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O que é um projeto e quais suas fases?

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O que é um projeto e quais suas fases?


Conceito

O primeiro passo para começar a gerenciar um projeto é entender o seu significado, pois dessa forma vai se tornar mas fácil entender o que pode ser sistematizado.

Um projeto é todo esforço temporário que produz um produto, serviço ou resultado


Um ponto importante a ser percebido é que existe uma diferença entre projeto e rotina.

Uma rotina é algo que inicialmente pode ter sido um projeto na etapa de planejamento dela, mas assim que você começa a executar o que foi planejado sem data de fim e de forma repetitiva ela deixa de ser um projeto e passa a ser uma rotina.

Exemplos de Projetos

  • Fazer um curso de Inglês
  • Terminar a faculdade
  • Arrumar a cama


Todos os exemplos acima são projetos que tem uma duração mesmo que não definidas no título, não é algo repetitivo e que você pretende fazer pelo resto da vida.

Fases de um projetos

Definição

Na fase de definição é onde pensamos nos seguintes pontos abaixo:

  • Objetivo do projeto → O que esperamos conseguir ao final dele?
  • Ideia inicial → Como esse projeto vai ser?
  • Restrições → Tem algo que me limita nesse projeto? Dinheiro? Tempo? Pessoas?
  • Pessoas interessadas → Quem esse projeto vai atingir? Quem seria beneficiado por esse projeto?
  • Mensura o seu projeto → Como eu vou medir e controlar ele?
  • No tempo → Qual a duração do meu projeto?


A fase de definição é a melhor fase para se mudar ideia e resolver algum problema que você percebeu quando foi definir os pontos acima. Isso não quer dizer que nas outras fases não se possa mudar de ideia ou resolver problemas, apenas que é mais complexo.

Uma boa definição de projeto é um que tenha um objetivo SMART, que é especifico, mensurável, atingível, realista e possui um tempo para terminar.

Planejamento

A etapa do planejamento é onde se antecipa o que vai ou pode acontecer ao longo do projeto, normalmente nos fazemos as seguintes perguntas:

  • Quem vai executar esse projeto?
  • Quantos vai custar esse projeto?
  • Quanto tempo vai durar realmente esse projeto?
  • O que pode dar errado nesse projeto?


Nessa etapa se utiliza a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) para representar o escopo do projeto em partes cada vez menores de forma hierárquica até que seja possível visualizar tarefas que uma pessoa seria capaz de executar.

Exemplo de EAP

Projeto: Arrumar o quarto

  • Arrumar a cama
  • Tirar as coisas de cima da cama
  • Tirar o lençol e as fronhas dos travesseiros
  • Pegar o lençol e fronhas dos travesseiros
  • Colocar o lençol na cama e as fronhas nos travesseiros
  • Arrumar o guarda roupa
  • Tirar as roupas do guarda roupa
  • Dobra as roupas
  • Arrumar as roupas dobras dentro do guarda roupa
  • Arrumar a mesa
  • Tirar os objetos de cima da mesa
  • Limpar os objetos
  • Limpar a mesa
  • Colocar os objetos de forma organizada em cima da mesa


Olhando a EAP acima percebe-se que a maioria das coisas que fazemos no nosso dia a dia pode ser considerado um projeto, quando visualizamos dessa forma as atividades se tornam mais simples por ter como dividir elas em pequenas etapas e essas etapas em pequenas tarefas.

Dicas para entender e estruturar uma tarefa:

  • Geralmente uma tarefa vai começar com um verbo.
  • Preferencialmente não existe uma hierarquia abaixo dela, ou porque seria atividades muito pequenas se comparado ao projeto ou porque não teria como dividir em outras tarefa.
  • Uma forma de divisão é dividir em objetos, por exemplo a atividade da EAP acima chamada Limpar os Objetos, podemos dividir em: Limpar o primeiro objeto, Limpar o segundo objeto e Limpar o terceiro objeto.


Calculando Custos e Tempo

  • Para se calcular o tempo é utilizando a EAP como base, você calcula o tempo de cada atividade individualmente e em cada etapa você soma o tempo das atividades daquela etapa.
  • Para calcular o custo, você observa se existe alguma etapa onde você vai precisar comprar algum material, programa ou algo que vá ter um custo, pega esse valor e soma na sua mão de obra, que vai ser baseado no tempo total do projeto e em algum outro fator que você ache necessário.


Execução

Essa etapa ocorre ao mesmo tempo que a de monitorar e controlar o projeto, é nela que as pessoas realmente começam a executar usando o planejamento como base.

Grande parte dos problemas que aparece nessa etapa é decorrente de uma definição ou planejamento feito de maneira apressada ou equivocada.

Monitoramento e Controle

O monitoramento é extremamente importante para o projeto, pois garante que a execução está seguindo o planejamento, caso não, direciona-lo para a direção correta novamente. Quando isso não é possível se acha a melhor alternativa para manter o projeto perto do que foi planejado

Encerramento

Essa é a etapa final do projeto, com isso é aqui que ocorre os ajustes finais como testes e efetivamente a entrega do projeto