RESUMO INFORMATIVO Profissional de Secretariado Executivo: Explanação das Principais Características que Compõem o Perfil.

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Resumo Informativo
Helena Dias Pereira
BORTOLOTTO, Márcia; WILLERS, Ednilse. Título: Profissional de Secretariado Executivo: Explanação das Principais Características que Compõem o Perfil.
O profissional de Secretariado Executivo precisa compreender a dinâmica da empresa (tanto na parte organizacional quanto na parte estratégica), desenvolvendo múltiplas capacidades que estão em constante reciclagem e evolução, visto que essa não é uma profissão em que vemos um padrão de rotinas diárias e que demanda conhecimentos diversos, como: marketing, finanças, idioma, relações humanas e economia. Além dessas demandas existem capacidades que são características de um Secretário Executivo, são elas em duas categorias: competências técnicas e competências humanas.
As competências técnicas são técnicas secretariais que certificam a eficácia dos resultados a partir de estratégias e sistemas que asseguram o crescimento de atividades administrativas. Essas atividades vão desde redigir memorandos e documentos até planejar viagens. Então são necessários uma capacidade de adaptação e um planejamento de rotina claro e organizado. Sendo também de grande importância a saúde mental e o autocuidado, visto que além de sua imagem ser ligada à organização, o profissional comandará equipes.
Dentre as competências técnicas que mais se destacam estão: o atendimento ao cliente, pois os lucros da empresa são diretamente proporcionais à satisfação dos clientes, e, para isso, é necessário que o profissional tenha conhecimento sobre os departamentos e seus respectivos objetivos, otimizando assim os serviços prestados.
Quando pensamos em clientes internos, percebemos uma demanda pela viabilização da execução de suas atividades e para isso são necessários a assessoria e o suporte do Secretário. Já os clientes externos demandam o reconhecimento de seus interesses, garantindo a satisfação, boa relação e o cumprimento dos mútuos objetivos – da prestadora de serviços e dos clientes.
Em sintonia com isso, temos a comunicação e expressão que é necessária para criar uma política amigável entre ambas as partes, ocorrendo a troca de informações e a sincronia de metas e intenções.
Outra competência de suma importância é a logística – o conjunto de métodos e meios destinados a realização de uma tarefa –, sendo ela, principalmente, a organização de eventos, de viagens e reuniões, que necessita um olhar atento do profissional para qualquer controvérsia.
Fechando esse grupo de habilidades, há o gerenciamento da documentação e informação, em que é preciso ter familiaridade com a estrutura empresarial e com as etapas do processo produtivo, para conseguir trabalhar e desenvolver as informações expedidas e recebidas.
Já as competências humanas são mais subjetivas, uma vez que dependem da personalidade do Secretário e estão atreladas ao fato de que toda organização tem uma etiqueta empresarial, porém existem algumas que não podem ser deixadas de lado: como a ética. Segundo Medeiros e Hernandes (1999 apud BORTOLOTTO e WILLERS) a ética profissional é “o conjunto de princípios que regem a conduta funcional dentro da profissão” sendo de certo modo um padrão para a conduta das pessoas. Como o Secretário Executivo ocupa uma posição de destaque e tem informações privilegiadas, ele deve se atentar para não ceder às pressões e cometer deslizes éticos.
Outra relevante capacidade é a habilidade de se relacionar interpessoalmente, tendo em vista a flexibilidade como principal característica. E para isso é necessário se autoconhecer: “Quando uma pessoa compreende e aceita o seu mundo pessoal, ela se torna mais compreensível e tolerante com o comportamento dos outros” (BORTOLOTTO E WILLERS, p. 53), completando o profissional deve saber fazer críticas sem arrogância e aceitar seus erros, considerando-os como uma crítica construtiva e não uma incapacidade, sendo seguro de suas habilidades. Vale ressaltar que é importante manter uma boa relação com todas as esferas hierárquicas da empresa.
Caminhando junto com essa competência temos as relações intrapessoais que é o autoconhecimento do profissional para que possa usar sua personalidade e respectivas características a favor do processo administrativo. Passando sempre uma imagem motivacional, de liderança, positiva e confiável, promovendo o intercâmbio saudável entre sua equipe e seus clientes.
Relembrando, são necessários a reciclagem e o constante estudo para o devido cumprimento do trabalho exigido. Sendo mais difícil aprimorar as competências humanas do que as técnicas, pelo seu fator mais subjetivo e pessoal. 
Isto posto – suas habilidades ecléticas e seu bom desempenho com as relações humanas – é esperado uma pré-disposição e pró-atividade do Secretário para se tornar um solucionador de problemas. Considerando que esse é um campo com alto reconhecimento para conquistar, principalmente no mundo globalizado.
O profissional deve ter conhecimento do seu perfil e sempre ousar mudar, afetando positivamente os aspectos de sua vida pessoal e profissional, e consequentemente sentir a profissão e não só aproveitar a vida depois do horário comercial.