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Faculdades Integradas São Judas Tadeu
Ciências Contábeis
	
Silvia Cristina Brys Machado
ANÁLISE DAS MUDANÇAS GERADAS PELO ESOCIAL SOB A PERSPECTIVA DE UM ESCRITÓRIO CONTÁBIL:UM ESTUDO DE CASO COM BASE NO CENÁRIO DO ESCRITÓRIO VS CONSULTORIA E CONTABILIDADE
Porto Alegre
2020
Silvia Cristina Brys Machado
ANÁLISE DAS MUDANÇAS GERADAS PELO ESOCIAL SOB A PERSPECTIVA DE UM ESCRITÓRIO CONTÁBIL:UM ESTUDO DE CASO COM BASE NO CENÁRIO DO ESCRITÓRIO VS CONSULTORIA E CONTABILIDADE
Trabalho de conclusão de curso apresentado como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Ciências Contábeis nas Faculdades Integradas São Judas Tadeu.
Orientador: Prof. Rodrigo Grande Paim
Porto Alegre
2020
FOLHA DE APROVAÇÃO
Silvia Cristina Brys Machado
ANÁLISE DAS MUDANÇAS GERADAS PELO ESOCIAL SOB A PERSPECTIVA DE UM ESCRITÓRIO CONTÁBIL:UM ESTUDO DE CASO COM BASE NO CENÁRIO DO ESCRITÓRIO VS CONSULTORIA E CONTABILIDADE
Trabalho de conclusão de curso apresentado como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Ciências Contábeis nas Faculdades Integradas São Judas Tadeu.
Aprovado em ____ de _______________ de _______.
Banca Examinadora:
__________________________________________________________
Prof.
__________________________________________________________
Prof.
__________________________________________________________
Prof.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Instituição Educacional São Judas Tadeu por ter me recebido de braços abertos e proporcionado o aporte necessário para a realização deste trabalho.
Aos professores por todo o conhecimento transmitido e pelas conversas aleatórias durante os semestres, as quais levarei comigo com carinho.
Ao meu orientador, professor Rodrigo Grande Paim, por todo auxílio desprendido durante o ano de 2020, principalmente nos momentos de maior dificuldade de realização desse trabalho. 
Aos colegas que se transformaram em amigos, e certamente permanecerão comigo mesmo após a conclusão desse período acadêmico.
E por fim a minha família, em especial a minha mãe que muito aguentou meu mal humor diário em virtude da tensão do trabalho, sendo extra 
RESUMO
Com o avanço tecnológico e a introdução de novos bancos de dados informatizados pelo governo, empresas e escritórios precisam se adaptar ao novo ambiente. A entrada do Sistema de Escrituração Digital das obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhista – eSocial, desprende mudanças significativas ao setor de departamento pessoal, não só pela agilidade quanto a transmissão das informações, que passam a ser online, mas pela profunda necessidade de reestruturação organizacional interna. O presente trabalho objetiva demonstrar a amplitude de impacto que a nova obrigação acessória denota a rotina diária de trabalho do setor de departamento pessoal do escritório VS Consultoria e Contabilidade, mediante exposição de seu próprio diagnóstico e ações de melhoria. Se configura em um estudo de caso qualitativo de natureza aplicada, descritivo e exploratório quantos aos seus objetivos. A coleta de dados se deu por meio de uma pesquisa bibliográfica com o uso de livros, artigos, sites oficiais e fontes internas do próprio escritório. Ao final do estudo, conclui-se que ao setor de departamento pessoal do escritório, as mudanças interpostas foram direcionadas a eliminação de falhas e erros nos processos, com maior rigidez das ferramentas internas de análise e controle, mostrando-se positivas ao transpor maior dinamismo ao ambiente.
Palavras-chave: Prestador de Serviço Contábil. Setor de Departamento Pessoal. eSocial. Mudança Organizacional Interna.
Devido à necessidade de adequação das empresas frente a novos desafios que surgem frequentemente, a exemplo das novas obrigações fiscais e tributárias, as quais exigem uma melhor organização e compreensão da aplicação dos controles internos como forma de facilitar todos os processos envolvidos. A exemplo disso, este trabalho consiste, essencialmente, em uma nova obrigação acessória, o eSocial, o qual trata-se de mais uma etapa do projeto SPED, que está em fase de implantação desde janeiro de 2018, onde o governo brasileiro almeja unificar, integrar e padronizar as todas as informações das relações de trabalho. A revisão e adequação de controles internos no departamento pessoal das organizações para melhor aderência no cumprimento das exigências do eSocial permite a análise da eficácia dos procedimentos utilizados, os quais possam atender todas as obrigações acessórias e as legislações vigentes envolvidas com o setor, gerar informações confiáveis para a tomada de decisões, aprimorar a eficiência dos processos internos e reduzir custos. O objetivo geral foi avaliar como a implantação de controles internos podem contribuir na maximização da segurança e eficácia dos processos deste setor, com o viés de atender adequadamente as exigências do eSocial. Os objetivos propostos por este estudo estão direcionados a compreensão dos principais conceitos envolvidos com o assunto, mapear os processos atuais utilizados pela empresa, avaliar quais os processos trazem melhores resultados para o setor e elaborar um fluxograma que padronize essas atividades com o propósito de atender as normas internas e as regras preceituadas por esta nova obrigação acessória. Para tanto, a metodologia utilizada para elaboração deste estudo, quanto a sua natureza, a pesquisa foi definida como aplicada, pois foi estabelecido um cenário e uma situação específica, com relação à abordagem dos seus objetivos, utiliza-se de um norteador exploratório, por tratar-se de um assunto novo, onde envolve controles internos associados a uma nova obrigação acessória, dispondo-se dos procedimentos técnicos de um estudo de caso apoiado em uma pesquisa bibliográfica e documental, com uma abordagem qualitativa para adquirir maior conhecimento sobre o assunto, gerar informações relevantes e confiáveis, com o intuito proporcionar resultados mais eficientes para empresa.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Linha de atividades do profissional contador	21
Figura 2 - Campos de atuação do profissional de contabilidade	21
Figura 3 - Demonstrativo de Pagamento	39
Figura 4 - Sistema Público de Escrituração Digital	42
Figura 5 - Cenário atual das declarações previdenciárias	45
Figura 6 - As mudanças no envio das obrigações	46
Figura 7 - Sequência de envio dos eventos no eSocial	55
Figura 8 - Informações enviadas ao eSocial por cada grupo de evento	59
Figura 9 - Funcionamento de troca de informações empregador e eSocial	61
Figura 10 - eSocial terá multas automáticas	63
Figura 11 - Relação eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb	65
Figura 12 - Fluxo da informação DP escritório e DP empresa	82
LISTA DE QUADROS
 
Quadro 1 - Habilidades, conhecimento e competências	24
Quadro 2 - Substituição das obrigações acessórias pelo eSocial	48
Quadro 3 - Histórico do cronograma de implantação do eSocial	53
Quadro 4 - Cronograma de implantação eSocial portaria 1.419	55
Quadro 5 - Eventos não periódicos e periódicos inerentes ao desenvolvimento do estudo	59
Quadro 6 - Modelo de Checklist para controle das atividades do eSocial	76
Quadro 7 - Aplicação da matriz RACI	76
Quadro 8 - Incrementos do eSocial no processo admissional	84
Quadro 9 - Novas rotinas nos processos não periódicos	86
Quadro 10 - Fechamento da folha de pagamento	87
Quadro 11 - Término da Relação Contratual	89
Quadro 12 - Definição dos pontos de análise para mapeamento	91
Quadro 13 - Mapeamento do Sistema Contábil SCI	92
Quadro 14 - Mapeamento do setor de departamento pessoal: profissional e rotinas	93
Quadro 15 - Mapeamento das adequações na relação com o cliente	94
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CAGED	Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
CAT		Comunicado de Acidente do Trabalho
CLT		Consolidação das Leis do Trabalho
CPF		Cadastro de Pessoas Físicas
DARF		Documento de Arrecadação de Receitas Federais
DIRF		Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
eSocial	Sistema de EscrituraçãoDigital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas 
GRF		Guia de Recolhimento do FGTS
NIS		Número de Identificação Social	
PIS		Programa de Integração Social	
RAIS		Relação Anula de Informações Sociais
RBF		Receita Federal
SEFIP		Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social
SPED		Sistema Público de Escrituração Digital
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO	12
1.1 TEMA	14
1.1.1 Delimitação do tema	14
1.2 PROBLEMA	14
1.3 OBJETIVOS	15
1.3.1 Objetivo geral	15
1.3.2 Objetivos específicos	15
1.4 JUSTIFICATIVA	15
2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA	17
3 RERENCIAL TEÓRICO	18
3.1 CONTABILIDADE	18
3.1.1 Contexto histórico da contabilidade	18
3.1.2 Conceito, objetivo, finalidade e usuários da contabilidade	19
3.1.3 Profissional da contabilidade	21
3.1.3.1 Perfil do profissional contábil: conhecimentos, competências e habilidades	23
3.1.4 Contabilidade: processamento interno e sua terceirização	25
3.1.4.1 Escritório de contabilidade	26
3.1.4.1.1 Obrigações e responsabilidades inerentes a contabilidade	27
3.1.4.1.2 Divisão por setores	29
3.2 DEPARTAMENTO PESSOAL	31
3.2.1 Evolução histórica	31
3.2.2 Departamento pessoal: conceito e finalidade	33
3.2.3 Perfil do profissional da área de departamento pessoal	34
3.2.4 Obrigações e responsabilidades na esfera do Departamento Pessoal	35
3.2.4.1 Rotinas do Departamento Pessoal	35
3.2.4.1.1 Do processo admissional	37
3.2.4.1.2 Do processamento das rotinas eventuais	38
3.2.4.1.3 Do processamento da folha de pagamento	39
3.2.4.1.4 Do processo demissional	41
3.2.4.2 Evolução das obrigações acessórias correlatas ao Departamento Pessoal	42
3.2.4.2.1 Sistema público de escrituração digital (SPED)	42
3.2.4.2.2 Obrigações acessórias antes do SPED	43
3.2.4.2.3 Obrigações acessórias depois do SPED	46
3.2.5 Desafios e mudanças: a era tecnológica	49
3.3 ESOCIAL – SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL DAS OBRIGAÇÕES FISCAIS, PREVIDENCIÁRIAS E TRABALHISTAS	50
3.3.1 Conceito, objetivos e obrigatoriedade de adesão	51
3.3.2 Aspectos relevantes da implantação do eSocial	53
3.3.2.1 Histórico de implantação do projeto	53
3.3.2.2 Estrutura sequencial e prazo de envio dos eventos no eSocial	56
3.3.2.3 Transmissão e validação dos eventos no eSocial	61
3.3.3 Multas e penalidades do eSocial	63
3.3.4 Obrigações acessórias interativas com o eSocial	64
3.3.5 Os desafios do eSocial	67
3.4 GESTÃO EMPRESARIAL E O ESOCIAL	69
3.4.1 As mudanças na cultura organizacional com o eSocial	69
3.4.1.1 Impacto das mudanças do eSocial na cultura organizacional das empresas prestadoras de serviços contábeis	72
3.4.2 Reformulação dos processos organizacionais internos	73
3.4.2.1 Pontos importantes de melhoria nos processos e controle internos	75
4 METODOLOGIA	77
4.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA	78
4.1.1 Quanto a natureza	79
4.1.2 Quanto aos objetivos	79
4.1.3 Quanto aos procedimentos técnicos	80
4.1.4 Quanto a abordagem do problema	81
5 ANALISE DOS DADOS	82
5.1 IDENTIFICAÇÃO DAS MUDANÇAS DO ESOCIAL E O IMPACTO NO SETOR DE DEPARTAMENTO PESSOAL DO PRESTADOR DE SERVIÇO CONTÁBIL	82
5.1.1 Impactos no processo Admissional	84
5.1.2 Impactos nos processos eventuais	86
5.1.3 Impactos no processamento e fechamento da folha de pagamento	87
5.1.4 Impactos no processo de rescisão contratual	89
5.2 VERIFICAÇÃO DAS MUDANÇAS E ADEQUAÇÕES DO ESCRITÓRIO EM DECORRÊNCIA DO E-SOCIAL	90
5.2.1 Mapeamento do suporte sistêmico	91
5.2.2 Mapeamento do setor de departamento pessoal	92
5.2.3 Mapeamento da relação com o cliente	94
5.3	95
6 CONCLUSÃO.	95
7 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS	96
1 INTRODUÇÃO
O cenário atual da contabilidade é marcado pelo avanço tecnológico dada a introdução de novas ferramentas de trabalho pelo governo, onde a contabilidade manual está sendo substituída por um ambiente informatizado, tornando a troca de informações mais ágil e prática. 
O avanço tecnológico permitiu ao governo e os demais órgãos reguladores desenvolver ferramentas que estreitassem a relação com os contribuintes, como forma de aumentar a fiscalização na tentativa de evitar sonegações e atos incoerentes com a legislação vigente. 
Nesse contexto, em 2007, o governo introduziu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que tem por finalidade padronizar o compartilhamento das informações contábeis e fiscais das pessoas jurídicas, unificando a recepção, validação, armazenamento e autenticação das informações em um ambiente digital específico. 
O SPED é um projeto composto por diversos pilares, um deles é o eSocial que foi introduzido pelo governo em 2014 e começou a ser implantando junto aos contribuintes em janeiro/2018. O projeto volta-se para as informações inerentes as relações trabalhistas e previdenciárias dos contribuintes, e tem por objetivo prover uma maior transparência as informações prestadas a todos os envolvidos, além de simplificar o seu processo de envio, substituindo as inúmeras obrigações acessórias, como CAGED, RAIS, SEFIP, dentre outras, por um único ambiente de dados em meio digital especifico e padronizado. Cabe mencionar, que o eSocial também tem o intuito de garantir que a legislação trabalhista seja cumprida em sua integralidade, portanto, irá contribuir para uma fiscalização mais efetiva do governo e demais órgãos. 
O eSocial traz em seu contexto diversos desafios e mudanças a serem enfrentados pelos contribuintes, principalmente na forma de executar os processos da rotina trabalhista. Nesse contexto, se esboça que muitas organizações, principalmente as micros e pequenas empresas, utilizam a contabilidade na forma terceirizada, ficando sob a tutela do escritório contábil o cumprimento das obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas.
Diante disso, a introdução do eSocial acarreta significativas mudanças para o contexto de trabalho da área de departamento pessoal do escritório contábil, pois exige profissionais devidamente qualificados, uma reestruturação organizacional e uma nova linha de comunicação com os clientes, fato que justifica o desenvolvimento desta pesquisa, haja vista, que a mesma busca analisar sob a ótica do escritório contábil como essa nova exigência governamental afeta a sua metodologia de trabalho, elencando os principais pontos que levam a uma revisão estrutural interna.
A pesquisa foi estruturada em seções como forma de prover um melhor entendimento de seus objetivos. A primeira seção aborda a introdução, onde se demonstra e delimita o tema escolhido que caracteriza o problema de pesquisa, seus objetivos e sua justificativa. Em sequência, a segunda seção dispõe a caraterização da empresa alvo desse estudo, abrangendo seu contexto organizacional em âmbito geral e no seu setor de departamento pessoal.
Na terceira seção está disposta a fundamentação teórica que traz ao estudo sustentação em seu desenvolvimento, mediante a apresentação das obras utilizadas, sendo abordados os conceitos relativos a contabilidade em sua forma interna e externa, profissional contábil, prestador de serviço contábil e sua estrutura organizacional, rotinas e obrigações do departamento pessoal antes e após a implantação do eSocial. 
A quarta seção apresenta os métodos e técnicas utilizadas para o desenvolvimento deste estudo, que se configura como um estudo de caso, de natureza aplicada, sendo descritiva e exploratória quanto aos objetivos e com uma abordagem qualitativa. Na sequência a quinta seção dispõe a análise dos dados coletados que será em formato textual. E por fim, a sexta seção irá dispor a conclusão da pesquisa em relação ao alcance do objetivo inicialmente proposto.
A presente pesquisa tem por finalidade demonstrar a reestruturação organizacional da área do departamento pessoal do Escritório VS Consultoria e Contabilidade, empresa alvo desse estudo, mediante a entrada do eSocial.
1.1 TEMA
O tema do presente estudo consiste na análise das mudanças geradas pelo eSocial para o escritório de contabilidade.
1.1.1 Delimitação do tema
O presente estudo delimitou-se a analisar as mudanças geradas pelo eSocial nas rotinas do departamento pessoal, sob a óticade um escritório contábil. Tendo como case de estudo as atividades do escritório VS Consultoria e Contabilidade, empresa de pequeno porte, situado no município de Alvorada, com atuação preponderante no próprio município. 
1.2 PROBLEMA
O escritório contábil é responsável por prestar uma série de serviços essenciais as organizações. Considerado hoje como um parceiro para o crescimento empresarial, já que auxilia na tomada de decisão. Composto por setores – fiscal, contábil e departamento pessoal -, os quais precisam desenvolver suas atividades de modo a manter a uniformidade das informações.
A introdução de novos programas e exigências governamentais trazem constantes modificações na forma de gerar e prestar as informações pertinentes. Recentemente fora introduzido a plataforma do eSocial, que se caracteriza por ser um novo modelo de compilar as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, e impacta diretamente a área de departamento pessoal, sendo necessário revisar e reformular procedimentos rotineiros e buscar a capacitação necessária para o profissional responsável.
Diante do exposto tem-se a seguinte questão: Quais as dimensões das mudanças geradas pelo eSocial no departamento pessoal sob a perspectiva do escritório contábil? 
1.3 OBJETIVOS
Está subseção visa apresentar os objetivos geral e específicos que norteiam o presente estudo.
1.3.1 Objetivo geral
Analisar a dimensão das mudanças geradas pelo eSocial na área do departamento pessoal sob a perspectiva do escritório contábil.
1.3.2 Objetivos específicos
Para alcançar o objetivo geral acima exposto, se estabelece os seguintes objetivos específicos:
a. Identificar quais foram as mudanças geradas na área de departamento pessoal, com a nova plataforma governamental de coleta de informações, eSocial e seus desafios;
b. Averiguar de que forma essas mudanças exigiram do escritório contábil uma reestruturação considerando: sistema contábil, treinamentos específicos, e sua relação com o cliente; e
c. Evidenciar sob a percepção do escritório contábil, quais foram os pontos positivos e negativos do eSocial, junto ao setor de departamento pessoal.
1.4 JUSTIFICATIVA
O Departamento Pessoal desponta como o setor da área contábil que se apresenta em perceptível crescimento, dado o ingresso recente de novas tecnologias e ferramentas de trabalho, fato este que traz a necessidade de alterar e reestruturar processos rotineiros. Nesse contexto, tanto as organizações, quanto os profissionais da área, precisam estar engajados e aptos a uma adaptação de rotinas e processos. Dessa forma o trabalho se justifica por propor um estudo com base nos impactos gerados pela introdução do novo sistema governamental eSocial nos processos diários do setor de departamento pessoal. O estudo ainda irá contribuir para um melhor entendimento sobre assunto, permitindo também o aperfeiçoamento contínuo na condução desses processos.
A viabilidade do presente estudo se dá devido ao fato de a pesquisadora atuar diariamente nesse novo ambiente eletrônico, e possuir o acesso necessário as informações pertinentes. 
Quanto a pesquisadora a relevância do estudo está em poder desenvolver as práticas aprendidas durante o curso, ao mesmo tempo em que consegue expor suas ideias e pensamentos. O estudo irá também auxiliar no aperfeiçoamento e qualificação profissional da pesquisadora, por ser está a sua área de atuação.
Para a sociedade o estudo é relevante, pois irá contribuir para a melhoria nos processos internos das organizações, com vistas a torná-los mais ágeis, como também ampliar a conscientização da importância de se adequar à nova modalidade. 
Do ponto de vista acadêmico, o presente estudo poderá futuramente contribuir como referência bibliográfica para novas pesquisas e concepções sobre o tema.
Para melhor inserção no âmbito deste estudo, a subseção seguinte irá apresentar a empresa objeto.
2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
O escritório VS Consultoria e Contabilidade será a organização objeto do presente estudo. Constituído em 12 de agosto de 2019, relativamente novo, pequeno de cunho familiar. Conta hoje com 04 pessoas, as sócias, um terceirizado e um funcionário. Localizado no município de Alvorada, possui hoje 40 clientes e atende os municípios de Alvorada, Canoas, Viamão e Porto Alegre. 
Embora tenha o supra escritório pouco tempo de existência, a pesquisadora já atua na área desde 2015. Os serviços prestados englobam a área contábil, societária, fiscal e o departamento pessoal, atendendo seus clientes em todas as esferas. 
No período de elaboração desta pesquisa, a carteira de clientes atendidos pelo escritório é constituída por micro ou empresas de pequeno porte, e cerca de 90% são de cunho familiar. A maioria é tributada pelo regime simples nacional, sujeitas ao cumprimento da primeira e segunda fase de implantação do eSocial. Apenas 04 empresas são tributas pelo lucro presumido, e já estão na terceira fase com o envio das declarações mensais e anuais pelo mesmo. 
A carteira de clientes do escritório é composta por empresas que são em maioria de cunho familiar e a gestão ocorre em conjunto pelos sócios, de forma igualitária e consensual. Geralmente, quando se fala em mudanças, estas são melhor recebidas pelos sócios mais novos, por serem mais abertos e suscetíveis a novas tecnologias e ferramentas. Os demais apresentam certo grau de resistência, mas aos poucos se adaptam a nova rotina.
A logística de trabalho do escritório se divide por áreas: contábil e societária, fiscal e departamento pessoal. Por ser o departamento pessoal a área foco cabe um maior aprofundamento. 
No escritório as rotinas do departamento pessoal, são realizadas por um único profissional, e incluem-se todas as questões burocráticas que giram em torno do colaborador. Portanto, o acompanhamento se inicia na admissão e se finaliza no desligamento. Cabe ao escritório o processamento de parte das informações, e sob a responsabilidade dos clientes fica a coleta de documentos variáveis como: horas extras, faltas, atestados, entre outros. 
A seguir serão expostos os conceitos fundamentais que corroboraram com o desenvolvimento do presente estudo. 
3 RERENCIAL TEÓRICO
O propósito deste capítulo é abordar os conceitos e informações inerentes ao assunto escolhido mediante releitura de obras já publicadas, que serviram de base para o desenvolvimento do presente estudo, e será dividido em seções e subseções.
3.1 CONTABILIDADE
Esta subseção visa trazer títulos relativos ao contexto da contabilidade, abordando seu histórico, conceito, objetivo, finalidade, usuários, perfil do contador e a forma como as informações contábeis podem ser processadas pelas organizações. 
3.1.1 Contexto histórico da contabilidade
A contabilidade se faz presente no cotidiano da sociedade desde os tempos mais primórdios, por estar na natureza do ser humano a necessidade de controlar e gerenciar o seu patrimônio. Assim como as organizações, enquanto indivíduos (pessoas físicas) é preciso ter a ciência do que se têm e do que se deve (BARROSO, 2018). 
No entanto, a prática formal da contabilidade somente se dá no final do século XV através da publicação do método das partidas dobradas de Frei Luca Pacioli, na Itália, conhecido como o pai da contabilidade. Mas foi apenas no século XVIII com a Revolução Industrial, que as atividades contábeis se expandiram e surgiu a figura do contador (BARROSO, 2018).
Historicamente a contabilidade “é de interesse de pessoas físicas e jurídicas, independente da forma jurídica de constituição da empresa, sua composição societária, seu porte, ramo de atividade e até mesmo sua finalidade” (BÄCHTOL, 2011, P. 164). Cabe complementar com Marion (2018, p. 3) que “ela é muito antiga e sempre existiu para auxiliar as pessoas a tomarem decisões”. 
O ramo da contabilidade, segundo Barroso (2018, p.15) “se desenvolve atenta às mudanças significativas nas relações sociais e suas associações com a contabilidade”. 
Conforme os referenciais citados nesta subseção, é possível perceber que acontabilidade sempre esteve presente no cotidiano social, e sua evolução atrela-se a própria evolução da sociedade. A medida que a sociedade se expande, o conceito da contabilidade fica mais evidente, pois ela se adapta de modo a suprir as necessidades que o homem tem de controlar seu patrimônio.
Dada essa questão, a subseção seguinte irá abordar de forma mais abrangente o campo da contabilidade, no que diz respeito ao seu conceito, objetivo, finalidade e usuários.
3.1.2 Conceito, objetivo, finalidade e usuários da contabilidade
Quando nos reportamos ao conceito de contabilidade, Bächtol (2011) expressa que pode ser definida como uma ciência social que tem por objeto controlar, organizar e avaliar o patrimônio de uma entidade de forma permanente, por meio da execução de seus processos técnicos. 
Nesse contexto Gelbcke et al (2018, p. 11) coloca que:
A Contabilidade, na qualidade de ciência social aplicada, tem um campo de atuação muito amplo. Com uma metodologia especialmente concebida para captar, registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações patrimoniais, financeiras e econômicas de qualquer ente, seja pessoa física, entidade de finalidades não lucrativas, empresa, seja mesmo pessoa de Direito Público, como Estado, Município, União, Autarquia etc. 
Para Borinelli e Pimentel (2017, p. 6) “definir a contabilidade implica em dizer que ela precisa ser entendida como uma área do saber, como uma atividade voltada às organizações e como um sistema de informações ligada a uma unidade (setor, departamento, etc.) de uma entidade”. 
Complementam, Borinelli e Pimentel (2017, p. 9) com o seguinte ponto de vista:
A contabilidade, é um conjunto sistemático de procedimentos que identifica, registra, mensura, acumula, resume, demonstra e interpreta os fenômenos que afetam o patrimônio de uma entidade, evidenciando-os na forma de informações aos usuários. Trata-se, portanto, do conjunto de procedimentos que visam transformar os simples registros de eventos econômicos e financeiros em informação contábil útil.
A contabilidade, é portanto, uma ciência social que tem como ponto central o patrimônio de uma entidade e suas variações. Lhe cabe o registro de todos os fatos, internos ou externos, que possam vir a modificá-lo. Fornecendo os relatórios pertinentes que reflitam de forma fidedigna a seus interessados a situação econômico-financeira da entidade. 
Atua sobre dois pilares básicos a entidade contábil, que consiste na existência de uma pessoa para quem é desenvolvida e mantida a contabilidade. E a continuidade da empresa, ou seja, se pressupõem que o funcionamento de uma entidade é por tempo indeterminado. Atende a dois aspectos o econômico, que consiste na apuração de lucro ou prejuízo da organização no exercício contábil, e o administrativo vinculado ao patrimônio organizacional e suas variações (MARION, 2018). 
Entre os seus principais objetivos está o de divulgar as informações financeiras de uma entidade de forma compreensível a todos os usuários, corroborando com a tomada de decisão (BARROSO, 2018). Nesse sentido, Marion (2018, p. 5) expõe que “o objetivo principal da Contabilidade, portanto, é o de permitir a cada grupo principal de usuários a avaliação da situação econômica e financeira da entidade, num sentido estático, bem como fazer inferências sobre suas tendências futuras”.
Em se tratando da finalidade da contabilidade, tem como principal a de fornecer elementos suficientes para a correta gestão do negócio, permitindo que a tomada de decisão seja eficaz. Ou seja, “a eficiência e exatidão dos registros contábeis são fundamentais para que a administração possa planejar suas ações” (BÄCHTOL, 2011, P. 170. Devendo “estar atualizada, emitir relatórios simples, claros e objetivos para o administrador” (BÄCHTOL, 2011, P. 170).
Nesse sentido Marion (2018, p.3) expõem que:
Todas as movimentações passíveis de mensuração monetária são registradas pela Contabilidade, que, em seguida, resume os dados registrados em forma de relatórios e os entrega aos interessados em conhecer a situação da empresa. Esses interessados, através de relatórios contábeis, recordam os fatos acontecidos, analisam os resultados obtidos, as causas que levaram àqueles resultados e tomam decisões em relação ao futuro.
Como ferramenta que produz informação, a contabilidade atinge diferentes tipos de usuários, que segundo Marion (2018, p.5) “pode ser considerado como qualquer pessoa (física ou jurídica) que tenha interesse em conhecer dados (normalmente fornecidos pela contabilidade) de uma entidade”.
Esses usuários podem sem internos que são aqueles que participam diretamente da gestão da entidade, e utilizam as informações para definir as metas e objetivos da organização como sócios, investidores, administradores, etc. E os externos que são aqueles que não participam de forma direta do processo decisório, como fornecedores, clientes, governo, etc. (BORINELLI E PIMENTEL, 2017).
Diante disso, a contabilidade “se apresenta como o grande pilar na veracidade da informação e, consequentemente, na credibilidade da companhia” (BÄCHTOL, 2011, P. 162). Pois busca fornecer o maior número de informações úteis que viabilizem a correta tomada de decisão, tanto no ambiente interno como externo. E se faz necessária para toda e qualquer organização, atuando como um parceiro da boa gestão empresarial.
Dada a relevância das informações contábeis para as organizações se faz necessário abordar a figura do contador, que se caracteriza por ser o profissional responsável por elaborar essas informações (MARION, 2018). 
Diante disso, a subseção seguinte irá abordar o profissional de contabilidade em seus conhecimentos, competências e habilidades.
3.1.3 Profissional da contabilidade
A profissão contábil é regulamentada pelo Decreto-Lei 9.245/46 e suas atribuições estão definidas na Resolução nº 560/83, do Conselho Regional de Contabilidade (CFC). O contador então é o profissional que precisa ter segundo Almeida (2017), curso de graduação concluído no curso de ciências contábeis e estar devidamente registrado junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
Segundo Marion (2018, p. 5) “a função básica do contador é produzir informações úteis aos usuários da Contabilidade para a tomada de decisões”, estas que são geradas por uma sequência lógica de atividades, conforme ilustra a figura a seguir:
Figura 1 - Linha de atividades do profissional contador
Fonte: Marion (2018, p. 5)
Dada a exemplificação da figura 1, Biasibetti e Feil (2017 apud Stroeher e Freitas 2008) complementam que o fato gerador das informações contábeis são os eventos econômicos efetuados por uma organização durante determinado período de tempo. Atuando o contador como uma fonte transmissora, ou seja, recebe as informações, as analisa e só posteriormente as transmiti por meio dos relatórios contábeis.
Os autores Biasibetti e Feil (2017, p. 90 apud Sá, 2006) ainda destacam que “o profissional contábil, considerando os diversos campos profissionais, tem a seu dispor um dos maiores mercados, pois nenhuma empresa e instituição pode dispensar sua assistência constante”. Para Marion (2018, p. 7) “a contabilidade é uma das áreas que mais proporcionam oportunidades para o profissional”, conforme demonstra figura a seguir:
Figura 2 - Campos de atuação do profissional de contabilidade
			Fonte: Marion (2018, p. 7)	
Conforme figura 2, o profissional contador dispõe de uma diversificada gama de opções de carreira a seguir, cada qual com suas respectivas especializações e modalidade de atuação do profissional. Nesse sentido, independente da área escolhida, se faz necessário que o profissional contábil desenvolva habilidades e competências que estejam de acordo com o seu trabalho, portanto, o perfil do contador está atrelado ao seu campo de atuação (BIASIBETTI E FEIL, 2017 apud REIS et al, 2015).
3.1.3.1 Perfil do profissional contábil: conhecimentos, competências e habilidades
Além dos conhecimentos técnicos inerentes a contabilidade que são adquiridosdurante o curso de graduação, é necessário ao profissional contábil o desenvolvimento de outras habilidades e competências (BIASIBETTI E FEIL, 2017). 
Nesse sentido, Reis et al (2015, p. 97 apud Schlindwein, 2007) expressam que:
O moderno profissional da contabilidade precisa desenvolver diferentes habilidades como iniciativa, coragem, ética, visão de futuro, negociação, agilidade, segurança para solucionar problemas, tem que ser dinâmico, flexível e com boa capacidade de inovar e criar, sobretudo na sua área de atuação.
A competência é portanto, “mais do que um conhecimento, ela pode ser explicada como um saber que se traduz na tomada de decisões, na capacidade de avaliar e julgar” (MACHADO E SANTOS, 2018, P.10), e também “podem ser previstas e estruturadas de maneira a estabelecer um conjunto ideal de conhecimento, qualificações técnicas, valores e atitudes éticas que se desenvolvidas oferecem performance superior ao trabalho” (REIS et al 2015, P. 99 apud DUTRA, 2004).
De acordo com Biasibetti e Feil (2017, p. 94 apud Vieira, 2002) “a competência tem três dimensões: conhecimento, habilidades e atitudes”. Em relação as habilidades Reis et al (2015, p. 99 apud CARDOSO et al 2011) expressam que é “a capacidade do indivíduo de realizar algo, como classificar, montar, calcular, ler, observar e interpretar”.
Diante disso, no quadro a seguir ilustra-se as principais habilidades, conhecimentos e competências atribuídos ao profissional contábil.
Quadro 1 - Habilidades, conhecimento e competências
	Habilidades
	Definições
	
Interpessoais
	Pensamento lógico, raciocínio dedutivo e indutivo, habilidade em identificar e resolver problemas, habilidades de atribuir prioridades dentro dos recursos restritos.
	
Interpessoais
	Habilidade de Interagir com pessoas de cultura diferente, resolver conflitos, habilidades em trabalhos de grupo, motivação.
	
Comunicação
	Capacidade de ouvir, comunicação interpessoal e dinâmica de grupo, habilidade de apresentação oral, idiomas estrangeiros.
	Conhecimentos
	Descrição
	
Gerais
	Conhecimentos básicos sobre economia, matemática, estatística e psicologia. Compreende as ideias dos eventos e culturas diferentes no mundo atual.
	
Organizacionais
	Ter conhecimento dos negócios, das atividades desenvolvidas na empresa, do governo e do ambiente em que operam, conhecimentos básicos sobre finanças dos instrumentos financeiros e dos mercados importantes, ter noção sobre métodos para criar controlar as mudanças nas organizações.
	
Área contábil
	Conhecimentos de sistemas de informação, regulamentos da contabilidade nacional e internacional, identificação, mensuração, recolher e analisar dados financeiros, conhecimentos de auditoria, conhecimento de contabilidade internacional,
	Competências
	Descrição
	
Gerais
	Envolvem conhecer e entender as correntes econômicas, políticas, sociais e culturas de uma forma global.
	
Comerciais
	Refere-se ao conhecimento do segmento de mercado em que se esteja atuando.
	
Organizacionais
	Conhecimento do processo operacional da organização em sua área de atuação, através do conhecimento e interação entre o mercado e o grupo organizacional.
	
Técnicas
	Conhecimento das normas e princípios contábeis, ser capaz de desenvolver, analisar e implantar sistemas de informações contábeis e de controle gerencial. 
Fonte: Biasibetti e Feil (2017 p. 95 apud Fernandes e Antunes, 2010)
Cabe expor, mediante quadro acima, que as habilidades, competências e conhecimentos, são na verdade um conjunto de atributos que moldam o perfil profissional do contador, que segundo Biasebetti e Feil (2017, p. 97 apud Ferreira, 2013) deve ser “[...] voltado ao contínuo aperfeiçoamento pessoal em termos de capacitações profissionais, técnicas e acadêmicas”.
Nesse contexto, complementam os autores Biasibetti e Feil (2017, p. 97 apud Tobias, 2010 p. 3) que o profissional contábil deve:
· Estar preparado para lidar com a tecnologia da informação que se desenvolve rapidamente;
· Ser capaz de compreender a complexidade das transações de negócios que ocorrem interna e externamente às empresas, para a correta mensuração do patrimônio e seu resultado; e
· Estar informado sobre as mudanças que ocorrem em sua profissão nos aspectos normativos e legais que influem nas atividades econômicas das entidades sob sua responsabilidade.
Mediante os referenciais citados, o perfil do contador se molda a partir de uma série de questões técnicas e pessoais, devendo ser aperfeiçoado continuamente. Haja vista, que o campo da contabilidade está sempre se modificando, seja por questões tecnológicas, novas legislações, ou ambas, o que exige de seus profissionais a devida qualificação e adaptação.
Por fim, diante da necessidade e do nível de particularidades requeridas pelos usuários que se valem das informações da contabilidade, como também variáveis econômicas, tais como custos e estrutura de pessoal, fazem resultar em opções quanto ao seu processamento. Nesse sentido, os serviços contábeis podem ser realizados pela própria empresa, de modo interno, ou por um escritório de contabilidade, através da terceirização (SILVA, 2019).
Dada essa questão, a subseção seguinte irá abordar formas distintas de processamento da contabilidade.
3.1.4 Contabilidade: processamento interno e sua terceirização
A prestação de serviços contábeis pode ser realizado de duas formas: dentro da própria empresa (contabilidade interna) ou em um escritório de contabilidade (contabilidade externa). Segundo Eckert et al (2014) quando em formato interno, as informações encontram-se centralizadas em um único lugar, gerando maior facilidade de controle gerencial.
Para Carmanhan, Esiquiel e Lopes (2017, p. 5, apud SILVA, 2015, p. 26):
Entende-se que a contabilidade interna faz uso de uma ferramenta essencial para melhor desenvolvimento e a comunicação, através do convívio que o contador tem com todos os setores, isso leva a contabilidade a ter redução dos erros dentro destes setores da empresa, pois os fatores que poderá gerar erros futuros já são evitados antes que acorra, a comunicação interna serve para prestar aos colaboradores mudanças funcionais e táticas feitas na entidade, informações administrativas e ações da empresa.
 A informação gerada pela contabilidade é utilizada pelas empresas como base para seu planejamento, é portanto, uma ferramenta de apoio a administração. Nesse sentido, muitas empresas optam pela terceirização dos serviços contábeis por acreditar ser mais viável e menos oneroso, do que fazê-los internamente (ECKERT et al, 2014).
Nesse contexto, Ribeiro et al (2012, p.54) expõem que:
Os serviços contábeis são fundamentais para as organizações empresariais. Muitas procurando reduzir custos utilizam-se da terceirização destes serviços. Este procedimento é muito utilizado pelas microempresas, empresas de pequeno e médio porte, por ser inviável manter estes serviços dentro do recinto da própria empresa
Segundo ainda Ribeiro et al (2012, p. 55) terceirizar é “transferir a terceiros a execução de tarefas para as quais a relação custo/benefício da execução interna não é das mais vantajosas, seja do ponto de vista financeiro, de qualidade, ou mesmo de especialidade”. 
A terceirização pode então ser considerada como “uma forma de organização estrutural que permite a uma empresa transferir a outra sua atividade-meio, proporcionando maior disponibilidade de recursos para sua atividade-fim” (CARMANHAN, ESIQUIEL E LOPES, 2017, P. 6).
De acordo com Belo (2009) a contabilidade é um dos serviços que mais sofre terceirização, e pode ser considerada como uma estratégia gerencial, que auxilia as organizações de forma positiva, pois minimiza os riscos, auxilia no melhor aproveitamento dos recursos internos e proporciona um foco maior nas operações.
A contabilidade interna por estar centralizada em um único ambiente facilita o acesso as informações organizacionais, é mais eficaz em seus processos contábeis, e tem o profissional contábil direcionado a atender as necessidades da organização, entretanto requer um investimentomonetário maior. Já a terceirização, se torna mais atrativa no quesito custo, porém as informações contábeis não são lançadas e registradas em tempo real (CARMANHAN, ESIQUIEL E LOPES, 2017).
Os autores supracitados, embasam a percepção de que tanto a contabilidade interna como a externa possuem características estruturais próprias, com pontos positivos e negativos. Nesse sentido, cabe então uma análise, por parte da empresa, sobre as necessidades organizacionais, e com base nesse levantamento identificar qual o formato mais adequado. 
A subseção a seguir irá abordar detalhes da prestação de serviço por terceiros, a qual poder ser atrelada aos serviços prestados por escritórios de contabilidade.
3.1.4.1 Escritório de contabilidade
O escritório de contabilidade é definido como a empresa que realiza serviços para as pessoas jurídicas e físicas, estas que atuam basicamente nos setores de indústria, comércio e na prestação de serviços (ECKERT et al 2017, apud THOMÉ, 2001). É, portanto, o responsável pela confecção e envio das informações e declarações organizacionais perante o fisco e seus proprietários. 
De acordo com Eberhardt (2015, p. 63) 
O escritório contábil tem como finalidade prestar serviços contábeis em âmbito societário, previdenciário e trabalhista, contábil e fiscal. Nos quais, precisa cumprir com as obrigações perante o fisco de forma mensal ou anual, além dos demais serviços de interesse gerencial das empresas.
Para Soranzo (2013, p. 21 apud Shigunov 2003, p.61), “o profissional contábil deve ser um parceiro do cliente na gestão da empresa, procurando sempre conhecer o grau de satisfação dos mesmos”. Complementa ainda, Soranzo (2013, p. 21 apud Pinho et al 2008, p. 18) ao dizer que
Em razão do contexto em que estão inseridas as empresas de serviços contábeis, com clientes cada vez mais exigentes, mudança tecnológica muito rápida e de grande concorrência, é fundamental a busca pela melhoria contínua do processo de prestação de serviços, não só para reduzir custos, mas, sobretudo, para atender de forma satisfatória a necessidade dos clientes por informações contábeis confiáveis e oportunas.
 Com base nos autores citados, o escritório contábil não é mais um mero emissor de guias de impostos, mas sim um parceiro essencial para boa gestão do negócio. Sob sua tutela ficam a confecção das informações contábeis e o cumprimento das obrigações pertinentes a empresa, presa por serviços de qualidade e visa garantir a satisfação de seu cliente.
3.1.4.1.1 Obrigações e responsabilidades inerentes a contabilidade
Ao escritório de contabilidade cabe a elaboração das demonstrações contábeis, que em conjunto, demonstram a situação patrimonial-financeira de uma entidade, e evidencia o seu desempenho dentro de um determinado período de tempo. E consistem em Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA), Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração do Valor Adicionado (DVA) e Notas Explicativas (ALVES E LAFFIN, 2018).
De acordo com a IBRACON (NPC 27):
Um conjunto completo de demonstrações contábeis inclui os seguintes componentes:
1. balanço patrimonial;
2. demonstração do resultado;
3. demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados, podendo ser substituído pela demonstração das mutações do patrimônio líquido;
4. demonstração dos fluxos de caixa;
5. demonstração do valor adicionado, se divulgada pela entidade; e
6. notas explicativas, incluindo a descrição das práticas contábeis.
Para empresas de pequeno porte e microempresas, optantes pelo regime de tributação Simples Nacional, é possível de forma opcional, adotar uma contabilidade simplificada para os registros contábeis, conforme prevê a Lei Complementar 123/2006 em seu artigo 27:
Art. 27. As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional poderão, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, conforme regulamentação do Comitê Gestor.
 Nesse sentido, define as Normas Brasileira de Contabilidade em sua Resolução 1.418/12 (2012, p. 04), “a entidade deve elaborar o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado e as Notas Explicativas ao final de cada exercício social”. 
Compete ainda as organizações o cumprimento de uma série de obrigações assessórias perante ao fisco com base em seu regime de tributação. Obrigatoriedade esta que segundo Oliveira (2013) advêm do poder que o Estado tem de impor ao contribuinte o dever de dar, fazer ou não alguma coisa com base na legislação. 
Entretanto fica atrelado ao escritório de contabilidade a responsabilidade pela confecção e envio dessas obrigações, que por sua vez, deve-se manter em contínua atualização e aperfeiçoamento de suas atividades, a fim de evitar posteriores multas e penalidades (OLIVEIRA, 2013). Nesse sentido, Eberhardt (2015, p. 63) destaca que o escritório de contabilidade “em relação ao fisco está obrigado ao cumprimento das obrigações acessórias de acordo com a periodicidade estabelecida na legislação”.
O autor Eberhardt (2015, p. 65) ainda complementa que 
São muitas as obrigações acessórias que devem ser cumpridas para cada setor de um escritório contabilidade. Podendo ser divididas de acordo com o âmbito societário, trabalhista e previdenciário, municipal, Fazenda Estadual, Receita Federal e SPED. 
Para Araújo e Matos (2016, p. 4) “a obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por finalidade a fiscalização e, por conseguinte, a arrecadação dos tributos”. Destacam ainda os autores Araújo e Matos (2016, p.4) que “são exemplos de obrigações acessórias: Escrituração Contábil Fiscal (ECF), EFD-Contribuições, Sped Contábil, Dirf, DCTF, PER/Dcomp, eSocial, EFD Reinf, e-Financeira, Retenção na Fonte do Imposto de Renda e das Contribuições Sociais”. 
As obrigações acessórias são para os escritórios de contabilidade uma das principais preocupações, devido sua complexidade e punições ao seu não cumprimento, fato que pode acarretar consideráveis prejuízos financeiros (EBERHARDT, 2015).
Conforme referenciais citados nesta subseção, é possível perceber que o escritório de contabilidade se faz responsável por uma vasta gama de declarações e demonstrativos das organizações que compõem sua carteira de clientes. 
Fica claro a visão dos autores quanto ao fato de que cabe ao profissional cumpri-las dentro dos prazos estipulados e de forma correta, a fim, de evitar multas e penalidades posteriores. 
Para um melhor sequenciamento proposto neste estudo, o vínculo profissional contábil e sua responsabilidade técnica serão retomadas na subseção que tratará das obrigações e responsabilidades na esfera do Departamento Pessoal.
3.1.4.1.2 Divisão por setores
De acordo com Nascimento et al (2017 apud LYRA 2003), os serviços prestados por um escritório de contabilidade são geralmente a escrituração fiscal, a escrituração contábil, a apuração de impostos e a elaboração da folha de pagamento. Os autores ainda complementam que essa estrutura visa tornar o fluxo de trabalho dinâmico, além de delegar tarefas e responsabilidades a todos os colaboradores (NASCIMENTO et al 2017 apud LYRA 2003).
Segundo Rodrigues e Santos (2016, p. 94 apud FIGUEIREDO E FABRIL, 2000) “a divisão dos departamentos mais utilizados pelos escritórios de contabilidade é em função da tarefa que irá exigir, como por exemplo: contábil, fiscal e pessoal, podendo ter também outros departamentos”.
Em relação ao departamento fiscal o mesmo consiste nos “métodos e procedimentos aplicáveis à apuração dos tributos devidos pelas empresas” (POLHMANN, 2010, P. 14). Lhe cabe, então o “registro e movimentos de entradas/saídas de nota fiscal, apuração de impostos e declarações fiscais” (NASCIMENTO et al 2017, P.7 apud PINHO et al, 2008).
 O departamento contábil é responsável por “elaborar as demonstrações contábeis que são de suma importância tanto pela exigência legal quanto para a tomada de decisão “(EBERHARDT, 2015, P. 65). É, portanto, a área que “registra, controlae avalia o patrimônio das pessoas jurídicas e suas mutações” (CHIEREGATO et al, 2016, P.1), ou seja, mensura o patrimônio e o resultado das organizações durante o exercício social.
Ao departamento societário ou setor de contratos como também é conhecido, ficam as questões de “abertura/baixa de empresas, cadastros nos órgãos competentes, junta comercial e alterações contratuais” (NASCIMENTO et al 2017, P.7 apud PINHO et al, 2008).
O departamento pessoal, segundo Silva (2015, p.22) “é o departamento responsável pela administração de todos os procedimentos que envolvam as obrigações trabalhistas e previdenciárias junto aos empregados”. De acordo com Eberhardt (2015, p. 66) lhe cabe a “manutenção de toda documentação que retrata as movimentações entre empregados e empregadores com o propósito de assegurar o fiel cumprimento da legislação”. A esse setor compete então o “registro das movimentações funcionais, elaboração da folha de pagamento e as declarações sociais” (NASCIMENTO et al 2017, P.7 apud PINHO et al, 2008).
Diante dos conceitos ora expostos, e devido as diferentes rotinas executadas pela contabilidade, os escritórios contábeis tende em sua estrutura organizacional distribuir suas obrigações em departamentos, com intuito de manter o serviço prestado em ordem e dentro de um fluxo continuo de execução. Geralmente se divide em departamento fiscal, contábil, societário e de pessoal, destinando cada colaborador a sua respectiva função.
Considerando que o departamento pessoal é a área onde situa-se o foco do presente estudo se faz necessária uma abordagem em maior detalhe, sendo está a finalidade da subseção a seguir.
3.2 DEPARTAMENTO PESSOAL
Esta subseção visa abordar títulos inerentes ao setor de departamento pessoal, tais como sua evolução histórica, conceito, finalidade, e perfil do profissional com suas obrigações, responsabilidades e desafios.
3.2.1 Evolução histórica
O departamento pessoal, de acordo com Gil (2016), foi criado na B. F. Goodrich Company em 1900, intitulado na época como departamento de emprego, sendo seguido pela The Nacional Cash Registre Company em 1902, com seu departamento de mão-de-obra que era voltado para questões salariais, queixas e condições de trabalho.
De acordo com Marras (2016, p. 06) “tudo começou com a necessidade de “contabilizar” os registros dos trabalhadores, com ênfase, obviamente, nas horas trabalhadas, nas faltas e nos atrasos para efeitos de pagamento ou de desconto”, onde o chefe de pessoal era “um sujeito inflexível, seguidor de leis e dono de uma frieza incalculável na hora de demitir alguém”.
Segundo Chiavenato (2016) as relações trabalhistas passaram por três eras durante o século XX, que se configuram em era da industrialização clássica de 1900 a 1950, era da industrialização neoclássica de 1950 a 1990 e era da informação que pendura de 1990 até os dias atuais. 
Para Gil (2016, p. 19) é uma área 
[...] cujas origens podem ser identificadas num passado bastante remoto. Quando algumas pessoas começaram a empregar outras para a realização de determinadas tarefas, mediante algum tipo de pagamento. Assim, assumi formas diferenciadas ao longo da História, já que as relações que as pessoas estabeleceram no processo de trabalho variaram significativamente em função das revoluções tecnológicas e sociais. 
Nesse contexto, as relações trabalhistas evoluem conforme os fatores econômicos, políticos e sociais de cada época “passando pela troca, pelo mercantilismo, pela escravidão e pela industrialização” (MACHADO E SANTOS, 2018, P. 14), e “tem suas origens conceituais e suas bases construídas na chamada administração científica e mecanicista de Taylor e Fayol” (MARRAS, 2011, P. 18).
Com base nas experiências de Taylor, o sistema se baseia na simplificação do trabalho a ser desenvolvido, ou seja, pequenas tarefas, menos tempo, maior produção e maiores lucros (GIL, 2016). Já Fayol defende que o trabalhador é um ser racional capaz de “conhecer, prever, organizar, comandar, coordenar e controlar” (GIL, 2016, P. 19), sendo portanto, capaz de tomar decisões e avaliar o ambiente em que está inserido. 
Cabe expor que Henry Ford também fez sua contribuição afirmando que “o trabalho deveria ser altamente especializado, realizando cada operário uma única tarefa” (GIL, 2016, P.19), devendo as empresas serem equipadas com tecnologia e fornecer aos operários uma boa remuneração e jornada de trabalho menores como forma de incentivo a produtividade.
Diante desse novo cenário surge a Escola das Relações Humanas, desenvolvida a partir dos estudos do psicólogo Elton Mayo, onde demonstra que fatores psicológicos e sociais podem influenciar tanto positiva quanto negativamente o resultado final de uma organização. A partir desse momento, as relações humanas no trabalho passam a ser mais valorizadas e temas como comunicação, motivação e liderança tornaram-se parte do cotidiano organizacional (GIL, 2016). 
Com o fim da Revolução Industrial as empresas se moldam a uma nova estrutura organizacional que é a departamentalização funcional, surgindo as Relações Industriais, que se constitui no departamento responsável pelas questões relativas aos empregados. A administração de pessoal ganha destaque no campo corporativo, e as empresas são incentivadas a praticar políticas voltadas a esse setor (MORAES et al, 2018 apud GUTIERREZ, 1995). 
Na era neoclássica, as empresas começam a realizar transações comerciais de amplitudes maiores, inclusive de nível internacional, o que aquece a concorrência corporativa. Surge então a Administração de Recursos Humanos ou Departamento de Recursos Humanos, onde os trabalhadores deixam de ser vistos como meros fatores de produção e passam a ser fonte de recursos intelectuais (MORAES et al, 2018 apud GUTIERREZ, 1995).
A era da informação, portanto, é marcada pela globalização mundial, onde o fator humano se torna um diferencial para as organizações que visam se destacar (MARRAS, 2016). Nesse contexto o autor ainda expõe que:
[...] Para atender às exigências da era do mercado computadorizado e globalizado, a empresa hoje procura o profissional criativo, bem informado e capacitado a exercer suas tarefas com flexibilidade. E mais: deve ser crítico, alerta, curioso e possuir espírito de liderança e elevado senso de trabalho em equipe (MARRAS, 2016, P. 321).
Conforme os autores supracitados, as relações de trabalho são antigas e de certa forma sempre se fizeram presente no cotidiano social. Entretanto, com a evolução da sociedade e o aparecimento de novas ideias, pensamentos e experiências, o fator humano se destaca. Nesse sentido, a modernização e a necessidade de se adaptar a um mercado acelerado e de alta competitividade, leva as organizações a reformular sua estrutura organizacional e adotar novos conceitos que possam as diferenciar, onde o capital humano é a principal estratégia de negócio. 
Diante desse contexto a subseção seguinte irá abordar o conceito de departamento pessoal e a sua finalidade.
3.2.2 Departamento pessoal: conceito e finalidade
O departamento pessoal se caracteriza por ser o setor que cuida das relações de emprego e as acompanha desde o seu início até o seu final, promovendo o suporte necessário durante o período compreendido entre essas duas instancias (ALCANTRA, 2018). É, portanto, o setor que cuida dos aspectos legais das relações de emprego, sendo para muitos um setor conhecido como atividades unicamente burocráticas (FIDELIS, 2016).
De acordo com Moraes et al (2018, p. 54 apud Franco, 1996, p. 45), “é no setor de Departamento Pessoal que se encontram todas as informações e registros referentes a cada funcionário da empresa, desde a sua admissão até a sua demissão”.
Complementam os autores Moraes et al (2018, p. 45) ao mencionarem que
O Departamento Pessoal atua na orientação às empresas ou a outros setores da empresa, quando este estiver inserido dentro da empresa, prevenindo reclamações trabalhistas, tendo como missão cuidar dos assuntos referentes aos empregados, desde a sua contratação, elaboração da folha de pagamento,férias, licença médica, 13° salário e demais atividades.
Para Marras (2011, p. 183) as funções mais importantes do departamento pessoal, são as “admissões de novos empregados, demissões de empregados, registros legais em controles diversos, aplicação e manutenção das leis trabalhistas e previdenciárias, folha de pagamento, férias, 13º salário etc., normas disciplinares”.
Em relação a sua finalidade, Fidelis (2016), destaca que cabe ao departamento pessoal o processamento das informações inerentes aos empregados, que devem se manter atualizadas em nível pessoal (alteração de nome, estado civil, etc.), profissional (atestados, promoções, frequência, etc.), e disciplinar (advertências, suspensões, etc.), além de garantir o cumprimento adequado das leis trabalhistas para que estas estejam de acordo com as exigências dos órgãos competentes.
Nesse sentido o departamento pessoal “é a principal ferramenta na administração de pessoal”, já que lhe cabe “gerenciar os pagamentos através das folhas de pagamento, benefícios e outras verbas que podem ser considerados como salario in natura ou não”, o que o torna responsável pela “principal obrigação do empregador na relação de trabalho” (SILVA, 2019, P. 1455).
O departamento pessoal, mediante os autores supracitados, é a área que fica responsável pelos vínculos empregatícios da empresa e seu acompanhamento enquanto este pendurar. É responsável, portanto, por confeccionar a documentação e os cálculos pertinentes, e orientar as empresas sobre as leis trabalhistas vigentes com o intuito de evitar penalidades e possíveis ações trabalhistas. 
Considerando que as atividades do departamento pessoal são realizadas por intermédio de um profissional a subseção seguinte irá abordar o perfil deste.
3.2.3 Perfil do profissional da área de departamento pessoal
O profissional do departamento pessoal pode ser definido como o elo de comunicação da empresa com o seu empregado, e lhe cabe manter a harmonia nas relações de trabalho, promover novas contratações e ainda enviar aos órgãos governamentais as informações devidas (SILVA, 2019).
De acordo com Moraes et al (2018, p. 55 apud Azevedo, Haber e Martins, 2011) 
 
O responsável em executar as tarefas deste departamento é o profissional formado em Ciências Contábeis, conhecedor do conceito de empregado e empregador, vínculo empregatício, salário para cálculos de folha de pagamento, férias, 13° salário, dentre outras funções. Este profissional deve estar sempre atualizado na área de legislação trabalhista e previdenciária, tornando-se assim uma fonte de economia para a empresa, evitando problemas com processos trabalhistas e fiscalização do Ministério do Trabalho e Previdência Social 
Segundo Silva (2019 p. 613) “quando falamos em profissional do departamento pessoal temos um grande leque de possibilidades para definir o perfil deste”. Em resumo deve presar pela prática regular da legislação, ser neutro e por muitas vezes atuar como mediador das relações de trabalho, manter-se atualizado quanto a mudanças legislativas e não pode depender de sistemas, ou seja, precisa ser conhecedor dos principais cálculos trabalhistas (SILVA, 2019). O autor ainda complementa que deve ser flexível “pois além de aprender ele precisa ensinar”, e garantir que as obrigações legais e contratuais sejam garantidas” (SILVA, 2019, p. 1499).
Portanto, pode-se dizer que 
O profissional do departamento pessoal é um aluno em constante aprendizado. Se as leis trabalhistas estão em contínua alterações e sempre há novos entendimentos sobre as relações de trabalho, concluímos que não há espaço para o profissional que não se atualize sobre o assunto (SILVA, 2019, p. 660)
Conforme os autores mencionados o profissional da área do departamento pessoal é o indivíduo com formação superior, profundo conhecimento sobre a legislação e cálculos trabalhistas, e deve se manter em constante aperfeiçoamento.
Cabe a este profissional uma vasta gama de obrigações e responsabilidades que serão abordados na subseção a seguir. 	
3.2.4 Obrigações e responsabilidades na esfera do Departamento Pessoal
O objetivo desta subseção é demonstrar as obrigações e responsabilidades que envolvem o setor de departamento pessoal, nesse sentido, considerando a finalidade desse estudo estas serão abordadas separadamente, iniciando pelas atividades cotidianas e por conseguinte as obrigações acessórias inerentes.
3.2.4.1 Rotinas do Departamento Pessoal
De acordo com Moraes et al (2018), a execução das atividades do setor de departamento pessoal requer muita atenção e cuidado, pois atua diretamente nas questões voltadas para o empregado da empresa, servindo para esta como fonte de orientação para todas as situações ocorridas, devendo então estar sempre atualizado sobre as leis trabalhistas e previdenciárias.
Nesse contexto, Silva (2015, p. 21) desponta que o departamento pessoal é responsável “pelas rotinas admissionais, apuração do ponto, cálculo da folha de pagamento, cálculo das férias, processo demissional, cálculo e recolhimento dos encargos legais e por atender à fiscalização”. 
Para Moraes et al (2018, p.55 apud Marras, 2005, p. 190) o departamento pessoal tem como atividades mais relevantes:
a) Admissão de novos empregados; 
b) Demissão de empregados; 
c) Aplicação e manutenção das leis trabalhistas e previdenciárias; 
d) Folha de pagamento (férias, 13º salário etc.); 
e) Normas disciplinares.
Segundo Fidelis (2016, p. 19) cabe ao departamento pessoal a responsabilidade pela “manutenção de toda a documentação que retrata as movimentações entre empregados e empregadores com o propósito de assegurar o fiel cumprimento da legislação”. Portanto, destaca o autor que as principais obrigações do departamento pessoal são:
· Registros e documentos: elaborar os registros e os documentos legais para as assinaturas das partes e criar um prontuário para cada colaborador;
· Integração/socialização: o primeiro dia de trabalho, no qual o colaborador recebe todas as informações necessárias quanto à sua permanência na empresa (normas e procedimentos internos e legais);
· Controle dos dispositivos legais: aplicação da legislação em todos os âmbitos;
· Processador de informações: controle de frequência, Folha de Pagamento, FGTS, 13º salário, férias, rescisão do contrato, relatórios gerenciais etc;
· Mantenedor de documentos: controle da temporalidade dos documentos da empresa e dos colaboradores relacionados ao emprego; e
· Preposto da empresa: nos casos de homologação e contencioso trabalhista (reclamação). 
Diante das colocações autorais acima expostas, o departamento pessoal é o setor que fica a cargo de todas as ocorrências que advém de uma relação de trabalho, acompanhando-a desde o seu início até seu término. 
Nesse sentido, para dispor num melhor entendimento, as subseções seguintes irão dispor, em um aspecto geral, o contexto das rotinas que apresentam maior relevância para o desenvolvimento deste estudo.
 3.2.4.1.1 Do processo admissional
Segundo Alberton (2015), o processo admissional inicia após o término do processo seletivo de uma determinada vaga da empresa, onde se torna obrigatório o registro do empregado conforme estabelece a legislação vigente.
Para Rezende e Silva (2016, p. 57) este envolve uma série de procedimentos, e está regulamentado pelo artigo 41 das Consolidações das Leis Trabalhistas – CLT, o qual determina que “em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho”.
Em concordância aos autores acima, Fidelis (2016) esboça que uma contratação somente se configura em uma admissão quando de fato se dá o registro desta, conforme os requisitos legais, que segundo Rezende e Silva (2016, p. 57), tem como base uma relação de documentos que deve ser solicitada ao empregado, e são assim enumeradas
· Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
· Título de Eleitor;
· Certidão de Reservista ou prova de alistamentomilitar;
· Registro profissional expedidos pelos órgãos da classe, se a função exigir;
· Número do CPF;
· Cédula de Identidade (RG);
· Certidão de casamento (se for o caso);
· Declaração de concubinato (se for o caso, para fins de habilitação da companheira como dependente) na CTPS;
· Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, para fins de salário-família e IR;
· Certidão de nascimento dos filhos entre 16 e 21 anos (e, se universitário, 24 anos) para fins de IR;
· Carteira de vacinação de filhos até cinco anos;
· Atestado de invalidez de filhos de qualquer idade;
· Comprovante de residência;
· Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), constando capacidade para o exercício da função, conforme Norma Regulamentadora nº 7, do TEM;
· Fotos (tamanho e quantidade a critério da empresa);
· Carteira Nacional de Habilitação (CNH) se a função exigir;
· Cartão do PIS.
Os autores, Rezende e Silva (2016) ainda complementam que cabe ao responsável pela admissão a conferência dos documentos no ato de seu recebimento, visto que estes são utilizados para proceder com o preenchimento da documentação inerente, como ficha de registro, contrato de trabalho, termos de responsabilidade de benefícios e de autorização de descontos, entre outros. 
Diante dos autores supracitados, o processo admissional é o momento onde é reconhecido o início da relação de trabalho entre o empregador e o empregado, estabelecendo-se os termos contratuais.
3.2.4.1.2 Do processamento das rotinas eventuais 
 
Por rotinas eventuais, entende-se que são eventos que acontecem, por vezes sem especificação temporal prévia, como os afastamentos temporários, que segundo Silva (2015), são, geralmente, por força de saúde ou acidente, relacionado ou não ao trabalho exercido, e inviabiliza o comparecimento do funcionário ao seu posto de trabalho durante determinado período de tempo.
Quando da ausência por motivo de saúde, a justificativa, por parte do empregado, deve se dar por meio da apresentação do atestado médico, que de acordo com Oliveira (2017, p. 42) deve conter os seguintes preceitos, conforme, determina a portaria 3.291 de 20 de fevereiro de 1984 do MPAS, para ser considerado válido, caso contrário o período pode ser computado como falta não justificada
a) Tempo de dispensa concedido ao segurado, por extenso, numericamente;
b) Diagnóstico codificado, conforme Código Internacional de Doença;
c) Assinatura do médico odontólogo sobre o carimbo do qual conste o nome
completo e registo do respectivo Conselho Profissional.
Segundo Silva (2015, p. 163) o período de concessão de férias também pode ser considerado uma rotina de cunho eventual apesar de requerer certa programação, e “[...] representam um período de descanso para que o trabalhador reponha as energias, reduza o estresse físico e mental causado pelo trabalho e, é claro, desfrute melhor do convívio de seus familiares e amigos”. 
Já para Oliveira (2017) é um direito adquirido após transcorridos doze meses de vigência do contrato de trabalho, conforme estabelece o artigo 130 da CLT quanto a sua proporcionalidade na ocorrência de faltas não justificadas. 
Complementa Silva (2015) que o período de concessão de férias é de cunho decisório do empregador como predispõe o artigo 135 da CLT, ficando este obrigado a notificar o empregado de forma escrita quanto ao início de seu período de férias com antecedência mínima de trinta dias, como determina o mesmo artigo já citado.
Os autores Oliveira (2017) e Silva (2015), em suas respectivas obras, destacam que as férias podem ser concedidas de forma individual ou coletiva, havendo ainda a possibilidade de conversão de 1/3 das férias em abono pecuniário, todavia, o pagamento do valor monetário deve respeitar o prazo de dois dias antecedentes ao início efetivo do gozo.
Mediante as colocações acima, as rotinas eventuais do setor de departamento pessoal, são períodos em que o empregado deixa de comparecer ao seu posto de trabalho em virtude de algum acontecimento, retornando normalmente as suas atividades quando da cessação deste. 
3.2.4.1.3 Do processamento da folha de pagamento
Segundo Rezende e Silva (2016) o processamento da folha de pagamento é realizado mensalmente e obrigatório a todas as empresas que possuem trabalhadores a seu serviço, devendo especificar a remuneração a ser paga e os registros relativos aos proventos e descontos que compuseram a base de cálculo. 
Para Alcântara (2018, p. 171) o trabalhador “[..] deve receber sua remuneração totalmente discriminada, cada verba em uma rubrica distinta, para não caracterizar o salário complessivo, isto é, aquele que é pago sem qualquer discriminação ou explicação [...]”.
Com relação aos proventos Rezende e Silva (2016, p. 86) destacam que “são os valores que o empregado tem o direito de receber”, como salário, adicional de insalubridade/periculosidade, adicional noturno, salário família, 13º salário, horas extras, entre outros. Já os descontos, Rezende e Silva (2016, p. 86) mencionam que “são os valores deduzidos do recibo de pagamento do salário do empregado”, que podem ser autorizados por lei como o INSS, imposto de renda, faltas, pensão alimentícia, ou com expressa autorização do empregado como vale-transporte, vale-alimentação, seguro de vida, etc.
Destacam ainda os autores Rezende e Silva (2016, p.110) que dado o processamento da folha de pagamento, cabe a elaboração do demonstrativo de pagamento mensal que deve conter o “total de vencimentos, total de descontos, líquido a receber, salário-base, salário de contribuição, base de cálculo do FGTS, FGTS do mês e base de cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte”, como demonstra a figura a seguir.
Figura 3 - Demonstrativo de Pagamento
Fonte: Rezende e Silva (2016, p. 114)
Mediante a figura acima e os autores supracitados, a base que compõe o cálculo do valor monetário a ser repassado ao empregado deve ser disposta de forma clara e objetiva, com vistas a facilitar seu entendimento.
De acordo com Oliveira (2017), dentre os benefícios concedidos ao empregado pelo empregador, o vale-transporte é o que gera maior divergência quanto ao entendimento de sua base de cálculo. Nesse sentido, Machado e Santos (2018, p. 575) esboçam que o vale-transporte é um benefício concedido de forma antecipada ao empregado para fins de despesa para seu deslocamento residência-trabalho e vice e versa, sendo custeado da seguinte forma “a) pelo beneficiário, na parcela equivalente a 6% do seu salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens; b) pelo empregador, no que exceder a parcela mencionada anteriormente”.
Completam os autores Machado e Santos (2018) que a parcela custeada pelo empregado está limitada ao montante de vale-transporte fornecido, ou seja, deve ser proporcional a quantidade concedida no mês. 
Com base nas colocações autorais acima, o processamento da folha de pagamento é o momento onde o empregador paga ao empregado pelo serviços prestados durante determinado período de tempo, considerando para fins de cálculo todas as verbas salariais inerentes, seja proventos ou descontos.
3.2.4.1.4 Do processo demissional
A relação de trabalho, segundo Silva (2015), se estabelece por meio de um acordo bilateral, e pode culminar no término por diversos motivos, como extinção do contrato de experiência, falecimento do empregado, justa causa, ou mesmo por iniciativa de uma das partes. 
Nesse sentido, Oliveira (2017) esboça que quando a iniciativa se dá pelo empregador se tem uma dispensa e quando pelo empregado um pedido.
De acordo com Silva (2015) o processo demissional envolve uma série de procedimentos técnicos, que vão desde a confecção dos documentos inerentes, como termo de rescisão, emissão do requerimento do seguro-desemprego, baixa na carteira de trabalho, até o envio da informação aos órgãos competentes.
Complementa Silva (2015) que o ponto inicial desse processo é a aplicação do aviso prévio que possui prazo legal de cumprimento de trinta dias, e serve para ambas as partes, quando da dispensa para o indivíduo procurar um novoempregado, e quando do pedido para o empregador buscar um substituto, sendo corriqueiro nos contratos por prazo indeterminado.
O aviso prévio, segundo os autores Oliveira (2017) e Silva (2015), pode ter inúmeros formatos e sua confecção depende do tipo de rescisão contratual, para casos de dispensa os mais comuns são o indenizado e o trabalho, e no pedido o trabalhado ou descontado.
O processo demissional, mediante as corroborações acima é o encerramento da relação de trabalho entre o empregador e o empregado, em matéria de detalhe assemelha-se ao processo admissional, por envolver diversas atividades sequenciais e documentos pessoais do empregado.
Dada as interposições autorais nas subseções acima, o departamento pessoal é o setor responsável por toda a gama de documentos e atividades que envolvem a relação de trabalho, atuando ainda como fonte orientadora às empresas no que tange o cumprimento dos quesitos legais. Segundo Eberhardt (2015) lhe cabe também a responsabilidade de envio das declarações assessórias obrigatórias as empresas perante o fisco, e serão abordadas em nova subseção dada sua relevância para o desenvolvimento deste estudo.
Frente as mudanças ocorridas no campo da contabilidade e que afetam diretamente o setor de departamento pessoal, a subseção seguinte irá abordar as principais obrigações acessórias atuais e fazer uma referência ao novo sistema desenvolvido pelo governo que será a nova base de coleta de dados dos vínculos empregatícios. 
3.2.4.2 Evolução das obrigações acessórias correlatas ao Departamento Pessoal
Em relação as obrigações acessórias vinculadas ao departamento pessoal, estas tem a finalidade de prover ao governo e aos órgãos reguladores informações úteis e que servirão como base para questões como o abono salarial, auxilio doença, estudo da taxa de desemprego, entre outros, conforme disposto pelos autores na sequencia deste estudo de forma mais ampla.
Entretanto, com a entrada do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), as obrigações acessórias do departamento pessoal passam por um período de evolução, onde abandonam uma esfera manual e adotam um formato tecnológico.
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) pode ser considerado como um marco divisor entre o antes e o depois de como cumpri as obrigações acessórias, dada a contextualização anteriormente mencionada. 
Diante disso, tendo por base os objetivos deste estudo os tópicos a seguir irão dispor o formato das obrigações acessórias do departamento pessoal antes e após o introdução do SPED, fazendo primeiramente uma breve referência do conceito desse novo sistema.
3.2.4.2.1 Sistema público de escrituração digital (SPED)
O Sistema público de escrituração digital (SPED) foi instituído pelo Decreto nº 6.022 de 22/01/2007 por meio do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal, e tem por objetivo facilitar a relação do empregador com o fisco, substituindo o formato manual por tecnologias atuais, uniformizando as informações em um único ambiente eletrônico (GUESSI,2017). 
Estruturalmente o SPED é composto por projetos, onde alguns já foram implantados e outros estão em fase de implantação (BARCELLA, 2018), conforme demonstra a figura a seguir.
Figura 4 - Sistema Público de Escrituração Digital
 Fonte: Marin e Filipin (2017, p.7 apud contábil Anhanguera Bauru, 2017)
Nesse sentido, Gabriel, Silva e Rezende (2016) destacam que com a padronização das informações em um ambiente eletrônico único pelo o SPED, o governo e os demais órgãos dispõem de maior agilidade em sua fiscalização.
No que tange o estudo aqui proposto, o projeto abordado será a Escrituração Fiscal Social (eSocial ou EFD-Social), o qual vincula-se a área trabalhista e trouxe consideráveis mudanças ao setor de departamento pessoal e suas obrigações acessórias, questões que serão abordadas na sequência.
3.2.4.2.2 Obrigações acessórias antes do SPED
De acordo com Eberhardt (2015) o departamento pessoal é responsável pelo envio das declarações acessórias das empresas ao fisco, que se constituem em mensais GFIP/SEFIP e CAGED, e anuais DIRF e RAIS. 
Segundo a Receita Federal a GFIP/SEFIP foi instituída pela Lei Federal nº 9.528/97 e tornou obrigatório as empresas informarem ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) as contribuições previdenciárias de seus empregados.
De acordo com o site da Caixa Econômica Federal, o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), consiste em um aplicativo que foi desenvolvido pela própria Caixa para o empregador como ferramenta essencial para o processo de recolhimento do FGTS. Sua finalidade é consolidar os dados cadastrais e financeiros dos contribuintes e repassá-los ao FGTS e à Previdência Social, devendo ser entregue por meio eletrônico através do Conectividade Social até o dia 07 do mês subsequente ao mês em que a obrigação foi gerada. 
A Receita Federal ainda complementa que nos casos em que inexistir recolhimento ao FGTS ficam as empresas obrigadas a enviar a declaração com o indicativo de ausência de fato gerador. Esta deve ser enviada na primeira competência em que isso ocorrer, ficando a empresa dispensada do envio dos meses subsequentes até a ocorrência de fatos que determinem o recolhimento.
Em relação a declaração do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) segundo o portal do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) foi instituído pela Lei nº 4.923/65 e criado com a finalidade de registrar as admissões e desligamentos de empregados que estão sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Sua entrega deve ocorrer até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações, e o envio se dá por meio do próprio site do MTE, em página especifica do CAGED. Nos casos em que a empresa possua mais de 20 funcionários para a entrega é obrigatório o uso do certificado digital. Caso a declaração não ocorra a empresa está sujeita a multa automática com base no tempo de atraso e no número de empregados omitidos. As informações geradas são utilizadas pelo governo para estudos e pesquisas, como também pelo programa do Seguro-Desemprego. 
Portanto, segundo Eberhardt (2015, p. 55)
[...] todo estabelecimento que tenha admitido, desligado ou transferido empregado com contrato regido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), ou seja, que tenha efetuado qualquer tipo de movimentação em seu quadro de empregados deve enviar a declaração.
Referente as declarações anuais, a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), segundo o portal da Receita Federal é a declaração realizada pela fonte pagadora e deve ser entregue até as 23h59min59s do último dia útil do mês de fevereiro, por meio do programa validador disponibilizado todos os anos pelo governo. No caso de declaração fora do prazo estabelecido ou a não entrega, como também a entrega com informações incompletas, inexatas ou omitidas fica a empresa sujeita a penalizações e multas. Estão sujeitas a declaração as pessoas jurídicas e físicas elencadas em instrução normativa da RFB, que é atualizada a cada ano-calendário, e tem por finalidade informar: 
· Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no País;
· O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
· O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior;
· Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial (RECEITA FEDERAL).
Já a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) foi instituída pelo Decreto nº 76.900/75 que determina em seu artigo 1º que deve “ser preenchida pelas empresas, contendo elementos destinados a suprir as necessidades de controle, estatística e informações das entidades governamentais da área social”, e é regulamentada pela Portaria MTE nº 651/2007. Segundo o portal do MTE, em página exclusiva da RAIS, essa declaração tem por finalidade suprir 
[...] às necessidades de controle da atividade trabalhista no país, para identificação dos trabalhadores