de vida documental, ao contrário da pesquisadora Heloísa Bellotto, que só o admite na terceira 
idade dos documentos. 
A ISAD (G) contém regras gerais para descrição arquivística que podem ser aplicadas 
independentemente da forma ou do suporte dos documentos e tem como principais objetivos: 
a) assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas; 
b) facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos arquivísticos; 
c) possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e 
d) tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado 
de informação. 
A ISAD (G) define 26 elementos que podem ser combinados para constituir a descrição de uma 
entidade arquivística (sendo que 6 deles são obrigatórios) e as regras estão organizadas em 7 áreas de 
informação descritiva: 
1. Área de identificação (identifica a unidade de descrição) 
2. Área de contextualização (informa a origem e custódia da unidade de descrição) 
3. Área de conteúdo e estrutura (informa sobre o assunto e organização da unidade de 
descrição) 
4. Área de condições de acesso e de uso (informa sobre a acessibilidade da unidade de 
descrição) 
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5. Área de fontes relacionadas (informa sobre fontes com uma relação importante com a 
unidade de descrição) 
6. Área de notas (qualquer outra informação que não possa ser incluída em nenhuma das 
outras áreas) 
7. Área de controle da descrição (informa sobre como, quando e por quem a descrição 
arquivística foi elaborada) 
4.3 - ISAAR (CPF) 
A ISAAR (CPF) é a norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades 
coletivas, pessoas e famílias. 
A norma dá diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam 
descrições de entidades (entidades coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e manutenção de 
arquivos. 
A ISAAR (CPF) promove a preparação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas de 
entidades coletivas, pessoas e famílias que produzem documentos. Assim como a ISAD (G), espera-se que 
seja usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para o desenvolvimento destas. 
Os registros de autoridade arquivística podem ser usados para: 
a. descrever uma entidade coletiva, pessoa, ou família como unidades dentro de um 
sistema de descrição arquivístico; e/ou 
b. controlar a criação e uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas; 
c. documentar relações entre diferentes produtores de documentos e entre essas 
entidades e os documentos que produziram e/ou outros recursos sobre ou produzidos por 
essas mesmas entidades. 
Portanto, o objetivo primordial desta norma é fornecer regras gerais para a normalização de 
descrições arquivísticas de produtores de documentos e do contexto da produção de documentos, 
possibilitando assim: 
– O acesso a arquivos e documentos baseado no fornecimento de descrições do contexto 
da produção dos documentos associadas a descrições desses mesmos documentos, com 
frequência diversos e fisicamente dispersos; 
– Aos usuários a compreensão do contexto subjacente à produção e ao uso dos arquivos e 
documentos, de forma que possam melhor interpretar seus sentidos e significados; 
– A identificação precisa dos produtores de documentos, incorporando descrições dos 
relacionamentos entre diferentes entidades, especialmente documentando a mudança 
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administrativa em entidades coletivas ou mudanças pessoais de circunstâncias em 
indivíduos e famílias; 
– O intercâmbio dessas descrições entre instituições, sistemas e/ou redes. 
4.4 - ISDIAH 
A ISDIAH é a norma internacional para descrição de instituições com acervo arquivístico. 
De acordo com seu próprio manual, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, esta norma 
apresenta regras gerais para a normalização de descrições de instituições com acervos arquivísticos,permitindo assim: 
- O fornecimento de orientação prática na identificação e contato com instituições com 
acervos arquivísticos e no acesso ao acervo e aos serviços disponíveis; 
- A elaboração de diretórios de instituições com acervo arquivístico e/ou listas de 
autoridade; 
- O estabelecimento de conexões com listas de autoridade de bibliotecas e museus e/ou o 
desenvolvimento de diretórios comuns de instituições de patrimônio cultural nos níveis 
regional, nacional e internacional; 
- A produção de estatísticas de instituições com acervo arquivístico, nos níveis regional, 
nacional ou internacional. 
O principal objetivo da norma é facilitar a descrição de instituições arquivísticas cuja função 
primordial seja guardar arquivos e torná-los disponíveis para o público em geral. Estas descrições deveriam 
conformar-se à ISAD(G) e à ISAAR(CPF). 
4.5 - ISDF 
A ISDF é a norma internacional para descrição de funções. 
Consultando mais uma vez o próprio manual da norma, também publicado pelo Conselho 
Internacional de Arquivos, nota-se que esta norma dá diretivas para a preparação de descrições de funções 
de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de arquivos. 
A análise das funções de entidades coletivas é importante como base para muitas atividades de 
arquivamento. Funções são reconhecidas, geralmente, como mais estáveis que estruturas, que são 
frequentemente mescladas ou transferidas quando ocorre reestruturação. Em consequência disso, funções 
são apropriadas para servir como: 
- Base para o arranjo, classificação e descrição de documentos; 
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- Base para a avaliação de documentos; 
- Ferramenta para a recuperação e análise de documentos. 
Descrições de funções devem complementar e suplementar descrições de documentos criadas em 
conformidade à ISAD(G) e registros de autoridade elaborados de acordo com a ISAAR(CPF). 
Vejamos abaixo um quadro explicativo que sintetiza os principais pontos que você deve saber para o 
dia da prova. 
 
4.6 - NOBRADE 
A NOBRADE é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Seu principal objetivo é adaptar as 
normas internacionais de descrição arquivística à realidade brasileira. 
De acordo com seu manual, publicado pelo Conarq, a NOBRADE estabelece diretivas para a descrição 
no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e 
ISAAR(CPF), e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e 
internacional. 
Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase permanente, pode 
também ser aplicada à descrição em fases corrente e intermediária (lembre-se daquela questão sobre a qual 
não há unanimidade em relação aos períodos do ciclo documental em que a descrição pode ser aplicada). 
NORMAS INTERNACIONAIS DE 
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
ISAD (G)
Normas gerais de 
descrição 
arquivística
CONTEXTO/
CONTEÚDO
ISAAR (CPF)
Entidades coletivas, 
pessoas e famílias
PRODUÇÃO / 
MANUTENÇÃO
ISDIAH
Instituições 
arquivísticas
ACERVOS 
ARQUIVÍSTICOS
ISDF
Funções de 
entidades coletivas
PRODUÇÃO / 
MANUTENÇÃO
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Assim como as normas internacionais ISAD(G) e ISAAR(CPF) demandam normas nacionais, a norma 
brasileira advoga a padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e/ou em entidades 
custodiadoras. Tem por objetivo estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, 
buscando interferir o mínimo possível na forma final em que as descrições são apresentadas. 
 
Esta norma tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível, 
adotando os princípios expressos na ISAD(G), quais sejam: 
o Descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o contexto e a 
estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes; 
o Informação relevante para o nível de descrição – com o objetivo de representar com 
rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição; 
o Relação entre descrições – com o objetivo de explicitar a posição da unidade de 
descrição na hierarquia; 
o Não repetição da informação – com o objetivo de evitar redundância de informação 
em descrições hierarquicamente relacionadas. 
 
 
A NOBRADE prevê a existência de 8 áreas de informação descritiva, compreendendo 28 elementos de 
descrição, dos quais 7 são obrigatórios: 
o Código de referência 
o Título 
o Data 
o Nível de descrição 
o Dimensão e suporte 
o Nome dos produtores 
o Condições de acesso 
 
 
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Vamos a algumas questões sobre o tema 
 
(CONSULPLAN/TRF 2a Região/Analista Judiciário Arquivologia/2017) Acerca da Normalização da Descrição 
Arquivística, relacione adequadamente as siglas aos seus respectivos conceitos. 
1. ISDF. 
2. NOBRADE. 
3. ISAAR-CPF. 
4. ISDIAH. 
( ) Norma que dá diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam 
descrições de entidades (entidades coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e manutenção 
de arquivos. 
( ) Norma que determina o tipo de informação que pode ser incluída em descrições de funções e fornece 
orientação sobre como tais descrições podem ser desenvolvidas em um sistema arquivístico de 
informação. 
( ) Norma que determina o tipo de informação que pode ser incluída em descrições de instituições com 
acervo arquivístico e fornece orientação sobre como tais descrições podem ser desenvolvidas em um 
sistema de descrição arquivística. 
( ) Norma que estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis 
com as normas internacionais em vigor e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações 
em âmbito nacional e internacional. 
A sequência está correta em 
a) 2, 3, 1, 4. 
b) 3, 1, 4, 2. 
c) 4, 2, 3, 1. 
NOBRADE
Áreas de Informação
8
Elementos de Descrição
28
Elementos Obrigatórios
7
ISAD (G)
Áreas de Informação 
7
Elementos de Descrição
26
Elementos Obrigatórios
6
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d) 3, 4, 1, 2. 
Comentário: 
Vamos avaliar cada uma das definições antes de escolher a alternativa correta: 
Norma que dá diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam descrições 
de entidades (entidades coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e manutenção de arquivos - 
O examinador cita as entidades como alvo da norma, ou seja, está falando da ISAAD (CPF), basta lembrarmos 
da relação que está o quadro resumo acima. Portanto: 3, X, X, X. 
Norma que determina o tipo de informação que pode ser incluída em descrições de funções e fornece 
orientação sobre como tais descrições podem ser desenvolvidas em um sistema arquivístico de informação 
- O examinador está falando de "função"? Fácil: ISDF. De novo, basta lembrar das relações com base nessas 
palavras-chave. Então vamos para: 3, 1, X, X. 
Norma que determina o tipo de informação que pode ser incluída em descrições de instituições com acervo 
arquivístico e fornece orientação sobre como tais descrições podem ser desenvolvidas em um sistema de 
descrição arquivística - Agora fala-se de "acervo arquivístico". Moleza novamente. ISDIAH: 3,1, 4, X. 
Norma que estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as 
normas internacionais em vigor e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbitonacional e internacional - Por último a banca traz a norma brasileira de descrição arquivística, compatível 
com as internacionais. Não dá para errar, não é mesmo? Está falando da NOBRADE. Então ficamos com 3,1, 
4, 2. 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
 
(CESPE/TJ AM/Analista Judiciário Arquivologia/2019) De acordo com as normas nacionais e internacionais 
de arquivo, julgue o item subsequente. Considere que a sigla NOBRADE, sempre que utilizada, refere-se à 
Norma Brasileira de Descrição Arquivística. 
A NOBRADE prevê a existência de oito áreas e de vinte e oito elementos de descrição, o que está em 
consonância com as normas internacionais. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
 
A afirmativa está ERRADA. 
Esta é uma questão que certamente vai deixar o candidato em dúvida na hora de responder. O examinador 
começa dizendo que a NOBRADE prevê a existência de oito áreas e de vinte e oito elementos de descrição. 
Isso está absolutamente correto. Vimos ao longo da aula. A tendência é achar que a questão está correta, 
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porém, aí a banca traz mais uma informação à questão: "o que está em consonância com as normas 
internacionais" e aí é a hora que o candidato vai ficar em dúvida. Como vimos, para o ISAAD (G) são sete 
áreas e 26 elementos, ao contrário do que diz a NOBRADE. Portanto, não há completa consonância entre as 
normas e a afirmativa está errada. 
 
(CESPE/TJ AM/Analista Judiciário Arquivologia/2019) De acordo com as normas nacionais e internacionais 
de arquivo, julgue o item subsequente. Considere que a sigla NOBRADE, sempre que utilizada, refere-se à 
Norma Brasileira de Descrição Arquivística. 
Segundo a NOBRADE, a descrição de um documento, independentemente do seu suporte ou gênero, deve 
obrigatoriamente conter: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; 
nome(s) do(s) produtor(es); e condições de acesso. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Certíssimo. Veja que as bancas cobram o conhecimento dos 7 elementos obrigatórios entre os 28 trazidos 
pela NOBRADE. É necessário memorizar a lista ou reconhecê-los, todos, quando aparecerem, como nessa 
questão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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5. Terminologia Arquivística Aplicada 
Vamos em frente. Caminhando para o final de mais uma aula. 
Como sempre, temos agora a momento da aula em que vamos discutir temas diretamente ligados à 
Terminologia Arquivística. 
Como também já é de costume, vamos trazer definições do DBTA pois é sempre comum termos ao 
menos uma pergunta de Terminologia Arquivística nas provas de Arquivologia. 
Vamos aos termos! 
Hoje faremos análise por tema e não por ordem alfabética. Não estranhe! 
Inicialmente vamos analisar as definições trazidas pelo DBTA para cada uma das funções arquivísticas. 
Antes disso, voltemos a uma definição que já vimos anteriormente: 
ARQUIVOLOGIA 
Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na 
produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. 
Trago novamente este termo pois note que, no meio dele, aparece a menção ao termo função. 
Veja, portanto, que a Arquivologia é a disciplina que estuda as FUNÇÕES DO ARQUIVO, 
exatamente um dos temas principais desta aula e algo que pode ter passado despercebido pois, 
à época, o termo ainda não nos chamava a devida atenção. 
Lembre-se que o DBTA não define a primeira das funções (CRIAÇÃO ou PRODUÇÃO), portanto, vamos 
as demais: 
CLASSIFICAÇÃO 
1 Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, 
código de classificação ou quadro de arranjo. 
 
2 Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual 
sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
 
3 Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação 
específica. Também chamada classificação de segurança. Ver também desclassificação, documento 
classificado e documento sigiloso. 
O DBTA disponibiliza as três definições acima para o termo Classificação. Veja que a de número 
1 é a que está diretamente ligado ao que estudamos, ou seja, é a definição ideal do termo 
Classificação quando nos referimos as funções arquivísticas. Atenção, pois isso sempre acontece! 
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O examinador traz definições do mesmo termo, em outros contextos, para confundir o candidato. 
Por isso vale é importante conhecer todas as possibilidades. 
AVALIAÇÃO 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, 
de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
É o processo no qual, por meio da Tabela de Temporalidade, o arquivista é capaz de atribuir a 
cada um dos documentos o seu prazo de guarda (que varia em função da necessidade de guardar 
o documento por mais ou menos tempo) e a sua destinação final (lembre-se que isso está ligado 
aos valores do documento) que pode ser a eliminação (quando o documento só possui valor 
primário) ou a guarda permanente (quando o documento possui valor secundário). 
DESCRIÇÃO 
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos 
para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
Este é um termo que exploramos demais na aula de hoje, não só entre as funções, mas, depois, 
no capítulo em que falamos de normatização, lembra? Veja que a própria definição fala da 
criação de instrumentos de pesquisa que é justamente o que as principais normas internacionais 
- ISAR(G), ISAAR (CPF), etc. - e nacionais - NOBRADE - se dispõem a fazer. 
AQUISIÇÃO 
Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, 
empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência. 
O ponto mais importante nesta definição é que ela fala de ingresso e é isso que é cobrado ao se 
falar de Aquisição. Note que pouco importa o formato do ingresso. Pode ser via compra, 
comodato, doação, etc. O que importa é que o documento está ingressando em um fundo. Guarde 
isso. 
DIFUSÃO 
A função Difusão não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação 
e/ou disseminação. 
 
Veja as definições abaixo, agora sim do DBTA: 
 
Divulgação: conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por meio de 
publicações e da promoção de eventos, como exposições e conferências. 
 
Disseminação: fornecimento e difusão de informações através de canais formais de comunicação. 
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Difusão é outra função arquivística que o DBTA não define diretamente, porém, podemos 
equipará-la a outros termos como Divulgação ou Disseminação, esses sim definidos pelo DBTA. 
Aqui é importante sempre lembrar que a divulgação dos documentos de arquivos, ou seja, a 
facilitação ao acesso dos documentos à população em geral é função primordial de todo o 
processo. Não há processo arquivístico eficiente se o interessado não pode acessar o conteúdo 
quando tem interesse. Isso acontece por meio da Difusão. 
 
PRESERVAÇÃO 
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou 
tratamento físico e/ou químico. 
Por último temos a Preservação, que talvez seja a mais polêmica das definições,