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Professor Esp. Heider Jeferson Gonçalves • Especialista em Gestão Pública (Instituto ESAP). • Especialista em Gestão Ambiental (UTFPR). • Bacharel em Administração (Unespar/Fafipa). • Bacharel em Ciências Contábeis (Unespar/Fafipa). • Professor Formador EAD - UniCesumar. • Professor Conteudista/Formador EAD - UniFatecie. • Professor dos cursos de Tecnologia em Processos Gerenciais, Marketing e Administração – UniFatecie. • Coordenador Geral de Extensão da UniFatecie. Possui ampla experiência na área de Administração, com ênfase em Administração Pública, na Educação a Distância - EaD, onde atuou como Tutor presencial do curso de Es- pecialização em Gestão Pública pela UTFPR, e em Práticas Legislativas, sendo Vereador por dois mandatos consecutivos (2005-2008 / 2009-2012). Atuou como Servidor Público em Cargo Comissionado no cargo de Chefe de Gabinete do Poder Executivo Municipal e membro de Comissões de Licitação e Contratos. Foi Coordenador dos cursos de Admi- nistração e Tecnologia em Processos Gerenciais da UniFATECIE (2018). Atualmente é o Coordenador geral de Extensão da Faculdade de Tecnologia e Ciências do Norte do Para- ná - UniFATECIE, pesquisador e membro do Conselho de Pesquisa e Extensão - ConPEx. AUTOR Seja muito bem-vindo(a)! Prezado(a) aluno(a), se você é interessado por estes assuntos ligados a admi- nistração pública, e mais especificamente em compras públicas, quero lhe dizer que isso é uma ótima notícia, pois nosso país está precisando muito de pessoas capacitadas e preparadas para lidar com estas questões, e isso já é um grande passo de uma importante jornada que vamos trilhar juntos a partir de agora. Convido-lhe para que juntos possamos construir o conhecimento sobre os con- ceitos que aqui serão apresentados, e que são fundamentais para Administração Pública, principalmente no que tange as compras públicas e os processos licitatórios. Na unidade I, vamos trabalhar alguns pontos essenciais a respeito da gestão de compras como o planejamento das compras e sua importância para as organizações, as fases e o processo de Compras, visando descrever e analisar como acontecem, sobre ne- gociação em compras, compreender a importância da negociação para melhores compras, políticas nas Compras Públicas e Princípios da Licitação, como ocorrem e a importância no contexto público. Já na unidade II, iremos focar na fase interna da licitação e procedimentos pré- vios, abordar sobre o planejamento das contratações, as modalidades e tipos de licitação, pesquisa de mercado, preços, estimativa e previsão orçamentária. Iremos também falar sobre parcelamento e fracionamento, suas diferenças e similaridades, assim como as possi- bilidades de indicação de marca nos processos licitatórios. Outros pontos fundamentais são os referentes ao Projeto Básico, Termo de Referência e Elaboração do Edital, abordando também os critérios de habilitação e Análise Jurídica. Depois, na unidade III, temos o propósito de entender melhor sobre Comissões de Licitação, as questões e importância da Publicidade e também verificar como acontece a Impugnação e pedidos de esclarecimentos. Vamos ainda estudar sobre Revogação e anulação de processos licitatórios, através de conceitos e exemplos. E por fim, na unidade IV, vamos estudar sobre a modalidade Pregão e a Contra- APRESENTAÇÃO DO MATERIAL tação Direta, onde buscaremos entender sobre a modalidade do Pregão, tanto no formato presencial quanto o eletrônico, iremos verificar como acontece o Sistema de Registro de Preços, compreender as questões relacionadas a Contratação Direta e mais especificamen- te estudar sobre Inexigibilidade e Dispensa de Licitação, utilizando não somente conceitos mas exemplos e casos concretos. Aproveito este momento para reforçar o convite a você, para junto conosco percorrer esta jornada de conhecimento e multiplicar conhecimentos sobre os assuntos abordados em nosso material. Esperamos contribuir para seu crescimento pessoal e profissional. Muito obrigado e ótimos estudos! SUMÁRIO UNIDADE I ...................................................................................................... 6 Noções Gerais Sobre Gestão de Compras UNIDADE II ................................................................................................... 38 Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios UNIDADE III .................................................................................................. 87 Fase Externa da Licitação UNIDADE IV ................................................................................................ 116 Modalidade Pregão e Contratação Direta 6 Objetivos de Aprendizagem • A importância do planejamento nas compras. • Conhecer as fases e os processos de compras. • Entender o processo de negociação em compras. • Compreender as Compras Públicas e Princípios da Licitação. Plano de Estudo • Planejamento das compras • Fases e Processo de Compras • Negociação em compras • Compras Públicas e Princípios da Licitação UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Professor Esp. Heider Jeferson Gonçalves 7UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras INTRODUÇÃO Caro(a) acadêmico(a), atualmente a Gestão de compras tem um papel estratégico e fundamental nos negócios e nas organizações, visto o grande volume de recursos finan- ceiros envolvidos nessas atividades, influenciando diretamente em estoques, produção, logística e no relacionamento com os clientes e fornecedores, onde no setor público é algo ainda mais crítico e criterioso, pois deve obedecer uma série de regras e leis que regulamentam tais atividades. O processo de compras tem papel primordial nas organizações, tanto nos setores público e privado, onde o ambiente externo e interno exercem forças sobre todos os setores organizacionais e exigem respostas rápidas com intensidade e força para o equilíbrio entre o que o mercado e a sociedade exigem e o que essas organizações públicas ou privadas podem realmente oferecer para atender essas demandas. Hoje a gestão de compras é vista como uma parte integrante da chamada cadeia de suprimento (supply chain), em que muitas organizações passaram a utilizar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM), sendo importante para o processo de compras, focado nas transações ocorridas entre os participantes do processo de compras, logística e produção. É importante destacar que a gestão dos níveis de estoques é também responsabilidade dos profissionais de compras, onde altos níveis de estoque geram altos custos de manutenção, gerando também muitas outras despesas com o espaço de estoque ocupado, custo do capital para- lisado que fora investido na aquisição deste estoque. Entretanto, níveis de estoque muito baixos podem trazer sérios problemas e geração de diversos riscos, pois qualquer detalhe, nesse sentido, pode vir a prejudicar a organização, principalmente se esta for pública, onde o cidadão quase sempre é dependente dos serviços públicos essenciais como saúde, edu- cação, políticas sociais, saneamento básico, entre tantos outros. Nesta primeira unidade de nosso material, vamos trabalhar alguns pontos importan- tes a respeito da gestão de compras como o planejamento das compras e sua importância para as organizações, as fases e o processo de Compras, visando descrever e analisar como acontecem sobre negociação em compras, para compreender a importância da ne- gociação para melhores compras, políticas nas Compras Públicas e Princípios da Licitação, como ocorrem e a importância no contexto público. Vamos em frente, pois temos muito a aprender. Desejo a você, ótimos estudos! 8UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras PLANEJAMENTO DAS COMPRAS O planejamento de compras é extremamente importante para o funcionamento de qualquer organização, pública ou privada, grande ou pequena, e de qualquer segmento. Os gestores precisam entender a necessidade da aquisiçãoe dominá-la para evitar prejuízos futuros. É através do planejamento de compras por exemplo que é possível calcular o preço da venda de um produto, sendo fundamental para o sucesso organizacional, e é através deste planejamento que os gestores podem organizar suas contas, tanto para receber e pagar o que for preciso. De acordo com Maximiano (2004), entende-se por planejamento a atividade de se definir um futuro desejado e de se estabelecer os meios pelos quais este futuro será alcançado. Trata-se essencialmente de um processo de tomada de decisões, caracterizado por haver a existência de alternativas. É importante destacar nesse momento que o Planejamento é uma função básica e essencial para a gestão de qualquer tipo de organização, sendo umas das quatro funções básicas ou fundamentais da Administração, amplamente conhecido como “PODC”, definidas por Peter Drucker, considerado o pai da Administração moderna, em que o Planejamento é a primeira das funções básicas, seguida pelas demais. Vejamos na figura a seguir. 9UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Figura 1: AS FUNÇÕES BÁSICAS DA ADMINISTRAÇÃO FONTE: CHIAVENATO, 2004. Para Chiavenato (2004, p. 152) “O planejamento é a primeira das funções adminis- trativas e é a que determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos e como alcançá-los” Pensando em compras, podemos entender que sem planejamento não se con- segue alcançar os objetivos na forma e com efeito desejado, podendo até mesmo nunca alcançá-lo de forma alguma, pois não podemos fazer compras de insumos ou qualquer coisa a esmo, ou seja, pela sorte ou acaso, ou ainda pior, no “achismo”, é preciso planejar para poder comprar com sucesso. Por que será que justamente é o planejamento o inicio deste ciclo de gestão? Será que é porque não se pode chegar a lugar algum sem planeja- mento? Isso é fato! Vamos destacar que o planejamento é uma atividade contínua entre todos os níveis organizacionais, em que cada nível de planejamento apresenta suas características pró- prias para o alcance de um objetivo comum e determinado, buscando assim a excelência em compras por exemplo. Planejar bem para comprar bem. O planejamento não assegura o sucesso e nem elimina os riscos por completo, na verdade ele ajuda a organização a detectar as ameaças e prevenir erros, antes que acon- teçam e causem prejuízos, ainda mais nos dias de hoje, onde a antecipação às mudanças torna-se cada vez mais essencial para as organizações. Oliveira (2006, p.45), caracteriza o planejamento de acordo com os níveis hierár- 10UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras quicos considerados, e o distingue em três tipos de planejamento, que são citados a seguir: • Planejamento Estratégico; • Planejamento Tático; • Planejamento Operacional. Vejamos a figura abaixo: Figura 2: TIPOS DE PLANEJAMENTO FONTE: Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=8q5CesureQA>. Acesso em: 12/Fev /2019. Na Gestão de Compras, planejar é essencial para atingir os resultados esperados, principalmente para reduzir custos e com isso maximizar lucros, pois comprando melhor, vende-se melhor e obtêm-se melhores resultados. É muito claro que toda atividade na empresa precisa ser bem planejada para surtir efeitos positivos, onde, nesse contexto, o planejamento de compras é fundamental para ter um controle adequado do departamento, garantir a competitividade do negócio e manter as finanças em dia. É importante saber que a gestão das compras feita de modo adequado pode representar uma economia significativa, que eleva a rentabilidade da organização, tornando-a mais sustentável e duradoura. Para Chiavenato (2005), o órgão de compras, que constitui o elemento de ligação entre a empresa e o seu ambiente externo, é o responsável pelo suprimento dos insumos https://www.youtube.com/watch?v=8q5CesureQA 11UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras e materiais necessários ao funcionamento do seu sistema produtivo. Podemos dizer que uma gestão de compras bem feita prevê quando determinados itens devem ser adquiridos ou repostos, pois, se você não fizer um planejamento de com- pras correto, poderá ter sérios problemas com prejuízos financeiros e também de gestão. Por isso, um passo inicial para um bom planejamento de compras é ter uma previsão de vendas, variando de acordo com os prazos estabelecidos e conforme o mercado em que atua, e como próximo passo, deve-se ajustar o orçamento da organização às suas reais necessidades, pois é preciso saber exatamente o que vai comprar e quanto vai comprar, para não ter excessos e minimizar prejuízos, levando-se em conta tanto o fluxo de caixa, como os lucros projetados e as previsões orçamentárias e, logo após, é preciso fazer as compras e acompanhar se tudo o que foi comprado ou pedido foi realmente recebido. Assim, podemos destacar alguns passos importantes sendo: 1. Previsão de Vendas ou consumo; 2. Ajuste orçamentário e consulta ao caixa; 3. Executar as compras e controlar recebimentos. É importante compreender também que para que um planejamento de compras seja realmente confiável, ele depende de outros planejamentos tão importantes quanto, que são por exemplo o planejamento de vendas e o planejamento de estoques. Considerando que é tão importante também o planejamento das vendas e dos estoques, e além disso as questões logísticas, o conceito de compras envolve todo o pro- cesso de localização de fornecedores e fontes de suprimento, aquisição de materiais por meio de negociações de preço e condições de pagamento, bem como o acompanhamento do processo junto aos fornecedores escolhidos e o recebimento do material comprado para controlar e garantir o fornecimento dentro das especificações solicitadas. Em alguns casos, o órgão de compras é o intermediador entre o sistema de produção da empresa e as fontes supridoras que existem no mercado (CHIAVENATO, 2005). Portanto, as compras deter- minam todo o nível de relacionamento com os fornecedores, pois envolvem os processos logísticos de localização, movimentação e suprimentos, negociação, e resultados quanto a custos, preços e lucratividade, Segundo Bertaglia (2003), comprar é o conceito utilizado na indústria com a finali- dade de obter materiais, componentes, acessórios ou serviços. É o processo de aquisição 12UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras que também inclui a seleção dos fornecedores, os contratos de negociação e as decisões que envolvem compras locais ou centrais. Por mais que haja variações e diferentes tipos de compras, essa é uma maneira de saber antecipadamente a alocação dos recursos e quando o planejamento deve ser colocado em prática. Para elaborar o planejamento das compras, diversos fatores devem ser considerados: • quantidade de insumos, matérias-primas, bens, consumíveis e serviços com- prados ao longo do ano; • inventário atual; • informações sobre as vendas realizadas no ano imediatamente anterior; • pedidos realizados, conforme o seu negócio. São alguns exemplos de fatores a serem considerados antes de efetuar uma compra. A partir desse planejamento, consegue-se ter uma visão mais abrangente e que considera aspectos sazonais, ou seja, períodos que têm mais ou menos saída. De acordo com Bertaglia (2003), assim como nas compras individuais efetuadas por consumidores, as compras empresariais variam de acordo com o envolvimento na decisão de compra. As circunstâncias variam e vão desde compras rotineiras até compras complexas de algo totalmente novo. Para Bertaglia (2003), pode-se dizer que as decisões de compras são classificadas em: a) Compras de reposição: correspondem às compras contínuas, normalmente controladas por pontos de pedido, ou seja, quando uma determinada quantidade mínima é alcançada e, a reposição precisa ser efetuada. Algumas considerações relacionadas a esse tipo de aquisição são: • reposição de itens sem modificações nos pedidosou trabalhando com conceitos colaborativos ou contratos de entrega; • baseado em histórico de relacionamento; • selecionado de uma lista de fornecedores preferenciais. b) Compras modificadas: as aquisições dessa categoria incluem trocas de forne- cedores de um tipo específico de serviço ou produto. Por exemplo, a troca do parque de computadores pessoais do fornecedor A para o B, ou mesmo a troca de impressoras de um 13UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras modelo por outro mais avançado ou com melhor desempenho. As características dessas compras são: • envolvimento moderado; • exigência de pesquisa; e • necessita de outras pessoas na tomada de decisão. c) Compras novas – projetos: as compras novas se referem aos tipos de aquisições não comuns na organização, como serviços e equipamentos especiais, como é o caso de empilhadeiras, grandes computadores, implementações de sistemas de gestão empre- sarial. Quase sempre, esse processo envolve muitas pessoas e requer a elaboração de projetos internos. Entre as características, estão: • alto envolvimento; • custo e risco elevados; • grande número de participantes na tomada de decisão; • a decisão incorpora especificações, pesquisa do item e de fornecedores, cota- ções, pedidos, condições comerciais e outros. Ainda segundo Bertaglia (2003), entender o comportamento de compra, de con- sumidores e de clientes empresariais, pode levar a uma vantagem competitiva e a um melhor planejamento estratégico, em que as decisões de compras de uma organização e as influências sobre elas afetam diretamente a cadeia de abastecimento, e o funcionamento da organização. Bertaglia (2003) afirma que os estágios mais comuns em um processo de compras são os seguintes: Figura 3: ESTÁGIOS DE UM PROCESSO DE COMPRAS FONTE: Bertaglia (2003) 14UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras FASES E PROCESSO DE COMPRAS O processo de compras de uma organização, seja ela pública ou privada, impacta diretamente em sua saúde econômico-financeira, pois envolve a movimentação de recursos, principalmente financeiros e humanos. É uma atividade essencial para suprir a organização com todos os insumos necessários para a realização de suas atividades e até mesmo a sua própria sobrevivência. Trata-se de um processo até simples, considerada uma operação cotidiana das empresas, mas que precisa de alguns cuidados e principalmente, seguir algumas fases para que tenha os melhores resultados. Assim, cabe aos responsáveis por este processo ficarem sempre atentos a diversos fatores como preço, prazo, volume e qualidade, para que possam se beneficiar deste processo, e ter o sucesso ou resultados esperados. É fato que hoje em dia muitas empresas estão buscando alternativas para se ajustarem a margens de lucro cada vez menores, e apresentam sérias dificuldades para sobreviver, em busca de formas para reduzir seus gastos, alguns muitas vezes até desne- cessários, diminuir perdas e eliminar qualquer tipo de desperdícios, sabendo que a redução de custos é sempre uma das melhores opções, e não o aumento de preços ao consumidor, que pode causar perda de mercado para os concorrentes e ate refletir negativamente na imagem da empresa. Pois bem, é aqui que a gestão de compras pode ser uma ótima solução, pois se realizadas de maneira otimizada e inteligente, pode gerar um grande dife- 15UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras rencial competitivo diante da concorrência, seguindo corretamente as fases do processo ao alcance dos resultados. Devemos compreender também, que existem fatores e atividades envolvidas neste processo, que são determinantes para o sucesso ou fracasso quando o assunto é comprar, pois, as organizações durante este processo estabelecem alguns objetivos como: quali- dade acima do padrão ou de seus concorrentes, melhores preços, quantidade desejadas, prazos mais flexíveis, etc. É essencial que tenhamos uma visão ampla de todo o processo de compra, com o objetivo de garantir que as estratégias de compras alcancem os objetivos estabelecidos e que tenham o sucesso esperado ou o máximo de desempenho possível. De acordo com Martins & Alt (2007), o processo de compras: “... assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais trás a visão preconceituosa de que era uma atividade buro- crática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros”. (p.63) Mesmo existindo setores ou departamentos específicos para o processo de com- pras, devemos entender que as vezes estes não são preparados o suficiente para atender completamente as necessidades do processo de compras como um todo, necessitando muitas vezes de apoio das outras áreas da organização, principalmente sobre informações mais técnicas dos produtos e serviços a serem adquiridos, como quantidades para produção ou vendas, especificações técnicas dos produtos, questões de engenharia para projetos e obras, quantitativos monetários da área de finanças para saber a liquidez e capacidade da organização para pagamentos, entre outros. Considerando o exposto, é importante que o gestor entenda que as compras tratam-se de um processo muito amplo, não tão simples como se pensa, e que além de complexo envolve muitas pessoas e partes da organização, sendo responsabilidade de todos na verdade. Segundo Slack et al. (1997, p. 417): A atividade de compras é um procedimento pelo qual as empresas determi- nam os itens a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos, ela- boram ordens de compras e finalmente, recebem e pagam os bens e serviços adquiridos. Podemos dizer que ao seguir algumas fases ou etapas da atividade de compras é possível alcançar melhores resultados como: escolher os melhores fornecedores e mais acessíveis e, mais adequados ao momento, determinar os itens certos a serem adquiridos, 16UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras obter as melhores negociações com as principais fontes de suprimentos e empresas, e mais seguras, utilizando-se de contratos e documentação formal e principalmente legal, recebendo e pagando tudo o que fora adquirido, recebido e acordado através das fases da atividade de compras e seus procedimentos. Para Ballou (2001), o processo de compras representa entre 40 a 60% do valor das vendas de produtos finais das empresas, e por isso contribui de forma tão importante para a maioria das empresas, e ainda, levando-se em consideração o varejo, tais índices são ainda maiores. É assim que pequenas reduções na aquisição de materiais podem tem um grande impacto nos lucros da empresa. De acordo com Martins (2007), existem 5 fases ou conceitos que devem ser segui- dos para uma compra adequada e eficiente, vejamos: a) material certo: é importante que o comprador esteja em situação de certi- ficar-se se o material comprado, de um fornecedor está de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um “sentido técnico a fim de descobrir eventuais discrepâncias entre a cotação de um forne- cedor e as especificações da requisição de compras. O comprador deve ter condições de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotação, uma economia do custo potencial ou a ideia de melhoria do pro- duto. Evidentemente, em tais circunstâncias a decisão final não será do com- prador, mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos setores requisitan- tes ou técnicos da empresa essas sugestões. Toda vez que uma requisição não for suficientemente clara, o comprador deverá solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolvê-la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir”. Em hipótese alguma o comprador deve dar início a um processo de compras, sem ter a ideia exata de que quer comprar; b) preço certo:Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Análise de Compras. Sua função é, entre outras, a de calcular o “preço objetivo” do item (com base em desenhos e especi- ficações). O cálculo desse “preço objetivo” é feito baseando-se no tempo de execução do item, na mão de obra direta, no custo da matéria prima com mão de obra média no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pré-calculado, de mão de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos através de valores médios do mercado, e do balanço e demonstra- ções de lucros e perdas dos diversos fornecedores; c) hora certa: O desenvolvimento industrial atual e o aumento cada vez maior do número de empresas de produção em série, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrência. 17UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras As diversas flutuações de preços do mercado e o perigo de estoques exces- sivos fazem com que o comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possível, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa; d) quantidade certa: A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importan- te por ocasião da compra. Até pouco tempo atrás se aumentava a quan- tidade a ser adquirida objetivando melhorar e preço; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinação da quantidade certa ou na quantidade mais econômica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas fórmulas matemáticas objetivando facilitar a deter- minação da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja a fórmula ou método a ser adotado não elimina a decisão final da Gerência de Compras com eventuais alterações destas quantidades devido às si- tuações peculiares do mercado; e) fonte certa: De nada adiantará ao comprador saber exatamente o ma- terial a adquirir, o preço certo, o prazo certo e a quantidade certa, se não puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliação dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento são fatores fundamentais para o funciona- mento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, é o elemento que mantém e deve manter o maior número de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento. Podemos notar que as fases do processo de compras é nada mais que um Ciclo, que visa o alcance dos melhores resultados com foco nos objetivos definidos pelo plane- jamento estratégico de compras, e que depende muito da execução das fases, ou passos para chegar ao que foi planejado. O ciclo de Compras pode ser entendido como todas as partes que se fazem necessárias para dar andamento ao processo de aquisição de mate- riais, sejam eles para compras de recursos materiais, quanto para recursos patrimoniais. Na afirmação ARNOLD (1999. p209) o ciclo de compras consiste em seguir os seguintes passos: 18UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Figura 1. Ciclo de compras. Fonte: Arnold (1999) Longnecker (2004) afirma que, “para que a função compras possa ser realizada é preciso seguir a cinco passos ou fases sendo: recebimento de uma solicitação de compra, localização de uma fonte de suprimento, emissão de um pedido de compra, follow-up (acom- panhamento) de pedido de compra e verificação do recebimento de mercadorias”. Vejamos que esses cinco passos, também são denominados ciclo de compras, iniciando pelo recebimento de uma solicitação de compras, onde um departamento faz a requisição de compra de algum produto ou serviço, seguindo para a localização de uma melhor fonte de suprimento ou fornecedor, simplesmente a localização de um fornecedor que ofereça aquilo que atenda a tal demanda ou necessidade, ou o desejado pela organi- zação. Logo após, é feita a emissão do pedido de compra, documento formal que deve ser assinado firmando-se como um contrato de compromisso entre as partes envolvidas na transação. E quando acontece um pedido de grande valor ou volume, de grande importância para a organização, deve-se exigir o chamado follow-up do pedido de compra, que nada mais é do que o acompanhamento, para garantir a pontualidade na entrega e a qualidade 19UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras no serviço e dos produtos adquiridos. E assim, em seguida teremos a fase do recebimento das mercadorias, produtos físicos ou serviços a serem prestados, em que um funcionário faz a inspeção de recebimento, para verificar se tudo está de acordo conforme o que fora pedido e contratado formalmente entre as partes. Vamos destacar, que uma parte decisiva para o processo de compras é sem dúvida a seleção dos fornecedores, em que tal escolha depende muito da combinação de alguns critérios essenciais como a qualidade e o preço, confiabilidade e prazos de entrega, a conti- nuidade de fornecimento, sua frequência e variação, a localização, entre outros. No caso da localização, esta deve receber muita atenção por parte do gestor, pois, a distância entre as fontes de suprimento e o comprador, influencia no tempo necessário para a obtenção das mercadorias, podendo afetar também a confiabilidade dos prazos de entrega e a qualidade nos serviços. (Pozo; 2001) 20UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras NEGOCIAÇÃO EM COMPRAS Prezado(a) aluno(a), o processo de negociação não é algo tão simples como pa- rece, pois envolve diversos fatores como valores, diferenças individuais entre as pessoas, relacionamento humano e interpessoal, o próprio poder de barganha, entre outros, onde acontece um processo de entradas, processamento (negociação) e as saídas, ou seja, os resultados. Lembrando que tudo isso depende muito do Feedback (retorno) das informa- ções transmitidas e processadas para que o acordo aconteça e se possa chegar ao objetivo esperado. REFLITA Nas negociações, entender o contexto, definir o objeto e metas, conhecer as partes, requer estudo, pesquisa. Enfim, preparação. Levante os dados e as informações necessárias, analise tudo e adquira o conhecimento exigido. Além de seus objetivos e metas, conheça seus limites, simule por meio de cenários o impacto dos possíveis resultados. Calcule e pondere seus riscos, crie planos de contingência. Se prepare! Fonte: https://blogsucessoempresarial.com/na-negociacao-a-preparacao-e-o-inicio- -de-tudo/. https://blogsucessoempresarial.com/na-negociacao-a-preparacao-e-o-inicio-de-tudo/ https://blogsucessoempresarial.com/na-negociacao-a-preparacao-e-o-inicio-de-tudo/ 21UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Sabe-se que a negociação sempre foi um grande desafio dentro das organizações, principalmente quando envolve compras e recursos financeiros, sendo algo complexo e difícil de ser administrado, pois envolve muitas particularidades e certas preferencias entre os envolvidos, ou responsáveis por estas atividades, e sem dúvida, uma questão que merece destaque dentro das organizações, pois representa uma atividade essencial no processo de compras. Através da negociação é que se pode definir as reduções nos custos da compra, refletindo em aumento dos lucros e melhores resultados. Segundo Lima (1994), negociação em compras é o meio básico de se conseguir o que se quer do outro, é a comunicação bidirecional concebida para chegar a um acordo, quando há alguns interesses comuns e outros opostos. Mas, quais formas de negociação podemos utilizar tanto na iniciativa privada como nas organizações públicas? Lembremos que o processo de compras influencia diretamente nas vendas, e também no valor que elas proporcionam. Levando em conta uma organização pública, onde não temos a questão das vendas de mercadorias, essa influencia acaba ocorrendo no rendimento e aproveitamentodos insumos, que por serem comprados de forma mais econômica, ganham muitas vezes no volume e também na qualidade, e isso depende muito da negociação que será realizada. Machline (1954), afirma que podemos identificar duas metodologias distintas: sendo a primeira, genericamente chamada de “cotação”, e a segunda, a chamada “negociação”. O sistema que adota a cotação para escolha da empresa fornecedora para as compras, consiste na escolha dos participantes, divulgação da concorrência, na definição dos critérios de avaliação e decisão e escolha das pessoas que farão o julgamento da con- corrência. Destacamos que na iniciativa privada, o processo de cotação ou simplesmente pesquisa de preços é fundamental, não por ser exigência legal, mas simplesmente por ser uma atividade importante para a análise e avaliação das possibilidades e opções oferecidas pelos fornecedores interessados na negociação das futuras compras. Fica claro que tanto para a iniciativa privada quanto para as organizações públicas a cotação ou pesquisa de preços é atividade essencial para o sucesso do processo de com- 22UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras pras, pois é a partir de uma cotação que o gestor tem a possibilidade de avaliar os melhores preços, descontos e benefícios oferecidos em cada cotação apresentada, possibilitando assim a melhor tomada de decisão. Devemos destacar que a cotação é um procedimento básico para a atividade de compras nas organizações públicas, pois é parte estruturante e necessária para se iniciar um processo de compras por meio de licitação. SAIBA MAIS Como fazer cotação de preços na sua gestão de compras 3 Regras essenciais sobre cotação de preços A gestão de compras, apesar de parecer um termo exclusivo de empresas grandes, está presente em qualquer negócio, não importa o tipo, tamanho e quantidade de pessoas que trabalham nele. A verdade é que todas as empresas precisam realizar compras no seu dia a dia e conhecer as regras essenciais sobre cotação de preços pode te economizar muito dinheiro. Continua em: https://blog.luz.vc/como-fazer/como-fazer-cotacao-de-precos-na-sua- -gestao-de-compras/ FONTE: https://blog.luz.vc/como-fazer/como-fazer-cotacao-de-precos-na-sua-ges- tao-de-compras/ Para Figueiredo (1994) e Meireles (1993), Licitação pode ser definida como um procedimento administrativo, um meio técnico legal, uma sucessão ordenada de atos que visam a garantir princípios jurídicos consagrados e controladores dos atos do Estado. A licitação deve sempre buscar o alcance de dois objetivos básicos que são: Selecionar a proposta mais vantajosa para a administração e propiciar iguais oportunidades àqueles que desejam contratar com a Administração Pública. Em se tratando de cotação ou pesquisa de preços, a previsão legal da pesquisa de preço (cotação), encontra-se na Lei n° 8.666 (lei das licitações), de 1993 nos Artigos 7º, § https://blog.luz.vc/como-fazer/como-fazer-cotacao-de-precos-na-sua-gestao-de-compras/ https://blog.luz.vc/como-fazer/como-fazer-cotacao-de-precos-na-sua-gestao-de-compras/ https://blog.luz.vc/como-fazer/como-fazer-cotacao-de-precos-na-sua-gestao-de-compras/ https://blog.luz.vc/como-fazer/como-fazer-cotacao-de-precos-na-sua-gestao-de-compras/ 23UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras 2º, inciso II, § 9°; Art. 15, III, § 1º, § 6º; Art. 26, parágrafo único, inciso III; e Art. 43, inciso IV. É notório para todos que participam da fase interna da licitação e são responsáveis por este processo que antecede a atividade das compras, que a cotação ou pesquisa de preços, é uma etapa fundamental da elaboração do Termo de Referência, sendo um dos fatores decisivos para o sucesso de um processo licitatório de contratação pública para as aquisições de produtos e serviços, ou seja, as compras. Considerando as características da gestão pública, a cotação ou pesquisa de pre- ços não deve ser vista apenas como mera formalidade legal, mas como algo essencial para o processo de compras, pois torna possível atingir a eficiência em cada processo licitatório, visando as boas práticas da gestão pública e os melhores resultados para a organização. Já, levando em consideração as características da iniciativa privada, vemos que o sistema de cotação é perigoso, pois caso haja poucas empresas no mercado, abrir cotação para decidir a contratação é correr o risco de ser vítima de um jogo com cartas marcadas, o chamado “cartel”, onde quase sempre o comprador é quem sai perdendo. Assim, a ne- gociação nesse caso, é sem dúvida a melhor opção. Evidente que fazer cotação antes de iniciar qualquer tipo de negociação é muito importante, para que se possa comparar propostas, preços, prazos, e condições gerais oferecidas pelos possíveis fornecedores, passando daí adiante para a negociação em si. De acordo com Baily et al (2000) a negociação é um processo composto por três fases: A primeira denominada como fase preparatória, onde a informação é analisada, os objetivos são estabelecidos e as estratégias desenvolvidas. E a segunda fase, a de reunião, que envolve o processo de discussão e troca de ideias, coleta e análise de outras informações e a firmação do acordo entre as partes interessadas. Já a chamada terceira fase, que é a fase final do processo, ocorre a implantação ou realização do acordo firmado pelas partes, ou seja, pelas organizações representadas nas fases anteriores, a execução do processo. De uma forma mais simples e visual, podemos dividir a negociação em três fases sendo: Planejamento, Execução e Controle, como podemos ver na figura abaixo: 24UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Figura 5: ETAPAS DO PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO FONTE: http://multmarketingcrm.blogspot.com.br/ Segundo Dias (2009), existem algumas estratégias básicas para se obter o sucesso em uma negociação, sendo: 1.Iniciar somente solicitando informações, fatos; deixando para posterior- mente a emissão de opiniões e julgamentos; 2. Buscar entender o lado do outro negociador para tentar compreender melhor suas intenções; 3.Procurar ter atitudes que sejam capazes de gerar a confiança do outro negociador; 4.Evitar fazer colocações definitivas ou radicais; 5.Lembrar que as pessoas possuem diferentes estilos de negociação, e procurar respeitar isto; 6.Saber ouvir e não atropelar verbalmente o outro negociador. Em um processo de negociação, é sempre importante buscar uma relação de “ga- nha-ganha” entre as partes, baseada no desejo de que ambos possam ficar satisfeitos com o resultado da negociação. Em um sistema de compras, principalmente no que se refere a negociação, o relacionamento entre as partes, ou seja, comprador/fornecedor, deve ter como base uma política de parcerias, pois isso sempre será benéfico para ambos, pois gera uma relação de confiança mútua e fidelidade para negociação, podendo até produzir http://multmarketingcrm.blogspot.com.br/ 25UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras contratos e relacionamentos de longa duração e com resultados surpreendentes. Devemos destacar que quando existe confiança em um relacionamento de compras entre um fornecedor e o comprador, a negociação se torna mais flexível, simples, objetiva e segura, pois esse elo entre as partes possibilita uma agilidade no tramite, tornado o processo de negociação menos burocrático, gerando economia e várias vantagens para as duas partes. De acordo com Deming (1990, p. 147). “Uma relação de longo prazo entre o com- prador e o fornecedor se faz necessária para assegurar melhor economia.” Mas devemos deixar claro que não existe a possibilidade de ocorrer parcerias e negociações em compras no setor público, nesse caso, o relacionamento com o fornecedor nas entidades que utilizam do sistema de licitação é feito por contratos firmados através dos processos licitatórios, ou seja, de acordo com a Lei nº 8 666/93, onde a concorrência livre deve estar acima das parcerias e emacordo com os princípios da lei de licitações públicas. Caso ocorra algum tipo de privilégio através de parcerias e negociações, isso pode incorrer em ato de improbidade e até mesmo crime contra o erário público. SAIBA MAIS LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 Texto compilado Mensagem de veto (Vide Decreto nº 99.658, de 1990) (Vide Decreto nº 1.054, de 1994) (Vide Decreto nº 7.174, de 2010) (Vide Medida Provisória nº 544, de 2011) (Vide Lei nº 12.598, de 2012) (Vide Lei nº 13.800, de 2019) Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. FONTE: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666cons.htm http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei 8.666-1993?OpenDocument http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666compilado.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/Mensagem_Veto/anterior_98/Vep335-L8666-93.pdf http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D99658.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1054.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2010/Decreto/D7174.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Mpv/544.htm#art15 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2012/Lei/L12598.htm#art15 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-2022/2019/Lei/L13800.htm#art31 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666cons.htm 26UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras COMPRAS PÚBLICAS E PRINCÍPIOS DA LICITAÇÃO Caro aluno, queremos destacar que as compras públicas devem obedecer aos princípios da licitação, ou seja, o que determina a Lei 8.666/93, conhecida como lei das lici- tações, e também na Lei 10.520, de 17 de julho de 2002, e aos princípios da administração publica, conforme veremos a seguir. A licitação estabelece diretrizes e regras para a aquisição de bens e serviços, regras essas definidas para ajudar a controlar o processo de compras públicas para aquisições em geral, onde seu principal objetivo é garantir transparência e segurança durante as transa- ções, além de qualificar fornecedores para obter uma utilização mais eficiente dos recursos, sendo essencial para a Gestão de Compras públicas. Vejamos que no setor público as compras tem suas características peculiares, em que o sistema é inflexível e burocrático, fazendo com que o sistema privado tenha mais eficiência e liberdade de negociação, então não é possível simplesmente substituir o modelo de compras utilizado no setor público pelo sistema do setor privado, mesmo porque estes possuem objetivos diferentes, e o setor público deve sempre estar baseado na legislação. Vamos então analisar as possibilidades de melhorias e de aplicação dos sistemas de compras e licitação no setor público, daquilo que há de melhor, ou seja de práticas reco- nhecidamente positivas e eficientes para este sistema, dentro daquilo que a lei estabelece e permite é claro. 27UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Segundo Dallari (1993, p. 29), “enquanto os particulares podem fazer tudo aquilo que a lei não proíbe, a Administração pública só pode fazer aquilo que a lei determina. Os interesses privados são disponíveis, mas os interesses públicos são indisponíveis. Os particulares escolhem livremente seus contra- tantes, mas a Administração não tem liberdade de escolha”. Nesse sentido, o sistema de compras na administração pública, tem como objetivo selecionar a proposta mais vantajosa e propiciar iguais oportunidades àqueles que desejam contratar com a Administração, sempre respeitando a legislação pertinente e os princípios da administração pública. SAIBA MAIS Mas, o que é licitação? Licitação nada mais é que o conjunto de procedimentos administrativos (administrati- vos porque parte da administração pública ) para as compras ou serviços contratados pelos governos Federal, Estadual ou Municipal, ou seja todos os entes federativos. De forma mais simples, podemos dizer que o governo deve comprar e contratar serviços seguindo regras de lei, assim a licitação é um processo formal onde há a competição entre os interessados. FONTE: https://portal.conlicitacao.com.br/o-que-e-licitacao/. De acordo com Justen Filho (2000), a licitação consiste em um procedimento administrativo, composto de atos sequenciais, ordenados e independentes, mediantes os quais a Administração Pública seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse, devendo ser conduzida em estrita conformidade com os princípios constitucionais e aqueles que lhes são correlatos. O mesmo autor ainda complementa, que a Licitação, é nada mais que um pro- cedimento administrativo ou um meio técnico legal, uma sucessão ordenada de atos que buscam garantir princípios jurídicos consagrados e controladores das ações do Estado, onde esta visa atingir dois objetivos básicos: selecionar a proposta mais vantajosa para a administração e propiciar iguais oportunidades àqueles que desejam contratar com a https://portal.conlicitacao.com.br/o-que-e-licitacao/ 28UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Administração Pública Lembremos que no setor público, deve-se obedecer a lei, ou seja, só é permitido fazer aquilo que está na lei, e assim garantir vários princípios, dentre eles o princípio da igualdade entre os concorrentes no processo de compras, onde gera reflexos diretos e ime- diatos, tanto administrativos como financeiros, e também muito significativos, que podem conduzir ao sucesso ou fracasso do processo de compras como um todo. REFLITA Como é possível garantir a igualdade de concorrência entre os participantes de um processo de compras públicas, em um processo de licitação se não for através de uma lei que promova a fiscalização e transparência do processo e por fim a punição daqueles que não a respeitam? FONTE: O autor. Em seu Artigo 1º a Lei 8.666/93 estabelece normas gerais sobre licitações e con- tratos administrativos referentes às compras, obras, serviços, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Já em seu Art. 3º prevê que, a licitação deve garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a Administração, em que deverá ser processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos constitucionais da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos, assim como ao da eficiência. Esses princípios constitucionais devem ser seguidos e obedecidos pois se assim não forem, os gestores estão sujeitos as penas na lei. Como sabemos a constituição federal é a carta maior de um país, ou seja, a lei mais importante e que se sobrepõe a todas as outras leis, sendo fundamental seu conhecimento e observância para a execução dos pro- cessos dentro da administração pública, o que não é diferente para o processo de compras publicas e licitação. 29UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras É importante destacar ainda que a Lei 8.666/93 estabeleceu cinco modalidades de licitação: Concorrência; Tomada de Preços; Convite; Concurso; Leilão. Lembrando também da Lei 10.520, de 17 de julho de 2002, que instituiu a sexta modalidade de licitação denominada Pregão, muito utilizada para aquisição de bens e ser- viços comuns no âmbito da administração pública. SAIBA MAIS Modalidades de Licitação: A modalidade indica o procedimento que irá reger a licitação. São modalidades: -Concorrência -Tomada de Preços -Convite -Concurso -Leilão -Pregão (Lei nº 10.520/02) Para saber mais acesse: <http://www.escoladoservidor.ac.gov.br/wps/wcm/connect/528b5c80484cfd47a28db- fd851b80238/LICITA%C3%87%C3%83O+-+MODALIDADES+-+EXTRA.pdf?MOD=AJPERES>. Fonte: o autor. A Lei 8.666/93,também prevê em seu Art. 14, que nenhuma compra será feita sem uma caracterização adequada de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários destinados para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato, ou seja, da licitação, e da responsabilidade de quem lhe tiver dado causa, ou efeito. Já o Art. 15. Diz que as compras, sempre que possível, deverão: I. Atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de espe- cificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de http://www.escoladoservidor.ac.gov.br/wps/wcm/connect/528b5c80484cfd47a28dbfd851b80238/LICITA%C3%87%C3%83O+-+MODALIDADES+-+EXTRA.pdf?MOD=AJPERES http://www.escoladoservidor.ac.gov.br/wps/wcm/connect/528b5c80484cfd47a28dbfd851b80238/LICITA%C3%87%C3%83O+-+MODALIDADES+-+EXTRA.pdf?MOD=AJPERES 30UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras manutenção, assistência técnica e garantias oferecidas; II. Ser processadas através de sistema de registro de preços; III. Submeter-se às condições de aquisição e pagamento semelhantes às do setor privado; IV. Ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando economicidade; V. Balizar-se pelos preços praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Admi- nistração Pública. Continuando a tratar sobre o mesmo artigo da lei de licitações, referente ao art. 15 da Lei 8.666/93, as compras, sempre que for possível, deverão ser processadas através de sistema de registro de preços, uma forma de contratação onde a administração pública promove uma concorrência pública mais ampla e vantajosa para a administração, visando estabelecer preços para itens que não serão necessariamente adquiridos ou comprados, apenas licitados, em que a administração por ventura virá a necessitar em algum momento oportuno, o que gera na verdade para o fornecedor vencedor, apenas uma expectativa de venda, que será realizada apenas com a real necessidade futura daquele produto ou serviço, levando em conta que deverá ser realizado até o limite do quantitativo previsto no processo licitatório, o que traz muito mais segurança nas compras, menos estoques, menos desperdícios e consequentemente mais economia para a administração. O sistema de registro de preços é um modelo muito vantajoso para a administra- ção pública, é um sistema que promove significativas reduções de gastos, por exemplo, reduzindo drasticamente a necessidade de grandes estoques, evitando a necessidade de grandes volumes de capital em compras, no tocante em que nesse sistema as compras são feitas de forma fracionada atendendo a cada necessidade no momento em que esta seja realmente necessária. É possível observar que o sistema de compras públicas no Brasil, é ainda muito bu- rocrático e baseado em uma legislação pouco flexível, que precisa ser repensado, mas que de certa forma também, vem seguindo uma tendência de flexibilização de seus processos, com efetivos controle nos resultados, principalmente por causa da tecnologia da informa- ção, leis de controle e transparência como a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) e a Lei de Acesso a Informação (LAI), por exemplo, pois é fato que a burocracia e o excesso de formalismos, muitas vezes não garantem a transparência e controle na utilização eficiente 31UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras dos recursos públicos, mas também atravanca o processo o tornando ineficiente muitas vezes. Algumas iniciativas importantes para o aprimoramento nos processos da gestão de compras públicas podem ser destacadas, como o uso do comércio eletrônico, a maximi- zação no uso do sistema de registro de preços assim como uma maior adesão do pregão como modalidade de licitação a ser utilizada. SAIBA MAIS Governo lança “Tinder” das compras públicas Aplicativo deve estimular a concorrência e aumentar a chance de pequenos empre- sários venderem para órgãos públicos. O governo quer aumentar as chances de pequenas empresas venderem para órgãos públicos e resolveu apostar em um aplicativo para isso. A ferramenta, que já está disponível, deve funcionar como um “Tinder” do pregão online: depois de cadastrar dados como tipo de material vendido e região em que atua, fornecedores recebem alertas sobre licitações que se encaixem no perfil inserido. A plataforma deve esti- mular a concorrência e, com isso, permitir economia nas compras governamentais. (Veja a matéria completa no link abaixo). FONTE: http://www.olicitante.com.br/governo-app-tinder-compras-publicas/ http://www.olicitante.com.br/governo-app-tinder-compras-publicas/ 32UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras CONSIDERAÇÕES FINAIS Caro(a) acadêmico(a), neste capítulo pudemos verificar que a Gestão de compras exerce um papel fundamental nas organizações atualmente, sejam elas públicas ou pri- vadas. Considerando o imenso volume de recursos financeiros envolvidos nas compras, assim como a enorme gama de informações tratadas nesse processo, é fundamental a boa gestão das compras e consciência de sua importância estratégica. Ficou muito claro que a gestão das compras é uma atividade fundamental para as organizações, e que esta impacta diretamente nos lucros e resultados delas, e no caso das organizações públicas que não visam lucro, impactam na qualidade dos serviços prestados aos cidadãos, o que supera aquela velha imagem de que a gestão de compras é apenas uma atividade secundária, vimos então que esta visão está sendo superada, onde a gestão de compras passa então a ser vista como uma parte fundamental do processo organizacional, e integrante da cadeia de suprimento (supply chain), o mais novo conceito para o processo de compras. O gestor deve também manter sempre um cuidado especial com os níveis de estoques, pois é de responsabilidade dos profissionais gestores de compras, e que os altos níveis de estoque possam parecer algo positivo, na verdade geram altos custos de manu- tenção, com espaços ocupados, custo do capital parado, entre outros problemas diversos, onde os níveis muito baixos de estoques também podem trazer muitos problemas e riscos, podendo prejudicar a eficiência da organização, com paralizações por faltas de materiais diversos ou suprimentos para atendimento dos clientes ou população que necessitar. Nesta primeira unidade estudamos o Planejamento das compras e a sua impor- tância dentro do contexto das compras em geral, em organizações públicas e privadas. Procuramos trabalhar a compreensão sobre as Fases e Processo de Compras, visando descrever e analisar as fases e os processos, e por fim , visando descrever e analisar como acontecem sobre negociação em compras, para compreender a importância da negociação para melhores compras, políticas nas Compras Públicas e Princípios da Licitação, como ocorrem e a importância no contexto público. Na próxima unidade iremos nos aprofundar mais em licitações, quanto à fase inter- na e seus procedimentos prévios. Até lá. 33UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Leitura Complementar Governo lança ferramenta para melhorar pesquisa de preços em compras públicas Publicado em 24/04/2017 Por Andreia Verdélio – Repórter da Agência Brasil Brasília Quando falamos em evolução nas organizações, podemos perceber que ao longo do tempo, muitas mudanças importantes vêm acontecendo, principalmente com relação as formas como as organizações tem administrado seus negócios. O Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) lançou hoje (24) uma ferramenta – Painel de Preços – que permite pesquisar, analisar e comparar os preços praticados pelo governo federal nas contratações de materiais e serviços. “É uma ferramen- ta de ajuda ao gestor público, principalmente na fase de pesquisa de preço, que é uma fase crítica do processo de licitação”, disse o ministro do Planejamento, Dyogo Oliveira. Com isso, um processo de pesquisa de mercado que, então, levaria cerca de 15 dias,poderá ser feito em 15 minutos. O painel disponibiliza dados e informações de compras públicas homologadas no Sistema de Compras do Governo Federal (Comprasnet) em 2015, 2016 e 2017 e tem o objetivo de auxiliar os gestores públicos na realização de pesquisa e cotação de preços. A ferramenta é aberta e também dá transparência aos gastos públicos e estimula o controle social das compras feitas pelos órgãos. Além de órgão da administração pública federal direta, estão no Comprasnet al- guns órgãos estaduais e prefeituras. Entretanto, o Painel de Preços pode ser utilizado por qualquer gestor e pelos cidadãos, independente de estarem cadastrado no Comprasnet. Segundo Oliveira, em 2016, o governo federal gastou R$ 49 bilhões em bens e R$ 40 bilhões com a contratação de serviços. A ferramenta Painel de Preços está disponível na página paineldeprecos.planejamento.gov.br. De acordo com o ministro, hoje há uma grande disparidade de preços em licitações para produtos semelhantes, e a expectativa é que, com a utilização do painel, haja uma harmonização nos valores. “Isso cria uma referência para os novos processos”, afirmou, explicando que a ferramenta previne que as licitações sejam feitas com preços acima de mercado. “As compras que vierem a ser realizadas e se destacarem por estarem de maneira exageradamente distante da média, evidentemente, http://paineldeprecos.planejamento.gov.br/ 34UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras passarão por algum tipo de fiscalização dos órgãos de controle”, acrescentou Oliveira. O ministro disse ainda que não há um alerta automático para esses casos e que a pesquisa é individualizada. O custo do MP para o desenvolvimento da ferramenta foi R$ 1,5 milhão. Oliveira disse que alguns órgãos contratam serviços similares na iniciativa privada a R$ 4 milhões anuais, gasto que já será economizado com a utilização do Painel de Preços. Entretanto, para o ministro, a maior economia virá à medida que os preços começarem a convergir para o centro da média das compras realizadas, já que 90% das instituições não tinham ferramentas tecnológicas que permitiam esse tipo de pesquisa. O MP publicou hoje no Diá- rio Oficial da União a Instrução Normativa n° 3/2017 que dispõe sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral. A instrução torna o Painel de Preços a ferramenta prioritária para pesquisa de mercado, exceto em situações em que o bem, ou serviços, seja muito específico e não conste na base de dados do sistema. Após o lançamento do painel, hoje, em Brasília, alguns gestores de compras parti- ciparam de um workshop sobre a ferramenta. Segundo o ministro do Planejamento, estão disponíveis vídeos e tutoriais sobre como o Painel de Preços, que é fácil de usar. FONTE: http://agenciabrasil.ebc.com.br/geral/noticia/2017-04/governo-lanca-ferra- menta-para-aperfeicoar-pesquisa-de-precos-em-compras http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=24/04/2017&jornal=1&pagina=79&totalArquivos=224 http://agenciabrasil.ebc.com.br/geral/noticia/2017-04/governo-lanca-ferramenta-para-aperfeicoar-pesquisa-de-precos-em-compras http://agenciabrasil.ebc.com.br/geral/noticia/2017-04/governo-lanca-ferramenta-para-aperfeicoar-pesquisa-de-precos-em-compras 35UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras Material Complementar Título: Planejamento nas Licitações e Contratações Governamen- tais: Estratégias para Suprimentos Públicos. Autor: Jair Eduardo Santana Editora: Negócios Públicos. Sinopse: A obra é atual, moderna e inspiradora de inovação or- ganizacional, extremamente útil para o dia a dia na Administração Pública. O autor, com suas escolhas pessoais, destaca-se como um jurista do terceiro milênio, afinado com o ideário de reconhecer o cidadão como protagonista das decisões do planejamento. Jair Santana expõe com clareza em texto tão bem-vindo para aqueles que almejam a economicidade das aquisições públicas. Destaque especial para o planejamento nas aquisições públicas com a figura do “começar pelo fim” e a preocupação em entender o desenvol- vimento induzido pelas compras públicas. A obra cumpre o seu papel inovador especialmente em seu último capítulo, confira! http://www.ciadoslivros.com.br/meta/editora/viena 36UNIDADE I Noções Gerais Sobre Gestão de Compras REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARNOLD, Tony J.R. (1999) Administração de Materiais. São Paulo: Atlas. BAILY, et al. Compras: princípios e administração. SãoPaulo: Atlas, 2000. BALLOU, Ronald H. (2001) Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: Planejamento, Organização e Logística Empresarial. 4 a ed. Porto Alegre: Bookman. BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/Logística Empresarial: Tradução Raul Rubenich. 5. Ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva, 2003. BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, Senado Federal, Centro Gráfico, 1988. BRASIL, Lei nº 8 883, de 08 de junho de 1994. Altera os dispositivos da Lei nº 8 666, de 21 de junho 1993, que regulamenta o Artigo 37, inciso XXI, da Contituição Federal, institui normas para licitações e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasí- lia, v. 132, n. 108, p. 8286, 09 de junho de 1994. BRASIL. Lei Federal nº 8.666, de 21.06.93, atualizada pelas Leis nº 8.883, de 08.06.1994; nº 9.648, de 27.05.1998 e nº 9.854, de 27.10.1999. BRASIL. Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. 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Atlas, 1997. 38 Objetivos de Aprendizagem • Compreender a importância no Planejamento das contratações. • Conhecer as Modalidades e tipos de licitação. • Verificar como acontece Pesquisa de Mercado, Pesquisa de preços, Estimativa e previsão orçamentária. • Entender sobre Parcelamento, Fracionamento e Indicação de Marca. • Estudar sobre o Projeto Básico, Termo de Referência e Elaboração do Edital. • Compreender os critérios de habilitação e Análise Jurídica. Plano de Estudo • Planejamento das contratações. • Modalidades e tipos de licitação. • Pesquisa de Mercado, Pesquisa de preços, Estimativa e previsão orçamentária. • Parcelamento, Fracionamento e Indicação de Marca. • Projeto Básico, Termo de Referência e Elaboração do Edital. • Critérios de habilitação e Análise Jurídica. UNIDADE II Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios Professor Esp. Heider Jeferson Gonçalves 39UNIDADE II Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios INTRODUÇÃO Caro(a) acadêmico(a), em se tratando de planejamento nas compras e contratações públicas, e mais especificamente sobre licitações, destacamos que a licitação divide-se em duas fases: a fase interna e a fase externa, onde a fase interna (ou preparatória) da licitação, é a fase na qual será desenvolvido todo o planejamento da contratação. Fase esta a qual vamos tratar, e que iremos nos aprofundar mais em nosso material de estudo. Nesta etapa são efetuados os procedimentos prévios à contratação, delimitam-se as condições do instrumento convocatório antes de trazê-las ao conhecimento da sociedade. Mas antes de qualquer coisa, antes de se pensar na elaboração de um processo licitatório para compras públicas, é preciso definir, primeiramente, aquilo que se deseja comprar ou contratar, isto é, o objeto da licitação. Entretanto, antes mesmo da definição do objeto, é imprescindível, primeiramente, a identificação da necessidade do demandante. A necessidade, por sua vez, é a demanda que deverá ser suprida pela Administração, pois é a partir da sua identificação é que se inicia todo processo. É importante frisar que as compras devem ser planejadas para todo o exercício financeiro, pois quando são feitas compras em grandes quantidades, temos o que chamamos economia de escala, ou seja, ganha-se pela escala ou quantidade. Mas não se deve cotar quantidades fora da realidade prevista, pois enganar o fornecedor é ilegal além de imoral. Dentre nossos objetivos desta- camos a importância no Planejamento das contratações, além de conhecer as Modalidades e tipos de licitação. Vamos também abordar sobre pesquisa de mercado, a pesquisa de preços, assim como estimativa e previsão orçamentária, além de procurar entender as questões relacionadas a parcelamento e fracionamento de licitações, como também sé é possível a indicação de determinadas marcas para um certame. Vamos estudar o Projeto Básico, Termo de Referência, e Elaboração do Edital, entre outros pontos fundamentais do processo interno das licitações. Enfim, nesta unidade de nosso material, iremos focar na fase interna da licitação e procedimentos prévios, e abordar diversas questões cruciais das compras públicas, como o planejamento das contratações, as modalidades e tipos de licitação, pesquisa de mercado, preços, estimativa e previsão orçamentária. Iremos também falar sobre parcelamento e fracionamento, suas diferenças e similaridades, assim como as possibilidades de indicação de marca nos processos licitatórios. Outros pontos fundamentais são os referentes ao Pro- jeto Básico, Termo de Referência e Elaboração do Edital, abordando também os critérios de habilitação e Análise Jurídica. Vamos juntos nessa nova etapa, que promete muito aprendizado e novos conheci- mentos. Vamos em frente! https://www.viannaconsultores.com.br/contratos-administrativos 40UNIDADE II Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios PLANEJAMENTO DAS CONTRATAÇÕES O planejamento das contratações é extremamente importante para o processo de compras públicas, pois é a base que irá determinar a qualidade dos produtos ou serviços que serão adquiridos pela administração. Essas contratações determinam muitas vezes o sucesso ou não de um processo de compras públicas, pois, é através deste planejamento que os gestores podem se organizar melhor quanto aos recursos e procedimentos envol- vidos. Segundo Maximiano (2004), entende-se por planejamento a atividade de se definir um futuro desejado e de se estabelecer os meios pelos quais este futuro será alcançado. Trata-se essencialmente de um processo de tomada de decisões, caracterizado por haver a existência de alternativas. Para Santos (2017), “Planejar é pensar antecipadamente em objetivos e ações, devendo os atos administrativos serem baseados em algum método, plano ou lógica e não em suposições. São os planos que organizam e definem o melhor procedimento para alcançá-los”. Já de acordo com Chiavenato (2004, p. 152) “O planeja- mento é a primeira das funções administrativas e é a que determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos e como alcançá-los”. Andrade et al (2005), apontam que o planejamento das aquisições de materiais e contratações de serviços é o marco inicial para realização de uma gestão efetiva dos 41UNIDADE II Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios recursos públicos, na qual a qualidade deste planejamento indicará a obtenção de uma boa ou má execução. Devemos destacar que a importância do planejamento na Administração Pública é muito evidente, são diversas as evidências que abordam essa questão do empre- go e uso dos recursos públicos. Vamos destacar, por exemplo, alguns dispositivos jurídicos, que destacam tais evi- dências, ou seja, da realização de um planejamento prévio e adequado com relação ao uso e aplicação dos recursos públicos, sendo: Em consonância com o princípio da eficiência, a Constituição Federal de 1988, prevê em seu artigo 174: “Como agente normativo e regula- dor da atividade econômica, o Estado exercerá, na forma da lei, as funções de fiscalização, incentivo e planejamento, sendo este determinante para o setor público e indicativo para o setor privado”. (BRASIL, 1988). REFLITA PLANEJAMENTO ... Se um de vós decidirdes construir uma torre, não irá primeiro se sentar e calcular as despesas para ver se tem dinheiro suficiente para completar o projeto? Ele irá fazer isso por medo de construir a fundação e depois não poder completar a obra. [Lucas 16:28-29] Temos como exemplo também, o que consta no artigo 14, da lei 8.666/93, onde “Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabili- dade de quem lhe tiver dado causa”. (BRASIL, 1993). E ainda, citando mais uma importante legislação aplicada a administração publica, a Lei de Responsabilidade Fiscal, Lei 101 de 2000, além do assunto planejamento ter destaque em capítulo próprio (o capítulo II – artigos do 3º a 10), destaca-se o previsto no § 1º do artigo 1º: § 1o A responsabilidade na gestão fiscal pressupõe a ação planejada e transparente, em que se previnem riscos e corrigem desvios capazes de afetar o equilíbrio das contas públicas, mediante o cumprimento de metas de resultados entre receitas e despesas e a obediência a limites e condições no que tange a renúncia de receita, geração http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/188546065/constitui%C3%A7%C3%A3o-federal-constitui%C3%A7%C3%A3o-da-republica-federativa-do-brasil-1988http://www.jusbrasil.com.br/topicos/11315583/artigo-14-da-lei-n-8666-de-21-de-junho-de-1993 http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/1027021/lei-de-licita%C3%A7%C3%B5es-lei-8666-93 http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/102628/lei-de-responsabilidade-fiscal-lei-complementar-101-00 http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/377664/lei-101-00 http://www.jusbrasil.com.br/topicos/11252482/par%C3%A1grafo-1-artigo-1-lc-n-101-de-02-de-dezembro-de-2000 http://www.jusbrasil.com.br/topicos/11252482/par%C3%A1grafo-1-artigo-1-lc-n-101-de-02-de-dezembro-de-2000 http://www.jusbrasil.com.br/topicos/11252521/artigo-1-lc-n-101-de-04-de-maio-de-2000 42UNIDADE II Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios de despesas com pessoal, da seguridade social e outras, dívidas consolidadas e mobiliária, operações de crédito, inclusive por antecipação de receita, concessão de garantia e inscri- ção em Restos a Pagar. (BRASIL, 2000). Sobre o planejamento em compras, podemos entender que sem planejamento não se consegue alcançar os objetivos de forma efetiva, podendo até mesmo nunca alcançá-lo, pois não podemos fazer compras de qualquer coisa a esmo, ou seja, pela sorte ou acaso, é preciso planejar para poder comprar com sucesso. O planejamento não assegura o sucesso absoluto e nem elimina os riscos por completo, na verdade ele ajuda a detectar as ameaças e prevenir erros, antes que aconteçam e causem prejuízos, ainda mais na administração pública, onde a antecipação e o planejamento são previstos em lei e tornam-se cada vez mais importantes para uma gestão mais transparente. Outro exemplo da importância do planejamento se dá nas constantes orientações encontradas nos relatórios dos relatores, nos votos dos Ministros e nas decisões acordadas do Tribunal de Contas da União, pois em consulta a base de dados do TCU, a palavra “planejamento” aparece em mais de 25 mil acórdãos realizados por esta Corte, número este que indica o quanto é valorizada esta etapa das licitações. Vemos assim que, a jurisprudência do TCU já deliberou em muitos casos indicando a necessidade da realização de planejamento prévio dos gastos anuais, com o objetivo de evitar o fracionamento das despesas e de realização de procedimentos licitatórios dentro das modalidades adequadas, minimizando assim equívocos e evitando desvios e infrações contra a administração pública. Ainda em se tratando de planejamento nas compras e contratações públicas, e mais especificamente sobre licitação, destacamos que a licitação divide-se em duas fases: a fase interna e a fase externa. A fase interna (ou preparatória) da licitação, é a fase na qual será desenvolvido todo o planejamento da contratação. Fase esta a qual estamos tratando, e que iremos nos aprofundar mais em nosso material de estudo. Nesta etapa são efetuados os procedimen- tos prévios à contratação, delimitam-se as condições do instrumento convocatório antes de trazê-las ao conhecimento da sociedade. (BRASIL, 1993). https://www.viannaconsultores.com.br/contratos-administrativos https://www.viannaconsultores.com.br/contratos-administrativos 43UNIDADE II Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios A fase interna ou preparatória da licitação é formada pelos atos a seguir: 1) Identificação da Necessidade: Uma licitação tem seu nascimento a partir de uma necessidade, um problema ou demanda que a Administração detecta e que precisa ser solucionado para que possa atingir seus objetivos, onde quem identifica tal problema ou necessidade é o setor requisitante a qual a necessidade está localizada ou vinculada, em que tal necessidade deve estar expressamente indicada no processo da licitação a se formar. 2) Requisição do Objeto: O tal objeto que será contratado ou adquirido, é na ver- dade a solução para a necessidade (problema) ou certa demanda da Administração, sendo portanto produtos de bens ou serviços, onde a requisição do objeto, deve ser efetuada também pelo setor requisitante, sendo sempre muito clara e precisa, contendo a indicação e justificativa de sua necessidade, e maior detalhamento possível. 3) Autorização da abertura da licitação, pela autoridade competente e justificativa da contratação: A Autoridade Competente, que no caso pode ser o chefe do poder executivo, legislativo, judiciário ou um subordinado responsável e a quem compete tal ação, avalia a conveniência e oportunidade da contratação e manifesta sua concordância ou não com a instauração da licitação. Essa autorização é o ato administrativo que formaliza o início da licitação, ou seja, sua liberação para acontecer. O mesmo deve Justificar então, diante da concordância com o processo, a real necessidade da contratação, indicando que o objeto do certame será o que o órgão/entidade precisa contratar para atender a sua necessidade, problema ou demanda identificada. 4) Abertura do processo administrativo: Conforme artigo 38 da Lei nº 8666/93, de- verá ser aberto um processo administrativo, autuado, protocolado e numerado, em formato de processo eletrônico, onde o Decreto Federal nº 8.539 de 08 de outubro de 2015 instituiu o uso obrigatório do processo administrativo eletrônico, dispondo sobre este meio para a realização do processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional, onde seu objetivo é que, todos os atos processuais do processo administrativo sejam registrados e disponibilizados por meio eletrônico e não mais por processos arcaicos e morosos baseados em papel, como era feito anteriormente. 44UNIDADE II Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios SAIBA MAIS Uma plataforma muito utilizada é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), desen- volvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). A cessão desta plataforma é para toda Administração Pública e de forma gratuita. O Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG) selecionou a solu- ção Sistema Eletrônico Nacional - SEI, desenvolvida pelo TRF4, mediante acordo ce- lebrado entre o MPDG e o TRF4, autorizando o MPDG a compartilhar o software com os órgãos da Administração Pública Federal que estão sob sua jurisdição (órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações federais). Para maiores informações, acesse o site www.processoeletronico.gov.br Demais órgãos/entidades (Empresas Públicas, Sociedades de Economia Mista e ór- gãos dos Poderes Judiciário e Legislativo) e demais esferas (Estados e Municípios) devem entrar em contato diretamente com o TRF4 caso queiram utilizar a plataforma, que, reitere-se, é disponibilizada gratuitamente. 5) Elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência, onde constará: Nesta fase deverá ainda ser elaborado por um agente responsável ou equipe preparada que tenha os conhecimentos técnicos necessários e suficientes ao que se deseja contratar conforme o Termo de Referência ou Projeto Básico, onde constará todo detalhamento do objeto e demais obrigações que integram o certame, tais como segue: Definição (especificação) do objeto; Orçamento detalhado; Definição dos métodos, estratégia de suprimento, prazo e forma de execução, cronograma de desembolso etc. Nesse caso também deverá ser aprovado pela autoridade competente que aprovou a abertura da licitação. 6) Orçamento estimado pela pesquisa de mercado: Muito importante também para o processo, a pesquisa de mercado é feita na fase interna do processo licitatório, ela é obri- gatória em qualquer processo de licitação (seja realizada por qualquer das modalidades) http://www.processoeletronico.gov.br 45UNIDADE II Fase Interna da Licitação e Procedimentos Prévios ou também na contratação direta, pois é pela pesquisa de mercado que a Administração pública consegue identificar quais são os preços praticados no mercado local ou ramo do objeto (bem ou serviço) da contratação em questão. 7) Previsão/indicação de recursos orçamentários: Deve-se considerar e em obe- diência aos
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