Livro Eletrônico Arquivologia p/ TRT-SP 2ª Região

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Livro Eletrônico
Aula 01
Arquivologia p/ TRT-SP 2ª Região (Analista - Diversas Õreas) - Pós-Edital
Professor: Ronaldo Fonseca, Serenna Alves
Aula Demonstrativa
Aula 01 – Arquivologia p/ TRT – SP 2ª Região (Analista – 
Áreas diversas – 2018 – Pós-Edital 
 Prof. Ronaldo Fonseca 
 
 
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AULA 01 – ARQUIVOLOGIA P/ TRT-SP 2ª REGIÃO (ANALISTA – ÁREAS 
DIVERSAS – 2018 – PÓS-EDITAL 
PROF. RONALDO FONSECA 
 
SUMÁRIO 
1.Seja bem-vindo .............................................................................................................. 2 
2. Dica de Coach – Como marcar seu material de forma eficiente ........................... 2 
3.Panorama da Aula ......................................................................................................... 3 
4. Sobre a Terminologia .................................................................................................... 4 
4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA) .................................................................... 5 
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos) .................................................... 6 
6. Gestão de Documentos.............................................................................................. 24 
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos ........................................................ 30 
8.Protocolo ....................................................................................................................... 49 
9. Avaliação e Destinação de Documentos ................................................................ 55 
10. Questões Comentadas ............................................................................................. 63 
11. Questões sem Comentários ................................................................................... 207 
12. Gabarito ................................................................................................................... 271 
13. Resumão Arquivístico.............................................................................................. 274 
14. Considerações Finais .............................................................................................. 279 
15. Bibliografia ............................................................................................................... 280 
 
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1.Seja bem-vindo 
 
Olá, amigo(a) do Estratégia Concursos, que bom que você se matriculou em nosso 
curso para o TRT 2ª! 
Agora vamos começar a entrar na matéria e colocar você dentro da prova. Já vai 
se imaginando na Sede, fazendo o seu treinamento! 
Agradeço sua confiança em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o Fórum de 
Dúvidas como mais uma ferramenta para engrandecer os seus estudos. A Serenna 
está disponível para ajudá-los nesse processo.  
2. Dica de Coach – Como marcar seu material de forma eficiente 
 
Um dos erros mais comuns quando se estuda para concursos é sobre marcações 
do material. É normal que o aluno leia o material pela primeira vez e já comece a 
querer fazer resumos, anotações, mapas mentais ou “pintar” o material todo com 
a caneta marca texto. 
Porém, esse não é o melhor momento para fazer nada disso. Em uma primeira 
leitura você ainda não tem a real noção do que é mais importante (o que mais cai 
na prova) ou dos tópicos em que terá mais dificuldades para estudar. 
Note que nessa aula eu falarei sobre a Teoria das 3 idades. Pode ser que em uma 
primeira leitura você já aprenda bem sobre os principais pontos. E a sua marcação 
deverá refletir isso. Mas será uma marcação temporária, usando um lápis. Com ele 
você pode sublinhar, fazer setas, desenhos ou o que achar que chama mais sua 
atenção. E a razão de não usar o marca-texto, ainda, é simples. 
Vou usar um exemplo: imagine uma disciplina que você já tenha estudado. Eu 
costumo usar um exemplo de Direito Administrativo. Se você já estudou os princípios 
da Administração Pública, talvez hoje não tenha dificuldade em saber o que é o 
LIMPE (Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e Eficiência). Mas da 
primeira vez que você leu a aula sobre esse tema (ou outro) já deve ter sentido 
uma vontade maluca de sair passando aquela caneta verde em tudo. Porém, se 
você analisar mais friamente, hoje já estaria dominando o LIMPE e nem precisaria 
revisá-lo com tanta frequência. E a função primordial das marcações é justamente 
facilitar suas revisões, poupando o seu tempo. 
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Ou seja, se você esperar a hora certa para usar sua caneta marca texto ou fazer 
um resumo, terá muito menos assuntos para revisar e só vai reestudar o que 
realmente é importante para VOCÊ! 
Como assim o que é importante “para mim”, Ronaldo? Bom, eu posso ter 
dificuldades em decorar o Princípio da Proveniência e você não. Talvez você já o 
conhecesse, logo, por que deveria marcá-lo ou fazer um resumo de algo que já foi 
para sua memória de longo prazo? 
- Opa, como vou saber se algo foi para minha memória de longo prazo? Bom, 
quando você começa a achar um tema muito simples, ou melhor, “ridículo” e já 
consegue acertar muitas questões do assunto, é porque provavelmente o tema já 
foi para sua memória de longo prazo. Mas para isso acontecer, é necessário que 
você tenha um bom intervalo de revisões. E isso explicarei na próxima aula ;). 
Bom, para fecharmos, lembre-se de: 
1. Não usar marca textos durante a primeira leitura do material. 
2. Não fazer resumos ou mapas mentais no primeiro contato com o tema. 
3. Usar lápis para sinalizar os pontos mais importantes e que merecem revisão. 
4. Fazer a revisão APENAS desses pontos que você marcou 24 horas depois do 
estudo inicial. 
5. Reler o mesmo trecho marcado 7 dias depois. 
6. Usar uma agenda para marcar os trechos estudados da aula. 
Antes de começarmos, um aviso importante: 
 
Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 9.610/98, 
que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras 
providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e 
prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa 
equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos ;-) 
 
 
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3.Panorama da Aula 
Nessa aula vou elencar diversos conceitos que darão início 
ao nosso MDA, ou seja, nosso Minidicionário de Arquivologia. 
Lembre-se: sempre que ver essa corujinha ao lado é porque 
temos um novo conceito importante para os nossos estudos. 
Nós estamos criando esse MDA juntos, portanto, caso surja alguma palavra que 
você julgue importante para seu aprendizado, inclua no seu MDA (seu miniresumo). 
E se quiser, pode me enviar para o Fórum. Talvez eu inclua sua sugestão no MDA 
da aula 疏. 
Além de inserir termos no nosso MDA durante a aula, vamos estudar temas 
importantes: 
 Arquivos correntes e também os intermediários e os permanentes (esses dois 
últimos não constam expressamente no seu edital, mas é essencial para a 
compreensão do tema, assim como Gestão de Documentos, que você 
também estudará 
 Protocolo (que são atividades dos arquivos correntes) 
 Classificação, incluindo o Plano de Classificação, atabela de 
temporalidade e tudo o que estiver envolvido com a classificação de 
documentos 
 Outros temas que envolvem os pontos específicos cobrados em seu edital 
4. Sobre a Terminologia 
 
Bom, se você nunca estudou a disciplina, pode estranhar alguns termos que 
parecem similares, mas que têm conceitos bem diferentes, como documentos e 
arquivos, dossiês e acervos, dentre outros. Além de montarmos nosso MDA, eu 
poderia passar uma dica: que tal estudar o Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística (DBTA)? Ele tem mais de 230 páginas! Bem grandinho, não é? Eu não 
vou reproduzi-lo aqui, mas trarei os termos mais importantes (no nosso MDA), para 
a compreensão das aulas e para a resolução das questões mais recorrentes. Se 
você tiver muito tempo sobrando, pode ler o dicionário de forma leve e 
descompromissada. Isso vai aumentar o seu conhecimento na matéria, mas, repito, 
sejamos objetivos, Arquivologia é uma das matérias a ser estudada, logo, ainda 
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não é hora de se tornar um especialista. Sejamos cirúrgicos e vamos ao que 
interessa e naquilo que as bancas adoram. E é para isso que estou aqui . 
Se você tiver interesse no DBTA, clique aqui. 
4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA) 
 
Antes de iniciarmos, gostaria de adicionar termos ao nosso 
“MDA”. Portanto, esse tópico inteiro é uma corujinha (risos). 
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão 
variar em função de cláusulas restritivas. Nem sempre todos poderão ter acesso 
aos documentos. 
DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos. 
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma 
instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento 
de prova ou de informação. Também pode ser classificado como documento de 
arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de 
sua existência. 
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível. É tipo 
um átomo da arquivologia . 
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido de 
acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são 
denominados pastas, maços ou pacotilhas. 
JUNTADA: Junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo 
é juntado a outro ou quando documentos são incluídos em um processo. Essa 
junção pode ocorrer de modo temporário (apensação) ou definitivo (anexação). 
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter provisório, com o objetivo de elucidar ou 
subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e 
independência. 
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro 
processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. 
Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa. 
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Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões. 
Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e 
Anexação. São definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). Por mais que haja outras definições e, no dia a dia elas não 
correspondam tanto à realidade, use esses conceitos. 
Observe que esses termos deverão ser compreendidos e decorados por você. Vou 
encadeá-los de forma que o seu estudo seja facilitado, equalizando quem já 
conhece a matéria e vai revisar com aqueles que estão entrando nesse mundo 
agora. 
Note que sempre aparecer uma terminologia nova, irei destacá-la no texto com a 
coruja e explicar em seguida. 
Vamos para a matéria propriamente dita! 
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos) 
Está distraído(a)? Concentre-se. É agora que a brincadeira 
vai começar! Esse é o assunto mais importante da sua aula. 
E sabe por que é mais importante? Porque as bancas 
adoram, amam, são apaixonadas pelo tema. Portanto, apaixone-se também ;). 
As atividades clássicas da administração não se efetivam sem documentos que 
embasem as decisões. Quanto mais informados os administradores estiverem sobre 
determinado assunto, melhores poderão ser suas escolhas e decisões. 
Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/órgãos/instituições 
produzem muitos documentos. Todos os dias. Tanto faz se é uma empresa privada 
ou pública. O volume de informações é cada vez maior. Independente do suporte 
(papel, DVD, CD, HD...). E de que adiantam tantos dados ou informações sem que 
gerem conhecimento efetivo? Sem que os usuários e interessados consigam acesso 
a esses documentos? Não serviria de nada, certo? Mas, como tudo na vida, há 
fases na vida e cada uma delas tem sua importância. 
Quando uma menina acha que encontrou seu príncipe encantado, liga para ele 
todo dia, grava seu telefone e está sempre correndo para estar com ele. É a fase 
do conhecimento entre os dois, de um primeiro momento em que a menina quer 
o príncipe sempre por perto. Se ela pudesse, o amarraria em uma corrente para 
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que o lindão nunca mais saísse do palácio. Essa é a primeira fase do 
relacionamento. Você quer estar sempre perto! Ou na mesma casa, ou o mais 
perto possível. Essa é a primeira fase do relacionamento. 
Na segunda fase, o príncipe já começa a arrotar depois do almoço, falar alto e 
liberar gases mortais. É a hora em que o desejo de ficar perto ainda existe, mas não 
é mais daquele mesmo jeito. Às vezes cria-se um vínculo para toda a vida, como 
um pequeno sapo, fruto do amor dos dois pombinhos. É uma fase intermediária da 
relação. 
Na terceira fase, o príncipe já não engana mais ninguém (a sogra sempre 
desconfiou), mas em função do pequeno Sapinho, fruto do amor, esse vínculo 
existirá para toda a vida, será permanente, mesmo que a relação tenha terminado 
e virado “história”. 
Veja que são fases complementares e da mesma forma funciona com nossos 
Arquivos. As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques 
Valette. E são essas aqui: 
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade) 
2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade) 
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade) 
Em breve ficará fácil o entendimento, mas talvez no início você confunda as 
etapas, portanto, guarde a sigla C I P. Ela já está na ordem das fases. 
Depois do macete e da história, triste, da princesa, vamos às definições! Lembre-se 
das fases de um relacionamento (fracassado) e faça associações com nossa 
matéria ;). 
Para explicar as 3 idades, usarei um exemplo: o de uma pequena empresa que 
precisa guardar alguns documentos fiscais (relacionados à tributação que a 
empresa deve pagar). Você só precisa saber, no meu exemplo, que a empresa 
precisa ter os documentos à disposição do Fisco (Receita Federal, por exemplo) 
por 20 anos. Tomemos como exemplo a empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA. 
Note que os prazos citados são fictícios e visam seu aprendizado em Arquivologia. 
Nesse momento, estou fechando os olhos ao Direito Tributário e a Tabela de 
Temporalidade, que estudaremos em outro momento . 
Arquivos Correntes ou de Primeira Idade: 
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São aqueles consultados frequentemente e que são conservados nos escritóriosou 
nas repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e de 
fácil acesso. São necessários ao dia a dia. Em regra, sua utilização está ligada às 
razões pelas quais foram criados. Um escritório de advocacia que está 
defendendo uma empresa produz muitos documentos que precisam estar 
acessíveis rapidamente. O tempo inteiro e de forma organizada. Uma empresa de 
advocacia existe para defender clientes, a grosso modo, e dizemos que esses 
documentos produzidos para a defesa deles, tem valor primário, pois são 
fundamentais para atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou me 
referindo aqui aos documentos produzidos ou recebidos pelo escritório. A lei 
8159/91 (Lei dos Arquivos), define que os documentos correntes são “aqueles em 
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas 
frequentes”. 
A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas (não todas ) as notas fiscais de 
vendas e precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso ele 
apareça. Veja que são documentos importantíssimos e precisam de fácil acesso. 
Nesse caso, a empresa pode optar por deixar todos os documentos dos últimos 
meses no próprio estabelecimento. Imagina deixar o fiscal esperando por horas 
enquanto ele vasculha tudo :). E além disso, a empresa precisará desses 
comprovantes e notas para fazer sua declaração de imposto de renda, por 
exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declaração mensal de tributos. 
Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes estão bem próximos do 
órgão que os recebeu ou produziu. Para facilitar, imagine que o arquivo corrente 
são os documentos que se encontram nas mesas ou nos armários de uso frequente 
das pessoas que trabalham nessa empresa, ok? Isso vai facilitar e muito! 
Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade: 
Esse tipo de arquivo é formado por documentos que deixaram de ser úteis no dia 
a dia. Não precisam “estar a mão”, mas continuam necessários e eventualmente 
podem ser acessados. Os órgãos que os produziram ou receberam podem solicitá-
los e eles não precisam estar próximos dos escritórios. Marilena Leite Paes ressalta 
que a permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. O termo 
transitório vai ficar mais claro ao estudarmos a Terceira Idade (Permanente). 
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam 
estar disponíveis para consulta. Por essa razão, também se diz que possuem valor 
Primário (igual aos arquivos correntes). 
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Voltando à empresa malvadona, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde 
os documentos dos últimos 4 anos. Lembre-se que ela é obrigada pelo Fisco a ter 
tudo bem organizado. Mas como os dados são de 4 anos atrás, a empresa não 
precisa mostrar na mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que é, vai dar um 
prazo de alguns dias para que os documentos sejam apresentados. Assim, o 
responsável pela empresa poderá pedir todos os documentos à área responsável 
ou até mesmo a uma empresa que guarda todos os seus comprovantes e livros 
fiscais. Veja, apesar de importantes, esses documentos estão em uma fase em que 
não há tanta recorrência para usá-los. O Fiscal pode pedir alguma explicação ou 
pode nunca nem passar na porta da empresa. Esses são os arquivos Intermediários. 
O grande truque aqui é perceber que os documentos já não são mais 
responsabilidade das pessoas nos arquivos correntes, mas o acesso a eles será 
disponibilizado para elas quando for necessário. 
Veja a interessante observação de Paes: 
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e 
administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferação 
de depósitos e manter uniforme a política arquivística. Para isso deve ser 
dirigido por profissionais de arquivo de alto nível, conhecedores dos métodos 
tradicionais de classificação e elaboração de instrumentos de pesquisa. 
Imagine um escritório de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais 
caros de SP. Digamos que na Vila Olímpia. Esse escritório produz e recebe 
(acumulação, lembra?) muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar 
todos os arquivos intermediários nesse local? Seria um custo enorme e 
desnecessário. Há uma questão econômica envolvida nessa escolha, percebe? 
Isso quer dizer que os arquivos intermediários foram pensados para manter os 
documentos em locais onde o custo de armazenamento é menor do que se fossem 
armazenados nas unidades operacionais da instituição (geralmente as empresas 
ficam em locais caros e com pouco espaço – como na Vila Olímpia). O que você 
tem que ter em mente é que eles podem e devem ficar longe da instituição 
produtora, porque não são frequentemente usados e porque o custo é menor. 
Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 – recomendo a leitura – informa que os 
“documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos 
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Vamos precisar incrementar nosso MDA (Minidicionário de Arquivologia). 
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Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de 
documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo 
permanente. 
“No popular”: os arquivos intermediários ainda não sabem o que querem da vida... 
(risos). Dependendo de seu valor, podem ser eliminados, ou podem ser recolhidos 
para o arquivo permanente. Simples assim. 
Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade: 
Os arquivos permanentes já perderam o valor de natureza administrativa (valor 
primário). São conservados por fatores históricos ou documentais e acabam sendo 
utilizados para o conhecimento do passado e sua evolução. 
Já ouviu a marchinha de carnaval: “A pipa do vovô não sobe mais”? 
Então, a “pipa” do vovô está lá, tem valor documental, mas para o “dia a dia”, 
não serve para mais nada. Ele pode até contar suas histórias e tudo o que já fez 
com sua “pipa”. Mas agora ela está imóvel, permanentemente inerte. 
Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu (arquivo 
corrente). Em seguida, ele é transferido para um arquivo intermediário que é 
considerado transitório, pois é um estágio que fica entre o primeiro (corrente) e o 
último (permanente). Aos poucos vai ficar mais claro, mas já vá pensando nessas 
etapas. 
E para exemplificar com a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos se 
passou e que a o Fiscal tenha dormido no ponto e não tenha pedido as 
informações fiscais à empresa dentro do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os 
documentos da SÓ NEGAÇÃO LTDA perderam o valor legal. Agora ela não precisa 
mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequência. Mas como 
ela sabe que é importante aprender com seu passado e as informações podem 
ter valor no futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo permanente. O arquivo 
permanente (ou de terceira idade) é o conjunto de documentos preservados em 
caráter definitivo em função de seu valor. 
A nossa Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor 
permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
Em provas você pode ver o termo “arquivo morto”. É o mesmo que arquivo 
permanente. Os autores já determinaram a morte do termo, mas se a banca gosta, 
quem somos nós para questionar! Queremos A vaga, certo ;)? 
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Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade 
 
Ronaldo, eu entendi tudo sobre as idades”, mas tenho receio de esquecer qual 
deles é relacionado à primeira idade, por exemplo... 
Bom, se você lembrar da ordem deles, já resolve. Se notar, a ordem “respeita” o 
alfabeto. Primeiro, o C, depois o I e depois o P. Mas resolvendo exercícios você 
notará que tudo ficará mais claro. 
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade) 
2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade) 
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade) 
Informações importantes sobre a Teoria das 3 Idades 
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam 
estar disponíveis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os arquivos 
Correntes também precisam ser, ainda mais, acessíveis. 
Por essa razão, dizemos que os documentos dos arquivos correntes e intermediários 
possuem valor primário, ou seja, valor: 
 Administrativo 
 Fiscal 
 Legal 
E em ambos os casos os documentos estão diretamente relacionados aos fins da 
organização. Lembra do exemplo da empresa de advocacia? 
Já os arquivos Permanentes (terceira idade) possuem valor secundário, ou seja, 
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valor: 
 
 Histórico; 
 Cultural; 
 Probatório; 
 Informativo. 
 
 
Os arquivos correntes podem ser eliminados nessa mesma fase, podem ser 
transferidos ao arquivo intermediário, mas também podem passar diretamente 
para a última fase, a Permanente. Nesse último caso, os documentos serão 
diretamente recolhidos para o arquivo Permanente, quando não poderão ser 
eliminados. Tudo depende de seu valor para aquela instituição. 
Vamos voltar ao “MDA” com definições importantes! Já vimos o que é o 
recolhimento (passagem dos documentos para o arquivo permanente). Agora 
veremos o que é transferência. 
 
Transferência: Operação pela qual um conjunto de 
documentos passa do arquivo corrente para o arquivo 
intermediário. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CﾗヴヴWﾐデW PWヴﾏ;ﾐWﾐデW IﾐデWヴﾏWSｷ=ヴｷﾗ 
 
Recolhimento 
Recolhimento Transferência 
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Como você pode ver na figura, a Transferência só acontece quando se está na 
fase Corrente e há migração para a fase Intermediária. 
Já o recolhimento pode acontecer de duas formas: da idade intermediária para a 
idade permanente, ou ainda, da fase corrente diretamente para a fase 
permanente. 
Não sei se você percebeu, mas o documento já pode nascer com valor 
secundário, ou seja, ele é primário momentaneamente (até cumprir as funções 
pelas quais foi criado) e o valor secundário já é inerente a ele, pois logo após será 
recolhido ao arquivo permanente. Nesse momento, aproveito para falar com você 
sobre uma dúvida recorrente no fórum. Vou explicar melhor! 
Quando os alunos leem a frase “o documento já nasce com valor secundário” eles 
pensam que ele nunca teve um valor primário e isso não é verdade. Vamos pensar 
em um Estatuto da Instituição “Bolinha”. Um estatuto é um documento que já nasce 
com valor secundário, pois é um documento que constitui a instituição Bolinha. 
Quando o dono da Bolinha cria o Estatuto, ele precisa registrá-lo em cartório e 
utilizá-lo para fazer a sua empresa começar a funcionar certo? Podemos pensar 
que esse Estatuto vai ser publicado no site, que pode ser instrumento de uma 
reunião para falar sobre a empresa, que pode servir de comprovação para que 
outras atividades possam ser abertas na empresa (...) e isso tudo é o valor primário 
dele. Quando terminar de ser utilizado para o fim pelo qual foi criado, vai direto 
para o arquivo permanente. Então, não é que o documento que já nasce com 
valor secundário deve ir diretamente para o arquivo permanente. Esse documento 
pode e deve fazer parte das atividades primárias da Bolinha, ainda que não tenha 
prazo definido no arquivo corrente. 
Veja bem: essa foi uma dúvida que surgiu no fórum. Os alunos me viram fazendo a 
afirmação no vídeo, procuraram o fórum e agora a dúvida deles está sendo 
compartilhada com você. Por isso, utilize o fórum. É importante para a sua 
preparação! 
 PRAZOS DE GUARDA 
 
Eliminação 
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Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período 
de retenção varia de acordo com o documento, de acordo com a função que 
aquele documento representa e de acordo com a respectiva tabela de 
temporalidade. Por isso, não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo 
ficam X anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após Y 
anos de sua produção. Os prazos vão variar de instituição para instituição. É só 
pensar que cada uma exerce um tipo de atividade, mais ou menos importantes e, 
claro, os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda 
permanente) terão que refletir essas diferenças. 
Entretanto, a doutrina passa algumas referências sobre os prazos (aproximados) 
para guarda dos documentos nos arquivos. Mas não cabe falarmos sobre eles 
porque não caem em prova e o que você tem que ter em mente é que os prazos 
vão variar de acordo com a instituição, com as atividades que desenvolvem, com 
os documentos que produzem e com as diversas peculiaridades que cada 
instituição possui. Fique tranquilo(a): a banca não cobrará os prazos de vigência 
dos documentos (a menos que o edital fale para você estudar a tabela de 
temporalidade específica do órgão – o que não costuma acontecer em provas 
para nível médio ou nível superior para áreas que não sejam de arquivistas). 
Sobre esse assunto, vou trazer mais uma dúvida do fórum: “ah, professor, mas no 
meu edital tem o tema “tabela de temporalidade de documentos” e você está 
falando que não tenho que estudar esse tema? Não, não estou falando isso. O que 
estou dizendo é que há diferença na cobrança. A banca pode pedir: 
 Tabela de temporalidade de documentos: estamos estudando tudo o que é 
necessário aqui e os prazos de vigência não importam. 
 Tabela de temporalidade de documentos do órgão x: nesse caso, o aluno 
terá que saber os prazos de vigência da tabela. Mas isso nunca aconteceu, 
ok? Só para arquivistas! O que já vi acontecer em provas de nível médio e 
em provas de nível superior para áreas diferentes de arquivologia é o bom 
senso. Como assim, professor? A banca pode pedir que você diga, pelo 
senso comum, se um documento deverá ser eliminado ou guardado 
permanentemente. Esse é um tipo de cobrança muito errada, pois como já 
dissemos, o valor dos documentos depende de inúmeras características que 
variam de instituição para instituição, sendo impossível fazer essa 
mensuração sem os dados. Mas caso venha a acontecer, o seu raciocínio 
deve seguir os seguintes passos: 
Vamos supor que a banca peça para você apontar qual desses dois documentos 
– regimento interno e folha de ponto – possui valor secundário (não podem ser 
eliminados) e valor primário (podem ser eliminados). Nesse caso você deve pensar: 
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O Regimento interno é um documento que estrutura a instituição, que rege suas 
atividades, seus procedimentos, expõe direitos e deveres, certo? Um documento 
desse tipo servepara que as atividades primárias sejam cumpridas, mas também 
serve como valor histórico, pois marcou o caminho da instituição em dado 
momento. Por isso ele é um documento que deverá ser guardado 
permanentemente. 
Já a folha de ponto é um documento que possui o registro de entradas e saídas de 
determinada pessoa em um período de tempo. Esse registro possui valor até um 
certo momento e os prazos que ele ficará no arquivo corrente e intermediário com 
certeza abarcarão todas as possíveis necessidades de acessá-lo. Entretanto, a 
folha de ponto não deve ser guardada permanentemente, pois é um registro 
transitório. 
É dificílimo cair em prova, mas já caiu e não está correto que caia. Por mais que 
tenhamos a possibilidade de recurso, não custa entender como proceder para 
evitar o pânico na prova, certo? Vamos seguir em frente. 
Note algumas das diferenças mais importantes entre as 3 idades dos arquivos: 
 
Arquivo Corrente Arquivo Intermediário 
Arquivo 
Permanente 
Valor Primário Primário Secundário 
Acesso 
Restrito a quem 
acumula os 
documentos 
Restrito a quem 
acumula e aos que 
são autorizados 
Aberto 
Localização Física 
Próxima a quem 
acumula os 
documentos 
Geralmente fora 
do setor que gerou 
a acumulação de 
documentos, em 
local 
economicamente 
mais barato 
Instituição 
arquivística 
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Vamos aprofundar mais um pouco sobre os arquivos correntes, intermediários e 
permanentes. O ciclo vital dos documentos é o principal tema para entender a 
sistematização de gestão de documentos, então não podemos deixar passar 
nenhum ponto passível de cair em prova. 
ARQUIVOS CORRENTES (aprofundando) 
Documentos correntes são “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, 
constituam objeto de consultas frequentes”. Os arquivos correntes também são 
chamados de arquivos de primeira idade ou de fase ativa. 
O valor de um documento que acaba de ser criado, será sempre um valor 
primário, ou seja, administrativo, fiscal ou legal (ainda que ele já nasça com valor 
secundário inerente, como já estudamos). O acesso a documentos da fase 
corrente é restrito ao produtor desses documentos! A frequência de uso de um 
documento da fase corrente é alta e, em regra, o arquivo corrente tem a 
localização no local de trabalho do produtor, nas mesas mesmo, geralmente no 
arquivo setorial. 
Há questões que pedem quais são as atividades dos arquivos correntes. Vejamos 
essas atividades: 
1. PROTOCOLO 
O protocolo é um conjunto de atividades que envolve o recebimento, 
registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e 
controle/movimentação. Vamos estudar todos esses pontos de forma 
aprofundada mais adiante. O que você precisa saber nesse momento é que 
todas as atividades de protocolo são realizadas no arquivo corrente das 
instituições. 
Atenção: acabei de dizer que as atividades de protocolo são realizadas nos 
arquivos correntes, mas guarde essa informação adicional para quando 
estivermos estudando as fases de gestão de documentos: as atividades de 
protocolo são desenvolvidas na fase de utilização do programa de gestão de 
documentos e não na fase de produção, como muita gente acha. Mas, calma! 
Veremos isso mais para frente. É só para você ir digerindo a informação. 
2. EXPEDIÇÃO 
Expedir um documento nada mais é do que fazer a sua movimentação de 
acordo com o destinatário. A expedição é sempre externa. Portanto, se eu 
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trabalho na unidade protocolizadora e alguém da minha instituição pede para 
enviar um documento para um ator externo, devo expedi-lo para o destinatário 
correspondente, que necessariamente não faz parte da instituição. 
Grave: expedição = externo 
Marilena Leite Paes cita as rotinas que devem ser adotadas nessa etapa: 
1. Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades 
a serem determinadas*) 
2. Verificar se não faltam folhas ou anexos 
3. Numerar e completar a data, no original e nas cópias 
4. Separar o original das cópias 
5. Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT**, malotes ou em 
mãos 
6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dosa antecedentes que lhes 
deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente 
dito 
*os órgãos que desejarem manter uma coleção de cópias para consulta 
imediata deverão prepará-las em papel de cor diferente. Estas cópias 
lhes serão restituídas após a expedição 
**Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos 
As rotinas não costumam ser muito cobradas em provas, mas veja só essa questão 
da banca BIO-RIO para o concurso da Prefeitura de Mesquisa, no Rio de Janeiro, 
para arquivistas, em 2012. 
Ano: 2012 Banca: BIO-RIO Cargo: Arquivista Prova: Prefeitura 
de Mesquita - RJ 
O arquivo corrente pode ser definido como constituído de documentos em curso 
ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de 
planos, para fins de controle, para a tomada de decisões das administrações etc. 
Alguns autores apresentam cinco setores componentes do arquivo corrente: 
protocolo, expedição, arquivo, empréstimo e consulta e destinação. Uma das 
rotinas da Expedição é: 
 a) classificar documentos sigilosos; 
 b) expedir originais com anexos; 
 c) eliminar as cópias dos documentos; 
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 d) juntar cópias e originais; 
 e) abrir a correspondência antes do envio. 
A resposta para essa questão é o item 5 das rotinas de expedição de documentos. 
Bancas como a ESAF, FUNDEP e UFMT já cobraram essas rotinas. Não precisa sair 
decorando, mas se sobrar um tempo, dê uma atenção a elas. 
 
3. ARQUIVAMENTO 
O arquivamento é o ato de armazenar um documento em um mobiliário 
quando esse documento já não precisa ser mais consultado com tanta 
frequência. O modo de armazenamento vai depender do método de 
arquivamento escolhido. Quais são eles? Isso é assunto para a nossa aula 2. 
Mas, Professor, para que servem esses métodos? Ora, o objetivo dos 
documentos é fornecer as informações que neles estão contidas, certo? Se 
essas informações não estiverem organizadas, elas não permitirão que o acesso 
seja feito de maneira rápida e fácil, por isso utilizamos métodos para a guarda 
de documentos. Mas isso é assunto para outra aula. 
4. EMPRÉSTIMO E CONSULTA 
É importante destacar que estamos falando do empréstimo e consulta nos 
arquivos correntes e não nos permanentes. Os documentos que tratamos aqui 
só podem ser emprestados aos setores que os produziram ou receberam. Existe 
a possibilidade outros setores requisitarem documentos que não são objetos de 
suas atividades. O que deve ser feito nesse momento é pedir autorização para 
quem produziu ou recebeu esses documentos e, posteriormente, fazer o 
empréstimo. 
Todo esse controle busca evitar lacunas no patrimônio arquivístico da 
instituição. A tramitação dos documentos nas instituições é intensa e controlar 
esse movimento é a melhor forma de manter toda a documentação acessível 
a quem de fato tenha motivos para acessá-la, sem perdas. 
Quando um documento é retirado do local onde está armazenado, utiliza-se a 
guia-fora para indicar que algum documento foi retirado e não foi devolvido. 
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Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade 
de arquivamento ou item documental para assinalar a sua 
remoção temporária. Também chamado fantasma ou 
ficha-fantasma. 
A professora Marilena Leite Paes também operacional as rotinas de empréstimo: 
1. Atender às requisições oriundas dos vários órgãos 
2. Preencher em duas vias o formulário Recibo de Dossiê 
3. Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo 
4. Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes 
– follow up -, em ordem cronológica para efeito de controle de prazos 
5. Preencher e encaminhar o formulário Cobrança de Dossiê quando a 
pasta não tiver sido restituída no prazo estipulado 
6. Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo 
7. Apor o carimbo Restituído na primeira via assinada pelo requisitante e 
devolvê-la. 
 
5. DESTINAÇÃO 
Nos arquivos correntes, a destinação pode acontecer de três formas: 
1) o documento pode ter o seu prazo encerrado e ser transferido para o arquivo 
intermediário para aguardar a sua destinação final (eliminação ou guarda 
permanente); 
2) o documento pode ser recolhido diretamente ao arquivo permanente; 
3) o documento pode ser eliminado imediatamente (de acordo com o trâmite 
permitido em Lei); 
Essa três formas de destinação dos arquivos correntes vão depender da frequência 
de uso dos documentos e serão estabelecidas a partir da avaliação prévia desses 
documentos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. 
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS (aprofundando) 
Os arquivos intermediários são fruto da transferência dos documentos da fase 
corrente para a intermediária. Também pode aparecer em sua prova como fase 
intermediária ou semi-ativa. O valor desse tipo de documento é sempre primário. 
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Geralmente, as razões mais relevantes para a criação do arquivo intermediário são 
o pouco espaço nos setores de trabalho e para evitar a movimentação precoce 
(recolhimento) para a fase permanente. Mas, de todas as razões, a mais 
importante tende a ser a economia que decorre desse processo. 
O acesso aos documentos dessa fase é restrito aos produtores, mas outras pessoas 
interessadas podem conseguir autorização para acesso. a frequência de uso é 
baixa. Geralmente a localização não é no mesmo local de quem produziu os 
documentos, pois locais mais afastados costumam ter um custo menor por metro 
quadrado. Geralmente os arquivos intermediários são chamados de Arquivos 
Centrais. 
Outro ponto importante é que os documentos dos arquivos intermediários possuem 
valor primário decrescente, ou seja, eles nascem com valor primário alto e quando 
finalmente cumprem os objetivos pelos quais foram criados, vão para o arquivo 
intermediário e o seu valor primário diminui até que ele adquira valor permanente 
ou seja eliminado. 
 ARQUIVOS PERMANENTES (aprofundando) 
Os arquivos permanentes também podem ser chamados de terceira idade ou fase 
inativa. 
Ao contrário das outras duas idades, o valor de um documento permanente é 
secundário e o acesso é livre. A não ser que o documento seja protegido por sigilo 
definido na Lei de Acesso à Informação. 
Se você tem documentos que já nascem com características específicas, como 
por exemplo, o regimento interno de um Tribunal de Justiça, ele poderá ser 
classificado como de valor secundário, ou seja, ele já nasceu permanente ainda 
que não esteja fisicamente no arquivo permanente e sim no arquivo corrente. É a 
explicação que dei sobre a instituição Bolinha, lembra? Se não lembra, volte um 
pouco na aula. Os documentos que dizem respeito à organização de uma 
instituição, origem/criação, funcionamento/organização, objetivos e evolução da 
instituição são de guarda permanente, mas esse julgamento do que possui e do 
que não possui valor secundário cabe a cada instituição analisar, afinal, cada 
instituição é uma instituição e possui características muito específicas para poder 
utilizar da generalização. 
E agora, veja as principais atividades dos arquivos permanentes: 
1. Arranjo 
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2. Descrição/publicação 
3. Referência 
4. Conservação 
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 QUESTÕES DE FIXAÇÃO 
 QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Os documentos públicos podem ser identificados como: 
 a) inativos, permanentes e elimináveis. 
 b) correntes, de gestão e ativos. 
 c) intermediários, de pré-arquivo e semi-ativo. 
 d) correntes, intermediários e permanentes. 
 e) inativos, permanente e arquivo. 
 
Comentários: 
Como já estudamos, há 3 idades para os documentos públicos: 
Corrente (ou arquivo de primeira idade) 
Intermediária (ou arquivo de segunda idade) 
Permanente (ou arquivo de terceira idade) 
É interessante saber que algumas bancas gostam de dar outros nomes às fases do 
Ciclo Vital dos Documentos. É comum você encontrar os seguintes sinônimos: 
Idade Corrente: arquivos ativos 
Idade Intermediária: arquivos semi-ativos 
Idade Permanente: arquivos inativos 
Portanto, a letra A cita o termo “elimináveis”. Isso não existe. E repete sinônimos 
como inativos e permanentes. 
A letra B cita o termo “gestão”. É viagem. E repete sinônimos como correntes e 
ativos. 
A letra C repete sinônimos como intermediários e semi-ativos e cita “pré-arquivo”, 
que não tem nenhuma relação com Teoria das 3 Idades. 
A letra E, fala em arquivo, que não é uma idade documental e mais uma vez usa 
dois sinônimos (inativos e permanente
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Assim, a única alternativa que traz as 3 idades documentais é a letra D. 
Gabarito: D 
 
 QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, 
obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes. 
Comentários: As 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são 
obrigatórias. Não é porque existem 3 idades que os documentos terão que passar 
por todas elas. Você pode produzir algum documento hoje e a tabela de 
temporalidade pode dizer que ele não terá serventia no futuro, portanto, não faria 
sentido transferi-lo da fase corrente para a intermediária, concorda? 
Reforçando: o documento pode nascer e no mesmo dia e ser eliminado. Ou seja, 
foi produzido (primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a fase 
intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento pode migrar da 
primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente). Essa “migração” é 
chamada de recolhimento. 
O que não muda é que um documento sempre passará pela primeira idade (fase 
corrente), ainda que já tenha nascido com valor secundário (caso da instituição 
Bolinha). 
Gabarito: Certo. 
 QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um 
arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades documentais. 
Comentários: 
Há duas idades em que há primazia do valor 
primário. A primeira e segunda fases, ou seja, os 
arquivos correntes e intermediários. 
Gabarito: Errada 
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 QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
O ciclo de vida dos documentos divide-se em duas idades: a primeira delas, 
denominada arquivo de gestão, abrange a fase de produção e uso do documento, 
até o encerramento do fato que motivou a sua criação; a segunda idade, 
chamada de arquivo morto, compreende a fase de guarda dos documentos que 
contêm informações sobre a história da instituição. 
Comentários: 
Como já vimos, a Teoria das três idades divide-se em 3 fases. Daí você já poderia 
cravar o gabarito porque a questão fala em somente duas idades. Não se esqueça 
do CIP. A primeira idade é a corrente, a segunda, Intermediária. E arquivo morto 
poderia estar relacionado à terceira idade (permanente) e não à segunda idade. 
Não é aconselhável usar o termo arquivo morto. Mas ainda aparece em provas. Se 
aparecer arquivo morto, associe à terceira idade. 
Gabarito: Errada 
Agora que já aprendemos alguns conceitos e estudamos a Teoria das Três idades 
estamos prontos para avançar. “Ah, professor, mas eu estou com preguiça!” 
Nesse momento eu digo para você olhar para a sua carteira, abestado! Vamos 
embora! Força! 
6. Gestão de Documentos 
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para 
então, estudarmos a Gestão deles. 
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do 
suporte que a contém. 
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que 
possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova 
fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento histórico. 
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a 
samambaia não, aquelas plantas de edificações), etc. 
Vamos direto à Lei nº 8.159/91, para não ter chance de erro.
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Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
Então, de acordo com a Lei nº 8.159/91, as fases de um programa de gestão de 
documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Vamos 
estuda-los? 
 Antes, um alerta: não confunda as fases de um 
programa de gestão de documentos com a Teoria das 
3 idades. Elas são similares, estão diretamente ligadas 
e o examinador vai tentar puxar seu tapete se você não ficar atento(a)! 
De acordo com a Professora Marilena Leite Paes: 
Produção de Documentos (Primeira fase): 
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua 
realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em 
função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar 
apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração da 
instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias. 
O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou extinção de 
formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e informações 
necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de 
atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar 
estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos 
e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com 
documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados. 
Utilização de Documentos (Segunda fase) 
Aqui partimos para as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, 
registro, distribuição, tramitação), de Expedição e de Organização e 
Arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a 
elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à 
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções 
administrativas, técnicas ou cientificas das instituições. 
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Ah, professor, mas você não disse que isso tudo aí é feito nos arquivos correntes e 
agora está falando que é nessa fase de utilização também? Como assim? 
Calma, fulaninho(a)! Sim, todas essas atividades ocorrem no arquivo corrente e, 
concomitantemente, são desenvolvidas na fase de utilização do programa de 
gestão de documentos. 
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;). 
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase) 
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade 
analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados 
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus 
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo: 
 Quais documentos serão arquivados permanentemente 
 Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova 
e de informação para a instituição. 
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de 
análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos 
de guarda e a destinação, de acordo com os valores que 
lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligada à Tabela de Temporalidade 
(a ser estudada). 
Destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao 
encaminhamento de documentos para guarda 
permanente, descarte ou eliminação. 
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos ou de 
um Programa de Gestão de Documentos, busque decorar essas etapas. Use o 
mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases com facilidade 
Produção 
Utilização 
Avaliação 
Destinação 
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida. 
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Sobre o PUAD, há dois pontos importantes que você tem que saber. 
1. Podemos ter um programa geral de gestão de documentos, que é o PUAD 
(produção, utilização, avaliação e destinação). O PUAD também pode ser 
encontrado em provas e em algumas obras de arquivologia como PUD 
(produção, utilização e destinação). Você deve estar pensando: mas e a 
avaliação, professor? Eu respondo: a avaliação está intimamente ligada à 
destinação. Não há destinação sem avaliação. O que você tem que 
entender é: se vier somente o PUD não estará errado! 
 
2. Podemos ter um programa completo de gestão de documentos, que é o 
PUTAA – com todo o respeito, tá? – (produção, utilização, tramitação, 
avaliação e arquivamento). 
Mas professor Ronaldo! PUAD/PUD, PUTAA. Não estou entendendo nada! 
Calma, cabeção/cabeçona! Quando você estiver resolvendo as questões e o 
examinador perguntar para você se a classificação faz parte de um programa 
de gestão de documentos você vai lembrar dessas três palavrinhas, vai tentar 
encaixar a classificação e não vai conseguir! Ah, Ronaldo, por que não vou 
conseguir? Tá vendo algum C de classificação em PUAD/PUD e PUTAA? Não, 
né? Pois é... bingo! 
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QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue. 
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na 
ANATEL passa pelaimplantação de três fases: a fase ativa, a fase de 
desenvolvimento e a fase de destinação. 
Comentários: 
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3 
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz. 
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz . 
As fases são: 
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A questão 
só acertou na “Destinação”. 
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta. Lembra do 
PUD? 
Anota aí: PUD/PUAD/PUTAA! 
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na aula, vou 
pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela. É assim 
que se memoriza ;). 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos 
e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
Produção / Utilização / Tramitação/Avaliação/Arquivamento (programa completo 
de gestão de documentos) -> PUTAA 
Gabarito: Errado 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item. 
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação 
do programa de gestão de documentos. 
Comentários: 
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É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de 
documentos, que depende de muita sensibilidade do arquivista, ele 
decida errado. É nessa fase que ele definirá se o documento deve se 
manter “vivo” ou não. Vai que ele imagina que algo de elevado valor 
científico não é importante e o destina à eliminação?! 
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela 
fosse eliminada? 
Logo, o acesso à informação depende, para sua eficácia, da aplicação 
do programa de gestão de documentos. 
Gabarito: Errada 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e 
sistemático da produção, recepção, manutenção, uso e eliminação 
de documentos, incluindo os processos de captação e manutenção 
de provas e informações sobre as atividades de negócios e 
transações em forma de documentos, é uma definição apresentada 
pela norma ISO 15.489-1 a respeito de qual aspecto da gestão das 
organizações? 
 a) Gestão da informação. 
 b) Gestão documental. 
 c) Gestão de arquivos. 
 d) Gestão da comunicação. 
 e) Gestão operacional. 
Comentários: 
Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a 
Gestão de Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD – 
Produção, Utilização, Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado 
trouxe a definição do que já estudamos até aqui. Veja: 
“o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da 
produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos, incluindo os 
processos de captação e manutenção de provas e informações sobre as 
atividades de negócios e transações em forma de documentos” 
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização Internacional 
de Normatização. Quem já trabalhou em indústrias certamente já ouviu falar do 
termo. Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão é mais focada 
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em provas para Arquivistas. Não se preocupe. E note que era possível acertar a 
questão sem ser um arquivista ;). 
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159. 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
Gabarito: B 
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos1 
 
Nesse momento iremos estudar diversos conceitos importantes e que nos farão 
conhecer os documentos arquivísticos em sua essência. Fique atento (a)! 
Podemos classificar os arquivos em função de: 
 Entidades mantenedoras 
 Estágios de sua evolução (são as 3 idades) 
 Extensão de sua atuação (abrangência) 
 Natureza dos documentos 
 
Detalhe importante e cobrado em provas: 
De acordo com a entidade produtora (não é entidade 
mantenedora), os arquivos são classificados em: 
 Públicos 
 Privados 
 
É só lembrar que quem produz um arquivo, pode ser um “produtor” público ou 
privado. 
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em provas). 
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada 
pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades, entre 
outros. 
 
ヱ EゲゲW デWﾏ; ヮﾗSW ;ヮ;ヴWIWヴ Iﾗﾏ ﾗ ﾐﾗﾏW SW Tｷヮﾗﾉﾗｪｷ; DﾗI┌ﾏWﾐデ;ﾉく 
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7.1 Entidades Mantenedoras 
 
As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da 
Coca-Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas 
características individuais, seus arquivos gerados podem ser: 
 Públicos (federal, estadual, municipal) 
 Institucionais (igrejas, escolas...) 
 Comerciais (empresas, firmas) 
 Familiares ou pessoais 
 
7.2 Abrangência (Extensão de sua atuação) 
 
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e 
descentralizados. 
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída nos 
setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua documentação 
corrente. Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo 
ou jurídico. 
Um exemplo é o arquivo setorial. 
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos 
arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma 
organização. 
Exemplo: arquivo central ou arquivo intermediário. 
7.3 Natureza dos Documentos 
A natureza dos documentos divide-se em duas: arquivos especiais e arquivos 
especializados 
É chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos de 
formatos físicos diversos. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete, 
discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc. 
Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formatos físicos 
tão diferentes? Certamente que sim. 
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Já o Arquivo Especializado não faz essa “mistureba” toda. Ele possui documentos 
decorrentes “da experiência humana num campo específico”, 
independentemente da forma física que apresentem. São arquivos de engenharia, 
arquivos médicos ou de imprensa, por exemplo. 
Dúvida muito frequente no fórum: Quando falamos que a forma física do 
documento especializado não importa, estamos falando que podemos ter 
documentos especializados e especiais ao mesmo tempo. Por exemplo: um 
conjunto de arquivos especializados em engenharia fixados suportes variados: 
CD’s, disquetes, pendrives e papeis. 
 
A Classificação dos documentos é cobrada com relativa frequência e é 
meramente conceitual. 
Se você entender a classificação esquematizada, já mata a maior parte das 
questões. Vamosao esquema: 
Atenção! Há uma diferença entre a natureza dos 
documentos e a natureza do assunto dos documentos. A 
natureza dos documentos pode ser dividida em arquivos 
especiais e especializados, como já falamos. Agora, a 
natureza do assunto dos documentos é dividida em documentos ostensivos ou 
sigilosos. Essa distinção cai muito em prova e é importante que esteja bem clara na 
sua cabeça, ok? Vamos falar mais a fundo da questão dos documentos ostensivos 
e sigilosos mais à frente, mas coloquei aqui para que vocês façam a comparação 
entre os dois e saibam distinguir porque é isso que cai em prova. 
Vamos continuar! 
N
at
ur
ez
a 
do
s 
D
oc
um
en
to
s
Arquivos Especiais Formas físicas diversas (fotos, discos, fitas, CD-ROM...)
Arquivos 
Especializados
Documentos de uma área de 
conhecimento específica (arquivos 
médicos, de imprensa...)
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7.3 Classificação dos Documentos 
 
 
Vejamos as definições: 
Quanto ao Gênero 
Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou datilografados, 
como contratos, certidões, tabelas, correspondência, folhas de pagamento, 
atas (e não atos!), dentre outros. 
Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo 
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, 
perfis); 
Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São documentos 
em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas. 
Aqui você vê o diapositivo. Uma espécie de 
“Slide do powerpoint” do passado. Não se 
preocupe com sua história ou funcionamento. As 
bancas, quando o citam, não entram em 
detalhes, mas querem saber se você identifica 
que o diapositivo está classificado quanto ao 
gênero (sim) e se é um exemplo de documento 
iconográfico (sim). Bingo! Mais um ponto na 
Classificação dos 
documentos
Quanto ao 
Gênero
Escrito(textual), cartográfico, 
iconográfico,sonoro, filmográfico, 
informático e micrográfico
Quanto à 
Espécie
Atos normativos, enunciativos, de 
assentamento, comprobatório, de 
correspondência e de ajuste.
Quanto à 
Natureza do 
Assunto
Ostensivos ou Sigilosos
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prova. Lembre-se: estamos estudando a classificação quanto ao gênero dos 
documentos. Não perca isso de vista. 
Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em películas 
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a 
trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em 
movimento. Esse é bem fácil de visualizar. 
Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas – são documentos com dimensões e 
rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Observe que fono está 
relacionado a som e você não terá problemas. 
Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela – são documentos em 
suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante 
utilização de técnicas específicas. Ronaldo, “peraí”! Jaqueta? Jaqueta nada 
mais é do que um material de plástico ou similar que envolve as microformas. 
Não se preocupe tanto com o aprofundamento desses termos. Veja as 
questões, note como o tema é cobrado e você saberá exatamente o que deve 
priorizar. É assim que devemos estudar ;). 
Informáticos: esse aqui é o que você mais conhece! São documentos 
produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco rígido, 
memória flash ou disco ótico (CD, DVD), por exemplo. 
Quanto à Espécie 
Vamos listar os documentos classificados quanto à espécie para que isso não fique 
solto, sem que você entenda. De novo: não decore! Procure ter uma visão geral 
sobre cada uma das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova. 
Vamos lá: 
Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das atividades. 
Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias. 
Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos 
de correspondência é que viabilizam a execução deles. Imagine que no seu 
futuro trabalho como servidor, você veja que uma nova lei foi editada. Se você 
é o responsável por divulgar essa informação, poderá fazer essa comunicação 
por meio de um ato de correspondência, usando uma circular, por exemplo, 
para divulgar essa lei para toda a equipe. Outros exemplos: carta, ofício, 
memorando, notificação, alvará, telegrama, edital. 
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Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos visando 
fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto. 
Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de fatos e 
ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila. Então quando 
o Fiscal Ronaldo vê que existe uma fraude em uma empresa, a grosso modo, 
ele “assenta” uma multa (auto de infração), ou seja, ele registra um fato! E esse 
termo “apostila”? É um termo mais administrativo, ligado a uma informação que 
é acrescentada a um documento para alterá-lo oficialmente. 
Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos, como as 
certidões, atestados e traslados, por exemplo. 
Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a Administração 
federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo: tratado, convênio, 
contrato. 
Quanto à Natureza do Assunto 
Lembra dessa classificação quando estudamos a diferença entre a natureza do 
documento e a natureza do assunto do documento? Agora que vocês já sabem 
que devem fazer esse comparativo, vamos saber o que significa os termos 
“ostensivos” e “sigilosos”? 
Quanto à natureza do assunto, temos como referência a Lei de Acesso a 
Informação (Lei 12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012. Essa lei é um 
marco em termos de acesso à informação no Brasil, mas o que você precisa 
aprender agora é isso aqui: 
Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a administração. 
Não há restrição de acesso aos documentos. 
Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem informações 
sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos 
máximos de restrição de acesso. Só para você já ficar sabendo, são três os graus 
de sigilo: Reservado (até 5 anos), Secreto (até 15 anos) e Ultrassecreto (até 25 
anos). Muito cuidado com a palavra Confidencial! Essa classificação não existe 
mais! 
 
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Em relação à Lei de Acesso à Informação, vamos nos ater aos seguintes pontos: 
Principais Aspectos da LAI, extraídas da CGU2: 
• Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima); 
• Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação (não 
exigência de motivação); 
• Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação de 
exceções); 
• Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução (gratuidade 
da informação); 
• Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral 
(transparência ativa); 
• Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à 
informação (transparência passiva). 
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada 
como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintesprazos máximos de 
restrição abaixo: 
•Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos 
(renovável uma única vez) 
•Secreta: prazo de segredo - 15 anos 
• Reservada: prazo de segredo - 5 anos 
 
ヲ Cﾗﾐデヴﾗﾉ;Sﾗヴｷ; GWヴ;ﾉ S; Uﾐｷ?ﾗく 
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Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser 
prorrogados. E apenas uma única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo de 
50 anos) 
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI 
(12.527/2011) podem ser menores do que os estabelecidos. 
Cuidado com esse detalhe. 
Base legal: 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, 
observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à 
segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como 
ultrassecreta, secreta ou reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme 
a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua 
produção e são os seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
(...) 
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser 
estabelecida como termo final de restrição de acesso à ocorrência de 
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do 
prazo máximo de classificação. 
Por ora, é o que você precisa saber sobre Documentos Ostensivos e Sigilosos e 
sobre a LAI. 
O tema ainda ficou um pouco enrolado e está pensando 
em como memorizar as diferenças principais da 
Classificação dos Documentos? Então toma um 
macetinho! 
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Se você lembrar de dois ou três exemplos de cada uma das classificações, as 
outras virão a sua memória por associação. 
Vamos a um exemplo fictício de Classificação de Documentos? A meta aqui é só 
clarear as informações. 
Esse humilde PDF é a soma de Suporte + Informações. Lembra disso? Essa soma 
gera um documento. E esse documento é classificado, certo? Pode ser classificado 
quanto ao Gênero, quanto à espécie ou quanto à natureza do assunto e quanto 
à natureza do documento. Mas, Ronaldo, como ficaria aplicado no exemplo da 
nossa aula? Assim: 
Gênero: textual 
Espécie: Aula 
Natureza do assunto do documento: ostensivo 
Natureza do documento: especializado 
Está vendo como é tranquilo? O ideal é que você tente aplicar, para que aprenda 
ao invés de decorar. Vamos seguir! 
7.4 Elementos dos Documentos 
 
Agora veremos os Elementos dos Documentos. Muito cuidado com alguns termos, 
pois você vai ver que alguns aparecem em mais de um momento do estudo de 
Arquivologia, mas em contextos e definições diferentes, portanto cuidado para 
não se confundir. Veja que alguns deles já estudamos, como Suporte, Gênero e 
Espécie. E por que estamos vendo de novo? Porque se uma questão pedir quais 
são os elementos dos documentos você saberá se “localizar”. 
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CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS 
 
SUPORTE 
Material sobre o qual as 
informações são 
registradas. 
Papel, Fita magnética, 
filme de nitrato. 
 
FORMA 
Estágio de preparação e 
tramitação de 
documentos. 
Original, cópia, minuta, 
rascunho. 
 
 
FORMATO 
Configuração física de 
um suporte, de acordo 
com a sua natureza e 
com o modo como foi 
confeccionado. 
Folha, caderno, cartaz, 
livro, mapa, planta, rolo 
de filme, códice (=livro 
de registro), diapositivo 
(=imagem translúcida) 
 
 
 
GÊNERO 
Como é configurado um 
documento de acordo 
com o sistema de signos 
(sinais) utilizado na 
comunicação de seu 
conteúdo. 
Documentação 
audiovisual, 
documentação 
fonográfica, 
documentação 
icnográfica, 
documentação textual. 
 
 
ESPÉCIE 
Como é configurado um 
documento de acordo 
com a disposição e a 
natureza das 
informações nele 
contidas. 
Boletim, certidão, 
declaração, relatório. 
 
 
 
TIPO 
É a configuração 
relacionada à espécie 
documental, de acordo 
com a atividade que A 
gerou. 
Boletim de ocorrência, 
boletim de frequência e 
rendimento escolar, 
certidão de óbito, 
declaração de imposto 
de renda, relatório de 
atividades, relatório de 
fiscalização, declaração 
de bens. 
Fonte: Gonçalves, 1998 
Ronaldo, os “Elementos dos Documentos” são muito cobrados em provas de não-
arquivistas?
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Sim. Esses elementos são muito cobrados e, geralmente, as bancas procuram 
cobrá-los trocando os conceitos de um com o outro para confundir vocês. O que 
recomendo? Entenda os conceitos ao invés de decorá-los. Tente aplicar em 
exemplos reais, como os da terceira coluna. Garanto que com o tempo isso vai ser 
mamão com açúcar para você. 
Destaco, da tabela acima, os elementos espécie e tipo. É muito importante você 
saber que o tipo, ou tipologia, é um detalhamento da espécie! Isso é muito 
cobrado em prova. Observe os exemplos de Espécie e Tipo e vai perceber 
facilmente: 
Espécie Tipo 
Boletim Boletim de Ocorrência, 
Boletim Escolar 
Certidão Certidão de nascimento, 
certidão de óbito 
 
Ah, Ronaldo! Isso é fácil, já peguei esse esquema na internet! Se tiver uma palavra 
é espécie e se forem duas, tipo, certo? NÃO. 
Cuidado com isso! Você vai ver logo abaixo que 
existe uma Classificação dos Documentos quanto à 
Espécie (continuação do que começamos a ver). 
Pois bem, existem os atos de assentamento (registro 
de fatos). E um dos exemplos de ato de assentamento é o auto de infração. Se 
você fosse usar esse esquema furado na prova, iria errar. Auto de infração, apesar 
de ter duas palavras é exemplo de Espécie e não de Tipo! 
Sabendo que o esquema é marmelada e para que você realmente entenda essa 
questão do tipo documental e da espécie, vamos ao golpe de misericórdia: 
O tipo documental é a união da espécie + função do documento. Vamos fazer 
igual ao Bart Simpson? 
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Se você não entendeu a piada, tem que assistir Os Simpsons urgentemente. Mas só 
depois de terminar de estudar, ok?  
Vamos aplicar a lição do Bart em alguns exemplos para que fique bem 
consolidado: 
Ata de abertura 
Ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental 
Termo de posse 
Termo (espécie) de posse (função) = tipo documental 
Edital de abertura 
Edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental 
E olha como o esquema não funciona: ofício recebido é uma espécie documental 
e possui duas palavras! Cadê a função para que possamos chamar de tipo? Não 
está aí, correto? Então não é tipo documental porque tipo é espécie + função. 
Certinho? Vamos seguindo! 
7.5 Classificação dos Documentos Públicos - Schellenberg 
 
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De acordo com Schellenberg, os documentos públicos