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CENTRO UNIVERSITÁRIO DAS FACULDADES METROPOLITANAS UNIDAS (FMU) ESCOLA DE NEGÓCIOS E HOSPITALIDADE 1 Amanda Cristina Sousa Lourenço- RA 3284891 Bruno Nogueira Farias - RA 6042941 Beatriz Preteli Pereira - RA 3824852 Cintia Maria de Castro Passos - RA 6644517 Diego Oliveira Supriano - RA 3977736 Elisangela B. Soares - RA 3825295 Hugo Henrique Amaral de Souza - RA 6351490 Luana Silveira - RA 3937804 Mauricio Hugo A. dos Santos - RA 6219993 Polyanna Cardoso Dias Rocha - RA 3952111 Thalia Bia da S. M. Dos Santos - RA 2872227 SÃO PAULO 2021 2 2 Gestão de Projetos da ADEgraf. Gestão de Projetos aos cursos de Tecnologia em Gestão Comercial, Gestão Financeira, Comércio Exterior, Gestão de Recursos Humano da FMU – Faculdades Metropolitanas Unidas, da disciplina de Projeto Aplicado |||, sob orientação do Prof. Luiz Roberto de Almeida 3 3 Sumário 1.1 Histórico Organizacional 5 1.1.1 Nome: 5 1.1.2 Endereço: 5 1.1.3 Produto principal: 5 1.1.4 Clientes: 5 1.1.5 História da empresa: 5 CAPÍTULO 1: ABERTURA DO PROJETO; INTEGRAÇÃO E ESCOPO 6 1.1 Gestão de projetos e melhores práticas: 6 1.1.2 VISÃO DE TRABALHO EM EQUIPE E LIDERANÇA 6 1.1.4.1 Inicialização 8 1.1.5.1 Título do projeto9 1.1.5.2 Finalidade 9 1.1.5.3 Descrição 9 1.1.5.4 Objetivo 9 1.1.5.5 Critérios para os principais benefícios esperados: 9 1.1.5.6 Financiamento: 9 1.1.5.7 Critério de aceitação: 9 1.1.5.8 Programação de eventos importante: 10 1.1.5.9 Restrições: 10 1.1.5.10 Principais riscos: 10 1.1.5.11 Requisito de aprovação 10 1.1.5.12 Gestor do projeto 10 1.1.5.13 Requisito de comunicação 10 CAPÍTULO 2: STAKEHOLDERS, TEMPO E CUSTO 11 2.2.1 STAKEHOLDERS 11 2.2.2 EAP e Cronograma 12 2.2.3 Diagrama de Gantt. 12 2.2.4 ANÁLISE DE VIABILIDADE DO PROJETO 13 2.2.5 CUSTOS DO PROJETO 15 2.2.6 Estimativas de Custos. 16 2.2.7 Diagnóstico Organizacional - Priorização 16 2.2.8 Estrutura organizacional. 17 Capítulo 4: Plano de ação 18 4 4 4.1 ESTRUTURA GERENCIAMENTO DE RISCOS E CONFLITOS 18 4.2 - Análise do impacto de Risco 19 4.1.1 Gerenciamento de Comunicação 20 4.1.2 Gerenciamento de Aquisição 20 Capítulo 5: Referências 21 Capítulo 6: Apéndices 22 Termo de Ciência 23 5 5 Histórico Organizacional Nome: Fantasia: ADEgraf etiquetas adesivas Endereço: AV. Secondino, 83 - Vila Independência - São Paulo-SP. Produto principal: Etiquetas adesivas e Ribbons Clientes: UltraFarma, AstraZeneca, Carrefour, Centauro, Dona Benta, HyperMarcas, Intermédica, Kalunga, Leroy Merlin, Luigi Bertolli, Petybon, Marilan, Dafiti. História da empresa: Há mais de 12 anos a Adegraf atende os mais diversos segmentos industriais, comerciais e de serviços fornecendo suprimentos para impressoras de diversas marcas e modelos. Por isso, procurou etiquetas adesivas ou ribbons, encontrou a Adegraf. Líder em Etiquetas adesivas, Ribonns e Rótulos adesivos. Fundada em 2004, somos uma empresa totalmente nacional que, cada vez mais, conquista espaço no mercado, devido a um trabalho bem elaborado e consistente, aliado ao investimento e apresentação de novas e otimizadas tecnologias referentes a etiquetas adesivas e ribbons.Temos como principal motivação, a satisfação de nossos clientes. Esse objetivo é cumprido a partir de procedimentos realizados sob as regras de nossa política de qualidade, assegurando, desta forma, que os produtos sejam entregues dentro de conformidades de prazo e qualidade. É com esse contexto que conquistamos cada vez mais clientes e estamos em franca expansão no mercado de rótulos e etiquetas adesivas através da excelência de resultados e da melhoria contínua de nossa estrutura. Esta é a Adegraf. Empresa que conta com profissionais especializados e oferece os mais diversos produtos na área de identificação, automação comercial e industrial. 6 6 CAPÍTULO 1: ABERTURA DO PROJETO; INTEGRAÇÃO E ESCOPO 1.1 Gestão de projetos e melhores práticas: Gestão de projetos é um conjunto de práticas utilizadas para planejar, executar e monitorar o andamento dos riscos que possam surgir durante o desenvolvimento de um projeto. Um projeto tem como finalidade de criar um produto ou um serviço único e para a uma gestão de projetos bem-sucedidos exige planejamento e coordenação extensivos. Uma das boas práticas prevista segundo PMBOK 2000, envolve a criação de um escopo, ele serve como um tipo de planejamento. Com as orientações específicas junto a uma comunicação clara e objetiva o gerenciamento se torna mais fácil. Visão de trabalho em equipe e liderança, conceituando o ciclo de vida de projeto e discutindo a metodologia PMBOK em suas vantagens e limitações: 1.1.2 VISÃO DE TRABALHO EM EQUIPE E LIDERANÇA O trabalho em equipe é algo extremamente importante e eficaz para as empresas, desde que seja conduzido da maneira correta. Uma equipe mal orientada, desmotivada, sem estímulos, pode levar projetos por água abaixo e até mesmo prejudicar os resultados que a organização planejou para se alcançar o sucesso no mercado em que atua. Portanto, nossa equipe tem em mente que para obtermos os resultados desejados com eficiência, é essencial definirmos as responsabilidades de cada um, dentro de seus conhecimentos e capacidades. A figura do líder para um trabalho em equipe de excelência é fundamental, desde que ele esteja lado a lado dos demais, para o alcance de resultados extraordinários para todos. 1.1.3 PMBOK, SUA VANTAGENS E LIMITAÇÕES. Em nosso projeto o PMBOK será importantíssimo, pois trará ao projeto maior otimização e melhor gerenciamento dele. Ele é um guia criado para indicar boas práticas no gerenciamento de projetos, tem como objetivo identificar conhecimentos necessários e desenvolver os padrões adequados para o gerenciamento do projeto https://www.ibccoaching.com.br/portal/lideranca-e-motivacao/trabalho-equipe-habilidade-essencial-mercado-trabalho/ https://www.ibccoaching.com.br/portal/metas-e-objetivos/posicione-time-maneira-correta-alcance-resultados-extraordinarios/ 7 7 visando sempre à qualidade, tanto por meio do aumento de produtividade, redução de custos ou qualquer outra medida ― é uma ótima forma de impulsionar uma empresa. O PMBOK planeja, organiza, direciona e controla a equipe de um projeto para conseguir atingir e estabelecer metas específicas, o guia é capaz de ajudar a controlar a qualidade, garantir a entrega no prazo, além de claro, conseguir a satisfação do cliente. Ele orienta com todo um planejamento, isso garante maior previsibilidade e antecipação quanto aos possíveis riscos. Ao ter em mente o que pode dar errado, você pode criar um plano de ação com as soluções que se encaixam em cada problema. Sabemos que o PMBOK tem também suas desvantagens por ser complexo para pequenos projetos, porém ainda assim auxilia e colabora para o gerenciamento do projeto. Nossa equipe definiu o Escopo, e estamos buscando conhecimentos necessários, iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e com o objetivo de encerramento com resultados positivos para a empresa. CICLO DE VIDA DO PROJETO INICIAR O PROJETO IDÉIA:IDENTIFIC AR O MOTIVO QUE LEVA A EMPRESA AO DESPERDICIO DE MATÉRIAS PRIMA ORGANIZAÇÃ O E PREPARAÇÃO ESTRUTURA ANALITICA DO PROJETO PARA MELHOR USO DA MATÉRIA PRIMA LISTA DE ATIVIDADES E ANÁLISES DE RECURSOS CRONOGRAMA EXECUÇÃO DO TRABALHO RESOLVER OS PROBLEMAS COM AGILIDADE CONTROLAR AS ALTERAÇÕES ACOMPANHAR AS AÇÕES CORRETIVAS ENCERRAMEN TO DO PROJETO RESULTADOS OBTIDOS 8 8 1.1.4 Gerenciamento da Integração 1.1.4.1 Inicialização Deverá ser feita a previsão de vendas, onde o setor de suprimentos fará a compra de insumos baseado nessa previsão. O departamento deverá negociar os insumos com o fornecedor em laed time correto. Planejamento da Produção (PCP) Programação da fábrica de acordo com a previsão de vendas e compra de insumos. A qualidade dos processos deve estar excepcionalmente alinhada com o setor de produção. Após produzido deverá ser encaminhado a conferência da logística e expedição a fim de seguir ao destino final (Consumidor) A gestão da produção gerencia o tempo de cada linha, padronizando com o tempo certo de cada produto, onde deverá ser produzido com eficiência e agilidade, entregando os pedidos no prazo certo, reduzindo refugos da linha e automaticamente reduzindo os custos. 9 9 1.1.1 Termo de Abertura do Projeto. 1.1.5.1 Título do projeto: Evitar o desperdício da matéria prima, em uma linha de produção. 1.1.5.2 Finalidade: A ADEgraf etiquetas adesivas é uma empresa que oferece venda de etiquetas adesivas e ribbons, para todos os tipos de impressoras. E pela larga escala de venda de adesivos, existe um desperdício grande da matéria prima, pelo mau manuseio do equipamento, e tem a finalidade de diminuir o gasto de material no processo operacional. 1.1.5.3 Descrição: A ADEgraf etiquetas e adesivas, e uma empresa especializada em fornecer suprimento para a automação, industrial pois trabalha com impressoras, e foi identificado o alto desperdício do mal manuseio das ferramentas de trabalho, com isso visando uma melhoria para fazer uma reciclagem com treinamentos, e acompanhamento para entender quais são as dificuldades, e como vai ser implementado a triagem do manuseio. 1.1.5.4 Objetivo: o objetivo principal é criar uma rotina de acompanhamento do manuseio das ferramentas de trabalho, e gerenciar os colaboradores para a melhor forma de entender a importância das boas práticas, e ser líder do negócio, pois está afetando no ROI “Return over Investment” ou “Retorno sobre Investimento”. Esse cálculo de retorno é muito usado no marketing para validar os investimentos realizados. Visando um treinamento feito pelo menor colaborador da empresa para explicar as boas práticas e o manuseio do equipamento, aperfeiçoar os gestores com o acompanhamento das ferramentas de trabalho com sua equipe, e passar semanal a quantidade de produção que foi feita por quanto foi perdido na linha de produção, gratificando as conquistas realizada, para o incentivo da equipe. 1.1.5.5 Critérios para os principais benefícios esperados: espera-se que a implementação faça diminuir a perda de 20% da matéria prima, tentando visionar a melhoria na rotina de trabalho e acompanhamento criterioso. 1.1.5.6 Financiamento: a quantia total para o financiamento do projeto são R$:39,142 tendo a percepção de diminuição de da perda de R$: 72 mil no último quadrimestre do ano de 2020. 1.1.5.7 Critério de aceitação: o ambiente de treinamento vai ser avaliado pelos gestores da empresa com a amplificação da gestão em passar o treinamento semanais para a equipe enviando pela gerência, verificando as como está sendo a perda semanais e mensais. 10 10 1.1.5.8 Programação de eventos importante: 1.1.5.9 Restrições: os treinamentos devem ser desenvolvidos pela empresa ADFgraf, com estratégias desenvolvidas capacitando com palestras, vídeos, acompanhamento. 1.1.5.10 Principais riscos: o desengajamento da equipe, e aumento de perda da matéria prima. 1.1.5.11 Requisito de aprovação: todo cronograma vai ser orientado pela gestão da empresa, seguindo o cronograma de operação. 1.1.5.12 Gestor do projeto: a Amanda Lourenço é coordenadora de produção da ADFgraf, ela que vai ficar responsável por toda implementação do projeto. 1.1.5.13 Requisito de comunicação: o gestor de projeto da ADFgraf vai ficar responsável de enviar o projeto e como está a perda de matéria prima semanal e mensal para todos os coordenadores semanalmente. Autorizador: pelo gerente Gustavo. Data inicial: 1 de julho. 11 11 CAPÍTULO 2: STAKEHOLDERS, TEMPO E CUSTO 2.2.1 STAKEHOLDERS Contratante: ADEGRAF ETIQUETAS ADESIVA Melhor uso da matéria prima. Partes interessadas Envolvimento Expectativa Setor de Produção Aumento sobre remuneração de variável 20% a 50%. Com a diminuição dos desperdícios, os mesmos terão aumento na variável no qual irá incentivá-los. Acionistas Redução de Desperdícios com Matérias Prima. Mais economia com a diminuição de desperdício. Subcontratadas Gerente Curso Tecnólogo de Gestão de Produção pago pela empresa, adquirindo mais experiência e capacitação na área. Com o Curso o departamento ficará mais capacitado, trazendo melhorias nos treinamentos e demais atividades de atuação da área. 12 12 2.2.2 EAP e Cronograma 2.2.3 Diagrama de Gantt. 13 13 2.2.3.1 Cronograma. 2.2.4 ANÁLISE DE VIABILIDADE DO PROJETO Para realizar a estimativa de custos x resultados foram considerados os resultados abaixo: ● Desperdício médio de R$ 2,10 pela bobina, média de 137.358 unidades/mês e média 25% de desperdício sobre cada unidade; ● Aumento de 25% sobre o custo de remuneração variável no 2º quadrimestre (R$ 2.300) e 50% no 3º quadrimestre de 2021 (R$ 4.600); ● Curso Tecnólogo para Gestão de Produção Industrial para 2 pontos focais (custo total em 2021 de R$ 5.272); ● Treinamentos bimestrais de 5 horas para equipe de 23 funcionários (R$ 13,63 hora homem); ● Foi considerada a taxa de atratividade de 7% a.m. para cálculo da análise de viabilidade. 14 14 Desc. Valores (R$) mai /21 jun/ 21 jul/ 21 ago /21 set/ 21 out /21 nov /21 dez /21 Tota l 2021 Orçado Desperdício médio (Orçado) 72.1 41 72.1 41 72.1 41 72.1 41 72.1 41 72.1 41 72.1 41 72.1 41 577. 130 Planejad o Desperdício médio (Estimativa de redução) 72.1 41 72.1 41 72.1 41 72.1 41 54.1 06 54.1 06 54.1 06 54.1 06 504. 989 Planejad o Estimativa de aumento sobre a RV 2.30 0 2.30 0 2.30 0 2.30 0 4.60 0 4.60 0 4.60 0 4.60 0 27.6 00 Planejad o Curso Gestão de Produção Industrial (2 pontos focais) 659 659 659 659 659 659 659 659 5.27 2 Planejad o Multiplicação interna (5 horas de treinamento) 1.56 7 1.56 7 1.56 7 1.56 7 6.27 0 Orçado x Planejado 2.959 4.526 2.959 4.526 - 12.77 6 - 11.20 9 - 12.77 6 - 11.20 9 - 32.999 A estimativa acima apresenta de redução total de ~R$33 mil e conspirando o cálculo de VPL e Índice de Lucratividade obtivemos é o seguinte resultado: Investimentos 2021 Cursos (2 multiplicadores) Custo 2021 R$ 5.272 Treinamento Interno R$ 6.270 Aumento Sobre a remuneração Variável R$ 27.600 Total Investido 2021 R$ 39.142 Impacto Redução de 15% de desperdício sobre o 3º quadrimestre R$ 72.141 Valor Presente Líquido (VLP) R$ 19.764 % IL (Índice de Lucratividade) 50% Com base nas informações analisadas, o projeto foi considerado viável por apresentar rendimento superior à taxa mínima de atratividade. 15 15 2.2.5 CUSTOS DO PROJETO 2.2.5.1 Planejamento dos Custos do Projeto Para validar o gerenciamento de custos, e estabelecer políticas e procedimentos, listados abaixo algumas informações necessárias para um efetivo plano de ação. ● Detalhes recursos da mão de obra QUADRO DE FUNCIONÁRIOS NA PRODUÇÃO Quantidade Média Salarial Média Produção (mês) 23 R$ 3.000,00 Aguardando inf. ● Detalhes recursos materiais BOBINA Fornecedor Preço Médio (unid.) Compra Média (Mês) Desperdício médio (unid.) PROTACK R$ 2,04 85.869 25% COLACRIL R$ 3,30 1.470 25% FASSON R$ 2,17 50.019 25% ● Detalhes Bonificação 16 16 2.2.6 Estimativas de Custos. 2.2.2.6.1 CUSTOS COM SUBCONTRATADAS E CONSULTORES PLANO DE TREINAMENTO (EXTERNO) Instituição Período Preço (mensal) Preço (total) Anhanguera (EAD) 3 anos R$ 149,00 R$ 5.364,00 Senai (Presencial) 3 anos R$ 881,69 R$ 31.740,84 FMU (Presencial) 3 anos R$ 329,50 R$ 11.862,00 Obs: Curso cotado no em Tecnólogo em Gestão de Produção Industrial, tanto presencial quanto EAD, os valores cotados poderão sofrer variações. 2.2.6.2 CUSTOS COM MÃO DE OBRA PLANO DE TREINAMENTO INTERNO Nome Atividade Dias de trabalho Valor da hora Total dos custos Funcionário A Treinamento 4 R$ 13,63 R$ 436,16 Funcionário B Treinamento 4 R$ 13,63 R$ 436,16 Funcionário C Treinamento 4 R$ 13,63 R$ 436,16 Total R$ 1.308,48 2.2.7 Diagnóstico Organizacional - Priorização 2.2.7.1 Identificar item prioritário; Diminuir o desperdício de matéria prima. Analisamos que a empresa perde em média 25% de cada unidade de matéria prima (bobina), isso ocorre pelo mal uso das máquinas, sendo a prioridade da empresa diminuir o desperdício, causado por erros operacionais. 2.2.7.2 Resolução; Treinamentos bimestrais para 2 operadores que serão os multiplicadores da área, esse treinamento visa priorizar um melhor manuseio das máquinas, e com isso evitando o desperdício de matéria prima. 17 17 2.2.8 Estrutura organizacional. 18 18 Capítulo 4: Plano de ação 4.1 ESTRUTURA GERENCIAMENTO DE RISCOS E CONFLITOS RISCO IMPACTO PROBABILI DADE DE OCORREN CIA (B.M.A) GRA U DE IMPA CTO (B.M. A DISPARADOR DE AÇÃO RESPONSABI LIDADE PLANO DE RESPOSTA Turnover dos funcionários especializad os Desperdício sobre a capacitação realizada. B M Desligamento/Af astamento dos profissionais especializados Ana Dejavite Oferecer ações complementares para gerar motivação no time, reduzindo também os índices de turnover. Metodologia para remuneraçã o variável ineficaz Aumento de custo sobre a remuneração variável sem aumento de eficiência M M Manipulação do resultado, gerando pagamento da premiação, sem os resultados esperados Marisa Oliveira Construção e acompanhamento nos primeiros meses da assertividade do indicador que será usado para determinar a remuneração variável. Desengajam ento da equipe Treinamentos e nova modalidade de remuneração variável sem impactos sobre índice de desperdícios M A Proposta da remuneração variável podem se mostrar sem efeito nos resultados da operação. Marisa Oliveira Oferecer ações complementares para gerar motivação no time, reduzindo também os índices de turnover. Alterações nas leis trabalhistas impactando na proposta de remuneraçã o variável Desde reduzir a atratividade da proposta até a inviabilização do modelo de remuneração variável B A Alguma alteração geral ou de acordo sindical que possa implicar nas métricas para aplicação da premiação. José Elson Construção de modelo de remuneração variável/premiação alternativo, caso alguma lei trabalhista ou acordo sindical comprometa o plano inicial. 19 19 4.2 - Análise do impacto de Risco Escala Probabilidade + ou - Impacto sobre objetivos do Projeto TEMPO CUSTO QUALIDADE MUITO ALTO >70% >6 MESES MEDIA DE R$:20000 IMPACTO MUITO SIGNIFICATIVO SOBRE A FINALIDADE GERAL ALTO 50-70 3-6 MESES R$ 10.000,00 IMPACTO SIGNIFICATIVO SOBRE A FINALIDADE GERAL MEDIO 30-50 1-3 MESES R$ 5.000,00 ALGUM INPACTO NA ÁREA FUNCIONAIS ESSENCIAIS BAIXO 10-29 1- 4 SEMANAS R$ 2.000,00 IMPACTO SECUNDÁRIO SOBRE A FINALIDADE GERAL MUITO BAIXO 01-10 1 SEMANA R$ 500,00 INPACTO SEFUNDÁRIO SOBRE A FUNÇÃO SECUDÁRIAS NULO <1% SEM MUDANÇAS SEM MUDANÇAS NENHUMA MUDANÇA SOBRE A FUNCIONALIDADE 20 20 4.1.1 Gerenciamento de Comunicação 4.1.2 Gerenciamento de Aquisição Aquisição Tipo Descrição Tempo Equipe de treinamento Contratação terceirizada Treinamento de capacitação 2 dias Sala de treinamento Indicação do espaço na empresa Local para realização do treinamento 2 dias Coffee break Serviço de encomenda Lanche para oferecer aos colaboradores participantes do treinamento. 2 dias Relatórios interativos, que podem ser feitos por intermédio de televisão, de projetor ou por meio de apresentação em formato de power point. Preliminarmente, realizar a reunião com o proprietário da gráfica, a fim de alinhar os trabalhos a serem realizados. Posteriormente, transmitir os treinamentos, conforme o alinhamento anterior, aos funcionários. Nesse sentido, será realizado o acompanhamento dos resultados de cada produção. Cronograma de comunicações do projeto. Canais de Comunicação. A maior necessidade é o tempo, de modo que serão ministrados dois treinamentos, em dois dias e com diferentes grupos, a fim de não gerar aglomeração entre os funcionários. Informações necessárias para as partes interessadas do projeto. 21 21 Capítulo 5: Referências Foi utilizado as referências dos materiais de aula dada pelo professor Luiz Roberto de Almeida. https://www.voitto.com.br/blog/artigo/scrum-e-pmbok-na-gestao-de-projetos 22 22 Capítulo 6: Apéndices 23 23 Termo de Ciência 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28
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