FICHÁRIO AGENDA 6 adm módulo 2

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FICHÁRIO AGENDA 6
No seu fichário, faça um levantamento dos procedimentos que devem ser seguidos para as empresas estarem "em dia" com a Receita Federal.
Baseado no vídeo desta agenda, sistematize as principais irregularidades cometidas pelas empresas, diga como evitá-las e quais são as punições correspondentes em cada caso.
· PROCEDIMENTOS NECESSÁRIOS PARA FICAR EM DIA COM A RF:
Cálculo manual
A manual é realizada por meio de livros e registros físicos. Aqui, é necessário usar materiais físicos, como papéis, tintas e canetas, realizar cálculos manualmente e também despender capital com impressões e envios dos documentos aos órgãos fiscalizadores.
Esse formato está deixando de ser utilizado de forma gradativa pelas empresas brasileiras em razão do desenvolvimento da tecnologia.
Transmissão eletrônica
Conhecida como Escrituração Fiscal Digital (EFD), todas as informações interessantes à Receita Federal e aos demais órgãos fiscalizadores serão transmitidas pela internet.
Esse é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem como finalidade promover a agilidade e simplicidade da escrituração pelas empresas, como também aprimorar a fiscalização pelo Fisco.
Nesse procedimento, o contador produz um único documento que unifica os livros fiscais da empresa. Esse documento é assinado digitalmente por um Certificado Digital, que garantirá validade jurídica à assinatura para documentos digitais, e enviado ao sistema SPED.
Quais são as principais obrigações fiscais de uma empresa?
Documentação legal de constituição da empresa
O primeiro documento que precisa estar em dia é o de constituição da corporação. Por isso, é essencial que a empresa esteja oficialmente aberta, com o tipo societário definido e registro nos órgãos públicos.
Ou seja, não basta ter apenas o cadastro na Junta Comercial e Receita Federal. É essencial manter atualizado o registro no Estado, na Prefeitura, na Previdência Social e no sindicato relacionado.
Emissão de nota fiscal em todas as vendas
Ainda é comum, para muitas empresas de pequeno porte, o esquecimento de emitir notas fiscais de pequenas vendas ou da prestação de serviços. Contudo, essa é uma obrigação fiscal básica para qualquer companhia, seja quando é efetuada a venda para outra pessoa jurídica ou para pessoa física.
Vale lembrar que também é imprescindível realizar a impressão da nota de mercadoria, principalmente quando haverá o transporte do produto. Essa prática deve fazer parte da rotina da corporação a fim de realizar o pagamento correto dos tributos e evitar a autuação do Fisco.
Dica: fique atento às regras da nota fiscal eletrônica, que já é válida na maior parte dos estados brasileiros.
Pagamento correto de tributos
Também é obrigação da companhia realizar o pagamento dos tributos de acordo com o regime adotado pela empresa: Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. Portanto, é fundamental que o diretor financeiro tenha conhecimento sobre as características de cada modelo.
Em geral, as companhias do Simples Nacional precisam fazer o pagamento por meio da Guia do DAS — Documento de Arrecadação do Supersimples. Ela contém a união dos oito principais tributos:
· PIS;
· COFINS;
· ICMS;
· IPI;
· IR;
· CSLL;
· INSS;
· ISS.
As corporações que estão vinculadas ao regime de Lucro Real ou Lucro Presumido devem pagar os tributos individualmente. Alguns, como COFINS e ICMS, são pagos mensalmente, já outros — como o CSLL — podem ser quitados a cada três meses. Vale lembrar que em todos os casos deve ser feito o pagamento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ).
Logo, é essencial ficar atento às exigências da legislação para manter as obrigações fiscais em dia e evitar prejuízos para a companhia.
Cumprimento das obrigações acessórias
Elas também fazem parte das obrigações fiscais da organização. Essas informações devem ser transmitidas ao Governo para que seja feita a correta apuração dos impostos. Sendo assim, é importante ficar atento às seguintes situações:
· integração ao eSocial;
· realização da escrituração contábil fiscal (ECF);
· escrituração contábil digital;
· declaração de débitos e créditos tributários federais (DCTF)
· envio do SPED fiscal;
· apuração do Lalur, entre outros.
Quais são os cuidados necessários para mantê-las em dia?
A companhia deve cumprir os prazos e fazer a entrega correta das informações, pois muitas delas envolvem o cálculo de impostos. Portanto, é fundamental ter as seguintes preocupações: a qualidade da informação e do cálculo, e os prazos para realizar as entregas.
Caso o pagamento do imposto seja realizado de maneira equivocada, o Fisco poderá cobrar juros e multa da companhia. Por exemplo: todas as obrigações acessórias do Governo têm, pelo menos, R$ 500 de multa. Isso gera um custo desnecessário para a empresa e se essa for uma prática recorrente pode prejudicar a lucratividade do negócio.
Para complementar, somente com o cumprimento das obrigações fiscais a corporação conseguirá liberar as certidões negativas de débito. Acompanhe mais sobre o assunto a seguir.
Organizar os documentos
Os documentos devem ser organizados de acordo com sua natureza, então, crie categorias relacionadas ao setor e utilize um sistema que facilite sua rápida recuperação, assim, você conseguirá consultá-los rapidamente nos momentos em que for necessário. Veja algumas dicas de como organizá-los:
· estabeleça padrões de organização;
· defina o local que reunirá todos os arquivos;
· acompanhe o processo de arquivamento;
· invista em uma ferramenta de gerenciamento que automatize a organização, já que isso reduz o trabalho manual e eventuais erros.
Registrar todas as informações
É fundamental que o contador conheça todas as informações que devem estar contidas no arquivo digital a ser enviado ao SPED. Entre elas, estão os livros de fiscais, que são os registros de:
· entradas;
· saídas;
· inventário;
· apuração do IPI;
· apuração do ICMS.
Além disso, também é preciso enviar as obrigações acessórias:
· Sintegra;
· informações fiscais e de inventário da Instrução Normativa n.º 86/01;
· Manad.
Utilizar um software de gestão
Atualmente, existem softwares de gestão fiscal e contábil que trazem muitos benefícios à escrituração fiscal. É importante não confundir essa tecnologia com simples planilhas no Excel e relatórios no Word. Essas plataformas garantem benefícios, como:
· automação de atividades burocráticas;
· produção de relatórios detalhados;
· integração entre sistemas da empresa;
· apuração precisa e rápida dos impostos;
· integração com sistema do governo;
· minimização de falhas humanas, como atrasos e erros matemáticos;
· criação do documento facilitado;
· entre outros.
· PRINCIPAIS IRREGULARIDADES COMETIDAS PELAS EMPRESAS:
Sonegação involuntária
Muitas vezes, por falta de cuidado na hora da contabilidade, pode ocorrer a sonegação de algum tipo de imposto. Isso acontece sem que o empresário perceba. Mas a falta de atenção pode gerar problemas com o Fisco, que cruza dados de cliente e fornecedor para conferir se os números batem.
É essencial auxiliar o contador na hora de fazer o registro dessas operações. Para tanto, deve-se entregar a documentação completa, de acordo com todas as exigências. São muitos detalhes que devem ser cumpridos em nosso sistema fiscal e todos os envolvidos na gestão contábil precisam estar alinhados a essas exigências.
Escrituração de notas canceladas
O fornecedor pode cancelar uma nota fiscal quando houver algum tipo de erro de preenchimento. Acontece que se a empresa tomadora não receber a notificação do cancelamento e escriturar essa nota, haverá discrepâncias nos dados recebidos pela Receita Federal. Isso também pode fazer com que o Fisco bata à sua porta.
Não cumprimento dos prazos
Os prazos estipulados pela Receita Federal devem ser seguidos à risca pela contabilidade da empresa. As notas fiscais, as contas a pagar e a receber e o aumento de ativos, por exemplo, devem ser lançamentos com exatidão dentro dos limites de tempo estabelecidos. Uma vez perdida a data da entrega, o sistema já aponta essa irregularidade.Venda de mercadorias não escrituradas
A falta de escrituração de uma nota significa, para a Receita Federal, que a empresa adquiriu mercadorias, não registrou a entrada e a comercializou sem pagar os devidos impostos. Se você não tiver um sistema capaz de encontrar a nota — caso ela tenha sido realmente emitida —, será muito difícil provar que isso não aconteceu.
Falta de registro de notas emitidas
A legislação obriga sua empresa a armazenar todas as notas fiscais, emitidas ou tomadas, por no mínimo cinco anos mais o ano corrente. O Fisco pode solicitar a apresentação de qualquer nota para conferência nesse período. Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem passar de R$ 1 mil por documento perdido.
· COMO EVITÁ-LAS:
Fique atento às notícias sobre o Fisco e novas regras
Não assuma que a sua empresa é “muito pequena” para ser autuada pelo Fisco
Utilize plataformas e softwares que auxiliem na agilidade dos processos tributários
Auditoria Interna e Compliance Tributário
O diretor financeiro da companhia precisa prestar atenção ao cumprimento de todos os prazos legais. Também é importante manter as informações fiscais organizadas e separadas de acordo com o tipo de documento. Vale lembrar que os dados precisam ser armazenados por pelo menos 5 anos, caso eles sejam solicitados em uma auditoria ou pelo Fisco.
· QUAIS PUNIÇÕES EM CADA CASO:
A falta de cumprimento das obrigações impossibilita que a companhia libere a certidão negativa de débito. Esse documento é extremamente importante para as empresas que buscam se envolver em processos licitatórios, participar de negócios com valores financeiros expressivos ou realizar a compra de imóveis.
Além disso, a companhia fica sujeita às multas e pagamento das diferenças dos impostos que foram calculados erroneamente, como no exemplo apresentado no início deste texto.
Essa prática pode, inclusive, prejudicar a reputação da empresa no futuro. Caso um dia ela passe por uma negociação de venda, por exemplo, a auditoria fará o due diligence e identificará os passivos. Isso afetará o valor de mercado da corporação, pois os compradores terão que arcar com essas dívidas atrasadas.
EM SÍNTESE COM BASE NO VÍDEO DA AGENDA
Para ficar em dia com a Receita Federal é necessário emitir todos os documentos fiscais, especialmente as notas fiscais de venda, ficar atento ao recolhimento dos impostos e contribuições a que está sujeito, ter um fluxo de caixa e alguém de confiança para preenchimento.
Os livros contábeis devem estar em dia também para casos como: necessidade de modificação societária, expansão da empresa, necessidade de crédito, financiamento ou outras situações econômicas. Sendo assim esses livros são uma segurança ao empreendedor.
Novas empresas devem conhecer os impostos que incidem sobre seu negócio e fazer o recolhimento corretamente, além do acompanhamento e controle de seus livros contábeis.
IRREGULARIDADES: recolhimentos incorretos quanto a: data de vencimento, CNPJ ou período de apuração, erro de alíquota, perda de prazo, não recolhimento na quantidade certa dos valores.
COMO EVITAR: ter foco na questão tributária, priorizá-la.
PUNIÇÕES: a empresa pode ser autuada, multadas, sendo que estas podem se acumular gerando prejuízo.
CONTADOR: é o elo de ligação da empresa e administração pública, ele orienta o empresário de como e qual o montante deve ser pago e qual a melhor forma de recolher esses impostos.
· REFERÊNCIAS:
https://industriahoje.com.br/como-sua-empresa-pode-evitar-problemas-com-receita-federal
https://arquivei.com.br/blog/como-manter-empresa-em-dia-com-fisco-mf/
https://blog.jfgranja.com.br/o-que-fazer-para-manter-em-dia-as-obrigacoes-fiscais-da-empresa/
https://www.cursosmodulos.com.br/Artigos/Saiba-como-fazer-a-escrituracao-fiscal-de-forma-pratica-e-correta