REVISÃO SOBRE SECRETARIADO - Gabarito

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REVISÃO SOBRE SECRETARIADO
1 - Devido as necessidades da organização ou empresa, o arquivo faz parte da rotina do(a) Recepcionista. Sobre arquivo, analise as afirmativas abaixo e coloque (V) para a as verdadeiras e (F) para as falsas:
 
( ) A função básica do arquivo é proporcionar informação precisa e rápida ao usuário; Para isso, a organização e cuidados no armazenamento são medidas indispensáveis;
( ) Arquivar é um ato do presente com visão no futuro, pois posteriormente os documentos retidos e armazenados poderão ser necessários para futuras consultas;
( ) É um aliado à organização e monitoramento dos documentos de uma empresa, traz como benefícios, por exemplo, a adequada organização física, descarte de documentos não mais necessários e preservação de documentos. Podem ser classificados como corrente, intermediária e permanente;
( ) Os tipos de arquivo podem ser classificados em três: 1ª idade , 2ª idade e 3ª idade.
A sequência correta é:
A) V,V,V,F; B) V, F, V, V; C) V, V, V, V ; D) F, F, F, V.
2 - A Calculadora para o Windows vem com o modo Padrão para cálculos básicos, o modo Científica para cálculos mais avançados e um Conversor para converter unidades de medida. Tanto no modo Padrão quanto na Científica, pode-se digitar um valor na calculadora e salvá-lo na Memória para facilitar a reutilização. Para fazer isso, os passos são:
I. quando o número que se deseja armazenar aparecer na calculadora (digitado ou como resultado de cálculos), toque ou clique no botão M;
II. o número armazenado na Memória aparece à direita do teclado numérico abaixo de Memória (se estiver usando a Calculadora com outro aplicativo, os números na Memória aparecerão na parte inferior da tela.) Você pode armazenar até 100 números por vez na Memória;
III. para usar os números da Memória, toque ou clique no número na lista Memória. O número aparece na calculadora. 
Está correto o que se afirma em:
A) I, somente. B) II, somente. C) III, somente. D) I e II, somente. E) todos.
3 - Para o secretário, dominar as técnicas secretariais é fundamental.
Para conseguir planejar e executar as atividades do dia, é preciso adotar algumas técnicas importantes como o check list e o follow-up. O checklist é uma lista de verificação e o follow-up é considerado como
A) uma técnica de organização de reuniões e compromissos diários.
B) um canal na intranet da empresa para solicitar documentos pendentes para solução.
C) um formulário para padronizar assuntos e cobranças.
D) o acompanhamento dos compromissos estabelecidos na agenda.
E) um formato de controle de eventos de departamentos.
4 - Ao falar em transmissão e recepção de informação, temos cinco elementos do processo de comunicação: emissor, receptor, mensagem, canal e ruídos.
Sendo assim, o (a) Recepcionista pode ser:
A) Elemento emissor, apenas; B) Apenas o elemento receptor; C) Elemento emissor e receptor;
D) Nenhum dos elementos.
5 - Essencial para a empresa que os membros de um setor tenham comunicação entre si e com demais setores de maneira eficaz. Para a eficiência e eficácia da comunicação podemos considerar como um fator positivo:
a) O tamanho do grupo, ainda mais quando nele há a presença de gestores da empresa;
b) A formação de grupos de pessoas que possuam semelhanças em suas personalidades;
c) A formação de pequenos grupos para unificação das informações;
d) A comunicação bidirecional entre os membros do grupo.
6 - De acordo com os deveres e responsabilidades de um (a) recepcionista, analise as 3 situações:
 
I. Em uma ligação, o interlocutor quer falar com um dos funcionários que está ausente, é função do (a) Recepcionista anotar recado;
II. Em uma ligação, o interlocutor quer falar com um dos funcionários que está ausente, é função do (a) Recepcionista anotar recado, apenas, se for informado que se trata de um assunto urgente;
III. Em uma ligação, o interlocutor quer falar com um dos funcionários que está ausente, é função do (a) Recepcionista anotar recado, apenas, se for para os cargos de maior hierarquia.
a) Apenas a situação III está correta; b) Apenas a situação I está correta; 
c) Apenas as situações I e II estão corretas; d) Apenas a situação II está correta.
7- Imprimir cópias ou arquivos é uma das tarefas mais corriqueiras, sobretudo no departamento administrativo. São procedimentos corretos para colocar papel (normal) na impressora:
I. Puxe o receptor de papel. Pressione a pastilha do guia de margem esquerdo e faça deslizar o guia para que a distância entre os guias de margem seja ligeiramente maior do que a largura do papel.
II. Folheie uma resma de papel e alinhe-a numa superfície plana.
III. Coloque a resma de papel no alimentador com a face a ser impressa voltada para cima e com a margem direita encostada ao guia de margem direito. Em seguida, faça deslizar o guia de margem esquerdo até a margem esquerda do papel. Certifique-se de que a resma de papel fica por baixo das patilhas existentes nos guias de margem.
Está correto o que se afirma em:
a) I, somente. b) II, somente. c) III, somente. d) todos. e) nenhum.
8 - Sobre protocolo de correspondência, atividade inerente da recepção, identifique as ações que fazem parte desse processo. Assinale com (V) para verdadeiro e (F) para falso:
( ) Realizar a classificação;
( ) De acordo com a correspondência, encaminhar ao setor responsável;
( ) Abrir correspondência ostensiva para identificar o conteúdo;
( ) Separar correspondências particulares das oficiais;
( ) Conferir o conteúdo das correspondências particulares e oficiais;
( ) Receber e em seguida conferir a correspondências.
Ordem correta de cima para baixo é:
a) V, V, V, F, F, V; b) F, V, F, V, F, V; c) F, V, F, F, F, V; d) V, V, V, V, F, V.
9 - De acordo com a Lei de Regulamentação, há dois níveis de registro profissional: o de secretariado executivo e o de secretariado técnico.
Especificamente, no caso do profissional de secretariado executivo, deve ser diplomado no Brasil, por curso superior de secretariado ou com escolaridade de nível similar em outra área com mais de
a) 03 anos de experiência na profissão até 1985.
b) 04 anos de experiência na profissão até 1985.
c) 05 anos de experiência na profissão até 1985.
d) 07 anos de experiência na profissão até 1985.
e) 10 anos de experiência na profissão até 1985.
10 - O Franqueamento Autorizado de Cartas (FAC) é o serviço destinado à pessoa jurídica, para a postagem de grandes volumes de cartas, mediante franqueamento prévio dos objetos. Disponível em todo o território nacional, o FAC tem duas modalidades:
a) simples e eletrônico. b) individual e coletivo. c) simples e registrado.
d) comum e extraordinário. e) comum e especial.
11 - Para promover a troca de informações entre indivíduos, a comunicação interpessoal não depende exclusivamente da forma como a mensagem é transmitida, a compreensão é fator fundamental. A confirmação do entendimento da mensagem pode ser realizada através de um acompanhamento seguido de um retorno. Esse processo é chamado de:
a) Feedback; b) Canal de comunicação; c) Comunicação intrapessoal; d) Emissor.
12 - O Programa 5S – Seire, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke surgiu no Japão logo depois da Segunda Guerra Mundial, com intuito de reorganizar o país, e é uma ferramenta que ajuda na implantação da qualidade total, que tem como objetivo principal melhorar a produtividade e ordem do seu local de trabalho.
Na tradução para a língua portuguesa, o 5S significa, respectivamente,
a) automatização, coordenação, padronização, limpeza e ordenação.
b) reorganização, numeração, ordenação, verificação e automatização.
c) organização, limpeza, codificação, verificação e implantação.
d) utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina.
e) ordenação, autodisciplina, automatização, reordenação e implantação.