CONTAS A RECEBER

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Contas a receber
Cada empresa tem uma política de crédito própria. Ou seja, além da
possibilidade de vender à vista, que é sempre a melhor opção para a
empresa, é costume a permissão para a comercialização de outras formas,
com prazos posteriores de pagamento.
Isso pode aumentar substancialmente o volume das vendas, visto que,
muitas vezes, o cliente não está disposto a pagar à vista, mas se sente
tentado a realizar a compra diante da possibilidade de levar o produto naquele
momento e efetuar o pagamento depois e de forma parcelada, em duas, três
ou mais vezes. Em muitos casos, essa possibilidade funciona como um
atrativo para a finalização do negócio.
A concessão do crédito é uma atividade muito importante da
administração financeira. Se mal estruturada, pode trazer enormes prejuízos à
empresa. Por outro lado, não conceder crédito (possibilidade de se comprar a
prazo) pode reduzir a entrada de recursos, em função de uma provável
diminuição de vendas.
Portanto, neste capitulo, vamos abordar o funcionamento do setor de
contas a receber, que é o responsável pelo controle de crédito, recebimento,
emissão e envio de notas fiscais, verificação de recebimento e cobrança de
inadimplentes.
Fluxo e processos
O setor de contas a receber é o responsável pela administração da
conta “clientes a receber”, do ativo da empresa. A sua importância possibilita
benefícios para os gestores financeiros, entre eles:
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Conhecer clientes que pagam em dia.
Conhecer o montante a receber em um determinado período,
possibilitando comprometer estes valores em algum
compromisso financeiro da empresa.
Ajuda a programar cobranças.
Conhecer o perfil de cada um dos seus clientes e saber quais
são os responsáveis pela maior parte do faturamento.
Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa da
empresa.
Mas, para a efetivação desses benefícios, é necessário que se conheça
os processos padrões desse setor, adotados pela maioria das empresas.
Para a melhor compreensão do fluxo do setor de contas a receber,
vamos utilizar um exemplo prático.
Digamos que sua empresa, a GYS Maquinários,
venda máquinas para produção de uma peça
exclusiva. O Sr. Fulano, dono da empresa XY,
quer comprar uma de suas máquinas, no valor
de R$ 200.000,00, porém de forma parcelada,
em seis vezes no boleto. Nesse caso, o
vendedor da sua empresa manda um pedido,
com os detalhes da negociação, para o setor
de contas a receber realizar a:
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Análise de crédito
Nessa etapa serão analisadas as informações
financeiras da empresa XY, para poder liberar a
negociação, conforme normas pré-estabelecidas pela
GYS Maquinários. Caso seja negado, o setor irá sugerir outra forma de
negociação do pagamento; ao invés, por exemplo, de seis parcelas, que
sejam efetuadas quatro. Se o cliente não aceitar, encerra-se a
negociação, podendo arquivar ou cancelar o pedido. Caso seja
aprovado, a próxima etapa contemplará o: Processo de recebimento.
Processo de recebimento
Nessa fase, deve-se realizar o pagamento, à vista ou a
prazo, negociado no pedido aprovado anteriormente. No
nosso exemplo, deve-se emitir os boletos bancários
acordados, sendo estes encaminhados antes ou juntamente com a: Nota
fiscal emitida.
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Nota fiscal emitida
Com o processo de recebimento, a nota fiscal da venda
do produto ou de serviço prestado é emitida, com todas
as informações do pedido e dos comprovantes de
recebimento de pagamento, sendo, então, encaminhada para o cliente.
Depois disso, é importante que o setor de contas a receber faça um
acompanhamento das contas de recebimento a prazo para saber se
foram pagas ou não. No nosso exemplo, a XY não pagou a terceira
parcela do boleto bancário dentro do prazo. Dessa forma, deve-se
acionar os procedimentos de: Cobrança e negociação..
Cobrança e negociação
Essa etapa é feita caso não haja pagamento do cliente
dentro do prazo estipulado, aplicando os procedimentos
padrões. Se não houver pagamento ou acordo, a
cobrança precisará ser feita de forma judicial. Caso haja o recebimento,
encerra-se o procedimento do fluxo..
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Figura 1 - Fluxograma dos processos do setor de contas a receber
Figura 1 - Fluxograma dos processos do setor de contas a receber
Com essas informações compartilhadas, vamos, agora, detalhar alguns
procedimentos. Vamos começar com a análise de crédito.
Análise de crédito
Nessa etapa, primeiramente, é necessário conhecer a política de crédito
adotada pela empresa, para que se possa fazer a análise adequada da
concessão de crédito ao cliente.
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A política de crédito de uma empresa define formas de concessão de
crédito com base nas condições presentes e expectativas futuras da situação
econômico-financeira da empresa, das condições da economia e do mercado
em que a empresa atua. Na maioria dos estabelecimentos, elas são
aplicadas quando a venda não for feita à vista ou em cartão de crédito ou
débito, mas sim quando for a prazo, conforme veremos no tópico “processo
de recebimento”.
Segundo critérios, geralmente utilizados no mercado, o
estabelecimento de uma política de crédito envolve o
estudo de três elementos básicos, a saber: seleção de
cliente, prazos de crédito e limites de créditos.
Seleção de clientes
Trata-se de uma avaliação do risco que o potencial cliente gera, em face do aumento
das vendas e lucros que ele pode proporcionar. Normalmente, as empresas atribuem
pontuações para cada critério apresentado. Essa pontuação depende de cada
empresa, de acordo com critérios que ela julga mais adequados para análise. No dia a
dia, podemos ilustrar esses critérios, por exemplo: consultas a entidades como o Serasa
e SPC, comprovação de renda, tempo mínimo de conta bancária, referências, entre
outras. Todos esses itens, certamente, fazem parte da seleção dos clientes, de acordo
com a política de crédito da empresa.
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Para ilustrar esses critérios, digamos que uma empresa adote uma
política de crédito, a partir de uma pontuação de 0 a 100 pontos, os padrões
de crédito da empresa recomendam aceitar todos os solicitantes com 80
pontos ou mais; conceder créditos limitados, numa base experimental, a
solicitantes com classificação entre 70 e 80 pontos e rejeitar os solicitantes
com menos de 70 pontos, com base em algumas características de
pontuação, com os respectivos pesos.
Em certo período, três solicitações apareceram e geraram os seguintes
resultados:
Prazo de crédito
Depois de selecionados os clientes, para os quais a empresa concederá crédito, ela
deverá informar o prazo para o pagamento das vendas. Trata-se de delimitar quanto
tempo o cliente terá para efetuar o pagamento. Quanto maior o prazo para o efetivo
recebimento das vendas, maior tenderá a ser o montante investido em contas a receber.
Lembre-se de que os períodos de recebimento das vendas devem estar sincronizados
com os períodos de pagamentos, para evitar o desequilíbrio do fluxo de caixa
empresarial.
Limite de crédito
Após a definição de quem poderá obter crédito na empresa e quanto tempo disporá
parao efetivo pagamento, os gestores devem definir qual é o montante que será cedido,
ou seja, “até quanto”. Essa decisão deve considerar o risco de perda do valor que a
empresa assume ao ceder crédito, em face da probabilidade de não pagamento. Trata-
se de comparar o que a empresa ganha com o montante cedido ao cliente e o risco que
ela corre por ceder esse valor.
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Características financeiras e creditícias
Solicitante
A B C
(De 0 a 100 pontos)
Referência de crédito 15 22,5 20
Nível de escolaridade 10,5 10,5 12
Casa própria 10 9 6
Nível de renda 7,5 8 8
Histórico de pagamento 18 25,5 21
Tempo de emprego 5 6 9
Total 66 81,5 76
A empresa pode conceder crédito ao solicitante B; crédito
limitado, ao solicitante C e rejeitar o solicitante A.
Um ponto que deve ser
considerado é a necessidade de
agilidade na operação de
concessão de crédito, pois não
se pode aplicar muito tempo no
levantamento e análise das
informações, sob pena de o
cliente desistir ou do custo para
esse procedimento tornar-se
muito elevado em relação ao valor
do crédito.
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Procedimento de recebimento
Sendo aprovado o pedido, deve ser feito o procedimento de
recebimento - ou pagamento - do produto, mercadoria ou serviço oferecido. O
pagamento é a principal forma de extinção das obrigações, pois é um
procedimento muito comum e ocorre com grande frequência na sociedade,
pois toda obrigação deve ser cumprida.
As formas de pagamentos mais comuns encontradas no mercado são: à
vista e a prazo.
Pagamento à vista
É o pagamento feito no ato da compra. É débito quitado de imediato e
sem parcelas adicionais. Quando se diz que determinado produto foi
pago à vista, significa que a totalidade do seu valor foi descontada de
uma só vez, em um prazo inferior a 30 dias.
Os principais tipos de pagamento à vista são:
Pagamento em dinheiro
Depósito bancário
Boleto bancário
Cartão de débito
Cheque a vista
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Pagamento a prazo
O pagamento pode ser efetuado, futuramente, por meio de prestações (a
crédito). 
Representa a parcela do valor total de um produto, fazendo com que o
comprador pague em frações, usualmente mensais.
Alguns tipos de pagamento a prazo são:
Cartão de crédito
Nota promissória
Letra de cambio
Duplicatas
Cheques pré-datados
Como vimos anteriormente, a principal preocupação de verificação do
setor de contas a receber está no pagamento a prazo, pois está diretamente
relacionado com crédito disponibilizado ao cliente. Porém, em operações
com cartão de crédito, esse tipo de preocupação não existe, pois o
pagamento da venda é garantido para a empresa (com um desconto de
percentual estabelecido em contrato) e todo o processo de cobrança fica a
cargo da instituição financeira responsável pelo cartão.
No entanto, nos demais tipos, deve-se ter
atenção à verificação e emissão dos devidos
documentos não fiscais, conforme visto nos
conteúdos abordados anteriormente. Alguns
exemplos de cuidados que precisam ser
observados:
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Os vencimentos, para pagamento das
parcelas, devem estar de acordo com
a negociação aprovada pela análise
de crédito.
Os valores de cada parcela precisam
estar de acordo com o total
estabelecido na venda.
Após a confirmação do pagamento, é fundamental que:
Seja encaminhado para o setor responsável o pedido e,
dependendo da negociação, o comprovante de quitação, como
o recibo da máquina de cartão de débito/crédito, comprovante
de depósito, entre outros, para que possa ser feita a emissão
da nota fiscal para o cliente.
Se o modo de pagamento acontecer por meio de documento
não fiscal, como duplicatas, é preciso o encaminhamento das
devidas parcelas antes ou juntamente com as notas fiscais.
Nota fiscal: conferência, emissão e encaminhamento
O próximo passo, após a confirmação de recebimento ou aprovação do
crédito, é a realização da conferência ou emissão da nota fiscal (NF), para
que ela seja encaminhada ao cliente.
Geralmente, nas empresas a emissão
é feita pelo setor de faturamento, ficando,
para o setor de contas a receber, a
responsabilidade de conferir e enviar a NF.
Entretanto, a emissão também pode ser
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feita por este setor, pois ele é o
responsável por encaminhar ao cliente os
documentos não fiscais, como as
duplicatas, por exemplo.
Vimos anteriormente os tipos de notas fiscais, bem como as noções
fiscais, sendo essas informações fundamentais para os cuidados na emissão
e/ou conferência das NF de venda do produto, mercadoria ou serviço.
Pelo motivo da maioria dos estabelecimentos utilizarem Nota Fiscal
Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), vamos conferir
quais são as informações que devem aparecer na emissão e conferência
delas.
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Figura 2 - Nota Fiscal Eletrônica 
Fonte: Adaptado de: < http://www.concrecity.empresascity.com.br/upload_pic/images/CONCRECITY-Imagem-
DANFE-19-10.jpg
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Dados do destinatário
Serão preenchidos os dados do cliente, como CPF ou CNPJ, nome
completo, endereço, telefone, e-mail, entre outros dados. Duas
preocupações devem ser verificadas nesse campo:
Os dados descritos na Nota Fiscal devem estar de acordo
com o do pedido aprovado.
Deve ser informado o máximo de dados possíveis, para
que haja integridade na informação do cliente.
Data de emissão
Corresponde à data de concretização da venda do pedido, ou seja,
pelo reconhecimento do recebimento do pagamento à vista ou da
confirmação de crédito, feita para pagamentos a prazo. Nas NF-e, os
campos “data de entrada” e “hora de saída” devem ser preenchidos de
forma eletrônica ou escrita à mão pela expedição, quando o cliente
receber o produto.
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Dados do produto/serviço
Também conhecido nas NFS-e como “discriminação dos serviços”,
nesse campo deve constar o produto, a mercadoria ou o serviço vendido,
com suas especificações técnicas (nome do produto, quantidade, peso
etc.) e fiscais (CFOP, impostos incidentes, entre outros), de acordo com a
região da empresa.
Cálculo dos impostos
Nessa parte os cálculos dos impostos devem aparecer e devem ser
informados nos dados do produto/serviços, constando as bases de
cálculos e os valores de impostos gerados, como ICMS, IPI e ISSQN.
Caso haja algum valor errado, procure verificar o erro e corrigir ou nos
dados do produto ou com o responsável pela área fiscal de sua empresa.
Transportador (exclusiva de NF-e)
Deve ser informada a forma de envio do produto ou mercadoria
para o cliente: pela expedição, transportadora própria ou terceirizada.
Nessas duas últimas modalidades, é preciso completar com o máximo de
informações da transportadora, do veículo que irá transportar a
mercadoria, dentre outros dados.
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Figura 3 - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
Fonte: Adaptada de https://barramansa.nfe.com.br/nfse/App_Themes/PMBM/images/nota_exemplo.jpgPara emitir a Nota Fiscal, as empresas usualmente possuem programas
que estão integrados com outras áreas, como a tesouraria e contabilidade.
Entretanto, caso a entidade não possua um programa integrado, é preciso
emitir a NF e depois fazer os lançamentos da venda e dos recebimentos nos
sistemas, planilhas ou outros documentos disponibilizados pela empresa.
Cobranças e negociações
Fatura (exclusiva das NF-e)
Nesse campo, os vencimentos e os valores a serem pagos nas
duplicatas encaminhadas ao cliente serão descritos.
Outras Informações
Também conhecido como campo de “dados adicionais” na NF-e,
pode constar:
Informação a ser escrita, correspondente à parte fiscal do
produto, mercadoria ou serviço (como no caso de isenção
de produto previsto em lei específica).
Os dados do tipo de recebimento feito ou a ser realizado
pelo cliente, como cartão de crédito, cheque, entre outros,
EXCETO os que forem feitos por duplicatas.
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Após a realização da emissão da Nota Fiscal, o próximo passo é
receber pela venda efetivada, quando for venda a prazo.
É importante que os que trabalham no setor de contas a pagar façam um
controle periódico (por semana, quinzena ou mês) dos recebimentos efetivos
das parcelas pagas, de acordo com os respectivos vencimentos acordados.
Desta forma, três tipos de clientes podem ser encontrados:
Adimplentes: os que pagam antecipadamente ou em dia.
Inadimplentes: os que pagam com atraso de até 30 dias.
Insolventes: os que estão em fase de negociação ou que não
pagaram.
A preocupação das empresas está
diretamente relacionada com os clientes
insolventes, visto que os outros pagam
suas contas. Para isso, o setor de contas
a receber deve ter uma sólida política de
cobrança, de acordo com a estratégia da
empresa, para o efetivo recebimento das
vendas a prazo, já concretizadas.
Uma política rígida pode inibir as vendas de uma empresa. Por outro
lado, organizações que possuem sistemas agressivos de cobrança obtêm
mais sucesso nas negociações.
Nos casos em que o crédito está vencido, os contatos com o cliente
devem levar em consideração o histórico de relacionamento e podem seguir o
seguinte roteiro:
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Lembre-se de que o sistema de cobrança das empresas gera custos, e,
portanto, devemos garantir que o gasto com a cobrança não seja maior que o
montante devido pelo cliente.
Agora que concluímos o
estudo desse conteúdo, é a sua
vez de pesquisar! 
Na empresa que você trabalha,
ou pretende trabalhar, procure
saber como funciona o setor de
contas a receber, como ele está
estruturado, quais são as
atividades e sistemas utilizados,
pois você poderá encontrar
algumas diferenças entre o que
foi apresentado no conteúdo e a
realidade da empresa. Nesse
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caso, informe-se sobre as
normas internas ou faça
treinamentos que lhe ajudem a
entender os procedimentos
legitimados pela empresa.