Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 1 www.pontodosconcursos.com.br Olá, candidato ao Superior Tribunal Militar. Seja bem-vindo e feliz ano novo para você! O objetivo do nosso curso é ajudá-lo a acertar todos os itens da prova de Arquivologia no concurso do STM. Essa matéria tem sido bastante cobrada em concursos da área administrativa. Ao longo do nosso curso, você verá que é uma matéria simples, muitas vezes até intuitiva e que, com treino e dedicação, você terá plenas condições de fazer uma excelente prova. Antes, porém, me apresento. Meu nome é Carolina sou de Brasília e, em 2007, com 21 anos, aluna de Engenharia de Redes na Universidade de Brasília (UnB), eu prestei meu primeiro concurso, para a Câmara dos Deputados. Estudei “freneticamente” e consegui o 4º lugar no concurso. Depois do resultado, o concurso foi suspenso e, como eu não sabia quanto tempo essa suspensão duraria, decidi estudar para o concurso do Supremo Tribunal Federal. Nesse meio tempo, decidi trocar de curso na UnB e comecei a cursar Administração. Passei no concurso do STF, trabalhei por lá quase um ano, até que, finalmente, fui chamada na Câmara e concluí minha graduação em Administração, na UnB. Desde então, boa parte da minha vida está ligada a concursos públicos. Há um ano, sou Coordenadora Pedagógica do Ponto dos Concursos e comecei, recentemente, a escrever um blog no Ponto, que tem o objetivo de ajudar as pessoas na busca de uma vaga no serviço público. Quem me conhece sabe que defendo com unhas e dentes o serviço público e a sua forma de ingresso - o concurso público -, instituição que, apesar de precisar de alguns ajustes, é muito bacana, porque permite a qualquer um que tenha interesse acesso a uma carreira digna e bem remunerada. Essa imagem de que serviço público é estático e de que não há nada de interessante para se fazer é já ultrapassada. Aqui na Câmara, por exemplo, existem diversos lugares muito legais para se trabalhar e meu trabalho lá é, te garanto, nada monótono. O nosso curso é de exercícios comentados, mas, se este é o seu primeiro contato com a matéria, não se preocupe! Garanto que você terá plenas condições de acompanhar bem as aulas e – o que é mais importante! – aprender bem a matéria. Isso porque o curso é de resolução de exercícios, então, a teoria será dada no desenrolar da EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 2 www.pontodosconcursos.com.br resolução do item correspondente. Vamos, como eu gosto de dizer, “dissecar” a teoria, indo além do estritamente necessário apenas à resolução da questão! Então, você aprende a teoria ao mesmo passo em que treina a resolução de exercícios do CESPE – vamos resolver várias questões de 2010 (porque, afinal, de 2011 ainda não dá, né?! rs.), inclusive dos concursos do MPU e da ABIN, badaladíssimos. E não se preocupe que a linguagem usada aqui será, como você já deve ter percebido, bem informal, de fácil assimilação, como se estivéssemos mesmo em sala de aula. Ao explicar um conceito novo, vou deixá-lo bem mastigadinho, de forma que você não fique com nenhuma dúvida. Mas, se ainda assim a dúvida persistir, não há o menor problema, pois o fórum de dúvidas está aí para isso mesmo. Aí, fica assim: quem já sabe irá revisar; quem não sabe irá assimilar o conteúdo. Se, antes de começar a aula, você quiser tentar resolver os exercícios, vá até o final desta aula, onde se encontra a lista de exercícios e o respectivo gabarito. Em relação a este concurso especificamente, vale dizer que o concurso do STM é uma boa pedida. Por quê? Bom, primeiro porque o STM é um lugar muito bom de se trabalhar – afinal, é um tribunal superior. E, segundo, porque, tradicionalmente, as listas de aprovados do STM são aproveitadas em outros órgãos do Poder Judiciário. Como eu falei para você acima, eu trabalhei no STF e, lá, a minha chefe (hoje amiga e parceira) foi aproveitada da lista de aprovados do concurso do STM. Conheci uma meia dúzia de pessoas nessa mesma situação. E o STF – esse eu posso falar com conhecimento de causa! – é um lugar excelente de trabalho. Veja bem, eu não estou dizendo que isso irá acontecer desta vez! Estou dizendo apenas que sei que isto já aconteceu e, portanto, não deixa de ser um motivo a mais para você se empenhar, não é mesmo? Então, vamos lá? Vamos começar logo nossos exercícios do CESPE! 1. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) Os documentos acumulados por órgãos públicos e entidades públicas, em decorrência de suas funções e atividades, são considerados arquivos públicos. Item certo EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 3 www.pontodosconcursos.com.br Esta é uma boa questão para começarmos nossos estudos sobre os arquivos. Para responder corretamente a este item, bastava saber as definições de arquivo e de arquivo público, especificamente, segundo a Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Em primeiro lugar, vamos descobrir que lei é essa! A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, é essencial no estudo de arquivologia para concursos públicos. Se eu tivesse de escolher uma lei para você ler, reler e reler, mais uma vez, essa lei seria, sem dúvida, a nº 8.159. O CESPE, em suas provas, cobra vários artigos da lei; várias vezes, de forma literal. Portanto, é importante que você estude a letra seca desta lei, para a sua prova do STM ou de qualquer outro concurso que exija conceitos fundamentais de arquivo, em arquivologia. Não se preocupe, que a lei não é grande não. Mas, ainda assim, aposto que já tem um ou outro aluno desanimadinho por aí. Não fique! Durante esta e as próximas aulas, eu vou destacar, para você, os artigos mais importantes da lei, mas isso não significa que você não deva estudá-la por completo. Combinado? No segundo artigo da lei, pode ser encontrada a definição de arquivo: “Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.” Guarde bem esta definição – ela costuma ser muito exigida em concursos públicos. Vamos, entretanto, aproveitar essa questão para nos aprofundarmos na definição de arquivo. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, possui uma terminologia arquivística brasileira, que se parece a um glossário. Ela será utilizada nas nossas aulas sempre que suas definições forem úteis ao entendimento dos conceitos. Lá, arquivo está assim definido: “designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 4 www.pontodosconcursos.com.br jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.” No segundo artigo da lei, pode ser encontrada a definição de arquivo: “Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.” Ainda segundo esta mesma lei (desta vez, para responder ao nosso item): “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”. (Lei nº 8.159, art. 7º, caput). Portanto, resta claro que os documentos acumulados por órgãos públicos e entidades públicas, em decorrência de suas funções e atividades, são, de fato, considerados arquivos públicos – e, por isso, o item está correto. Atente para o fato de que os arquivos públicos são não só os documentos produzidos por órgãos públicos, mas também os recebidos por eles. Além disso, os arquivos públicos referem-se a qualquer esfera: federal, estadual, distrital ou municipal. Por fim, as funções administrativas, legislativas e judiciárias abrangem as funções dos três poderes. O primeiro parágrafo do artigo 7º da lei ora comentada faz uma observação: “São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.” Entidades privadas podem, desse modo, ter arquivos públicos, desde que encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades regulares. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 5 www.pontodosconcursos.com.br Você deve ter percebido que, durante as nossas aulas, eu vou procurar sempre dissecar o assunto que está sendo tratado no item. Assim, você aprende a resolver o item e aprende/revisa a matéria que está atrelada a ele. Espero que você goste do modelo do nosso curso. Vamos ao próximo item? 2. (MPU – CESPE – 2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas. Item certo A principal finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. Esta frase, acima, foi retirada do livro do Marilena Leite Paes, que é o livro que o CESPE normalmente utiliza como biografia. Esta frase é muito utilizada em provas de concursos públicos, então é bem razoável que você entenda bem o seu teor. É bem simples, não é? A principal finalidade do arquivo é servir à administração. Além disso, quando os arquivos são produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, servem de prova (documentos probatórios) ou informação (documentos informativos) de suas ações. Portanto, item correto. 3. (ABIN – CESPE – 2010) A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres. Item certo. Pode ir se acostumando porque itens assim caem de montão nas provas. E, em regra, exigem quase sempre a mesma coisa: a primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas (ou seja, à administração). 4. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 6 www.pontodosconcursos.com.br Item certo. O objetivo do arquivo é servir à administração, mantendo viva a sua história, tornando disponíveis, para conhecimento, as informações sob sua guarda. Ora, se o arquivo quer manter viva a história da administração, serve como prova, como testemunha de transações nela realizadas. Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos, jurídicos e legais. 5. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. Item certo. Ai, meu Jesus amado! Já estamos cansados de saber isso, não é mesmo? Mas, para você não errar nunca mais, aí vai, mais uma vez: esta é a finalidade do arquivo: servir à administração, constituindo- se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. 6. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) A legislação arquivística brasileira, apesar do grande avanço, não considera os arquivos como instrumento de apoio à administração. Item errado Agora, que nós já estudamos a finalidade do arquivo, fica fácil saber que o item está completamente errado. O item está errado quando afirma, equivocadamente, que a legislação arquivística brasileira não considera os arquivos como instrumento de apoio. Muito pelo contrário: os arquivos têm a principal finalidade de servir à administração, apoiando-a! 7. (ABIN – CESPE – 2010) O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Item errado EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 7 www.pontodosconcursos.com.br Arquivo não é isto, você já sabe. Arquivo não tem nada a ver com colocar peças à disposição do público. Pelo contrário, vimos que o arquivo serve à própria administração. Aliás, podemos até supor do que o examinador está falando neste item. Imagine algo criado com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjunto de peças e objetos de valor cultural... O que vem à sua mente? Um museu, certo? É muito comum, em provas de concursos públicos, a exigência de conhecimentos acerca das diferenças entre arquivos e bibliotecas e museus. Para estarmos vacinados, portanto, na hora da prova, vamos estudar detalhadamente o que costuma ser cobrado sobre este tema: Museu não é arquivo. O museu é criado com o objetivo de conservar, preservar e colocar à disposição do público objetos que tenham algum valor cultural (que é justamente o que ele fala no item!). Note que os museus estão sempre ligados à cultura, seja por meio da arte, da história de um povo, de uma língua etc. Os arquivos, por sua vez, embora tenham um valor cultural, não são criados com esta finalidade. A essência do arquivo é funcional e não cultural. Biblioteca é um conjunto de materiais para estudo e pesquisa, que não se confunde com arquivo. As bibliotecas, assim como os museus, possuem valor predominantemente cultural. Em bibliotecas, os documentos são colecionados em vários exemplares; nos arquivos, não há coleção alguma e os documentos são produzidos no número de exemplares (um único exemplar, na maioria das vezes) estritamente necessário ao cumprimento de suas funções. Ao analisar as características do arquivo que o diferem de bibliotecas ou museus, percebe-se que ele possui algumas particularidades – muito cobradas em concursos públicos –, que o distinguem. São três: I) Exclusividade de criação e recepção por um órgão, uma empresa ou uma instituição: Na definição de arquivo dada pela Lei nº 8.159, que nós vimos acima, está claro que arquivos são os documentos criados ou recebidos por órgãos, empresas ou instituições. No arquivo de um órgão, há, EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 8 www.pontodosconcursos.com.br somente, os documentos criados ou recebidos por aquele órgão, diretamente. Por outro lado, uma pessoa que decide fazer uma coleção de arquivos históricos, coletados nas mais diversas instituições, não possuirá um arquivo. Perceba que é possível constituir um arquivo pessoal, mas somente com os documentos que são criados diretamente pela pessoa ou por ela recebidos. II) Origem no curso de suas atividades: Os arquivos de uma instituição possuem origem no seu curso (leia- se: no caminhar, no desenvolver) das suas atividades. Essa característica do arquivo está relacionada à característica anterior, ao item “I”. Ora, se arquivos são os documentos criados ou recebidos por um órgão, esses arquivos têm origem no próprio órgão ou estão a ele relacionados. Por isso, característica quedistingue o arquivo é a origem no curso de suas atividades. Observe que essa particularidade é outra diferença entre arquivos e bibliotecas. Os documentos de uma biblioteca não têm origem no curso de suas atividades; são doados, comprados de editoras, de gráficas, permutados, etc. III) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto: A arquivística trata do conjunto de documentos. Para ser chamado de arquivo, a ideia de conjunto, de agrupamento, é necessária. Nesse conjunto, o documento precisa estar ligado aos outros, do mesmo conjunto – e este é o caráter orgânico. Um documento solto, fora de seu conjunto, tem valor muito menor do que quando em seu conjunto apropriado. Entendida esta diferença? Fique atento a estas diferenças! 8. (MPU – CESPE – 2010) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas. Item errado EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 9 www.pontodosconcursos.com.br Os arquivos são criados e/ou recebidos em função das suas atividades funcionais e não por processos de compras e permutas. Viu como estas diferenças caem mesmo em concurso? Caiu na prova do MPU e, alguns poucos meses depois, na prova da ABIN. Bibliotecas é que compram ou permutam fontes múltiplas de documentos. 9. (ABIN – CESPE – 2010) Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica. Item certo Esta é a segunda particularidade dos arquivos, que estudamos acima: eles têm origem no curso (ou seja, no desenvolvimento) de suas atividades, de pessoas físicas ou jurídicas. Imagino que alguns alunos tenham ficado desconfiados da expressão “em qualquer suporte”, mas veja que a lei, ao definir arquivo, usa esta mesma expressão: “Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.” Tudo bem até aqui? Então passemos ao próximo item. 10. (ABIN – CESPE – 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. Item certo. Estudamos, há alguns itens acima, que, dentre as particularidades do arquivo, podemos encontrar a seguinte: caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. E o que isso significa mesmo? Ora, significa justamente isto que o item está nos dizendo: que, quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. E isto faz muito sentido, não é mesmo? EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 10 www.pontodosconcursos.com.br Fique atento, pois, apesar de não ter cobrado neste item especificamente, o examinador gosta de pedir o nome deste caráter do arquivo e este é o caráter orgânico, que está relacionado à sua organicidade. Ok? 11. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias. Item errado. Pois bem, vamos lá. Biblioteca não é arquivo. Nela, os documentos existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias. É razoável que, em uma biblioteca, haja vários exemplares, com o intuito de atender a vários usuários ao mesmo tempo. Em arquivos, esta necessidade não existe. Neles, os exemplares são únicos ou, em alguns casos, limitados, pois não há o objetivo de atender aos usuários e, para o fim a que se destina o arquivo, uma ou poucas cópias dos documentos já é suficiente. 12. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista de Transportes Urbanos/Arquivista – 2008) O documento orgânico pode ser produzido ou recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico, pois o que os diferencia é o gênero documental. Item errado. O que diferencia um documento orgânico de um não orgânico não é o gênero documental; é a organicidade dos arquivos, que nada tem a ver com o gênero. Tem a ver, entretanto, com o fato de os arquivos estarem ligados ao restante dos arquivos de um mesmo conjunto. Ficou claro? 13. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 11 www.pontodosconcursos.com.br recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações). Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos. A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si. Item errado. Os arquivos possuem três características que os distinguem dos demais: a) Exclusividade de criação e recepção por um órgão, uma empresa ou uma instituição; b) Origem no curso de suas atividades; c) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Neste item ora comentado, o examinador está perguntando, especificamente, sobre a terceira particularidade dos arquivos: “o caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto”. Essa característica, a organicidade dos arquivos, reza que um arquivo solto, desintegrado de seu conjunto, tem valor muito menor do que teria se estivesse perfeitamente ligado aos outros de seu conjunto. Lembra-se? Desse modo, a significação do acervo documental arquivístico depende – e muito – da relação que os documentos estabelecem entre si, devido ao caráter orgânico dos arquivos. 14. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. Item certo. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 12 www.pontodosconcursos.com.br Arquivos são os documentos produzidos ou recebidos por uma instituição ou órgão. De fato, ele só adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu e seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que o acumulou. Não há motivos para uma instituição receber um arquivo se ele não faz parte do contexto da organização, se ele não retrata a sua estrutura e suas funções. Esta é uma das funções do arquivo: atestar e comprovar as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. 15. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. Item errado. Em arquivos, os documentos não são objeto de coleção. Não há necessidade de se reunir vários exemplares de um documento em arquivo, pois um único exemplar ou um número limitado de exemplares atende à sua função. Coleção é, conforme a terminologia arquivística brasileira, conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados. Em um arquivo, é fundamental a relação orgânica entre os documentos, que surge por meio das funções e das atividades do próprio arquivo. Essa relação orgânica não é característica de coleções. Os documentos de uma coleção, idênticos uns aosoutros, não possuem organicidade entre si; afinal, eles são o mesmo documento, em mais de um exemplar. Para que haja organicidade entre os documentos, é preciso que eles sejam diferentes entre si e eles precisam estar relacionados uns aos outros. Manuscritos colecionados são típicos de bibliotecas e não de arquivos. 16. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido. Item errado. Não restam dúvidas de que o caráter orgânico do arquivo assegura que um documento ligado ao todo, ligado ao seu conjunto, tem valor muito maior do que um documento solto, esparso, longe do todo. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 13 www.pontodosconcursos.com.br Assim, um documento de arquivo, destacado do todo ao qual pertence, não tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido. Eu sempre fui fiel defensora do treino de exercícios na preparação de candidatos a provas de concursos públicos. Acho que não existe forma melhor de preparar-se. Veja que os exercícios se repetem, inclusive de um mesmo ano. Por isso, eu sugiro que você leve muito a sério essa resolução de exercícios, pois vou ficar bastante chateada com você se errar algum dos temas que já vimos – e ainda veremos – exaustivamente no nosso curso! Combinado? Não vale, por exemplo, errar algum item sobre o caráter orgânico dos documentos... 17. (CESPE – ANTAQ – Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição. Item certo. A instituição pode produzir ou receber os documentos formadores de seu arquivo e, por isso, o item fala em “informação interna ou externa”. Informação interna é aquela produzida pela instituição; informação externa é aquela recebida por ela. Como os arquivos não orgânicos não são considerados documentos de arquivo, os arquivos de uma instituição são formados, assim, a partir da informação orgânica registrada. 18. (CESPE – ME – Arquivista – 2008) O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter-relacionamento e unicidade. Item certo. Uma das funções do arquivo é servir de prova e de testemunho das atividades realizadas em uma organização. Para isto, parte-se do pressuposto de que o arquivo possui as características citadas no item: autencidade, naturalidade, imparcialidade, inter-relacionamento e unicidade. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 14 www.pontodosconcursos.com.br Essas características, complementares entre si, são, de fato, necessárias ao arquivo, para que ele possa, efetivamente, servir de prova das atividades realizadas em uma organização. Imagine, por exemplo, o arquivo não ser imparcial (ser, portanto, parcial) ou não ser autentico. A função que ele possui de servir de prova à organização já estaria comprometida. Destarte, todas essas características citadas no item são necessárias ao potencial probatório do arquivo. Vamos aproveitar este item para falar dos princípios em arquivologia, que regem a forma como os arquivos são formados e como se comportam (já viu que toda matéria de concurso tem os seus próprios “princípios”, né? rs). Dentre esses princípios, alguns são mais cobrados pelo CESPE em suas provas. Vamos ver, então, a definição dos mais importantes para provas de concursos públicos: • Proveniência: é o “queridinho” do CESPE. Também chamado de princípio da procedência ou princípio de respeito aos fundos, diz que devem ser mantidos, em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora. • Respeito à ordem original: o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser respeitada. • Indivisibilidade: os documentos devem ser preservados sem dispersão. • Autenticidade: os documentos devem ser criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. • Inter-relacionamento: os documentos são ligados entre si. • Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura a que pertence. 19. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista de Transportes Urbanos/Arquivista – 2008) Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. Item certo. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 15 www.pontodosconcursos.com.br Preste atenção e você verá que esta questão é idêntica à anterior, de mesmo ano. A diferença entre elas é que esta última foi reescrita valendo-se de outras palavras. Vamos compará-las: Documentos são meios naturais (possuem naturalidade); imparciais (possuem imparcialidade); interdependentes (possuem inter- relacionamento entre si); únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador (autenticidade e unicidade). Logo, vale relembrar as características dos arquivos que garantem o seu potencial probatório: autencidade, naturalidade, imparcialidade, inter-relacionamento e unicidade. 20. (ABIN – CESPE – 2010) De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados, pois não podem ser misturados. Item certo Este princípio, como eu disse acima, é o mais cobrado pelo CESPE. Mas não há motivos para se preocupar porque ele é bem simples. Ora, se devem ser mantidos, em um mesmo fundo, os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora, os documentos de fontes geradoras diferentes (que é o que diz a questão, ao falar em “documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas”) devem ser mantidos separados. Nada mais justo! 21. (CESPE – ANTAQ – Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A instituição – como sujeito produtor de documentos –, o documento de arquivo – como produto da atividade da instituição – e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência. Item certo. O examinador exigiu do candidato, nesta questão, mais uma vez, conhecimento sobre o princípio da proveniência, que reza que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 16 www.pontodosconcursos.com.br Os elementos que possibilitam o enunciado teórico deste princípio – ou seja, os elementos que compõem este princípio – são, de fato, a instituição, o documento que vai para o arquivo e o próprio arquivo. No item, surgiram, ainda, duas definições corretas: instituição – sujeito produtor de documentos – e documento de arquivo – produto da atividade da instituição. 22. (CESPE – ME – Arquivista – 2008) O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão. Item errado. Convenhamos, o examinador viajou com essa história de “princípio de santidade”, hein?! Fala sério. Não existe isso em arquivologia. O conceito explicado no item é aquele que você já está cansado de saber, o princípio da proveniência: deve-se respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão. 23. (CESPE – ME – Arquivista – 2008) A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho. Item certo. O princípio de respeito à ordem original determina quea estrutura orgânica original do arquivo deve ser respeitada. A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos. 24. (ABIN – CESPE – 2010) Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico. Item certo. Com este item, iniciamos um assunto muitíssimo cobrado pelo CESPE – e por todas as outras bancas examinadoras – em suas provas: classificação dos documentos segundo o gênero. Antes de responder ao item, vamos ver, rapidamente, a pequena teoria sobre este assunto: EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 17 www.pontodosconcursos.com.br • Escritos ou textuais: como o nome diz, são os documentos manuscritos ou impressos. Envolve uma gama enorme de tipos físicos ou espécies documentais, como atos, contratos, atas, relatórios, circulares, livros de contas, editais, certidões e vários outros. • Cartográficos: documentos contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia, como plantas, mapas, perfis. • Iconográficos: (é o “queridinho” do CESPE)documentos que contêm imagens estáticas – fotografias, desenhos, gravuras, diapositivos. • Filmográficos: como o próprio nome diz, documentos em películas cinematográficas, como filmes e fitas videomagnéticas. • Sonoros: documentos contendo registros fonográficos, como discos e fitas audiomagnéticas. • Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela). • Informáticos: documentos produzidos, armazenados ou tratados em computador (disquete, CD-ROM, HD, disco óptico). Agora ficou fácil, né? Mapas e plantas são os exemplos típicos dos documentos cartográficos. Você verá, nas próximas questões abaixo, que é importante saber, para concursos públicos, o que são os gêneros documentos e, tão importante quanto, os exemplos de cada um deles. Não há, entretanto, nenhum motivo para desespero. Perceba que este tópico é bastante intuitivo. No item, por exemplo, ele pergunta sobre documentos cartográficos. Você sabe – ou imagina- que estes documentos devem estar ligados à cartografia... que tem tudo a ver com mapas e plantas! Releia os gêneros acima e perceba que, com uma leitura atenta e boa dose de intuição, você conseguirá responder aos itens sobre o assunto. 25. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) O dossiê é um documento do gênero iconográfico. Item errado EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 18 www.pontodosconcursos.com.br Iconográficos são os documentos que contêm imagens estáticas – como fotografias, desenhos, gravuras, diapositivos... Guarde isto! Pode até ser que existam dossiês formados por documentos de gênero iconográfico, mas não se pode afirmar, de forma alguma, que o dossiê é, necessariamente, um documento deste gênero. Por isto, então, o item está errado. 26. (MPU – CESPE – 2010) Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, diapositivos e gravuras. Item certo. Iconográficos, como você já sabe, são os documentos que contêm imagens estáticas – como fotografias, desenhos, gravuras, diapositivos e slides. 27. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. Item certo. Existem diversos gêneros documentais, estudados acima. Além destes explicitamente citados na questão (textuais, audiovisuais e cartográficos), existem, também, outros, mas, nem por isso, a questão deixa de estar correta. 28. (CESPE – TRE/AL – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro. Item certo. Os documentos podem ser classificados, segundo o seu gênero, em escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos ou informáticos. Os arquivos mais comuns são os textuais. 29. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os filmes EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 19 www.pontodosconcursos.com.br cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. Item errado. Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como filmográfico (e não iconográfico, como sugeriu a assertiva). Iconográficos são os documentos que contêm imagens estáticas, como fotografias, desenhos, gravuras, diapositivos. 30. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Item errado. Documentos iconográficos são aqueles que contêm imagens estáticas, como fotografias, desenhos, gravuras, diapositivos. Os documentos cartográficos, estes sim, é que são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 31. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais. Item errado. É comum o CESPE querer confundir o candidato, mesclando os conceitos de tipos e espécies documentais. Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. São exemplos: ofícios, memorandos, cartas, telegramas e emails. Conforme a terminologia arquivística brasileira, espécie de documento é a designação dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa, etc. O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 20 www.pontodosconcursos.com.br fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. Exemplos de tipos documentais: cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos. Veja que o tipo é uma divisão da espécie, ou seja, é mais detalhado. No enunciado, o examinador disse, simplesmente, “carta”. Se ele tivesse esmiuçado a classificação de carta em cartas precatórias, cartas régias ou cartas-patentes, por exemplo, aí sim, a classificação seria por tipo documental. 32. (CESPE – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. Item errado. Existem dois tipos de arquivamento: o horizontal e o vertical. O que o definirá será a posição das fichas e documentos e não a forma dos móveis. No tipo horizontal, os documentos são dispostos uns sobre os outros, em caixas, estantes ou escaninhos. Logo, a consulta é demorada e exige manipulação ou remoção de outros documentos. No tipo vertical, aí sim, o arquivamento permite rápida consulta e evita a manipulação de outros documentos, já que eles ficam uns atrás dos outros. 33. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 – Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público. Item certo. Este item exige mais conhecimentos de Direito Administrativo do que de Arquivologia, propriamente dita. Como Direito Administrativo é uma matériaquase certa em provas de concursos públicos (e, especialmente, nesta sua prova do STM), não custa nada estudar o item. Arquivos produzidos e acumulados pela Administração Direta e Indireta são classificados como públicos. Empresas públicas e EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 21 www.pontodosconcursos.com.br sociedades de economia mista fazem parte da Administração Indireta. Logo, o arquivo acumulado por elas é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público. Simples, não é mesmo? 34. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) O registro dos documentos que chegam ao setor é uma atividade conhecida como de arquivo especializado. Item errado Antes de responder ao item, precisamos saber o que é um arquivo especializado. Segundo a natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou especializados e essa diferença tem sido muito explorada pelo Cespe em suas provas. Arquivo especializado é aquele arquivo especializado (como diz o nome!) em alguma área do conhecimento, independentemente da forma física que apresenta. Exemplos: arquivos de engenharia, arquivos de veterinária, arquivos de geologia, etc. Arquivo especial é aquele que, como diz o nome, necessita de condições especiais em seu armazenamento ou controle. São arquivos nas mais diferentes formas físicas, como fitas, disquetes, CD-ROM, slides, fotografias. Portanto, voltando ao item, registro de documentos nada tem a ver com arquivo especializado! A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos, que é uma das atividades do protocolo (veremos o protocolo mais adiante, fique tranquilo!). O examinador procurou misturar dois conceitos que não se confundem! 35. (ABIN – CESPE – 2010) Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos. Item errado. De fato, cartas, ofícios, memorandos, avisos, circulares e relatórios são documentos existentes em órgãos públicos. Entretanto, ao EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 22 www.pontodosconcursos.com.br contrário do que afirma o item, eles não são “formatos” documentais. São, como vimos acima, espécie documental. Com a resolução deste item, acabamos a primeira parte do nosso edital: “conceitos fundamentais de arquivo”. Se você tiver ainda alguma dúvida sobre este assunto, poderá acessar o nosso fórum de dúvidas e esclarecê-la. Vamos, agora, estudar os arquivos correntes, intermediários e permanentes, que são absurdamente cobrados em concursos públicos. Se eu tivesse de apontar o assunto que mais cai em provas do CESPE, seria este, certamente. Mas ele é, também, por outro lado, o maior tópico que iremos estudar. Você vai ver que é bem simples, basta atenção e dedicação ao estudo. Vamos lá? As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo. Acerca da situação hipotética acima apresentada e das técnicas de arquivo, julgue os itens seguintes: 36. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) Na situação apresentada, a aplicação da teoria das três idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condições de seus arquivos. Item certo Para não perder tempo na hora da prova, a minha sugestão é que, quando houver texto no enunciado, você leia, antes de ler o texto, o item, para saber o que será de você exigido. Se ler direto o texto, sem saber o que será perguntando, talvez você não se atente para a resposta. Precisaria, então, ler o item para, só então, ler o texto, pela segunda vez, à procura da resposta. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 23 www.pontodosconcursos.com.br Pois bem, o item trata da teoria das três idades, que abrange as fases de arquivo corrente, intermediário e permanente. Esta teoria foi criada justamente com o intuito de melhorar as condições dos arquivos. Conhecendo cada uma das fases, é possível melhorar a condição do arquivo, já que, em cada fase, o arquivo receberá tratamento diferenciado, de acordo com a frequencia de seu uso. E que tratamento e frequencia de uso diferenciados são essas? Isto veremos nos próximos itens. Para responder ao item ora em comento, basta saber que a aplicação correta da teoria das três idades documentais permite melhor fluxo documental na unidade. 37. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) Na situação considerada, devido à quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se considerá-lo como um arquivo corrente. Item certo A Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do Conarq, define (art. 1º, § 2º) arquivo corrente e esta definição tem sido reiteradamente exigida em provas de concurso público do CESPE: “Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.” Ainda, a terminologia arquivística brasileira define arquivo corrente como: conjunto de documentos em curso ou de uso frequente, denominado, também, de arquivo de movimento. Assim, o documento que é objeto de consultas freqüentes é denominado de arquivo corrente. No enunciado da questão, o examinador diz que há “intensa demanda de consulta aos documentos”. São, portanto, os arquivos mais consultados. Existem muitos arquivos correntes ainda recentes, mas isto não é uma regra. Pode ser que haja, na organização, documentos muito antigos, mas que, ainda assim, sejam consultados frequentemente. Não restam dúvidas, portanto, de que os arquivos em comento são arquivos correntes. Ficou claro? Sedimente bem este conhecimento EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 24 www.pontodosconcursos.com.br sobre arquivos correntes, pois eles são exaustivamente exigidos nas provas. 38. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário. Item certo. Os arquivos correntes são aqueles muito movimentados ou muito consultados. Com isso, existe grande possibilidade de seu uso. Conceito importante para concursos públicos é o de valor primário: aquele atribuído em função do interesse que possa ter para a organização, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e, por isso, está presente em todos eles, quando de sua criação. Logo, os documentos correntes possuem valor primário – guarde isto! Em suma, o arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário. Se você estiver fazendo um resuminho sobre o assunto, coloque aí esta última frase acima, com que iniciei o parágrafo. 39. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 – Adaptada) Arquivos correntes são formados, basicamente, por documentos com valor informativo. Item errado. Questão recente, do ano de 2010, que exige conhecimento sobre osvalores dos arquivos, assunto sempre muito explorado pelo CESPE em suas provas, ainda nas provas atuais. Os arquivos correntes possuem valor primário e não informativo, como vimos acima. Os documentos dos arquivos permanentes, a serem estudados adiante, estes sim, possuem valor informativo. 40. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 – Adaptada) Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 25 www.pontodosconcursos.com.br possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm. Item certo. Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Ora, se são muito movimentados, é razoável que esses arquivos, os correntes, sejam mantidos próximos dos usuários que os utilizam. Faz sentido, né? 41. (CESPE – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. Item errado. Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente e são mantidos, por esta razão, próximos de quem os recebe ou os produz. Documentos com pouca frequência de uso são os que fazem parte do arquivo intermediário (veremos estes arquivos, com calma, mais adiante). 42. (CESPE – ANTAQ – Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. Item errado. Para responder ao item, imagine duas empresas, de portes distintos, com arquivos centralizados: uma empresa grande e complexa, inclusive fisicamente, e outra menor. Os arquivos correntes, como já se sabe, são muito movimentados ou consultados. Em uma empresa grande e complexa, com arquivo centralizado, a cada vez que um funcionário desejar chegar ao arquivo corrente, provavelmente terá de percorrer grandes distâncias (às vezes, precisará ir de uma cidade a outra, ou, até mesmo, precisará ir até outro estado da federação!). Isto é completamente inviável. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 26 www.pontodosconcursos.com.br Em uma pequena organização, por outro lado, um arquivo centralizado é viável – e recomendável –, pois, para se chegar ao arquivo corrente, não é preciso muito esforço. Inclusive, arquivos descentralizados são, muitas vezes, desnecessários em pequenas organizações, já que um pequeno arquivo, centralizado, é capaz de atender a todas as demandas da organização. Desse modo, de forma geral, grandes organizações utilizam arquivos descentralizados e pequenas organizações utilizam arquivos centralizados. 43. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 – Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. Item errado. Não existe uma regra que determine que, obrigatoriamente, os documentos da fase corrente sejam centralizados ou descentralizados. Esta escolha dependerá de alguns fatores, inclusive de um muito importante, que analisamos no item acima: o tamanho da organização. Geralmente, entretanto, os documentos correntes ficam descentralizados, já que são frequentemente consultados. O órgão que ainda utiliza o arquivo corrente ou que o consulta regularmente gostará de tê-lo por perto. O item, corrigido, ficaria: o armazenamento dos documentos dos arquivos correntes fica, pelas características dessa fase, geralmente descentralizado, próximo aos usuários. 44. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos. Item errado. Pela natureza do arquivo corrente, várias das atividades de um arquivo são a ele relacionadas, como as atividades de: 1 – Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação; EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 27 www.pontodosconcursos.com.br 2 – Expedição; 3 – Arquivamento; 4 – Empréstimo e consulta; 5 – Destinação. Em provas de concurso público, é muito comum o examinador perguntar se, por exemplo, protocolo é uma atividade típica de arquivos correntes. A resposta é afirmativa. Não só o protocolo, mas todas as cinco atividades elencadas acima são atividades típicas de arquivos correntes. Portanto, as atividades de protocolo são, assim como a destinação, atividades típicas de arquivo corrente, mas uma não faz parte da outra e elas não se confundem. Eu sei que você ainda não sabe o que é o protocolo, mas, por ora, basta saber que ele é uma atividade típica do arquivo corrente! 45. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. Item errado. Protocolo é, na definição da terminologia arquivística brasileira, denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. O protocolo envolve o recebimento e a classificação dos documentos, além do registro e da movimentação. O CESPE, em suas provas de concursos públicos, costuma perguntar quais as atividades típicas do protocolo. São elas: recebimento, classificação, registro e movimentação (não há solução aqui: você precisa memorizar estas atividades!). É recomendável que você saiba bem essas quatro rotinas de protocolo, para não confundi-las na hora da prova. Separando as atividades questionadas pelo item: EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 28 www.pontodosconcursos.com.br – receber documentos enviados por outras instituições (faz parte do recebimento); – despachar documentos enviados por setores do órgão (faz parte da movimentação); – armazenar os documentos em fase corrente; – emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; – fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; – prestar informações contidas nos documentos; – estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática. Perceba que, de todas as atividades listadas no item, apenas as duas primeiras fazem parte do protocolo. A vantagem deste tipo de questão é que você não precisa perder tempo, durante a sua prova, identificando quais são essas rotinas. Basta saber, para responder corretamente a este tipo de item, se as atividades são, ou não, de protocolo. Para isto, apenas verifique se as atividades são, ou não, de recebimento, de classificação, de registro ou de movimentação. 46. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes. Item correto. Protocolo é, de fato, atividade típica dos arquivos correntes. É, também, porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição. 47.(CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. Item errado. Para responder à questão, basta verificar se essas atividades são as atividades de protocolo, a saber: recebimento, classificação, registro e movimentação. O item começa bem, ao citar as quatro atividades de protocolo, mas inclui, equivocadamente, as atividades de conservação e de EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 29 www.pontodosconcursos.com.br preservação, que não são atividades de protocolo e, assim, o invalida. Já deu para perceber que você não possui escapatória, não é mesmo? Terá de saber essas quatro rotinas. Para algumas pessoas, funciona fazer o seguinte jogo de palavras: ReClaReMo = a primeira sílaba de cada uma das rotinas do protocolo. Se isso te ajudar, ótimo, leve para a prova. 48. 6 (CESPE – STJ – Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. Item certo. O procedimento aqui é o mesmo adotado nos itens anteriores. O examinador pergunta se registro, expedição, distribuição e movimentação fazem parte das atividades de protocolo. Fazem sim. Como as atividades de expedição, de distribuição e a própria movimentação fazem todas parte das atividades de movimentação, o item está correto. Note que não é suficiente simplesmente memorizar as quatro atividades de protocolo. É necessário, além disso, saber quais rotinas tão dentro da cada atividade. Para responder a este item, veja, era preciso saber que expedição, distribuição e movimentação fazem parte da atividade de movimentação do protocolo. 49. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 – Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos. Item errado. Ai, meu Jesus Cristinho! Ninguém aguenta mais resolver questões sobre as rotinas de protocolo! EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 30 www.pontodosconcursos.com.br Para você não errar nunca mais (e não me magoar), aí vai: as rotinas do setor de protocolo são recebimento, classificação, registro e movimentação. Portanto, avaliação e empréstimo não são rotinas do setor de protocolo. O CESPE questiona, reiteradamente, se avaliação, empréstimo ou eliminação são atividades de protocolo. Não são. Não é preciso memorizar, contudo, o que não é protocolo, já que se pode memorizar o que o é, de fato: recebimento, classificação, registro e movimentação. 20 50. (CESPE – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) Enquanto tramitam pelas unidades político-admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem. Item certo. Uma vez mais, a palavra-chave do item é “tramitam”. Se os documentos tramitam, se movimentam pelas unidades político- administrativas, fazem parte dos arquivos correntes. Os arquivos correntes são, também, chamados de ativos. Os documentos que estão em curso, ou seja, aqueles que tramitam de um setor para outro são considerados correntes. Portanto, item correto. ___________ Pronto, acabamos, aqui, os exercícios da nossa primeira aula! Na aula que vem, faremos mais alguns exercícios sobre protocolo e estudaremos os arquivos intermediários e permanentes, muito importantes para a sua prova. Estou à disposição no fórum de dúvidas, para dúvidas (claro!), críticas, sugestões e todo o resto que você queira compartilhar comigo sobre a sua jornada de estudos. Espero que você tenha gostado da nossa primeira aula! Que Deus te abençoe e que um belo 2011 esteja começando esta semana! Um forte abraço, Carol. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 31 www.pontodosconcursos.com.br QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 1. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) Os documentos acumulados por órgãos públicos e entidades públicas, em decorrência de suas funções e atividades, são considerados arquivos públicos. 2. (MPU – CESPE – 2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas. 3. (ABIN – CESPE – 2010) A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres. 4. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações. 5. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. 6. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) A legislação arquivística brasileira, apesar do grande avanço, não considera os arquivos como instrumento de apoio à administração. 7. (ABIN – CESPE – 2010) O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. 8. (MPU – CESPE – 2010) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas. 9. (ABIN – CESPE – 2010) Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica. 10. (ABIN – CESPE – 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 32 www.pontodosconcursos.com.br 11. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias. 12. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista de Transportes Urbanos/Arquivista – 2008) O documento orgânico pode ser produzido ou recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico, pois o que os diferencia é o gênero documental. 13. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações). Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos. A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si. 14. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. 15. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. 16. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 33 www.pontodosconcursos.com.br 17. (CESPE – ANTAQ – Analista Administrativo/Arquivologia– 2009) Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição. 18. (CESPE – ME – Arquivista – 2008) O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter-relacionamento e unicidade. 19. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista de Transportes Urbanos/Arquivista – 2008) Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. 20. (ABIN – CESPE – 2010) De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados, pois não podem ser misturados. 21. (CESPE – ANTAQ – Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A instituição – como sujeito produtor de documentos –, o documento de arquivo – como produto da atividade da instituição – e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência. 22. (CESPE – ME – Arquivista – 2008) O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão. 23. (CESPE – ME – Arquivista – 2008) A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho. 24. (ABIN – CESPE – 2010) Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico. 25. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) O dossiê é um documento do gênero iconográfico. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 34 www.pontodosconcursos.com.br 26. (MPU – CESPE – 2010) Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, diapositivos e gravuras. 27. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. 28. (CESPE – TRE/AL – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro. 29. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. 30. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 31. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais. 32. (CESPE – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. 33. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 – Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 35 www.pontodosconcursos.com.br 34. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) O registro dos documentos que chegam ao setor é uma atividade conhecida como de arquivo especializado. 35. (ABIN – CESPE – 2010) Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos. As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo. Acerca da situação hipotética acima apresentada e das técnicas de arquivo, julgue os itens seguintes: 36. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) Na situação apresentada, a aplicação da teoria das três idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condições de seus arquivos. 37. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) Na situação considerada, devido à quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se considerá-lo como um arquivo corrente. 38. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário. 39. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 – Adaptada) Arquivos correntes são formados, basicamente, por documentos com valor informativo. 40. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 – Adaptada) Arquivos correntes devem ser EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 36 www.pontodosconcursos.com.br mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm. 41. (CESPE – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. 42. (CESPE – ANTAQ – Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. 43. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 – Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. 44. (CESPE – TRE/MA – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos. Item errado. 45. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. 46. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 37 www.pontodosconcursos.com.br características, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 47. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. 48. (CESPE – STJ – Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedição, distribuiçãoe movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. 49. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 – Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos. 50. (CESPE – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) Enquanto tramitam pelas unidades político-admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem. EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 38 www.pontodosconcursos.com.br GABARITO DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 1 C 26 C 2 C 27 C 3 C 28 C 4 C 29 E 5 C 30 E 6 E 31 E 7 E 32 E 8 E 33 C 9 C 34 E 10 C 35 E 11 E 36 C 12 E 37 C 13 E 38 C 14 C 39 E 15 E 40 C 16 E 41 E 17 C 42 E 43 E18 C 19 C 44 E 20 C 45 E 46 C 21 C 22 E 47 E 23 C 48 C 24 C 49 E 25 E 50 C
Compartilhar