ATIVIDADE 3 UC01 Logística

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Atividade 3 
 
Contexto 
O recebimento de mercadorias e os procedimentos daí resultantes, como o 
lançamento dos itens no sistema, encaminhamento para o financeiro lhe 
deixaram com a posse das notas fiscais e das ordens de compra, observando 
uma quantidade de outros documentos do tipo no setor de recebimento. Eles 
estão relacionados à entrada e à saída de mercadorias. Ao tentar organizar 
estas informações, você percebeu que a empresa não possuía um 
procedimento para arquivá-los. 
 
Atividade 
Para garantir que notas não se extraviem, boletos não cheguem ao financeiro e 
outros problemas, proponha um fluxo para a destinação dos documentos. 
Considere para isso os conhecimentos adquiridos sobre o assunto. 
 
Para esse aspecto, eu proponho realizar os procedimentos de arquivo e protocolo, 
tanto na forma física quanto digitais para garantir uma melhor segurança dessa 
documentação. Com isso, no meio físico, além dos documentos estarem bem 
organizados, eles devem ser bem-acondicionados para evitar a sua deterioração. Já 
no meio digital, seria necessário salvar todos os documentos/pastas na nuvem (cloud 
computing¹), e assim garantir a segurança da empresa e organização dos 
documentos. 
O processo consistiria no arquivamento de cada documento, em que os arquivos 
passariam por estágios de evolução. Em que são: 
 
• Arquivo corrente: arquivo de movimento, consiste na conservação da 
documentação consultada com mais frequência e deve ser mantido em local 
de fácil acesso. 
• Arquivo intermediário: É a guarda da documentação proveniente do arquivo 
corrente, mas que foram deixando de ser usados com frequência. 
• Arquivo morto: É onde ficam os documentos que estão desatualizados ou 
que são de uso esporádico, ou seja, tais documentos são conservados em 
função da sua temporalidade. 
 
Portanto, tanto na forma física como também na forma digital, toda a documentação 
passaria por esses processos de arquivamento para facilitar na procura e também 
garantir uma melhor segurança dos documentos. Para a forma física, os 
arquivamentos dos documentos seriam por data, para melhor facilidade de encontrar. 
Já com relação a forma digital, eles iriam ser armazenados por código, para facilitar 
também na procura de cada documento. 
 
 
 
 
 
Para garantir a melhor eficiência e não ocorra erros na entrada e saída de tais 
documentos na empresa, seria necessário ter uma equipe especializada somente 
para esses afazeres, realizando a consulta de todos os documentos tanto digitais 
como físicos e assim favorecer a empresa proporcionando sempre o bom 
funcionamento da organização.