Unidade 3 - Gerenciamento

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Autor: Gisele Kede Flor Ocampo 
 
Unidade 3 
 
Gerenciamento 
 
No início do século XX, os princípios estabelecidos para a administração previam 
a autoridade que “vinha de cima para baixo” e as atividades principais consistiam 
em realizar as tarefas, controlá-las com muito rigor e o principal objetivo da 
organização era produzir mais com maior eficiência para obter mais lucro. 
Com o passar dos anos, houve a necessidade de estabelecer novas premissas. 
Hoje a administração é exercida de maneira mais flexível e considera-se a 
empresa uma união de esforços com a intenção de atingir metas e objetivos 
(KWASNICKA, 1995, p. 18). 
A administração, hoje, segundo Chiavenato (2000), busca dois principais 
objetivos: proporcionar a eficiência e alcançar a eficácia (p. 6). “Essas duas 
palavras são usadas para indicar que uma organização tem desempenho de 
acordo com as expectativas dos usuários e das pessoas que mobilizam os 
recursos” (MAXIMIANO, 2008, p. 7). A eficiência é palavra usada para indicar 
que a organização utiliza seus recursos e a eficácia é usada para indicar que a 
organização realiza seus objetivos. 
Por isso, Drucker (1976) afirma que um negócio eficaz, ou melhor, um 
administrador eficaz é o que “dá atenção às coisas certas”, ou seja, dá atenção 
aos seus objetivos, e a eficiência é “preocupar-se em fazer as coisas da maneira 
correta”, ou seja, é utilizar os recursos da maneira correta para que se atinja o 
que deseja. 
O administrador, então, precisa basear-se em princípios gerais e flexíveis, 
capazes de serem aplicados em variadas ocasiões. Estes princípios são 
condições e normas segundo as quais o trabalho administrativo deve ser 
aplicado e desenvolvido. Dois importantes princípios são a divisão do trabalho e 
o exercício da autoridade. 
Para Drucker (2000, p. 20), atualmente, em qualquer instituição deve haver um 
“patrão”, alguém que possa tomar a decisão final, numa ocasião de problemas 
ou de imprevistos, por exemplo; todos dependem de um comando claro, de uma 
ordem, para saber exatamente o que fazer ou aonde ir. 
Nesse momento, a “hierarquia” e sua aceitação são muito importantes para 
solucionar o problema. “Alguém deve ter autoridade para tomar a decisão final 
em uma dada área e precisa claramente estar no comando de uma crise” 
(DRUCKER, 2000, p. 21). 
A gerência, portanto, possui o dever de controlar e de determinar os caminhos a 
serem seguidos pelos seus subordinados. A importância da gerência foi 
crescendo ao longo dos tempos na medida em que as organizações também 
apresentaram grande desenvolvimento. Quanto mais atividades a serem 
desenvolvidas, maior a necessidade de alguém para conduzir as ações e as 
responsabilidades. 
Segundo Drucker (1954, p. 341), “o trabalho do gerente é similar ao trabalho do 
maestro sendo que o gerente, além de conduzir sua orquestra, desempenha 
também o papel de intérprete”. 
Como no exemplo dado por Maximiano (2008, p. 9), quase todas as pessoas, 
independente do cargo ou posição que ocupam, administram alguma coisa. 
“Quem quer que seja manejando recursos ou tomando decisões está 
administrando”. O indivíduo pode tomar várias decisões no seu dia a dia; definir 
ou procurar realizar objetivos pessoais, como programar uma viagem ou 
acompanhar o orçamento doméstico, o que são exemplos de decisões 
administrativas. Então, tanto no trabalho como no dia a dia, as pessoas realizam 
atividades que exigem atos de planejamento, organização, controle e trabalho 
em equipe; pode-se assim dizer que “as pessoas que administram qualquer 
conjunto de recursos são administradores, gerentes ou gestores”, mesmo que o 
sejam da sua família. 
Portanto, na posição de gestor, a pessoa deve ser capaz de tomar decisões e 
de resolver problemas, além de gerenciar a organização, o planejamento, a 
direção e o controle. Seja numa empresa, num evento ou no próprio dia a dia do 
indivíduo, as ações são colocadas em prática na procura de um melhor 
desempenho para adquirir melhores resultados e uma melhor gestão no que 
pretendem desenvolver. 
 
Gerenciar não se trata apenas de mandar. A 
autoridade do gerente está na organização da sua 
equipe, na tomada de decisões e na resolução de 
problemas. 
 
 
 
Você se considera um gestor em que momentos? Já 
esteve organizando um grupo de pessoas? Como foi? 
 
3.1 Informação e comunicação 
 
O cotidiano atual é caracterizado por um contexto em que a concorrência 
empresarial se mostra cada vez mais acirrada. A competitividade é uma 
característica da natureza empresarial. Para que as organizações (empresas) se 
mostrem competitivas, devem apresentar um desempenho melhor do que as 
outras para disputar os clientes – consumidor (MAXIMIANO, 2008, p. 54). 
O consumidor se torna mais maduro e exigente em relação ao custo e à 
qualidade do produto e dos serviços consumidos. O mercado agora é global e 
mais sensível; as alterações que nele acontecem são mais rápidas e 
representativas. 
Seguindo esta ideia, a informação assume um papel de suma importância, ao 
permitir a extração, organização, análise e a circulação de tudo o que for 
necessário. A informação torna-se um instrumento de impacto decisivo no 
sucesso das decisões que implicam o aumento da competitividade institucional 
(AZEVÊDO, 2006). Drucker (2000) diz que, a organização de uma empresa é 
um instrumento para tornar as pessoas produtivas no trabalho conjunto, então 
não existe uma receita e sim saber aplicar os recursos de maneira correta (p. 
19). 
Uma empresa é um sistema de recursos que procura realizar algum objetivo ou 
vários objetivos. E o objetivo principal é o fortalecimento de alguma combinação 
de produtos e de serviços, pois por meio do fornecimento de produtos e de 
serviços, outros objetivos são realizados. As pessoas são o principal recurso das 
organizações, pois as organizações são grupos de pessoas que utilizam 
recursos como os materiais, financeiros, máquinas e equipamentos, e “recursos 
intangíveis como tempo e conhecimento” (MAXIMIANO, 2008, p. 4). 
Tal como a mão de obra, a matéria-prima, as máquinas e outros, a informação 
também é um recurso de uma empresa. E mais, a informação é um recurso 
essencial para os processos de planejamento, organização e controle de uma 
atividade institucional (AZEVÊDO, 2006). 
Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) é o processo de transformação de 
dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória de uma 
organização, bem como proporcionam a sustentação administrativa para 
otimizar os resultados esperados. Estes sistemas devem ser considerados em 
três níveis: empresa, grupo de trabalho e indivíduo. Por isso, envolvem diferentes 
tipos de pessoas, não somente a gerência, mas também cada pessoa envolvida 
no processo de planejamento, organização e controle (AZEVÊDO, 2006). 
O sistema de informação de uma empresa deve estar articulado com objetivos 
futuros. Em uma organização, os gerentes podem apresentar tipos diversos de 
necessidade de informação. Por isso, o sistema de informação prevê a 
integração de todas as funções e procedimentos de forma a produzir 
informações necessárias para todos os níveis da organização. Para ser uma 
ferramenta útil, a informação deve ser completa, precisa e apropriada à tarefa e 
à pessoa destinada a desenvolvê-la. 
Se em uma organização, torna-se mais efetivo o trabalho, utilizando a 
informação, é certo que há uma necessidade desta ferramenta em todos os 
ambientes e que sua utilização exige uma boa gestão. 
Numa empresa, o sistema de informação vai muito além desta simples definição, 
e a pessoa que está no controle destas ações deve apresentar qualificação, 
determinação e controle. No caso dos eventos, não seria diferente ao visar à 
importância da informação e, portanto, torna-se imprescindível que a gerência 
mantenha o dever de controlar as suas atividades. 
A informação está sempreao nosso redor. Ao fazer uma pergunta, estamos 
pedindo informação, quando assistimos à televisão ou a um filme, estamos 
absorvendo informação. Ao ler um jornal, uma revista em quadrinhos ou ao ouvir 
uma música, lidamos com algum tipo de informação. Até mesmo ao contar uma 
piada, transmite-se uma informação. A informação pode ser usada, observada, 
assimilada, manipulada, transformada, produzida e transmitida durante todo o 
tempo (IAMAMOTO, 1999). 
Vejamos um exemplo: 
Você está organizando um evento e deve pensar qual é a sua clientela alvo? 
▪ Jovens 
▪ Adultos 
▪ Idosos 
▪ Autoridade 
▪ Deficientes 
▪ Grávidas 
▪ Crianças 
▪ Familiares 
Além disso, precisa de informações tais como: 
▪ O valor da inscrição é apropriado a sua clientela? 
▪ O local do evento é de fácil acesso? Há estacionamento no local? 
▪ Há parada de ônibus ou ponto de táxi nas proximidades? 
▪ Há restaurantes e lanchonetes? 
Estes exemplos são simples, mas nem sempre quem planeja um evento se 
lembra destas informações e pode deixar o cliente insatisfeito, antes mesmo de 
participar do seu evento. 
Esta ideia se aplica a qualquer organização que exige planejamento e 
desenvolvimento de atividades, buscando atingir metas e cumprir objetivos 
pretendidos. 
Entretanto, é necessário pensar no evento como se fosse uma organização. Pois 
o evento também busca atingir um objetivo, utilizando recursos e procurando 
realizar as funções organizacionais. 
E num evento, deve-se considerar a informação como um recurso importante 
como nas organizações. A informação deve ser tanto para planejar um projeto 
de desenvolvimento do evento quanto para as execuções das atividades pela 
equipe. Mas o que acontece no ambiente gerencial? 
Muitas vezes, as informações são inadequadas ou nem são transmitidas. Ou as 
informações ficam tão dispersas, que exigem grande esforço para localizá-las e 
integrá-las, dificultando o trabalho da equipe. Outras vezes, as informações são 
retidas com exclusividade por algumas pessoas e muitas informações podem 
ainda não ser de fonte segura, não sendo confiáveis. 
Sendo assim, vê-se que, para maior êxito e maior qualidade nos resultados, as 
informações devem ser apresentadas em tempo hábil à tomada de decisão. E 
para que as informações sejam processadas é importante que haja comunicação 
entre os integrantes da sua equipe. 
Nas organizações (empresas) bem-sucedidas, a comunicação recebe prioridade 
máxima de todos os executivos. Assim como nas organizações, num evento 
também é de fundamental importância que entre a equipe e gestores haja 
comunicação. 
Segundo Chiavenato (2005), a comunicação é um processo de transmissão de 
uma informação de uma pessoa para outra, sendo então compartilhada por 
ambas. Para que haja comunicação, é necessário que o destinatário, ou seja, 
pessoa a quem se destina a mensagem receba a informação e a compreenda. 
Se a informação simplesmente for transmitida, mas não recebida ou não 
entendida, não foi comunicada. 
Comunicar significa tornar comum a uma ou mais pessoas uma determinada 
informação. Por isso é necessário mais de uma pessoa para que haja 
comunicação. A comunicação se refere ao intercurso feito por palavras, letras ou 
símbolos e envolve o intercâmbio de pensamentos, opiniões ou informação. 
A comunicação é um processo cíclico composto por seis etapas. 
1. Emissor ou fonte: é a pessoa que emite a mensagem. Trata-se do ponto 
de origem da mensagem. 
2. Transmissor ou codificador: equipamento que liga a fonte ao canal, ou 
seja, o que transporta a mensagem. 
3. Canal: é o espaço situado entre o transmissor e receptor, que geralmente 
constitui dois pontos fisicamente distantes entre si. 
4. Receptor ou decodificador: é o intermédio entre o canal e o destino. O 
receptor sintoniza a mensagem codificada no canal e a capta para 
decodificá-la. 
5. Destino: é a pessoa para qual a mensagem é enviada. Trata-se do 
destinatário da mensagem, que recebe e compreende. 
6. Ruído: O ruído é uma interferência estranha que pode tornar a 
comunicação menos eficaz. Em todo processo de comunicação, toda 
fonte de erro e distorção é classificada como ruído. 
 
 Fonte: <http://ideagri.com.br>, baseado em CHIAVENAT O, 2002. 
 
 
 
Portanto, se a comunicação não for adequada pode se 
transformar num “telefone sem fio”! 
 
 
 
 
Mas diferentemente do “telefone sem fio”, na prática, a comunicação deve ser 
considerada um processo bidirecional, ou seja, é um processo que caminha em 
duas mãos. O processo exige que um emissor transmita a mensagem por meio 
de um canal a um receptor, que a decodifica para o destinatário, que envia de 
volta algum sinal de retroação ou retroinformação (CHIAVENATO, 2005). 
Entretanto, a comunicação pode apresentar problemas. Existem três problemas 
principais de transformação da comunicação: a omissão, a distorção e a 
sobrecarga. 
▪ Omissão: significa a supressão de aspectos das mensagens, ou seja, a 
omissão de alguma parte da mensagem. Pode ocorrer quando o receptor 
não capta todo o conteúdo transmitido. 
▪ Distorção: significa uma alteração no sentido da mensagem. Pode ser 
consciente ou inconscientemente, mas pode ocorrer do indivíduo 
selecionar a informação, omitindo algum fato importante. Pode ocorrer 
também devido a diferenças de interesses e pontos de vista. 
▪ Sobrecarga: ocorre quando os canais de comunicação conduzem um 
volume de informação maior que a capacidade de processá-las. A 
sobrecarga provoca omissão e distorção dos fatos. 
 
 Fonte: <http://ideagri.com.br<, baseado em CHIAVENAT O, 2002. 
É pouco provável que a comunicação aconteça sem problemas. Quase sempre 
existem “barreiras à comunicação”. As barreiras são restrições ou limitações que 
ocorrem dentro ou entre as etapas do processo de comunicação, prejudicando 
o percurso até o destino. 
Estas barreiras podem provocar a perda da comunicação entre as pessoas da 
equipe e, para que isso seja contornado, é importante que o gestor incentive a 
comunicação aberta. A comunicação aberta ocorre quando as pessoas sentem-
se livres para comunicar suas mensagens e ideias que julgam importantes. 
A eficácia da comunicação pode ser melhorada pela repetição e 
retroalimentação. Segundo Chiavenato (2005), as duas habilidades gerenciais 
mais importantes para melhorar a eficácia da comunicação são: saber ouvir e 
saber transmitir. 
 
Então, gestor, certifique-se se a sua equipe de 
trabalho está trabalhando estas habilidades! Isso 
será importante para o desenvolvimento do seu 
evento. 
 
 
3.2 Tecnologia da informação 
 
Se a comunicação é tão importante, precisamos entender que caminhos seguir 
e quais recursos utilizar para conseguirmos uma boa comunicação. 
Para desenvolver bem um negócio, seja ele particular, educacional, empresarial, 
organizacional ou qualquer evento, as ferramentas da tecnologia estão sempre 
sendo utilizadas. 
Em qualquer lugar em que alguém esteja, está sempre utilizando o celular. No 
trabalho ou no lazer, muitos utilizam computador ou tablets, e a internet virou um 
meio de comunicação que até mesmo as crianças e idosos utilizam com 
frequência. 
A tecnologia possibilita maior facilidade de comunicação entre as pessoas. O 
uso adequado dos recursos da Tecnologia de Informação garante a qualidade e 
a pontualidade das informações. 
O mundo pode estar em suas mãos, mas nem todos sabem utilizar as 
oportunidades adequadamente. Para ser um profissional bem-sucedido e obter 
sucesso em suas conquistas, é essencial que entenda o que é informação e a 
importância da comunicação. 
Vejamos alguns exemplos de comunicação gerencial: 
E-mail 
A afinidade dos estrategistas de marketing com o e-mail ocorre porque eles 
podem entregar suas mensagens de forma imediata e em qualquer lugarno 
mundo, gerando economia de tempo e dinheiro e preservando as árvores do 
planeta. 
Internet 
Ela diminuiu distâncias, trouxe rapidez e precisão nas informações trocadas 
pelas empresas ao redor do mundo, tornou os processos de negócios mais 
ágeis, rápidos, baratos e confiáveis. 
Intranet 
A área de Recursos Humanos é ótima geradora de informações e descobriu na 
Internet uma grande aliada. A necessidade de passar a mesma informação para 
todos os funcionários ao mesmo tempo tem feito das Intranets corporativas 
grandes aliadas. 
Informações sobre planos de saúde, políticas internas das empresas, manuais 
de procedimento atualizados, troca de dados entre funcionários e tudo o que se 
refere à comunicação da empresa é feito sem papel, burocracia, correio, 
malotes, fax, motoboys etc., reduzindo em muito o processo de comunicação 
interna. 
E-learning 
Trata-se de um conjunto de ferramentas que permitem que as empresas 
ministrem o mesmo treinamento para várias pessoas em localidades diferentes. 
A empresa não precisa reunir todos os funcionários num mesmo lugar, tendo 
que, às vezes, gastar com passagens de avião, hotel etc. 
Celulares 
Podem-se realizar atividades que vão desde encher o tanque do carro até 
verificar como estão as notas dos filhos na escola; de comprar um refrigerante 
até achar o restaurante italiano mais próximo. É possível comunicar-se com o 
chefe do outro lado do mundo e até saber qual é a pauta da reunião do dia 
seguinte para chegar melhor preparado. 
Videoconferências 
Permitem que várias pessoas ao redor do mundo estejam em contato ao mesmo 
tempo, podendo, por exemplo, discutir sobre gráficos gerenciais, que aparecem 
na tela de todos. 
 
Você já participou de algum evento que utilizou estas 
tecnologias? Como foi? Achou que favoreceu o evento? 
 
O processo de modernização de um negócio passa obrigatoriamente pela 
cuidadosa avaliação de suas necessidades específicas, para saber em que tipo 
de tecnologia será necessário investir e quais as estratégias ideais para melhor 
utilizar as ferramentas que serão disponibilizadas com esse investimento. 
O sucesso atualmente está totalmente vinculado à velocidade em que as 
informações são assimiladas e pela rapidez em que são tomadas as decisões. 
Os componentes que fundamentam a Tecnologia de Informação são os grandes 
precursores desse sucesso. 
A Tecnologia da Informação inovou o mundo dos negócios. Os processos 
empresariais precisam ser dotados de confiabilidade, versatilidade, eficiência e 
eficácia. “Os processos operacionais podem se tornar mais eficientes, e os 
processos gerenciais da empresa mais eficazes” (HORST, 2011). 
Vejamos alguns exemplos do uso da tecnologia que traria mais eficácia a um 
evento: 
• Inscrição on-line: facilita a vida do seu cliente que não precisa se deslocar 
ou sair da sua rotina para se inscrever no seu evento. 
• Site do evento: Informações gerais, como programação, horários, preços, 
restaurantes próximos, fotos do local, dicas de hotéis, telefone de táxi, 
linhas de ônibus, estacionamento, telefones de contato etc. 
• Videoconferência: o evento pode ser transmitido mundial ou 
nacionalmente via web, aumentando sua clientela. “live 
streaming”(transmissão online). 
• Divulgação: pode ser via e-mail, intranet, mensagens por celular, redes 
sociais. 
• Organização da secretaria com nome e dados dos inscritos. 
• Produção e impressão de certificados. 
• Informações adicionais aos participantes. 
• Apresentação de vídeos e imagens. 
• Tradução simultânea. 
E quais são os resultados que podem ser obtidos com o uso da tecnologia? 
Redução de custos, melhoria na qualidade, satisfação dos clientes, criação de 
novos produtos e serviços. 
A tecnologia permite que as ferramentas gerenciais sejam automatizadas, 
fazendo com que os dados necessários para medir resultados sejam mais 
rápidos, seguros e permitam uma avaliação da situação em menos tempo. 
Hoje, dados podem ser agregados rapidamente e a resposta para combater o 
problema também pode ser rápida, muito antes do prejuízo. 
A tecnologia pode, além de aperfeiçoar processos, resolver problemas e tornar 
sua comunicação mais eficaz, evitando problemas de comunicação. “A 
tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e 
instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações” 
(PEREIRA e FONSECA, 1997). 
Mas a estratégia de comunicação consiste também na adequação de meios para 
se comunicar com o público-alvo. 
Além da comunicação entre a equipe organizadora o gestor deve planejar 
analisar e elaborar estratégia de comunicação específica com meios, veículos e 
mensagens para atingir o público de interesse. A mensagem pode ser 
informativa, motivacional ou ambas desde que estejam ligadas aos objetivos do 
evento. 
Os meios de comunicação são os condutores das mensagens ao público e cada 
tipo de público exigirá meios de comunicação adequados ao seu perfil. Vejamos 
alguns exemplos: 
• Jornais, revistas, rádio e TV: envolve assessoria de imprensa e a inserção 
de anúncios. 
• Cartazes: recurso mais utilizado em eventos. Linguagem clara e objetiva. 
• Folhetos: entregues potencialmente aos interessados. Divulgam 
mensagens básicas. 
• Mala direta: comunicação bem dirigida. Remessa via correio de folders, 
folhetos ou circulares. 
• Diálogo: programa de visitas ou telemarketing. 
• Painéis, outdoors: abrangência coletiva, principalmente quando o público-
alvo é a comunidade. 
• Press realease: dirigido a imprensa escrita e eletrônica com o intuito de 
envolver os jornalistas na divulgação. 
• Internet: meio mais prático e rápido de comunicação como home page, 
redes sociais, e-mail. 
• Bus-doors: painéis colocados na parte traseira dos ônibus. 
 
 
 
Aproveite a tecnologia o quanto for possível na 
organização dos seus eventos e otimize seu tempo e 
trabalho! 
 
Leia mais sobre isso em: 
http://www.administradores.com.br/producao-
academica/o-sistema-de-informacao-como-
instrumento-para-o-desenvolvimento-
organizacional/5956/