apostila auxiliar administrativo 1

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MÓDULO 1
Auxiliar administrativo
Olá cursista!
Bem-vindo ao Curso Auxiliar Administrativo!
A SECTI - Secretaria da Ciência, Tecnologia, Inovação e Educação Profissional 
por meio do Programa Qualificar ES oferta cursos de qualificação profissional, 
possibilitando qualificação do cidadão que procura aperfeiçoar seu conhecimento, 
com vistas a melhor qualidade de vida.
O curso de Auxiliar Administrativo é destinado aos profissionais que trabalham 
juntamente com os administradores, auxiliando nas mais variadas tarefas e 
decisões diárias do setor e que buscam se atualizar e renovar seus conhecimentos. 
O mercado de trabalho para o Auxiliar Administrativo é amplo, há oportunidades de 
trabalho em empresas de diversos ramos de atuação, desde o comércio, serviços 
e instituições públicas.
Neste curso você aprenderá técnicas de arquivamento, entre outros.
Ao final deste curso você estará apto para:
• Atuar profissionalmente como Auxiliar Administrativo;
• Desempenhar as principais atividades diárias exigidas na função;
• Buscar continuamente a evolução profissional na área.
Por isso, a interação com o professor / tutor é muito importante, assim como a 
leitura do material, realização dos exercícios e compartilhar experiências com os 
demais colegas.
Desejo a você, bons estudos!
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INTRODUÇÃO
Cursista, para iniciarmos o curso, neste módulo nosso principal 
objetivo é abordar as características e requisitos necessários ao 
profissional Auxiliar Administrativo.
Vamos começar uma etapa de muitas aprendizagens!
Neste módulo teremos a oportunidade de tratar da ocupação do 
Auxiliar administrativo. Quais seriam os principais conhecimentos 
dessa ocupação? Será que basta saber organizar documentos e 
pastas? Um auxiliar administrativo precisa desenvolver uma série de 
qualidades que vai facilitar muito o exercício dessa atividade, pois, 
além de conhecer aspectos da administração de uma empresa, deve 
dominar várias práticas relativas a sua ocupação, como conhecimento 
de documentos e dos processos internos de uma organização, entre 
outros importantes fatores que podem contribuir para uma formação 
profissional mais sólida. Você se informará sobre os conhecimentos 
esperados desse profissional nos dias de hoje. O convida a conhecer 
mais sobre o mercado de trabalho, o que é um importante aspecto 
para sua formação nessa ocupação. 
O auxiliar administrativo é um colaborador que presta auxílio nas 
mais variadas funções e serviços de uma empresa pública ou privada, 
apoiando várias áreas, como o Recursos Humanos, Finanças e 
Logística. Qualquer empresa, de pequeno, médio ou grande porte, e 
O QUE É SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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também de qualquer área de atuação, pode possuir um auxiliar 
administrativo em seu quadro de funcionários realizando todas as 
rotinas administrativas. Vejamos a seguir algumas tarefas executadas 
por esse profissional:
• É responsável por arquivar documentos; 
• Fazer fotocópias; 
• Coletar assinaturas em documentos; 
• Rever processos e conferir dados em documentos ou notas fiscais; 
• Pode ser responsável pela compra de materiais; 
• Preparar relatórios, formulários e planilhas; 
• Acompanhar processos administrativos; 
• Atender clientes; 
• Prestar apoio logísticos; 
• Atualização de cadastro e atendimento a fornecedores e clientes;
• Executar rotinas de apoio em todas as áreas da empresa, ser proativo.
O Assistente/Auxiliar Administrativo também pode seguir linhas de 
atuação profissional específicas, dependendo do perfil e da estrutura 
da empresa para a qual trabalha. Confira alguns exemplos:
• Assistente de Compras
• Assistente Comercial
• Assistente de Logística
• Assistente de Departamento Pessoal
• Assistente de Atendimento
Para se chegar ao sucesso profissional, hábitos e competências 
pessoais são fundamentais. A pessoa de sucesso é reconhecida de 
longe porque suas atitudes, como o seu modo de andar, o seu olhar, sua 
CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL 
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maneira de ser, seus gestos, o modo de falar, refletem esse sucesso.
Nossas atitudes fazem muita diferença, por isso precisamos refletir 
sempre sobre nossa forma de agir e de nos relacionar no trabalho. Uma 
boa comunicação pode nos ajudar a sermos mais autoconfiantes, a 
estabelecer uma boa relação com os colegas, empregadores e clientes, 
se for o caso. Assim, da mesma forma como você está sempre atento à 
realização das suas atividades, precisa também tomar alguns cuidados 
em relação ao modo como se comunica. A cordialidade, ou seja, a 
gentileza e o respeito no trato com todos, torna o ambiente de trabalho 
mais agradável e amistoso, além de ser um fator fundamental para 
realizar com clareza e objetividade suas atividades.
Requisitos fundamentais para um bom profissional, segundo SILVA 
(2015):
Iniciativa: Ter iniciativa própria; não esperar que as coisas aconteçam.
Paixão pelo que faz: É gostar do que faz e isso supera todos os obstáculos 
e leva o indivíduo a encontrar todas as soluções para os seus problemas 
técnicos e de relacionamento.
Liderança: Não esperar ordens para se mover. Fazer em primeiro lugar. 
Propor, sugerir, antecipar, motivar, coordenar, orientar. Seja proativo e 
auto motivável.
Humildade: O profissional precisa ter humildade suficiente para admitir 
que não é dono da verdade, para ouvir o que os outros tem a dizer, 
aceitar sugestões e reconhecer que é necessário saber trabalhar em 
equipe.
Sigilo: Não comentar com terceiros sobre assuntos que só dizem 
respeito a empresa.
Atenção aos detalhes: Os detalhes são diferenciais dos profissionais.
Vontade de aprender: Costuma ser curioso, observador e gosta de 
coisas novas, é criativo e não espera pelos outros.
Comunicação: Saber se expressar de forma clara e precisa, tanto no 
modo escrito como falado, é fundamental para um bom relacionamento 
REQUISITOS PARA SER UM BOM PROFISSIONAL
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no ambiente de trabalho seja interno ou externo. A excelência na 
capacidade de comunicar-se repercute de forma altamente positiva no 
seu desenvolvimento profissional.
Trabalhar em equipe: É saber se relacionar, se adaptar a qualquer tipo 
de pessoa e ajudar no que for preciso. Tratar aos outros como gostaria 
de ser tratado.
 
Diante das perspectivas das sociedades modernas o profissional precisa 
e deve ser otimista para acreditar na capacidade do seu comandante 
e dos seus comandantes, no poder do desenvolvimento, enfrentando o 
futuro com bom humor.
Dirigirem-se sempre as pessoas dedicando toda atenção, pois tal 
atitude poderá influenciar diretamente na imagem da empresa que 
você representa.
Ter comprometimento. Saber se posicionar. Entender a importância de 
realizar a tarefa no tempo e com a qualidade prevista. Cumprir prazos. 
Ser confiável. Não fugir da responsabilidade.
Busque apresentar novas ideias, seja criativo e encontre novos métodos 
de trabalho que possam melhorar ainda mais o dinamismo da empresa.
É saber controlar as emoções tanto no ambiente de trabalho quanto fora 
dele. É saber dividir os problemas pessoais das obrigações profissionais.
OTIMISMO
EDUCAÇÃO
RESPONSABILIDADE
INOVAÇÃO
INTELIGÊNCIA EMOCIONAL
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Conforme OLIVEIRA (2011), ética é a área da filosofia que estuda 
questões relacionadas aos valores morais e à conduta humana em 
sociedade. Conjunto de regras e princípios morais para a boa convivência 
em sociedade. 
Uma pessoa ética age de forma correta, sem prejudicar os outros. É 
solidária, não é egoísta, se dedica ao outro, é honesta em qualquer 
situação, tem coragem para assumir seus erros e decisões; é humilde, 
tolerante e flexível. 
A Ética profissional também refere-se a costumes, regras e princípios, 
mas voltado para os padrões, normas e hierarquia da empresa.
Quando uma pessoa escolhe uma profissão, ela passa a ter deveres 
profissionais obrigatórios. Quando se forma em um curso superior faz 
um juramento, assumindo assim um compromisso profissional. Isso 
caracteriza o aspecto moral da ética profissional. Mesmo quando você 
exerce uma carreira remunerada, não estáisenta das obrigações.
Alguns valores fundamentais de um profissional ético:
• Comprometimento – Estar comprometido com a missão, visão e 
valores organizacionais;
• Integridade – Transparência nas atividades exercidas;
• Meritocracia – Crescer profissionalmente conforme suas 
possibilidades, sem favoritismo;
• Humildade – Ser humilde para reconhecer possíveis equívocos e 
corrigi-los.
ÉTICA PROFISSIONAL
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Assista ao vídeo: “Conheça o País mais Honesto do Mundo - Fantástico”
 https://www.youtube.com/watch?v=Uj6MApO66s8
Para se destacar no mercado de trabalho a apresentação pessoal é muito 
importante. Isso envolve, além da apresentação física, outras questões 
como a postura, a comunicação, o relacionamento interpessoal, entre 
outras.
Em busca de uma vaga no mercado de trabalho o candidato precisa se 
preocupar com o seu marketing pessoal. É muito importante passarmos 
uma imagem positiva de nós mesmos. Não é necessário usar roupas 
novas e estar todos os dias no salão de beleza, a pessoa só precisa 
saber qual a melhor roupa usar em determinado ambiente, assim como 
maquiagem e acessórios. No caso dos rapazes, é muito importante 
estar sempre com a barba feita e cabelos arrumados.
O modo como a pessoa interage nas redes sociais pode influenciar 
também no seu marketing pessoal. Atualmente, muitas empresas, 
pesquisam os perfis dos candidatos, então é preciso ter cuidado ao 
postar fotos e compartilhar textos.
Vamos analisar agora uma ferramenta muito importante para quem 
está à procura de uma vaga no mercado de trabalho – o currículo. Este 
demonstra de forma resumida a vida do candidato e quando é mal 
elaborado também pode prejudicar o seu marketing pessoal.
APRESENTAÇÃO PESSOAL
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Quem busca uma vaga no mercado de trabalho precisa preparar um 
currículo eficiente, objetivo, colocando apenas o que é realmente 
necessário que o contratante precisa saber sobre você, ou seja, 
informações sobre a sua vida, além dos seus contatos.
• Dados Pessoais – Os dados pessoais, como nome, estado civil, 
idade, endereço, telefone e e-mail devem aparecer no topo do 
documento para facilitar a comunicação da empresa com você. 
Demais documentos não são necessários nesta fase. 
• Objetivo – Informar para qual área deseja tentar uma oportunidade 
de emprego. Ex.: Setor de Produção. 
• Formação – Informar a escolaridade, sempre relacionando da maior 
formação para a menor, como por exemplo Graduação, Curso Técnico. 
Se você, candidato, não tiver uma formação Superior, relacione à 
vontade sua formação Técnica, sempre com o nome da Instituição e 
o ano da conclusão.
• Idiomas - Mencionar apenas aqueles aos quais você realmente 
tem o domínio ou se estiver estudando deixar claro em qual nível 
se encontra. Esta pode ser uma oportunidade de chamar a atenção 
do selecionador para você, pois você está estudando e buscando 
conhecimento.
• Experiência Profissional - Relacione sempre as 3 últimas empresas 
em que trabalhou, da última ou atual até a terceira, sempre descrevendo 
o cargo ocupado, o tempo em cada função e também o trabalho que 
era exercido, tentando chamar a atenção de quem está lendo seu 
currículo para todas as suas qualificações. 
DICAS PARA ELABORAÇÃO DE UM BOM CURRÍCULO
ELABORAÇÃO DO CURRÍCULO
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• Cursos e Informática - Relacione apenas os cursos de Qualificação 
Profissional que tenham relação com a vaga pretendida e no item 
Informática destaque qual seu nível de conhecimento e quais 
programas e ferramentas você domina. 
Assista ao vídeo: “Max Gehringer Dicas para um Currículo Campeão” 
 
 https://www.youtube.com/watch?v=jl7KYtdN23Q
Diante das inovações propostas pela popularização do uso da internet 
e demais tecnologias o currículo eletrônico tornou-se cada vez mais 
comum.
Esse modelo de currículo nada mais é do que um arquivo de texto 
(geralmente em formato PDF) que pode ser enviado diretamente por 
e-mail. 
Apesar de parecer simples é comum que os profissionais tenham 
dúvidas na hora de elaborar um arquivo de currículo no modelo 
correto. E uma técnica para facilitar essa tarefa é usar sites geradores 
de currículo, nesta apostila irei citar como exemplo a ferramenta de 
designer chamada Canva.
 
1) Para conferir acesse o link: 
https://www.canva.com/pt_br/criar/curriculo/
FERRAMENTAS PARA ELABORAÇÃO DE CURRÍCULO
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2) Para saber como utilizar a ferramenta Canva para gerar um 
currículo, assista ao tutorial abaixo:
https://www.youtube.com/watch?v=AEjm_faOjCs
3) Após desenhar o seu currículo, usando o apoio do Canva, lembre-
se de baixá-lo em formato PDF e guardá-lo em seu computador; dessa 
forma sempre que surgir uma oportunidade você terá seu arquivo em 
mãos para enviá-lo.
Interface do Canvas. 
Imagem: Acervo pessoal
Interface do Canvas. 
Imagem: Acervo pessoal.
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Essa nova tendência de documento é diferenciado e costuma 
impressionar alguns recrutadores pela criatividade e originalidade dos 
candidatos.
Segundo a Global Empregos, neste tipo de produção, o currículo 
é feito em formato de vídeo, ou seja, é um currículo que faz uso de 
ferramentas audiovisuais, ao invés do tradicional documento textual. O 
objetivo deste novo modelo é agilizar algumas etapas, reduzir custos 
de deslocamento para o candidato e ampliar o alcance de profissionais 
de outras cidades.
Algumas empresas mais tradicionais ainda não optaram por usar essa 
ferramenta, por isso, antes de produzir e enviar um vídeo currículo, é 
válido confirmar com o recrutador se esse tipo de formato de currículo 
é aceito no processo seletivo. 
Conforme orientação da Global Empregos, para que o vídeo currículo 
fique com qualidade e desperte interesse, é importante que os 
candidatos fiquem atentos a alguns critérios essenciais:
VÍDEO CURRÍCULO
Imagem: Freepik.com
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• Use equipamentos adequados;
• Faça um roteiro para não se esquecer de nada;
• Tenha cuidado com a qualidade da gravação;
• Fique atento ao volume do áudio e evite os ruídos;
• Não estenda demais a duração do vídeo;
• Capriche na iluminação do ambiente;
• Não gesticule demais;
• Mantenha a postura;
• Grave o vídeo em um cenário adequado.
 
Não se esqueça de informações importantes, porém básicas, como: 
nome, idade, endereço, estado civil, telefone, para que assim o vídeo 
currículo fique completo. Não se deve esquecer também da experiência 
profissional, detalhando brevemente o que já foi feito pelo candidato 
em seus cargos anteriores.
Outras informações como: experiências acadêmicas, cursos de idiomas, 
entre outras, também são importantes citar no vídeo currículo. Assim 
a empresa conhecerá melhor o candidato e verá o quanto ele pode 
contribuir para a vaga que está sendo ofertada.
É possível gravar com o próprio celular, com o suporte de um tripé 
específico para smartphones, para que o vídeo não fique tremido. 
Escolha um ambiente tranquilo e um fundo branco. Em seguida, faça a 
edição com aplicativos intuitivos e gratuitos.
Assista ao vídeo: “O que é e como elaborar um bom VÍDEO CURRÍCULO”
 https://www.youtube.com/watch?v=aCVFGTKg8aM 
 
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O Linkedin é uma rede social muito similar ao Facebook, porém no 
Linkedin é possível interagir com pessoas de diversas formas, por 
exemplo: seguir usuários, adicionar como contato, ler um feed de 
notícias, receber notificações, enviar e receber mensagens, entre outros. 
A principal diferença entre uma rede social e outra (Facebook x Linkedin) 
está no objetivo de uma delas. Ao passo que no Facebook há um uso 
mais intimista e pessoal da rede, o Linkedin, por sua vez, possibilita um 
uso mais profissional desses recursos. Não raro o Linkedin é usado 
para estabelecer contatos de trabalho, recrutar pessoas e divulgar 
vagas. O próprio Linkedin te envia um alerta quando surgem vagas de 
emprego dentro do seu perfil.
Ficou curioso? Aprenda como criar seu perfil no tutorial abaixo: 
 https://canaltech.com.br/redes-sociais/guia-completo
-como-usar-o-linkedin/
PERFILPROFISSIONAL NO LINKEDIN
Interface LinkedIn. 
Imagem: Acervo pessoal
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Após criar sua conta tire uns minutinhos para aprender sobre o manuseio 
do Linkedin nessa vídeo-aula:
 https://www.youtube.com/watch?v=FM_Kzmf2gZA
A linguagem corporal é quando nos comunicamos de maneira não-
verbal, envolvendo a postura, a parte gestual, expressões faciais, 
movimento dos olhos, entre outros.
Em uma entrevista de emprego a postura é uma atitude física e está 
ligada a nossa imagem. Então, enquanto se aguarda na recepção ou 
até mesmo na sala de entrevista é preciso se atentar com relação a 
postura. Isso envolve também a forma de andar e sentar. Cuidado para 
não invadir o espaço do recrutador, mexendo em objetos que estão na 
mesa, ou mesmo colocando seus pertences pessoais sobre a mesa.
Outro ponto importante é a forma de cumprimentar o recrutador. Olhar 
nos olhos e cumprimentar com um aperto de mão firme. Este aperto de 
mão deve ser dosado, nem forte nem fraco, apenas a ponto de transmitir 
segurança. 
Você está na entrevista daquele emprego que procura há meses. 
Gostou da empresa, fala tudo o que treinou em casa. Quando você já 
está certo que o lugar é seu, o entrevistador levanta-se, agradece sua 
presença e o dispensa. Onde está o erro? O mais provável é que você 
não tenha prestado atenção em quem estava à sua frente, ou seja, 
“ouvia”, mas não “via”. A linguagem do corpo diz muito sobre como a 
COMO SE COMPORTAR EM UMA ENTREVISTA 
DE EMPREGO
TEXTO: “USE A POSTURA PARA CONSEGUIR O EMPREGO DESEJADO”
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pessoa está naquele momento. Você pode ter pistas se o entrevistador 
está gostando ou não de você, e tentar reverter a situação. Por outro 
lado, a linguagem do corpo é mais uma maneira de você passar sua 
mensagem: “contrate-me!” De acordo com o livro “O Corpo Fala: a 
Linguagem Silenciosa da Comunicação Não-Verbal”, o corpo humano é 
dividido em três partes: Águia (cabeça - controle), Leão (tórax - emoção) 
e Boi (abdômen - desejos instintivos). Então, uma pessoa com a cabeça 
(controle) baixa, curvada para a frente (tórax e abdômen reprimidos), 
passa uma imagem de submissão total. Ao contrário, cabeça ereta e 
coluna reta mostram que você é uma pessoa segura de si. 
Dica: Após a entrevista, mesmo sem saber o resultado, mande um 
e-mail agradecendo pela oportunidade, texto rápido e objetivo.
 
Com as exigências do mercado de trabalho é cada vez mais importante 
que o colaborador faça um planejamento da sua carreira. Pensar em qual 
área quer seguir, se qualificar, aprender outros idiomas, fazem parte desse 
planejamento.
Muitas organizações investem em seus funcionários, financiando cursos e 
treinamentos visando um melhor desempenho desse colaborar dentro da 
organização.
O investimento da empresa com relação a todo o esforço despendido para 
a obtenção de novos conhecimentos somente terá validade quando estes 
puderem efetivamente ser utilizados nas atividades desenvolvidas pelo 
indivíduo. Sendo assim, o planejamento e a gestão de carreira tornam-se 
fatores preponderantes na condução da trajetória profissional e estimulam 
o indivíduo a fazer uma análise de suas competências e, principalmente, 
a entender a si próprio, tornando mais fácil a condução de seus 
PLANEJAMENTO DE CARREIRA
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ideais, facilitando o encontro do trabalho certo e, consequentemente, 
aumentando seu nível de satisfação. 
O Assistente Administrativo atua em empresas de todos os ramos. 
O mercado de trabalho para esse profissional é favorável em todos 
os setores da economia, pois esses colaboradores são essenciais a 
qualquer negócio como redes de lojas, hospitais, escolas, indústrias, 
escritórios de contabilidade e assessorias.
É possível, para o auxiliar administrativo realizar atividades de apoio 
para os diversos setores de uma empresa (comercial, recursos 
humanos etc.), além de poder trabalhar também em diversos tipos de 
estabelecimento, conforme mencionado acima.
Pode-se dizer que as atividades da administração têm por objetivo o 
exercício de quatro funções básicas: planejar; organizar; controlar; 
dirigir.
Outra questão importante é entender como as empresas estão 
organizadas do ponto de vista da economia da qual fazem parte. 
A economia está dividida em três setores de atividade: primário, 
secundário e terciário. O setor primário compreende as atividades 
diretamente relacionadas a terra: o extrativismo, a pecuária e a 
agricultura. O setor secundário reúne as atividades industriais de 
transformação de matérias-primas em produtos industrializados 
(máquinas, equipamentos, veículos, roupas, alimentos, bebidas, 
cosméticos, produtos de higiene e de limpeza, entre outros). O setor 
terciário compreende as atividades de prestação de serviços e ligadas 
ao comércio, como educação, saúde, telecomunicações, transporte, 
limpeza, serviços de alimentação, turismo, serviços bancários, entre 
outros.
MERCADO DE TRABALHO
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As formas de organização do trabalho, que se alteraram no decorrer da 
história, aconteceram em parte, em razão da globalização. É importante 
compreender que a globalização não é um fenômeno apenas 
econômico. Ela abrange questões políticas, sociais e, principalmente, 
a produção. A partir dos anos 1970, a economia e a política passaram 
por rápidas e profundas mudanças que contribuíram para o processo 
de globalização. Esse termo indica uma integração planetária dos 
mercados, dos meios de comunicação e dos transportes, principalmente 
em razão dos avanços tecnológicos da segunda metade do século XX 
(20) em diante. Estes invadiram todos os setores da economia, com 
maior ou menor intensidade e impacto crescente no cotidiano das 
pessoas.
A internet, por exemplo, revolucionou a maneira de trocar informações, 
facilitando o trabalho nas esferas pública e privada. 
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REFERÊNCIAS: 
BASTOS et al. Conceito e perspectivas de estudo das 
organizações. In: Psicologia, Organizações e Trabalho no 
Brasil. Zanelli et ali (org.). Porto Alegre, Artmed, 2004.
BOFF, Leonardo. Saber cuidar: ética do humano – compaixão 
pela terra. 18 ed. Petrópolis: Vozes, 2012.
Global Empregos, Vídeo Currículo, o que é, como fazer. 
Disponível em: https://www.globalempregos.com.br/video-
curriculo-o-que-e-como-fazer/< Acesso em: 19 mai. 2020.>
HARRINGTON, H. J. Aperfeiçoando processos 
organizacionais. São Paulo: Makron Books, 1993.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à 
administração. 8 ed. São Paulo: Atlas, 2011.
NADLER, David. Arquitetura organizacional. Rio de Janeiro: 
Campus, 1994.
OLIVEIRA, Aline Carrijo de. Língua Portuguesa: minidicionário. 
1 ed. Blumenau: Vale das Letras, 2011. 
SILVA, Grasielly Pereira. Rh Portal, Quais são as características 
essenciais de um bom profissional. Disponível em: https://
www.rhportal.com.br/artigos-rh/quais-so-as-caractersticas-
essenciais-de-um-bom-profissional/<Acesso em 16 
jun.2020.>
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SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL 
(SENAC). Práticas administrativas em escritório. Rio de 
Janeiro: Senac Nacional, 2010.