Gestão de Tesouraria Empresarial

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Tesouraria
Para um melhor
entendimento e aproveitamento
deste conteúdo, sugerimos a
leitura e compreensão prévia dos
tópicos “Contas a pagar” e
“Contas a receber”.
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Tesouraria - Podcast
Qualquer movimentação financeira em uma empresa, como
depósitos em banco, pagamento de despesas, pagamento de
fornecedores, gera entrada ou saída de valores, desta forma, para que se
tenha controle, é importante existir documento de comprovação para
cada uma das movimentações. Todos os documentos fiscais e não
fiscais, gerados nessas movimentações, passam pelo setor de tesouraria
de uma empresa.
As funções da tesouraria, desta forma, referem-se ao controle dos
recursos disponíveis (em bancos e em caixa), a elaboração e a análise
do fluxo de caixa, a conciliação bancária e o planejamento das ações
para suprimento de caixa.
Com relação aos pagamentos, toda a atenção é necessária. Deve-
se evitar processamentos em dinheiro, pois o mais adequado é utilizar
cheque, TEDs e DOCs, sendo que os cheques devem ser cruzados e
nominais. Essas formas de processamento geram comprovantes e,
portanto, são mais seguras.
É preciso cuidar para que todos os valores, recebidos e pagos pela
tesouraria, sejam efetivados por meio de documentos comprobatórios,
pois qualquer diferença pode causar prejuízos às finanças da empresa.
O tesoureiro tem a tarefa árdua de lidar com o dinheiro da empresa,
o que representa uma responsabilidade muito grande, pois qualquer
problema que houver com relação a valores, é dele a inteira
responsabilidade para explicar o ocorrido. Desta forma é fundamental
que este profissional tenha pleno conhecimento de contabilidade, de fluxo
de caixa e de funcionamento da tesouraria.
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Veremos agora como a tesouraria movimenta todos os recursos
financeiros de uma empresa.
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Fluxo e processos
O fluxo de caixa representa a movimentação do dinheiro no caixa
da empresa, ou seja, o montante recebido e gasto pela empresa, durante
um determinado período de tempo. Através dele a empresa projeta todas
as suas entradas e saídas; sendo ele também um instrumento muito
utilizado para a tomada de decisões.
Um fluxo de caixa comum, pode conter os seguintes elementos:
Entradas:
Vendas à vista e a prazo
Empréstimos bancários
Recebimentos de juros etc.
Saídas:
Compras à vista e a prazo
Pagamento dos empréstimos
Impostos
Juros
Fornecedores etc.
Ao realizar o fluxo de caixa, sendo o saldo negativo (o valor das
entradas no mês é menor que as saídas), mesmo computando o saldo
anterior, será necessário que o gestor reveja os gastos e encontre uma
alternativa para conseguir aumentar as entradas.
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Caso aconteça o contrário, ou seja, o valor das entradas seja maior
que o das saídas, o saldo ficará positivo, indicando que a empresa, além
de cumprir com todas as suas obrigações financeiras, tem um excedente
positivo no fluxo de caixa. Esse controle do fluxo de caixa é simples, você
poderá utilizar uma planilha no Excel, mas se desejar, algumas planilhas
encontram-se disponíveis online.
O fluxo é controlado diariamente pelo tesoureiro, que poderá utilizar
uma planilha auxiliar ou um livro caixa para o controle de todas as
entradas e saídas.
Por exemplo:
Se no primeiro dia do mês, a empresa recebeu R$
3.000,00 no caixa e pagou despesas com diárias, no valor de
R$ 1.200,00, e despesas com combustível, no valor de R$
300,00, no final do dia ela terá um saldo de R$ 1.500,00 para
prestar contas.
Basicamente é assim que funciona o controle, mas tudo
deve ser realizado com base em documentos que
comprovem cada uma das movimentações.
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Provisão de pagamento
Todas as contas a pagar devem ser provisionadas mensalmente.
O que quer dizer isso?
Nada mais é do que separar um valor para pagamento de uma
obrigação futura, ou seja, realizar a provisão desse valor no fluxo de
caixa.
É um controle feito a partir de pagamentos que acontecem
regularmente e estão baseados em históricos de movimentação, como
contas fixas com telefone, água, energia elétrica, aluguel etc.
Exemplo: 
Imagine-se como auxiliar administrativo,
trabalhando na tesouraria de uma empresa,
uma de suas tarefas é o lançamento diário,
no sistema, de todas as despesas
provisionadas. 
 
Como saber quais despesas provisionar?
Todas as despesas que são mensais e têm
pouca variação de um mês para o outro,
como as contas de água, energia elétrica,
aluguel, tarifas bancárias, entre outras,
precisam ser provisionadas. 
 
Mas qual o valor a ser provisionado? 
Você terá de considerar um valor
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aproximado, com base nos meses
anteriores. No momento em que as contas
chegarem na empresa, você conhecerá o
valor exato, deixando de ser uma provisão e
passando a ser uma conta a pagar.
Os gestores utilizarão esse controle para auxílio nas tomadas de
decisões.
Recebimentos
Os recebimentos representam a principal fonte de recursos de caixa
na maioria das empresas.
O principal risco é o não recebimento, mas a empresa deve tomar
algumas providências para diminuir o risco, como um controle rigoroso
dos contratos e o recebimento pela rede bancária.
Para o cliente inadimplente, a empresa deve oferecer várias formas
de negociação, como parcelamento, uma cobrança amigável e, em caso
extremo, a cobrança judicial.
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Extratos bancários (emissão e controle)
Se você tem conta corrente em algum banco, sabe a importância de
um extrato bancário, pois este é um documento fornecido pelo banco
para o controle de todas as entradas e saídas de valores de sua conta.
É o documento que ajuda a controlar a conta corrente. Através dele,
é possível saber quais movimentações ocorreram em um determinado
período, ou seja, tudo que entrou e saiu da conta corrente.
Os extratos bancários podem ser emitidos na agência, no caixa
eletrônico ou na internet, sendo essa última a maneira mais prática, ágil e
sem custo de emissão do documento.
É muito importante realizar a conferência do seu extrato bancário,
para que, caso você não reconheça alguma transação, possa avisar o
banco de forma imediata, evitando prejuízos causados por roubo do
cartão de crédito, por exemplo, ou por hackers na internet.
As empresas trabalham da mesma forma, é através dos extratos
que elas conseguem realizar a conciliação bancária, ou seja, a
conferência de cheques depositados e descontados, transferências
realizadas, retiradas de dinheiro, tarifas bancárias, recebimento de
clientes, impostos etc.
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Conciliação bancária
A conciliação bancária deve ser realizada periodicamente em uma
empresa, para que ela possa identificar as diferenças dos extratos
bancários, comparando com os controles internos financeiros.
A pessoa responsável pela conciliação bancária deverá verificar se
os lançamentos e as datas do controle interno estão iguais às
informações do extrato bancário.Esses controles internos são realizados através de planilhas de
conciliação.
Como realizar uma planilha de
conciliação?
Vamos analisar um exemplo de conciliação da empresa ADM
Eletrônicos, confrontando seus registros internos com um extrato
bancário.
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Planilha de conciliação - Mês de agosto de 200X
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DATA HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO SALDO D/C
02/08
Saldo
anterior
R$
2.014,00
C
05/08
Depósito
em dinheiro
R$
550,00
R$
2.564,00
C
06/08
Depósito
em
cheques
R$
5.420,00
R$
7.984,00
C
07/08
Crédito ref.
Desconto
de
duplicatas
R$
8.940,00
R$
16.924,00
C
10/08
Débito
folha de
pagamento
R$
10.470,00
R$
6.454,00
D
15/08
Pagamento
cheque nº
887
R$ 530,00
R$
5.924,00
D
16/08
Depósito
em
cheques
R$
1.250,00
R$
7.174,00
C
16/08 Saldo
R$
7.174,00
C
O primeiro passo é realizar diariamente o controle de todas as
movimentações que envolvem o banco. Depois de verificar as
movimentações, é necessário conferir se o saldo final do banco está
fechando com o controle interno financeiro. Agora é o momento de
conferir se as datas e os valores estão corretos.
Caso ocorram diferenças nos lançamentos, é preciso corrigir o
controle interno e buscar explicação para as divergências, para que o
saldo esteja idêntico ao do banco.
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É possível concluir que o setor de tesouraria movimenta todos os
recursos financeiros da empresa, diariamente, tanto em relação a dinheiro
quanto à movimentação bancária, é o setor responsável pelo tesouro da
empresa. Utiliza como ferramenta o fluxo de caixa, através do qual são
provisionados todos os recebimentos e pagamentos.
Por fim, como a tesouraria não trabalha somente com o dinheiro da
empresa, mas também com as contas bancárias, ela também é responsável
pelas conciliações diárias, através da conferência dos extratos fornecidos
pelos bancos e a movimentação financeira interna.
No exemplo citado anteriormente, o saldo do banco está de acordo
com o saldo do controle interno, mas, na maioria das vezes, ocorrem
divergências, as mais comuns são:
Cheques lançados pela empresa e ainda não
compensados pelo banco.
Cheques estornados.
Alguns créditos e débitos lançados pelo banco que não
foram lançados pela empresa.
IOF
Juros etc.