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SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS www.esab.edu.br 3 Sumário 1. Apresentação I.......................................................................06 2. Introdução ao Planejamento Administrativo...........................07 3. Ambiente Organizacional.......................................................11 4. Objetivos Organizacionais e os Princípios do Planejamento...19 5. O Processo Formal e os Tipos de Planejamento...................27 6. A Diferença Entre os Tipos de Planejamento e a Definição da Estratégia...............................................................................34 7. Resumo I................................................................................41 8. Apresentação II......................................................................43 9. Gestão Estratégica Competitiva e Metodologia Básica...........44 10. Definição Das Diretrizes e o Ambiente Externo.....................50 11. Estratégia de Unidade de Negócios e o Ambiente Interno.........57 12. Fatores Críticos de Sucesso e a Matriz SWOT......................65 13. Matrizes ANSOFF e BCG (Matriz do Boston Consulting Gro up)..........................................................................................70 14. Resumo II...............................................................................74 15. Apresentação III.....................................................................76 16. Matriz de Mckinsey e o Desenvolvimento de Estratégias.......77 17. Marketing, Recursos Humanos, Integração Vertical e de Tecnologia da Informação......................................................80 18. Logística e Finanças..............................................................89 19. Balanced Scorecard (BSC) e os Objetivos Organizacinais......93 20. Plano de Ação e Cconsiderações Finais..............................100 21. Resumo III............................................................................104 22. Glossário..............................................................................107 23. Bibliografia...........................................................................115 www.esab.edu.br 4 PALAVRAS DA TUTORA Pretende-se com este módulo discutir o processo de planejamento nas organizações. Serão apresentadas ferramentas e metodologias que fornecerão subsídios para que o aluno, a partir das especificidades de sua realidade, utilize-as em sua prática profissional. Trata-se de um curso teórico quanto ao seu conteúdo explícito, que pretende fornecer um espaço para discussões e oportunizar trocas de experiências entre alunos e tutor. Para melhor aproveitamento do conteúdo e conhecimento sobre o assunto é importante que você execute as atividades complementares, participe com dúvidas junto ao tutor, fórum ou chat com outros alunos. Bons estudos! Cláudia Guimarães Duarte OBJETIVO Aprofundar os estudos e metodologias, bem como apresentar as ferramentas utilizadas no processo do planejamento nas organizações. EMENTA Introdução ao planejamento administrativo. Ambiente organizacional. Objetivos organizacionais e os princípios do planejamento. O processo formal e os tipos de planejamento. A diferença entre os tipos de planejamento e a definição da estratégia. Gestão estratégica competitiva e metodologia básica. Definição das diretrizes e o ambiente externo. Estratégia de unidade de negócios e o ambiente interno. Fatores críticos de sucesso e a Matriz SWOT. Matrizes ANSOFF e BCG (Matriz do Boston Consulting Group). www.esab.edu.br 5 Matriz de Mckinsey e o desenvolvimento de estratégias. Marketing, recursos humanos, integração vertical e de tecnologia da informação. Logística e finanças. BALANCED SCORECARD (BSC) e os objetivos organizacionais. Plano de ação e considerações finais. SOBRE O AUTOR Beatriz Christo Gobbi: Graduada e Mestra em Administração pela Universidade Federal do Espírito Santo e pela Universidade Federal de Lavras, respectivamente. Com experiência no desenvolvimento de pesquisa e orientação de trabalhos científicos, atuando na docência do ensino superior e pós-graduação. Sobre o Revisor Cláudia Guimarães Duarte Graduada em Administração de Empresas (PIO XII), MBA em Marketing (FGV) e Mestrado em Ciências Contábeis pela FUCAPE. Experiência de 10 anos no ensino superior em cursos de administração de empresas no modo presencial e EAD, em Pós graduação presencial e EAD. Além disso, atua como consultora nas áreas de Gestão e Marketing. www.esab.edu.br 6 Contexto do Planejamento Administrativo Este primeiro eixo temático tem como proposta discutir o contexto do Planejamento administrativo, mediante as cinco primeiras Unidades do módulo, objetivando introduzir conceitos e discussões, abordando o planejamento como um processo de vital importância para as organizações modernas. Objetivos • Apresentar conceitos de planejamento. • Discutir sobre o ambiente organizacional. • Refletir sobre os objetivos organizacionais e os princípios do planejamento. • Conhecer o processo formal e os tipos de planejamento. • Abordar a diferença entre os tipos de planejamento e a definição da estratégia. www.esab.edu.br 7 1.1 A Conceituação do Planejamento Abordaremos o processo de planejamento nas organizações iniciando pela conceituação do mesmo. Para Sobral e Peci (2013) Planejamento é “a função da administração que consiste na definição dos objetivos e estratégias e no desenvolvimento de planos que integrem e coordenem as atividades da organização. Considerando o planejamento como parte do processo da administração, vamos recordar as demais fases do processo, que são: • Organizar – definir o que deve ser feito, como deve ser feito e quem deve fazer. (distribuição das tarefas) • Dirigir – liderar e motivar os membros da organização. ( Processo de liderança) • Controlar – Monitorar o desempenho para garantir que os objetivos sejam alcançados. (monitoramento e avaliação de desempenho da organização). O planejamento é um processo desenvolvido para o alcance de uma situação futura desejada, de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa (OLIVEIRA, 2015). Para maior entendimento do conceito proposto por Oliveira (2015) é importante definirmos: www.esab.edu.br 8 Eficiência: capacidade de realização das atividades da organização minimizando a utilização dos seus recursos (tempo, capital, pessoas, equipamentos). Eficácia: capacidade de realizar as atividades da organização de modo a alcançar os objetivos estabelecidos. Apesar da diferença entre os conceitos de eficiência e eficácia, eles estão correlacionados. Sem eficácia, a eficiência é inútil, pois a organização não consegue alcançar seus objetivos. Por outro lado, é fácil ser eficaz quando se é ineficiente, pois muitos recursos são desperdiçados. Logo, a busca das organizações é alinhar a eficácia à eficiência. Ou seja, alcançar os objetivos com menor desperdício de recurso. Efetivo: tornar real o que foi planejado. O Autor salienta que existe certa dificuldade na conceituação da função do planejamento nas empresas e no entendimento da sua real amplitude e abrangência. Nesse sentido, apresenta as cinco dimensões do planejamento: • ASSUNTO ABORDADO – pode ser produção, pesquisas, novos produtos, finanças, marketing, instalações, recursos humanos. Portanto essa dimensão está correlacionada às funções desempenhadas pelas empresas. • ELEMENTOS DO PLANEJAMENTO – podem ser citados propósitos, objetivos, estratégias, políticas, programas, orçamentos, normas e procedimentos, entre outros. • TEMPO DO PLANEJAMENTO - que pode ser de longo, médio ou curto prazo, mas sempre analisada de forma integrada. Contudo, é importante salientar que planejamento estratégico deve ser de longo prazo. www.esab.edu.br 9 • ONDE O PLANEJAMENTO É ELABORADO – nesse caso, pode-se ter planejamento corporativo, de unidades estratégicas de negócios,de subsidiárias, de grupos funcionais, de divisões, de departamentos, de produtos etc. • CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO – podem ser representadas por complexidade ou simplicidade, qualidade ou quantidade, planejamento estratégico ou tático, confidencial ou público, formal ou informal, econômico ou caro. Essas cinco dimensões permitem visualizar a amplitude do assunto planejamento nas empresas, mas não apresentam linhas demarcatórias muito claras, o que pode conduzir a análises com algum nível de subjetividade. Contudo o planejamento não deve ser confundido com (OLIVEIRA, 2015): Previsão: corresponde ao esforço para verificar quais serão os eventos que poderão ocorrer, com base no registro de uma série de probabilidades. Projeção: corresponde à situação em que o futuro tende a ser igual ao passado, em sua estrutura básica. Predição: corresponde à situação em que o futuro tende a ser diferente do passado, mas a empresa não tem nenhum controle sobre o seu processo e desenvolvimento. Resolução de problemas: corresponde a aspectos imediatos que procuram tão somente a correção de certas descontinuidades e desajustes entre a empresa e as forças externas que lhe sejam potencialmente relevantes. www.esab.edu.br 10 Plano: corresponde a um documento formal que se constitui na consolidação das informações e atividades desenvolvidas no processo de planejamento; é o limite da formalização do planejamento; é uma visão estática do planejamento; é uma decisão em que a relação custo- benefício deve ser observada. O planejamento pressupõe a necessidade de um processo decisório que ocorrerá antes, durante e depois de sua elaboração e implementação na empresa. Este processo de tomada de decisões na empresa deve conter, ao mesmo tempo, os componentes individuais e organizacionais, bem como a ação nestes dois níveis deve ser orientada de tal maneira que garanta certa confluência de interesse dos diversos fatores alocados no ambiente da empresa. O processo de planejar envolve, portanto, um modo de pensar com indagações; e indagações envolvem questionamentos sobre o que fazer, como, quando, quanto, para quem e onde. O propósito do planejamento pode ser definido como o desenvolvimento de processos, técnicas e atitudes administrativas, as quais proporcionam uma situação viável de avaliar as implicações futuras de decisões presentes em função dos objetivos empresariais que facilitarão a tomada de decisão futura, de modo mais rápido, coerente, eficiente e eficaz. Dentro deste raciocínio, pode-se afirmar que o exercício sistemático do planejamento tende a reduzir a incerteza envolvida no processo decisório e, consequentemente, provocar o aumento da probabilidade de alcance dos objetivos e desafios estabelecidos para a empresa. www.esab.edu.br 11 2.1 O Ambiente Organizacional e a necessidade de mudança As constantes transformações ocorridas no ambiente dos negócios vêm requerendo das organizações a capacidade de repensar suas práticas e discursos. Nesse sentido, é pertinente discutir o processo de mudança como um processo imanente ao processo de planejamento nas organizações. A mudança organizacional pode ser conceituada como qualquer alteração significativa, articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno e/ou externo à organização, que tenha o apoio e a supervisão da administração superior e atinja, integralmente, os componentes de cunho comportamental, estrutural, tecnológico e estratégico (ARAÚJO, 2011). Entende-se por significativa a mudança que envolve a expectativa de um produto final extremamente favorável e que seja irradiado para grande parte da organização. Assim, a mudança deveria ter um caráter de certa abrangência e profundidade. O processo de mudança deve ser bem articulado, ele nunca deverá ser um movimento isolado do gerente que quer mudar, para atender, muitas vezes, a interesses pessoais ou pouco representativos das reais demandas da organização. Araújo (2011) aponta sete sugestões de como proceder em um processo de mudança organizacional: 1) Busca de contínuo suporte da alta administração. Em geral, os autores são unânimes em afirmar o status que qualquer esforço significativo receberá, se tiver o suporte contínuo da alta www.esab.edu.br 12 administração. Não se pode dar a responsabilidade total de um programa amplo de modificações ao pessoal que não detém a responsabilidade plena pelo funcionamento da organização. O pessoal da alta administração deve formular os objetivos de treinamento, em face das mudanças projetadas e, sempre que possível, estar presente nos momentos importantes da mudança organizacional; 2) Os condutores nos processos de mudança devem estar conscientes de que o próprio processo já é por si só, uma mudança importante na estrutura social da organização. Em outras palavras, a existência de um propósito de mudança, antes mesmo de sua operacionalização, já causa grande movimentação interna, gerando muitas tensões, medos, inseguranças e, mas também, gera bastante esperança e otimismo; 3) A preparação de mudança deve evitar a expectativa da solução para todos os problemas identificados, como o de desenvolver a lealdade absoluta pela organização, ou o de aumentar o moral, ou ainda de outros tópicos correlatos. É comum a promessa de solução para toda e qualquer dificuldade. Um bom gerente jamais poderá prometer solução a todos os males. Ele sabe que as soluções acontecerão à medida que as etapas vão sendo vencidas e, nem sempre, consegue-se vencer esta ou aquela etapa no momento desejado; 4) É importante saber o alcance dos vários programas de mudança, pois é certo que nem tudo será atingido conforme previamente delimitado. A organização, se vista como sistema social, obriga os condutores a um alargamento das fronteiras de mudança demarcadas pelos programas; 5) Os gerentes, que são os condutores e os responsáveis por mudanças, não podem esperar resultados plenos e imediatos. www.esab.edu.br 13 Colocações como “amanhã de manhã já será diferente” não cabem em mudanças com algum grau de complexidade. É certo que esses programas têm um período de maturação, e é preciso aguardar sempre as reações iniciais. E, são bem conhecidos casos em que a promessa de dias melhores, começando amanhã, resulta em decepções e frustrações; 6) Os objetivos da mudança devem ser congruentes com os valores sociais mais simples. Isso quer dizer que não se recomenda radicalização no processo de mudança, principalmente quando as metas da mudança visarem o lado social. Se a mudança estiver distante dos valores sociais presentes ou se for extremamente inovadora, a ponto de alterar padrões vigentes, não há por que não imaginar o enorme grau de dificuldade no atingimento desses objetivos. Evidentemente, se a ferramenta utilizada for a reengenharia, haverá dificuldades, algumas intransponíveis. A utilização da ferramenta reengenharia exige o objetivo adequado a sua utilização. A gestão pela qualidade total tem, em seus postulados, indicadores que permitem sua utilização em mudanças que envolvem valores sociais, comportamentos e, eventualmente, mudanças de alguns padrões; 7) O gerente, qualquer que seja sua extensão e intensidade de envolvimento, precisa ter em mente a necessidade do controle permanente sobre o processo de mudança. Assim, o grupo objeto da mudança manterá e permanecerá com a concepção (verdadeira) de participação e contribuição efetiva. Essa série de recomendações faz parte de um comportamento desejado para o ótimo alcance das metas das transformações desejadas. É lógico que há outras necessidades voltadas às ferramentas ou mesmo à própria estrutura da organização, mas a preferência, a valoração é, sobretudo, localizada na determinação que o gerente deve ter, ao promover tais alterações. www.esab.edu.br 14 2.2 A Identificação do problema e a descoberta de Oportunidades O surgimento de um problema se dá quando a situação existente difereda situação desejada. Mas, é necessário pontuar-se que um “aparente” problema pode ser na verdade, uma oportunidade disfarçada. Por exemplo, o problema de empregados “em excesso” também pode ser visto como uma ótima oportunidade de reestruturação da organização onde, através do reaproveitamento e requalificação dos funcionários, consegue-se obter tanto uma maior eficiência nas funções determinadas assim como a manutenção dos empregos dos trabalhadores. Como a cada momento as organizações deparam-se tanto com vários tipos de problemas como com inúmeras oportunidades, iniciaremos nossa discussão observando quais são os fatores que ajudam os administradores eficazes a reconhecerem problemas potencializadores de oportunidades. E, só então, observaremos as circunstâncias que os levam a agir de tal forma. O processo de identificação do problema é muitas vezes informal e intuitivo. Quatro situações geralmente alertam os administradores para possíveis problemas: quando há um desvio em relação à experiência no passado, ou quando há um desvio em relação a um plano determinado, quando outras pessoas trazem problemas para o administrador, ou ainda, quando competidores apresentam desempenho melhor ao da organização a qual o administrador pertence. Um desvio em relação à experiência no passado significa que um padrão anterior de desempenho da organização foi quebrado. Acontecimentos como: as vendas deste ano estão abaixo das www.esab.edu.br 15 realizadas no ano passado, as despesas cresceram subitamente, ou a rotatividade de funcionários cresceu, são sinais evidentes, para o administrador, de que um problema surgiu. Um desvio em relação ao plano significa que as projeções e as expectativas do administrador não estão sendo realizadas; os níveis de lucro estão menores do que o previsto; um departamento está estourando o seu orçamento; um projeto está atrasado. Tais eventos dizem ao administrador que algo deve ser feito imediatamente para recolocar os planos nos trilhos. Outras pessoas frequentemente trazem problemas para o administrador. Os clientes reclamam das entregas atrasadas; administradores que estão hierarquicamente em níveis mais elevados dentro da própria organização e que estabelecem novos padrões de desempenho para o departamento do gerente; subordinados que pedem demissão... Enfim, muitas das decisões tomadas diariamente pelos administradores envolvem problemas gerados por terceiros. Até mesmo, o desempenho dos administradores das organizações concorrentes também pode gerar situações problemáticas. Quando outras empresas desenvolvem novos processos ou fazem mudanças a fim de melhorar os procedimentos operacionais das mesmas, o administrador pode ter de reavaliar processos e/ ou procedimentos dentro da organização de sua gerência. Competidores dentro da mesma organização também podem vir a ser motivo de problemas. Se a empresa tiver muitas fábricas, por exemplo, a administração de topo pode comparar o desempenho de umas com as outras e atribuir o desempenho abaixo da média de uma delas ao gerenciamento de seu administrador. www.esab.edu.br 16 Nem sempre é fácil para o administrador diferenciar quando uma determinada situação enfrentada por ele representa realmente um problema ou uma oportunidade. As oportunidades perdidas tendem a tornarem-se sérios problemas para as organizações, e ao mesmo tempo, as oportunidades muitas vezes são encontradas enquanto se exploram problemas. David B. Gleicher, consultor de administração, mostra uma diferença bastante útil entre os dois termos. Ele define problema como aquilo que coloca em perigo a capacidade da organização de alcançar suas metas e como oportunidade algo que ofereça a empresa chance de superar suas metas e expectativas. O método de indagação dialética, algumas vezes chamada de “Método do Advogado do Diabo”, é muito útil para se resolver problemas e se descobrir oportunidades. Neste método, o “tomador” de decisão determina possíveis soluções e suposições nas quais elas se baseiam, considera o oposto de todas as suposições e a seguir, desenvolve contra-soluções baseadas nas suposições negativas. Esse processo pode gerar soluções alternativas mais úteis e identificar oportunidades que haviam passado despercebido. A ideia de que os administradores são solucionadores de problemas pode sugerir a imagem de gerentes acomodados em suas mesas, decidindo com calma o que fazer em relação a cada problema que surja. No entanto, os administradores divergem muito tanto no que consideram ser um problema como também sobre como resolvê-lo. Qual é o tamanho do hiato entre o estado atual das coisas e o que se deseja? Como esse hiato afeta nossas chances de alcançar ou de superar os objetivos organizacionais? Se esse hiato é um problema, quais as dificuldades que precisariam ser vencidas para superá-lo? Qual a rapidez com que devemos agir para resolvê-lo? É uma oportunidade em potencial? Representa www.esab.edu.br 17 uma chance única e imperdível? Esses são os tipos de perguntas que o administrador faz a si mesmo quando tenta definir uma situação como problema ou como oportunidade. Algumas dessas respostas podem ser encontradas em planos estratégicos ou operacionais, que incluem padrões de desempenho ou na análise ou na estatística dos dados disponíveis. Outras respostas dependem de contingências ou eventos que não podiam ter sidos previstos durante o processo de planejamento. Para responder a essas perguntas efetivamente os administradores devem fazer uso em seu julgamento de seu conhecimento dos ambientes de ação direta e indireta de suas organizações. Por isso, colher informações através de sistemas formais ou informais é tão importante para se estabelecer como um administrador eficaz. Entretanto, como observaram Guth e Tagiuri, toda informação é filtrada pelos valores e “backgrounds” dos administradores. Valores e “backgrounds” que também influenciarão acerca dos tipos de problemas e de oportunidades com os quais os administradores escolherão trabalhar. Se forem motivados em primeiro lugar por valores econômicos, eles geralmente irão preferir tomar decisões sobre questões práticas como as que envolvem marketing, produção ou lucros. Se apresentarem uma formação mais teórica, irão preocupar-se mais com as perspectivas de longo prazo de sua organização. No caso de terem uma orientação mais política, terão um perfil mais competitivo em relação às outras organizações ou com seu próprio progresso pessoal. Os “backgrounds” e as competências específicas dos administradores também irão influenciar o que eles vêem como problemas e como oportunidades. Um estudo sobre executivos, realizados por De Witt C. Dearborn e Hebert A. Simon concluiu que administradores de departamentos www.esab.edu.br 18 diferentes definem o mesmo problema em termos diferentes. No estudo, um grupo de executivos recebeu um caso empresarial complexo, foi pedido que descrevessem qual seria o problema mais importante que a empresa estava enfrentando. Cada executivo teve a tendência de ser mais sensível àquelas partes que eram relacionadas ao o seu departamento, definindo oportunidades e problemas a partir de sua perspectiva pessoal. Por exemplo, os gerentes de marketing queriam que os estoques fossem grandes e viam estoques pequenos como uma situação problemática. Os gerentes financeiros, por outro lado, viam o estoque grande como problema, preferindo na maioria dos casos um estoque pequeno. Entretanto, se a organização quiser se aproximar dos seus objetivos, todos os administradores devem ter uma visão mais ampla de seu papel na organização como um todo. Além disso, os administradores de topo devem trabalhar em conjunto, para coordenar as ações de administradores de nível mais baixo. Uma reflexão sobre a resistência das pessoas ao processo de mudança nas organizações O que você pensa sobre esse ponto? Enquanto Gestor, o que fazer quando se deparar com aresistência dos colaboradores às mudanças na organização? Você já teve a experiência de participar de uma grande mudança organizacional? Como ela fôra conduzida? Registre sua opinião e/ou uma sugestão de reflexão sobre este tema no FÓRUM. FÓRUM www.esab.edu.br 19 3.1 Objetivos organizacionais e sua importância Todas as organizações têm um propósito ou uma razão de existência. Para o alcance dele, devem ser definidos objetivos específicos e mensuráveis com prazos finais realistas e alcançáveis. A administração orientada para objetivos focaliza o futuro e o alcance de resultados previamente estabelecidos. Um objetivo é um enunciado escrito sobre resultados a serem alcançados num período determinado. Na realidade, os objetivos são resultados específicos que se pretende alcançar em um determinado período de tempo. O objetivo deve ser quantificado, desafiador, relevante e compatível. O objetivo é uma declaração escrita, um enunciado, uma frase; é um conjunto de números. Tanto quanto possível, o mesmo deve ser expresso em números. Alguns objetivos mais comuns em empresas privadas: posição competitiva no mercado, inovação e criatividade de produtos, produtividade3, eficiência e qualidade, aplicação rentável dos recursos físicos e financeiros, responsabilidade pública e social da empresa, satisfação do cliente e competitividade global (OLIVEIRA, 2015). Os objetivos são importantes por, pelo menos, quatro razões: 1. Os objetivos proporcionam um senso de direção. Sem um objetivo, os indivíduos e as organizações tendem a andar sem rumo, reagindo às mudanças ambientais sem um sentido claro do que realmente desejam alcançar. Estabelecendo objetivos, www.esab.edu.br 20 as pessoas e as organizações reforçam sua motivação e obtêm uma fonte de inspiração que as ajuda a superar os inevitáveis obstáculos que encontram. 2. Os objetivos focalizam nossos esforços. Toda pessoa e toda a organização têm recursos limitados, que podem ser utilizados para alcançar vários objetivos. Ao selecionar apenas um objetivo ou um conjunto de objetivos relacionados, comprometemo-nos com a forma através da qual usaremos os nossos recursos escassos e começaremos a estabelecer prioridades. Isso é especialmente importante para uma organização, que precisa coordenar as ações de muitos indivíduos. 3. Os objetivos guiam planos e decisões. A organização deseja ampliar o seu mercado, diversificar a sua produção, segmentar o seu mercado? As respostas a tais 4. Os objetivos ajudam a avaliar o progresso. Um objetivo claramente estabelecido e mensurável, com um prazo final específico, facilmente torna-se um padrão de desempenho que permite aos administradores avaliarem o progresso organizacional. Assim os objetivos são uma parte essencial do controle; o processo de garantir que as ações correspondam aos objetivos e aos planos criados para alcançá-los. Se acharmos que estamos saindo do rumo ou se encontrarmos contingências não previstas, podemos então iniciar uma ação corretiva modificando nosso plano. Algumas vezes, o replanejamento é na verdade, um fator chave no sucesso de uma organização. Para Chiavenato (2001), administrar diz respeito ao desempenho da organização como um todo em um determinado contexto. Desempenho, por sua vez, que está relacionado aos conceitos de eficácia, eficiência e efetividade. www.esab.edu.br 21 A eficiência está relacionada ao conceito de racionalidade econômica, ou seja, a razão custo/benefício que a organização pode lograr para prestar serviços ou produzir determinados bens. A eficiência, desta forma, demonstra a coerência entre meios e fins. O alcance dos objetivos de uma organização traduz o conceito de eficácia na perspectiva de sistema fechado, ou seja, o administrador pode verificar se uma organização está ou não sendo eficaz à medida que ela consegue alcançar seus objetivos, sejam eles de natureza qualitativa ou quantitativa. Quando o administrador encara a organização como um sistema aberto, que interage com o meio ambiente, o conceito de eficácia ultrapassa o mero alcance dos objetivos/ fins, ou seja, a eficácia demonstra a capacidade de a organização e/ou o dirigente explorar recursos escassos e valiosos (financeiros, humanos, tecnológicos etc.), visando à correção dos meios para favorecer o alcance dos objetivos. A efetividade demonstra se os produtos ou serviços prestados pelas organizações estão ou não atendendo às necessidades e expectativas de mercado. No momento em que o gestor utilizar o conceito de efetividade, ele pode obter “feedback” para o aperfeiçoamento contínuo das atividades que precisam ser melhoradas dentro da organização. Aqui, fica transparente a figura do gestor com visão de mercado – aquele que sai de trás da mesa para verificar o que há de bom dentro e fora da organização. A partir dos conceitos de eficácia, na perspectiva de sistema aberto, e de efetividade, a organização passa a ser vista como uma entidade viva, ou seja, em condições de aprender, prosperar e se perpetuar. www.esab.edu.br 22 3.2 Os princípios do planejamento O planejamento nas empresas deve respeitar alguns princípios para que os resultados de sua operacionalização sejam os esperados. São quatro os princípios gerais para os quais os executivos devem estar atentos (OLIVEIRA, 2015) : • O princípios da contribuição aos objetivos - o planejamento deve, sempre, visar aos objetivos máximos da empresa. No processo de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar alcançá-Ios em sua totalidade, tendo em vista a interligação entre eles. • O princípio da precedência do planejamento - correspondendo a uma função administrativa que vem antes das outras (organização, gestão de pessoas, direção e controle). Na realidade, é difícil separar e sequenciar as funções administrativas, mas pode-se considerar que, de maneira geral, o planejamento “do que e como vai ser feito” aparece na ponta do processo. Como consequência, o planejamento assume uma situação de maior importância no processo administrativo. • O princípio das maiores influência e abrangência - o planejamento pode provocar uma série de modificações nas características da empresa. Algumas dessas modificações são mostradas na Figura 1.1: Figura 1. – Modificações provocadas pelo planejamento. Fonte: Oliveira (2015) - Nota: Adaptação própria. www.esab.edu.br 23 As modificações provocadas nas pessoas podem corresponder às necessidades de treinamento, substituições, transfer6encias, funções, avaliações etc.; na tecnologia as modificações podem ser apresentadas pela evolução dos conhecimentos, pelas novas maneira de fazer os trabalhos etc. O princípio das maiores eficiência, eficácia e efetividade – o planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências apresentadas pelas empresas. Através desses aspectos, o planejamento procura proporcionar à empresa uma situação de eficiência, eficácia e efetividade. Princípios específicos do planejamento (OLIVEIRA, 2015) : • Planejamento participativo: O principal benefício do planejamento não é o seu produto, ou seja, o plano, mas o processo envolvido. Nesse sentido, o papel do responsável pelo planejamento não é, simplesmente elabora-lo, mas facilitar o processo de sua elaboração pela própria empresa e deve ser realizada pelas áreas pertinentes ao processo; • Planejamento coordenado: Todos aspectos envolvidos devem ser projetados de forma que atuem Inter dependentemente, pois nenhuma parte ou aspecto de uma empresa pode ser planejado eficientemente se o for de maneira independente de qualquer outra parte ou aspecto; • Planejamento Integrado: Os vários escalões de uma empresa - de porte médio ou grande – devem ter seus planejamentos integrados. nas empresas voltadas para o ambiente, nas quais os objetivos empresariais dominam os de seus membros, geralmente os objetivos são escolhidos de cima para baixo e os meios para atingi-los,de baixo para cima, sendo este último fluxo usualmente invertido em uma empresa cuja função primária é servir a seus membros; www.esab.edu.br 24 • Planejamento permanente: essa condição é exigida pela própria turbulência do ambiente, pois nenhum plano mantém seu valor com o tempo. É muito importante o executivo atentar para os princípios gerais e específicos do planejamento, pois estes lhe proporcionarão base mais sólida para o processo decisório inerente ao planejamento na empresa. 3.3 Filosofias do planejamento Existem três tipos de filosofias de planejamento, que podem estar misturadas, embora possa haver predominância de um deles (OLIVEIRA, 2015): Filosofia da satisfação: • Tem como objetivo atingir um mínimo de satisfação, mas não necessariamente excedê-lo. É considerado como planejamento mínimo. Para Ackoff (1974:5), satisfazer é fazer “suficientemente bem”, mas não necessariamente “tão bem quanto possível”. O nível que define a satisfação é o que o tomador de decisões está disposto a fixar e, frequentemente, é o mínimo necessário. • O processo de planejamento estima através do consenso entre os centros de poder, objetivos qualitativos e quantitativos possíveis de serem atingidos. Na filosofia da satisfação, para minimizar os conflitos e consequentes resistências, são limitados os objetivos a serem atingidos pelo planejamento. O alcance do planejamento é reduzido e as políticas e estruturas da empresa mantêm-se quase que intactas, fechadas às oportunidades e alternativas inovadoras. www.esab.edu.br 25 • Esta filosofia foca suas preocupações nas finanças da empresa e questiona os recursos a serem empregados no planejamento. Está subentendido que, com suficiente quantidade de recursos monetários, o restante pode ser obtido. • Normalmente utilizada em empresas cuja preocupação maior é com a sobrevivência do que com o crescimento ou com o desenvolvimento empresarial. • O ganho com o processo de planejamento e seus resultados é quase que insignificante. A grande vantagem dessa filosofia é que os processos de planejamento são realizados em pouco tempo, custa pouco e exige menor quantidade de capacitação técnica, muito útil quando a empresa inicia o aprendizado do processo de planejar. Filosofia da otimização: • De acordo com esta filosofia, não se persegue apenas um bom planejamento, mas aquele mais próximo possível da perfeição. • Caracteriza-se pela utilização de técnicas matemáticas, estatísticas e modelos de simulação e de pesquisa operacional. • Os objetivos são quantitativos, monetários, combinados com medidas amplas e gerais de desempenho. • O planejador, através de modelos matemáticos procura otimizar o processo decisório. • Esta filosofia de planejamento vem ganhando destaque com o crescente uso de computadores, planilhas eletrônicas e gráficos demonstrativos. www.esab.edu.br 26 • Existe o risco de dedicar menor atenção a áreas como recursos humanos e estrutura organizacional, pela pouca expressão quantitativa de seus dados e desempenho. Filosofia da adaptação: • Baseia-se na suposição de que o maior valor não é o planejamento, mas o processo de produzi-lo; • O planejamento acontece por causa da falta de eficácia administrativa e de controles, e o fator humano é o maior responsável pelos problemas que o planejamento tenta eliminar ou evitar; • O conhecimento do futuro pode ser classificado da seguinte forma: certeza, incerteza e ignorância, e cada um necessita diferentes tipos de planejamento, comprometimento, contingência ou adaptação. www.esab.edu.br 27 4.1 O Processo Formal de um Planejamento Como o planejamento é um processo que visa a tomada de decisão, ele segue uma lógica de ordenação, desde a análise da situação até a avaliação dos resultados, num processo cíclico. Os passos principais são descritos a seguir (OLIVIERIA, 2015): • Análise situacional O planejamento inicia-se com uma análise situacional. Dentro de suas limitações de tempo e de recursos, os planejadores devem colher, interpretar e sintetizar todas as informações relevantes para a questão do planejamento em foco. Uma análise situacional abrangente estuda eventos passados, examina as condições atuais e tenta prever tendências futuras. Focalizando-se nas forças internas que agem na organização ou unidade de trabalho e, seguindo a abordagem de sistemas abertos, examina as influências do ambiente externo. O resultado desses passos é a identificação e o diagnóstico de hipóteses, questões e problemas de planejamento. • Objetivos e Planos Alternativos Com base na análise situacional, o processo de planejamento deve gerar objetivos alternativos que possam ser buscados no futuro e os planos alternativos que podem ser utilizados para atingir esses objetivos. Esse passo no processo deve enfatizar a criatividade e encorajar os administradores e empregados a assumirem uma perspectiva mais ampla sobre o próprio trabalho. www.esab.edu.br 28 A avaliação dos méritos desses objetivos e planos alternativos deve ser postergada até que se desenvolva uma gama de alternativas. Planos são ações ou meios de que o administrador dispõe para atingir os objetivos. No mínimo, esse passo deveria delinear ações alternativas que podem conduzir à realização de cada objetivo, os recursos necessários a seu atingimento por meio desses meios e, identificar os obstáculos que podem vir a aparecer. • Avaliação de Objetivos e Planos Em seguida, os tomadores de decisões devem avaliar as vantagens, desvantagens e os efeitos potenciais de cada objetivo e de cada plano alternativo. O tomador de decisão deve priorizar os objetivos de maior relevância e portanto, pode eliminar alguns após considerações adicionais acerca da atual realidade da organização. Ao mesmo tempo, o administrador precisa considerar as implicações dos planos alternativos projetados para atingir objetivos de alta prioridade. • Seleção de Planos e Metas O planejador está agora pronto para selecionar os objetivos e planos mais apropriados e viáveis. O processo de avaliação deve identificar as prioridades, os ganhos e as perdas relativos entre objetivos e planos, e deixar a decisão final para o tomador de decisão. O bom-senso das pessoas experientes sempre desempenha um papel importante. Normalmente, um processo de planejamento formal conduz a um conjunto de metas e planos escritos que são adequados e viáveis dentro de um conjunto de circunstâncias previstas. Em algumas organizações, os passos de geração, avaliação e seleção de alternativas conduzem a cenários de planejamento. www.esab.edu.br 29 Um plano de contingência diferente é vinculado a cada cenário. O administrador persegue os objetivos e implementa os planos associados com o cenário mais provável. Entretanto, a unidade de trabalho estará preparada para outro conjunto de planos se as contingências situacionais se modificarem e outro cenário tornar-se mais relevante. Essa abordagem auxilia a evitar crises e permite maior flexibilidade e melhor nível de respostas. • Implementação Uma vez que os administradores tenham selecionado os objetivos e os planos, devem implementá-los. Mesmo os melhores planos tornam-se inúteis quando não implementados adequadamente. Portanto, administradores e empregados devem compreender o plano, possuir os recursos necessários para implementá-lo e estar motivados a fazê-lo. Se administradores e empregados tiverem participado dos passos anteriores do processo de planejamento, a fase de implementação provavelmente será mais eficaz e eficiente. Os empregados normalmente ficam mais bem informados, mais compromissados e mais altamente motivados ao participarem do desenvolvimento de um objetivo ou plano. Por fim, uma implementação bem sucedida requer que o plano esteja ligado a outros sistemas na organização, particularmente aos sistemas orçamentários e de recompensas. Se o orçamento não fornece ao administrador recursos financeiros suficientespara que o mesmo execute o plano, ele provavelmente fracassará. Do mesmo modo, o alcance de metas deve estar ligado ao sistema de recompensas da empresa. As metas, tanto quanto possível, devem ser reduzidas a termos quantitativos. Muitas organizações utilizam programas de incentivo para encorajar os empregados a atingir as metas e a implementar os planos adequadamente. Comissões, salários, promoções, bônus e outras recompensas são baseadas em um desempenho bem- sucedido. www.esab.edu.br 30 • Monitoração e Controle Embora seja muitas vezes ignorado, o passo final no processo formal de planejamento – monitorar e controlar – é essencial. Como o planejamento se constitui num processo contínuo e repetitivo, os administradores devem monitorar continuamente o desempenho efetivo de suas unidades de trabalho de acordo com os objetivos e planos de cada unidade. Devem também desenvolver sistemas de controle que permitam a adoção de ações corretivas para ocasiões em que os planos forem inadequadamente implementados ou quando a situação apresentar modificações inesperadas. 4.2 Tipos de Planejamento Na consideração dos grandes níveis hierárquicos, pode-se distinguir três tipos de planejamento: a) Planejamento estratégico; b) Planejamento tático; c) Planejamento operacional. De forma genérica, pode-se relacionar os tipos de planejamento quanto aos níveis de decisão em uma “pirâmide organizacional”, conforme mostrado na figura 2: Figura 2 – Tipos de planejamento Fonte: Oliveira (2015) www.esab.edu.br 31 De forma resumida, o planejamento estratégico relaciona-se com objetivos de longo prazo e com as maneiras e ações que ao serem utilizadas para alcançá-los afetam a empresa como um todo. Enquanto que, o planejamento tático relaciona-se diretamente com os objetivos de mais curto prazo e com as maneiras e ações que afetam, geralmente, somente uma parte da empresa. No Quadro 1 são apresentados alguns tipos de planejamento: TIPO NÍVEL Planejamento estratégico Estratégico Planejamen- to Merca- dológico Planejamen- to Finan- ceiro Planejamen- to de Pro- dução Planejamen- to de Re- cursos Planeja- mento Organiza- cional Tático Plano de Preços e Produtos Plano de Despesas Plano de Capacidade de Produção Plano de Recruta- mento e Seleção Plano di- retor de Sistemas Operacional Plano de Promoção Plano de Investimen- to Plano de controle de Qualidade Plano de Treinamen- to Plano de Estrutura Organiza- cional Plano de Vendas Plano de Compras Plano de Estoques Plano de Cargos e Salários Plano de Rotinas Adminis- trativas Plano de Distribuição Plano de Fluxo de Caixa Plano de Utilização de Mão-de- -obra Plano de Promoções Plano de Informa- ções Ge- renciais Plano de Pesquisas de Mercado Plano Or- çamentário Plano de Expedição de Produtos Quadro 1 – Tipos de planejamento Fonte: Oliveira (2015) Nesse sentido, pode-se perceber que o planejamento estratégico considera a empresa como um todo. Na figura adiante, apresenta-se o ciclo básico dos três tipos de planejamento. www.esab.edu.br 32 Figura 3 – Ciclo Básico do Planejamento Fonte: Oliveira (2015) Verifica-se por meio da Figura 3 o princípio do planejamento integrado, no qual os vários escalões de uma empresa apresentam seus planejamentos de forma integrada. Portanto, o planejamento estratégico, de forma isolada, é insuficiente, uma vez que o estabelecimento de objetivos a longo prazo, bem como o seu alcance, resulta numa situação nebulosa, pois não existem ações mais imediatas que operacionalizem o planejamento estratégico. A falta desses aspectos é suprida através do desenvolvimento e da implantação dos planejamentos táticos e operacionais de forma integrada. www.esab.edu.br 33 O tema planejamento é bastante interessante, sendo tratado em vários contextos. Sendo assim, indico o eBook Como construir e executar seu planejamento estratégico, disponível para download em http://info.endeavor.org.br/ebook-construir- executar-planejamento-estrategico?esvt=-b&esvq=o%20que%20 é%20planejamento%20estratégico&esvadt=999999---1&esvcrea=171597798393&es vplace=&esvd=c&esvaid=50078&gclid=CMu3uo2pttQCFU4FkQodnQIGZA. Boa leitura! ESTUDO COMPLEMENTAR http://info.endeavor.org.br/ebook-construir-executar-planejamento-estrategico?esvt=-b&esvq=o%20que%20é%20planejamento%20estratégico&esvadt=999999---1&esvcrea=171597798393&esvplace=&esvd=c&esvaid=50078&gclid=CMu3uo2pttQCFU4FkQodnQIGZA http://info.endeavor.org.br/ebook-construir-executar-planejamento-estrategico?esvt=-b&esvq=o%20que%20é%20planejamento%20estratégico&esvadt=999999---1&esvcrea=171597798393&esvplace=&esvd=c&esvaid=50078&gclid=CMu3uo2pttQCFU4FkQodnQIGZA http://info.endeavor.org.br/ebook-construir-executar-planejamento-estrategico?esvt=-b&esvq=o%20que%20é%20planejamento%20estratégico&esvadt=999999---1&esvcrea=171597798393&esvplace=&esvd=c&esvaid=50078&gclid=CMu3uo2pttQCFU4FkQodnQIGZA http://info.endeavor.org.br/ebook-construir-executar-planejamento-estrategico?esvt=-b&esvq=o%20que%20é%20planejamento%20estratégico&esvadt=999999---1&esvcrea=171597798393&esvplace=&esvd=c&esvaid=50078&gclid=CMu3uo2pttQCFU4FkQodnQIGZA www.esab.edu.br 34 5.1 Diferença entre Tipos de Planejamento O planejamento estratégico é conceituado como um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente. O planejamento estratégico é, normalmente, de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz respeito tanto à formulação de objetivos quanto à seleção dos cursos de ação a serem seguidos para a sua consecução, levando em conta as condições externas e internas da empresa e sua evolução esperada. Também deve considerar-se as premissas básicas da empresa, como um todo, observando para que o processo estratégico tenha coerência e sustentação decisória. Mais à frente será apresentado os aspectos do planejamento estratégico competitivo de maneira mais detalhada. O planejamento tático tem por objetivo otimizar apenas uma determinada área de resultado e não a empresa num todo. Portanto, trabalha com a decomposição dos objetivos, estratégias e políticas pré-estabelecidas pelo planejamento estratégico. O planejamento tático é desenvolvido em níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução de objetivos previamente fixados. www.esab.edu.br 35 O planejamento operacional pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Portanto, nesta situação têm-se, basicamente, os planos de ação ou planos operacionais. Os planejamentos operacionais correspondem a um conjunto de partes homogêneas do planejamento tático. Cada um dos planejamentos operacionais deve conter os seguintes detalhes: • Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação; • Os procedimentos básicos a serem adotados; • Os produtos ou resultados finais esperados; • Os prazos estabelecidos; • Os responsáveis pela sua execução e implantação. As diferenças básicas entre o planejamento estratégico e o planejamento tático são apresentadas no quadro 2 adiante. DISCRIMINAÇÃO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PLANEJAMENTO TÁTICO Prazo Mais longo Mais curto Amplitude Mais ampla Mais restrita Riscos Maiores Menores Atividades Fins e meios Meios Flexibilidade Menor Maior Quadro 2 – Diferenças entre planejamento estratégico e planejamento tático Fonte: Oliveira (2015) Isto significa que o planejamento estratégico em relação ao planejamento tático é: www.esab.edu.br 36 • De prazo mais longo, pois o planejamento estratégico considera um conjunto de planejamentos táticos e a sua soma deve provocar um período de tempo maior para a sua conclusão; • De amplitude maior, pois considera a empresa como um todo, enquanto o planejamentotático considera apenas uma parte dela; • De risco maior, pela sua maior amplitude e maior prazo de execução em relação ao planejamento tático; • Relacionado às atividades-fins e meios da empresa, enquanto os planejamentos táticos são mais relacionados às atividades-meios (não em sua totalidade); • De flexibilidade menor, por considerar a empresa como um todo, bem como sua situação e posição em seu ambiente. Seguindo o mesmo raciocínio, pode-se apresentar as diferenças básicas entre o planejamento tático e o planejamento operacional. DISCRIMINAÇÃO PLANEJAMENTO TÁTICO PLANEJAMENTO OPERACIONAL Prazo Mais longo Mais curto Amplitude Mais ampla Mais restrita Riscos Maiores Menores Atividades Meios Meios Flexibilidade Menor Maior Quadro 3 - Diferenças básicas entre o planejamento tático e o planejamento operacional Fonte: Oliveira (2015) Considerando-se as mudanças nas empresas, pode-se estabelecer três níveis de mudança: o estratégico, o tático e o operacional. Conforme anteriormente apresentado, a mudança maior é no nível estratégico, o que poderá provocar alterações nos outros níveis da empresa. www.esab.edu.br 37 Há também a determinação do aspecto de mudança que o processo pode abranger, entre os quais podem ser citados: negócios, objetivos, funções, tecnologias, estruturas e pessoas. Naturalmente pode-se alterar um, alguns ou todos os aspectos. Dentro de um processo de mudança, as que se referem às pessoas têm-se mostrado mais difíceis e complicadas de se efetivarem, enquanto as mudanças estruturais normalmente são as mais fáceis de se efetivarem. Na consideração dos níveis estratégico e tático pode-se ter alguma dificuldade de diferenciá-Ios, pois não existe distinção absoluta entre ambos. Entretanto, o primeiro nível está voltado à dimensão estratégica da empresa, referindo-se aos seus objetivos e à sua eficácia. As decisões estratégicas têm, geralmente, alcance temporal prolongado e elevado grau de impacto e irreversibilidade. Por sua vez, o planejamento tático está mais voltado aos meios para se alcançar os objetivos especificados, isto é, refere-se aos componentes da empresa e à sua eficiência. Na elaboração do planejamento tático encontra-se dificuldades de ordem prática, uma vez que é necessário definir objetivos de mais curto prazo, que sejam partições dos objetivos de longo prazo, a fim de que a consecução dos primeiros possa levar à concretização dos últimos. Esses problemas podem ser minimizados se o executivo tiver real conhecimento do campo de cada um dos tipos de planejamento, bem como de suas infrações. 5.2 Estratégia A visão integrada de toda a complexidade do comportamento de uma organização somente pode ser obtida por meio da noção de estratégia. A noção de estratégia sempre existiu. O termo estratégia vem dos antigos gregos (strategos) para designar a arte militar. www.esab.edu.br 38 Ao longo de dois milênios, o conceito foi passando por constantes refinamentos e novas interpretações por meio de aplicações na área militar. A adaptação da terminologia estratégica para os negócios das organizações começou na Segunda Revolução Industrial a partir de meados do século XIX e teve sua época de ouro no decorrer do século XX, quando as organizações começaram a utilizar intensivamente os conceitos militares de estratégia em suas operações comerciais. O conceito atual de estratégia organizacional é amplo e abrangente, e apresenta quatro aspectos fundamentais (CHIAVENATO, 2014): 1. A estratégia se relaciona com o comportamento global da organização. Ela envolve a organização como um todo integrado. Assim, a estratégia é holística e sistêmica. Nesse aspecto, ela planeja, dimensiona e aloca os recursos organizacionais nas atividades que são básicas para o sucesso da organização. Daí a necessidade de um mapeamento interno para avaliar os pontos fortes (fortalezas e potencialidades) e fracos (fraquezas e vulnerabilidades) da organização. 2. A estratégia se relaciona com o comportamento organizacional do ambiente em que a organização opera. Ela diz respeito a como a organização deve se relacionar com um ambiente externo que se caracteriza pela mudança, incerteza, concorrência e competitividade. Nesse aspecto, a estratégia leva em conta tanto o ambiente geral, fatores econômicos, políticos, sociais, tecnológicos, demográficos, etc., como o específico ambiente de tarefa, constituído pelos clientes, fornecedores, concorrentes e agências reguladoras. Daí a necessidade de um mapeamento ambiental para avaliar as oportunidades e ameaças ambientais. www.esab.edu.br 39 3. A estratégia se relaciona com o futuro da organização. Em geral, a estratégia está orientada para longo prazo e geralmente define objetivos globais projetados para um futuro mais distante. Daí a necessidade de estabelecer uma hierarquia de objetivos que defina prioridades. 4. A estratégia requer a atuação ativa e proativa da cúpula da organização para integrar todas as manobras e movimentos organizacionais de maneira eficiente e eficaz. Em geral, a estratégia é definida pelos dirigentes da organização com o apoio e suporte de todos os parceiros. Quanto mais participativa a cultura organizacional, tanto maior a colaboração e cooperação dos parceiros para que a estratégia seja implementada e alcance seus resultados. Por outro lado, em geral, o plano estratégico é decomposto em planos táticos e cada qual desses em planos operacionais. Devido à sua complexidade, a estratégia organizacional tem uma infinidade de abordagens e conceituações. Várias abordagens tentam conceituá-Ia sob diferentes ângulos, o que requer certo ecletismo na sua definição. Ela tem sido conceituada como consistência organizacional, como definição da organização, como direção ou destino da organização, como um esforço focalizado, como um estratagema, etc., como pode ser observado, segundo CHIAVENATO (2014): • Estratégia pode ser definida como a determinação de objetivos de longo prazo de uma empresa, a adoção de cursos de ação e a alocação de recursos necessários para alcançar esses objetivos. • Estratégia, no seu aspecto mais simples, é a postura que as organizações adotam para administrar o relacionamento entre elas e os seus ambientes. www.esab.edu.br 40 • Estratégia é o processo pelo qual a organização tenta ajustar de maneira eficaz o uso que faz de seus recursos e demandas, restrições e oportunidades impostas pelo ambiente. • Estratégia organizacional é o conjunto de propósitos e políticas que definem uma organização e seu negócio. • Estratégia está relacionada com o foco sobre a interdependência das decisões dos adversários e sobre as suas expectativas a respeito do comportamento dos outros. Em suma, a estratégia é o modo pelo qual uma organização tem a pretensão de alcançar seus objetivos globais em um ambiente mutável e competitivo. Mais do que isso, a estratégia é um processo contínuo e interminável de construção do próprio destino da organização. Agora que já foram abordados os aspectos referentes ao planejamento entre no site da ESAB, em sua Sala de Aula e faça a Atividade 1. ATIVIDADES www.esab.edu.br 41 No primeiro eixo temático discutimos o contexto do Planejamento administrativo, mediante as cinco primeiras Unidades do módulo, objetivando introduzir conceitos e discussões. Na primeira Unidade, apresentamos os conceitos de planejamento, assim como suas cinco dimensões: assunto abordado, elementos do planejamento, tempo do planejamento, onde o planejamento é elaborado e características do planejamento. Vimos que o exercício sistemático do planejamento tende a reduzir a incerteza envolvida no processo decisório e, consequentemente, provocar o aumento da probabilidade de alcance dos objetivos e desafios estabelecidos para a empresa. Discutimos na Unidade 2, o ambiente organizacional e a necessidade de mudança. A mudança organizacional pode ser conceituada como qualquer alteração significativa,articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno e/ou externo à organização, que tenha o apoio e a supervisão da administração superior e atinja, integralmente, os componentes de cunho comportamental, estrutural, tecnológico e estratégico (ARAÚJO, 2011). Estudamos também a identificação do problema e a descoberta de oportunidades, nem sempre é fácil para o administrador diferenciar quando uma determinada situação enfrentada por ele representa realmente um problema ou uma oportunidade. Refletimos na Unidade 3, sobre os objetivos organizacionais e os princípios do planejamento. Nesse contexto, analisamos a importância dos objetivos para as empresas, além da sua relação com a eficiência, eficácia e efetividade. Na continuidade da Unidade, estudamos os princípios do planejamento que www.esab.edu.br 42 consistem em: Principio da contribuição aos objetivos, Princípio da precedência do planejamento, Princípio das maiores influência e abrangência e Princípio participativo. Finalizamos com a apresentação das 3 filosofias do planejamento: Filosofia da satisfação, da otimização e da adaptação. Na unidade 4, conhecemos o processo formal e os tipos de planejamento. O processo formal de um planejamento foi descrito por OLIVEIRA (2015) como: análise situacional, objetivos e planos alternativos, avaliação de objetivos e planos, seleção de planos e metas, implementação e monitoração e controle. Estudamos também os tipos de planejamento considerando os principais níveis hierárquicos, dessa forma distinguimos três tipos de planejamento: Estratégico, Tático e Operacional. Na última unidade do primeiro eixo temático, Unidade 5, abordamos a diferença entre os tipos de planejamento e estratégia. Vimos que a estratégia é o modo pelo qual uma organização tem a pretensão de alcançar seus objetivos globais em um ambiente mutável e competitivo. Mais do que isso, a estratégia é um processo contínuo e interminável de construção do próprio destino da organização. www.esab.edu.br 43 Ambientes de negócios O segundo eixo temático tem como proposta discutir os ambientes de negócios. Objetivos • Abordar a gestão estratégica competitiva e metodologia básica. • Conhecer a definição das diretrizes e o ambiente externo. • Refletir a e estratégia de unidade de negócios e o ambiente interno. • Discutir os fatores críticos de sucesso e a Matriz SWOT. • Apresentar Matrizes ANSOFF e BCG (Matriz do Boston Consulting Group). www.esab.edu.br 44 6.1 Gestão Estratégica Competitiva A partir de agora, abordaremos a gestão estratégica competitiva, por caracterizar-se pelo seu potencial de novas contribuições para o pensamento estratégico (LOBATO et al, 2011). A complexidade e a imprevisibilidade dos novos cenários, muitas vezes associada à falta de uma base estruturada de conhecimentos necessários para a formulação de estratégias, impede o controle deliberado. Assim, a definição de estratégias deve, acima de tudo, assumir a forma de um processo de aprendizado ao longo do tempo. A Figura 4 mostra as oito principais características da escola da gestão estratégica competitiva. Figura 4 – Características da Gestão estratégica competitiva Fonte: Lobato et al (2011) www.esab.edu.br 45 Para os autores, a globalização é um processo irreversível que altera as dimensões de tempo e espaço. Ela vem modificando profundamente a natureza dos negócios, fundindo equipamentos de multimídia, criando o ciberespaço, multiplicando a utilização da Internet e gerando oportunidades de ganhos de escala na produção. O novo ambiente mundial de negócios requer das organizações contemporâneas uma atuação global. Na Gestão Estratégica Competitiva, o aprendizado deve dar-se de forma sistêmica, através do auto desenvolvimento e de um comportamento proativo que estimule o pensamento estratégico, a fim de que se possa compreender a ação integrada da gestão. A concretização dos objetivos desejados será mais provável se a organização incentivar a postura empreendedora de todos os seus colaboradores, promovendo assim um processo com foco participativo na elaboração e implementação da gestão. Nessa direção, na gestão estratégica competitiva o Balanced Scorecard, teoria desenvolvida por Robert Kaplan e David Norton, é utilizado como um sistema de controle estratégico que permitem às organizações utilizarem o desdobramento da estratégia para elaborar seu planejamento. Trata-se de um sistema de gestão baseado em indicadores que impulsionam o desempenho, proporcionando à organização tanto uma visão atual como futura do negócio, com foco abrangente e controle proativo dos objetivos planejados. As novas formas organizacionais estão surgindo em resposta às mudanças e às novas necessidades estratégicas. Todas representam esforços no sentido de tornar a empresa mais orgânica, proativa e dinâmica. As unidades estratégicas de negócio – UENs são subdivisões da realidade de negócios da organização. A gestão estratégica competitiva desenvolve UENs para corporações que se constituem em conglomerados de negócios ou para empresas diversificadas em termos de serviços www.esab.edu.br 46 e produtos oferecidos. Já as pequenas empresas geralmente possuem apenas uma UEN. A estruturação em UENs é descentralizada, dispondo cada setor de uma autonomia que tenta reproduzir, em grande parte. Outro ponto de destaque nesse cenário são as alianças estratégicas, cujo propósito é buscar conjuntamente, a partir de relações formais, objetivos mútuos. Numa aliança estratégica, as organizações partilham a autoridade administrativa, formam elos sociais e aceitam a propriedade conjunta. Tais alianças tornam menos nítidas as fronteiras nacionais e culturais que separam as empresas. Elas se transformam para através das alianças estratégicas desenvolver novas tecnologias, compartilhar investimentos de pesquisa e desenvolvimento, e reduzir custos operacionais. As organizações contemporâneas têm assumido ampla gama de atitudes e comportamentos para equilibrar o resultado econômico com a responsabilidade social empresarial. A escola da gestão estratégica competitiva defende que as organizações têm um amplo espectro de responsabilidades que vai além da produção de bens e serviços para obter lucro. Na organização que pratica a responsabilidade social, todas as decisões empresariais são guiadas por princípios éticos. Um dos sinais mais visíveis do compromisso corporativo com o comportamento ético é a implementação de códigos de conduta na relação com os empregados, a comunidade, os acionistas e o meio ambiente. Lobato et al (2011) discute que se o mundo da estratégia é realmente tão complexo quanto se constata, questionando as prescrições e metodologias das escolas já consagradas, como devem então proceder os estrategistas? Para os autores, a escola da gestão estratégica competitiva sugere uma resposta: devem aprender continuamente. O aprendizado contínuo é a chave da vantagem competitiva renovável. Para aprender www.esab.edu.br 47 continuamente, a empresa deve ter um propósito claro e estratégico, voltado para a aquisição de novas capacidades, e um efetivo compromisso com a experimentação contínua. Assim, a gestão estratégica competitiva deixa de ser apenas a administração de mudanças para tornar-se em uma administração por mudanças. Para essa escola de pensamento, é fundamental que a gestão seja vista como um processo de aprendizagem, tanto individual quanto coletiva. 6.2 Metodologia Básica da Gestão Estratégica Competitiva No curso, iremos focar na metodologia de gestão estratégica competitiva, nova proposta para o pensamento estratégico, baseada na volatilidade e na complexidade do ambiente atual e futuro. A metodologia apresentada adiante será expressa nos seguintes passos: Definição das diretrizes estratégicas; Análise dos ambientes externo e interno; Aplicação das principais ferramentas estratégicas; Desenvolvimento das estratégias empresariais; Formulaçãode objetivos e de planos de ação e Implantação do Balanced Scorecard (LOBATO et al, 2011). Figura 5 – Metodologia da Gestão estratégica competitiva Fonte: Lobato et al (2011) www.esab.edu.br 48 A primeira etapa da estrutura do modelo de gestão de Lobato et al. (2011) esteve associada à definição das diretrizes estratégicas que estariam ligadas ao negócio, visão, missão e valores da organização. Essa etapa é essencial na implementação da gestão estratégica competitiva, pois permite ao estrategista detectar os sinais de mudança, identificar as oportunidades, planejar de forma sintonizada com o negócio e criar condições para ações proativas. Na segunda etapa do modelo consiste na análise dos ambientes externo e interno. O ambiente externo pode ser decomposto em ambiente geral e ambiente setorial. O ambiente geral é constituída de fatores demográfico, econômico, social, cultural, político, tecnológico, sindical, legal, ecológico e mercadológico. Já́ o ambiente setorial de negócios seria onde a empresa estaria inserida. A terceira etapa do modelo de gestão estratégica foi demonstrado o modelo de Porter (1989), as estratégicas genéricas de competição, que foca em estratégicas de liderança no custo total, estratégicas de diferenciação e nas estratégias de enfoque. A quarta etapa consistiu no desenvolvimento de estratégias para abranger todos os aspectos da organização. As estratégias são segmentadas por dimensões ou famílias como seria o caso das estratégias de marketing, de recursos humanos, de tecnologia da informação (TI), de integração vertical e, finalmente, as estratégias financeiras que teriam como objetivo garantir a otimização do orçamento e da gestão do caixa da organização (LOBATO et al. 2011). A quinta etapa da gestão estratégica competitiva apresentou o Balanced Scorecard uma ferramenta para a implementação e controle das estratégias com enfoque financeiro e não financeiro. www.esab.edu.br 49 Por fim, a sexta etapa do modelo foi composta pela formulação dos objetivos e planos de ação. Os objetivos, segundo Lobato et al. (2011), seriam resultados quantitativos a serem alcançados num determinado prazo. Definidos os objetivos, caberia selecioná-los através da utilização da ferramenta GUT (gravidade, urgência e tendência), que foi utilizada para priorizar os objetivos, facilitando a formulação dos planos de ação. Uma discussão de estratégias de empresas Você tem conhecimento de estratégias utilizadas recentemente por empresas com atuação no Brasil? Alguma lhe surpreendeu? Alguma estratégia foi muito bem planejada e implementada? Por outro lado, você tem conhecimento de estratégias que fracassaram? Registre sua opinião e/ou uma sugestão de reflexão sobre este tema no FÓRUM. FÓRUM www.esab.edu.br 50 7.1 A Definição das Diretrizes Estratégicas Para Lobato et al (2011) as diretrizes estratégicas são definidas pela visão, missão e valores da organização. Essa etapa é essencial na implementação da gestão estratégica competitiva, pois permite ao estrategista detectar os sinais de mudança, identificar as oportunidades, planejar de forma sintonizada com o negócio e criar condições para as ações proativas. Uma organização pode ser descrita em termos de suas diretrizes estratégicas, que a levam a assumir determinados comportamentos que dão base para a formulação de suas estratégias. Segundo os autores, pode-se conceber a visão como um cenário ou uma intuição, um sonho, ou uma vidência. Estando a mesma acima dos objetivos da empresa, deve ser uma imagem projetada para o futuro e compartilhada e apoiada por todos os colaboradores da empresa. Ao definir a sua visão, a organização deve fazer as seguintes reflexões: • Como queremos ser reconhecidos no futuro? • Que desafio se apresenta aos nossos colaboradores? • O que queremos ouvir dos nossos stakeholders? • Onde estaremos atuando com os nossos clientes? • Quais as principais oportunidades que podem surgir? A título de exemplo destacamos a Visão Corporativa da Petrobrás constante no seu planejamento estratégico. www.esab.edu.br 51 “A Petrobrás será uma empresa integrada de energia, com forte presença internacional e líder da América Latina, atuado com foco na rentabilidade e na responsabilidade social e ambiental.” A missão é a razão de ser da organização, a função que ela desempenha no mercado para tornar-se útil e justificar seus lucros perante os acionistas e a sociedade em que atua. Tal como no caso da visão, existe uma ampla variedade de abordagens para se definir a missão. Alguns preferem explicar detalhadamente como alcançar o sucesso e como medi-Io; outros sintetizam a missão numa única frase. Contudo, existem alguns pontos comuns sobre os quais a organização deve refletir ao estabelecer sua missão: • Qual o negócio da organização? Quem é o seu cliente? • Onde ela tem sua base de atuação? • Qual a sua vantagem competitiva? • Qual a sua contribuição social? Segundo Drucker (1992), definir a missão da empresa é difícil, penoso e arriscado, mas só assim se consegue estabelecer políticas, desenvolver estratégias, concentrar recursos e começar a trabalhar. Só assim, pode uma empresa ser administrada visando um ótimo desempenho. Nota-se, portanto, que definir a missão é muito mais do que estabelecer a diferença entre receita e custo. O lucro não é a explicação, a causa ou o fundamento único das decisões e atitudes da organização, e sim o seu teste de validade. Petrobrás: “Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nas atividades da indústria de óleo, gás e energia, nos mercados nacional e internacional, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades de seus clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua.” www.esab.edu.br 52 Finalmente, os valores devem ser definidos como crenças básicas para a tomada de decisão na empresa. Também eles podem ser vistos como ideais a serem atingidos, o que nem sempre é possível. Mas isso não impede que a organização se norteie por crenças básicas. São exemplos de valores: preocupação com o meio ambiente, honestidade, busca da excelência, e cidadania responsável. As diretrizes estratégicas são ao mesmo tempo categóricas, no que se refere ao compromisso dos colaboradores com o propósito da empresa, e flexíveis em seus detalhes para que estes possam ser adaptados durante a busca dos objetivos. A seguir apresentaremos um conjunto de conceitos e instrumentos para orientar e sustentar a metodologia dessa escola de pensamento 7.2 Ambiente Externo – Ameaças e Oportunidades Na concepção da organização como um sistema aberto, as organizações são concebidas como parte de um universo ou ambiente maior, já que qualquer coisa que acontece no ambiente maior pode afetar a organização e vice-versa. O ambiente externo é constituído por todos os elementos situados “fora” da organização, em outras palavras, por todas as varáveis que de maneira direta ou indireta impactam no funcionamento das organizações. As organizações operam dentro de um contexto, do qual dependem para sobreviver, manter-se, crescer e desenvolver-se. É do ambiente que as organizações obtêm recursos e informações necessários ao seu funcionamento e, é no ambiente que colocam o resultado de suas operações. À medida que ocorrem mudanças no ambiente, as operações das organizações são influenciadas por essas mudanças. www.esab.edu.br 53 Para a maioria dos autores já citados, o ambiente externo divide-se em dois níveis (ANDRADE e ANBONI, 2007), sendo que o primeiro é constituído pelos elementos que atuam de forma indireta na organização, denominado de ambiente indireto ou, ainda, ambiente geral, macroambiente e ambiente maior. O segundo é formado pelos elementos que atuam de forma direta e é chamado de ambiente direto, operacional ou específico. O ambiente geral normalmente é definido como o ambiente em que se encontram as variáveis tecnológicas,legais, políticas, econômicas, demográficas, ecológicas e socioculturais, conforme descrito no quadro adiante. Tecnológicas A tecnologia é um componente do ambiente, na medida em que as organizações precisam absorver e incorporar as inovações tecnológicas externas. É também parte interna das organizações quando integra pesquisa desenvolvida ou transferida e aplicada internamente para atingir objetivos organizacionais. Desse modo, a tecnologia é uma variável ambiental que influencia o comportamento das organizações, da mesma forma que pode afetar o comportamento do desenvolvimento tecnológico. Legais Observa-se que as organizações dependem do contexto político-econômico-social. Contudo, qualquer que seja seu fundamento, a legislação vigente, como a tributária, a trabalhista e a comercial, tem influência acentuada sobre o comportamento e a forma de agir das organizações. Todas as organizações são afetadas pelo sistema legal, seja de forma direta ou indireta. Observa-se, ainda, o aspecto dinâmico do sistema legal, quando uma nova lei é aprovada ou uma interpretação é modificada ou, ainda, quando ocorrem mudanças fundamentais, principalmente na legislação fiscal. www.esab.edu.br 54 Políticas As variáveis políticas incluem o clima político e ideológico geral que o governo pode criar e a estabilidade ou instabilidade política e institucional do país como um todo, já que esses fatores irão repercutir algum grau, no comportamento das organizações. Podemos citar como exemplos, as políticas de incentivos para a constituição de novos empreendimentos e a taxa de impostos relativos à circulação de mercadorias de um município para outro. Econômicas As mudanças das condições econômicas são restrições importantes a todas as organizações. Podem ser tanto benéficas como maléficas para as organizações a partir das consequências geradas. Essas mudanças podem beneficiar tanto o crescimento como a manutenção do estado atual da organização. Demográficas A variável denominada demografia é representada pela densidade populacional, pela mobilidade interna da população, pelo índice de natalidade, e de mortalidade, pela taxa de crescimento demográfico e de crescimento populacional, pela composição e distribuição da população segundo sexo, idade e estrutura familiar. Esses componentes podem ser úteis na implementação de estratégias empresariais, visando à maior participação da empresa junto ao meio. Ecológicas As políticas ecológicas definidas nos diferentes âmbitos do governo podem atuar como oportunidades e/ou ameaças para as organizações. A legislação sobre o meio ambiente em prol do desenvolvimento sustentável pode ser citada como exemplo. Sócio - As variáveis socioculturais podem ser representadas por: a) estrutura culturais socioeconômica da população; b) condições de vida de cada segmento populacional; c) estrutura de consumo de cada segmento; d) estilo de vida de cada segmento (tendências); e) sistema de valores, entre outros. Quadro 4 - Variáveis ambientais com suas respectivas características Fonte: Andrade e Amboni (2007) www.esab.edu.br 55 O conceito de ambiente operacional que está relacionado com as partes do meio ambiente que são ‘relevantes ou potencialmente relevantes para estabelecer e atingir um objetivo’, compõe-se de quatro setores principais: clientes (distribuidores e usuários); fornecedores (de materiais, mão-de- obra, capital, equipamento e espaço de trabalho); concorrentes (de mercado e recursos); grupos reguladores (órgãos do governo, sindicatos e associações de empresas); e stakeholders, conforme Quadro 5. Clientes Os clientes das organizações são representados por todos os indivíduos ou organizações que compram ou podem ser induzidos a comprar um produto ou serviço. Fornecedores São empresas que fornecem todas as entradas necessárias para as operações das organizações e com as quais mantêm relações de dependência. As organizações geralmente lidam com fornecedores de materiais, tratados pela área de compras; fornecedores de capital (acionistas, investidores particulares, bancos comerciais, bancos de investimento, etc.), tratados pela área financeira; fornecedores de equipamentos e serviços (organizações prestadoras de serviços, como propaganda, energia, processamento de dados, assistência médico-hospitalar, etc.) e fornecedores de espaço de trabalho (espaço a ser comprado, alugado, arrendado, etc.). Concorrentes Este setor é constituído pelas organizações que concorrem entre si. Os concorrentes disputam os recursos necessários, ou seja, disputam fornecedores e clientes. Para aumentar sua participação no mercado, as organizações têm de satisfazer melhor (mais) os clientes que seus concorrentes. Grupos reguladores São as organizações que, de alguma forma, controlam ou restringem as operações das organizações. Incluem os órgãos do governo, sindicatos, associações de classe, etc. www.esab.edu.br 56 Stakeholders Os stakeholders podem ser internos ou externos, ou seja, são representados pelas pessoas que têm o poder para mudar/influenciar o rumo da organização. São os acionistas, sócios, funcionários, clientes, entre outros. Quadro 6 – Ambiente operacional Fonte: Andrade e Amboni (2007) Conhecer, avaliar e acompanhar o ambiente direto e indireto, assim como as tendências, é função estratégica dos gestores de quaisquer empresas. Por meio dessas estratégias eles podem identificar as oportunidades ou as ameaças para suas organizações, e, a partir dessa identificação, implementar ações para minimizar os impactos, principalmente das ameaças. Assim, as ameaças são os fatores externos à organização que a empresa não tem controle e que pode restringir e/ou prejudicar a atuação da mesma enquanto que, as oportunidades dizem respeito aos fatores externos à organização que pode favorecer a mesma. Então, as ameaças representam uma condição desfavorável para a empresa. Por exemplo, uma medida econômica definida pelo governo federal pode ser uma ameaça para o desenvolvimento da empresa. Assim como o desenvolvimento tecnológico pode representar uma oportunidade para a organização aperfeiçoar seus meios para colocar produtos no mercado com mais qualidade e valor agregado. A estratégia é amplamente utilizada e indispensável para qualquer empresa. Podemos identificar a sua importância de várias formas, além do meio acadêmico. Nesse sentido, indico que assista o filme O Jogo da Imitação (2015), disponível em https://www.youtube.com/watch?v=Q2xrQ5U0Tbo. Bom entretenimento! ESTUDO COMPLEMENTAR https://www.youtube.com/watch?v=Q2xrQ5U0Tbo www.esab.edu.br 57 8.1 Estratégia de Unidade de Negócios: O Modelo de Porter Uma das ferramentas utilizadas para realizar a analise setorial do ambiente onde a organização está inserida é o modelo de indústria proposto por Porter (1980), conhecido como modelo de cinco forças competitivas. Na visão de Porter, a capacidade de uma organização competir num dado mercado é determinada pelos seus recursos técnicos e econômicos, bem como por cinco “forças” ambientais, sendo que cada uma delas ameaça a entrada da organização em um novo mercado. Para Porter, o administrador deve analisar essas forças e propor um programa para influenciá-las, ou para se defender delas. 8.2 As Cinco Forças As cinco forças ambientais de Porter são: grau de rivalidade entre os concorrentes; ameaça de novos entrantes potenciais; ameaça dos produtos substitutos; o poder de barganha dos clientes e o poder de barganha dos fornecedores como demonstradas na figura adiante. Figura 5 – Modelo de Porter www.esab.edu.br 58 1. Rivalidade entre os concorrentes. Auxilia na determinação do valor criado por uma indústria em função da concorrência. A rivalidade ocorre porque um ou mais concorrentes sentem-se pressionados ou percebem a oportunidade de melhorar sua posição, existindo então uma acirrada disputa por posição dentro da indústria. O grau de rivalidade
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