Tutorial para desfazimento de bens moveis

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Tutorial para desfazimento de bens móveis
Diretoria de Material e Patrimônio – Dipat
Serviço de Gestão Patrimônio – SGP
 
Avaliação e classificação
Destinação
Relatório
Análise e autorização
Entrega
O desfazimento de bens móveis por doação se divide em 5 etapas principais. Este tutorial explicará cada uma delas, passo a passo.
Tutorial para desfazimento de bens móveis
1. Avaliação e classificação
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1.1. Compor Comissão de Desfazimento.
A comissão será composta por três ou mais membros e será designada pelo Secretário da Secex.
É recomendada instauração de procedimento administrativo específico nesta fase inicial, pois o número do processo será utilizado nas etapas seguintes. 
 
1. Avaliação e classificação
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1.2. Separar os bens a serem avaliados.
Os bens a serem doados devem ser previamente separados em um ambiente isolado, por exemplo, um depósito ou uma sala vazia. 
Não é recomendado que bens fisicamente localizados nas Unidades, em uso ou não, sejam incluídos nos lotes, mesmo que estejam em vias de recolhimento.
Do outro lado, não se recomenda que bens separados para doação sejam redistribuídos sem a ciência da comissão e o ajuste no levantamento. 
Dica
Separe os bens de acordo com suas características principais (ex. conta contábil).
Assim ficará mais fácil de separar os lotes e conferir possíveis inconsistências.
Dica
Ao organizar os bens, deixe a etiqueta patrimonial visível e com fácil acesso.
Desta forma, o procedimento de identificação e pistolagem ficará mais rápido.
1. Avaliação e classificação
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1.3. Selecionar os bens no Sistema Patrimônio.
Antes do uso do coletor de dados, o levantamento deve ser criado diretamente no Sistema Patrimônio. Para tal, selecione, dentro da aba “Levantamento de bens”, a função “Selecionar bens para levantamento”.
O preenchimento dos campos difere do usado para os demais levantamentos (anual e transferência). Orientamos a seleção da seguinte forma:
A finalidade deve ser “BAIXA”.
O “Responsável pelo levantamento” é o servidor que fará o acesso no coletor de dados.
A “abrangência da carga patrimonial” deve ser “Parcial”.
Modo de levantamento: O modo escolhido determinará como os bens serão listados na próxima tela. Há duas opções recomendadas para o desfazimento, descritas na próxima página deste tutorial.
1. Avaliação e classificação
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1.3. Selecionar os bens no Sistema Patrimônio.
Explicação do “Modo de levantamento”.
Modo: “NÚMEROS DE PATRIMÔNIO”
Esta opção permite que se insira os números de tombamento isoladamente ou por lista, separados por “;”. 
Ao concluir o processo, o coletor receberá somente os bens que se deseja pistolar.
Entretanto, muitas vezes não é possível saber quais são todos os itens. Neste caso, basta informar um único patrimônio. 
Assim, o coletor receberá somente este único tombamento e, ao pistolar qualquer outro, aparecerá a mensagem “bem não previsto”. Após o aviso de alerta, basta clicar em “OK” e continuar o levantamento.
Cabe informar que não há problema com a mensagem, essa alternativa é comum e válida para a análise do processo. 
Modo: “DETENTOR / RESPONSÁVEL”
Esta opção permite que sejam selecionados os bens a partir da carga patrimonial de determinado detentor.
Escolhendo esse modo, o coletor receberá todos os itens da carga do servidor escolhido. 
É possível entender, no entanto, que nem todos os números previamente selecionados serão pistolados, consequentemente, o relatório final mostrará diversos itens na situação “Não encontrados”.
Observamos que não há problema, essa alternativa também é comum e válida para a análise do processo. 
Cabe ressaltar que os tombamentos na situação “Não encontrados” não terão sua baixa autorizada.
1. Avaliação e classificação
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1.3. Selecionar os bens no Sistema Patrimônio.
Após a seleção dos bens, clicar em “Gerar arquivo para levantamento (RFID)”.
Antes de iniciar o levantamento in loco, o usuário responsável deve selecionar, ainda no Sistema Patrimônio, dentro da aba “Sistemas de gestão patrimonial / material”, a função “TCU Patrimônio Web (RFID)”.
Na tela abaixo, basta colocar o usuário e senha atualmente utilizado na rede do TCU. Após a mensagem de boas vindas, a janela pode ser fechada.
Esta tela é o primeiro passo para atualizar o registro no aplicativo TCU Mobile do coletor de dados.
1. Avaliação e classificação
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1.4. Preparar o coletor de dados.
O coletor de dados deve ser usado para realizar o levantamento in loco dos bens. Para melhor aproveitamento da ferramenta, sugerimos adotar os seguintes passos iniciais:
Verificar a bateria
O coletor é carregado quando acoplado a sua base. Uma luz intermitente laranja mostra o correto carregamento.
Verificar a data e hora
Data e hora incorretas podem causar erros durante o levantamento. Na tela inicial, clique no canto superior direito para ajustar.
Atualize o usuário (login)
Após selecionar o aplicativo do TCU Patrimônio Mobile e antes de colocar o Usuário e senha, clique em “Sincronizar usuários”. 
A senha deve ser a mesma do acesso regular à rede do TCU
1. Avaliação e classificação
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1.4. Preparar o coletor de dados.
Após a seleção dos bens no Sistema Patrimônio (Etapa 1.3 deste Tutorial), o levantamento precisa ser sincronizado no coletor de dados. Para tanto, segue a sequência de procedimentos:
 
Atualizar Dados
Esta opção atualiza a base de dados do coletor.
É comum que a operação demore alguns minutos.
Sincronizar Documentos
Após a atualização, esta opção carrega para o coletor os levantamentos preparados anteriormente. Clique no quadrado para sincronizar os levantamentos desejados.
Inventariar
Ao concluir a atualização e sincronização, o levantamento estará pronto para ser iniciado.
1. Avaliação e classificação
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1.5. Inventariar com o coletor.
A operação do coletor também difere da utilização normal em outros tipos de inventário. 
A maior diferença é a impossibilidade de uso da leitura por radiofrequência. Por regra do processo, toda a leitura de bens destinados à baixa deve ser feita por código de barra. 
Outra diferença será percebida no momento da pistolagem. Logo após a leitura de uma etiqueta, um bipe será ouvido e a tela mostrará 4 opções para seleção:
Essas são as possíveis classificações de estado físico exigidas pelo normativo vigente.
A comissão decidirá qual a melhor opção e esta deve ser selecionada no coletor.
Recomenda-se muita atenção neste momento, pois somente após a seleção do estado físico o coletor pode continuar a leitura dos demais bens.
1. Avaliação e classificação
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1.6. Avaliar o estado físico dos bens patrimoniais.
A comissão deve discutir e selecionar no coletor a classificação que melhor caracterize o bem em questão, de acordo com as opções estabelecidas em normativo vigente, segue breve explicação acerca de cada uma delas:
Ocioso
Quando, embora esteja em perfeitas condições, o bem não está em uso.
Esta classificação independe de avaliação de tempo de uso, obsolescência, etc, uma vez que o motivo principal para sua escolha é o fato do bem estar em condições de uso, mesmo que temporariamente aguardando redistribuição em depósito ou em locais sem uso regular.
Trata-se de itens em uso contínuo das unidades e em perfeito funcionamento, mas aguardando distribuição ou eventual utilização.
Exemplos: cadeiras, mesas e itens instalados em postos de trabalho sem ocupação; equipamentos de áudio, vídeo e informática que estão guardados como reserva técnica. 
1. Avaliação e classificação
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1.6. Avaliar o estado físico dos bens patrimoniais.
Recuperável
Quando o bem estiver avariado, a recuperação for possívele o custo de reparo orçar, no máximo, até 50% de seu valor de mercado.
Para classificar um bem como recuperável, é necessário, conforme descreve o texto, obter ou estimar um orçamento de reparo.
De modo geral, o objeto é considerado “recuperável” quando o defeito ou avaria ocorre em decorrência do uso contínuo. 
Além disso, é evidente que o bem reparado deverá retornar ao uso regular da unidade, de modo a evitar despesas com itens sem utilidade, caso contrário, o bem deve ser considerado antieconômico.
Lembramos que o valor de aquisição é um dos principais fatores a se considerar nessa avaliação, pois bens de valor elevado tendem a um melhor custo/benefício de reparo.
Exemplos: Troca de peças em veículos, reparos em equipamentos médicos, áudio e vídeo, etc.
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1.6. Avaliar o estado físico dos bens patrimoniais.
Antieconômico
Quando o bem tem um rendimento precário; estiver avariado e os custos acumulados de recuperação, durante sua vida útil, orçarem mais do que 50% do respectivo valor de mercado; ou por obsolescência.
Esta classificação é a mais comum para bens em desuso no TCU, e pode ser separada em dois grupos:
O primeiro, mais comum, abrange os itens que foram substituídos por novos. Entende-se como um bem que, com a utilização regular, tem seu desempenho prejudicado ou se torna ultrapassado tecnologicamente (obsolescência). Neste caso o item é substituído por um de melhor capacidade, mesmo que aquele continue em funcionamento.
Exemplo: computadores, cadeiras, mesas e estações de trabalho.
O segundo grupo engloba os itens que apresentaram defeito ou avaria, mas o custo de reparo é superior a 50% de seu valor de mercado. Observa-se, no entanto, que o custo/oportunidade de reparo deve ser levado em consideração na decisão, como dito anteriormente, não é recomendável o reparo de um item obsoleto ou que não será mais utilizado.
Reiteramos que o valor de aquisição também é um dos principais fatores a se considerar nessa avaliação, pois bens de baixo valor tendem a um pior custo/benefício de reparo.
Exemplo: impressoras, purificador de água, ar condicionado split, etc.
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1.6. Avaliar o estado físico dos bens patrimoniais.
Irrecuperável
Quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda das características físicas.
O motivo principal para classificar um bem como irrecuperável é sua degradação física. Necessariamente, um bem irrecuperável não está em condições de uso. Tais itens apresentam avaria mecânica, mofo, ferrugem, contaminação por insetos, decomposição, deterioração, etc.
Exemplos: armários danificados por umidade, mesas antigas e quebradas, cadeiras de plástico secas e quebradiças, etc.
2. Destinação
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2.1. Separar os bens em lotes.
Após a verificação e classificação de todos os bens inservíveis, a Comissão terá condições de avaliar a melhor estratégia de desfazimento dos itens, ou seja, quem receberá os itens avaliados.
Para tanto, os bens devem ser separados em um ou mais conjuntos (lotes) de bens. Observa-se que, de acordo com o normativo vigente, a destinação dos bens depende da classificação do estado físico, sendo que os possíveis donatários se dividem em duas categorias:
Não é permitido, em hipótese alguma, a doação para pessoas físicas ou empresas que não se enquadram no previsto em normativo. Inclusive doação de bens de consumo e não permanentes, como cartuchos vazios, papéis, canetas e outros.
Órgãos ou Entidades Públicas
Ociosos
Recuperáveis
Antieconômicos
Irrecuperáveis
Entidades filantrópicas de interesse público
Antieconômicos
Irrecuperáveis
Dica
Faça um levantamento para cada lote de bens. Isso facilita a emissão da documentação e, posteriormente, a entrega ao destinatário.
2. Destinação
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2.2. Comunicar a disponibilidade.
A destinação dos bens deve ser precedida de oferta pública, pelo prazo mínimo de 5 dias úteis. 
Para tanto, a divulgação deve ser feita no módulo Comunica do SIAFI. A mensagem pode conter apenas uma descrição geral dos bens, sem menção à quantidade ou características específicas.
Ao receber as manifestações, os respondentes devem confirmar o interesse por documento ou comunicação formal.
Após o prazo mínimo, a Comissão selecionará o destinatário obedecendo a seguinte ordem de preferência:
1º Órgãos ou Entidades Federais
2º Órgãos ou Entidades Estaduais (vinculados à Saúde, Educação ou Segurança Pública)
3º Órgãos ou Entidades Municipais (vinculados à Saúde, Educação ou Segurança Pública)
Embora exista previsão legal para doação de bens inservíveis (antieconômicos e irrecuperáveis) a entidades filantrópicas, orientamos que os bens sejam destinados somente aos entes públicos, pois não há regulação suficiente do conceito de “utilidade pública”, parâmetro necessário para enquadramento das referidas entidades.
3. Relatório
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3.1. Elaborar relatório dos trabalhos da Comissão.
Vencidas as fases anteriores, a Comissão deve elaborar o relatório circunstanciado. Este documento deve conter as informações necessárias para a completa análise da Diretoria de Material e Patrimônio – Dipat e autorização da Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio – Selip, bem como da Secretaria Geral de Administração – Segedam.
O relatório deve conter as seguintes informações:
- justificativa quanto ao motivo do desfazimento e a escolha quanto ao modo de alienação (doação);
- descrição dos procedimentos de levantamento, avaliação e separação de lotes adotados pela Comissão;
- descrição da divulgação realizada, destinatários escolhidos e critério de seleção adotado;
- inconsistências, equívocos ou demais eventos ou informações relevantes ao desfazimento;
- assinatura dos membros da Comissão e concordância do Dirigente da Secretaria.
3. Relatório
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3.2. Juntar peças essenciais ao processo.
O processo agora deve ser encaminhado à Dipat para análise, segue abaixo uma lista das principais peças que devem ser incluídas no processo:
- portaria que compõe a Comissão;
- relatório de levantamento do Sistema Patrimônio;
- relatório circunstanciado da Comissão;
- documentação de cada destinatário;
 Documento ou comunicação formal de confirmação do interesse em receber os bens;
 Número do CNPJ;
 Endereço e telefone;
 Nome do responsável;
 Demais documentações relevantes (procurações, termos, etc.)
Os autos devem ser encaminhados à Diretoria de Material e Patrimônio – Dipat, com anuência do titular da Secretaria.
4. Análise e autorização
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Esta etapa do desfazimento é feita exclusivamente pela Dipat, e se resume a avaliar o atendimento dos pré-requisitos e previsões legais de todo o processo. Dentre eles:
restrições de ano eleitoral;
erros formais na Portaria de designação da Comissão;
informações no relatório circunstanciado;
sistemática de inventário adotada;
destinação correta dos bens, de acordo com a classificação de estado físico;
realização e prazos da oferta pública;
documentação e restrições do destinatário;
demais pendências ou equívocos nos procedimentos adotados.
Dica
Antes do envio do processo à Dipat, o Checklist dos elementos a serem analisados pode ser previamente solicitado ao Serviço de Gestão Patrimonial – SGP/Dipat.
5. Entrega
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5.1. Conferir e entregar os bens ao donatário.
Com a autorização da baixa, os autos retornam à Secex para entrega dos bens.
Este momento exige extrema atenção e cuidado, visto que é um dos pontos de maior fragilidade e susceptibilidade a erro. 
A entrega deve ser feita bem a bem, controlada e conferida por pelo menos 2 pessoas além do interessado, de modo a evitar a entrega de um bem não incluído no rol e vice-versa.
Importante verificar se a pessoa que irá retiraro material está formalmente autorizada pelo donatário.
Dica
Elabore um documento de autorização de saída, caso não seja possível, tire cópia do Termo de Baixa e utilize como rascunho de conferência.
Atenção!
A entrega de um bem não autorizado causa pendência na carga patrimonial e em inventários. Tal evento pode gerar um processo de apuração de responsabilidade.
5. Entrega
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5.2. Assinar os documentos.
Em seguida à autorização de baixa pela Selip/Segedam, a Dipat disponibilizará o Termo de Baixa, documento que confirma a transferência de propriedade dos bens ao donatário.
Após a entrega dos bens, o Termo deve ser assinado pelo responsável legal e pelo Dirigente da Unidade. Posteriormente, deve ser digitalizado e incluído no processo.
5. Entrega
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5.3. Efetuar os lançamentos contábeis.
Entrega efetuada, os valores baixados devem ser registrados no SIAFI, para fins de fechamento contábil. 
As instruções e códigos serão informadas no processo, ademais, dúvidas quanto aos lançamentos e operação do sistema poderão ser resolvidas com a Diretoria de Contabilidade. 
5. Entrega
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5.4. Envio dos autos à Dipat.
Finalizado o desfazimento, os autos devem ser enviados à Dipat para verificações finais e encerramento.