Atividade 3 RS-20211-TLO-M1-UC01-66005554B TLO - Módulo I - Realizar procedimentos de conferência de equipamentos, materiais e produtos no processo logístico

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Para garantir que notas não se extraviem, boletos não cheguem ao
financeiro e outros problemas, proponha um fluxo para a destinação dos
documentos. Considere para isso os conhecimentos adquiridos sobre o assunto.
Em primeiro lugar deve se estabelecer um lugar específico para o
armazenamento dos documentos, seguro e bem condicionado. Se certificando
que os documentos, sejam eles físicos ou digitais, estejam reunidos em um
mesmo lugar, facilitando na hora de procurá-los.
A organização de documentos será baseada no tipo de documento, e
data, seguindo assim um padrão, para que documentos de tipos diferentes não
se misturem e se percam, seguindo a ordem de data de recebimento ou saída
da carga, para que se tenha um controle do que entra ou sai da empresa.
Será estabelecido um Arquivo Corrente, onde nele se encontra as
documentações consultadas com mais frequência, para que se tenha fácil
acesso aos documentos que precisam sempre ser acessados.
O Arquivo intermediário será estabelecido para que sejam arquivados os
arquivos correntes com uso pouco frequente, que pode ter a destinação, o
arquivo morto ou serem descartados, sempre levando em consideração
definição de valor do documento.
O Arquivo morto será onde os documentos com pouca utilização serão
arquivados, para que se caso precise fazer alguma pesquisa nesses
documentos, estejam ao alcance de quem solicitar e em boas condições, já que
estamos falando de um ambiente bem condicionado e de documentos que
podem ficar anos arquivados.
Os arquivos digitais por sua vez serão geridos pelo software de gestão
que a em presa possui, nomeados e datados conforme o protocolo da empresa,
para que se tenha o fácil a cesso aos m esmos. Sempre procurando a forma mais
segura para se armazenar essas informações junto a T.I, seja armazenado ele
em pastas na nuvem ou em um servidor, procurar sempre a segurança das
informações da empresa