Avaliação II - Gestão de Rotinas de Escritórios (SEC02)

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Disciplina:
	Gestão de Rotinas de Escritórios (SEC02)
	Avaliação:
	Avaliação II - Individual ( Cod.:675738) ( peso.:1,50)
	Prova:
	28312439
	Nota da Prova:
	
	
	
Legenda:  Resposta Certa   Sua Resposta Errada  
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	1.
	Com o advento da tecnologia e com as novas funções que o profissional de Secretariado assume, uma das maneiras mais eficazes para a realização desse procedimento de armazenamento cauteloso e gestão de documentos é por meio da gestão eletrônica de documentos. Com base no exposto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I- A adoção de uma solução eletrônica para gerenciar a documentação empresarial permite otimizar os três principais pilares de todo o processo: tempo, recursos e produtividade.
PORQUE
II- Utilizar a tecnologia a favor da organização, para otimização da documentação empresarial, é uma maneira inteligente e estratégica de desfrutar de todos os benefícios que ela pode oferecer.
Assinale a alternativa CORRETA:
	 a)
	As duas asserções são proposições verdadeiras, e a segunda é uma justificativa correta da primeira.
	 b)
	As duas asserções são proposições verdadeiras, mas a segunda não é uma justificativa correta da primeira.
	 c)
	A primeira asserção é uma proposição verdadeira, e a segunda, uma proposição falsa.
	 d)
	A primeira asserção é uma proposição falsa, e a segunda, uma proposição verdadeira.
	2.
	O perfil do secretariado passou da execução de atividades técnicas para o desenvolvimento de competências gerenciais, logo, a evolução da figura do secretário é um fato notório nas empresas e, certamente, um diferencial, visto que sua formação o prepara para múltiplas funções, visando ao gerenciamento do fluxo de informações e comunicações internas e externas. Com base no exposto, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
(    ) A gestão de documentos é indispensável para as organizações, pois a preservação e a recuperação de documentos trazem benefícios tanto para a tomada de decisões quanto para a dos processos.
(    ) As organizações utilizam a gestão documental como uma ferramenta para garantir a racionalização de espaço, confidencialidade e rastreabilidade de informações.
(    ) É de extrema importância que todas as unidades administrativas da organização estejam cientes de sua estrutura e de seus métodos classificatórios, visto que é necessário se adequar e manter a organização das informações, buscando sempre o controle, a qualidade e a produtividade.
(    ) O Secretário necessita estar apto a receber, preparar, organizar, preservar, guardar e disponibilizar os documentos quando necessário, de maneira rápida e eficaz.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
	 a)
	F - F - V - F.
	 b)
	V - F - F - V.
	 c)
	V - V - V - V.
	 d)
	F - V - V - F.
	3.
	Por vezes, os gestores não dispensam a devida importância para a gestão documental. Dessa maneira, o cenário que se tem é de administradores que manuseiam os documentos inadequadamente, colocando a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista. Diante disso, destaca-se o profissional de Secretariado que, entre as suas várias atribuições, é quem gerencia com competência a documentação organizacional. A partir do exposto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I- O Secretário contemporâneo exerce suas atividades em posição estratégica e possui obrigações gestoras e decisivas, por exemplo, no gerenciamento da documentação e informação.
PORQUE
II- É na gestão de documentos e informações que o profissional de Secretariado interpreta, analisa, difunde e armazena toda e qualquer informação emitida ou recebida pela organização, atuando como um gestor do processo.
Assinale a alternativa CORRETA:
	 a)
	As duas asserções são proposições verdadeiras, mas a segunda não é uma justificativa correta da primeira.
	 b)
	A primeira asserção é uma proposição verdadeira, e a segunda, uma proposição falsa.
	 c)
	As duas asserções são proposições verdadeiras, e a segunda é uma justificativa correta da primeira.
	 d)
	A primeira asserção é uma proposição falsa, e a segunda, uma proposição verdadeira.
	4.
	A comunicação organizacional compreende ações, estratégias, processos e procedimentos tomados pela organização, com a finalidade de reforçar a imagem ou marca, junto aos públicos de interesse, que englobam os colaboradores, consumidores, políticos, empresários e acionistas, entre outros, ou diante da opinião pública. Dessa maneira, a comunicação organizacional engloba as diversas maneiras de se comunicar numa empresa e/ou instituição, como a comunicação institucional, a interna, a comunicação administrativa e a mercadológica. Sobre os tipos de comunicação organizacional, analise as afirmativas a seguir:
I- A comunicação institucional tem como objetivo aperfeiçoar a imagem e/ou marca diante da sociedade, dos consumidores e também dos investidores.
II- A comunicação administrativa lida com o repasse de dados administrativos para os demais setores da empresa e/ou instituição.
III- A comunicação interna dificulta a interação entre a empresa e os colaboradores.
IV- A comunicação mercadológica objetiva vender ou melhorar a marca e/ ou imagem dos produtos ou serviços.
Assinale a alternativa CORRETA:
	 a)
	As afirmativas I, II e IV estão corretas.
	 b)
	Somente a afirmativa II está correta.
	 c)
	As afirmativas I e III estão corretas.
	  d)
	As afirmativas II, III e IV estão corretas.
	5.
	Segundo Costa (2012, p. 23), documento "é o registro material de determinado conhecimento que se possa utilizar para consulta, estudo ou prova. Assim, só se pode avaliar [...] se temos uma documentação pertinente, quando ela ajudar na ação administrativa". Dessa forma, todo e qualquer tipo de informação é um documento, desde que mantenha o formato de "textos, imagens, sons, sinais, gravações, pinturas", que motivam uma determinada prova ou estudo. A partir do exposto, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
(    ) O documento serve de guia para a dissipação de dúvidas, conflitos e restrições legais.
(    ) O documento descentraliza o poder na organização.
(    ) O documento determina quem é quem na organização, estabelecendo limites de atuação e de poder.
(    ) O documento, por ser escrito, causa insegurança e informalidade à ação.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
FONTE: COSTA, Nelson Pereira da. Documentos Empresariais: Informações Complementares da Comunicação Empresarial. Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna Ltda., 2012. ISBN: 978-85-399-0181-4.
	 a)
	V - V - F - V.
	  b)
	F - V - V - F.
	 c)
	F - F - V - F.
	 d)
	V - F - V - F.
	6.
	Como profissional da área do secretariado, é importante que você conheça e aplique, no seu cotidiano, a computação e o armazenamento em nuvem, a assinatura eletrônica, os meios de compartilhar informações ocultas ou não através das mensagens eletrônicas, solicitar o recebimento das mensagens e tantos outros recursos que vêm surgindo cada vez mais rápido e que não podem ser desconhecidos por quem lida com a organização de documentos empresariais. Acerca das ferramentas organizacionais, analise as afirmativas a seguir:
I- A assinatura eletrônica torna todo e qualquer procedimento mais prático, contudo não tem valor jurídico.
II- Serviços como Google Drive, Microsoft Office Online e Dropbox são exemplos de cloud computing.
III- É necessário efetuar limpezas periódicas no armazenamento em nuvem, pois toda a organização de documentos, se não realizada uma manutenção, pode acabar em um grande lixo de informações.
IV- O Dropbox é limitado, pois não possibilita a sincronização das pastas de todos os seus dispositivos.
Assinale a alternativa CORRETA:
	  a)
	Somente a afirmativa III está correta.
	 b)
	As afirmativas II e III estão corretas.
	 c)
	Somente a afirmativa II está correta.
	 d)
	As afirmativas I e IV estão corretas.
	7.
	A elaboração de um documento empresarial é uma tarefa de extremaimportância e de grande responsabilidade, pois o resultado desse ato carrega consigo a imagem da organização que o emite e, também, acarreta consequências. Dessa maneira, o profissional que executa a tarefa da elaboração de um documento deve ser um sujeito seguro, eficiente, conhecedor da norma culta e, ainda, criativo, dentre outras características. A partir do exposto, analise as afirmativas a seguir:
I- A carta comercial, embora seja um documento que é muitas vezes substituído pelo e-mail, ainda é muito comum no comércio, no setor bancário, na indústria, nos setores de serviços, entre outros segmentos.
II- O e-mail é a principal ferramenta de comunicação utilizada nas instituições, tanto na formal quanto na informal.
III- A linguagem e o grau de formalidade utilizados no e-mail são determinados pelo cargo que a pessoa ocupa na organização.
IV- O ofício é um meio de comunicação que já caiu em desuso, utilizado somente pelas multinacionais.
Assinale a alternativa CORRETA:
	 a)
	Somente a afirmativa III está correta.
	 b)
	Somente a afirmativa II está correta.
	 c)
	As afirmativas II e IV estão corretas.
	 d)
	As afirmativas I e II estão corretas.
	8.
	O profissional de Secretariado está se tornando uma referência e um diferencial nas empresas e/ou instituições por transmitir os conhecimentos geridos. Por este motivo, o Secretário necessita apresentar uma visão sistemática e global da organização e de seus processos, como forma de controlar e distribuir as informações ou os conhecimentos com eficiência e agilidade, atendendo às requisições do mercado. A partir do exposto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I- A comunicação é uma habilidade que o profissional de Secretariado necessita desenvolver para transmitir informações precisas e corretas.
PORQUE
II- A informação tem um importante lugar nas diversas áreas administrativas e está entre os elementos que merecem compreensão e destaque nas organizações.
Assinale a alternativa CORRETA:
	 a)
	As duas asserções são proposições verdadeiras, e a segunda é uma justificativa correta da primeira.
	  b)
	As duas asserções são proposições verdadeiras, mas a segunda não é uma justificativa correta da primeira.
	 c)
	A primeira asserção é uma proposição falsa, e a segunda, uma proposição verdadeira.
	 d)
	A primeira asserção é uma proposição verdadeira, e a segunda, uma proposição falsa.
	9.
	Compreende-se, a partir do perfil do profissional de Secretariado, a possibilidade e a capacidade dele em assumir questões de gestão documental. Ou seja, o profissional da área de secretariado, ao apresentar afeição, responsabilidade, organização e conhecimento, poderá assumir o papel de gestor documental no corporativo empresarial e aperfeiçoar ainda mais a estrutura da empresa. Para isso, o Secretário precisa compreender importantes conceitos relacionados à documentação. Com base no exposto, assinale a alternativa CORRETA:
	 a)
	O documento descritivo constitui uma fonte rica de informes do ponto de vista sociológico.
	 b)
	A documentação abarca um conjunto de informações referentes a fatos, problemas, planos, resultados, situações, entre outros.
	 c)
	O documento peticionário ajuda no desenvolvimento e na construção de um projeto.
	  d)
	É necessário que todos os documentos sejam agrupados e armazenados por cinco anos.
	10.
	A documentação compreende um conjunto de informações referentes "a um fato, um problema, uma situação, um plano, um resultado, uma política, uma previsão, uma decisão, uma estratégia, uma estrutura ou um projeto" (COSTA, 2012, p. 20). Nesse sentido, são diversos os tipos de documentos existentes, que atendem demandas específicas, por exemplo, para esclarecer uma relação entre duas ou mais pessoas, deve-se elaborar um documento declaratório. Referente a um dos tipos de documentos mais utilizados no dia a dia das organizações, chamado de Corrente, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
(    ) A ficha de cadastro contém o cálculo da remuneração do empregado, com os descontos e encargos legais.
(    ) O ofício é um meio de comunicação que já caiu em desuso, utilizado somente pelas organizações multinacionais.
(    ) A promissória é um título de crédito derivado de um empréstimo pelo qual o tomador se obriga a pagar, num certo prazo, o valor de face do título.
(    ) A fatura relaciona as mercadorias vendidas com os respectivos preços.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
FONTE: COSTA, Nelson Pereira da. Documentos Empresariais: Informações Complementares da Comunicação Empresarial. Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna Ltda., 2012.  ISBN: 978-85-399-0181-4.
	  a)
	V - V - F - F.
	 b)
	F - V - V - F.
	 c)
	V - F - F - V.
	 d)
	F - F - V - V.
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