Redacao de documentos oficiais

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REDAÇÃO DE DOCUMENTOS 
OFICIAISOFICIAIS
Prof. Pólux Martins
Conceito
EmEm umauma frase,frase, podepode--sese dizerdizer queque redaçãoredação
A redação oficial técnica
EmEm umauma frase,frase, podepode--sese dizerdizer queque redaçãoredação
oficialoficial éé aa maneiramaneira pelapela qualqual oo PoderPoder
PúblicoPúblico redigeredige atosatos normativosnormativos ee
comunicaçõescomunicações.. InteressaInteressa--nosnos tratátratá--lala dodo
pontoponto dede vistavista dodo PoderPoder ExecutivoExecutivo..
CARACTERÍSTICAS
A redação oficial deve caracterizar-se pela
impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem,
clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
Fundamentalmente esses atributos decorrem daFundamentalmente esses atributos decorrem da
Constituição, que dispõe, no artigo 37:
“A administração pública direta, indireta ou fundacional,
de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos
princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência (...)”.
Características
Sendo a publicidade e a impessoalidade
princípios fundamentais de toda administraçãoprincípios fundamentais de toda administração
pública, claro está que devem igualmente
nortear a elaboração dos atos e comunicações
oficiais.
O tratamento impessoal que deve ser dado aos
assuntos que constam das comunicações oficiais
decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem
Impessoalidade
a) da ausência de impressões individuais de quem
comunica: embora se trate, por exemplo, de um
expediente assinado por Chefe de determinada
Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é
feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável
padronização, que permite que comunicações
elaboradas em diferentes setores da Administração
guardem entre si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação,
com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um
cidadão, sempre concebido como público, ou a outro
órgão público. Nos dois casos, temos um
destinatário concebido de forma homogênea e
Impessoalidade
destinatário concebido de forma homogênea e
impessoal;
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado:
se o universo temático das comunicações oficiais se
restringe a questões que dizem respeito ao interesse
público, é natural que não cabe qualquer tom
particular ou pessoal.
Desta forma, não há lugar na redação oficial para
impressões pessoais, como as que, por exemplo,
constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo
assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário.
Impessoalidade
assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário.
A redação oficial deve ser isenta da interferência da
individualidade que a elabora.
FORMALIDADE
As comunicações oficiais devem ser sempre formais,
isto é, obedecem a certas regras de forma: além das
já mencionadas exigências de impessoalidade e uso
do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda,do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda,
certa formalidade de tratamento. Não se trata
somente da eterna dúvida quanto ao correto
emprego deste ou daquele pronome de tratamento
para uma autoridade de certo nível; mais do que
isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade
no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a
comunicação.
Vocativos
O vocativo a ser empregado em comunicações
dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo
Senhor, seguido do cargo respectivo:
� Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
� Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso
Nacional,
� Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo
Tribunal Federal.
Vocativos
As demais autoridades serão tratadas com o
vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:
�Senhor Senador,
�Senhor Juiz,
�Senhor Ministro,
�Senhor Governador,
No envelope, o endereçamento das comunicações
dirigidas às autoridades tratadas por Vossa
Excelência, terá a seguinte forma:
Formas de Tratamento
Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e
sim título acadêmico. Evite usá-lo
indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o
apenas em comunicações dirigidas a pessoas que
tenham tal grau por terem concluído curso
universitário de doutorado. É costume designar por
doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em
Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento
Senhor confere a desejada formalidade às
comunicações.
Formas de Tratamento
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência,
empregada por força da tradição, em comunicações
dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o
vocativo:vocativo:
Magnífico Reitor,
(...)
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo
com a hierarquia eclesiástica, são:
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O
vocativo correspondente é:
Santíssimo Padre,
Formas de Tratamento
(...)
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em
comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
(...)
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações
dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa
Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e
superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para
sacerdotes, clérigos e demais religiosos.
Formas de Tratamento
C argo ou 
Fu n ção 
Po r E xten so 
A b rev ia tu ra 
S in gu lar 
A b rev ia tu ra 
P lu ra l 
V ocativo E n d ereçam en to 
R eitores 
V ossa 
M agn ificên cia 
o u 
V ossa 
E xce lên cia 
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V . E xa . ou 
V . E x.ª 
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V . M agas. 
O u 
V .E x.as ou 
V .E xas. 
M agn ífico 
R eitor 
O u 
E xce len tíssim o 
S en h or R eitor 
A o M agnífico 
R eitor 
O u 
A o 
E xce len tíssim o 
S en h or R eitor 
N om e 
Autoridades UniversitáriasAutoridades Universitárias
E xce lên cia V .E xas. S en h or R eitor N om e 
C argo 
E n d ereço 
V ice-R eitore s 
V ossa 
E xce lên cia 
V .E x.ª, ou 
V .E xa . 
V .E x.as ou 
V . E xas. 
E xce len tíssim o 
S en h or V ice-
R eitor 
A o 
E xce len tíssim o 
S en h or V ice-
R eitor 
N om e 
C argo 
E n d ereço 
A ssesso re s 
P ró-R eitores 
D ireto re s 
C oord . d e 
D ep arta m en to 
V ossa 
S en h oria 
V .S .ª ou 
V .S a . 
V .S .as ou 
V .S as. 
S en h or + 
cargo 
A o S en h o r 
N om e 
C argo 
E n d ereço 
 
AutoridadesAutoridades JudiciáriasJudiciárias
Cargo ou Função 
Por 
Extenso 
Abreviatura 
Singular 
Abreviatura 
Plural 
Vocativo Endereçamento 
Auditores 
Curadores 
Defensores 
Públicos 
Desembargadores 
M embros de 
Tribunais 
Vossa 
Excelência 
V.Ex.ª ou V. 
Exa. 
V.Ex.as ou 
V. Exas. 
Excelentíssimo 
Senhor + 
cargo 
Ao 
Excelentíssimo 
Senhor 
Nome 
Tribunais 
Presidentes de 
Tribunais 
Procuradores 
Promotores 
Excelência Exa. V. Exas. cargo 
Nome 
Cargo 
Endereço 
Juízes de Direito 
M eritíssimo 
Juiz 
ou 
Vossa 
Excelência 
M .Juiz ou 
V.Ex.ª, V. 
Exas. 
V.Ex.as 
M eritíssimo 
Senhor Juiz 
ou 
Excelentíssimo 
Senhor Juiz 
 
Ao M eritíssimo 
Senhor Juiz 
ou 
Ao 
Excelentíssimo 
Senhor Juiz 
Nome 
Cargo 
Endereço 
 
AutoridadesAutoridades MilitaresMilitares
Cargo ou 
Função 
Por 
Extenso 
Abreviatura 
Singular 
Abreviatura 
Plural 
Vocativo Endereçamento 
Oficiais 
Generais Vossa V.Ex.ª ou V. V.Ex.as, ou Excelentíssimo 
Ao 
Excelentíssimo 
Senhor Generais 
(até 
Coronéis) 
Vossa 
Excelência 
V.Ex.ª ou V. 
Exa. 
V.Ex.as, ou 
V. Exas. 
Excelentíssimo 
Senhor 
Senhor 
Nome 
Cargo 
Endereço 
Outras 
Patentes 
Vossa 
Senhoria 
V.S.ª ou V. 
Sa. 
V.S.as ou V. 
Sas. 
Senhor + 
patente 
Ao Senhor 
Nome 
Cargo 
Endereço 
 
AutoridadesAutoridades EclesiásticasEclesiásticas
Cargo ou 
Função 
Por ExtensoAbreviatura 
Singular 
Abreviatura 
Plural 
Vocativo Endereçamento 
Vossa 
V.Ex.ª V.Ex.as 
A Sua 
Excelência 
Arcebispos 
Vossa 
Excelência 
Reverendíssima 
V.Ex.ª 
Rev.ma ou 
V. Exa. 
Revma. 
V.Ex. 
Rev.mas ou 
V. Exas. 
Revmas. 
Excelentíssimo 
Reverendíssimo 
Excelência 
Reverendíssima 
Nome 
Cargo 
Endereço 
Bispos 
Vossa 
Excelência 
Reverendíssima 
V.Ex.ª 
Rev.ma ou 
V. Exa. 
Revma. 
V.Ex.as 
Rev.mas ou 
V. Exas. 
Revmas. 
Excelentíssimo 
Reverendíssimo 
A Sua 
Excelência 
Reverendíssima 
Nome 
Cargo 
Endereço 
V.Em.ª, V. V.Em.as, V. 
AutoridadesAutoridades EclesiásticasEclesiásticas
Cargo ou 
Função 
Por Extenso 
Abreviatura 
Singular 
Abreviatura 
Plural 
Vocativo Endereçamento 
Cardeais 
Vossa 
Eminência ou 
Vossa 
Eminência 
Reverendíssima 
V.Em.ª, V. 
Ema. 
ou 
V.Em.ª 
Rev.ma, V. 
Ema. 
Revma. 
V.Em.as, V. 
Emas. 
ou 
V.Emas 
Rev.mas ou 
V. Emas. 
Revmas. 
Eminentíssimo 
Reverendíssimo 
ou 
Eminentíssimo 
Senhor Cardeal 
A Sua 
Eminência 
Reverendíssima 
Nome 
Cargo 
Endereço Revma. Revmas. 
Endereço 
Cônegos 
Vossa 
Reverendíssima 
V. Rev.ma 
ou V. 
Revma. 
V. Rev.mas 
V. Revmas. 
Reverendíssimo 
Cônego 
Ao 
Reverendíssimo 
Cônego 
Nome 
Cargo 
Endereço 
Frades 
Vossa 
Reverendíssima 
V. Rev.ma 
ou V. 
Revma. 
V. Rev.mas 
ou V. 
Revmas. 
Reverendíssimo 
Frade 
Ao 
Reverendíssimo 
Frade 
Nome 
Cargo 
Endereço 
 
AutoridadesAutoridades EclesiásticasEclesiásticas
C a r g o o u 
F u n ç ã o 
P o r E x t e n s o 
A b r e v i a t u r a 
S i n g u la r 
A b r e v i a t u r a 
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V o c a t i v o E n d e r e ç a m e n t o 
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V . R e v . m a 
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V . R e v . m a s 
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R e v m a s . 
R e v e r e n d í s s i m o 
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R e v e r e n d í s s i m a 
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R e v e r e n d í s s i m o 
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R e v e r e n d í s s i m o 
M o n s e n h o r 
M o n s e n h o r e s 
V o s s a 
R e v e r e n d í s s i m a 
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R e v m a s . 
R e v e r e n d í s s i m o 
M o n s e n h o r 
M o n s e n h o r 
N o m e 
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V . S . - 
S a n t í s s i m o 
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P a p a 
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V o s s a 
R e v e r e n d í s s i m a 
V . R e v . m a 
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A o 
R e v e r e n d í s s i m o 
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AutoridadesAutoridades MonárquicasMonárquicas
C a r g o o u 
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AutoridadesAutoridades CivisCivis
C argo ou 
Função 
Po r 
E xtenso 
A breviatu ra 
S ingu lar 
A breviatu ra 
P lu ra l 
V ocativo E n dereçam ento 
C hefe da C asa 
C ivil e da 
C asa M ilitar 
C ônsu les 
D eputados 
E m baixado res 
G overnado res 
M in istros de V ossa V .E x.ª ou V .E x.as E xce len tíssim o 
A o 
E xce len tíssim o 
Sen hor 
M in istros de 
E stado 
P refeitos 
P residentes d a 
R epúb lica 
Secretário s d e 
E stado 
Senadores V ice-
P residentes d e 
R epúb licas 
V ossa 
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V .E x.ª ou 
V . E xa. 
V .E x.as 
ou V . E xas. 
E xce len tíssim o 
Senhor + 
C argo 
Sen hor 
N om e 
C argo 
E n dereço 
D em ais 
au toridades não 
contem pladas 
com tratam ento 
específico 
V ossa 
Senhoria 
V .S .ª ou 
V . Sa. 
V .S .as 
ou V . Sas. 
Senhor + 
C argo 
A o Senhor 
N om e 
C argo 
E n dereço 
 
Concordância com os pronomes de tratamento.
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa
indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à
concordância verbal, nominal e pronominal. Emboraconcordância verbal, nominal e pronominal. Embora
se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com
quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação),
levam a concordância para a terceira pessoa. É que o
verbo concorda com o substantivo que integra a
locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria
nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o
assunto”.
Concordância com os pronomes de tratamento.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes
de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa
Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o
gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se
refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se
nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está
atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher,
“Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar
satisfeita”.
Fechos
O fecho das comunicações oficiais possui, além da
finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o
destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo
utilizados foram regulados pela Portaria no 1 doutilizados foram regulados pela Portaria no 1 do
Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze
padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los,
o Manual de Redação da Presidência da República
estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes
para todas as modalidades de comunicação oficial.
Fechos
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente
da República:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de
hierarquia inferior:hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações
dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a
rito e tradição próprios, devidamente disciplinados
no Manual de Redação do Ministério das Relações
Exteriores.
Identificação do Signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente
da República, todas as demais comunicações oficiais devem
trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixotrazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo
do local de sua assinatura. A forma da identificação deve
ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
NOME
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
Identificação do Signatário
(espaço para assinatura)
NOMENOME
Ministro de Estado da Justiça
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a
assinatura em página isoladado expediente.
Transfira para essa página ao menos a última frase
anterior ao fecho.
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes 
3- Documentos oficiais
3-1 O Padrão Ofício
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes 
pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o 
memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se 
adotar uma diagramação única, que siga o que 
chamamos de padrão ofício. As peculiaridades de 
cada um serão tratadas adiante; por ora busquemos 
as suas semelhanças.
Aviso e ofício são modalidades de
comunicação oficial praticamente idênticas. A
única diferença entre eles é que o aviso é
3- Documentos oficiais
3-1 O Padrão Ofício
única diferença entre eles é que o aviso é
expedido exclusivamente por Ministros de
Estado, para autoridades de mesma hierarquia,
ao passo que o ofício é expedido para e pelas
demais autoridades. Ambos têm como
finalidade o tratamento de assuntos oficiais
pelos órgãos da Administração Pública entre si
e, no caso do ofício, também com particulares.
Conceito
Comunicação que as autoridades fazem entre si, entre
subalternos e superiores, e entre a Administração e
3- Documentos oficiais
Ofício
subalternos e superiores, e entre a Administração e
particulares, em caráter oficial. É o tipo mais comum
de correspondência oficial. Embora normalmente o
conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode
também vincular matéria de caráter social, relativa
ao relacionamento do agente administrativo em
decorrência do seu cargo ou função.
Forma e estrutura
1. Timbre da Instituição.
2. OFÍCIO (caixa alta, por extenso), sigla do órgão
3- Documentos oficiais - Ofício
2. OFÍCIO (caixa alta, por extenso), sigla do órgão
expedidor com sua vinculação hierárquica,
numeração (seqüencial crescente e anual) e data.
3. Assunto: teor da comunicação.
4. Vocativo e função do destinatário.
5. Texto: conteúdo do documento,com parágrafos
numerados na margem esquerda do texto, com
exceção do primeiro e do fecho.
6. Fecho: fórmula de cortesia. A Instrução Normativa
nº 4, de 06 de março de 1992, limita a dois os fechos
para qualquer modalidade de comunicação oficial:
3- Documentos oficiais - Ofício
para qualquer modalidade de comunicação oficial:
Respeitosamente, para autoridades superiores,
inclusive o Presidente da República, e
Atenciosamente, para autoridade da mesma
hierarquia ou inferior.
7. Assinatura, nome, cargo ou função do remetente.
8. Pronome de tratamento e designativo do cargo ou
função do destinatário.
Validade do documento
3- Documentos oficiais - Ofício
�Definida pelo conteúdo.
Publicação
�Não se publica.
Observações
1. Atualmente, costuma-se mencionar o nome do
destinatário, sempre que conhecido.
3- Documentos oficiais - Ofício
destinatário, sempre que conhecido.
2. No caso de necessidade de continuidade do texto,
será utilizada uma outra folha para seu
prosseguimento.
Sugestão
1. Para facilitar posteriormente o arquivamento,
tratar um assunto em cada ofício.
O aviso, o ofício e o memorando devem conter as
seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do
órgão que o expede:
Partes do documento no Padrão Ofício
órgão que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG
Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com
alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Partes do documento no Padrão Ofício
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos
computadores.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é
dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser
incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero
encaminhamento de documentos, o expediente deve
Partes do documento no Padrão Ofício
encaminhamento de documentos, o expediente deve
conter a seguinte estrutura:
– introdução, que se confunde com o parágrafo de
abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva
a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a
honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar
que”, empregue a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o
texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas
devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que
Partes do documento no Padrão Ofício
devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que
confere maior clareza à exposição;
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente
reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos
casos em que estes estejam organizados em itens ou
títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de
documentos a estrutura é a seguinte:
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente
Partes do documento no Padrão Ofício
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente
que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do
documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a
informação do motivo da comunicação, que é
encaminhar, indicando a seguir os dados completos do
documento encaminhado (tipo, data, origem ou
signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual
está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991,
encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de
1990, do Departamento Geral de Administração, que trata
Partes do documento no Padrão Ofício
1990, do Departamento Geral de Administração, que trata
da requisição do servidor Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa
cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do
Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a
respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas
na região Nordeste.”
– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar
fazer algum comentário a respeito do documento que
encaminha, poderá acrescentar parágrafos de
Partes do documento no Padrão Ofício
encaminha, poderá acrescentar parágrafos de
desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos
de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero
encaminhamento.
f) fecho;
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário.
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as
seguintes informações do remetente:
Aviso e Ofício
seguintes informações do remetente:
– nome do órgão ou setor;
– endereço postal;
– telefone e endereço de correio eletrônico.
Modelo
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
REITORIA
COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS
OFÍCIO (sigla do órgão expedidor) nº (Local ,data)
Vocativo,
Texto (parágrafos numerados, a partir do segundo)Texto (parágrafos numerados, a partir do segundo)
2 .
3 .
Atenciosamente ou Respeitosamente,
______________________________________
(Assinatura ,cargo ou função do remetente)
Nome do destinatário
Cargo ou função do destinatário
Endereço completo
Exemplo
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
Ofício NDC /PROAC nº 12
Assunto: Visita técnica Niterói, 13 de abril de 1999.
Senhor Diretor
Vimos através deste ofício agradecer a V.Sa. pela atenção dispensada pela equipe da BIREME
aos representantes deste Núcleo, quanto da visita técnica no dia 07 de abril próximo passado,
durante a qual foram recebidos pela Coordenadora de Serviços Cooperativos.durante a qual foram recebidos pela Coordenadora de Serviços Cooperativos.
2 . Esperamos nesta nova Direção do Núcleo de Documentação da UFF, intensificar as relações
de cooperação mútua com a BIREME.
3 . Aproveitamos para parabenizá-lo pela posse, no próximo dia 21 de abril, no cargo de
Diretor do Centro Latino Americano e do Caribe da Saúde - BIREME, e desejamos pleno êxito de
seus objetivos.
Atenciosamente,
_______________________________
(nome por extenso)
Diretora do NDC
Ao Sr. (nome do destinatário)
Diretor do BIREME/OPAS/OMS
Rua Botucatu, 862 - São Paulo/SP - CEP: 040023-901
Memorando
Conceito
Comunicação interna utilizada pelas chefias ouComunicação interna utilizada pelaschefias ou
servidores autorizados, na qual se expõe qualquer
assunto referente à atividade administrativa. Pelas
suas características de certa informalidade, o
memorando deve ser elaborado com simplicidade e
concisão.
Memorando
Forma e estrutura
1. MEMORANDO (caixa alta, por extenso), seguido de
numeração (seqüencial crescente e anual ).numeração (seqüencial crescente e anual ).
2. Emissor: sigla do setor emitente e respectivas
vinculações hierárquicas, precedidas por barras,
precedido de Do/Da .
3. Data: deverá figurar na mesma linha do número e
identificação.
4. Destinatário: menciona-se o cargo ocupado,
precedido de À/Ao.
Memorando
5. Assunto: teor da comunicação.
6. Texto: conteúdo do documento, com parágrafos
numerados na margem esquerda do texto, com
exceção do primeiro e o fecho.exceção do primeiro e o fecho.
7. Fecho: fórmula de cortesia. Respeitosamente, para
autoridades superiores e Atenciosamente, para
autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia
inferior.
8. Nome e cargo do emitente: assinatura do servidor
que emitiu o memorando, sobreposta a seu nome, o
cargo e função , apostos a carimbo.
Memorando
�Validade do documento�Validade do documento
�Definida pelo conteúdo.
Publicação
�Não se publica.
Memorando
Observações
1. O memorando deverá ser emitido em 02 (duas) vias,
que serão encaminhadas ao setor de destino, o qualque serão encaminhadas ao setor de destino, o qual
reterá o original e devolverá a cópia ao emitente, para
seu arquivo, fazendo as observações relativas ao
recebimento, na cópia.
2. A assinatura não poderá ficar em página isolada.
3. Visto do chefe imediato/superior.
4. Não incluir despacho ou informação no verso do
documento.
Memorando
5. Evitar o uso de rubrica, quando ocorrer, apor
carimbo para dar conhecimento de quem emitiu ocarimbo para dar conhecimento de quem emitiu o
documento.
6. Consultar sempre que necessário, a listagem:
Organização Hierárquica dos Órgãos da Instituição,
para a correta utilização das siglas dos órgãos.
7. No texto do memorando poderá se empregada, a 1ª
pessoa do singular ou a 1ª pessoa do plural.
Memorando
Definição e Finalidade
O memorando é a modalidade de comunicação entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, queunidades administrativas de um mesmo órgão, que
podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em
níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser
empregado para a exposição de projetos, idéias,
diretrizes, etc. a serem adotados por determinado
setor do serviço público.
Memorando
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação
do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela
rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocráticos. Para evitar desnecessário aumento doburocráticos. Para evitar desnecessário aumento do
número de comunicações, os despachos ao memorando
devem ser dados no próprio documento e, no caso de
falta de espaço, em folha de continuação. Esse
procedimento permite formar uma espécie de processo
simplificado, assegurando maior transparência à
tomada de decisões, e permitindo que se historie o
andamento da matéria tratada no memorando.
Memorando
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo doQuanto a sua forma, o memorando segue o modelo do
padrão ofício, com a diferença de que o seu
destinatário deve ser mencionado pelo cargo que
ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Modelo (01) UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
REITORIA
COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS
MEMORANDO (sigla do órgão) n.º Em,
À /Ao:
Assunto:
Atenciosamente ou Respeitosamente,
______________________________
(Assinatura e carimbo do servidor)
Modelo (02) UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
REITORIA
COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS
MEMORANDO (sigla do órgão) n.º Em,
À /Ao:
Assunto:
Atenciosamente ou Respeitosamente,
______________________________
(Assinatura e carimbo do servidor)
Encaminhado pela CAI ____/____ de ___/____/______
Exemplo
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
MEMORANDO PROEX nº 019/99 Em, 04 de fevereiro de 1999.
À /Ao: AC/NDC
Assunto: Bolsas de Extensão
Em atendimento a solicitação feita por V.Sª, informamos que o prazo para o envio de
Projetos de Extensão a serem executados no período de abril a dezembro, será até o dia
26 de fevereiro.
Quanto à avaliação da solicitação de Bolsa de Extensão, é feita por uma Comissão de
Avaliação que utiliza critérios de pontuação pautados nos Indicadores Institucionais.
Atenciosamente,
_____________________
(Assinatura-carimbo)
CERTIDÃO
Conceito
Documento fornecido pela administração ao interessado,
afirmando a existência de ato ou assentamentos
constantes de processo, livro ou documentos que se
encontrem nas repartições públicas. Pode ser de inteiroencontrem nas repartições públicas. Pode ser de inteiro
teor – transcrição integral, também chamada traslado ou
resumida, desde que exprima fielmente o conteúdo do
original. A certidão autenticada tem o mesmo valor
probatório do original, como documento público, e seu
fornecimento gratuito por parte da administração
pública que a expediu; conforme artigo 5º, XXXIV b da
Constituição da República Federativa do Brasil – 1998.
CERTIDÃO
Forma e estrutura
1. Timbre da Instituição.
2. CERTIDÃO (caixa alta, por extenso) e centralizada
sobre o texto.
3. Preâmbulo: alusão ao fato que determinou a expedição3. Preâmbulo: alusão ao fato que determinou a expedição
do documento e menção, quando for o caso, do
documento ou livro do qual a certidão está sendo
extraída.
4. Texto: transcrição do documento original ou descrição
do que foi encontrado. Deve ser escrito seguidamente,
sem parágrafos, alíneas, sem rasuras ou emendas.
CERTIDÃO
5. Fecho: termo de encerramento, identificação
funcional e assinatura dos funcionários que
intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu).intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu).
6. Local e data da expedição do documento.
7. Visto da autoridade que autorizou a lavratura da
certidão.
CERTIDÃO
Validade do documento
� Permanente para o requerente.� Permanente para o requerente.
Publicação
� Não se publica.
Modelo UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
REITORIA
COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS
C E R T I D Ã O:
Certifico, em atendimento ao requerido através do processo...........................,no
qual..........................................(nome do requerente) solicita certidão
de........................... para fins de ................................................................... .de........................... para fins de ................................................................... .
CERTIFICO que, de acordo com........................................................................... .
Para constar, eu ..................................................................................(nome/cargo)
passei a presente certidão, que é datada e assinada pelo
...........................................(nome/cargo do
superior) e visada pelo ............................................................(nome/cargo da
autoridade administrativa responsável).
..................................., ...... de ...... de ............
Visto:
.........................(nome) ....................... (nome)
.........................(cargo) ......................... (cargo)
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Apostila
Conceito
Apostilar é o mesmo que anotar à margem, emendar, 
corrigir. É a complementação de um ato.
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Apostila é o aditamento a um ato administrativo
anterior, para fins de retificação ou atualização.
Trata-se de um ato aditivo, confirmatório de alterações
de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado emde honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em
documento oficial, com finalidade de atualizá-lo. A 
apostila tem por objetivo acorreção de dados constantes
em atos administrativos ou o registro de alterações na
vida funcional de um servidor, tais como promoções, 
lotação em outro setor, majoração de vencimentos, 
aposentadoria, reversão à atividade, dentre outros. 
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Geralmente, a apostila é feita no verso do documento a 
que se referir. Pode, no entanto, caso não haja mais
espaço para o registro de novas alterações, ser feita emespaço para o registro de novas alterações, ser feita em
folha separada (com timbre oficial), que será anexada ao
documento principal. É lavrada como termo e publicada
em órgão oficial.
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Partes
a)Titulo: denominação do documento (apostila) ;
b)Texto: desenvolvimento do assunto ;
c) Data: às vezes precedida da sigla do órgão ;
d) Assinatura: nome e cargo ou função da autoridade.
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
APOSTILA
A Diretoria do .............., no uso de suas atribuições, tendo em vista o 
que consta do Processo n.º ..................., que a designação de que consta do Processo n.º ..................., que a designação de 
.................., da Secretaria de ................, a NOME DO
FUNCIONÁRIO, é para o período de .... de ........ a ....... de ....... de ........, e 
não como constou na referida Portaria.
SIGLA, em .... de .......... de .........
Nome,
Cargo do signatário.
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Ata
Conceito
É o registro resumido e claro, exato e metódico de É o registro resumido e claro, exato e metódico de 
fatos,ocorrências,resoluções e decisões de assembléias 
numa sessão de corpo deliberativo ou consultivo , 
conselhos, congregações, ou outras entidades 
semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim.
Publica-se em certos casos por edital.
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Elaboração
A Ata é documento de valor jurídico.Por essa razão deve ser 
lavrada de tal maneira que não possam introduzir modificações lavrada de tal maneira que não possam introduzir modificações 
posteriores. Geralmente é lançada em livro próprio, devidamente 
autenticado,cujas páginas são rúbricadas por quem redigiu os 
termos de abertura e de encerramento , o que lhe dá cunho 
oficial.Há os que substituem os livros por folhas soltas, sistema 
que, embora ofereça algumas vantagens de caráter 
prático,tem,por outro lado, sérios inconvenientes,tais como a 
facilidade de extravio, de acréscimos ou de modificações 
posteriores,com obejetivos fraudulentos.
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Elaboração
Para se evitarem fraudes, é possível fazer o registro das atas no 
Cartório de Títulos e Documentos.
Na Ata não se fazem parágrafos ou alíneas: escreve-se tudoNa Ata não se fazem parágrafos ou alíneas: escreve-se tudo
seguidamente, para evitar que, nos espaços em branco, se façam
acréscimos.Existem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem
a atos rotineiros e de procedimento padronizado, são lançadas em
formulários com claros a serem preenchidos. Mesmo nesse tipo de 
ata é conveniente, com a finalidade de prevenir qualquer fraude, 
preencher os eventuais espaços em branco com ponto ou outros
sinais convencionais.
A ata de uma reunião será lida e aprovada na reunião seguinte.
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Na ata não se admitem rasuras.
Para ressalvar erro constatado durante a redação , usa-se a Para ressalvar erro constatado durante a redação , usa-se a 
palavra digo,depois da qual se repete a palavra ou expressão
anterior ao mesmo erro;
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Na ata não se admitem rasuras.
``Aos dezesseis dias do mês de agosto,digo, do mês de setembro de 
mil novecentos e setenta e quatro,reuniu-se o ……´´
Quando se constata erro ou omissões após a redação , usa-se a 
expressão ``em tempo´´ , que é colocada após o escrito , seguindo-se a 
emenda ou o acréscimo.
Ex.: “Em tempo: na linha onde se lê “abono” , leia-se 
“abandono”.”
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Na ata não se admitem rasuras.
Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só
poderá ser assinada depois de aprovadas as correções.poderá ser assinada depois de aprovadas as correções.
Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em
determinada reunião, sua linguagem deve ser simples e 
despretensiosa,clara,precisa ou concisa,não se prestando por isso
mesmo,para a demonstração ou extravasamento de prováveis ou
supostos dotes literários do redator.
Assinam a ata, geralmente ,todas as pessoas presentes na reunião.
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Às vezes , todavia, ela é assinada somente pelas pessoas que
presidiram a sessão (presidente e secretário) , e seu conteúdo é 
dado à publicidade, para conhecimento dos interessados ou paradado à publicidade, para conhecimento dos interessados ou para
fins de legalização. 
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Uma ata geralmente compõe-se de:
a) Dia, mês, ano e hora (por extenso) e natureza da reunião.
b) Local da reunião.b) Local da reunião.
c) Pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, 
professores, delegados, etc.),nome e sobrenome das pessoas
participantes e ausentes consignando suas justificativas.
d) Presidente e secretário das trabalhos.
e) Ordem do dia (discussões , votações , deliberações , etc.).
Conceituações,Procedimentos e Modelos para atos Administrativos
Uma ata geralmente compõe-se de:
f) Fecho, quase inalterável: nada mais havendo a tratar , o senhor
Presidente declarou encerrada a sessão , de que eu, Pafúncio
Fagundes, Secretário, lavrei a presente ata , a qual assino com o Fagundes, Secretário, lavrei a presente ata , a qual assino com o 
senhor presidente.
g) Leitura da correspondência recebida e emitida.
h) Os números fundamentais são grafados , de preferência por
extenso: ….sendo quinze votos em branco.
i) Registro resumido e claro de fatos ou ocorrências e resoluções
numa sessão do corpo deliberativo ou consultivo.Resumo oficial do 
ocorrido numa reunião de pessoas para determinado fim.
j) Publica-se (em certos casos, por edital).
Tipos de Ata:
Sessão Anterior:
Ordinária
Convocação
Instalação dos trabalhos,ou abertura da sessão
Leitura,discussão e aprovação da ata da sessão
Tipos de Ata:
Sessão Anterior:
Extraordinária
Leitura do Expediente 
Ordem do dia
Encerramento da sessão
Tipos de Ata:
Sessão Anterior:
Assembléia
ParcialParcial
Geral
Preparatória
Ordinária ou Extraordinária
Atestado
Conceito
É o documento do qual se afirma a verdade de 
um fato, situação ou existência,de obrigação não
necessariamente constante em livros, papéis ounecessariamente constante em livros, papéis ou
documentos.
Destina-se, basicamente, à comprovação de fatos
ou situações transitórias, passíveis de 
modificações frequentes.
Ato administrativo enunciativo, o atestado é, em
síntese, afirmação oficial de fatos.
Atestado
Conceito
Tem-se, por exemplo, atestado ou certidão de idade, de sanidade
mental, de óbito, de boa conduta, de bons antecedentes, de vida, de 
residência, de idoneidade moral, de vacina.residência, de idoneidade moral, de vacina.
Quando os fatos ou situações constam em arquivos da 
administração , utiliza-se a certidão para comprovar sua
existência. Enquanto o atestado declara, a certidão é a transcrição
de algo já existente.
O atestado compõe-se de:
a) Logomarca/Timbre do Órgão ou empresa que fornece o 
atestado.
b) Título: denominação do ato (atestado).
c) Texto: em certos tipos de atestado que impliquem maiorc) Texto: em certos tipos de atestado que impliquem maior
responsabilidade, deverá haver nome completo, naturalidade, 
estado civil e domicílio. São perfeitamente dispensáveis, no texto
do atesto, expressões como “nada sabendoem desabono de sua
conduta” , “é pessoa do meu conhecimento” , etc. , já que só pode
atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistência de algo
que a desabone.
d) Local, data (dia , mês e ano).
e) Assinatura: nome e função da autoridade que atesta.
MODELOS DE ATESTADOS TÉCNICOS
Serão fornecidos aos interessados, pela sua
área competente , devido à diversidade de 
assuntos tratados.
A solicitação poderá ser feita por qualquer
pessoa interessada , e será fornecido pelos
responsáveis de cada Unidade
Administrativa.
ATESTADO
Atestamos, que o Sr (Nome), brasileiro, casado, residente na
Rua:........................................., n.º ............, nesta cidade, portador do R.G. 
n.º........................- PR, foi funcionário do Departamento de Estradas de Rodagem –
DER/PR, no período de ...... de
................. de ........ a ........... de ................ de .............., exercendo o cargo de 
LOGOMARCA
DO GOVERNO
DO ESTADO
MODELO
................. de ........ a ........... de ................ de .............., exercendo o cargo de 
.............. .
Curitiba, .... de ................ de ......... .
Nome,
Cargo do Signatário.
Av. Iguaçu, 420 – Rebouças
80230-902 – Curitiba–Paraná–Brasil
Fone 41 304 8000 Fax 41 304 8130
e-mail: derpr@pr.gov.br
www.pr.gov.br/transportes
Circular
Conceito
É toda comunicação reproduzida em vias, cópias, ou
exemplares de igual teor emanadas de autoridade
competente e expedida aos chefes de serviço dos diversos
setores. Especificamente, como documento , é setores. Especificamente, como documento , é 
correspondência multidirecional endereçada
simultaneamente a diversos destinatários , para divulgar
avisos , ordens e instruções,matéria de interesse geral, 
recomendações, informações e esclarecimentos sobre atos
e fatos administrativos.
A circular não pode complementar ou modificar atos
oficiais.
É de competência dos Diretores.
Constam de uma circular:
a) Logomarca/Timbre do governo e do órgão: conforme
especificações.especificações.
b) Título e número: a três linhas abaixo da logomarca / timbre 
escreve-se a palavra circular, geralmente centro da linha com 
todas as letras maiúsculas, seguida do número que lhe couber e 
data (dia, mês,ano), etc.
c) Ementa: resumo do assunto da circular. (É facultativa)
d) Texto: desenvolvimento do assunto tratado. Será numerado, 
quando extenso, a partir do segundo parágrafo, que receberá o 
número 2, em algarismos arábicos.
e) Assinatura: nome e cargo da autoridade competente (somente
as letras iniciais maiúsculas).
f) Anexo: à esquerda e a duas linhas abaixo da assinatura, com a 
indicação desses documentos,concordando em gênero e númeroindicação desses documentos,concordando em gênero e número
com o substantivo a que se refere. Ex.:Anexa: cópia do decreto-lei 
n.º …./…..
g) Nome do órgão e endereço: no rodapé da folha à esquerda.
Uma circular não contém vocativo ou fecho, pois isso caracteriza
Ofício-circular.
CIRCULAR Nº...., (vírgula) DE ...(data por extenso dd/mm/aaaa) .....
CIRCULAR
especificações
(Sem Vocativo)
........................................................................................................................................
......
LOGOMARCA
DO GOVERNO
DO ESTADO
......
2. (numera-se a partir do segundo parágrafo, se houver, com algarismos
arábicos).........................................................................................................................
......................
3......................................................................................................................................
......
Nome..........., (vírgula)
Cargo. (ponto) centralizado
Portaria
Conceito
São atos administrativos internos,pelos quais o Diretor-
Geral de Órgãos, repartições ou serviços,expedem
determinações gerais a seus subordinados dando
instruções sobre a execução de leis e de serviços , instruções sobre a execução de leis e de serviços , 
constituindo comissões , delegando poderes, aplicando
medidas de ordem disciplinar, comissionamentos, 
administração de extra-numerários, concessão de licença , 
adições ou designam servidores para funções e cargos 
secundários. Por portaria também se iniciam sindicâncias e 
processos administrativos. Em tais casos, a portaria tem 
função assemelhada à da denúncia no processo penal.
Portaria
Conceito
As portarias, como os demais atos
administrativos internos , não atingemadministrativos internos , não atingem
nem obrigam os particulares, pela
razão de que os cidadãos não estão
sujeitos ao poder hierárquico da 
administração pública.
Portaria
Conceito
Ex.:1. Portaria de nomeação para exercer cargo de 
Chefia……, a partir de 01/04/2003.Chefia……, a partir de 01/04/2003.
2.Portaria de Comissão de Recebimento de 
Material ……, a partir da data de sua publicação.
Portaria
Conceito
Conforme o assunto , a Portaria comporta fechos
tais como:
a) Registre-se e Publique-sea) Registre-se e Publique-se
Diretor-Geral
b) Cumpra-se
c) Esta Portaria entra em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em
contrário.
Portaria
Conceito
São partes da portaria:
a) Logomarca ou Timbre a) Logomarca ou Timbre 
b) Título, número : Ex.: Portaria n.°…….
c) Fundamentação: citação da legislação básica em que a 
autoridade apoia a sua decisão,seguida da palavra
RESOLVE. Às vezes, a citação de dispositivos legais é 
substituída pela expressão “no uso de suas atribuições” 
ou similar.Em certas portarias, aparecem, entre a 
fundamentação e a palavra RESOLVE, os considerandos , 
que se destinam a justificar a decisão tomada.
Portaria
Conceito
São partes da portaria:
d) Texto: desenvolvimento do assunto.Há Portarias mais
extensas, cujo texto é dividido em vários artigos ouextensas, cujo texto é dividido em vários artigos ou
parágrafos,devidamente numerados e subdivididos, 
quando necessário, em itens e alíneas.
e) Local e data.
f) Assinatura:nome da autoridade que expede o ato, sem
indicação do cargo, pois esse já aparece em destaque no 
título.Todavia, em caso de assinatura por substituto, essa
situação deverá ser indicada.
Portaria
Conceito
São partes da portaria:
Compete a Solicitação: Todas as Diretorias. 
Compete a Elaboração: exclusiva da Unidade de RH
Compete a Atribuição Legal: Diretor-Geral.
LOGOMARCA
DO GOVERNO
DO ESTADO
PORTARIA N°........ -.........
O Diretor-Geral do Departamento de Estradas de Rodagem do Paraná , no uso de 
suas atribuições legais, RESOLVE:
(MODELO)
Designar Nome / Cargo BaseLegal Histórico A partir de:
Curitiba, .... de ................. de ........... .
Nome
Cargo
Av. Iguaçu, 420 – Rebouças
80230-902 – Curitiba–Paraná–Brasil
Fone 41 304 8000 Fax 41 304 8130
e-mail: derpr@pr.gov.br
www.pr.gov.br/transportes